Manual Bitacora Electronic A

Secretaria de la Funcin Pblica
Manual de Usuario final BEOP
Bitcora Electrnica de Obra Pblica
Manual de Usuario final
Versin 1- 2011
Fecha de ltima actualizacin: Enero 2011 1
Secretara de la Funcin Pblica
Manual de usuario en lnea de la BEOP
Objetivos Despus de completar este taller usted podr:

Abrir una bitcora Crear notas de bitcora Configurar alertas y avisos de bitcora Dar seguimiento a las notas abiertas
Prerrequisitos Antes de estudiar este taller debe cumplir con los siguientes requisitos: Conocimientos bsicos de Windows y manejo de Internet. Conocer el alcance y manejo de una bitcora de obra pblica. Los participantes del curso debern contar con Firma Electrnica Avanzada (FIEL).
Premisa
El sistema Bitcora Electrnica de Obra Pblica (BEOP) fue desarrollado con la visin de ser una herramienta informtica que apoye a la transparencia y supervisin de obra (reemplazando el uso de la bitcora tradicional), permitiendo al usuario final, agregar, compartir y obtener informacin oportuna, confiable y veraz; optimizando el uso de la tecnologa, mediante accesos remotos; adems de facilitar la consulta para apoyar el seguimiento del desarrollo de la obra y la extraccin de informacin.
DEFINICION DE BITCORA:
Bitcora: El instrumento tcnico que, por medios remotos de comunicacin electrnica, constituye el medio de comunicacin entre las partes de un contrato de obra pblica o de servicios relacionados con la misma, en donde se registran los asuntos y eventos importantes que se presentan durante la ejecucin de los trabajos;
ROLES DE USUARIOS IMPLICADOS:
La BEOP cuenta con distintos tipos de usuario y cada uno de ellos realiza actividades diferentes de acuerdo a su perfil. Para facilitar el uso y explicacin de la misma se usan iconos para los usuarios finales (Residente de Obra, Supervisor de Obra y Superintendente de Construccin) que simbolizan los roles usados:
Residente de Obra: El servidor pblico designado por escrito por la Dependencia o Entidad, con los conocimientos, habilidades, experiencia y capacidad suficiente para llevar la administracin y direccin de los trabajos y cuyas funciones especficas son para la supervisin, vigilancia, control y revisin de los trabajos.
Fecha de ltima actualizacin: Enero 2011
Prcticamente es el propietario o administrador de la(s) bitcora(s) que le hayan sido designadas y es el nico usuario que puede dar inicio a una bitcora en el sistema. Es el representante por parte del gobierno. Tiene facultad para crear, firmar, abrir y cerrar las notas y establecer seguimientos a las mismas, adems puede configurar el servicio de alertas y mensajes de la(s) bitcora(s) asignada(s). As mismo, administrar los catlogos de temas y fases. Superintendente de Construccin (Contratista): El representante del contratista ante la Dependencia o Entidad, para cumplir con los trminos y condiciones pactados en el contrato, en lo relacionado con la ejecucin de los trabajos. Puede crear, firmar, abrir, cerrar y dar seguimiento a notas.
Supervisor de Obra: El servidor pblico designado por la Dependencia o Entidad, o persona fsica o el representante legal de una persona moral externa nombrada por contrato, con los conocimientos, habilidades, experiencia y capacidad suficiente para llevar la administracin y direccin de los trabajos y cuyas funciones especficas son coadyuvar con la Residencia de Obra en la supervisin, vigilancia, control y revisin de los trabajos y vigilar que los materiales, la mano de obra, la maquinaria y equipos sean de la calidad y caractersticas pactadas en el contrato de la obra pblica; El Supervisor realiza las mismas funciones que el Residente de Obra con la salvedad de no poder iniciar bitcoras ni configurar el servicio de alertas y mensajes de la(s) bitcora(s) asignada(s).
Otros usuarios de carcter administrativo:

Administrador de la Dependencia o Entidad: El servidor pblico designado por el titular de la dependencia o entidad de la Administracin Pblica Federal como responsable de administrar y controlar los accesos al programa informtico por parte de los administradores Locales.
Administrador Local: El servidor pblico designado por el Administrador de la Dependencia o Entidad como responsable de administrar y controlar los accesos al programa informtico por parte del residente de obra, supervisor de obra y superintendente de construccin;
Nota Algunas caractersticas y funcionalidades solo estarn disponibles segn su rol asignado. A partir de ahora mostraremos los iconos definidos para cada rol cuando aplique la funcionalidad para el.
FLUJO DEL PROCESO DE LA BITCORA:

El proceso para llevar el registro de eventos relevantes de las obras o servicios (bitcora) consiste en los siguientes puntos: 1. Las partes involucradas (Residente de Obra, Supervisor de Obra y Superintendente de Construccin) inician una bitcora en una libreta con hojas foliadas, cada hoja tiene un original y dos copias. A esta libreta se le coloca una portada con informacin del contrato. Al inicio se deben hacer dos notas: la de apertura y la de validacin, registrando como mnimo lo indicado en el los artculos 95 y 96 del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, respectivamente. Durante el desarrollo de los trabajos se debern asentar peridicamente notas de aspectos relevantes, durante todo el desarrollo de la obra. En el cierre de la bitcora se deber crear una nota especial de cierre de la bitcora, que d por terminado los trabajos. Por ltimo las libretas de bitcora debern ser conservadas en forma ordenada y sistemtica cuando menos por un lapso de tres aos.
2.
3. 4.
5.
SERVICIOS QUE OFRECE LA BEOP:
Acceso al sistema desde cualquier computadora que tenga conexin a la red Internet. Seguridad de la informacin. Disponibilidad de la informacin para consultas remotas.
BENEFICIOS DE LA BEOP:
Informacin en tiempo real de lo que sucede en una obra. Seguridad de manejo de informacin. Implementacin de Firma Electrnica Avanzada para garantizar la autenticidad de la informacin. Informacin veraz, oportuna y clasificada. Las Dependencias o Entidades pueden respaldar su informacin de manera digital e impresa.
Tiempo estimado para completar el taller: 120 minutos
Leccin 1: Acceso al sistema

Ubicacin del navegador: (ejemplo elaborado con Internet Explorer de Windows). Acceda al navegador de Internet, de cualquiera de las siguientes maneras: Clic sobre el icono de Clic sobre el icono Seleccione Seleccione y haga clic sobre l. y a continuacin
Presione las teclas
+ [D]; o bien,
Haga doble-clic en el icono ubicado en su escritorio.
Acceso al Sistema de BEOP. Una vez abierto el navegador, ubquese en la barra de direccin URL y teclee lo siguiente:
Si desea ingresar al sistema con fines de capacitacin o prcticas: http://capacitacionbeop.funcionpublica.gob.mx:8080/bitacora Si desea acceder para ingresar datos reales de operacin (ambiente de produccin): www.funcionpublica.gob.mx/bitacora/ y a continuacin localice la imagen de INGRESO A LA BEOP. O Bien, a travs de la direccin http://beop.funcionpublica.gob.mx
Nota: Para tener acceso al sistema es necesario que el navegador de Internet soporte JAVA y controles ActiveX. As como Adobe Flash Player.
Autentificacin
En la pantalla de acceso, introduzca la clave de usuario que le haya asignado su Administrador Local, ya sea para acceder como Residente de Obra, Supervisor de Obra o Superintendente de Construccin; a continuacin introduzca la contrasea y presione el botn ENTRAR.
Leccin 2: Apertura de Bitcora

