Plan o Sistema de Informacin para negocio de TIENDA DE ABORROTES SAN AGUSTIN.

PSI.1.-Inicio del plan de Sistemas de Informacin

PSI 1.1 Anlisis de la necesidad del PSI.

El comienzo y/o punto de partida de este proyecto tiene lugar en una primera reunin donde mediante una entrevista con el dueo nico de la empresa nos vamos haciendo una idea general de cmo funciona la empresa que describiremos a continuacin, para seguir con la redaccin de otros aspectos que merecen atencin. En este caso es 1 sucursal de venta de abarrotes. El sistema de gestin de la tienda carece totalmente de sistemas informticos y la nica va de comunicacin entre la tienda y los proveedores es el telfono y un empleado contratado de cada empresa (Coca Cola, BIMBO etc.) que se encarga de levantar los pedidos a la tienda en una motocicleta. La tienda es atendida por su dueo, Felipe Basulto Vzquez. La tienda se abre de lunes a domingo exceptuando los martes que es el da de descanso, con horario de apertura de 10 de la maana a 2 de la tarde y de 5 de la tarde a 11 de la noche. Los conocimientos de informtica, que son muy importantes como ya se ver en puntos posteriores, son prcticamente muy bsicos ya que solo usa la paquetera office y el internet. Respecto a la venta de abarrotes, como en toda tienda slo se puede encontrar abarrotes y algunos aditamentos de limpieza para el hogar; todo tipo de personas puede comprar uno o varios artculos que estn a la venta. Cuando se vende un artculo se captura en un documento de Excel, lo cual

relentiza desde nuestro punto de vista la atencin al pblico en horas pico. Los pedidos a los proveedores se realizan telefnicamente una vez al mes y la cantidad de artculos de cada pedido va en funcin de las necesidades de reposicin de ese mes y de las novedades que haya. La totalidad de facturas son enviadas semanalmente a la central. Una de las primeras conclusiones que hemos sacado es que como en todo proyecto el objetivo que marcar la lnea del proyecto ser la de la rentabilidad, el cliente no quiere grandes avances sino un Sistema de informacin sencillo, cmodo, que acelere las labores de gestin, que aumente las posibilidades de consultas, rentable y sin fallos. El cliente en definitiva, espera un sistema que mejore los procesos internos y que aproveche las ventajas de la informtica para aumentar la demanda de artculos. Respecto a si desea comprar un scanner de mano para la fcil captura de artculos se muestra una muy buena reaccin y se centra mucho en mejorar la coordinacin del negocio, que al parecer es un poco catica. Hace hincapi en mejorar tambin agilizacin del trabajo de control y/o inventario. Hay muchos aspectos en lo que se refiere a la gestin interna que desea mejorar, como el seguimiento de las facturas, ventas y nmero de artculos vendidos, aparte de la que le est realizando una gestora (la misma que le gestiona el tema fiscal). Ya que mencionamos la gestora hay que decir que cuando le ofertamos el mejorar el papeleo con la gestora mediante el sistema de informacin le gust la idea. Actualmente el registro y archivo de las compras a proveedores, devolucin a proveedores, inventario lo va llevando mediante un documento en Excel nombradas de A-Z (archivadas). Las altas y bajas de clientes las registran en fichas individuales.

* PSI 1.2.- Identificacin del alcance del PSI. Tras esa primera toma de contacto vamos a seguir una serie de pasos que son los habituales siempre que se pretenda implantar un sistema de informacin en una empresa.

Estos pasos son los lgicos y los que despus de muchos aos de experiencia se recomiendan a todo equipo que tenga en sus manos la implantacin de un sistema de informacin en cualquier sitio. Ya hemos dado el primer paso que es la entrevista y aprobacin por parte del empresario de iniciar una puesta al da tecnolgica de su empresa para mejorar los procesos que sean mejorables. Ahora vamos a definir cuales son los objetivos que debe satisfacer el Sistema de informacin para, acto seguido, poder definir qu actividades de la empresa y qu empleados van a verse afectados y cules deberemos tener en cuenta a la hora de desarrollar un proyecto serio y que cumpla los requisitos. De la entrevista se puede desprender claramente que al empresario le preocupa mucho la coordinacin de su tienda. La Gestin de la tienda es usando el telfono. La gestin se realiza en la TIENDA en la cual todas las facturas de compra y venta se ordenan. Y todas adems en formato papel. Indudablemente adems de resultar muy laborioso, inevitablemente se producirn errores y esto ocupar un tiempo que puede ser dedicado a otras gestiones o a atender al pblico. Los artculos se ordenan rigindose por su uso ya sea comestible, para el hogar, para las mascotas etc. Segn sea de una u otra se colocarn en una u otra estantera. Esto est muy bien ya que el cliente sabe dnde acudir en caso de buscar un determinado artculo, pero a la hora de ser comprado o de realizar inventario, no tienen un mtodo de identificar exactamente ese artculo, por eso otro objetivo debe ser una catalogacin de todas los artculos con datos relevantes del mismo, como por ejemplo qu da se vendi, cuantos productos quedan en existencia.. Al no tener ms que el documento de Excel, no se tiene una idea exacta de cuntas articulos ya se vendieron, y sto resulta muy molesto, por lo que tambin se tendra que llevar un registro de sto en su sistema de informacin. Podemos seguir enumerando dificultades que derivan del actual sistema de gestin, por lo que se puede afirmar que la descoordinacin es slo por parte del propietario de la tienda. Por ello otro objetivo importante sera coordinar los procesos de compra a proveedores, venta a clientes, consultas sobre cualquier situacin de un artculo, base de datos de catalogacin de articulos, inventario.

