Access 2007

Microsoft

CAS PRATIQUES

Fac Simil

MANUEL DEXERCICES

AVERTISSEMENT

Microsoft Office Access 2007 est une marque dpose de la socit Microsoft. Toutes les marques cites dans cet ouvrage sont des marques dposes par leurs propritaires respectifs. Cet ouvrage nest pas la documentation officielle de Microsoft Office Access 2007 et son contenu nengage pas la socit Microsoft. Ce document contient des informations protges par copyright. La loi du 11 mars 1957 nautorisant aux termes des alinas 2 et 3 de larticle 41, dune part, que les copies ou reproductions strictement rserves lusage priv du copiste et non destines une utilisation collective , et, dautre part, que les analyses et les courtes citations dans un but dexemple et dillustration, toute reprsentation ou reproduction intgrale, ou partielle, faite sans le consentement de lauteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite (alina 1er de larticle 40). Cette reprsentation ou reproduction, par quelque procd que ce soit, constituerait donc une contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code pnal.

Rf : PK0308 Access 2008 Cas pratiques Auteur : Yvan PICOT octobre 2009

Editeur Tsoft 10, rue du Colise 75008 Paris http://www.tsoft.fr Tl. : 01 56 88 29 64 Fax : 01 53 76 03 64

Avant-propos
Conu par des pdagogues expriments, loriginalit de cet ouvrage est de vous proposer un parcours d'apprentissage travers des cas pratiques, pour apprendre les fonctions du logiciel Microsoft Office Access 2007. Les cas pratiques sont des scnarios qui vous guideront tape par tapes, en vous laissant progressivement plus de latitude pour retrouver vous-mme les manipulations. Ces cas pratiques sadressent en priorit aux utilisateurs dbutants, mais ils seront galement utiles aux utilisateurs dj aguerris sur une prcdente version dAccess qui veulent sapproprier rapidement la nouvelle interface dOffice Access 2007. La ralisation du parcours complet permet de sinitier seul en autoformation. Un formateur pourra aussi utiliser cette partie pour animer une formation lutilisation de Microsoft Office Access 2007 : mis disposition des apprenants, ces exercices permettent chaque lve de progresser son rythme et de poser ses questions au formateur sans ralentir la cadence des autres lves. Les cas pratiques consistent raliser progressivement une application Access. Ils vous permettront de mettre en uvre la plupart des fonctions, tout en vous prparant concevoir vos propres applications de manire autonome.

Je tlcharge les fichiers exercices depuis le site www.tsoft.fr

Les donnes ncessaires la ralisation de ces cas pratiques peuvent tre tlcharges depuis le site Web www.tsoft.fr. Il vous suffit pour cela de taper le code PK0308 dans le champ <RECHERCHE> de la page daccueil du site, puis dappuyer sur . Vous accderez la fiche de louvrage sur laquelle se trouve un lien vers le fichier tlcharger. Une fois ce fichier tlcharg sur votre poste de travail, il vous suffit de le dcompresser vers le dossier C:\Exercices Access 2007 ou un autre dossier si vous prfrez.

Conventions typographiques
Pour faciliter la comprhension visuelle par le lecteur de lutilisation pratique du logiciel, nous avons adopt les conventions typographiques suivantes : Gras :
Gras :

les onglets, les groupes, les boutons et les zones qui sont sur le Ruban. noms des sections dans les menus ou dans les botes de dialogue (*). noms des items dans les listes/menus et noms des botes de dialogue (*). noms de dossier, noms de fichier.

Italique :
Police bton :

Police baton fond gris : texte saisir ou contenu de champ <champ> : [xxxxx] : Actions : noms de champ ou de colonne ou de proprit. boutons qui sont dans les botes de dialogue (*). les actions raliser sont prcdes dune puce.

(*) Dans cet ouvrage, le terme dialogue dsigne une bote de dialogue .