Portada de bitcora Al iniciar la sesin como Residente de Obra, se mostrarn las bitcoras que han sido asignadas por el Administrador Local de su Dependencia y el estatus de cada una de ellas. Para iniciar la apertura de una bitcora localice el nmero de contrato y sta debe indicar la leyenda [Iniciar bitcora], a continuacin d clic en este mensaje y se abrir el asistente de apertura (nota 1 y 2):
Nota: la ventana [Bitcoras de Obra Pblica], presenta todas las bitcoras a las que tiene acceso un usuario. Por default es la primera vista al iniciar sesin. Otra forma de visualizar las bitcoras que tiene asignado el usuario firmado es haciendo clic en [Bitcoras] [Mis bitcoras] en el men vertical izquierdo.
Se sugiere que para iniciar la bitcora estn presentes los actores involucrados en la alimentacin de informacin en el sistema, es decir, adems del Residente de Obra, el Supervisor de Obra (si es el caso) y el Superintendente de Construccin, ya que debern firmar electrnicamente la nota 1 para redactar la nota 2 desde la sesin del Residente.
El [asistente de apertura de bitcora] se divide en tres secciones:
Portada: Datos principales del contrato y de la obra. Nota Apertura: Datos de personal responsable y del contrato. Nota de validacin: Horarios de firma y fecha de presentacin de estimaciones. El sistema genera por default un horario abierto para la captura y firma de las notas.
En la seccin portada del [asistente de apertura de bitcora] llene los siguientes datos en el campo correspondiente:
Campo Imagen de logotipo
Descripcin Se sugiere que seleccione el logotipo de su Dependencia o Entidad Federal, previa descarga de ste en mis documentos imgenes (archivos tipo .JPG o Mapa de Bits .BMP Nombre o descripcin del lugar donde se ejecutar la obra materia del contrato
Lugar donde se realizan los trabajos
Presione siguiente para avanzar en el asistente y llenar la nota de apertura.
Nota apertura. En la [nota de apertura] se detallan los datos principales de un contrato y las personas autorizadas para alimentar informacin y firmar electrnicamente las notas. Esta dividida en tres secciones: Datos generales de las partes involucradas, Datos particulares del contrato y Datos de personal autorizado para uso y/o firma. Indique los valores que se piden en el formulario de nota de apertura. Los datos indicados con asterisco son obligatorios.
Ejemplo de los Datos Particulares del Contrato:
Campo Nmero de contrato Proyecto Direccionamiento presupuestal Objeto del contrato Fecha de inicio Fecha de trmino Plazo Monto Localizacin de la residencia de la obra
Valor 190570720311-AA (debe coincidir con el nmero registrado en compranet) KU-MALOOB-ZAAP P3233-23231 Ingeniera 12/04/2009 31/12/2009 265 173,000,000.00 (M.N.) Lagunas, Oaxaca
Pulse el botn siguiente para desplegar la segunda parte de la pgina [Nota de Apertura] Al desplegarse la segunda parte de la [Nota de Apertura] el sistema le alertar que es necesario capturar los datos particulares del Residente de Obra y del Superintendente de Construccin:
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Capture los datos que solicita el asistente: Nombre, Datos Particulares y Firma del Personal Autorizado Ejemplo de los datos que solicitar la aplicacin:
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Representante tcnico autorizado para la utilizacin de la bitcora En este apartado agregue al usuario que tendr el papel de representante tcnico, con la opcin de asignarle privilegios de firma de notas, (en caso de que haya un usuario con este perfil). Otras Anotaciones Indique en este campo para datos importantes a considerar en la apertura de bitcora. El mximo de caracteres permitidos es de 3000 y no se aceptan caracteres especiales, como el uso de comillas simples o dobles. Archivos adjuntos Agregue archivos relacionados con la apertura de la bitcora, tales como planos, programas de obra, documentos, etc. Los archivos no deben superar los 2 MB de tamao. Pulse siguiente, se mostrar la pantalla de firma para la nota de apertura. En esta pantalla se listaran todos los usuarios agregados en la seccin Nombres, datos particulares y firma de personal autorizado as como tambin los representantes tcnicos con autorizacin de firmar.
Haga clic en el icono para abrir el formulario de Firma Electrnica Avanzada (se debe emplear una firma electrnica expedida por Agencia o Autoridad Certificadora) en cada uno de los usuarios en el listado (ver Leccin 8). Repita el paso anterior por cada usuario autorizado. Pulse el botn siguiente para continuar con el llenado de la [nota de validacin]
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Nota validacin. La nota de validacin permite acordar los horarios establecidos para asentar notas as como tambin el da de presentacin de las estimaciones y los generadores de obra. El sistema genera por default un horario abierto para el asentamiento y firma de notas, esto para evitar que de ser necesario agregar una nota fuera del horario establecido, el sistema restrinja la accin. Por lo tanto el horario se encuentra automatizado y no puede ser modificado. Capture el plazo mximo para firmar una nota en el campo de la seccin [Plazo]
En la seccin [generadores] seleccione la periodicidad en que sern presentados los generadores de obra.
En la seccin Estimaciones escriba el da del mes que se entregarn las estimaciones.
Presione el botn Siguiente para proceder a firmar la nota Haga clic en el icono para abrir el formulario de Firma Electrnica (debe utilizar una firma expedida por Agencia o Autoridad Certificadora de acuerdo a los lineamientos que regulan el uso de este programa informtico) (ver Leccin 8) en cada uno de los usuarios en el listado. Presione el botn Finalizar, el sistema desplegar un mensaje indicndole que ha finalizado la apertura de bitcora, pulse Aceptar para ser redireccionado a la pgina [Notas de bitcora]
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Leccin 3: Configuracin de una bitcora