Todos estos objetivos y los que vamos a mencionar directa o indirectamente afectan al propietario, por lo que se est cumpliendo un objetivo obvio que es el de la rentabilidad. La informtica ofrece soluciones perfectas para uno de los principales objetivos de este proyecto, que es el de la automatizacin de su gestin de control de procesos. En la entrevista pudimos ver que uno de los problemas principales en esta empresa era el seguimiento de facturas, es decir, el poder llevar una estadstica de los articulos para conocer cules se venden ms, qu temtica, en que fechas, ya que de toda esa informacin se pueden sacar muchas conclusiones del perfil de preferencias de la clientela y con ello, poder ofrecer ms de lo que buscan. Todo ello sera muy rentable, as que se convertira en otro objetivo. Adems, ayudara a hacer valoraciones y comparaciones de cada Tienda de Abarrotes. El darse a conocer es primordial en cada empresa y se hace mediante la publicidad. Suele haber mucha competencia en este sector, ya que apenas existe variedad en este tipo de servicio. Hasta ahora las Tiendas se limitaban a informar boca a boca o con carteles las diferentes ofertas. Con el Sistema de informacin se podra cubrir tambin ese objetivo y dar a conocer con diferentes frmulas la existencia de la tienda, su localizacin, su variedad de productos y sus ofertas puntuales. Todos estos aspectos que llevamos mencionados en este punto ser responsabilidad nuestra cumplirlos con la implantacin de un Sistema de informacin

* PSI 1.3.- Determinacin de responsables. Hay que decir que es una pequea empresa formada por 3 componentes. Nos repartimos el trabajo de cada proyecto, que nos ocupa de forma que cada uno realice aquellas tareas que mejor se le da y ms le gusta. Por eso, a la hora de comenzar cualquier trabajo, ya tenemos el trabajo en principio repartido, existiendo adems la confianza suficiente como para pronunciarse en caso de que a alguno de nosotros no est de acuerdo en trabajar en algn proyecto.

Las funciones de cada uno en nuestra pequea empresa estn definidas, aunque no son tajantes y se pueden adaptar a las circunstancias de cada momento o cada proyecto. En este caso los 3 nos mostramos interesados en la realizacin de este proyecto y ya desde un primer momento sabamos ms o menos el trabajo que desempeara cada uno, que sera ms o menos sta:
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Luis Gamboa , se encargar de la realizacin de la interfaz del programa y de la esquematizacin del mismo. Se encarga del aspecto vil del programa y del desarrollo de la dinmica del mismo. Arturo Pacheco se encarga de la realizacin de la realizacin de las tablas de que conforman las tablas y de la conectividad de estas con la interfaz, es decir de que cuando se pulsa una determinada opcin el programa ejecute la consulta y bsqueda de datos y las devuelva a la interfaz para que esta las muestre. Leopoldo Coba se encargar de todos los aspectos relacionados con la red, tanto de la pgina web como de la configuracin de todas las opciones necesarias, la seguridad. Tambin es el representante de la empresa , se dedica a concertar entrevistas , tomar los datos y sacar conclusiones adems de ser la imagen de la empresa a la vista de los clientes.

Equipo de trabajo por parte de la empresa:

Jefe: Ser el que nos suministre la mayor parte de la informacin, el que nos informe del rango de presupuesto, acepte en ultima instancia cada una de las particularidades del Sistema informtico a implantar. Recibir un curso de la aplicacin y puesta al da en informtica(que tambin realiza labores de dependiente cuando el jefe est ausente). Dependiente tienda 1: Nos informar de posibles mejoras de las que no se percate el jefe. Cuando se implante el PSI nos informar de posibles fallos y lo usarn para tareas de registrar en la aplicacin cada compra-venta-alquile de productos que se realice.

Dependiente tienda 2: parece ser que es el empleado con mayores conocimientos de informtica, por ello adems de las labores que realiza como empleado , tambin se encargar de resolver posibles dudas que tenga cualquier compaero de trabajo. Dependiente tienda 3: un empleado con caractersticas similares al primero. SIGUE 2.2 Material- La materia prima que va a hacer falta para lograr la implantacin del PSI ser: - Cableado, software de configuracin de internet, host de conexin internet, tecnologa ethernet. Todo esto lo proporciona la empresa que suministrar internet, que en este caso ser CABLEMA ; GOOGLE SITES nos proporcionar gratuitamente y sin publicidad un dominio para web. - antivirus- ESET presenta ESET Smart Security 5 y ESET NOD 32 Antivirus 5 , antiespias y Firewall ,configuracin de cuenta correo- lo proporcionar el equipo de desarrollo del PSI. - Hardware, Drivers, software de la aplicacin de gestin de TIENDA: 1 PCs), 1 impresora/escaner, acceso a aplicacin por internet. - Las reuniones se realizarn en la tienda y el seguimiento y control posterior del funcionamiento del PSI desarrollado lo realizar Luis Gamboa personalmente. El proceso normal de gestin de la Tienda: peticin a proveedores de nuevas productos o productos a reponer, catalogacin de articulos, colocacin de las mismos en estanteras segn la temtica, venta de los mismos, -----------PSI IV-------------

