TALLER No.

1. Realice un repaso sobre el tema Manual de Procesos y Procedimientos

para el manejo de la correspondencia en la empresa. Manual de Archivo y
Correspondencia (Manual de Gestión Documental, Plan de Gestión
documental).

Con el fin de adelantar un adecuado control y seguimiento a la correspondencia

en cada una de las oficinas, es indispensable al radicar en las Unidades de
Correspondencia o en el Grupo de Administración de Documentos todas las
comunicaciones oficiales que se reciban y produzcan y controlan su trámite a
través de cualquier opción automatizada o manual. Es necesario implementar
instrumentos de control.
Recepción de comunicaciones oficiales y otros envíos en la dependencia: El
encargado en cada dependencia de la recepción de las comunicaciones
oficiales deberá confrontar el formato de comprobante de recorrido a
dependencias contra los documentos que recibe y deberá devolverlo firmado a
satisfacción o con las observaciones correspondientes a la Unidad de
Correspondencia.
Distribución y trámite de la correspondencia en la dependencia: El encargado
en cada dependencia de la distribución y trámite de la correspondencia deberá
controlar los siguientes trámites:
• Todos los traslados de las comunicaciones a funcionarios.
• La fecha de devolución de las comunicaciones tramitadas por los
funcionarios de la dependencia, para evitar que figuren como pendientes de
trámite.
• Cuando se trate de comunicaciones extremas a las que se les ha dado
respuesta escrita se debe adjuntar el antecedente a la respuesta, para que
los funcionarios de la Unidad de Correspondencia, puedan registrar que ha
sido tramitado.
• Registrar las comunicaciones que quedarán como soporte de los archivos
de gestión sin respuesta porque no la amerita.
Recordatorios de correspondencia: La Unidad de Correspondencia remitirá
mensualmente a todas las áreas el recordatorio de correspondencia pendiente
de trámite como alerta de comunicaciones que se encuentran pendientes de
trámite con el fin de darles respuesta o para que se registren como soporte de
los archivos de gestión porque no requieren respuesta.
De igual forma, cada dependencia deberá elaborar un recordatorio interno
sobre las comunicaciones pendientes de trámite a cargo de cada uno de los
funcionarios.

ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

La Ley General de Archivos (594 de 2000), estableció la obligatoriedad para las
entidades del estado de elaborar las Tablas de Retención Documental, así
como la presentación de las mismas al Archivo General de la Nación, para su
aprobación.
Teniendo en cuenta que mediante Acuerdo 054 del 30 de octubre de 2001, el
Archivo General de la Nación aprobó la Tabla de Retención Documental del
SENA, la entidad estableció la obligatoriedad en su aplicación para todas las
dependencias con Resolución 01515 del 5 de diciembre de 2001.
De acuerdo con la reestructuración de la Entidad, se actualizaron las Tablas de
Retención de la Dirección General y se estableció su aplicación obligatoria con
la Resolución 002625 del 15 de diciembre de 2005.
Recomendaciones generales para clasificar los documentos de archivo
Todos los documentos que ingresen o produzcan las dependencias, se deben
clasificar teniendo en cuenta los siguientes conceptos y se deben abrir y cerrar
expedientes por años. Se exceptúan los expedientes de contratos; convenios;
historias laborales y de pensionados; procesos judiciales y disciplinarios;
inventarios y traspasos de muebles y equipos y transferencias documentales)
los cuales se cierran únicamente cuando se finaliza el proceso adelantado en
desarrollo de un mismo contrato o convenio, cuando se retira el funcionario,
cuando se finaliza el proceso judicial o disciplinario, cuando se hace entrega
definitiva del inventario o cuando se establece como disposición final de los
documentos su eliminación, series que pueden estar conformadas por uno o
más expedientes, de acuerdo con el volumen documental que manejen.

2. Investigue cuáles son las normas legales establecidas para clasificación y

despacho de documentos. Elabore un mapa conceptual sobre este tema.

