Gestin del Alcance del Proyecto

(Scope Management)
Introduccin al estndar PMI para la Gestin de Proyectos

Necesito un vehculo para transportarme todos los das desde mi hogar hasta mi lugar de trabajo

Que bien que haya venido con nosotros!!!, tengo justo lo que necesita

No, creo que es demasiado caro para mi presupuesto, no me parece que sea el vehculo que necesito, tiene otro ms econmico?

Pero faltaba ms, siento no haber consultado antes su presupuesto, pero tengo justo lo que necesita

Pero me esta tomando el pelo?!!!, creo que no esta entendiendo mis necesidades lo necesito para trasladarme desde mi hogar hasta mi trabajo, todo ac en la ciudad, no necesito de mucho espacio en la maletera, que sea practico para estacionar y con rendimiento de combustible para esto cuento con un presupuesto aprox. De 5.000.000, tiene algo que pueda ajustarse a mi descripcin?

Dama, siento no haber consultado primero las necesidades que tenia, esto es lo que usted busca

Me gusta, es justo lo que necesitaba, lo llevo!

Cual fue el problema en lograr concretar la venta exitosamente? Faltaron las definiciones para identificar lo que se necesitaba y lo que no se necesitaba, para ofrecer justo lo requerido.

ALCANCE (segn RAE) Significacin, efecto o trascendencia de algo. Aquel mensaje tuvo alcance nacional.

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I. Concepto II. Proceso III. Herramientas y Tcnicas IV. Ventajas y Beneficios V. Recomendaciones practicas

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I. Concepto

Me gusta, es justo lo que necesitaba, lo llevo!

Gestin del Alcance del Proyecto (PMBOK, p.103)
La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con xito. El objetivo principal de la Gestin del Alcance del Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye . Repasemos algunas definiciones.

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I. Conceptos Repaso de Definiciones Alcance se refiere a todos los trabajos necesarios para crear los productos
del proyecto y los procesos utilizados para crearlos. En el contexto del proyecto, el termino alcance puede referirse a: Alcance del Producto. Las caractersticas y funciones que definen un producto, servicio o resultado. Alcance de Proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las caractersticas y funciones especificadas. Gestionar el alcance comprende manejar ambos alcances: producto y proyecto. Un entregable es un producto elaborado en el marco de un proyecto, como el hardware o el software, los documentos de planificacin, o acta de la reunin.

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I. Conceptos Repaso de Definiciones
El Plan de Gestin del Alcance es un documento que incluye descripciones de cmo el equipo va a preparar la declaracin sobre el alcance del proyecto, crear la EDT, verificar la finalizacin de los entregables del proyecto, y pide el control de cambios en el alcance del proyecto.

La Declaracin del Alcance puede tomar muchas formas dependiendo del tipo de proyecto que se est implementado y la naturaleza de la organizacin. Este debe exponer los detalles sobre el alcance las prestaciones del proyecto y describe los principales objetivos. Los objetivos deben incluir criterios mensurables de xito para el proyecto.
A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debera ser ms claro y especfico

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I. Conceptos Repaso de Definiciones
La Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) es una agrupacin orientada a definir el alcance total del proyecto. Este documento base que sirve de base para la planificacin y la gestin de los programas del proyecto, costos, recursos, y los cambios

La descomposicin es subdividir las prestaciones del proyecto en partes ms pequeas. Un paquete de trabajo es una tarea en el nivel ms bajo de la EDT.
La declaracin del alcance del proyecto aprobado, la EDT y el diccionario de la EDT forman la lnea base del alcance, que se utiliza para medir el desempeo a alcanzar en las metas de alcance del proyecto. La varianza es la diferencia entre el rendimiento previsto y lo real.

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I. Concepto II. Proceso III. Herramientas y Tcnicas IV. Ventajas y Beneficios V. Recomendaciones practicas

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II. Procesos de la Gestin del Alcance del Proyecto

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5.1 Recopilar Requisitos

5.2 Definir el Alcance

5.3 Crear la EDT

5.4 Verificar el Alcance

5.5 Controlar el Alcance

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II. Proceso - Donde en el gerenciamiento de proyecto?

Gestin del Alcance del Proyecto

Planificacin

5.1 Recopilar Requisitos

5.2 Definir el Alcance

5.3 Crear la EDT

5.4 Verificar el Alcance

5.5 Controlar el Alcance

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II. Proceso - Donde en el gerenciamiento de proyecto?

Gestin del Alcance del Proyecto

5.1 Recopilar Requisitos

5.2 Definir el Alcance

5.3 Crear la EDT

Monitoreo y Control

5.4 Verificar el Alcance

5.5 Controlar el Alcance

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II. Procesos - Descripcin
5.1 Es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. 5.2 Es el proceso que consiste en desarrollar una Gestin del Alcance descripcin detallada del Proyecto del proyecto y del producto.
5.1 Recopilar Requisitos 5.2 Definir el Alcance

5.3 Es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.
5.3 Crear la EDT

5.4 Es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado.

5.4 Verificar el Alcance

5.5 Controlar el Alcance

5.5 Es el proceso que consiste en monitorear el estado del alcance de proyecto y del producto, y en gestionar cambios a la lnea base del alcance.

