CONSTRUCONTROL

Manual del Usuario

La informacin contenida en este documento puede ser modificada sin previo aviso y no representa compromiso alguno por parte de CONSTRUDATA. Es ilegal copiar el software en cualquier medio, excepto por lo especficamente previsto en el contrato de licencia. Ninguna parte de este manual podr ser reproducida o transmitida de manera alguna ni por medio alguno, ya sea electrnico o mecnico, incluyendo fotocopiado o grabacin, sin el previo y expreso consentimiento escrito de CONSTRUDATA.

Copyright 1997 CONSTRUDATA. Reservados todos los derechos CONSTRUCONTROL Autor del Programa Juan Guillermo Consuegra Director del Proyecto Jess Cuadros Edicin del Manual Guillermo Ramrez Ilustraciones Elena Mara Ospina

1 Edicin Octubre de 1997 2 Edicin Marzo de 1998 IMPRESO EN COLOMBIA PRINTED IN COLOMBIA

CONSTRUDATA SANTAFE DE BOGOT - Calle 98 No. 9B-46 Tel./Fax 2572203 - 6226011 Internet : http://www.construdata.com Correo electrnico: construd@colomsat.net.co

Conteni d o
1. INTRODUCCIN
EL PROGRAMA MDULO DE ALMACN MDULO DE BANCOS MDULO DE CONTRATOS MDULO DE EQUIPOS CENTRO DE CONTROL REQUERIMIENTOS TCNICOS INSTALACIN EJECUCIN DEL PROGRAMA OPERACIN EN RED MDULOS OPERATIVOS PREPARACIN DEL PROGRAMA OPERACIN HABITUAL EL MES Y EL AO ACTIVOS EL MANEJO DE LAS PANTALLAS EL CUIDADO DE LA INFORMACIN EL MANUAL Y LA AYUDA EN LNEA LICENCIA DE USO Y CONDICIONES DE SOPORTE

1
1 2 3 3 4 4 4 5 6 6 7 8 9 9 10 14 14 15

2. CONCEPTOS BSICOS
QU ES CONTROL PRESUPUESTAL? EL CONCEPTO DE BASE DE DATOS LOS NIVELES DE CONTROL EL PRESUPUESTO EN CONSTRUCONTROL EL CICLO DE LOS MATERIALES EL CICLO DE LOS EQUIPOS EL CICLO DE LOS CONTRATOS EL CICLO DE LOS BANCOS

17
19 20 21 22 23 25 26 27

LOS MOVIMIENTOS ADMINISTRATIVOS LA IMPUTACIN PRESUPUESTAL Y CONTABLE

28 29

3. OPCIONES GENERALES
EL MEN PRINCIPAL ARCHIVO EDICIN VER DOCUMENTOS, CONSULTAS, PROCESOS CONTROL DEFINICIONES CENTROS DE COSTO VENTANA ?

30
32 32 34 35 37 37 38 39 39 40

4. OPERACIONES
MDULO DE BANCOS DOCUMENTOS CONSULTAS PROCESOS MDULO DE ALMACN DOCUMENTOS CONSULTAS PROCESOS MDULO DE CONTRATOS DOCUMENTOS CONSULTAS PROCESOS MDULO DE EQUIPOS DOCUMENTOS CONSULTAS

42
44 44 45 45 46 46 46 47 48 48 48 48 49 49 49

5. BARRA DE HERRAMIENTAS
BOTONES

50
52

6. DEFINICIONES
DEFINICIONES PARMETROS RETENCIN EN LA FUENTE RETENCIN INDUSTRIA Y COMERCIO CDIGOS BANCARIOS TERCEROS BANCOS ALMACENES UNIDADES DE MEDIDA

57
59 59 60 61 61 62 63 64 64

UNIDADES DE ALQUILER MATERIALES EQUIPOS MINUTAS DE CONTRATOS

64 64 66 67

7. CENTROS DE COSTO
CENTROS DE COSTO DEFINIR SELECCIN DE ALMACENES DEFINIR EL PRESUPUESTO EL PROCESO DE IMPORTACIN CONSIDERACIONES ADICIONALES EDITAR PRESUPUESTO CREAR PRESUPUESTO BASE CUENTAS AUXILIARES FLUJO DE CAJA

70
72 72 74 74 77 78 79 81 82 82

8. ARCHIVO
ARCHIVO REPORTES TIPO DE REPORTE REPORTES RANGOS CONFIGURACIN DISPOSITIVO DE SALIDA LOS REPORTES DE BANCOS LOS REPORTES DE ALMACN LOS REPORTES DE CONTRATOS LOS REPORTES DE EQUIPOS ADMINISTRADOR BASE DE DATOS NUEVA ABRIR CERRAR BORRAR DUPLICAR REPARAR COMPACTAR CIERRE ANUAL COPIAS DE SEGURIDAD ADMINISTRADOR DE USUARIOS

84
86 86 87 87 87 87 87 88 89 90 90 90 91 92 92 92 93 93 93 93 93 94

9. BANCOS
BANCOS CREACIN DE UNA CUENTA BANCARIA COMPROBANTES DE EGRESO

97
99 100 100

TERMINAR Y GRABAR EDITAR Y ANULAR IMPRIMIR EJEMPLO DE AFECTACIN A LAS CUENTAS Y EL PRESUPUESTO COMPROBANTES DE INGRESO TERMINAR Y GRABAR EDITAR Y ANULAR IMPRIMIR EJEMPLO DE AFECTACIN A LAS CUENTAS Y AL PRESUPUESTO NOTAS DBITO Y CRDITO TERMINAR Y GRABAR EDITAR Y ANULAR IMPRIMIR CUENTAS POR PAGAR TERMINAR Y GRABAR EDITAR Y ANULAR IMPRIMIR CUENTAS POR PAGAR AUTOMTICAS CMO Y CUNDO SE PAGAN LAS CUENTAS POR PAGAR? CUENTAS POR COBRAR TERMINAR Y GRABAR EDITAR Y ANULAR IMPRIMIR CMO Y CUNDO SE COBRAN LAS CUENTAS POR COBRAR? ASIGNAR CUENTAS POR PAGAR Y POR COBRAR

102 103 103 103 104 106 106 106 106 107 108 109 109 109 111 111 111 112 112 112 114 114 114 114 114

10. ALMACN
ALMACN RDENES DE COMPRA TERMINAR Y GRABAR EDITAR Y ANULAR IMPRIMIR PROCESOS DE PAGO INVOLUCRADOS CON LA ORDEN DE COMPRA ENTRADA DE ALMACN TERMINAR Y GRABAR EDITAR Y ANULAR IMPRIMIR QU PASA CON LOS DESPACHOS PARCIALES DE LOS PROVEEDORES? PAGO DEL MATERIAL QUE ENTRA AL ALMACN SALIDA DE ALMACN TERMINAR Y GRABAR EDITAR Y ANULAR IMPRIMIR CMO TRABAJA EL MTODO DE VALORIZACIN POR PROMEDIOS? REINTEGRO AL ALMACN DEVOLUCIN A UN PROVEEDOR

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119 119 122 122 122 123 123 124 124 124 125 125 125 126 127 127 127 127 128

AJUSTES DE INVENTARIO EL KRDEX KRDEX RESUMIDO KRDEX DETALLADO PROCESOS ADICIONALES FINALIZACIN ORDENES DE COMPRA CONSUMOS TERICOS DETERMINAR NECESIDADES

129 130 130 131 132 132 132 133

11. CONTRATOS
CONTRATOS CONTRATOS INFORMACIN CANTIDADES PLIZAS DE CUMPLIMIENTO TERMINAR Y GRABAR EDITAR Y ANULAR IMPRIMIR ADICIONAR ACTIVIDADES NO PRESUPUESTADAS MODIFICACIONES AL DETALLE DE UN CONTRATO ACTAS DE OBRA TERMINAR Y GRABAR EDITAR Y ANULAR IMPRIMIR EJEMPLO DE AFECTACIN A LAS CUENTAS Y EL PRESUPUESTO CMO Y CUNDO SE PAGAN LAS ACTAS DE OBRA? PROCESOS ADICIONALES FINALIZACIN DE CONTRATOS

136
138 139 140 142 143 143 143 143 144 144 146 148 148 148 148 149 149 149

12. EQUIPOS
EQUIPOS TARJETA DE CONTROL TERMINAR Y GRABAR EDITAR Y ANULAR IMPRIMIR CULES SON LOS COSTOS DE EQUIPO QUE SE CONTROLAN? EQUIPOS PROPIOS LIQUIDACIN Y ASIGNACIN CMO SE LIQUIDA EL VALOR A PAGAR? CMO SE EFECTA EL PAGO?

150
152 153 154 155 155 155 155 156 157 157

13. CONTROL
CONTROL RESUMEN EJECUTIVO VALOR EJECUTADO POR MESES

158
160 160 161

CANTIDAD EJECUTADA POR MESES VALOR Y CANTIDAD EJECUTADOS EJECUCIN PRESUPUESTAL ACUMULADA LIBRO DE OBRA

163 164 164 166

14. PROCESOS
EL PROCESO DE LOS MATERIALES EL MANEJO DE CONTRATOS EL MANEJO DE LOS EQUIPOS EL MANEJO DEL DINERO EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

169
171 172 173 174 175

1.Introduccin

INTRODUCCION - 1

El programa
CONSTRUCONTROL es un programa de computador que opera en ambiente Windows 95 y se utiliza para manejar las compras, pagos y contratos en obras de construccin, haciendo un seguimiento individualizado de cantidades y precios para cada material, cada proveedor y cada subcontratista que intervenga en ellas, as como tambin reportando detalladamente el comportamiento de los bancos desde donde se hacen los pagos o en donde se reciben los ingresos y cumpliendo, adems, con los requisitos fiscales exigidos por el gobierno. El programa facilita la operacin administrativa y financiera de las obras porque maneja casi todos sus procesos intensivos en documentacin, seguimiento y archivo, suministrando adems informacin indispensable para el manejo de pedidos, inventarios y control de avance de obra. Adems, CONSTRUCONTROL compara permanentemente los datos de ejecucin contra las previsiones presupuestales, eliminando as la necesidad de personal dedicado exclusivamente a actividades especiales de control presupuestario. CONSTRUCONTROL es un avance conceptual y tecnolgico sin precedentes, que naci despus de una rigurosa investigacin de necesidades adelantada durante ms de dos aos por CONSTRUDATA, con la

2 - CONSTRUCONTROL colaboracin de sus usuarios, e incorpora la ms moderna metodologa de administracin y control de obras. Dentro de las caractersticas sobresalientes del programa, cabe mencionar:

Opera en red con sofisticados sistemas de control de acceso El nivel de control es configurado por el usuario para cada obra Las rdenes de compra se distribuyen por fax desde el computador Los reportes pueden ser enviados por correo electrnico o convertidos al formato de los programas genricos ms populares Los controles de presupuesto pueden presentarse en modo grfico Existe un resumen ejecutivo que permite revisar permanentemente los datos ms relevantes de los bancos, el krdex, los contratos, los equipos y los vencimientos para obligaciones y plizas

El programa cuenta con cuatro mdulos operativos y un mdulo de control que resume los movimientos y los compara contra el presupuesto. Las principales caractersticas de cada uno se describen a continuacin.

Mdulo de Almacn
Tiene a su cargo el manejo integral de los materiales y se utiliza para:

Calcular los pedidos con base en las cantidades de obra por ejecutar y las existencias de materiales Elaborar rdenes de Compra y enviarlas por fax a los proveedores Recibir los materiales en obra y expedir los recibos correspondientes Afectar el control presupuestal con base en los consumos reales Despachar hacia la obra los materiales solicitados por el residente o el maestro Mantener al da el krdex de cada material Calcular los consumos de materiales que no se controlan por vales de almacn

INTRODUCCION - 3 El Mdulo de Almacn puede configurarse para que el director de la obra y el almacenista tengan diferentes niveles de acceso y ejecuten diferentes funciones.

Mdulo de Bancos
Este mdulo se encarga de los ingresos y egresos, manejando un nmero indeterminado de cuentas bancarias que pueden recibir dinero o hacer pagos para cualquier obra, ya que los reportes se pueden hacer con uno u otro criterio (por cuenta o por obra). La operacin total de Bancos incluye rutinas para capturar y procesar lo siguiente:

Comprobantes de Ingreso y Egreso Cuentas por Cobrar y por Pagar Notas Dbito y Crdito Conversin automtica de Cuentas por Pagar a Comprobantes de Egreso Conciliaciones Bancarias Reportes de Retencin en la Fuente, de IVA y de Industria y Comercio

La totalidad de los movimientos de Bancos se dirige hacia el Control Presupuestal para que el programa reporte el estado de avance de cada cuenta.

Mdulo de Contratos
Tiene a su cargo la elaboracin, seguimiento, liquidacin y control de toda clase de contratos (a todo costo, por mano de obra, etc.) y cuenta con las siguientes facilidades:

Determinacin de actividades, cantidades y precios a partir del presupuesto Creacin de actividades no presupuestadas, con cantidades y precios Definicin de formas de pago Creacin de plizas de garanta Elaboracin de Actas de Obra Creacin y reutilizacin de minutas

4 - CONSTRUCONTROL

Generacin de Cuentas por Pagar a partir de cada liquidacin

El programa hace un seguimiento individualizado por contratista/contrato, por contratista/acumulado, por actividad/contratista y por actividad/acumulado, todo ello en cantidades y en valores.

Mdulo de Equipos
La contratacin, seguimiento y pago de los equipos de alquiler se hace a travs de este mdulo y las siguientes rutinas:

Creacin de tarjetas individuales por equipo Elaboracin de pedidos, entradas y devoluciones Envo de pedidos a los proveedores va fax Liquidacin automtica de alquileres Generacin de Cuentas por Pagar a partir de la liquidacin

Centro de Control
Todos los mdulos del programa reportan al Centro de Control, el cual verifica constantemente las previsiones presupuestales contra la ejecucin real y produce reportes parciales o totales, de acuerdo con rangos y lmites definidos por el usuario. Adems de la informacin detallada que aparece en los reportes, el Centro de Control produce el Resumen Ejecutivo con los datos ms relevantes de los bancos, el krdex, los contratos, los equipos y los vencimientos. Tambin produce diversas grficas comparando las previsiones presupuestales contra la ejecucin real. Tal como sucede con el resto del programa, el Resumen Ejecutivo y cualquier reporte de control puede enviarse directamente desde su pantalla a un fax o una direccin Internet.

Requerimientos Tcnicos
Para operar normalmente el programa requiere de computadores PC con la siguiente configuracin: procesador Pentium de 100 MHZ o superior, 16 MB o ms de memoria RAM y 30 MB de espacio inicial en el disco

INTRODUCCION - 5 duro, que puede aumentar dependiendo de la cantidad de obras y de movimientos que deba manejar el programa.