Vamos A RECORDAR EL PROCESO EN GENERAL PARA DESPUES ESPECIFICAR UNO POR UNO QUE DATOS SE USAN EN CADA UNO DE ELLOS. El proceso normal de gestin de la tienda es: peticin a proveedores de nuevas productos o productos a reponer, catalogacin de articulos, colocacin de la misma en estanteras segn temtica, venta de la misma. Cada ciclo fiscal se enva facturas a gestora junto con la facturacin generada en ese intervalo. Por parte de nuestro grupo de trabajo las tareas a realizar sern: Luis Gamboa - Representacin, intermediario grupocliente,,concreta reuniones , tomar datos, hablar con los empleados de videolub (entrevistas)ponerse en contacto con Ya.com (Suministro de internet)realizar PSI junto con sus 2 socios, Programador de aplicacin y diseador de la web. Arturo Pacheco- Realizar PSI, Programacin de la aplicacin ,programadora de la parte de contabilidad, acordar mejoras a introducir para agilizar la gestin con gestora. Configurador y administrador de la red(Seguridad de datos) y realizacin del presupuesto del Sistema de informatizacin. Graciliano Dzib- Programador aplicacin , realizacin del PSI junto con sus socios, eleccin de equipos informticos que se usarn, realizacin de manual de aplicacin y Jefe de proyecto del PSI PSI 2.3 Productos finales: _ Instalacin de un acceso comn a internet de la tienda. . Aplicacin informtica basada fundamentalmente en : a) base de datos de relacionales respecto de 3 entidades(Clientes, Proveedores y Artculos) b) impresin automtica de facturas y albaranes. c) Inventario d) Cierres ,libros y balance. - Pgina web(no muy compleja de momento) - Manual de aplicacin Tiempo total estimado: 3 meses y medio. PSI 2.4

Para las reuniones Luis Gamboa como representante acuerda con el dueo de la Tienda en desplazarse una maana con todos los empleados en la tienda para explicar de que se trata el sistema que se va a implantar para llegar a un acuerdo de aceptacin Esta reunin se realizo y de ella se han sacado muchas conclusiones que han servido para concretar aspectos como los explicados en puntos anteriores(PSI 2.3 , 2.2 etc...) ------------P PSI 3.1 y 3.2 En este trato se trata de una PYME de tipo pequeo aunque, con la dificultad desde el punto de vista de un proyecto para informatizar la empresa de que son 3 sucursales separadas a bastante distancia la una de la otra. La informatizacin de los videoclubs que se han visto y que nos han comentado los empleados en una reunin se basa en un simple programa de registro de entradas y salidas. Por la diferencia antes comentada el los miembros del equipo hemos observado PYMES que tambin se componan de sucursales y por lo observado en su gran mayora utilizaban programas de tipo Conta-plus cada sucursal, sin disponer de un acceso comn como nosotros hemos propuesto. Como no se trata de un proyecto de gran envergadura para el estudio de antecedentes nos hemos basado en la simple observacin y conocimientos tanto del equipo informtico como de los empleados de la empresa y del Jefe de la misma. Los requisitos mnimos se cumplen con nuestro plan de informacin y se va a disponer de una aplicacin para la compra-venta y alquiler de pelculas. Adems se han incorporado nuevas ideas como el unir virtualmente las tiendas, pgina web, seguridad de datos, publicidad va rmail, inventarios etc.. S I III --------

PSI IV
* PSI 4.1 Datos de los procesos y sus relaciones
Tras el anlisis de los procesos y procedimientos que tienen lugar en esta empresa hemos sacado la siguiente lista de datos, los cuales van asociados a lo que por su parte hemos diferenciado como Entidades. De estas ltimas haremos uso en otros apartados de este PSI. Basndonos en estas entidades y sus atributos y relaciones disearemos una base de datos que ser la columna vertebral de la aplicacin y de donde esta tomar los datos para mostrarlos en pantalla en su correspondiente etiqueta de la ficha que abramos. Esas bases de datos estarn relacionadas de la manera que se explica ms adelante. Las relaciones nos servirn para poder actualizar el dato de una tabla en otra tabla, por ejemplo, si en la tabla de clientes insertamos una determinada pelcula en el registro Pelcula alquilada automticamente en la tabla de PELCULAS esa pelcula aparecer con unSi en el registro Alquilada. Por otro lado en la base de datos se aadirn otros datos necesarios para otras gestiones aparte de las de consulta, alquiler y devolucin, este es el caso por ejemplo de n de albarn que se usar para la emisin de facturas y/o albaranes. Tambin hay que hacer mencin que algunos datos mas comprometidos irn en fichas que solo podrn ser consultadas por el empresario o persona autorizada. Datos y entidades: Entidad: PELCULAS Cod_pelcula,titulo_pelcula Temtica_pelcula Estantera_pelcula Estado_pelcula(nueva, seminueva, vieja, retirada) Precio_alquiler_pelcula

Formato_pelcula(DVD,video) Fecha_prestamo Alquilada(Si o No) Pendiente_devolver(Si o No) Das_retraso Oferta especial pelcula(precio o 2+1) Proveedor Sucursal, N albaran

Entidad : CLIENTES - Nombre_apellidos_cliente - Cod_clente,fecha_alta - Con_pelcula(Si o No) - Direccin_cliente - Telfono1_cliente - Telfono2_cliente Pelculas_alquiladas(nmero) DNI_cliente Oferta_especial_cliente Pelcula_alquilada e-mail_cliente Precio Deudor(si o no) Cuanta adeudada Pelcula por devolver Fecha de devolucin Entidad: PROVEEDOR - Cod_proveedor - Persona_contacto - Telfono - Fax - E-mail - Direccin - Temticas - Descuentos(No o %) - Precio de compra. Entidad: SUCURSAL. - Cod_sucursal - Encargado - Balance aproximado ultimo mes - Total pelculas alquiladas ltimo mes - Gasto acumulado ultimo mes. - Beneficio acumulado tal mes.

