P R S E N T A T I O N

A C C E S S

SGBDR signifie Systme de Gestion de Bases de Donnes Relationnelles (logiciel spcialis dans la gestion des bases de donnes). Le logiciel ACCESS est une interface graphique (plutt) conviviale permettant de stocker des donnes, de raliser des interrogations et des ditions dune base de donnes et de raliser des traitements plus complexes grce au recours des macros ou au langage VBA (Visual Basic for Applications).

I)

Concepts de base dACCESS

Le champ (plus petit lment dune base de donnes)

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Un champ est dcrit par :

1. son nom (un nom de champ ne peut tre utilis quune seule fois dans une table) 2. sa description (lment non obligatoire qui fournit des informations et donne des prcisions sur le rle du champ) 3. son type de donnes : - Numrique (donne quantitative sur laquelle des calculs pourront tre raliss) - Texte (donne non quantitative ou quantitative sur laquelle aucun calcul ne sera ralis) - Mmo (champ de type alphabtique ou alphanumrique dune longueur maximale de 65 535 caractres) - Date/Heure (champ permettant de grer le temps) - Montaire (champ contenant des valeurs montaires) - NumroAuto (champ numrique automatiquement incrment lorsquun nouvel enregistrement est ajout la table) - Oui/Non (champ logique ou boolen qui contient une seule valeur parmi deux valeurs possibles) - Objet OLE (champ contenant des objets lis ou incorpors une table : images, dessins, sons, graphiques...) - Lien hypertexte (champ utilis pou un lien hypertexte) - Assistant liste de choix (spcifie que les valeurs du champ sont obtenues partir dune autre table, dune requte ou
dune liste de valeurs)

4. ses proprits dont les plus importantes sont les suivantes : - Taille du champ (spcifie la taille maximale dun champ de type Texte ou Numrique) - Format (met en forme le champ) - Dcimales (pour dterminer le nombre de dcimales dun champ de type Numrique ou Montaire) - Valeur par dfaut (spcifie une valeur automatique dans le champ lors de la cration dun nouvel enregistrement) - Valide si (dfinit un intervalle ou une liste de valeurs possibles) - Null interdit (dans ce cas, le champ doit obligatoirement comporter une valeur)
La table

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Une table permet de stocker les donnes et est reprsente par un tableau, ses lignes correspondent des enregistrements et ses colonnes correspondent aux champs. lintersection dune ligne et dune colonne, figure une valeur. Une table peut comporter des proprits qui peuvent sajouter aux proprits de ses champs.

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 La cl (lment qui joue un rle particulier et qui est obligatoirement indexe)

- cl primaire simple : champ index sans doublons et reprsente visuellement par le dessin dune cl gauche
de son nom.

- cl primaire compose : plusieurs champs, chacun tant index avec doublons. - cl trangre (ou cl externe) : champ index avec doublons mettant en vidence les liens (ou jointures) entre les
diffrentes tables. NB : La cl trangre dune table correspond la cl primaire dune autre table.

II) Contraintes dintgrit dACCESS Contrainte dintgrit de domaine (non respecte si la valeur saisie est incompatible avec le type de donnes du champ) Contrainte dintgrit de table (non respecte si la valeur dune cl primaire nest pas saisie ou nest pas unique) Contrainte dintgrit rfrentielle (non respecte si la valeur saisie pour la cl trangre dune table nest pas compatible
avec lune des valeurs de la cl primaire dune autre table)

Contrainte dintgrit entre champs (non respecte si la saisie dune valeur est incompatible avec la proprit <Valide si>
du champ)

III) Objet formulaire

Le formulaire est linterface privilgie de communication entre le SGBDR ACCESS et son utilisateur. Cest un outil de dialogue permettant de saisir, de modifier, de slectionner et de visualiser les enregistrements dune ou de plusieurs tables, voire de valider des options ou de lancer diffrentes actions.

Principaux modes de reprsentation dun formulaire :

1 2 3 1. Mode Cration (utilis pour raliser la maquette du formulaire et permet de visualiser la structure gnrale du formulaire) 2. Mode Formulaire (correspond la reprsentation utilisable pour dialoguer avec la base de donnes) 3. Mode Feuille de donnes (permet une reprsentation tabulaire des donnes).