SOMMAIRE
Prliminaires .................................................................................................. 3

1. SAISIR, TRIER ET FILTRER LES DONNES .......................... 5

Cas 1 : Ouvrir une base de donnes ................................................................ 7 Cas 2 : Feuilles de donnes .......................................................................... 15 Cas 3 : Trier, rechercher et filtrer .................................................................. 21

2. STRUCTURE DE LA BASE DE DONNES..............................27

Cas 4 : Crer une base de donnes ............................................................... 29 Cas 5 : Crer les tables ................................................................................ 33 Cas 6 : Dfinir les proprits ......................................................................... 41

3. EXPLOITER UNE BASE DE DONNES .................................49

cas 7 : Crer des requtes slection .............................................................. 51 Cas 8 : Crer des formulaires ........................................................................ 63 Cas 9 : Crer des tats et des tiquettes ....................................................... 79

4. BASE DE DONNES MULTI-TABLES ...................................95

Cas 10 : Relations et requtes ...................................................................... 97 Cas 11 : requtes avances ........................................................................ 107 Cas 12 : Formulaires avancs ..................................................................... 121

5. OUTILS AVANCS ............................................................131

Cas 13 : Graphiques et analyse croise ........................................................ 133 Cas 14 : Exporter, importer, lier .................................................................. 141 Cas 15 : Macros ......................................................................................... 147

Tsoft Access 2007 : Cas pratiques

STRUCTURE DE LA BASE DE DONNES

CAS 4 : CRER UNE BASE DE DONNES

Tsoft Access 2007 : Cas pratiques

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CAS 4 : CRER UNE BASE DE DONNES

Fonctions utilises Enregistrer une base de donnes Quitter Access Associer un mot de passe Crer une base de donnes Fermer une base de donnes

8 mn

Vous allez crer une nouvelle base de donnes et lenregistrer dans le dossier C:\Exercices Access 2007, sous le nom Clients. Elle portera lextension accdb.

4CREZ LA BASE DE DONNES

Lancez Access. Access affiche la fentre de prise en main. Dans la fentre de prise en main, vous trouverez plusieurs modles de base de donnes. Bien souvent, ces modles ne correspondent que partiellement (voire pas du tout) vos besoins. Cest pour cela que vous allez crer une base vide. Bien sr, vous pourrez par la suite explorer les modles, et analyser leur contenu. Cliquez sur licne Base de donnes vide .

Access vous demande denregistrer la nouvelle base. En effet, Access a besoin dun fichier sur le disque dur pour pouvoir travailler (au contraire de Word, par exemple, qui travaille en mmoire et nutilise le disque dur que pour sauvegarder). Slectionnez le dossier de stockage sur disque dur du fichier base de donnes .

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Tsoft Access 2007 : Cas pratiques

CAS 4 : CRER UNE BASE DE DONNES

Dans le volet de gauche, sous Dossiers, slectionnez Ordinateur, puis SYSTEM (C:) puis le dossier Exercices Access 2007 . Dans la zone <Nom de fichier :> , saisissez client. Lextension .accdb sera ajoute par Access. Cliquez sur [OK]. Le volet de droite, indique le nom de fichier donnes et le chemin . Cliquez sur [Crer] de base de .

Access cr le fichier, et ouvre le volet de navigation sur une base de donnes contenant un projet de table nomme initialement Table1, elle-mme contenant un seul champ <N>. Cette table de donnes nest pas encore cre, elle est simplement propose la cration. Dans cet exercice, vous allez fermer la base de donnes, sans crer la table. Fermez la base de donnes. Pour cela, cliquez sur le bouton Office , puis sur Fermer la base de donnes.

5ASSOCIEZ UN MOT DE PASSE LA BASE DE DONNES

Vous allez associer un mot de passe votre base de donnes. Celui-ci sera par la suite systmatiquement rclam louverture de la base de donnes Client. Pour crer un mot de passe, il faut ouvrir la base de donnes en mode exclusif. Cliquez sur le bouton Office , puis sur Ouvrir, ou appuyez sur Note : nutilisez pas la liste des fichiers rcemment utiliss. +O.