Instalacin

Conecte una llave Sentinel en el puerto paralelo de cada computador en donde vaya a operar el programa. Si utiliza una impresora en el puerto paralelo, sta puede ser conectada a la llave Sentinel. El procedimiento de instalacin debe ejecutarse en cada computador de la red. Inserte el CD-ROM o el disco 1 del programa (ConstrucontrolInstalador) en la unidad de disquete. Haga clic en el botn Inicio de Windows 95 o Windows NT Elija Configuracin y despus haga clic en Panel de Control

Haga doble clic en Agregar o Quitar Programas.

Haga clic en el botn Instalar y siga las instrucciones en pantalla.

Vea ms informacin sobre el manejo de las bases de datos en la pg. 90.

Despus de instalar el programa, le recomendamos que copie la base de datos en una carpeta o directorio diferente para independizar todos los

6 - CONSTRUCONTROL datos propios de los archivos de programa. La base de datos se encuentra en el archivo Construcontrol.mdb, el cual puede ser copiado a cualquier directorio.

Ejecucin del Programa

Al terminar la instalacin su pantalla mostrar el icono del programa CONSTRUCONTROL. Haga clic en l para iniciar operaciones. Despus de unos segundos aparecer una pantalla de Control de Acceso que le da la bienvenida. El primer usuario que ejecuta el programa se convierte en el administrador y debe escribir la clave ADMIN para iniciar el programa.

Figura 1

Si desea cambiar la clave, escriba cualquier combinacin de letras y nmeros que Usted pueda recordar fcilmente pues, si la olvida, deber reinstalar el programa. Usted puede cambiar la clave posteriormente con la opcin Edicin Cambiar Clave.

Operacin en red
Vea ms informacin en Definiciones (Pg. 36) y Centros de Costos (Pg. 38)

CONSTRUCONTROL se entrega a cada usuario con una llave Sentinel marcada como Servidor, que permite operar la totalidad del programa, y varias llaves marcadas como Estacin, que no pueden crear Centros de Costo ni administrar bases de datos o usuarios. En consecuencia, el computador Servidor almacena en su disco duro la Base de Datos con la informacin de las obras y es en este equipo en donde se recomienda tener especiales medidas de seguridad para preservar los datos como sistemas de potencia ininterrumpida (UPS) y procedimientos regulares para mantener copias de seguridad de los archivos.

Vea ms informacin en Administracin de Usuarios (Pg. 91)

INTRODUCCION - 7 Para la operacin en red, el directorio o carpeta en donde se encuentra la Base de Datos debe definirse como Compartido, para que las diferentes estaciones puedan tener acceso a los datos. En este computador residir el archivo (Construcontrol.mdb), que contiene toda la informacin bsica de la empresa: Parmetros, Retenciones, Cdigos Bancarios, Terceros, Bancos, Almacenes, Unidades de Medida, Materiales y Equipos. La informacin correspondiente a cada obra o Centro de Costo se va incorporando, a medida que se obtiene, al mismo archivo de base de datos. De esta forma, la informacin se mantiene actualizada y disponible para todos los usuarios. Todas las operaciones del programa se grabarn en los archivos del servidor, que por ello necesita al menos 30 MB de espacio en disco. Determine las autorizaciones que tendr cada estacin y cree en el servidor los usuarios respectivos, suministrando luego a cada interesado su seudnimo y su clave de acceso.

Mdulos operativos
CONSTRUCONTROL est compuesto por cuatro mdulos especializados (Bancos, Almacn, Contratos y Equipos) para ejecutar todas las labores administrativas de la obra. Cada mdulo es restrictivo con respecto a los dems, de tal manera que si el usuario se encuentra trabajando en Bancos, por ejemplo, podr elaborar comprobantes de ingreso y egreso pero no podr hacer un contrato o una entrada de almacn a menos que active el mdulo respectivo.

Figura 2

8 - CONSTRUCONTROL Para cambiar de mdulo haga clic en la flecha que aparece al extremo derecho de la Barra de Herramientas del programa o seleccione la opcin Ver-Opciones-Mdulo Activo del men.

Vea ms detalles sobre restricciones de acceso y operacin en Administracin de Usuarios (Pg. 91) Figura 3

Al cambiar el mdulo se modifica el contenido de las opciones Documentos, Consultas, Procesos y Archivos-Reportes del men, fraccionando la operacin del programa con el objeto de permitir su utilizacin parcial por parte de operadores especializados. Los documentos del mdulo Bancos, por ejemplo, son Comprobantes de Egreso e Ingreso, Notas Dbito y Crdito, Cuentas por Cobrar y por Pagar, mientras que los del mdulo Almacn son Ordenes de Compra, Entradas, Salidas y Devoluciones, los del mdulo Contratos son Contratos y Actas de Obra y los del mdulo Equipos son Tarjeta de Control, Liquidacin y Asignacin.

Preparacin del programa

Antes de empezar la administracin de obras y el control de presupuestos, es necesario proporcionar al programa la informacin general acerca de su empresa y de sus bancos, as como la legislacin fiscal, todo lo cual se hace con las opciones Definiciones y Centros de Costo del Men. Los datos de las obras, sus proveedores y contratistas se incorporan al programa en el momento de importar el presupuesto desde Construplan.

INTRODUCCION - 9 En la primera opcin, se identifica la empresa que construir las obras y se crean sus cuentas bancarias, sus proveedores y contratistas habituales, los conceptos y porcentajes de retencin establecidos por el gobierno y otra serie de definiciones que permitirn ms tarde agrupar la informacin de la obra o activar los clculos automticos que hace el programa. En la segunda, se encuentran las rutinas para crear un Centro de Costo una obra, una entidad o una empresa que tienen presupuesto y recursos propios junto con su presupuesto y su flujo de caja. Es importante tener en cuenta que para manejar obras pertenecientes a distintas sociedades se deben crear Bases de Datos diferentes (utilizando la opcin Archivo-Administrar Bases de Datos), porque todas las obras de una base de datos tienen el mismo NIT.

Operacin habitual
Una vez hecho lo anterior es posible empezar a girar cheques (BancosDocumentos-Comprobantes de Egreso), elaborar Ordenes de Compra (Almacn-Documentos-rdenes de Compra), ingresar materiales a la obra (Almacn-Documentos-Entradas), elaborar contratos (ContratosDocumentos-Contratos) o alquilar equipos (Equipos-Documentos-Tarjeta de Control), pero siempre ser posible regresar a Definiciones para crear un nuevo proveedor, abrir una nueva cuenta bancaria o modificar la direccin y el telfono de un contratista, as como tambin para borrar o modificar aquellos que no hayan tenido movimiento anteriormente.

El mes y el ao activos
Normalmente las operaciones de la obra coinciden con la fecha actual del computador as que todos los movimientos afectarn al presupuesto del mes actual. Sin embargo, es posible cambiar el mes activo del programa para afectar los movimientos de meses diferentes al actual: Cuando se anula un documento elaborado en un mes diferente del actual, el programa pregunta a cual de los dos meses debe afectar.

Para elaborar uno o varios documentos que deban afectar un mes diferente al actual, es posible modificar el mes y el ao activos con la opcin Definiciones-Parmetros-Empresa.

Cada vez que se inicia un nuevo mes calendario en la fecha interna del computador, el programa pregunta si debe ajustar sus operaciones para

10 - CONSTRUCONTROL que afecten al nuevo mes o si debe esperar a que el usuario termine de introducir los movimientos del mes que expir. El programa seguir presentando el mismo mensaje (al inicio) hasta que se le indique el cambio de mes activo. Todos los movimientos de un Centro de Costo se mantienen en el archivo sin importar su fecha, pero solo se consideran para el control los movimientos ocurridos durante el periodo que el usuario determine. No existen en el programa Cierres parciales o totales que destruyan la informacin, a menos que el usuario lo desee. Sin embargo, con la opcin Ver-Opciones-Informacin del Mes Activo es posible restringir la cantidad de informacin que el programa presente en un momento dado, facilitando as la consulta. (Ver Figura 3)

El manejo de las pantallas

La primera lnea de la pantalla contiene la identificacin del programa y del mdulo Bancos, Almacn, Contratos, Equipos que est activo; la segunda contiene el men principal y la tercera los botones que constituyen la Barra de Herramientas y que gobiernan las actividades comunes de cualquier ventana.

Figura 4

Para mayor claridad, consulte la descripcin detallada de cada opcin del men y de los diferentes botones de la Barra de Herramientas. (Pg. 51)

La utilizacin de los mdulos puede restringirse mediante la opcin Archivos- Administracin de Usuarios, para que algunos usuarios tengan privilegios de acceso diferentes a otros. En el extremo derecho de la Barra de Herramientas existe una lista con una pequea flecha w para cambiar el mdulo activo, lo cual no modifica el men ni la Barra de Herramientas pero s cambia el contenido de las opciones Documentos, Consultas, Procesos y Definiciones, que son especficas para la operacin de cada mdulo.

INTRODUCCION - 11 La operacin de todas las pantallas de Documentos y Consultas se hace mediante una serie de comandos o de botones comunes, los cuales se activan si la opcin se encuentra disponible.
Para modificar el ancho de una columna, arrastre el borde al tamao deseado

Para inmovilizar una o ms columnas a la izquierda de la tabla, desplace esta barra

Para seleccionar una fila completa, haga clic aqu.

Para agregar una nueva fila, haga clic aqu.

Para ver ms informacin de la tabla, utilice las barras de desplazamiento.

Este smbolo indica que la informacin de una fila est siendo editada. Los cambios slo quedarn registrados al pasar a otra fila. Mientras se est editando se pueden deshacer los cambios con la tecla Esc

Para eliminar una fila, haga clic aqu y presione la tecla Supr Del

Figura 5

Muchas veces, la informacin se presenta en forma de tablas que el usuario puede modificar como se muestra en la Figura 5.

12 - CONSTRUCONTROL Todas las operaciones de teclado en CONSTRUCONTROL siguen los estndares Windows, de tal manera que despus de escribir la informacin en un campo cualquiera se puede pasar al siguiente con Enter o con Tab y devolverse al anterior con Shift + Enter Shift + Tab. En las pantallas de ingreso de datos, es frecuente encontrar campos de captura seguidos por un pequeo smbolo w, que al oprimirse despliega una lista con nombres, referencias o cdigos que pueden incluirse en el campo. En los comprobantes de egreso y las rdenes de compra, por ejemplo, es necesario incluir siempre un beneficiario o proveedor. Al oprimir el smbolo w se abre el listado de los Terceros disponibles. Esta operacin es adems una rutina de bsqueda porque, si al abrir el listado no est el nombre deseado en pantalla, basta con escribir sus primeras letras para que el programa lo localice. Para facilitar an ms el manejo de estas listas, el usuario puede activarlas sin el ratn, utilizando simultneamente las teclas Alt + Dentro del mismo orden de ideas, el programa tiene una serie de facilidades para minimizar el uso del ratn, ya que la mayor parte de sus operaciones puede realizarse con el teclado. Los comandos alternativos son los siguientes: Men Barra de Herramientas Teclado Botn Derecho del Ratn Otros

ArchivoNuevo ArchivoGuardar ArchivoImprimir

Ctrl+N

Alt+A+N

Ctrl+G

Alt+A+G

Ctrl+I

Alt+A+I

INTRODUCCION - 13 Men Barra de Herramientas Teclado Botn Derecho del Ratn Otros

ArchivoReportes EdicinDeshacer EdicinRefrescar EdicinCortar EdicinCopiar Edicin-Pegar Ctrl+Z Deshacer

Alt+A+R

Alt+E+D

Ctrl+R

Alt+E+R

Ctrl+X

Cortar

Alt+E+T

Ctrl+C

Copiar

Alt+E+C

Ctrl+V

Pegar

Alt+E+P

EdicinBuscar EdicinOrdenar

Ctrl+B

Alt+E+B

Ctrl+O

Alt+E+O

Tab

(Siguiente)

Shift-Tab

(Anterior)

14 - CONSTRUCONTROL Men Barra de Herramientas Teclado Botn Derecho del Ratn Otros

Alt-

(Escoger en una lista)

En general, cuando en cualquier pantalla de captura aparezca subrayada una letra en el nombre de un campo o de un botn, es posible enviar all el cursor desde el teclado usando Alt + la letra subrayada. Para escribir nmeros con decimales se utiliza siempre el punto, no la coma (aunque Windows la acepte) y para fechas el formato dd/mm/aaaa, es decir, da/mes/ao (usar 4 dgitos para el ao). El programa utiliza siempre este formato para las fechas y los nmeros independientemente de la configuracin regional de Windows en el Panel de Control.

El cuidado de la informacin
CONSTRUCONTROL utiliza la ms moderna tecnologa de Bases de Datos para salvaguardar la integridad de la informacin que se captura o que se genera en los procesos del programa, aun en condiciones adversas de energa o de fallas por parte de los operadores. A pesar de ello, es responsabilidad exclusiva del usuario el suministrar sistemas de energa ininterrumpida (UPS) y el mantener copias de seguridad de los archivos para garantizar la integridad y continuidad de su informacin, pues CONSTRUDATA no asume ninguna responsabilidad por este concepto.

El Manual y la Ayuda en Lnea

Este manual se concibi como una herramienta de consulta para los usuarios del programa, y en l se discuten los principales conceptos y procedimientos que deben tenerse en cuenta para su operacin. Todos los temas que se desarrollan en el manual aparecen tambin en la Ayuda en Lnea de CONSTRUCONTROL, que opera en varias formas:

Cuando est dentro de una pantalla operativa y tenga dudas sobre su contenido oprima la tecla de funcin F1.

INTRODUCCION - 15

Si necesita informacin sobre un procedimiento o un men especfico, utilice la opcin ? del men, que abrir el ndice de temas para que pueda buscar el que necesita. En caso de que no encuentre el tema deseado todava tiene otra alternativa: oprima el botn Buscar en la segunda lnea de la pantalla de ayuda y escriba una palabra relacionada con el tema para que el programa la localice. La opcin Buscar tambin puede utilizarse desde el men, oprimiendo primero ? y luego Buscar.