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II. Proceso - Diagrama de Flujo de Recopilar Requisitos
4.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
Acta de Constitucin del Proyecto Documentacin de Requisitos Plan de Gestin de Requisitos Documentacin de Requisitos Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

5.1 Recopilar Requisitos

Registro de Interesados

12.1 Planificar las Adquisiciones

10.1 Identificar a los interesados

Documentacin de Requisitos

5.2 Definir el Alcance 5.3 Crear la EDT

5.4 Verificar el alcance

5.5 Controlar el alcance

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II. Proceso - Diagrama de Flujo de Definir el Alcance
4.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto Documentos del Proyecto

5.1 Recopilar Requisitos

Documentacin de Requisitos

Acta de Constitucin del Proyecto

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Enunciado del Alcance del Proyecto

4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

Activos de los Procesos de la Organizacin

5.2 Definir el Alcance

6.2 Secuenciar las Actividades

6.4 Estimar la Duracin de las Actividades

Empresa/ Organizacin

5.3 Crear la EDT

6.5 Desarrollar el Cronograma 11.1 Planificar la Gestin de Riesgos

11.3 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

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II. Proceso - Diagrama de Flujo de Crear la EDT
5.1 Recopilar Requisitos
Empresa/ Organizacin
Activos de los Procesos de la Organizacin Documentacin de Requisitos

Documentos del Proyecto

4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto 6.1 Definir las Actividades 7.1 Estimar los Costos

5.2 Definir el Alcance

Enunciado del Alcance del Proyecto

5.3 Crear la EDT

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Lnea Base del Alcance

7.2 Determinar el Presupuesto

8.1 Planificar la Calidad 11.2 Identificar los Riesgos 12.1 Planificar las Adquisiciones

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II. Proceso - Diagrama de Flujo de Verificar el Alcance

4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto 8.3 Realizar el Control de Calidad
Entregables Validados

5.1 Recopilar Requisitos

Documentacin de Requisitos Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

Lnea Base del Alcance

4.6 Cerrar el Proyecto o Fase

5.4 Verificar el Alcance

Solicitudes de Cambio

Entregables Aceptados
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Documentos del Proyecto

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II. Proceso - Diagrama de Flujo de Controlar el Alcance
4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto
Plan para la Direccin del Proyecto Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

5.1 Recopilar Requisitos

Documentos del Proyecto

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Documentacin de Requisitos

4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Informacin sobre el Desempeo del Trabajo

Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

Activos de los Procesos de la Organizacin

5.5 Controlar el Alcance

Solicitudes de Cambio

4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 10.5 Informar el Desempeo

Mediciones del Desempeo del Trabajo

Empresa/ Organizacin

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

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I. Concepto II. Proceso III. Herramientas y Tcnicas IV. Ventajas y Beneficios V. Recomendaciones practicas

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III. Herramientas y Tcnicas
1. Entrevistas 1. Juicio de Expertos 2. Grupos de 2. Anlisis del Opinin Producto 3. Talleres 3. Gestin del Alcance Identificacin de del Proyecto Facilitados Alternativas 4. Tcnicas Grupales 4. Talleres 1. Descomposicin de Creatividad Facilitados 5. Tcnicas Grupales 5.1 Recopilar 5.2 Definir el 5.3 Crear la EDT de Toma de Requisitos Alcance Decisiones 6. Cuestionarios y Encuestas 5.4 Verificar el 5.5 Controlar el 7. Observaciones Alcance Alcance 8. Prototipos 1. Inspeccin 1. Anlisis de Variacin

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III. Herramientas y Tcnicas Recopilar Requisitos

Mapas Mentales

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III. Herramientas y Tcnicas Recopilar Requisitos

Diagramas de Afinidad

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III. Herramientas y Tcnicas Recopilar Requisitos

Matriz de Trazabilidad de Requerimientos

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III. Herramientas y Tcnicas Crear la EDT

EDT

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III. Herramientas y Tcnicas Crear la EDT Diccionario EDT

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III. Herramientas y Tcnicas Resumen
Planificacin
Proceso: Recopilar requisitos Salida: Plan de gestin del alcance. Proceso: Definir el alcance Salida: Estado del alcance del proyecto; Solicitud de cambio de alcance; Actualizaciones al Plan de Gestin del Alcance. Proceso: Crear la EDT Salida: EDT; Diccionario EDT; Lnea Base del alcance; Solicitud de cambio de alcance; Actualizaciones a la Declaracin del Alcance del proyecto; Actualizaciones al Plan de Gestin del Alcance.