Hay determinados datos que variaran automticamente con la variacin de otros, por ejemplo el dinero acumulado por mes ir incrementndose a medida que en una determinada sucursal se venda o alquile una pelcula, igualmente ocurre con los gastos, es decir, cada vez que se compra una pelcula los gastos incrementaran en la cantidad que haya costado esa adquisicin. Recordamos que Sucursal es una entidad dbil que se usa mas bien de consulta para llevar una contabilidad aproximada Tambin se crearan tablas que sern independientes con datos que se utilizarn para emisin de facturas por ventaalquiler y registro de facturas de los proveedores: N albarn Cod sucursal emisin( si es de venta el albarn) Cod proveedor emisor( si es de compra el albarn) Transportista(en caso de que lo haya) Fecha de emisin IVA % Devuelto por defectuosa Fecha devolucin.

Relaciones entre entidades: Los datos claves de cada entidad que sern los digamos obligatorios porque sin este dato no podra existir el registro en concreto y se trata de un dato o atributo obligatorio por cada registro de esa entidad, sern: Pelculas == cdigo de pelcula ya que aunque haya 2 pelculas con el mismo nombre tendrn siempre cdigos distintos Clientes == Cdigo cliente Proveedores == Cdigo proveedor Sucursal == An tratndose de una entidad dbil su Cdigo de entidad las diferencia entre ellas. Relaciones: Las relaciones principales son ente entidades son:

Un cliente puede alquilar mas de una pelcula. Una determinada pelcula solo puede estar en manos de un cliente. Una determinada pelcula nos la ha proporcionado un determinado proveedor. Un proveedor puede abastecernos de mas de una pelcula. Una pelcula se encuentra en una sola sucursal, distinto es un determinado titulo, a eso no nos referimos. Una sucursal puede tener muchsimas pelculas. Consultas que se realizaran: Que cliente tiene tal pelcula? Cuando debe devolver la pelcula tal cliente? Cuantos das lleva de retraso tal cliente? En que estantera esta tal pelcula? Cuanto dinero debe tal cliente? Que da sali tal pelcula? Cuantas pelculas quedan de tal genero? Cuantas pelculas quedan de tal titulo? En que estado est tal pelcula? En que sucursal puede encontrarse tal ttulo? Que proveedor nos proporciono tal pelcula? Que proveedor nos puede proporcionar de tal gnero? Cuanto dinero acumulado de ganancias llevamos este mes? Cuanto dinero hemos gastado en pelculas tal mes? Que pelculas estn en oferta? Que precio tiene tal pelcula? Cuales son los datos de tal cliente? Cuantas pelculas ha sacado tal cliente? Quien despacho tal pelcula? Que da debe devolverse tal pelcula? Cual es el balance entre gastos y beneficios de un determinado mes? Que direccin, telfono y dems tiene tal proveedor? Etc.. Todas estas consultas se har posibles con las entidades y los datos que le hemos puesto a cada una.

PSI VI Diseo del modelo de Sistemas de Informacin

PSI 6.1
Para la realizacin de esta parte del proyecto se han realizado previamente un par de matrices en las cuales se analizan los procesos de gestin de la empresa tal y como se estn llevando a cabo actualmente y viendo hasta que punto se cumplen caractersticas de calidad de esos procesos, seran caractersticas bsicas para un buen funcionamiento empresarial en general. No voy a repetir los puntos por que ya se pueden ver en las matrices, lo que har en este apartado ser cual es la situacin en general de la empresa desde un punto de vista de Sistemas de informacin y desde el punto de vista de cmo los Sistemas de Informacin podran solucionar dichos problemas o carencias. Una carencia observada y que desde nuestro punto de vista es crucial en toda empresa es la seguridad, viabilidad y veracidad de los datos. Actualmente la seguridad de los datos esta por debajo de niveles ptimos; al ser el papel el soporte bsico de los mismos se corre mucho riesgo de perdida de los mismos siendo tambin muy costosa la consulta de los mismos. La correcta informatizacin de los mismos permitira que estos permanecieran de forma segura, fiable y adems fcilmente corregibles en caso de errores(que siempre se dan). No voy a entrar a debatir cuan importante es la necesidad de que los datos de gestin diaria de una empresa necesitan estar correctamente, en un soporte bien visible y rpidamente corregible. En el caso contrario adems de los problemas de llevar una gestin de calidad se propagaran los errores a todo el mbito empresarial, por ejemplo la contabilidad no sera l correcta y por lo tanto la fiscalidad y los beneficios calculados tampoco. Otro aspecto bsico para mi es la comunicacin entre sucursales. Actualmente esta se resume en el chico de la moto encargado de dar los portes y el telfono. Este tipo de comunicacin no aprovechara las ventajas que otros tipos de comunicacin al alcance de casi todos pueden ofrecernos. Una

red local es siempre la forma de comunicacin deseable para una empresa separada fsicamente en departamentos o sucursales, de no poder ser as por motivos de infraestructura y viabilidad como es el caso se puede crear una red va internet donde ira la aplicacin de gestin de la empresa. Esto a su vez nos da la posibilidad de que solo el empresario o la persona autorizada sean los nicos con capacidad de consulta o modificacin de ciertos datos comprometedores de la empresa.. Aparte de la seguridad de los datos y la conectividad entre sucursales he considerado muy importante y deficitario en resta empresa la cuestin de rapidez de consulta, que es un aspecto necesario para una atencin al pblico de calidad. Desde nuestro punto de vista el pblico es consciente de todo eso lo que hara que si las sucursales del video-club ofrecieran una informacin correcta y rpida mejorara su imagen y posiblemente su clientela. Hoy en da toda empresa debe de hacer uso de un bien sistema de publicidad, sobre todo por la gran competencia que hay hoy da, El nmero de videoclubs es muy amplio por lo que con ms motivo es necesario darse a notar. Actualmente la publicidad se esta basando nica y exclusivamente en la colocacin de carteles en las sucursales para informar de las ofertas actuales. Esto tambin es mejorable como comentaremos en el punto siguiente.