Licencia de uso y condiciones de soporte

1. El USUARIO adquiere una licencia de uso a perpetuidad por el programa, en tanto que CONSTRUDATA mantiene la propiedad intelectual del mismo al tenor de lo dispuesto por la Ley 23 de 1982 y la Ley 44 de 1993 sobre Derechos de Autor. El programa se entrega al USUARIO en cdigo objeto, listo para ser utilizado en computadores PC bajo el ambiente Windows 95. Para operar normalmente, el programa requiere de un computador PC con los siguientes requerimientos mnimos: procesador Pentium de 100 MHZ, 16 MB de memoria RAM y por lo menos 30 MB de espacio en disco duro. El programa incluye una llave de proteccin Sentinel que debe conectarse al computador para que aquel opere, y se entrega al USUARIO junto con los manuales de operacin y un juego de disquetes o un CD-ROM. La prdida o destruccin de la llave inutiliza el programa, y el USUARIO no podr efectuar reclamo alguno a CONSTRUDATA por este hecho. La llave tiene garanta de un ao contra defectos de funcionamiento y ser reemplazada sin ningn costo mientras no presente seales evidentes de maltrato. Despus del ao CONSTRUDATA podr reemplazarla, a solicitud del USUARIO, pero su costo correr por cuenta de ste ltimo. El USUARIO tiene derecho a recibir, sin ningn costo, hasta ocho (8) horas de entrenamiento en el manejo del programa, para dos personas, en las instalaciones de CONSTRUDATA, dentro del mes siguiente a su compra y en un mximo de tres sesiones.

2.

3.

4.

16 - CONSTRUCONTROL 5. CONSTRUDATA garantiza que el programa funciona correctamente, dentro de las especificaciones del manual y con las caractersticas ofrecidas, pero no asume ninguna responsabilidad por su uso ni garantiza que ste se acomode a ninguna situacin especfica. La produccin, manejo y conservacin de la informacin que produzca el programa son responsabilidad exclusiva del USUARIO, pues CONSTRUDATA no asume ninguna responsabilidad, ni expresa ni tcita, en este sentido. Cualquier falla de operacin que se encuentre en el programa y que pueda imputarse a deficiencias en el mismo ser corregida por CONSTRUDATA en el menor tiempo posible despus de recibir la informacin pertinente por parte del USUARIO. En la misma forma, CONSTRUDATA se compromete a notificar al USUARIO de cualquier cambio operacional efectuado en las versiones equivalentes del programa y a suministrarle copia de las mismas, sin ningn costo durante un ao, siempre y cuando dichas modificaciones surjan del mismo tipo de problemas mencionados atrs. CONSTRUDATA se reserva el derecho de efectuar, en cualquier tiempo, modificaciones en los sistemas de operacin y en las rutinas del programa sin necesidad de consulta previa con ningn USUARIO. Sin embargo, cada uno de ellos tiene derecho a obtener precios especiales para adquirir las futuras versiones del programa, las cuales le sern ofrecidas por CONSTRUDATA al momento de tenerlas disponibles.

6.

7.

8.

2.Conceptos Bsicos

CONCEPTOS BSICOS - 19

Qu es Control Presupuestal?
El presupuesto de una obra est compuesto por: Actividades de construccin cuyo costo se establece en funcin de la cantidad y valor de los materiales que intervienen en ellas, del tiempo y valor de la mano de obra necesaria para construirlas y del tiempo y valor de los equipos que deban alquilarse para realizarlas.

Actividades de construccin que se contratan a todo costo Actividades de administracin de la obra, cuyo costo es funcin del tiempo de construccin esperado (residentes, maestros, equipos). Pagos que no se incluyen en las categoras anteriores porque pertenecen a los Costos Indirectos (honorarios de diseo y construccin, impuestos y servicios) o a los Costos Comerciales del proyecto (intereses, correccin monetaria, comisiones, publicidad, etc.)

El Control Presupuestal se encarga de confrontar permanentemente las previsiones de cantidad y costo contra las compras y pagos que se estn efectuando en la obra, con el fin de mantener los niveles de inversin y utilidad previstos por los propietarios del negocio. Para poder realizar esta confrontacin, se deben cumplir unos requisitos mnimos:

Tanto el presupuesto como el control deben adecuarse a las posibilidades de manejo de informacin que tenga la obra, de tal manera que mientras en una, por ejemplo, se presupuestan y controlan todos los muros como una sola actividad, en otra obra compleja

20 - CONSTRUCONTROL ser necesario presupuestar los muros en varios frentes de trabajo y en varios pisos.

Para poder confrontar es necesario unificar lenguajes o, en trminos informticos, poseer un protocolo de comunicacin que canalice la informacin administrativa de toda la obra (el residente, el almacenista, el contador, etc.) para afectar a la actividad deseada. Controlar un presupuesto no puede ser una actividad en s misma, que alguien desarrolle como parte de un contrato externo, ni debe desligarse del manejo administrativo del proyecto porque ste ltimo es el nico origen confiable de informacin para este propsito.

En resumidas cuentas, el Control Presupuestal, entendido como la comparacin permanente entre lo que se previ y lo que est sucediendo, debe ser el resultado de una adecuada administracin de la obra. Esta debe reflejarse no slo en la seleccin del personal directivo y operativo sino, adems, en la correcta asignacin de funciones para los mismos y el adecuado manejo de los procesos de pedidos, compras, cobros, pagos, entradas y salidas de almacn, contratacin y alquileres. CONSTRUCONTROL se dise como una expresin de estos criterios y como una herramienta que puede ayudar a implementarlos, siempre y cuando se utilice como un GENERADOR de informacin y no como un RECEPTOR pasivo, a la manera tradicional de las generaciones anteriores de programas de computador. CONSTRUCONTROL no es un controlador de presupuestos al cual se le graban datos en las noches para elaborar con ellos reportes interminables e ininteligibles, sino una herramienta de trabajo para hacer los pedidos, los contratos, las actas de obra y los cheques, simplificando el trabajo de los responsables de la obra y almacenando en lnea la informacin que cada uno produce para compararla permanentemente contra lo previsto. El xito o fracaso de sus operaciones ser, entonces, un reflejo de la real capacidad administrativa de la organizacin constructora que lo utilice y de la oportunidad con que lo haga.

El concepto de Base de Datos

Para definir una empresa utilice la opcin: Definiciones Parmetros Empresa (Pg. 57)

Cuando se define una empresa dentro del programa, realmente se est creando un conjunto de tablas dentro de las cuales no slo aparecen los datos bsicos de la misma sino, adems, los parmetros fiscales de operacin. De esta manera, los pagos que se hagan a terceros, las retenciones en la fuente y de Industria y Comercio, etc., quedan en cabeza de dicha empresa con su

CONCEPTOS BASICOS - 21 respectivo NIT para poder manejar acuerdo con las disposiciones legales de pertinentes una numeracin fiscal nica para Comprobantes de Bancos. Esta informacin se graba fsicamente en un archivo de Base de Datos, cuya terminacin es .MDB. Inicialmente, el programa guarda toda la informacin en el archivo CONSTRUCONTROL.MDB, pero el usuario puede utilizar otra base de datos si as lo desea. Para manejar diferentes empresas (con diferentes NITs) es necesario crear un archivo de Base de Datos para cada empresa.

Los archivos de Base de Datos se administran mediante la opcin: Archivo Administrador Bases de Datos. (Pg.87)

Los niveles de control

Antes de iniciar el control de un presupuesto, es necesario escoger uno de los niveles de control que maneja el programa para adecuarse a las necesidades de la obra y sus posibilidades de manejo de informacin. Los niveles preestablecidos (que despus de la importacin no pueden cambiarse) son: a) Captulos b) Captulos y Sub-captulos c) Captulos, Sub-captulos y Actividades Para ilustrar la diferencia, en el siguiente ejemplo se reporta, en las tres modalidades, la compra de cinco bultos de cemento destinados a la construccin de muros de 0.15 en el cuarto piso de la obra. a) Nivel Captulos MAMPOSTERA b) Nivel Captulos y Sub-captulos MAMPOSTERA MUROS CUARTO PISO c) Nivel Captulos, Sub-captulos y Actividades MAMPOSTERA MUROS CUARTO PISO MUROS 0.15 5 bultos 5 bultos 5 bultos

Despus de que se ha definido un Centro de Costo y se ha importado un presupuesto, el nivel de control no puede cambiarse. (Pg. 69)

22 - CONSTRUCONTROL

El presupuesto en CONSTRUCONTROL
La actividad de CONSTRUCONTROL con respecto a una obra (o Centro de Costo, como se denomina genricamente dentro del programa) se inicia definiendo el nombre y las caractersticas de la obra. A continuacin, es posible importar un presupuesto elaborado en el programa CONSTRUPLAN. CONSTRUPLAN es una herramienta de presupuestacin que permite utilizar anlisis unitarios convencionales y frmulas especiales para el clculo de los costos de construccin. El programa incluye facilidades para la creacin de estos anlisis, as como para la creacin y la actualizacin de los precios de los insumos que intervienen en ellos. Aunque el usuario puede crear y modificar un presupuesto en CONSTRUCONTROL, se recomienda utilizar todas las herramientas de presupuestacin disponibles en CONSTRUPLAN para agilizar la labor. Adems, a travs de CONSTRUPLAN es posible mantener una Base de Datos de precios actualizados de los insumos que acercar ms el presupuesto a la realidad. Una vez realizado el presupuesto, CONSTRUPLAN, crea un archivo (.MDB) que puede ser importado inmediatamente por CONSTRUCONTROL. En este archivo se encuentran todos los captulos, sub-captulos y actividades presupuestadas, los insumos requeridos, los proveedores asignados a dichos insumos, los contratistas de las diferentes actividades, los costos directos y los gastos asociados al proyecto. Durante la importacin, CONSTRUCONTROL crea en su propia Base de Datos las tablas correspondientes al Centro de Costo con las actividades, las cantidades de obra, los componentes y los valores que se van a controlar. A partir de la informacin contenida en el presupuesto, se crean tambin tablas independientes para los materiales, los equipos, los proveedores y las unidades de medida que intervienen en la obra.

Los Centros de Costo se definen mediante la opcin: Centros de CostoDefinir (Pg. 38)

El proceso de importacin de un presupuesto se encuentra explicado en detalle en la pgina 71.

Las cantidades de obra, los componentes y los valores del presupuesto pueden ser editados mediante la opcin Centros de CostoEditar Presupuesto (Pg. 79)

CONCEPTOS BASICOS - 23

El ciclo de los materiales

Una vez iniciado el control de un Centro de Costo, el programa permite las siguientes actividades con respecto al manejo de los materiales:
Ver AlmacnDocumentos-Determinar Necesidades. (Pg. 128)

Definir las necesidades para el prximo perodo con base en las cantidades de obra por ejecutar y los anlisis unitarios, compararlas con las existencias actuales en almacn y determinar un pedido por los saldos.

Para elaborar una Orden de Compra se utiliza la opcin Documentosrdenes de Compra (Pg. 115)

Elaborar una orden de compra para un proveedor con referencias, cantidades, precios, forma de pago y plazo de entrega. La Orden de Compra es obligatoria porque expresa la voluntad del director de obra de invertir una determinada cantidad de dinero en una determinada cantidad de materiales. Enviar la Orden de Compra al proveedor junto con el anticipo, si se requiere. Para gestionar el anticipo se elabora normalmente una Cuenta por Pagar que se convertir en un Comprobante de Egreso en el Mdulo de Bancos. Recibir los materiales en almacn y expedir el recibo de obra. El programa solamente acepta Entradas de Almacn originadas en Ordenes de Compra y verifica adems, que stas tengan fecha igual o anterior a la fecha de entrada. El programa acepta entregas parciales de los materiales contenidos en una Orden de Compra pero no acepta recibirlos (y el almacenista tampoco debe hacerlo, por norma) en mayor cantidad sobre lo previsto o cuando no estn respaldados por una Orden de Compra. Consultar en cualquier momento las existencias de materiales o analizar los movimientos del krdex (entradas, salidas, reintegros y devoluciones) y producir estadsticas. Recibir la factura del proveedor acompaada del recibo de obra y elaborar la Cuenta por Pagar (Ver pgina 108). Entregar materiales a la obra e imprimir un vale de salida de almacn, si es necesario. El programa descarga automticamente el valor de los materiales de los almacenes y lo carga en las cuentas presupuestales

Para recibir materiales se utiliza la opcin Documentos Entradas de Almacn (Pg. 119)

Las existencias de materiales pueden ser examinadas con la opcin ConsultasKrdex (Pg. 126)

Para entregar materiales se utiliza la opcin DocumentosSalidas de Almacn (Pg. 125)

24 - CONSTRUCONTROL (Mampostera, Cimientos, Estructuras, etc.) que haya indicado quien autoriz la Salida de Almacn.

CONCEPTOS BASICOS - 25

El ciclo de los equipos

El manejo y control de los equipos que intervienen en la construccin de la obra comprenden las siguientes actividades:
Para crear una tarjeta de control de equipo se utiliza la opcin: DocumentosTarjeta de Control. (Pg. 148)

Determinar la cantidad de equipos necesaria para cumplir con los planes de trabajo vigentes y verificar si estn disponibles en el almacn de la obra. Elaborar una Tarjeta de Control nueva o abrir una existente y generar el pedido del equipo al proveedor indicando la referencia, la cantidad, el valor de alquiler, la forma de pago y el plazo de entrega. Enviar el pedido al proveedor. Esto es obligatorio ya que expresa la voluntad del director de obra de invertir una determinada cantidad de dinero en el alquiler del equipo. La obra no debe recibir equipos que no hayan sido solicitados, ni puede recibirlos en exceso de lo que se pidi. Recibir el equipo y registrar la entrada en la Tarjeta de Control y expedir un recibo de obra. Consultar en cualquier momento las existencias y analizar los movimientos (pedidos, entradas y salidas) en la Tarjeta de Control de cada equipo. Efectuar la liquidacin del alquiler de cada equipo con la periodicidad determinada en los contratos de alquiler. Calcular los costos y asignar su valor a una cuenta de presupuesto determinada. Crear una Cuenta por Pagar a nombre del proveedor del equipo, descontando los anticipos que se hayan hecho.

La Orden de Compra se elabora con la opcin Documentos rdenes de Compra (Pg. 115)

El movimiento de los equipos puede consultarse con la opcin ConsultasTarjetas (Pg. 148)

La liquidacin del alquiler de los equipos se hace mediante la opcin ConsultasLiquidacin (Pg. 150)

26 - CONSTRUCONTROL

El ciclo de los contratos

Todas las actividades que se sub-contratan durante el desarrollo de la obra, pueden ser controladas por el programa mediante los siguientes procesos:
Las minutas se crean y editan con la opcin Definiciones-Minutas (Pg. 65)

Elaborar las Minutas de Contrato y grabarlas para que estn disponibles posteriormente. Determinar el tiempo que debe demorarse cada actividad por contratar, de acuerdo con el programa, y la cantidad de personal necesario para cumplirlo. Elaborar los contratos que sean necesarios, asignando a cada uno la cantidad proporcional de la actividad. El Contrato es obligatorio porque expresa la voluntad del director de obra de invertir una determinada cantidad de dinero en la ejecucin de algunas de las actividades de construccin. En la obra no se deben ejecutar actividades que no hayan sido previamente contratadas ni se debe pagar suma alguna a ningn contratista, a menos que est respaldada por un Acta de Obra. Determinar la forma de contratacin deseada tipo Actividades o de de tipo Contados si el pago es liquidado por medidas de obra o por periodos de tiempo. Hacer mediciones peridicas de obra ejecutada y elaborar con ellas las Actas de Obra. El valor total de cada actividad liquidada es cargado directamente a la cuenta del presupuesto (el valor de las columnas construidas, por ejemplo, afecta una cuenta del presupuesto con el mismo nombre o uno superior, tal como Estructuras) y al contratista que la ejecut. Una vez creadas y grabadas, las Actas de Obra no se pueden modificar, de tal manera que para hacer correcciones es necesario anularlas y volverlas a crear correctamente. Elaborar la Cuenta por Pagar a nombre del sub-contratista y descontar los anticipos.