Access vous positionne dans le dernier rpertoire utilis, puisque vous navez pas quitt Access mais seulement ferm la base de donnes. Slectionnez le fichier Client.accdb (ou Client si vous avez choisi dans Windows de ne pas afficher les extensions). Cliquez sur la flche associe au bouton [Ouvrir] Slectionnez Ouvrir en exclusif . .

Sous longlet Outils de base de donnes>groupe Outils de base de donnes, cliquez sur le bouton Chiffrer avec mot de passe. Access ouvre un dialogue vous demandant de saisir un mot de passe. Attention, le mot de passe est sensible la casse (distinction entre majuscule et minuscule) : TSoft est diffrent de tsoft. Saisissez un mot de passe (par exemple tsoft). Saisissez nouveau le mot de passe Cliquez sur [OK]. Si les deux mots de passe ne sont pas strictement identiques, un message vous en avertit et la protection nest pas mise en place. Cliquez sur le bouton Office , puis Fermer la base de donnes. Ouvrez la base Client.mdb. Vous pouvez utiliser la liste des fichiers rcemment utiliss du menu Office. Access vous demande le mot de passe. Entrez le mot de passe que vous avez saisi prcdemment. Cliquez sur [OK] ou appuyez sur Access ouvre la base de donnes. . .

Tsoft Access 2007 : Cas pratiques

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CAS 4 : CRER UNE BASE DE DONNES

6SUPPRIMEZ LE MOT DE PASSE DE LA BASE DE DONNES
Pour supprimer le mot de passe, il faut ouvrir la base de donnes en mode exclusif. Or, vous venez de louvrir en mode normal. Cliquez sur le bouton Office Cliquez sur le bouton Office , puis Fermer la base de donnes. , puis Ouvrir, ou appuyez sur +O.

Slectionnez le fichier Client.accdb. Cliquez sur la flche associe au bouton [Ouvrir]. Slectionnez Ouvrir en exclusif. Access vous demande le mot de passe. Saisissez le mot de passe. La base de donnes souvre. Sous longlet Outils de base de donnes>groupe Outils de base de donnes, cliquez sur le bouton Supprimer le chiffrement de la base de donnes. Pour pouvoir supprimer le mot de passe, Access vous demande de le saisir. Saisissez le mot de passe. Cliquez sur [OK] ou appuyez sur .

7FERMEZ LA BASE DE DONNES ET ACCESS

Cliquez sur le bouton Office Cliquez sur le bouton Office , puis Fermer la base de donnes. puis Quitter Access ou appuyez sur + .

Vous venez de crer la structure de votre base de donnes, elle ne contient encore aucune donne. Ltape suivante va consister y crer les tables (les objets dans lesquels seront stockes les donnes).

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Tsoft Access 2007 : Cas pratiques

CAS 5 : CRER LES TABLES

Tsoft Access 2007 : Cas pratiques

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CAS 5 : CRER LES TABLES

Fonctions utilises Ouvrir une base de donnes Crer une table Dfinir des champs 25 mn

Vous allez crer trois tables dans la base de donnes Client.accdb (cette base a t cre lors du cas prcdent). Il sagit des tables T_CLIENTS, T_CIVILITES et T_ABONNEMENTS.

1OUVREZ LA BASE DE DONNES CLIENT

Lancez Access. Ouvrez la base de donnes Client.accdb que vous avez constitue au cours de lexercice prcdent. Vous pouvez louvrir en utilisant la liste des fichiers rcemment utiliss droite de la fentre de prise en main. Actuellement, la base est vide est ne contient aucun objet.