PSI 6.2
La seguridad de los datos es un problema que quedar solventado si el sistema de Informacin implantado se configura de manera adecuada. Con la implantacin de un sistema informatizado que se basa en una aplicacin en red nace una nueva forma muy gil de manejar y procesar datos pero surge adems el problema de la seguridad informtica. Es decir la informtica corre una serie de riesgos que deben de ser paliados con una correcta configuracin de cada PC respecto de los otros usuarios de la aplicacin como del posible malware que puede introducirse desde la red, spyware, troyanos, cualquier tipo de infeccin que pueda robar datos a la empresa. Tampoco se trata de un problema preocupante porque es relativamente fcil de solucionar y adems la seguridad de datos que nos ofrecen los sistemas informticos bien configurados es increblemente mas alta que la actual gestin en papel de los mismos mereciendo definitivamente la pena.

La catalogacin de pelculas. Lo que respecta a esta catalogacin en este momento cada videoclub se limita a colocar una serie de estanteras donde se muestran las pelculas por su temtica. Esta es la forma tpica en que la mayora de los videoclubs catalogan sus pelculas, haciendo cada cierto tiempo una revisin para recolocarlas y reponer las que falten o estn defectuosas. A nuestro parecer no es suficiente, y este mtodo es un mtodo que solo nos facilita un poco el ordenamiento y seguimiento de las mismas sin poder saber datos muy tiles sobre que temticas se alquilan mas o cuantas veces se ha alquilado tal pelcula. Ese tipo de seguimiento de las pelculas y el conocer datos sobre una pelcula en concreto como su colocacin, cuanto le hemos ganado, en que estado esta, antigedad etc.. todo eso lo podremos conseguir con la asignacin de un cdigo de pelcula a cada unidad y introduciendo datos sobre ella como son su colocacin exacta en estantera, sucursal a la que pertenece, estado de deterioro de la misma etc... aadir esos datos a nuestra aplicacin es relativamente fcil 7y as lo haremos El otro punto importante (muy importante es el publicitario) actualmente solo se usan carteles informativos de ofertas situados dentro de cada sucursal, esto es mejorable y los explicar en el siguiente punto ,el PSI 6.2. De los procedimientos actuales con lo que me quedara es con el trato personal que tena la empresa, es decir usara las tecnologas de la informacin para el lado mas bien de tratamiento de datos y no para el tratamiento personal.

El tema de la seguridad ante el malware o ante el uso malintencionado de cualquier empleado o persona con acceso a los datos se solucionara: 1) Implantacin de un antivirus que este de sobra demostrada su eficacia. 2) Implantacin de antiespias o antidyalers capaces de neutralizar aquellos intentos de llamadas o conexiones de terceros desde algunos de nuestros PCs. 3) Implantacin de cortafuegos para impedir el acceso por los puertos del ordenador.

4) La aplicacin dispondr de un sistema de seguridad basado en contraseas y en configuracin de comparticin de carpetas para que as haya 2 tipos de usuarios. Un perfil de usuario que solo tendr acceso a gestin de alquileres y ventas y otro tipo de usuario que ser el Jefe o persona autorizada y que podr modificar datos de la aplicacin y de realizar ciertas tareas como eliminacin de pelculas, alta de las mismas, acceso a total acumulado o gastado en los X ltimos meses etc.. 5)Cada cierto tiempo se realizaran copia de seguridad de los datos de la empresa, por si ocurriese algn imprevisto disponer de una copia de registros sobre los movimientos ejercidos Para tener una seguridad total de los datos se crearan una serie de tablas. 4 de ellas estarn interrelacionadas entre ellas. Esto nos da la posibilidad de poder realizar consultas mediante las cuales podemos conocer datos sobre un registro de la tabla que se encuentra en una tabla distinta. Por ejemplo, en la tabla pelcula cada pelcula va asociada a una serie de datos que la caracterizan como son ttulo ,precio, estado de conservacin, quien la alquil, etc... Pues bien mediante la relacin de esa tabla con la tabla clientes podremos ver datos sobre el cliente que ha alquilado esa pelcula como son direccin, que otras pelculas ha sacado, fecha de alta etc... El nmero de consultas y su clase pueden ser por lo tanto tremendamente numerosas. En realidad se trata de preguntas que surgen con frecuencia durante la gestin del videoclub y que de la manera que estaba informatizado hasta ahora eran preguntas muy engorrosas de contestar y que requeran un laborioso trabajo de bsqueda que adems poda inducir a errores. Todo ello queda as solucionado pudindose responder de esta forma a prcticamente cualquier duda que se plantee al respecto. PSI 7. PSI 7.1 Identificacin de las necesidades de Infraestructura tecnolgica Ya durante todo los puntos anteriores se han ido comentando a grosso modo las distintas tecnologas que se van a usar as como los requisitos mnimos que debe de cumplir la aplicacin.