Los contratos se elaboran con la opcin DocumentosContratos (Pg. 134)

Las Actas de Obra se elaboran con la opcin DocumentosActas de Obra (Pg. 146)

Al ANULAR un Acta de Obra se deshacen los movimientos y asignaciones que el programa haba hecho. Si ya exista un abono, es imposible anular el Acta de Obra.

CONCEPTOS BASICOS - 27

El ciclo de los Bancos

Todas las transacciones monetarias estn siempre respaldadas por Comprobantes de Ingreso o de Egreso y Notas Crdito o Dbito, con las siguientes consideraciones:
Las Cuentas por Pagar y por Cobrar se elaboran con la opcin DocumentosCuentas por Pagar (Pg. 105) y Cuentas por Cobrar (Pg. 108)

Desde cada uno de los mdulos Almacn, Contratos o Equipos se generan las Cuentas por Pagar que se convertirn en Comprobantes de Egreso en el momento de efectuar el pago correspondiente. La ejecucin de obra se paga con base en las Cuentas por Pagar generadas en las Actas de Obra. El suministro de materiales se cancela al recibir las facturas de los proveedores, respaldadas por las Cuentas por Pagar, las que pueden ser verificadas en las Entradas de Almacn. El alquiler de los equipos se paga con base en las Cuentas por Pagar generadas en las Liquidaciones de Alquiler. Las imputaciones presupuestales definitivas se basan en las Actas de Obra, en las Salidas de Almacn y en las Liquidaciones de alquiler de Equipos. Las Retenciones en la Fuente y otros descuentos similares no afectan el presupuesto porque su valor se acumula en una cuenta especial llamada RETEFUENTE desde la cual se hacen posteriormente los pagos a la Administracin de Impuestos. Los anticipos van a cuentas especiales para cada proveedor, las cuales van disminuyendo a medida que se hacen descuentos a las actas de obra ejecutada. Los prstamos van a cuentas con ese nombre y se van amortizando paulatinamente con descuentos a las actas de obra ejecutada. Los cheques posfechados en un Comprobante de Egreso afectan automticamente el saldo del banco el da que est previsto en ellos. Es posible compartir la informacin de CONSTRUCONTROL con programas de contabilidad. Para ello genere un reporte, grbelo en un archivo de tipo Hoja de Clculo y convirtalo al formato que requiera el programa contable.

Los Comprobantes se elaboran con las opciones Documentos Comprobantes de Egreso (Pg. 96) y Comprobantes de Ingreso (Pg. 100)

Las Notas contables se elaboran con las opciones Documentos Notas Dbito y Notas Crdito (Pg. 103)

Cuando se hace incorrectamente una imputacin presupuestaria y se graba el comprobante, la nica manera de corregirla es anular el comprobante y crear uno nuevo, para mantener la evidencia de la operacin original, que puede haber afectado reportes previos. .

28 - CONSTRUCONTROL

Los movimientos administrativos

En el siguiente ejemplo el contratista Luis Corts construy 100 metros cuadrados de muros y 20 metros cbicos de columnas; se compr hierro y ladrillo al Almacn Listo y salieron 200 kilos de hierro del Almacn.
DOC. CONCEPTO #1 U.M. CANT. VR.UNIT. VR.TOTAL

PAGO A CONTRATISTA LUIS CORTS Muros Columnas Sub Total Ret. Fuente (2%) Ret. Garanta (10%) TOTAL A PAGAR m2 m3 100 20 2,500 50,000 250,000 1,000,000 1,250,000 25,000 125,000 1,100,000

#2

PAGO A ALMACEN LISTO Ladrillos Hierro Sub Total IVA (16%) Ret. Fuente (3%) TOTAL A PAGAR un kg. 1,500 500 200 400 300,000 200,000 500,000 80,000 15,000 565,000

#3

SALIDA DE ALMACEN Hierro (incluido IVA) TOTAL ESTADO DEL BANCO Comprobante de Egreso # 1 Comprobante de Egreso # 2 TOTAL GIRADO 1,100,000 565,000 1,665,000 kg. 200 464 92,800 92,800

CONCEPTOS BASICOS - 29

La imputacin presupuestal y contable

En este cuadro aparecen los movimientos presupuestales y contables originados en los movimientos administrativos del ejemplo anterior.
CONCEPTO E L Mampostera P Muros Estructuras Columnas Hierro (incluido IVA) Total Presupuesto L A S #1 #3 1,000,000 92,800 1,092,800 1,342,800 #1 250,000 250,000 DOC PARCIAL TOTAL

Inventarios
Ladrillos (incluido IVA) Hierro (incluido IVA) #2 #2-#3 348,000 139,200 487,200

Ret. Fuente
Luis Corts Almacn Listo #1 #2 25,000 15,000 40,000

Ret. Garanta
Luis Corts #1 125,000 125,000

3.Opciones Generales

CONCEPTOS BASICOS - 31

OPCIONES GENERALES - 32

El Men Principal
En la segunda lnea de la pantalla se encuentra el Men Principal de CONSTRUCONTROL con once grandes opciones que dan acceso, a su vez, a diferentes alternativas de operacin.

Figura 6

Las opciones Archivo, Edicin, Ver, Control, Definiciones, Centros De Costo, Ventana y ? son generales y estn a disposicin de cualquier usuario (excepto Administracin de Usuarios en la opcin Archivo), en tanto que Documentos, Consultas y Procesos son opciones cuyo contenido depende del mdulo que est activo. En este captulo se describen las opciones generales y en el siguiente las especficas de cada mdulo, indicando, adems, los comandos de botones o de teclado que sean equivalentes, cuando existan. En captulos posteriores se describe en detalle cada opcin y cada pantalla.

Archivo
Siguiendo el estndar universal de Windows, la opcin Archivo es la primera del men y con ella se manipulan los archivos, los documentos, la impresin y los usuarios.

OPCIONES GENERALES - 33

Men

Descripcin Crear un documento nuevo del mismo tipo del que est en pantalla. Guardar el documento que est en pantalla. Si hace falta informacin, el programa le pedir al usuario que la complete antes de guardar. Cerrar el documento que est en pantalla. El usuario puede escoger si desea guardar o no los cambios hechos en el documento. Equivale al botn de cerrado de la ventana del documento. Imprimir el documento que est activo. Presentar en pantalla una imagen que

Botn

Teclado Ctrl+N

Nuevo

Guardar

Ctrl+G

Cerrar

Imprimir

Ctrl+I

Presentacin permite examinar cmo quedar preliminar impreso el documento.

Reportes

Imprimir documentos o informacin de archivos, de acuerdo con el rango que escoja el usuario y enviar la informacin a la pantalla, a la impresora o a un archivo.

Administrador Opciones para crear, abrir, cerrar, duplicar, compactar o reparar la Base de Base de Datos. Datos Administrador Creacin de perfiles de usuarios y de Usuarios permisos de operacin para cada uno. Salir
Terminar la ejecucin del programa

34 - CONSTRUCONTROL

Edicin
Esta opcin contiene utilidades para el manejo de la pantalla y el intercambio de datos entre aplicaciones a travs del Portapapeles de Windows. Se activan durante la creacin o edicin de documentos y algunas de ellas (Deshacer, Cortar, Copiar, Pegar, Eliminar, Seleccionar todo) estn disponibles en un men auxiliar que se puede activar con el botn derecho del ratn.

Men

Descripcin Deshacer una accin de escritura al editar o crear un documento. Actualizar la pantalla para que refleje cambios hechos en otra estacin de la red. Anular un documento que ya ha sido creado. Se deshacen los efectos del documento en las cuentas de control. Cortar y enviar al Portapapeles el texto seleccionado con el cursor. Enviar al Portapapeles una copia del texto seleccionado con el cursor. Pegar el texto enviado al Portapapeles en la posicin actual del cursor. Buscar un documento del mismo tipo del que est activo. Ordenar los documentos para facilitar su consulta.

Botn

Teclado Ctrl+Z

Deshacer Refrescar

Ctrl+R

Anular

Cortar Copiar Pegar Buscar Ordenar

Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+B

Ctrl+O

OPCIONES GENERALES - 35 Men Descripcin Traer a la pantalla un documento especfico del archivo que se est consultando, dentro de las siguientes opciones: Ir al primer documento. Ctrl+P Botn Teclado

Ir A

Primero Anterior Siguiente ltimo Cambiar clave

Ir al documento anterior.

Ctrl+A

Ir al documento siguiente.

Ctrl+S

Ir al ltimo documento

Ctrl+U

Cada usuario puede modificar su clave de acceso al programa utilizando esta opcin.

Ver
Con esta opcin se puede configurar la apariencia de la pantalla y modificar algunas opciones que el programa trae predeterminadas. Men pantalla. Descripcin

Barra de Herramientas Ocultar o mostrar la Barra de Herramientas en la Barra de Estado

Ocultar o mostrar la Barra de Estado en la pantalla. (Ver Figura 7)

36 - CONSTRUCONTROL Men Descripcin Activa o desactiva ciertos mensajes o acciones del programa. (Ver explicacin ms abajo)

Opciones

La Barra de Estado del programa se encuentra en la parte inferior de la pantalla y su contenido es el siguiente:

Explicacin acerca de una opcin del men, de un botn o de un campo de informacin.

Modo de la pantalla activa: CONSULTA, (documento grabado) o NUEVO

Nombre Fecha de Mes Ao del hoy activo activo usuario actual del programa

Figura 7

Las Opciones que pueden activarse o desactivarse son las siguientes:

Ver mensajes de alerta al inicio de la aplicacin

Ver mensajes de

Seleccionar para que el programa cambie o no el mes activo cuando cambia el mes calendario. Si est seleccionada, aparece un mensaje de alerta al cambiar el mes calendario. Cuando est seleccionada, el programa

confirmacin antes de muestra un mensaje de alerta antes de grabar un documento nuevo. guardar informacin del mes activo
Cuando est seleccionada, en las pantallas de documentos, consultas y procesos slo aparecen los documentos elaborados en el mes activo. En caso contrario aparecen todos los documentos elaborados durante la obra. Cuando est seleccionada, la impresin de los

Ver solamente

Imprimir documento

OPCIONES GENERALES - 37

despus de guardarlo Mdulo Activo:

documentos nuevos es automtica. Tiene la misma funcin que la ventana del extremo derecho en la Barra de Herramientas para cambiar entre los mdulos Bancos, Almacn, Contratos y Equipos.

Documentos, Consultas, Procesos

El contenido de estas opciones del men vara de acuerdo con el mdulo que est activo y se describe en el captulo OPERACIONES.

Control
Esta opcin est dirigida a los altos niveles directivos de la obra y contiene el resumen de la informacin ms importante de la misma. Men Descripcin Centro de Control donde pueden consultarse en forma tabular los saldos de bancos, las cuentas y plizas vencidas y, en fin, toda la informacin crtica de la obra. Informacin detallada de valores, presentada en forma tabular. Informacin detallada de cantidades, presentada en forma tabular. Informacin detallada tanto de los valores como de las cantidades de obra ejecutados.

Resumen Ejecutivo

Valor Ejecutado por meses Cantidad Ejecutada por meses Valor y Cantidad ejecutados

Ejecucin presupuestal Informacin comparativa de la ejecucin contra el presupuesto. Tambin puede ser examinada en acumulada
forma grfica.

38 - CONSTRUCONTROL

Definiciones
Por medio de esta opcin se crean y se consultan las tablas que se usan como informacin general o auxiliar en los documentos del programa. Aunque el contenido de esta opcin es el mismo en todos los mdulos del programa, algunas definiciones slo estn disponibles en el mdulo que las utiliza. Men Descripcin Definir los datos generales de la empresa (nombre, NIT, etc.) y la numeracin que se utilizar en los distintos tipos de documentos. Conceptos y porcentajes de Retencin en la Fuente y Retencin Industria y Comercio que se utilizan en la definicin de Terceros y en la elaboracin de Comprobantes de Egreso. Cdigo y nombre de los bancos colombianos, que se utilizan dentro de los Comprobantes de Ingreso para identificar los cheques recibidos. Nombres y caractersticas de los beneficiarios de los pagos que har la empresa o de las personas que le giran dinero. Nombres y caractersticas de las Cuentas Corrientes o de Ahorros que se utilizarn para hacer pagos y para consignar los ingresos. Nombre y detalles de los Almacenes que se utilizarn como centros de acopio y despacho de materiales y equipos. Tabla de abreviaturas que se usan como unidades de medida en materiales y cantidades de obra. Tabla de las abreviaturas que se utilizan como unidades de medida en la liquidacin de equipos.

Parmetros

Retenciones

Cdigos Bancarios

Terceros

Bancos

Almacenes

Unidades de Medida Unidades de Alquiler

OPCIONES GENERALES - 39 Men Descripcin Nombre y caractersticas de los materiales incluidos en el presupuesto de un Centro de Costo. Nombre y caractersticas de los equipos de alquiler incluidos en el presupuesto. Con esta opcin se crean, editan y almacenan minutas de contratos para asociarlas posteriormente a los contratos de obra.

Materiales

Equipos Formatos de Contrato

Centros de Costo
Los Centros de Costo son las entidades que sern afectadas por las compras, los gastos, los ingresos y los contratos. Con esta opcin se crean, editan y definen sus componentes, caractersticas y presupuesto. Men Descripcin Identificacin del Centro de Costo, sus principales parmetros de operacin y el nivel de control que debe tener. Permite la importacin de un presupuesto elaborado en CONSTRUPLAN para cada Centro de Costo. Edicin del presupuesto importado y creacin de cuentas auxiliares de control. Determinacin de los egresos previstos por cada perodo de duracin de la obra.

Definir

Editar Presupuesto Flujo de Caja

Ventana
Dado que el usuario puede abrir simultneamente varias ventanas para crear o consultar informacin, estas opciones le permiten organizarlas de la mejor manera posible.