2CREZ LA TABLE T_CLIENTS

LISTE DES CHAMPS DFINIR
Cette table devra contenir les champs suivants : Nom CLI_ID CLI_CIVILITE CLI_NOM CLI_PRENOM CLI_ADRESSE CLI_CP CLI_VILLE CLI_TELEPHONE CLI_PUBLIPOSTAGE CLI_NB_DVD CLI_DATE_CREATION CLI_DERNIER_PASSAGE CLI_CHIFFRE_AFFAIRE CLI_MAGASINS CLI_ABONNEMENT CLI_DATE_ABONNEMENT CLI_COURRIERS CLI_REMARQUES Type Taille NumroAuto Texte 12 car. Texte Texte Texte Texte Texte Texte Oui/Non Numrique Date/Heure Date/Heure Montaire Numrique Texte Date/Heure Pice jointe Mmo Entier long 10 car. 30 car. 30 car. 38 car. 5 car. 32 car. 10 car. Description Identifiant du client Civilit : Monsieur, Madame, Mademoiselle Nom du client Prnom Adresse Code postal Ville Tlphone Le client veut-il recevoir la lettre dinformation ? Nombre de DVD lous par le client depuis le dbut Date de la premire location Date du dernier passage dans la boutique Chiffre daffaires gnr par ce client Magasins auprs desquels le client emprunte des DVD Type dabonnement : Aucun, Argent, Or ou Platine Date de la prise de labonnement Courriers envoys au client Remarques concernant le client

Entier

A noter : le champ CLI_REMARQUES nest pas de type texte , limit 255 caractres, mais de type mmo , qui peut contenir jusqu 63 999 caractres. 34 Tsoft Access 2007 : Cas pratiques

CAS 5 : CRER LES TABLES

COMMENTAIRES
Vous noterez que les noms des champs sont crits en majuscule, sans espace ni caractre accentu. De plus, ils commencent tous par CLI (comme client), ce nest pas une obligation, il sagit dune rgle de nommage des champs adopte dans cet ouvrage, et qui facilite lutilisation de bases de donnes importantes. En effet, cette rgle facilite la lecture : CLI_NOM dsigne le nom du client, et FOUR_NOM celui du fournisseur. Vous pouvez adopter une autre rgle de nommage, en acceptant par exemple les minuscules : par exemple Cli_DateCreation, Cli_Prenom ou Cli_ChiffreAffaires. Suivant le mme principe, le nom dune table commencera par T_, celui dune requte par R_, un formulaire par F_, une tat pas E_, etc. Il est dconseill dutiliser les espaces et les caractres accentus dans les noms des champs, car cela peut poser problme en cas de liaison avec dautres bases de donnes et cela facilite la programmation. Cette rgle ne sapplique quaux noms dobjets (tables, requtes) et aux noms de champs.

CREZ LA TABLE AVEC SES CHAMPS

Sous longlet Crer>groupe Tables, cliquez sur le bouton Cration de table. La fentre de cration de table apparait.

Dans la premire cellule de la colonne <Nom du champ> , tapez le nom du premier champ : CLI_ID. Tapez sur pour valider et placer le curseur dans la colonne suivante. Dans la colonne <Type de donnes> . Par dfaut, Access propose le type Texte. Ouvrez la liste droulante en cliquant sur la flche gauche de Texte et choisissez NumroAuto dans cette liste. Tapez sur pour valider et placer le curseur dans la colonne suivante. Dans la colonne <Description>, tapez un descriptif pour ce champ : Identifiant du client. Tapez sur pour valider et passer dans la ligne suivante. Le curseur repasse dans la premire colonne <Nom du champ> de la ligne suivante.