Atendiendo a las necesidades que se deben cumplir vamos a ver primero que tipo de tecnologas podran satisfacer dichas necesidades teniendo en cuenta la disponibilidad de las mismas. Para solucionar la conectividad entre sucursales se har uso de algn tipo de red, podra ser una red LAN que actualmente usan muchas empresas para conectar entre si sus distintos departamentos en conexin tipo ethernet broadcast (Primero que pide, primero que se sirve), la otra opcin sera acceso a internet. Ambas estn disponibles en el mercado actual. Finalmente nos hemos decidido contratar acceso a internet ya que una red tipo LAN resulta imposible por motivos econmicos y obviamente fsicos. En el punto siguiente describir que empresa se contratar, describiendo los servicios contratados. Para la eleccin de los PCs se debe de tener en cuenta que el uso que nosotros vamos a hacer de ellos. El uso se va a limitar en principio a pura gestin y acceso continuo a internet. Es por eso que no necesitaremos PCs con por ejemplo una tarjeta grfica de gran velocidad y capacidad, ni tampoco tarjetas de sonido de ltima generacin. El resto de piezas si se recomienda que se elijan de entre a las ms modernas ya que como se explicar en el siguiente punto nos dar la opcin de introducir en dichos PCs cualquier tipo de tecnologa futura. Para la programacin debemos de optar por programacin que manipule pginas webs ya que la aplicacin estar en red y su formato principal ser ASP. Como se ha comentado en puntos anteriores es muy importante el poder realizar el "papeleo" habitual va cliente de correo o messenger o algn software por el estilo. Para poder enviar papeles por esos medios resultar muy til el uso de escaner as como de alguna impresora. PSI 7.2 Seleccin de la Arquitectura Tecnolgica Lo mejor desde el punto de vista empresarial como econmico y seguridad hubiese sido la colocacin de una red local entre las distintas sucursales. Eso queda demostrado que resultara inviable y engorroso por las largas distancias a las que se encuentran las sucursales. La modalidad que se va a escoger finalmente va a ser la conexn a internet a 1 Mbs de velocidad de descarga, hemos seleccionado un alto ancho de

banda porque el acceso a la aplicacin va a ser por este medio. La instalacin de la red correr a cargo de la empresa "Ya" que es con la que se realizar un contrato del tipo "ADSL Avanzado" que ofrece esa alta velocidad a empresas por solo 38,95 Euros/mes. Para enrutar los PCs sta modalidad instalar un Modem en cada uno de los PCs los cuales deben de estar provistos de su correspondiente tarjeta NIC. Posteriormente deberemos de configurar la aplicacin Para la pgina web haremos uso de la misma empresa de telecomunicaciones mediante un contrato de modalidad "Pack dominio.com" que por 19,95 Euros/ao nos proporciona dominio + correo Pop + redireccin web + DNS. Existen pginas que nos podran ofrecer "colgar" una web de forma gratuita pero siempre a cambio de hacer uso de cierta publicidad que resulta muy engorrosa por lo que se ha desistido finalmente de ella. Decir tambin que la opcin de escoger "Ya" siempre es modificable y se puede cambiar si se encuentra otra formula mejor. Para la eleccin del tipo de ordenadores que van a ir en cada sucursal exponemos aqu una serie de requisitos mnimos que estos deben cumplir para no quedarse atras en la constante evolucin del hardware y con ella de software. Por lo tanto vamos a escoger para empezar algn tipo de placa base que traiga las modalidades de puertos y conexiones que aunque ahora mismo no supongan ventajas lo van a suponer en un futuro por ser esas conexiones las que empiezan a direccionar el diseo del nuevo hardware a medio plazo. La placa base deber tener: - Ranuras para Memoria Ram del tipo DDR o DDR2 - Puertos del tipo Firewire - Un mnimo de puertos tipo USB 1 y USB 2 por tratarse de puertos que actualmente es usado por cantidad de componentes como cmaras digitales, videocmaras, impresoras, discos duros externos etc... - Conexiones PCI, AGP yPCI Express para tarjetas de video( esta no es tan importante) - Microprocesador Pentium 4 o AMD con memoria cache2 - Bus compatible con la memoria y el procesador, que no limite sus capacidades y velocidades - Tarjeta Red(NIC) La eleccin de este tipo de tecnologas para PCs tiene la ventaja de que se pueden cumplir esos requisitos actualmente

sin que se disparen los precios. EL equipo seleccionado finalmente es el siguiente: -Procesador; AMD XP 2600 -Placa base ASUS; red+sonido ddr/ddr2 2x agp8x 1x pciX 4x USB -Tarjeta grfica; ATI Radeon 9200 DDR 128mb -512mb DDR 333mhz -Disco duro 80Gb a 7.200 rpm -Lector DVD 16x -Teclado y ratn inalmbricos y altavoces -Monitor TFT 15 Configurando as un pc adecuado para trabajar y realizar las operaciones que este plan de sistemas de informacin se describen, incluyendo un monitor TFT de reducido tamao el cual da mas libertad para trabajar estos componentes han sido seleccionados cuidadosamente segn su funcin un procesador potente disco duro adecuado a el trabajo con una memoria ram estable. Por otro lado para la realizacin de la aplicacin principal se va a hacer uso de tipos de programacin orientadas a acceso a ellas por internet. Las modalidades de programacin que se han elegido sern "PHP" y "Javascript", una tipo servidor y otra tipo cliente. La aplicacin se levantar sobre unos pilares que pasamos a definir: - Una pgina inicial de acceso y bienvenida en la que se accede a las pginas de gestin en modo "consulta" o en modo "modificacin" - Todos aquellos mdulos de la aplicacin que no se puedan usar en modo consulta aparecern inhabilitados para dicha modalidad de acceso. - Una vez dentro la aplicacin mostrar las siguientes opciones: - Gestin de compras - Gestin de ventas - Gestin de alquileres - Altas y bajas(solo modo modificacin) - Inventario - Consultas - Facturacin y albaranes - Aunque exista un mdulo de facturacin y albaranes se trata de un mdulo de consulta a todos los albaranes y/o facturas que se han emitido o que han llegado, por lo tanto se dividir en "compras a proveedores" y "ventas y alquileres". Se configurar la aplicacin para que las facturas se realicen de modo automtico con cualquier venta o

alquiler que se realice, teniendo ciertos datos que ser introducidos a mano en determinados casos como por ejemplo el porcentaje de descuento a determinado cliente si es as Como va a ser necesario el uso de escaneres y de impresoras se pueden comprar multifunciones que traen incorporadas las 2 funciones, tanto impresora como escaner, sus precios no resultan muy elevados. De todas formas esto quedar mas en manos del empresario. Si el prefiere hacer uso de simplemente impresoras en las sucursales y disponer el de Escaner solamente pues tambin o si prefiere escaner-impresora, todo eso esta en sus manos pero lo que si consideramos imprescindible es el uso de algn escaner para agilizar la gestin con la gestora.