Las bitcoras tienen varias caractersticas que permiten configurar el funcionamiento de alertas de seguimiento y de firma En [Bitcoras de Obra Pblica] men Mis Bitcoras, seleccione una bitcora para activarla y mostrar el resumen de datos. A continuacin se desplegar su ficha.
Del lado derecho de la ficha de la bitcora tiene tres iconos. Haga clic en el icono acceder a la pantalla de configuracin de bitcora.
para
Las opciones de configuracin se agrupan en dos secciones: (Notas por firmar y Alertas, y Seguimiento) capture los valores que le solicita la aplicacin. A continuacin se presenta un ejemplo del contenido:
Notas por firmar Campo Enviar un recordatorio va email cada Con copia a correo electrnico Valor 24 horas residencia1@funcionpublica.gob.mx
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Alertas y seguimiento
Campo Enviar alertas de seguimiento Enviar alertas de seguimiento por A partir de (das de vencer el plazo para atender notas Cada
Valor Activada Activada 3 12 horas
Haga clic en el botn Guardar para aplicar la nueva configuracin
Pantalla de configuracin de bitcora:
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Leccin 4: Creacin de una Nota

En las [Bitcoras de Obra Pblica] seleccione una bitcora dando clic en el nmero de contrato Esta accin har que se despliegue la [Ficha de la bitcora] y as mismo, quede seleccionada como bitcora activa. Esta accin es importante de lo contrario no podr asentar notas.
Agregar nota
Del lado derecho de la [Ficha de la bitcora] d clic sobre el icono de Formatos para Bitcora de Obra disponibles.
para desplegar la pgina
Al dar clic sobre un tema, se abrirn ms opciones de notas.
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Ejemplo del despliegue de las opciones de Ejecucin y Supervisin Elaboracin y Trmite de Estimaciones de Contratos:
Al cargar la pgina [Recepcin de la estimacin de obra], el sistema le mostrar una ventana informativa con elementos Importantes que se deben considerar cuando se llena una nota referente a estimaciones. Lea la informacin presentada en la ventana de dilogo y d clic en el botn [aceptar].
Nota importante: al elegir un formato de nota, el sistema enviar mensajes informativos de este tipo, lea cuidadosamente los mensajes que le ayudarn en la redaccin.
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Todos los formatos para el llenado de las notas presentan la siguiente estructura: Clasificacin: Se definen las fases y temas asociados a la nota. Esta seccin necesariamente debe contener datos, de lo contrario no podr guardar la nota. Datos de la Nota: Aqu debe especificar el nmero de estimacin, el periodo comprendido y la fecha de recepcin de nota, as mismo puede indicar si lleva documentacin soporte asociada. Seguimiento: Indica si la nota hace referencia a otra(s) nota(s).
En la seccin [Clasificacin], d clic [Seleccionar fases], despus, elija de la lista de fases la opcin General; d clic en para agregar la fase a la nota.
En la seccin [Clasificacin], d clic en [Seleccionar temas], despus, elija de la lista de temas la opcin Estimaciones; d clic en para agregar el tema a la nota.
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En la seccin [Datos de la nota], introduzca los datos que solicita el sistema: Nmero de Estimacin, Periodo del Al, Fecha de recepcin de la estimacin, Documentacin de soporte recibida, estado de la nota y fecha de vencimiento del plazo.
La Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas especfica que las estimaciones deben ser autorizadas de acuerdo a un plazo establecido no mayor a 15 das (consulte la Ley y su reglamento para mayor detalle). Con esto ha llenado la nota usando el formato predefinido para la [Recepcin de estimacin de obra], ahora d clic sobre el botn para avanzar a la pgina [Nota Libre]
Toda la informacin capturada anteriormente es presentada ahora en la pgina [Nota Libre], con la finalidad de facilitarle la redaccin de la nota, se presentar un texto que debe adecuarse de manera que la informacin sea clara. Podr dar formato al texto, agregar informacin o agregar imgenes, tablas, etc. A continuacin se muestra la pantalla de edicin:
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Realice en la seccin [Contenido de la nota] los cambios que requiera:
Ejemplo del contenido:
Ahora, los usuarios responsables debern firmar electrnicamente la nota (Consulte la Leccin 8 de este manual).
Listo, la nota est firmada y ha sido incluida en la bitcora electrnica.
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Leccin 5: Seguimiento
En las [Bitcoras de Obra Pblica] seleccione una bitcora. Esta accin har que se despliegue la ficha de la bitcora y as mismo quede seleccionada como bitcora activa.
En la parte inferior de la [ficha de la bitcora] en el apartado [Estatus], d clic sobre el icono . Esta accin lo llevar a la pgina [Notas Abiertas], observe que la columna [Estado] tenga el valor Abierta. Las notas deben mantenerse abiertas mientras se espera una respuesta a la solicitud en el contenido de la misma. La respuesta tiene un plazo. Para saber el plazo de vigencia de la nota abierta se debe dar seguimiento a la misma, para ello, d clic en el men izquierdo [Notas] [Seguimiento de Notas] De acuerdo a las notas abiertas (primera imagen) se puede visualizar los semforos en Seguimiento de nota (segunda imagen) que representan grficamente el estatus del seguimiento.
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Observe que la [fecha de vencimiento de plazo] es N das posteriores a la fecha de creacin de la nota. Observe tambin que hay una columna llamada [semforo], la cual presenta diferentes valores. Para dar contestacin a la nota abierta, genere una nueva nota. D clic en la opcin [Notas] [nueva nota] del men del panel izquierdo del sistema. Esta accin presentar la pgina de [Formatos para bitcora de obra] Seleccione [Ejecucin y Supervisin][Elaboracin y Trmite de Estimaciones de Contratos] [Autorizacin de la Estimacin de Obra]
Se abrir el formato predeterminado [Autorizacin de Estimacin de Obra],
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En la seccin [Clasificacin], d clic en [Seleccionar fases:], despus, elija la opcin General de la lista de fases; a continuacin d clic en para agregar la fase a la nota.
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En la seccin [Clasificacin], d clic en [Seleccionar temas], despus, elija de la lista de temas que corresponda a la nota (para este ejemplo Estimaciones); d clic en la nota. para agregar el tema a
En la seccin [Datos de la nota], introduzca los datos que pide el Formato: Nmero de estimacin,
Periodo, Fecha de autorizacin, Importe de Trabajos Ejecutados, si son deductivas o no, etc.
Ejemplo:
En la seccin [Seguimiento] d clic sobre el botn mostrar la pgina [Bsqueda de Notas Abiertas], de la cual agregar la referencia de la nota a contestar. D clic en el cuadro de control de la nota en cuestin. Ejemplo:
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Nota importante: la siguiente pantalla nicamente mostrar las notas abiertas, si es que la bitcora actual contiene stas:
Despus de haber dado clic sobre el cuadro de control de la nota, puede realizar las siguientes acciones, como ejemplo:
Al marcar el cuadro de control cerrar, indicamos que con esta nota queda constatada. Ahora d clic sobre el botn para indicar la referencia a las notas abierta relacionadas con la nota actual.
Haga clic sobre el botn
. para proceder a firmar
Ahora est en la pgina [Nota Libre], d clic sobre el botn la nota.
A continuacin, debe firmar la nota. (Consulte la Leccin 8 Procedimiento para firmar electrnicamente una nota.)
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Despus de firmar la nota el sistema le asignar el siguiente nmero de folio consecutivo. A continuacin se mostrar la pgina de firma de nota.
Para verificar que la nota ha quedado cerrada, haga clic en [Notas] [Seguimiento de Notas] del men izquierdo de la bitcora. Usted puede consultar el seguimiento de notas (solo notas abiertas) mediante el siguiente procedimiento: Previa seleccin de la bitcora que desee consultar, d clic en [Seguimiento de notas] en el men vertical del lado izquierdo}:
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En la pgina [Seguimiento de Notas] d clic sobre una bitcora abierta. Usaremos, para este ejemplo Se recibe del contratista con fecha de... de la columna Descripcin.
La accin anterior lo llevar a la pgina [Detalle de la Nota]. Verifique que la nota est abierta y contine con la conclusin de la redaccin y la firma para cambiar el estatus a cerrada.
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Leccin 6: Nota Libre y Borradores