Tsoft Access 2007 : Cas pratiques

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CAS 5 : CRER LES TABLES

Saisissez le nom du champ suivant : CLI_CIVILITE. Tapez sur curseur dans la colonne suivante. pour valider et placer le

Dans la colonne <Type de donnes> , Access propose le type Texte (par dfaut) que vous laissez. Tapez sur pour placer le curseur dans la colonne suivante. Dans la colonne <Description> , saisissez un descriptif pour ce champ : Civilit : Monsieur, Madame, Mademoiselle. Appuyez sur ou sous longlet Gnral , cliquez sur la proprit <Taille du champ> dans la partie infrieure de la fentre. Saisissez 12. Cliquez dans la ligne vide suivant dans la liste des champs dj dfinis, pour dfinir un nouveau champ. De manire similaire, saisissez les autres champs dcrits dans le tableau de la page prcdente. Si vous le dsirez, vous pouvez ventuellement modifier la description. Pour huit des dix derniers champs, noubliez pas que le type de donnes nest pas Texte. Vous noterez que le code postal est de type texte et non de type numrique : cela pose moins de problmes pour les codes postaux commenant par zro (Moulin : 03000), cela facilite le calcul du dpartement (prendre les deux caractres les plus gauche), on fait rarement la moyenne des codes postaux. De faon gnrale, si un code est un code signification , tel que le numro de scurit sociale, (le premier chiffre indique le sexe, les deux suivants lanne de naissance, ) il est fortement conseill de le mettre en type texte

DFINISSEZ LA CL PRIMAIRE
Vous allez dfinir la cl primaire de cette table. La cl primaire permet didentifier chaque enregistrement de manire unique. Vous verrez lutilit de la cl primaire ultrieurement. Slectionnez le premier champ, CLI_ID. Il suffit dtre positionn nimporte o dans la ligne. Sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Cl primaire. Une petite cl apparat gauche du champ CLI_ID. Il faut ensuite enregistrer la table : Cliquez sur le bouton Office , puis sur Enregistrer. Access vous demande un nom pour la table. Saisissez T_CLIENTS. Cliquez sur [OK]. En fin de procdure, vous devez obtenir :

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Tsoft Access 2007 : Cas pratiques

CAS 5 : CRER LES TABLES

Appuyez sur

, ou cliquez sur la case de fermeture de la table .

Access ajoute la table T_CLIENTS dans le volet de navigation

3CREZ LA TABLE T_ABONNEMENTS

Cette table contiendra la liste des types dabonnement (Argent, Or, Platine ou Aucun). Cette table sera utilise dans la table T_CLIENTS. Il sagit dune table dite de rfrence Elle ne contiendra quun seul champ : Nom ABO_TEXTE Type Texte Taille 10 car. Description Type de labonnement

Sous longlet Crer>groupe Tables, cliquez sur le bouton Cration de table. La fentre de cration de table apparat. Crez le champ dcrit ci-dessus, sans oublier de prciser la taille. Restez sur la premire ligne et sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Cl primaire. Cliquez sur le bouton Office , puis sur Enregistrer ou appuyez sur +S. Access vous demande un nom pour la table. Saisissez T_ABONNEMENTS. Validez en cliquant sur [OK]. Vous devez obtenir :

La table T_ABONNEMENTS apparat maintenant dans le volet de navigation . Si laffichage du volet de correspond pas lillustration ci-dessus, cliquez sur la petite flche en puis Tables . haut droite du volet de navigation puis cochez Type dobjet

4SAISISSEZ LES VALEURS DE LA TABLE T_ABONNEMENTS

Vous allez maintenant saisir les diffrents types dabonnement possible. La table T_ABONNEMENTS est toujours ouverte en Mode Cration. Tsoft Access 2007 : Cas pratiques 37

CAS 5 : CRER LES TABLES

Sous longlet Accueil>groupe Affichages cliquez sur le bouton Affichage. Access affiche la table en Mode Feuille de donnes. Saisissez les quatre types dabonnement : Or, Platine, Argent, (Aucun) raison dune valeur par ligne. Fermez la table T_ABONNEMENTS en cliquant sur la case . Ouvrez la table T_ABONNEMENTS en double-cliquant dessus dans le volet de navigation. Les valeurs sont classes par ordre alphabtique croissant dABO_TEXTE. Cest parce que vous avez dfini <ABO_TEXTE> comme cl primaire. Notez que (Aucun) est class avant Argent grce aux parenthses. Fermez la table T_ABONNEMENTS.

