LEY 594 DE 2000 (julio 14) Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004 por medio de la cual

se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. El Congreso de Colombia DECRETA: TITULOI OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES ARTCULO 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado. ARTCULO 2. Ambito de aplicacin. La presente ley comprende a la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente ley. ARTCULO 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, as: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones. Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. ARTCULO 4. Principios generales. Los principios generales que rigen la funcin archivstica son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las

obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. e) Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el ttulo I de los principios fundamentales de la Constitucin Poltica; f) Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; g) Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aqulla; h) Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos; i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora; j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva; k) Interpretacin. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

T I T U L O II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES ARTCULO 5. El Sistema Nacional de Archivos: a) Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos; b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura; c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad; d) El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilidad de la administracin pblica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva; e) Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma; f) El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos. ARTCULO 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as:

a) La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivsticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;

b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los consejos territoriales de archivos, los comits tcnicos, las entidades de formacin de recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio; c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo sern responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado; d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

T I T U L O III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS ARTCULO 7.. Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nacin; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito. PARGRAFO. El Archivo General de la nacin tendr las funciones sealadas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley. ARTCULO 8. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;

h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los desarrolle. ARTCULO 9. Los archivos segn la organizacin del Estado. a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Organos de Control; e) Archivos de los Organismos Autnomos. ARTCULO 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los archivos contemplados en los artculos 8o. y 9o. de la presente ley, as como los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio.

T I T U L O IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ARTCULO 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. ARTCULO 12. Responsabilidad. La administracin pblica ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos. ARTCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administracin pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos. ARTCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado, y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin. PARGRAFO 1. La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.

PARGRAFO 2. Se podr contratar la administracin de archivos histricos con instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad. PARGRAFO 3. El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos histricos. ARTCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. ARTCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las entidades pblicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo carga estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. ARTCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de la tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confe la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin. ARTCULO 18. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y reas relacionadas con su labor. PARGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. ARTCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de su archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organizacin archivstica de los documentos; b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y

operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema. PARGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin. PARGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. ARTCULO 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas que se suprimen o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 41 de 2002 TITULOV GESTION DE DOCUMENTOS ARTCULO 21. Programas de gestin documental. Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos. PARGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. ARTCULO 22. Procesos archivsticos. La gestin de documentacin dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. ARTCULO 23. Formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente. ARTCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental. Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 39 de 2002 ARTCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos. ARTCULO 26. Inventario documental. Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

T I T U L O VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS ARTCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes. ARTCULO 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modifcase el inciso 2o. del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este solo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

ARTCULO 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso. T I T U L O VII SALIDA DE DOCUMENTOS ARTCULO 30. Documentos administrativos. Slo por motivos legales las entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. ARTCULO 31. Documentos histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos: a) Motivos legales; b) Procesos tcnicos; c) Exposiciones culturales. PARGRAFO. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

T I T U L O VIII CONTROL Y VIGILANCIA ARTCULO 32. Visitas de inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

ARTCULO 33. Organo competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado. ARTCULO 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8o. de la Constitucin Poltica, el Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones. ARTCULO 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as: a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento; b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995; c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas; d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano. T I T U L O IX ARCHIVOS PRIVADOS

ARTCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios. ARTCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica. ARTCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin solicite. ARTCULO 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter histrico. Estos formar parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre acceso. ARTCULO 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas. ARTCULO 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural: a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano;

b) Transferir a ttulo oneroso o gratuito la propiedad, posesin o tenencia de documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes. PARGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la ley. ARTCULO 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se establezca la obligacin de aqullas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica. PARGRAFO. Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen transferir. ARTCULO 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que tengan ms de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes.

TITULOX DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION ARTCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos. ARTCULO 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta. Declrase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va administrativa a la que se refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida.

T I T U L O XI CONSERVACION DE DOCUMENTOS ARTCULO 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. ARTCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin. PARGRAFO. Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deber preverse un programa de transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la misma. ARTCULO 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes. ARTCULO 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

T I T U L O XII ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION ARTCULO 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as como a los autores de estudios histricos significativos para la historiografa nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas. T I T U L O XIII DISPOSICIONES FINALES ARTCULO 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el apoyo

en lo de su competencia al Archivo General de la Nacin, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley. ARTCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias. El Presidente del honorable Senado de la Repblica,MIGUEL PINEDO VIDAL. El Secretario General del honorable Senado de la Repblica,MANUEL ENRQUEZ ROSERO. La Presidenta de la honorable Cmara de Representantes,NANCY PATRICIA GUTIRREZ CASTAEDA. El Secretario General de la honorable Cmara de Representantes,GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO. REPUBLICA DE COLOMBIA GOBIERNO NACIONAL Publquese y ejectese. Dada en Santa Fe de Bogot, D. C., a 14 de julio de 2000. ANDRES PASTRANA ARANGO El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico,Juan Camilo Restrepo Salazar. El Ministro de Cultura,Juan Luis Meja Arango. NOTA: Publicada en el Diario Oficial 44084 de julio 14 de 2000.

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Rgimen Legal de Bogot D.C.

Propiedad de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Acuerdo 39 de 2002 Archivo General de la Nacin Fecha de Expedicin: Medio de Publicacin: 31/10/2002 Diario Oficial 44.997 del 13 de Noviembre de 2002

Fecha de Entrada en Vigencia: 13/11/2002

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ACUERDO 39 DE 2002 (Octubre 31) Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000. EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, en uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000, CONSIDERANDO Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) estipula "fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva" ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; Que la Administracin Pblica en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retencin Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado, la conservacin del patrimonio documental y el fcil acceso del ciudadano a la informacin contenida en los documentos de archivo; Que las Tablas de Retencin Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades

administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retencin Documental son el instrumento archivstico, esencial que permite la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades, Ver art. 24 Ley 594 de 2000 , Ver el art. 3, Decreto Distrital 173 de 2004 ACUERDA Artculo 1. Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que prestan servicios pblicos, para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, el que comprender las etapas relacionadas a continuacin. Primera Etapa. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales. Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Segunda Etapa. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada. Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentacin, o sea, los administrativos, legales, jurdicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestin, central e histrico con el fin de racionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio do cumental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin final. Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin.

Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o eliminacin. La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservacin total. En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de muestreo y ser el Comit de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, as como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. Tercera Etapa. Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin. El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tablas de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta. Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin. Cuarta Etapa. Aplicacin. Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el representante legal expedir el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusin ante los servidores pblicos de la Entidad, para garantizar su aplicacin. La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad, para la aplicacin de las TRD. As mismo, elaborar los instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos y archivos de gestin y la preparacin de las transferencias documentales. La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestin, central e histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecer la Unidad de Archivo de la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. Quinta Etapa. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de Retencin Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funcion es. Las modificaciones a las Tablas de Retencin Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma. Pargrafo. La Tabla de Retencin Documental se aplicar a partir de su aprobacin y servir de referente para la organizacin y conformacin de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobacin, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se bas la elaboracin de las TRD. Artculo 2. El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de la funcin de inspeccin y vigilancia, verificar la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, en el momento que lo considere pertinente. Artculo 3. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga expresamente los dems que le sean contrarios. Publquese, comunquese y cmplase. Dado en Bogot, D. C., a los treinta y un (31) das del mes de octubre de dos mil dos (2002). La Presidenta, Adriana Meja Hernndez. La Secretaria Tcnica, Elsa Moreno Sandoval. NOTA: Publicado en el Diario Oficial 44.997 del 13 de Noviembre de 2002.