El sistema tiene la funcionalidad de crear Notas libres, que son las notas de bitcora que no corresponden a ningn Formato prediseado en la BEOP, sin embargo obedecen a alguna fase y tema. Los borradores, son notas que no se pueden completar al momento de la captura por falta de datos o nicamente se quiere guardar informacin para su uso posterior, sin tener el carcter de nota oficial, esto es como hacer anotaciones preliminares en una hoja de papel para uso posterior. Los borradores no tienen ninguna validez oficial en el sistema y no los puede ver la contraparte hasta que se conviertan en nota, esto es cuando se edita la nota y se acciona el botn
En [Bitcoras de Obra Pblica], Seleccione la bitcora a la cual desea agregarle una nota o borrador. Recordar que debe indicar una bitcora para activarla.
Agregar nota
Haga clic en el icono
para acceder a la pgina de [Formatos para Bitcoras de Obra].
La pgina de [Formatos para Bitcoras de Obra]. Le permite elegir entre varios formatos, el adecuado para la nota que desee asentar.
Seleccione
para asentar una nota en forma libre en la pagina [Nota libre].
La pgina nota libre se divide en cuatro secciones: Clasificacin, Contenido nota, Archivos adjuntos y Seguimiento.
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Clasificacin: Se definen las fases y temas asociados a la nota. Esta seccin necesariamente debe contener datos, de lo contrario no podr guardar la nota. Contenido Nota: rea de edicin, permite capturar una nota utilizando imgenes, tablas y formatos de texto, as como tambin verificar la ortografa del texto. Archivos adjuntos: Permite anexar a una nota, cualquier tipo de archivo relacionado con el contenido de sta. Seguimiento: Indica referencias a otra(s) nota(s).
En la seccin [Clasificacin], d clic en [Seleccionar fases:], despus, elija de la lista de fases la opcin Civil-Estructural, d clic en para agregar las fase a la nota.
En la seccin [Clasificacin], d clic en [Seleccionar temas:], despus, elija de la lista de temas la opcin reporte diario de actividades; d clic en para agregar el tema a la nota.
En la seccin [Contenido nota], dentro del editor de texto, capture el texto deseado: Ejemplo, Galera fotogrfica del contrato 1905720311 (Enero 2009)
Formato del texto Seleccione todo el texto que introdujo y elija Heading 2 en la lista desplegable normal, para convertir el texto seleccionado anteriormente en titulo nivel 2. Presione el botn insertar lnea horizontal de la barra de herramientas del editor de texto.
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Ejemplo:
Tablas Ubquese despus de la lnea horizontal y presione el botn insertar tabla. Se desplegar el dialogo Insertar Tabla
El dialogo insertar tabla le permite especificar de cuntos renglones y columnas desea la tabla. Escriba los siguientes datos en el dialogo insertar tabla y presione el botn OK. Ejemplo: una tabla de 4 filas, 3 columnas y valor del borde: 1
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Escriba Fotografa y descripcin como titulo de la primera y segunda columna respectivamente
Seleccione el titulo de cada columna en la tabla y seleccione el botn de letra Bold (negrita)
Imgenes Colquese en la primera celda despus del ttulo de la primera columna, y presione el botn agregar imagen . Se desplegar el cuadro de dialogo insertar imagen
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En el dialogo [insertar imagen] presione el botn Enviar Imagen para subir desde su maquina una imagen al servidor (slo se pueden insertar imgenes del servidor). Aparecer el dialogo [Enviar Imagen] el cual permite subir un archivo de imagen al servidor
Escriba en el cuadro de dilogo [Enviar Imagen] la ubicacin del archivo de imagen: ejemplo c:\capacitacin\archivo de imgenes de la obra\28022008.jpg Presione el botn enviar para subir la imagen al servidor y cerrar el dilogo [Enviar imagen]
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En el dilogo [Insertar imagen] haga clic en la imagen que desee agregar para insertar la imagen en el texto. Observe el siguiente ejemplo:
Borradores Son notas an no firmadas, sin nmero de folio. A los borradores se les genera un nmero de control llamado consecutivo de borrador. Presione el botn guardar como borrador, el sistema le asignar automticamente un nmero de control a la nota borrador. El sistema lo llevar hacia la pgina [Borradores por nmero] y mostrar el nmero asignado al borrador. Presione aceptar a la ventana emergente.
Nota: Una nota borrador slo puede editarse por los usuarios creadores, ya sea de Gobierno o Contratista. Para que la otra parte pueda ver un borrador es necesario que el usuario propietario la comparta mediante el control diseado para este fin.
Compartir Borradores En la pgina [Borradores por nmero] seleccione el vnculo No en la columna compartida para cambiar el valor a S. El sistema desplegar el siguiente dilogo para confirmar su peticin:
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Editar un Borrador compartido
Presione el botn SALIR en la parte superior de la aplicacin:
Salir
Ingrese a la aplicacin con usuario de tipo Superintendente de Construccin (solicite un usuario de este tipo a su Administrador Local o de Dependencia). Ejemplo, solo visual
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Campo Usuario contrasea
Valor Contratista1 Adcce224
En [Bitcoras de Obra Pblica], Seleccione una bitcora que contenga borradores para mostrar la ficha de la bitcora y activar la bitcora. Para este ejemplo mostraremos la bitcora 18164-09 (PULVERIZADORES) 1
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Seleccione la bitcora que desee configurar en [Bitcoras de Obra Pblica] (Bitcoras > Mis Bitcoras). Se desplegar la ficha de la bitcora mostrando que tiene borradores. Presione el icono borradores para visualizar todos los borradores Se desplegar la pgina borradores por nmero
Presione el vnculo de la columna descripcin para visualizar la pgina [Detalle de borrador]
En la pgina [Detalle de borrador] haga clic en el vnculo editar para modificar la nota Presione el botn para verificar la ortografa a la nota.
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En la pgina [Edicin de nota] seleccione la tabla y presione en botn centrar centrar la tabla con respecto a la nota. Al final de la pgina [Edicin de nota] presione el botn guardar como borrador.
. Con esto se
PENDIENTE DE REVISIN Nota: Observe que slo se permite guardar como borrador y no aparece el botn [Aplicar firma]. Esto se debe a que un borrador compartido debe ser firmado primero por el usuario que lo registr inicialmente.
Leccin 7: Consultas
En las [Bitcoras de Obra Pblica] seleccione la bitcora con la cual desea trabajar. Esta accin har que se despliegue la [Ficha de la bitcora] y as mismo quede seleccionada como bitcora activa.
Ejemplo para fines de visualizacin: Seleccionamos la bitcora 000800052 (prueba) 1
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En el men izquierdo del sistema, d clic en [Notas] - [Notas Bitcora], para visualizar la pgina [Notas por Nmero].
Herramientas de consulta [
]:
Ordenar notas por nmero Ordenar notas por fecha Ordenar notas por tema Ordenar notas por fase Ordenar notas por estado Realizar bsquedas filtradas
Imprimir notas seleccionadas
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D clic en el icono hacia el pasado.
para ordenar las notas por fecha. Las notas sern ordenadas del da de hoy
D clic en el icono fase:
para ordenar las notas por fases. Las notas sern agrupadas por tipo de
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D clic en el icono
para ordenar las notas por temas. Las notas sern agrupadas por temas:
D clic en el icono para ordenar las notas por estado (estatus). Las notas sern agrupas de acuerdo a su estatus: abiertas o cerradas.
Estado de una Nota Una nota se indica Abierta cuando requiere de comentarios de la contraparte, una vez completada debe ser firmada por el usuario creador. La nota Cerrada es definitiva, el creador no requiere negociacin ni comentarios de la contraparte. A continuacin se muestra la imagen donde se indica este estatus:
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D clic en el icono , para regresar a la pgina por default. Ahora d clic en el icono de bsqueda. Esta accin har que se muestre la seccin de bsquedas por filtro en la pgina de notas firmadas: Realice consultas filtradas por texto, tema, nmero de nota, indicando un texto para tal fin, y a continuacin presione .
Ejemplo de texto a buscar:

Consulta 1 2 3 Campo Filtro Texto: Tema: Notas: Valor Contratista Estimaciones 1,5
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Con la ltima consulta realizada (filtrado por notas: 1,5) d clic en el icono . Esto har que se genere la vista preliminar de impresin de las notas 1 y 5 (Esta accin puede tardar un poco)
42
43
Con esto ha terminado la leccin de Consultas de Notas.
Leccin 8: Procedimiento para firmar electrnicamente una nota de bitcora

Nota: El usuario que desee firmar una nota debe ser el mismo que ingrese al sistema, es decir, deben coincidir el RFC registrado en el sistema como usuario con el del certificado y llave electrnica. Esto a excepcin de las notas de apertura de bitcora 1 y 2 que debe hacerse bajo el usuario de tipo Residente de Obra.
Presione el botn [Firmar Nota] en la ventana siguiente:
Puede optar imprimir los datos de la nota previo a la firma.
44
A continuacin, indique la ubicacin del archivo de la llave (.key), el certificado (.cer) y la contrasea de ambos.
Presione en [Aceptar] para confirmar la siguiente pantalla.
45
D clic en [Siguiente]
El sistema le enviar un nmero de Transaccin, pero la nota no ha sido firmada. En este momento usted puede optar por cancelar la firma, cerrando la ventana. La prxima vez que ingrese ya tendr un nmero de transaccin, y solo tendr que continuar con los siguientes pasos. Confirme la operacin dando clic en [CORROBORAR].
Cuando el sistema le da un nmero de folio, usted ha firmado formalmente la nota. Puede imprimir o guardar el nmero de folio. Las siguientes pantallas confirman esta accin.
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En caso de que la aplicacin le enve el mensaje de FALL LA FIRMA, es necesario cerrar los mensajes e iniciar desde el primer paso de esta leccin.
Leccin 9: Procedimiento para cerrar la bitcora.

Para realizar el cierre de la bitcora es necesario utilizar las notas predeterminadas de TERMINACION.
El Superintendente deber asentar la nota de NOTIFICACION DE LA TERMINACION DE LOS TRABAJOS A LA RESIDENCIA DE OBRA.
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Una vez que el Superintendente asent dicha nota, el Residente podr asentar la nota de COMUNICACIN AL CONTRATISTA DE LA FECHA DE RECEPCION DE LOS TRABAJOS.
El paso final es asentar la NOTA DE CIERRE DE LA BITACORA, la cual al igual que la anterior, slo puede ser capturada por el Residente.
Una vez realizada la NOTA DE CIERRE DE LA BITACORA no se podrn asentar, editar o firmar ms notas del contrato.
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SERVICIOS QUE OFRECE LA BEOP:

Tiempo estimado para completar el taller: 120 minutos

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Leccin 1: Acceso al sistema

Presione las teclas

Haga doble-clic en el icono ubicado en su escritorio.

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Leccin 2: Apertura de Bitcora

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El [asistente de apertura de bitcora] se divide en tres secciones:

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Campo Imagen de logotipo

Lugar donde se realizan los trabajos

Presione siguiente para avanzar en el asistente y llenar la nota de apertura.

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Ejemplo de los Datos Particulares del Contrato:

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En la seccin Estimaciones escriba el da del mes que se entregarn las estimaciones.

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Leccin 3: Configuracin de una bitcora

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Valor Activada Activada 3 12 horas

Haga clic en el botn Guardar para aplicar la nueva configuracin