PSI 8. Definicin del plan de accin

- PSI 8.1 Definicin de proyectos a

realizar.

Una de las cosas a la que se le ha dado mucha importancia a la hora de idear la aplicacin de gestin de la empresa ha sido la apariencia. Es muy importante que cualquier aplicacin presente una interfaz a la vez sencilla y bonita. Hoy en da esto esta al alcance de la mano con magnficos programas de diseo de los cuales finalmente nos hemos decantado por fireworks ya que adems de buenos resultados ofrece una forma intuitiva de manejar diseos por capas, adems nos permite manejar directamente dibujos en formato jpg. Que es un tipo de archivacin comprimida de grficos muy utilizada para Internet como es nuestro caso ya que, recordemos que la aplicacin ser una aplicacin en forma de pginas de Internet, en las que pasamos de una opcin a otra por medio de links(enlaces, vnculos). Para lograr esto se pondr a un solo miembro del equipo como desarrollador de la interfaz estando por su puesto siempre en coordinacin con el resto del equipo para conseguir un tipo de pantalla segn el tipo de gestin que se realice.

En el Capitulo anterior de este PSI(el 7) ya se marco a grandes rasgos como iba a funcionar la aplicacin y cuales eran sus principales opciones. Pasamos a detallarla ahora: Nada mas conectar el PC, el empleado conectarse a Internet, una vez hay deber aplicacin principal de forma virtual, ya en si, lo que es el programa se encuentra sucursal central; la del Jefe. en cuestin deber entrar en la que la aplicacin en el PC de la

Una vez en la pantalla principal, aparecer el logotipo de la empresa y la opcin de acceder a la aplicacin en modo Consulta-gestin o en modo Modificacin. Ya explicamos antes las diferencias entre dichas opciones, la de consultagestin dara paso a un men principal de que sera igual entremos en la modalidad que entremos solo que en esta modalidad los iconos de determinadas opciones aparecern con un color mas transparente ya que estn inhabilitadas para este tipo de usuario. Un detalle a comentar es que para acceder a cualquiera de los modos previamente deber de introducir el usuario su contrasea, la cual deber de ir cambiando cada 20 das por motivos de seguridad y a peticin de la misma aplicacin. Todas las opciones que aparecen son las siguientes Ata a cliente. * Baja a cliente * Alquiler de pelculas * Venta pelculas y otros(Tamagochi) * Alta pelculas * Baja pelculas * Gestin proveedores Inventario Facturas Gestora Consultas *

* Este signo significa que son mdulos a los que pueden acceder todos los empleados Aunque a determinados mdulos puedan acceder todos los empleados no quiere decir que todas las gestiones que ofrecen dichos mdulos estn en manos de los empleados. Desde el inventario aparecer una lista completa de todas las pelculas existentes en todas las sucursales as como el resto de productos, de todos los proveedores y de todos los

clientes, por lo tanto este mdulo tendr un apartado por cada una de dichas entidades. La aplicacin se programar de tal manera que en el inventario podremos realzar todo tipo de consultas relacionales por medio de formularios y sacar si lo deseamos listados de estas en impresoras o generar archivos en modo de base de datos(*.mdb).. Todo esto es posible a las tablas relacionadas que llevamos comentando durante toda la redaccin de este PSI. Estas consultas solo podrn ser realizadas por el jefe o persona de su confianza. La aplicacin nada ms introducir la contrasea inicial identificara el que forma debe activarse, si en modo Consulta o modo Modificacin. El mdulo de Alta de cliente dispondr de un cuestionario en el que se irn introduciendo todos aquellos datos que posteriormente formaran la tabla Clientes, para esto solamente se necesitar aportacin de DNI.. Por otro lado el mdulo Baja cliente introducir menos datos y para ello solo deber presentarse de nuevo el DNI. El mdulo de alquiler de pelculas introducir una serie de datos que irn a las tablas cintas o pelculas como son fecha, alquiler, cliente, precio etc... que ya se explicaron en otros mdulos. Para la venta de alquiler y otros la aplicacin ya tiene el dato del precio y genera una factura a la vez que deja inhabilitada esa pelcula para poder volver a venderla o alquilarla, cuando el administrador de la aplicacin lo desee la eliminar totalmente. Para las altas y bajas de pelculas la aplicacin pedir el codigo de pelcula , tras introducirse aparecer la pelcula con todos sus datos para confirmar que es esa la cinta en cuestin y preguntar en una pequea ventana si est seguro de tal accin. Si se trata de un alta la aplicacin mostrar un formulario a cumplimentar con todos los datos necesarios que contiene la tabla de Cintas. En gestin de proveedores Tendremos varias posibilidades: gestin de pedidos, gestin de devoluciones, altas , bajas y modificaciones. Al apartado de pedidos y devoluciones si podrn acceder todos los empleados al resto no. son El apartado de facturas haciendo uso de los datos que usados por nuestra aplicacin podr usarse para la