40 - CONSTRUCONTROL Men Descripcin Organizar todas las ventanas abiertas utilizando toda el rea disponible de la pantalla. Organizar todas las ventanas abiertas de manera que se ve solamente la primera y las barras de ttulo de las dems. Organizar las ventanas que hayan sido minimizadas en forma de iconos. Cerrar todas las ventanas abiertas

Mosaico Cascada

Organizar Iconos Cerrar Ventanas

?
Mediante esta opcin es posible recurrir al archivo general de ayuda para obtener informacin complementaria acerca del programa Men Descripcin Archivo general de ayuda Archivo de ayuda con utilidades especiales para bsquedas analticas Informacin de soporte de CONSTRUDATA Permite un acceso rpido a algunas utilidades de Windows como Calculadora, Wordpad, Reloj y Calendario Datos tcnicos acerca de la versin actual del programa, la fecha, los autores y el sistema.

Contenido Buscar Soporte Tcnico Utilidades

Acerca de

4.Operaciones

OPERACIONES - 44

Mdulo de Bancos
Para el manejo de los ingresos y egresos de cada Centro de Costo, el Mdulo de Bancos ofrece al usuario las siguientes opciones en el men principal, las cuales se encuentran descritas en forma detallada en el captulo 9.

Documentos
Contiene las opciones para ingresar la informacin relativa a pagos y cobros. Todos estos documentos utilizan las tablas auxiliares terceros, retenciones, bancos que deben ser creadas con anterioridad con la opcin Definiciones del men principal. Men Descripcin Permite crear los documentos que respaldan la emisin de los cheques de todas las cuentas bancarias. Crear los documentos que respaldan las consignaciones en cualquiera de las cuentas bancarias. Documentos contables que respaldan egresos no efectuados con cheque. Documentos contables que respaldan otros ingresos a las cuentas diferentes de consignaciones. Ingresar al sistema las facturas recibidas.

Comprobantes de Egreso Comprobantes de Ingreso Notas Dbito Notas Crdito

Cuentas por Pagar

OPERACIONES - 45 Men Descripcin Incorporar al sistema las facturas emitidas.

Cuentas por Cobrar Asignar

Cuentas por Pagar

Autorizar el pago de una Cuentas por Pagar convirtindola automticamente en un Comprobantes de Egreso.

Asignar

Cuentas por Cobrar

Autorizar el ingreso de una consignacin, convirtiendo automticamente la Cuentas por Cobrar en un Comprobantes de Ingreso

Consultas
Presentacin en forma de tabla de todos los documentos de los Bancos para consulta rpida. Para examinar un documento particular, el usuario puede hacer doble clic sobre cualquier lnea de la tabla. Tambin puede ser usado para la anulacin mltiple de documentos. Las consultas pueden hacerse sobre los siguientes documentos:

Comprobantes de Egreso, Comprobantes de Ingreso, Notas Dbito, Notas Crdito, Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar

Procesos
Men Descripcin cualquier fecha si es necesario. El programa muestra al usuario qu cheques girados existen para la fecha y solicita la confirmacin para descontarlos de la cuenta respectiva.

Confirmar Posfechados Permite descontar los cheques posfechados en

46 - CONSTRUCONTROL

Mdulo de Almacn
En la operacin diaria de los almacenes de materiales, el usuario dispone de las siguientes opciones en el men principal, cuya descripcin detallada se encuentra en el captulo 10:

Documentos
Contiene las opciones para ingresar la informacin relativa a los pedidos, las entradas y las salidas de materiales de la obra. Estos documentos utilizan las tablas auxiliares materiales, tercerosque deben ser creadas con anterioridad con la opcin Definiciones del men principal. Men Descripcin Elaboracin y consulta de los documentos mediante los cuales se hacen pedidos de materiales con destino al almacn. Registros del ingreso de materiales al almacn, solicitados mediante una Orden de Compra. Registros de los materiales entregados a la obra. Documentos que respaldan las devoluciones hechas al proveedor por daos, malas especificaciones, etc. Registro de materiales que regresan de la obra al almacn. Ingresos o egresos de materiales que no se originan en movimientos reales sino en ajustes entre el inventario fsico y el terico.

rdenes de Compra

Entradas Salidas Devoluciones

Reintegros Ajustes

Consultas
Presentacin en forma de tabla de todos los documentos del Almacn para consulta rpida. Para examinar un documento particular, el usuario puede hacer doble clic sobre cualquier lnea de la tabla. Tambin puede ser usado

OPERACIONES - 47 para la anulacin mltiple de documentos. Las consultas pueden hacerse sobre los siguientes documentos:

rdenes de Compra, Entradas, Salidas, Devoluciones, Reintegros, Ajustes, Krdex Resumido y Detallado

Procesos
Para la administracin de los materiales se dispone de los siguientes procesos globales: Men Descripcin Cuando un proveedor no despache los materiales de una Orden de Compra o lo haga parcialmente, el usuario tiene la alternativa de esperar indefinidamente el despacho o de finalizar la Orden de Compra, usando esta opcin. Esta opcin se utiliza para determinar el consumo de materiales que no se mueven con base en vales de almacn por ejemplo, arenas, concretos, etc. El consumo se obtiene multiplicando las cantidades de obra ejecutadas durante un perodo por las cantidades de estos materiales que aparezcan en los anlisis unitarios del presupuesto. El usuario puede determinar las necesidades de materiales y equipos de la obra por medio de esta opcin. Basta ingresar las cantidades de obra por ejecutar para que el programa calcule las necesidades, verifique las existencias y proponga pedidos para las cantidades faltantes. Si as lo desea, el usuario puede elaborar las rdenes de Compra necesarias a partir de los pedidos propuestos.

Finalizacin rdenes de Compra Consumos Tericos

Determinar Necesidades

48 - CONSTRUCONTROL

Mdulo de Contratos
El control de los contratistas y de las actividades por ellos desarrolladas requiere de las siguientes opciones en el men principal, las cuales se describen en detalle en el captulo 11:

Documentos
Contiene las opciones para la elaboracin de contratos y para liquidacin de pagos de los mismos. Para crear un contratista debe utilizarse la opcin Definiciones-Terceros. Men Descripcin Creacin, modificacin del encabezado y consulta de documentos contractuales. Edicin de actividades y cantidades de obra

Contratos Modificaciones al Detalle Actas de Obra

Documentos que registran las cantidades de obra ejecutadas en un perodo y son la base para determinar el cumplimiento del contrato y para autorizar los pagos parciales.

Consultas
Presentacin en forma de tabla de todos los documentos relativos a los Contratos para consulta rpida. Para examinar un documento particular, el usuario puede hacer doble clic sobre cualquier lnea de la tabla. Tambin puede ser usado para la anulacin mltiple de documentos. Las consultas pueden hacerse sobre los siguientes documentos:

Contratos, Modificaciones al Encabezado, Modificaciones al Detalle, Actas de Obra y Plizas

Procesos
El nico proceso de este mdulo es el de Finalizacin de Contratos, que permite sealar en una tabla los contratos terminados para que el programa no permita hacerles operaciones adicionales.

OPERACIONES - 49

Mdulo de Equipos
Para el control de los equipos, el usuario dispone de las siguientes opciones en el men principal, las cuales se encuentran descritas en forma detallada en el captulo 12:

Documentos
Contiene las opciones para ingresar la informacin relativa a los pedidos, entradas, salidas y liquidacin de alquileres de equipo. Para crear un equipo debe utilizarse la opcin Definiciones-Equipos. Men Descripcin Creacin y consulta de los documentos de identificacin de los equipos, pedidos, entradas y salidas del almacn. Liquidacin del valor del alquiler de los equipos con base en los pagos histricos, el tiempo de utilizacin y la tarifa de arrendamiento.

Tarjeta de Control Liquidacin y Asignacin

Consultas
Presentacin en forma de tabla de todos los documentos relativos a los Equipos para consulta rpida. Para examinar un documento particular, el usuario puede hacer doble clic sobre cualquier lnea de la tabla. Tambin puede ser usado para la anulacin mltiple de documentos. Las consultas pueden hacerse sobre los siguientes documentos:

Tarjetas, Liquidaciones

5.Barra de Herramientas

OPERACIONES - 51

BARRA DE HERRAMIENTAS - 52

Botones
La tercera lnea de la pantalla de CONSTRUCONTROL contiene una serie de botones que dan acceso a las opciones ms importantes del programa, y se activan o desactivan dependiendo del contexto y las opciones que estn operando.

Botn

Descripcin
NUEVO -- Con este botn se crea un documento nuevo del mismo tipo del que est en pantalla. Mientras no exista un documento abierto, el botn permanece inactivo. GUARDAR Grabar el documento que se encuentra en pantalla. Mientras no exista un documento abierto, el botn permanece inactivo. Una vez grabado, un documento contable no puede ser modificado.

Men
Archivo Nuevo

Teclado
Ctrl+N

Archivo Guardar

Ctrl+G

REFRESCAR -- Actualizar la pantalla para Edicin que refleje los cambios hechos por otro Refrescar usuario en otra estacin de la red. DESHACER -- Deshacer una accin de escritura al editar o crear un documento. Edicin Deshacer

Ctrl+R

Ctrl+Z

BARRA DE HERRAMIENTAS - 53

Botn

Descripcin
ANULAR -- Coloca un sello rojo con la palabra ANULADO sobre un documento activo para que el programa no tenga en cuenta sus datos. Para efectos de control y auditora, el documento no se borra y puede ser consultado. Al anular un documento se deshacen los efectos que haya tenido en las cuentas de control. IMPRIMIR Produce la impresin inmediata del documento que se encuentra en pantalla sin pasar por la presentacin preliminar.

Men
Edicin Anular

Teclado

Archivo Imprimir

Ctrl+I

PRESENTACIN PRELIMINAR -- Se Archivo activa cuando existe un documento abierto, Presenta para presentar en pantalla una imagen de cin preliminar cmo aparecera impreso. BUSCAR -- Opera sobre los tipos de documento o de consulta que estn en pantalla y permite localizar un documento determinado de acuerdo con mltiples criterios que aparecen en pantalla al invocar la opcin. Edicin Buscar Ctrl+B

ORDENAR -- Opera sobre los tipos de Edicin documento o de consulta que estn en Ordenar pantalla y permite organizar los documentos de acuerdo con mltiples criterios que aparecen en pantalla al invocar la opcin. PRIMERO Ir al primer documento del tipo que est en pantalla, de acuerdo con el ordenamiento seleccionado. ANTERIOR Ir al documento anterior. Edicin Ir a Primero Edicin Ir a Anterior

Ctrl+O

Ctrl+P

Ctrl+A

54 - CONSTRUCONTROL

Botn

Descripcin
SIGUIENTE Ir al documento siguiente.

Men
Edicin Ir a Siguiente Edicin Ir a ltimo

Teclado
Ctrl+S

LTIMO Ir al ltimo documento.

Ctrl+U

REPORTES Imprimir documentos de Archivo acuerdo con el rango y el ordenamiento que Reportes el usuario determine. CORREO ELECTRNICO Ejecuta el programa de manejo de Internet activo en Windows 95, ya sea Microsoft Internet Explorer, Netscape, Mosaic, etc. Para mayor comodidad del usuario, la Barra de Herramientas puede configurarse para eliminar botones o cambiarlos de lugar haciendo doble clic en cualquiera de los espacios vacos de la misma barra para abrir la ventana de personalizacin:

Figura 8

Para cambiar el orden de los botones, seale el botn deseado y haga clic en Subir o Bajar. Si desea agregar un botn selelo en la ventana de botones

BARRA DE HERRAMIENTAS - 55 disponibles y haga clic en Agregar. Para eliminar un botn selelo en la ventana de la derecha y haga clic en Quitar. Por ltimo, si hace clic en Restablecer, la barra de herramientas regresar a su configuracin inicial.

6.Definiciones

DEFINICIONES - 59

Definiciones
Buena parte de la informacin que procesa el programa se encuentra almacenada en tablas maestras para ser utilizadas por la mayor parte de sus mdulos, tal como sucede, por ejemplo, con los bancos propios o los conceptos y porcentajes de Retencin en la Fuente, que intervienen en la elaboracin de comprobantes de ingreso y egreso, en la definicin de terceros y proveedores, etc. Estas tablas se crean con la opcin Definiciones del Men y estn a disposicin del usuario segn el nivel de acceso que tenga autorizado.

Parmetros
Esta opcin permite crear las tablas Empresa, Numeracin de Documentos de Bancos, Numeracin de Documentos de Almacn y Numeracin de Documentos de Contratos. La tabla Empresa contiene el nombre y el NIT de la organizacin que est operando el programa, la ciudad en donde realiza sus operaciones, el porcentaje de IVA que est vigente y la cantidad de decimales que debe utilizarse en los distintos documentos, as como tambin el ao y el mes activos. Si el mes y el ao activos no corresponden a los actuales del computador, el programa advierte al usuario en el momento de iniciar la sesin de trabajo. El usuario puede, sin embargo, modificar estas definiciones transitoriamente para que las operaciones que est efectuando (un comprobante de egreso, un contrato, etc.) afecten un ao o un mes diferentes. En las tablas de Numeracin se establece el nmero inicial para todos los documentos que maneja el programa y a partir de esa definicin, el mismo programa se encargar de asignar la numeracin a medida que se van elaborando los documentos.

60 - CONSTRUCONTROL

Figura 9

Retencin en la Fuente
A cualquier pago o abono que haga la empresa a un tercero se le debe retener un porcentaje (que vara de acuerdo con el servicio o el suministro recibido). Este valor luego se debe consignar a nombre de la Administracin de Impuestos de su localidad. Con esta rutina se crean las Retenciones en la Fuente escribiendo los diferentes conceptos y porcentajes por descontar. Estos conceptos se asocian despus a cada tercero, segn corresponda, para que al hacerle cualquier pago el programa pueda descontarle automticamente el porcentaje establecido. La tabla de Retencin en la Fuente contiene originalmente la siguiente informacin:

DEFINICIONES - 61

Figura 10

Retencin Industria y Comercio

Similar a la anterior, pero los dineros retenidos se consignan en las Tesoreras Municipales. La creacin se produce en la pantalla que aparece enseguida, y los conceptos se usan para asociarlos a los terceros que maneja el programa con el objeto de poderles descontar automticamente el porcentaje correspondiente cada vez que se les haga un pago o abono en cuenta.

Figura 11

Cdigos Bancarios
Cdigo y nombre de todos los bancos que operaban en el pas al momento del cierre de edicin. Estos cdigos se utilizarn en los comprobantes para identificar los cheques recibidos.