5CREZ LA TABLE T_CIVILITES

Cette table contiendra la liste des civilits (Monsieur, Madame, Mademoiselle). Elle sera utilise dans la table T_CLIENTS. Elle ne contiendra quun seul champ : Nom CIV_TEXTE Type Texte Taille 12 car. Fonction Texte de la civilit

Crez la table T_CIVILITES en procdant comme pour la table T_ABONNEMENTS, avec le champ <CIV_TEXTE>. Mais, ne dfinissez pas de cl primaire. Enregistrez la table. Access vous demande un nom pour la table. Saisissez : T_CIVILITES, puis cliquez sur [OK]. Access vous signale quaucune cl primaire na t dfinie, et vous demande sil faut en crer une. Dans le cadre de cet exercice, vous nen crez pas pour cette table.

Cliquez sur [Non]. Vous devez obtenir :

6SAISIR LES VALEURS DE LA TABLE T_CIVILITES

Vous allez maintenant saisir les diffrentes civilits. La table T_CIVILITES est toujours ouverte en Mode Cration. Dans longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage.

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Tsoft Access 2007 : Cas pratiques

CAS 5 : CRER LES TABLES

Access affiche la table en Mode Feuille de donnes. Saisissez les civilits : Monsieur, Madame, Mademoiselle. Fermez la table. Puis, r-ouvrez la table. Notez que, comme vous navez pas utilis de cl primaire, lordre daffichage est lordre de saisie. Fermez la table.

7CREZ LA TABLE T_MAGASINS

Cette table contiendra la liste des magasins dans lesquels le client vient habituellement. Cette information est juste indicative, il ny a pas de restriction pour le client : si un client va dans un magasin qui nest pas dans son magasin habituel, il ne sera pas pnalis. Cette table sera utilise dans la table T_CLIENTS. Elle ne contiendra quun seul champ : Nom MAG_ID MAG_VILLE MAG_DEP Type Taille Numrique Entier long Texte 50 car. Texte 2 Fonction ID du magasin Ville du magasin Numro du dpartement du magasin

Procdez comme pour la table T_ABONNEMENTS, avec les champs indiqus ci-dessus. Dfinissez <MAG_ID> comme la cl primaire. Enregistrez la table sous le nom T_MAGASINS. Vous devez obtenir :

8SAISISSEZ LES VALEURS DE LA TABLE T_MAGASINS

Vous allez maintenant saisir les noms des diffrents magasins. La table T_MAGASINS est toujours ouverte en Mode Cration. Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage. Laffichage passe en Mode Feuille de donnes. Saisissez les valeurs pour les magasins comme dans la figure ci-contre. Fermez la table.

FERMEZ ACCESS
Cliquez sur le bouton Office [Quitter Access] ou + . puis sur

Les tables tant cres, vous allez maintenant les amliorer en modifiant les caractristiques (Access parle de proprits) des champs, pour pouvoir les utiliser plus facilement.

Tsoft Access 2007 : Cas pratiques

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Vos critiques et suggestions

TSOFT fait la mise jour ds que les lecteurs lui font part de leurs remarques et chaque fois quune mise jour est ncessaire. Nous comptons sur vous pour nous faire part de toute correction effectuer ou de toute amlioration apporter. Nous y serons attentifs. Vous avez choisi les ouvrages TSOFT pour vous former ou former dautres personnes. Vous tes donc les premiers concerns pour qu votre prochaine commande, le guide de formation ait t rectifi si ncessaire ou complt sil le faut.

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Sujets ajouter (prcisez ventuellement le chapitre)

Critiques et suggestions

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Rf : PK0308 Cahier dexercices A4 Microsoft Access 2007 Cas pratiques Auteur : Yvan Picot octobre 2009

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