Monitoreo y Control
Proceso: Verificar el alcance Salida: Entregables aceptados; Solicitudes de cambio; Acciones correctivas recomendadas. Proceso: Controlar el alcance Salida: Solicitudes de cambio; Acciones correctivas recomendadas ; Actualizaciones a la Declaracin del Alcance del proyecto; EDT y Diccionario de EDT; Lnea Base del alcance; Plan de Gestin del Proyecto; y Activos de los Procesos de la Organizacin .

Inicio proyecto
Fin proyecto

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I. Concepto II. Proceso III. Herramientas y Tcnicas IV. Ventajas y Beneficios V. Recomendaciones practicas

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IV. Ventajas y Beneficios

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IV. Ventajas y Beneficios
Respuestas claras a preguntas tales como: Qu va a ser cubiertos en el proyecto? Que que no se cubrir en el proyecto?

Cundo ser el final del proyecto?

Qu es lo que lograra el proyecto? Cmo se medir el rendimiento del proyecto? Qu va a hacer el proyecto despus de la finalizacin? Cmo es el proyecto una vez que se termine?

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IV. Ventajas y Beneficios
Se evita riesgos de cambios en el alcance por: Recopilacin incompleta de los requisitos antes del inicio de la ejecucin del proyecto. ( Y su registro) Insuficiente participacin de los interesados crticos (incluido el cliente). Duplicacin de actividades. Mala aplicacin de control de cambios. Rechazos de producto. La falta de apoyo del patrocinador ejecutivo.

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IV. Ventajas y Beneficios
Como Jefe de Proyecto: La responsabilidad fundamental para la organizacin en que trabaja, es sobre el la gestin del alcance - afecta directamente a la lnea de fondo, contribuye al xito de la empresa, la satisfaccin del cliente, y el logro profesional-. Aunque esta tarea puede parecer abrumadora, es posible si conoce la divisin del trabajo y el esfuerzo involucrado, lo que le dar rentabilidad en como usted se mueve a travs del proyecto. En ltima instancia, la agilidad le proporcionar opciones - y la comprensin - en cada etapa de un proyecto que le permitir reaccionar y gestionar el alcance del proyecto con xito.

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I. Concepto II. Proceso III. Herramientas y Tcnicas IV. Ventajas y Beneficios V. Recomendaciones practicas

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V. Recomendaciones practicas
1. En primer lugar: Este mbito debe definir y controlar que esta y que no esta en el proyecto 2. Mantenga el mbito de aplicacin realista: No realizar proyectos tan grandes que no se puede completar, divida los grandes proyectos en una serie de pequeos. 3. Involucrar a los usuarios en la gestin del alcance del proyecto: Asignar usuarios clave para el equipo del proyecto y otorgarles la propiedad de la definicin de los requisitos y la verificacin del alcance. 4. Siga una buena gestin del proyecto: Como se describe en este captulo y en otros, hay procesos bien definidos para la gestin del alcance del proyecto y otros aspectos de los proyectos. 5. Tener reuniones peridicas : Con agendas definidas, y que los usuarios firmen en resultados clave que se presentan en las reuniones.

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V. Recomendaciones practicas
6. No prometa un entregable cuando sabe que no se puede. 7. Entregar algo a los usuarios y patrocinadores con regularidad.

8. Poner por escrito los requisitos y mantenerlos actualizados.

9. Hacer hincapi en las fechas de finalizacin: Para ayudar a enfocar en lo que es ms importante. 10. Muchas de las tareas EDT son vagos: Deben ser explicadas ms en detalle para que la gente sepa qu hacer y se puede estimar cunto tiempo tomar y lo que costar hacer el trabajo

11. Una unidad de trabajo debe aparecer en un solo lugar en la EDT.

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V. Recomendaciones practicas
12. El contenido del trabajo de un elemento de la EDT es la suma de los elementos EDT debajo de ella. 13. Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, a pesar de que muchas personas pueden estar trabajando en l. 14. La EDT debe ser coherente con la manera en que el trabajo es en realidad va a realizar, debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines slo cuando se estime necesario. 15. Los miembros del equipo deben participar en el desarrollo de la EDT para garantizar la coherencia y su aprobacin.

16. La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables, mediante el mantenimiento adecuado del control del contenido del trabajo del proyecto segn la declaracin sobre el alcance

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V. Recomendaciones practicas
17. La verificacin del alcance implica la aceptacin formal del alcance del proyecto completado por los interesados. 18. La aceptacin se realiza generalmente mediante una inspeccin de los clientes y cierre de sesin en productos clave. 19. Los Objetivos de control de alcance son: Influenciar los factores que causan cambios en el alcance Asegurarse que los cambios se procesan de acuerdo a los procedimientos desarrollados en el marco de control integrado de cambios Gestionar los cambios cuando se producen

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