62 - CONSTRUCONTROL

Figura 12

Terceros
Los Terceros son los beneficiarios de los pagos que hace una empresa o las personas que le giran dinero a cualquier ttulo. Cada uno de ellos tiene caractersticas distintas (proveedor o contratista, suministrador de bienes o de servicios, autoretenedor, etc.) que deben ser suministradas al programa para que ste pueda manejar eficientemente los pagos o las consignaciones de cada uno. Los datos de cada tercero son los siguientes:

Columna Nombre NIT

Descripcin
El nombre del Tercero El nmero de Cdula, NIT. Extranjera. Despus de importar un presupuesto, se debe asignar el nmero de identificacin del tercero antes de utilizarlo en alguna operacin. Clasificacin del Tercero: puede ser proveedor, contratista, ambos o ninguno Porcentaje habitual ofrecido por el Tercero Si la respuesta es s (), se desactivan las columnas de retenciones Retencin en la Fuente. De acuerdo con el tipo de suministro, se escoge de la Tabla de Retenciones el cdigo adecuado. Porcentaje de Retencin en Garanta que debe aplicarse a los pagos a contratistas

Tipo Tercero Descuento (%) Autoretenedor

ReteFte

RG(%)

DEFINICIONES - 63

Columna Rete. Sobre IVA

Descripcin
Retencin sobre IVA que practican los grandes contribuyentes Retencin de Industria y Comercio. De acuerdo con el tipo de suministro, se escoge de la Tabla de Retenciones de Industria y Comercio el cdigo adecuado. Informacin complementaria para las Ordenes de Compra

Ret. Ind. Com.

Direccin Telfono Fax

Bancos
Con esta opcin se crean y editan las Cuentas Corrientes o de Ahorros que se utilizarn para todos los Centros de Costo. Los datos de cada Banco son los siguientes:

Columna Nombre Cd. Banco Cuenta Titular Sucursal, Direccin, Telfono Contacto Sobregiro Saldo Inicial

Descripcin
El nombre comercial del Banco Cdigo del Banco dentro del sistema bancario colombiano El nmero de la cuenta Si la empresa maneja cuentas de diferentes personas Informacin adicional del banco Identificacin de funcionarios del banco Cupo autorizado de sobregiro. Permite ingresarlo solamente al crear la cuenta. Despus es necesario generar una

64 - CONSTRUCONTROL

Columna

Descripcin
Nota Crdito para ingresarlo.

Saldo Actual

El programa lo mantiene automticamente

Almacenes
El concepto de almacn como sitio de acopio y despacho es fundamental en CONSTRUCONTROL, ya que las entradas y salidas de materiales y equipos a un Centro de Costo estn siempre relacionadas con uno o varios almacenes. Estos se crean mediante esta opcin definiendo su nombre, direccin, telfono y nombre del almacenista. En los documentos Ordenes de Compra, Entradas y Salidas de Almacn, Reintegros, Devoluciones y Tarjeta de Control de Equipos siempre existe un campo para definir el almacn que debe afectarse.

Unidades de Medida
Con esta opcin se edita la tabla que contiene las abreviaturas que se utilizan como unidades de medida en la definicin de materiales, equipos y cantidades de obra. Esta informacin se importa desde CONSTRUPLAN junto con el presupuesto, y puede ser complementada o modificada por el usuario.

Unidades de Alquiler
Permite editar la tabla que contiene las unidades ms comnmente usadas para el alquiler de los equipos.

Materiales
Para poder elaborar una Orden de Compra es indispensable que los materiales por pedir estn previamente creados en la Tabla de Materiales. Lo ms usual es que la tabla se genere automticamente durante el proceso de importacin de un presupuesto pero puede ser modificada por el usuario en cualquier momento para agregar nuevos materiales o editar los existentes. Los datos de cada material son los siguientes:

DEFINICIONES - 65

Columna Cdigo Nombre U.M.Pres. U.M.Alma

Descripcin
Cdigo de identificacin del material en el presupuesto importado Nombre del material Unidad de medida en el presupuesto importado Unidad de medida que se utilizar en la obra. En algunos casos puede ser diferente de la del presupuesto: el cemento, por ejemplo, se usa en kilos para los anlisis unitarios pero se compra por bultos. Por esto es necesario informarlo al programa para que haga las conversiones necesarias para el manejo del material en las rdenes de Compra y las operaciones del Almacn. Cantidad que al multiplicarse por U.M.Pres. la convierte en U.M.Alma. Los materiales que se controlan por Consumo Terico no salen del almacn mediante vales de salida, sino que son descontados del inventario a partir de las Actas de Obra ejecutadas y los Anlisis Unitarios del presupuesto. Esto sucede, por ejemplo, con las arenas, los ladrillos, el concreto, etc. (Ver pgina 132) Identificacin del Proveedor del material. Se escoge de la Tabla de Terceros y corresponde a la columna NIT. El nombre del proveedor asociado con el material, el cual puede venir ligado desde la importacin de CONSTRUPLAN o puede ser asignado por el usuario. Existencia actual del material. Esta

Equivalencia Cons.Terico

Iden. Prove.

Proveedor

Existen.

66 - CONSTRUCONTROL

Columna

Descripcin
informacin la maneja automticamente el programa y no puede ser editada. Para establecer el inventario inicial de la bodega, es necesario crear un documento de Ajuste.

Cant.Mn.

Cantidad mnima que debe estar siempre disponible en el almacn. Cuando las existencias sean iguales o inferiores, este material aparecer en la hoja Pedidos Pendientes del Resumen Ejecutivo ltimo costo unitario del material en unidades de Almacn (U.M. Alma) En el caso del cemento, sera el costo por bulto, que es la unidad de recepcin del material.

Valor Unitario

Equipos
Para poder elaborar un pedido de equipo en alquiler es indispensable que los equipos por alquilar estn previamente creados en la Tabla de Equipos. Esta se genera automticamente durante el proceso de importacin de un presupuesto pero puede ser modificada por el usuario en cualquier momento para agregarle nuevos equipos o editar los existentes. Los datos de cada equipo son los siguientes:

Columna Cdigo Nombre U.M.Pres. U.M.Alqu.

Descripcin
Cdigo del equipo en el presupuesto Nombre del equipo Unidad de medida en el presupuesto Unidad de alquiler que se utiliza en la obra. Normalmente es la misma del presupuesto pero, en ocasiones, puede ser diferente. El alquiler de una volqueta, por ejemplo, puede haber sido calculado en el

DEFINICIONES - 67

Columna

Descripcin
presupuesto por metros cbicos pero en la realidad se paga por horas. Por eso es necesario informarlo al programa para hacer las conversiones respectivas en los contratos de alquiler (Tarjetas de Control) de equipo.

Equivalencia Proveedor Valor Unitario

Cantidad que al multiplicarse por U.M.Pres. la convierte en U.M.Alqu. El nombre del proveedor asociado con el equipo ltimo costo de una unidad de alquiler del equipo. (U.M.Alqu)

Minutas de Contratos
Con esta opcin se crean, editan y almacenan minutas de contratos para asociarlas posteriormente a los contratos de obra (Documentos-Contratos). Al invocarla aparece una pantalla con las minutas creadas anteriormente, que se identifican mediante un nombre distintivo (por ejemplo Todo Costo, Instalaciones, Mano de Obra, Carpintera, etc.). Para crear una nueva minuta se utiliza el botn Nuevo y para editar una existente se hace doble clic en la columna Contenido, en el botn Editor.

Figura 13

Cualquiera de las acciones anteriores abre un editor de texto en cuya parte superior aparecen el Nombre de la Minuta, una Barra de Herramientas con los

68 - CONSTRUCONTROL botones para su manejo, la zona de edicin donde se escribe el texto en deseado y, finalmente, dos botones para Aceptar o Cancelar. (Figura 14) Para crear una nueva minuta simplemente escriba en la zona de edicin el texto deseado, y utilice los botones para cambiar de fuente o de estilo en negrilla, itlica o subrayado. El botn derecho del ratn le permite, adems, copiar, cortar y pegar texto. Es posible tambin crear una nueva minuta a partir de otra existente, para lo cual se coloca sta ltima en pantalla, se modifica como se desee, se oprime luego el botn Guardar Como y se asigna finalmente un nuevo nombre al archivo modificado. Si el texto ya existe en un archivo electrnico del tipo *.txt, oprima el botn Importar para abrir la ventana de bsqueda de archivos de Windows 95, localice el archivo deseado, haga doble clic sobre su nombre y el texto quedar incorporado a su minuta. Tambin puede traer el texto desde cualquier procesador de palabra de Windows a travs del Portapapeles con los comandos Copiar y Pegar.

DEFINICIONES - 69
Figura 14

7.Centros de Costo

DEFINICIONES - 71

CENTROS DE COSTO - 72

Centros de Costo
Un Centro de Costo es una obra, una entidad o una empresa que tienen presupuesto y recursos propios y se van a administrar y a controlar con la ayuda de CONSTRUCONTROL. La razn de ser del programa es precisamente administrar Centros de Costo para facilitar las operaciones relacionadas con movimientos de dinero, compra y manejo de materiales, elaboracin y control de contratos, alquiler de equipos, as como tambin comparar permanentemente sus costos contra el presupuesto. Y para obtener todo ello basta con indicar el nombre de un Centro de Costo en los comprobantes de ingreso y egreso, los documentos de salida de almacn, los contratos, las hojas de control de equipos, etc. Con esta opcin del men se crean los Centros de Costo, se definen sus caractersticas y se establece su presupuesto, todo lo cual organizar ms adelante la informacin que se ingresa y los diferentes controles establecidos dentro del programa.

Definir
Al activar esta opcin se abre una ventana con los nombres de los Centros de Costo existentes. Si desea editar un Centro de Costo ya existente, haga doble clic sobre l para que aparezca otra pantalla con sus definiciones. (Figura 15) Para crear un Centro de Costo nuevo haga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas. La informacin que se requiere para crear un centro de costo se describe a continuacin.

CENTROS DE COSTO - 73

Figura 15

Elementos Cdigo Nombre, Direccin, Telfono Fecha Inicio, Hasta

Descripcin
Cdigo del Centro de Costo generado por el programa Datos de la Obra Fechas de iniciacin y terminacin del proyecto en el formato da/mes/ao. El control presupuestal est basado en estas fechas. Establece el grado de detalle con el cual se llevar el control del centro de costo. (Pgina 21) En la ventana izquierda aparecen los almacenes de obra ya creados. Asocie uno o varios de ellos al nuevo Centro de Costo oprimiendo el botn >>. Cierra la ventana y contina con el proceso de definicin del presupuesto.

Nivel de Control

Almacenes

Aceptar

74 - CONSTRUCONTROL

Seleccin de Almacenes
Los materiales para un Centro de Costos pueden provenir de uno o varios almacenes manejados por CONSTRUCONTROL. Debe establecerse aqu, cuales almacenes enviarn materiales a este Centro de Costo, escogindolos de una lista creada anteriormente. El almacn o almacenes escogidos en esta etapa pueden cambiarse despus y se pueden agregar nuevos almacenes. Si durante el transcurso de la obra se creara otro almacn de la compaa ste puede ser asignado al Centro de Costo. Sin embargo, no se puede desligar un almacn de un Centro de Costo si ya ha tenido movimientos de material asociados con ste.

Definir el presupuesto

Figura 16

Al terminar de diligenciar la pantalla anterior se oprime el botn Aceptar para grabar la informacin. Se inicia entonces el proceso de Definicin del Presupuesto y se abre una ventana con mltiples hojas de trabajo, a cada una de las cuales se accede oprimiendo una de las etiquetas de la parte superior de la ventana.

CENTROS DE COSTO - 75 En la primera hoja Inicio (Figura 16) se determinan el nombre y localizacin de la Base de Datos de CONSTRUPLAN en donde se encuentra el presupuesto. Haga clic en el signo de interrogacin para localizar el archivo en el directorio del disco duro. Se abrir una ventana estndar (Figura 17) de localizacin de archivos y carpetas mediante la cual puede recorrer todos los directorios hasta encontrar el archivo deseado. Seleccinelo y haga clic en Abrir.

Figura 17

Normalmente en un archivo de CONSTRUPLAN pueden existir varios presupuestos de obras diferentes, as que el programa busca en el archivo las obras que hay y le permite seleccionar la obra deseada. (Figura 18)

Figura 18

76 - CONSTRUCONTROL Luego de seleccionar la obra y el Nivel de Control, haga clic en Aceptar para efectuar la importacin. Al terminar el proceso queda abierta la segunda hoja Captulos con los nombres y cdigos de los captulos del presupuesto que se acaba de importar.

Figura 19

Es posible modificar aqu los cdigos y los nombres de los captulos si lo desea, o abrir cualquiera de las dems hojas de trabajo Sub-Captulos, Actividades, (Figura 19), Insumos, (Figura 20), Equipos, Proveedores para revisar los datos importados. En la hoja de insumos el programa presenta las unidades de medida (U.M.) que vienen en el presupuesto y asigna las mismas unidades para cada material. Si es necesario cambiar una unidad de medida, este es el mejor momento para hacerlo. En la columna Nueva U.M. escriba la unidad de medida que se va a usar en la obra y en la columna Equivalencia escriba el factor por el cual hay que multiplicar a la unidad anterior para obtener la nueva.

Figura 20

Por ejemplo, si el cemento est presupuestado en kilos, pero el almacn lo va a manejar en bultos de 50 kilos, escriba el valor 50 en la columna equivalencia.

CENTROS DE COSTO - 77 Casos similares pueden presentarse con material de cantera, que se calculan por metros cbicos pero se compran por viajes de volqueta, el acero que se calcula por kilos y se compra por varillas de una determinada longitud y dimetro, etc.

El proceso de importacin
Cuando haya terminado de revisar las pginas o de hacer los cambios necesarios, haga clic en Importar para que el proceso finalice. Durante la importacin sucede lo siguiente:

Al iniciar, el programa informa al usuario la ltima fecha de clculo del presupuesto. Si es necesario actualizarlo, con precios ms recientes, por ejemplo, el programa le sugiere terminar la operacin y activar CONSTRUPLAN para hacer el nuevo clculo. El usuario puede, sin embargo, abstenerse de hacerlo y continuar con su importacin. Se crea un archivo independiente para CONSTRUCONTROL, desligado de CONSTRUPLAN, que contiene las actividades, cantidades de obra, componentes y valores que se van a controlar. Este archivo puede ser consultado y modificado con la opcin Centros de Costo-Editar Presupuesto para cambiar especificaciones, unir o separar actividades, agregar nuevas, etc., pero si los cambios son muy grandes es preferible utilizar primero CONSTRUPLAN y repetir la importacin a CONSTRUCONTROL. En el archivo de CONSTRUCONTROL aparecen modificados los anlisis unitarios que tengan anlisis anidados, pues estos ltimos se expresan en trminos de sus componentes primarios. As, por ejemplo, si en CONSTRUPLAN el anlisis MUROS 0.12 contiene 55 ladrillos 29 litros de mortero para pega Y cada litro de mortero consta de: 0.52 kilogramos de cemento 0.1 metros cbicos de arena 0.24 litros de agua

78 - CONSTRUCONTROL En CONSTRUCONTROL la actividad MUROS 0.12 contendr 55 ladrillos 15.08 kilogramos de cemento (0.52 X 29) 0.29 metros cbicos de arena (0.01 X 29) y 6.96 litros de agua (0.24 X 29) De manera que el valor total de la actividad ser el mismo en los dos casos.