generacin de facturas que pueden generarse de forma manual(introduciendo los datos manualmente) o tambin se podr optar a la generacin de las mismas desde algunos de los otros mdulos por ejemplo el de venta de articulos. En ese mdulo por ejemplo al finalizar la introduccin de los datos de la venta se puede elegir la opcin de generar factura, imprimindose automaticamente la factura con los datos introducidos y otros que provienen de las tablas de la base de datos como dscto a un determinado cliente, porcentaje de %IVA etc... Desde el apartado gestora se podr realizar operaciones de envo de documentacin por e-mail, por fax para la cual se dispondra de un programa de emisin de fax va ordenador, comunicados, consultas , pudindose ampliar en un futuro todas las opciones para agilizar las gestiones con dicha gestora o con otra . La Pagina Web ser una pgina sencilla con vistas a que sea ampliada en un futuro, es decir en principio mostrar datos bsicos como actividad de la empresa, localizacin de las sucursales, efectos publicitarios en Flash y javascript, constituyndose tan solo por 3 o 4 imgenes. Tendr una presentacin seria, con imgenes superpuestas en capas con diferentes transparencias, uso de colores mas bien fros combinando mucho el rojo oscuro y el blanco y sin abusar en la cantidad de grficos para que de una imagen sobria. Los beneficios de estas aplicaciones son evidentes, se mejora la gestin, se reducen los fallos, mejora muchsimo la imagen de la empresa lo cual atrae la clientela, la clientela de siempre notar el impulso tomado por la empresa y eso gusta, aumentan los medios de publicidad, aumenta la efectividad, los trabajadores se sentirn mas cmodos al restrseles gran cantidad de tarea engorrosa y pesada, Tambin el mero hecho de disponer de internet es beneficioso en una empresa ya que se tiene acceso a todo tipo de innovacin en sobre cualquier actividad empresarial adems de ser un medio de contacto y consulta de proveedores actuales y futuros. El tiempo de implantacin de los PCs, del software bsico y de la aplicacin es relativamente corto como ya se seal antes en el diagrama correspondiente. Hay que tener en cuenta que previamente deben de estar las conexiones a internet perfectamente funcionables, ese aspecto ya estaba previsto por eso una de las primeras partes del PSI fue la de

contactar con empresa suministradora y realizar la instalacin. Nosotros nos despreocuparemos pues del tema del cableado ya que ellos se encargan de instalar hasta el mdem (que tambin ellos nos proporcionan). Antes de instalar la aplicacin se realizaran configuraciones bsicas del Sistema operativo, se instalarn los drivers y se configurar el explorador(Internet Explorer que debe de estar actualizado para impedir fallos de seguridad). Un aspecto que debemos resaltar es que los PCs de los empleados de las distintas sucursales no darn opcin a hacer un uso de los mismos que no sea el de el uso de la aplicacin. El motivo de esta medida es que es bien sabido el uso que hace de internet cualquier empleado que lo tenga a su disposicin( Catear, usar el messenger, visitar webs y correo para motivos personales),por lo tanto se configuraran todos los pCs de dichos empleados de forma que automticamente nada mas entrar en Windows le aparezca la pantalla de presentacin de la aplicacin para acceder directamente a ella sin opcin a salir. El impacto sobre los trabajadores puede ser de muchas clases dependiendo del carcter de cada uno, pero desee mi punto de vista al tratarse se una innovacin que les facilitar el trabajo debe de causarles una impresin positiva. Tambin puede ocurrir todo lo contrario, por ejemplo puede darse lo que se denomina Rechazo generacional ya que muchos empleados se acostumbran a una forma de trabajar y cualquier otra forma le causa rechazo, mas an cuando se trata de usar tecnologas nuevas. El rechazo en caso de producirse se da principalmente por desconocimiento o por el miedo al cambio, pero ese miedo al cambio surge tambin por desconocimiento, por lo tanto la mejor forma de quitar ese miedo o rechazo es mediante el conocimiento y esto se lleva acabo mediante una formacin adecuada. Tambin la formacin entraba dentro de nuestro proyecto de implantacin de forma que nada mas instalar la aplicacin en una sucursal se proceder a impartir un mini cursillo de la aplicacin. Esa formacin se realizar usando ejemplos y se har hincapi en la cantidad de empresas que hacen uso de aplicaciones de ese estilo y de cmo los sistemas de informacin ayudan a hacer todo un poco mas fcil ahorrndonos trabajos pesados. Para ir concienciando a los empleados de la ventaja de usar una aplicacin de este tipo y de la importancia de los ordenadores en las empresas y en el trabajo nos ayudaremos de uno de los empleados cuyos

conocimientos informticos son medio-altos, al ser su propio compaero depositan en el mas confianza .

PSI 8.2 Elaboracin mantenimiento del PSI.

del

plan

del

Para empezar concertaremos una cita pasado un mes desde la finalizacin de la implantacin para evaluar el desarrollo que est teniendo el Sistema implantado. Aparte antes de ir a lo loco cada cierto tiempo a ver como va todo haremos una relacin de cuestiones a tomar en cuenta par planificar el mantenimiento del Sistema a lo largo del tiempo. Estas cuestiones son: Situacin de los ordenadores en relacin a posibles entradas de malware. En caso afirmativo habr que desinfectar y explicar nuevamente como actualizar antivirus, antiespias y cortafuegos. Ver situacin de las configuraciones principales, en caso de desconfiguraciones se har lo mismo que con las infecciones( arreglar y explicar de nuevo) Hacer un balance de cmo manejan l aplicacin Ver el nmero de visitas a la pgina web e incorporacin de las mejoras que quisiera el empresario Hacer seguimiento del funcionamiento de los PCs y de los posibles problemas que pudiesen sufrir Determinar si hay fallos de red e intentar solventarlos, si son por configuracin o cableado interno habra que reconfigurar o solucionar problemas de cableado. En el caso de que hubiese cortes en el suministro de red habra que solucionarlo con la empresa de telecomunicaciones.