• ACUERDO No. 002 (Enero 23 de 2004) “Por el cual se establecen los

lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados” EL
CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
• ACUERDO 016 (MARZO 8 DE 2002) Por el cual se adopta la política
archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos
públicos de las cámaras de comercio. El Consejo Directivo.
• ACUERDO No. 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla del
artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento
General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos.
• ACUERDO No. 008 (Octubre 18 de 1995) “Por el cual se reglamenta la
transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden
nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, ordenada por el Decreto.
• ACUERDO No. 006 (febrero 07 de 1996) “Por el cual se crea el Comité
Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación” LA JUNTA
DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN En uso de sus
facultades.
• COORDINACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA
Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de
1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema.
• NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS NTC 3723: Micrografía.
Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de
plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación.
• NTC 4080: .Micrografía. ...
(Clasificación, ordenación, descripción), se adelantan en la dependencia
llamada de CLASIFICACION Y DESCRIPCION, en concordancia con la
normatividad vigente. Tal es el caso de la utilización de la Norma.
COORDINACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA Con la
creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le
asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema.

• Clasificación y Descripción
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión
de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la información para el
cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron
creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las

entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos
archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que
se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la
Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del
programa.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de

Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción,
distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los
documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de
la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento
archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y
procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con
sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de
racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la
administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento
natural de sus procesos informativos.

La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.

Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar
el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las
entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la
administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio
técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan
con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos.
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en
cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información
contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del
sistema.”

En cumplimiento de lo anterior, un sistema de información para el Programa de

Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral
que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de
dicho programa. Es por ello que no obstante, por desigual desarrollo
tecnológico, se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o
adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis
y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas
archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la
plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del
proyecto.

Es de advertir, que la carencia de una política archivística en las entidades

durante mucho tiempo, incidió en que los documentos producidos por las
instituciones no tuvieran tratamiento archivístico alguno y por lo tanto, hoy se
encuentran en la mayoría de las entidades, fondos acumulados, que no se
pueden desconocer por ser una realidad que se afronta en los archivos de las
entidades del país. Por lo anterior, el Archivo General de la Nación contempla
en este modelo de Programa de Gestión Documental, esta situación de los
fondos acumulados, para que sea corregida y superada por las entidades,
como un capítulo aparte para su atención y desarrollo.

La conceptualización del programa de gestión documental que aquí se ofrece,

parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificación
e importancia, para luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos,
consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades
y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los
documentos

3. Realice un repaso sobre las NTC vigentes para la elaboración y

presentación de documentos empresariales. Elabore un cuadro resumen.
NTC 3393 Elaboración de cartas comerciales
NTC 3234 Elaboración de circulares
NTC 3397 Elaboración de memorandos
NTC 3394 Elaboración de actas administrativas
NTC 3588 Elaboración de informes administrativos
NTC 3369 Elaboración de sobres comerciales
NTC 3580 Guía para la elaboración de hoja de transmisión por telefax
NTC 4176 Elaboración de certificados y constancias
NTC 1486 Elaboración de proyectos, tesis, trabajo de grado y otros

4. realice un repaso sobre las normas de calidad ISO para la gestión

documental. Enfatice en lo relativo al recibo y despacho de documentos.

La ISO 9001 habla sobre la documentación de la gestión.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

• Definición del proceso para lograr el resultado deseado

• Identificación de las entradas y salidas del proceso
• Identificación de las interrelaciones del proceso con las funciones de la
organización
• Identificación de posibles riesgos e impactos de los procesos en los
clientes, proveedores y otras partes interesadas en dichos procesos.
• Establecimiento de la clara responsabilidad, autoridad y compromiso para
gestionar el proceso
• Identificación de procesos especiales (la conformidad del producto
resultante no se puede verificar fácil y económicamente)
• En general implica la planificación e implementación de los procesos, bajo
condiciones controladas para agregar valor.

TIPO DE DOCUMENTOS
• Documentación acerca del sistema de gestión de la calidad. Manuales de
calidad.
• Documentación acerca de la aplicación del sistema de gestión de calidad.
Planes de calidad.
• Documentos que establecen requisitos. Especificaciones.
• Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias. Guías.
• Documentación acerca de cómo desempeñar las actividades o procesos.
Procedimientos, Instrucciones, Planos.
Documentación que proporciona evidencia objetiva de las actividades
realizadas o de los resultados logrados.
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
Política y objetivos, manual de calidad, procedimientos ISO, control de
operaciones, registros de calidad ISO.

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
PROCEDIMIENTOS PARA:
• Aprobación de la adecuación de los documentos
• Revisión y actualización
• Identificar cambios y estado de revisión
• Disposición en sitios apropiados
• Preservación de los documentos
• Identificación de documentos externos
• Evitar uso de documentos obsoletos
• Conservación de documentos obsoleta