Cuando sea necesario controlar un anlisis anidado, se debe eliminar como componente para colocarlo en el primer nivel. El mortero del punto anterior, por ejemplo, dejara de pertenecer a la actividad MUROS 0.12 y se convertira en una actividad susceptible de ser controlada. Pero esto debe hacerse al realizar el presupuesto. En el archivo resultante se crean tablas independientes con todos los Materiales, Equipos, Proveedores y Unidades de Medida que intervienen en el presupuesto, los cuales pueden ser modificados o complementados por el usuario con la opcin Definiciones. Tambin es posible crear completamente un presupuesto con la opcin Centros de Costo-Editar Presupuesto, aunque ello puede ser dispendioso porque requiere la creacin de actividades, insumos, precios, etc. Para importar desde CONSTRUCONTROL un presupuesto elaborado con el programa PRESP 6 de CONSTRUDATA es necesario convertirlo (importarlo) primero a CONSTRUPLAN. En la hoja Equipos tambin puede modificarse la unidad de alquiler para utilizar durante la obra una diferente de la que se utiliz en el presupuesto. Los Proveedores que se importan desde CONSTRUPLAN carecen de NIT pero CONSTRUCONTROL le asigna a cada uno un NIT ficticio, que el usuario debe revisar y modificar cuando termine el proceso y antes de hacer documentos con esos proveedores.

Consideraciones adicionales

CENTROS DE COSTO - 79

Editar presupuesto
Esta opcin permite Agregar Captulos, Sub-Captulos y Actividades a un presupuesto ya creado

Modificar las cantidades y valores de las actividades originales Crear cuentas especiales que no aparecen en el presupuesto original de una obra pero se requieren para manejar adecuadamente sus Egresos e Ingresos (tales como anticipos, prstamos, descuentos para seguro social, gastos bancarios, honorarios y prstamos recibidos, cuentas de socios, ingresos por ventas, etc.) Congelar el presupuesto, protegerlo mediante una contrasea y, finalmente, visualizarlo en pantalla.

Al activar la opcin se abre una ventana con varias hojas de trabajo, (Figura 21), a cada una de las cuales se accede sealando una de las etiquetas de la parte superior de la pantalla (Cuentas Presupuestales, Cuentas de Egreso y Cuentas de Ingreso).

Figura 21

80 - CONSTRUCONTROL La pantalla tiene su propia Barra de Herramientas con varios botones:

Botn

Descripcin
NUEVO CAPITULO -- Con este botn se crea un captulo nuevo del presupuesto.

Men
Archivo Nuevo Captulo

NUEVO SUB-CAPITULO Seleccione el Archivo captulo al que pertenece el nuevo sub-captulo Nuevo Subcaptulo y haga clic en este botn. NUEVA ACTIVIDAD Seleccione el subcaptulo al que pertenece la nueva actividad y haga clic en este botn. Archivo Nueva Actividad

NUEVO INSUMO Seleccione la actividad a Archivo la que pertenece el nuevo insumo y haga clic Nuevo Componente en este botn. GUARDAR PRESUPUESTO

EDITAR REGISTRO Seleccione el Captulo, Sub-captulo, Actividad o Insumo a editar y haga clic en este botn. BORRAR REGISTRO Seleccione el Captulo, Sub-captulo, Actividad o Insumo que deba borrar y haga clic en este botn REFRESCAR CAMBIOS Si otro usuario se encuentra trabajando simultneamente en el presupuesto, los cambios se reflejarn en la pantalla haciendo clic en este botn. IMPRIMIR PRESUPUESTO Presenta en pantalla una imagen del reporte del presupuesto antes de enviarlo a la impresora.

Archivo Editar Archivo Borrar Archivo Refrescar

Archivo Imprimir Presupuesto

CENTROS DE COSTO - 81

Botn

Descripcin
IR AL PRIMERO Dirige el cursor al primer rengln del presupuesto. IR AL ANTERIOR Dirige el cursor al rengln anterior del presupuesto IR AL SIGUIENTE Dirige el cursor al siguiente rengln del presupuesto IR AL LTIMO Dirige el cursor al ltimo rengln del presupuesto CONGELAR PRESUPUESTO Para evitar hacer cambios involuntarios en el presupuesto haga clic en este botn. Esto evitar que se pueda editar el presupuesto. CREAR PRESUPUESTO BASE Establecer un presupuesto de referencia para comparar las modificaciones posteriores que ste sufra.

Men

Crear Presupuesto Base

En ocasiones es necesario contar con un presupuesto contra el cual se hagan todas las comparaciones de control. El programa sugiere al usuario que lo cree al entrar a esta pantalla, antes de hacer cualquier modificacin. Mientras no se utilice esta opcin, el presupuesto importado podr modificarse sin restricciones y se perder la referencia del presupuesto original. Despus de crear el Presupuesto Base, cualquier modificacin al presupuesto se har sin afectar al Presupuesto Base para conservarlo como punto de partida de control. Supngase, por ejemplo, que el presupuesto original incluye 50 m2 de placas de concreto, que despus se decide que deben construirse 75 m2 y que a la fecha se han construido 60 m2. Los reportes de control de cantidades para las dos alternativas son los siguientes:

82 - CONSTRUCONTROL SIN PRESUPUESTO BASE

ACTIVIDAD PLACAS DE CONCRETO PRESUPUESTO 75 m2 EJECUCION 60 m2 ACTUAL 80 %

CON PRESUPUESTO BASE

ACTIVIDAD PLACAS DE CONCRETO PRESUP. INICIAL 50 M2 PRESUP. ACTUAL 75 m2 EJECUCION 60 m2 INICIAL 150 % ACTUAL 80 %

Cuentas Auxiliares
Dado que en cualquier proceso de control se requieren, el programa crea automticamente varias cuentas auxiliares de Egreso (ANTICIPOS, PRESTAMOS y DESCUENTOS SEGURO SOCIAL) y de Ingreso (HONORARIOS RECIBIDOS, ANTICIPOS RECIBIDOS y PRESTAMOS RECIBIDOS) pero el usuario puede eliminarlas, si lo desea.

Flujo de Caja
Esta rutina de la opcin Centros de Costo muestra en pantalla el cdigo, nombre y valor de cada una de las actividades del presupuesto, y una serie de columnas que corresponden a la cantidad de meses que existen entre la fecha inicial y la final del Centro de Costo, segn se defini en su creacin, que se utilizan para escribir en ellas la cantidad de dinero que se debe invertir de cada actividad en cada perodo. Durante la ejecucin de la obra, CONSTRUCONTROL comparar la informacin de este archivo con la ejecucin real de costos, reportando los resultados en los reportes de control y en las grficas de ejecucin (grficas SS.).

8.Archivo

ARCHIVO - 86

Archivo
Esta opcin del men contiene rutinas sencillas para la manipulacin general de documentos (crearlos nuevos, grabarlos, cerrarlos o imprimirlos) y para terminar la ejecucin del programa, pero tambin alberga tres grandes opciones de administracin que deben analizarse en detalle: Reportes, Administracin de Base de Datos y Administracin de Usuarios.

Reportes
Se utiliza para imprimir toda la informacin de las tablas genrales del programa (creadas en Definiciones), los documentos que respaldan las operaciones de bancos, almacenes, contratos y equipos y los reportes de control que son la razn ltima de ser del programa.

Documentos Listados Retenciones Anuales Definiciones

ARCHIVO - 87
Figura 22

Tipo de Reporte
Existen cinco categoras: Documentos, Listados, Retenciones, Anuales y Definiciones. Al hacer clic en cada botn se obtiene la lista de los reportes disponibles en cada categora. Los reportes varan dependiendo del mdulo en que se encuentre el programa: Bancos, Almacn, Contratos y Equipos. En algunos de ellos no existen reportes de todas las categoras.

Reportes
En esta seccin aparecen los nombres de todos los reportes predeterminados que tenga el programa para el mdulo escogido (ver el final de este captulo para la relacin detallada de los mismos). Para escoger un reporte simplemente haga clic sobre su nombre.

Rangos
Al escoger un nombre de reporte, el usuario determina el tipo de informacin y la presentacin que requiere (el reporte Movimiento por Banco, por ejemplo, es un listado de los ingresos y egresos que afectaron uno de los bancos de la compaa), pero esa seleccin puede refinarse cuando se le aplican Rangos para reportar exclusivamente la informacin que se requiera (en el ejemplo anterior podra limitarse la informacin a uno o varios centros de costo, dentro de un lmite inferior y superior de fechas, y todo ello conteniendo nicamente los datos de uno o varios proveedores).

Configuracin
Con los tres botones de esta seccin se pueden configurar los mrgenes de la hoja, el tipo de letra (Fuentes) y la Impresora por utilizar (y la orientacin del papel), respectivamente

Dispositivo de Salida
Mediante estos botones se ordena al programa enviar el reporte escogido a un archivo, a la impresora, o a la pantalla. En el primer caso, el reporte se puede enviar como un archivo en cualquiera de los formatos genricos ms utilizados (Excel, Word, dBase, etc.). Para producir un archivo, el programa presenta una serie de opciones y solicita el nombre del directorio y del archivo. La operacin en pantalla o impresora es inmediata.

88 - CONSTRUCONTROL

Los reportes de Bancos

Nombre
Comprobantes de Egreso Comprobantes de Ingreso Notas Dbito y Crdito Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Movimientos Bancarios Auditora Movimientos Bancarios Retencin en la Fuente Retencin Industria y Comercio Retencin sobre IVA Retencin en garanta Informe anual de retencin en la fuente Certificado de retencin en la fuente Certificado de retencin Industria y Comercio Retenciones en la fuente Retenciones de industria y comercio Cdigos bancarios colombianos Informacin de Terceros Informacin de Bancos

Rangos
Centro de Costo, Bancos Centro de Costo, Bancos Centro de Costo, Bancos Centro de Costo, Tercero, Pendientes por pagar Centro de Costo, Tercero, Pendientes por Cobrar Centro de Costo, Banco, Terceros Todos Resumido y detallado Resumido y detallado Resumido y detallado Resumido y detallado Todos Tercero Tercero Definiciones Definiciones Definiciones Definiciones Definiciones

ARCHIVO - 89

Los reportes de Almacn

Nombre
Krdex Resumido Krdex Detallado rdenes de Compra Entradas Salidas Devoluciones Reintegros Ajustes Movimientos de Almacn Auditoras de Movimientos de Almacn Centros de Costo Informacin de terceros Almacenes Unidades de Medida Insumos

Rangos
Almacn Almacn Centro de Costo, Almacn Centro de Costo, Almacn, Proveedor, Material Centro de Costo, Almacn, Material Centro de Costo, Almacn, Proveedor, Material Centro de Costo, Almacn Centro de Costo, Almacn Centro de Costo, Almacn Almacn Definiciones Definiciones Definiciones Definiciones Alfabticamente, por Cdigo

90 - CONSTRUCONTROL

Los reportes de Contratos

Nombre
Contratos Actas de Obra Plizas Modificaciones al Encabezado Modificaciones al Detalle

Rangos
Centro de Costo, Actas de Obra Centro de Costo Vencimientos Todas Todas

Los reportes de Equipos

Nombre
Tarjetas de Control Listado consecutivo Listado por equipo Listado por proveedor Liquidaciones

Rangos
Centro de Costo Proveedores Fechas Documentos Vencimientos

Administrador Base de Datos

Mediante la opcin Definiciones se crean varias tablas que el programa utiliza como fuente de informacin, de ordenamiento y de proceso para ejecutar todas sus operaciones. Estas pueden ser genricas o especficos, de acuerdo con su origen y su utilizacin. Son genricas y contienen informacin aplicable a cualquier Obra o Centro de Costo en Colombia, las tablas de ordenamiento fiscal y las de informacin nacional: Retencin en la Fuente, Retencin de Industria y Comercio y Cdigos Bancarios Colombianos. Se consideran especficas, por su parte, las tablas que estn directamente relacionados con una compaa constructora, una Obra o un Centro de Costo,

ARCHIVO - 91 tales como la propia razn social de aquella, sus cuentas bancarias, proveedores, contratistas y, en fin, todos los dems archivos que se crean con la opcin Definiciones. Esta diferenciacin no tiene ninguna importancia cuando todas las obras que se controlen con CONSTRUCONTROL pertenezcan a una misma razn social (simplemente se activa la opcin Definiciones y se crean todos los archivos) pero deben tenerse en cuenta cuando un constructor maneje obras de propiedad de diferentes sociedades, cada una de las cuales debe tener su propio grupo de archivos, que el programa denomina Base de Datos.

Figura 23

Cada Base de Datos tiene un nombre asignado por el usuario, que el programa coloca en la esquina inferior derecha de la pantalla, y toda su operacin es coordinada por el Administrador de Base de Datos (Figura 23) mediante las siguientes opciones:

Nueva
Active esta opcin para crear una nueva Base de Datos. Al oprimir el botn se abre la ventana de manejo de archivos de Windows, y en ella Usted puede

92 - CONSTRUCONTROL escoger un directorio y escribir un nombre (el programa le agregar automticamente la extensin .MDB). Finalice la creacin oprimiendo el botn Guardar para regresar al Administrador. Por ahora slo existe el nombre, pero si Usted sale de esta pantalla puede utilizar inmediatamente la opcin Definiciones para empezar a llenar la informacin de las tablas.

Abrir
Activa una Base de Datos ya creada para operar con ella, de tal manera que la empresa a la cual le pertenece y todas sus obras, contratistas y proveedores quedan disponibles. Al hacer clic en el botn, se activa la ventana de manejo de archivos de Windows, en donde Usted debe buscar el directorio donde est grabada, escoger all el nombre que le asign (recuerde que el programa le agreg automticamente la extensin .MDB) y hacer doble clic. Antes de abrir la nueva base de datos, el programa le advertir que existe una abierta y le pedir confirmar la operacin. Al salir de la ventana del administrador, observe que el nombre de la base de datos recin abierta ya est en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Cerrar
Cerrar una Base de Datos es desactivar todas las funciones de CONSTRUCONTROL, que desaparecen del men (slo quedan activas las opciones ARCHIVOS-ADMINISTRADOR BASE DE DATOS, Ventana y Ayuda). Para cerrar simplemente oprima el botn y confirme su eleccin cuando el programa se lo pida. Para volver a utilizar sus datos (o los de cualquier otra Base de Datos), abra nuevamente el Administrador de Bases de Datos, oprima el botn Abrir y active la que desee.

Borrar
Elimina totalmente una Base de Datos del disco duro en una operacin que debe utilizarse con mucho cuidado porque no puede deshacerse. Para Borrar oprima el botn respectivo, que activa la ventana de manejo de archivos de Windows, busque el directorio donde est grabada la base de datos, haga doble clic sobre su nombre y confirme la operacin cuando el programa se lo pida.