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 Structure dun formulaire (Mode cration dun formulaire) :

Un formulaire est structur en cinq parties, appeles galement sections :

1. En-tte de formulaire (pour afficher un titre, des instructions dutilisation du formulaire ou des boutons de commande
ouvrant dautres formulaires ou effectuant dautres oprations)

2. En-tte de page (pour afficher un titre, des en-ttes de colonnes, des informations en haut de chaque page ; section apparaissant uniquement si le formulaire est imprim)

3. Dtail (contenant les contrles dpendants des champs et permet dafficher les enregistrements issus de ces champs ou affichant des contrles indpendants des champs)

4. Pied de page (pour afficher la date, le numro des pages ou toute information souhaite en bas de page ; section apparaissant uniquement si le formulaire est imprim)

5. Pied de formulaire (pour afficher des instructions dutilisation du formulaire, des boutons de commande ou des contrles
indpendants) Types de formulaire :

Formulaire de saisie (pour insrer des donnes dans une ou plusieurs tables) Formulaire de dialogue (excutant une ou plusieurs actions partir de paramtres saisis par lutilisateur) Formulaire de menus (pour ouvrir dautres formulaires ou de naviguer dans lapplication) Sous-formulaire (formulaire insr dans un autre formulaire appel formulaire principal)

IV) Objet tat

Un tat permet de prsenter les donnes dune ou de plusieurs tables lcran ou limpression. Prsentation rapide dACCESS P a ge 5 s u r 1 0

Un tat peut comporter des donnes tries, des donnes tries ou des donnes groupes.

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 Principaux modes de reprsentation dun tat : 1 2 1. Mode cration (utilis pour raliser la maquette de ltat et permet de visualiser la structure gnrale de ltat) 2. Aperu avant impression (pour visualiser ltat tel quil serait imprim) Structure dun tat (Mode cration de ltat) :
Un tat peut tre structur en sept parties, appeles galement sections :

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1. En-tte dtat (pour afficher un titre, une date ou un texte introductif) 2. En-tte de page (pour afficher des en-ttes de colonnes, des dates, des numros de page, des informations en haut de page) 3. En tte de groupe (pour afficher des informations en dbut de groupe en cas dutilisation dun regroupement sur un champ) 4. Dtail (contenant les contrles dpendants des champs permettant de visualiser et dimprimer les enregistrements issus de ces
champs et pouvant galement afficher des contrles indpendants des champs)

5. Pied de groupe (pour afficher des informations en fin de groupe, en cas dutilisation dun regroupement sur un champ) 6. Pied de page (pour afficher des synthses de page, la date, le numro des pages ou toute information souhaite en bas de page) 7. Pied dtat (pour afficher des synthses dtat, la date ou toute information souhaite)
Types dtat :

tat lmentaire (pour visualiser ou diter des donnes dans une ou plusieurs tables) tat de synthse (pour visualiser ou diter des informations agrges : regroupement dinformations, calculs de soustotaux)

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 tat avanc (pour visualiser ou diter des informations sur plusieurs colonnes, sous formes de tableaux, de graphiques,
dtiquettes...)

Sous-tat (tat insr dans un autre tat appel tat principal)

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V) Notion de contrle
Un contrle est un objet graphique plac dans un formulaire ou un tat permettant dafficher des donnes, dexcuter des actions, de faciliter la lecture ou damliorer la prsentation du formulaire ou de ltat. Types de contrle :

Contrle dpendant (li un champ et permettant dafficher, de renseigner ou de mettre jour les valeurs de ce champ) Contrle indpendant (non li un champ et permettant dafficher des informations, des traits, des formes, des images,
des donnes permettant de raliser des calculs)

Contrle calcul (utilisant une formule de calcul)

Bote de contrles dACCESS Les diffrents contrles dACCESS sont accessibles au moyen dune bote outils utilisable lors de la cration dun formulaire ou dun tat :

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1. tiquette (affiche un titre, une lgende, une instruction) 2. Zone de texte (affiche des valeurs lies un champ) 3. Groupe doptions (afficher un ensemble de cases cocher, de cases doption et de boutons bascules) 4. Bouton bascule (indique si une situation est vraie ou fausse partir dun champ) 5. Case doption (affiche une valeur Oui/Non partir dun champ) 6. Case cocher (affiche une valeur Oui/Non partir dun champ) 7. Zone de liste droulante (combinaison dune zone de texte et dune zone de liste permettant lutilisateur de la base de
donnes de slectionner plusieurs valeurs et den crer de nouvelles)

8. Zone de liste (affiche en permanence une liste de valeurs permettant lutilisateur de slectionner une valeur de cette liste) 9. Bouton de commande (excute une action ou un ensemble dactions) 10. Image (pour insrer une image) 11. Cadre dobjet indpendant (pour insrer un fichier provenant dun autre logiciel) 12. Cadre dobjet dpendant (pour insrer un lment : image, son... stock dans une table) 13. Saut de page (pour insrer un saut de page) 14. Onglet (prsente plusieurs pages dinformations dans un mme ensemble) 15. Sous formulaire / Sous tat (pour crer un sous-formulaire ou un sous-tat) 16. Trait (pour insrer un trait) 17. Rectangle (pour insrer un rectangle) 18. Autres contrles (moins utiliss) 19. Assistant de contrle (lance lassistant de contrle, cest--dire lutilisation guide du contrle) 20. Slectionner les objets (slectionne les objets sur lesquels est ralis le contrle)
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