ARCHIVO - 93

Duplicar
Produce una copia exacta de la Base de Datos que est activa, cambindole el nombre, lo cual permite reutilizar parcialmente archivos ya creados. Para Duplicar oprima el botn respectivo, que activa la ventana de manejo de archivos de Windows, busque el directorio donde quiere grabar la nueva base de datos, escriba el nombre y oprima finalmente el botn Guardar.

Reparar
Reconstruye una base de datos cuando haya sido afectada por fallas en el suministro de fluido elctrico y el usuario no pueda abrirla normalmente. Para el efecto, oprima el botn, busque en la ventana de archivos de Windows el nombre de la base daada y haga doble clic sobre l. ATENCION: Esta rutina no puede reparar todos los daos posibles de una Base de Datos ni exime al usuario de mantener permanentemente copias de seguridad de sus archivos.

Compactar
Acta de forma similar a la anterior pero a travs de procesos internos que pueden reducir el tamao de la Base de Datos y optimizar su desempeo.

Cierre Anual
Permite consolidar todas las transacciones del ao activo y borrar la informacin para los centros de costo que el usuario determine.

Copias de Seguridad
Al hacer copias de seguridad de la Base de Datos, la proteger contra prdidas en caso de una falla del disco duro o de eliminacin de datos accidental.

94 - CONSTRUCONTROL
Figura 24

Por medio de la opcin Archivo- Copias de Seguridad se obtiene la ventana de la Figura 24, Al escoger la opcin Copiar el programa le presenta al usuario la opcin de escoger la Base de Datos de la que desea hacer copia de seguridad y la unidad de disquete. Cuando est listo oprima el botn Iniciar y en la parte inferior se podr observar el desarrollo de la copia. En caso de que se requieran ms unidades de disquete, el programa las ir solicitando. Para restaurar o recuperar los archivos a partir de la copia de seguridad se utiliza de nuevo la opcin Archivo- Copias de Seguridad y se escoge la opcin Restaurar. En este caso, el programa le indica al usuario que inserte el primer disco de la copia de seguridad y que vaya insertando los discos siguientes si es necesario.

Administrador de Usuarios
Para garantizar su versatilidad y permitirle acomodarse a muy diversas necesidades de las empresas constructoras y las obras, el programa tiene un Administrador de Usuarios para definir quin puede operar el programa, cul es su cdigo de acceso, cules opciones del men est autorizado para operar y cul es el alcance de esa operacin, con lo cual se garantiza la especializacin de cada operador y la confidencialidad de la informacin.

Figura 25

En su forma ms simple podra determinarse, por ejemplo, que en una obra se asigne el mdulo Contratos al arquitecto residente, el mdulo Bancos al

ARCHIVO - 95 auxiliar de contabilidad y los mdulos Almacn y Equipos al almacenista, con privilegios de Administrador para el Gerente de Proyecto, o una combinacin de permisos que permita capturar informacin en algunos casos mientras que en otros slo se pueda consultar. El Administrador de Usuarios es quien hace la instalacin del programa, define su clave de acceso y lo opera por primera vez, con todas las opciones del men a su disposicin. Para autorizar la operacin de un nuevo usuario se abre la pantalla ArchivoAdministracin de Usuarios y all se le asigna un seudnimo (un nombre resumido que se escribe en la columna USUARIO y debe usarse posteriormente en la pantalla de acceso al programa), se escribe el nombre real del usuario, la clave que debe usar en la pantalla de acceso y el perfil de autorizaciones y permisos. Para cambiar los permisos haga clic en el botn correspondiente y obtendr la pantalla de la Figura 25. En la seccin Perfiles aparece el nombre del perfil que se est definiendo, seguido por el smbolo w, que al oprimirse muestra los dems perfiles que ya estn definidos. Si no existe determinado perfil, el programa lo crea a medida que se ingresa el nombre. Trasladando el cursor sobre el nombre de cualquiera de ellos es posible colocar sus autorizaciones en pantalla para modificarlas. En la segunda seccin aparece el nombre de uno de los mdulos del programa (Bancos, Almacn, Contratos o Equipos) seguido por el mismo smbolo w para poderlo cambiar. En la seccin Mens aparecen las palabras del men que correspondan al mdulo escogido en la seccin anterior, cada una de las cuales est precedida por el smbolo +, que al oprimirse despliega las opciones de cada una y stas, a su vez, pueden tener nuevos smbolos cuando tienen nuevas opciones. En el mdulo BANCOS, por ejemplo, la palabra DOCUMENTOS est precedida por +, y una de sus opciones ASIGNAR tiene el mismo smbolo para abrir CUENTAS POR PAGAR y CUENTAS POR COBRAR. En la seccin Permisos se determina qu operaciones puede hacer el usuario en cada una de las opciones de men del mdulo escogido, para lo cual basta con sealar la palabra del men que se desee y escoger el tipo de autorizacin que tendr. La autorizacin por defecto es siempre Acceso Total, pero haciendo clic sobre ella es posible escoger cualquiera de las otras opciones: Consultar, Guardar y Anular o Borrar.

96 - CONSTRUCONTROL

9.Bancos

BANCOS - 99

Bancos
El mdulo BANCOS tiene a su cargo el manejo de los dineros en CONSTRUCONTROL, recibiendo Ingresos y abonndolos a un Centro de Costo o generando los egresos necesarios para que ese mismo Centro de Costo pueda operar. Para activar este mdulo (o cualquiera de los mdulos ALMACEN, CONTRATOS o EQUIPOS) se utiliza la lista que aparece en el extremo derecho de la Barra de Herramientas. El programa maneja un nmero ilimitado de Bancos (o Cuentas Bancarias, de Ahorros, de Caja Menor, etc.) que se crean mediante la opcin DefinicionesBancos en el men. La empresa puede consignar en cualquiera de sus bancos y girar tambin desde cualquiera, pues el programa le reportar siempre cul es el estado de cada banco, sin importar a cul Centro de Costo le gir, o el de cada Centro de Costo, sin detallar cul banco le manej sus dineros. Despus de crear uno o varios bancos, se utiliza la opcin Documentos del men para crear Comprobantes de Ingreso o Egreso, elaborar Notas Crdito o Dbito (que afectan sus saldos totales o parciales sin movimiento de cheques o efectivo) e ingresar al sistema las Cuentas por Cobrar y por Pagar, que posteriormente se pueden convertir en Comprobantes de Ingreso o Egreso mediante la rutina Asignar. Cualquiera de los documentos anteriores puede revisarse, anularse o imprimirse individualmente colocndolo en pantalla con la opcin Documentos y operando luego los botones de la Barra de Herramientas, pero tambin pueden revisarse en forma resumida y dentro de un rango de fechas, centros de costos o beneficiarios de pago mediante la opcin Consultas del men.

100 - CONSTRUCONTROL

Creacin de una Cuenta Bancaria

Escoja el mdulo Bancos en el extremo derecho de la Barra de Herramientas (oprima el smbolo w para ver la lista de mdulos) y active luego la opcin Definiciones-Bancos del men para abrir la pantalla de creacin y consulta de Cuentas Bancarias. (Ver pgina Bancos63) Toda la informacin puede editarse mientras no se hagan movimientos de ingreso o egreso, pues cuando stos existan el programa impide cambiar el Nombre del Banco y el Nmero de la Cuenta, ya que estos datos estn apareciendo en los comprobantes ya elaborados, por una parte, y sus valores ya afectaron un Centro de Costo y un presupuesto.

Comprobantes de Egreso
Son los documentos que respaldan el giro de un cheque, y la informacin que contienen afecta a un Banco (disminuyendo su saldo), a una o varias Cuentas Presupuestales o de Egresos de un Centro de Costo y a los valores acumulados de pagos a un Tercero. Adems, deben cumplir con los requisitos fiscales y contables.

BANCOS - 101
Figura 26

Estando el men en modo BANCOS se tiene acceso a esta pantalla con la opcin Documentos-Comprobantes de Egreso y al hacerlo aparece el ltimo creado. (Figura 26) Los diferentes campos se describen a continuacin.

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro comprobante, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee. Fecha de la elaboracin del comprobante. El programa coloca por defecto la que tenga el computador, pero el usuario puede cambiarla. El formato es dd/mm/aaaa. Nombre del banco que va a ser afectado por el egreso. Si existen varios creados, se puede escoger uno de la lista cuyo nombre aparecer en este campo seguido por el nmero de la cuenta respectiva. Nmero del cheque que respalda el egreso. Escoja el beneficiario de pago. Si tiene varios creados, oprima el smbolo w para ver la lista y escoger uno. En el campo anterior se determin quin es el beneficiario real del pago que se va a hacer, mientras que en ste se puede anotar otro nombre para girarle el cheque por cuenta del anterior. El programa coloca aqu por defecto el nombre del tercero, que el usuario puede modificar. Cada uno de los terceros creados tiene asociado un concepto de Retencin en la Fuente y otro de Industria y Comercio, que el programa coloca por defecto en estos campos pero que el usuario puede cambiar, si lo desea. Este campo es opcional y se usa para escribir la descripcin del pago.

Fecha

Banco

Cheque No. Tercero Pagado a

Rete. Fuente Rete.Ind.Com Concepto

102 - CONSTRUCONTROL

Campo Info.Egreso

Descripcin
En esta zona se escribe el valor nominal del comprobante y el descuento, cuando exista, para que el programa calcule los dems valores con base en los porcentajes de IVA y de retencin predefinidos, aunque el usuario puede modificarlos manualmente. En las columnas de la izquierda se determina el nombre de las cuentas presupuestales o cuentas de egreso que se afectan con el egreso, y en las de la derecha el valor de cada afectacin. La cantidad y nombre de las columnas para las cuentas pueden variar de una obra a otra, dependiendo del nivel de control que se haya asignado a cada una, de tal manera que en un caso puede aparecer solamente una columna llamada Captulo mientras que en otro pueden existir Captulo y Sub-Captulo y en un tercero Captulo, Sub-Captulo y Actividad. Con base en esta informacin y en los porcentajes definidos atrs, el programa calcula automticamente el valor a girar, que debe ser igual al calculado en la seccin Info.Egreso. Marque esta casilla y escriba la fecha correspondiente cuando el cheque sea posfechado para que el programa lo tenga en cuenta al calcular los saldos actuales y futuros en bancos, pues el valor del cheque es descontado automticamente del saldo del banco en la fecha que est prevista para ello. Cuando un cheque posfechado no deba ser cobrado en la fecha prevista es necesario ANULAR el comprobante de egreso y crear una NOTA DBITO.

Seccin Inferior

Posfechado

Terminar y grabar
Para terminar y grabar utilice el botn Guardar, las teclas Ctrl + G o la opcin Archivo-Guardar del men. El programa verifica que todos los datos obligatorios estn correctamente diligenciados y, en caso negativo, lo advierte al usuario para que haga los arreglos pertinentes. Si todo est correcto, se asigna un nmero definitivo al comprobante en la esquina superior izquierda.

BANCOS - 103

Editar y anular
Despus de grabado, el comprobante no puede editarse, modificarse ni borrarse, de tal manera que si se detecta un error, la nica alternativa es anularlo con el botn del mismo nombre en la Barra de Herramientas o con la opcin Edicin-Anular, lo cual imprime sobre el comprobante un sello rojo con la palabra ANULADO.

Imprimir
Para obtener un registro impreso del comprobante editado, utilice el botn de impresin de la Barra de Herramientas, las teclas Ctrl+I, o la opcin de menu Archivo- Imprimir.

Ejemplo de afectacin a las cuentas y el presupuesto

Se recibi una factura del Almacn Verde con cargo a la Obra Rosales: Hierro Bloque No. 4 SUB-TOTAL IVA (16%) TOTAL 10 ton 10.000 un 5.000.000 3.000.000 8.000.000 1.280.000 9.280.000

A esta operacin se le debe aplicar una Retencin en la Fuente por compras equivalente al 3% y de Industria y Comercio por 1 x mil, de tal manera que al efectuar el pago mediante un Comprobante de Egreso, se efectan las siguientes operaciones y cargos:

Siempre que se hace un pago de materiales debe tenerse la precaucin de cargar su valor a la cuenta COMPRAS, que no afecta directamente el presupuesto de la obra porque ste slo puede aumentarse con certeza cuando se produce fsicamente el consumo del material, mediante una SALIDA DE ALMACEN.

BANCO. Disminuye su saldo en el valor del cheque girado, menos las retenciones ms el IVA. Es decir: Valor de la compra 8.000.000 Rete. Fuente (3%) -240.000 Ret. Ind. y Com. (1 x mil) -8.000 IVA (16%) +1.280.000 $9.032.000 CENTRO DE COSTOS. El pago total ($9.280.000) afecta a la cuenta COMPRAS de la Obra Rosales, pero el presupuesto de la misma no se afecta porque para ello se requiere que los materiales se utilicen, o sea, que exista una Salida de Almacn. CUENTA IVA. No existe como cuenta Presupuestal o Contable, ya que los constructores no son responsables de IVA ni pueden hacer cruces entre IVA pagado e IVA cobrado.

104 - CONSTRUCONTROL

CUENTA RETENCION EN LA FUENTE. Opera como una informacin neutra que no afecta el presupuesto, ya que no suma ni resta en l. Su valor aumenta en $240.000 y el programa guarda esta cifra como una Cuenta por Pagar. Cuando se autoricen los pagos a la Administracin de Impuestos, el egreso se cargar a esta cuenta y no afectar tampoco al presupuesto del Centro de Costos. CUENTA RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO. Opera igual que la anterior y su valor en el ejemplo es de $ 8.000. TERCERO. El Almacn Verde se afecta por el valor total de la factura ms el IVA, o sea $ 9.280.000, aunque en la prctica slo recibe el valor neto del cheque, que es de $ 9.032.000

Comprobantes de Ingreso
Son los documentos que respaldan la consignacin de un ingreso recibido, y la informacin que contienen afecta a un Banco (aumentando su saldo), a una o varias Cuentas Presupuestales o Cuentas de Ingreso de un Centro de Costo y a los valores recibidos por parte de Terceros. Adems, deben cumplir con los requisitos fiscales y contables. Estando el men en modo BANCOS se tiene acceso a esta pantalla con la opcin Documentos-Comprobantes de Ingreso y al hacerlo aparece el ltimo creado. La ventana del Comprobante de Ingreso es similar a la de Egreso. Los diferentes campos de informacin se describen a continuacin.

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro comprobante, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee. Fecha de la elaboracin del comprobante. El programa coloca por defecto la que tenga el computador, pero el usuario puede cambiarla. El formato es dd/mm/aaaa. Nombre del banco propio donde se consignar el dinero. Si existen varios creados, se puede ver la lista y escoger uno, cuyo nombre aparecer en este campo seguido por el nmero de la cuenta respectiva.

Fecha

Banco

BANCOS - 105

Campo Girador Rete. Fuente Rete. Ind. Com. Forma de Pago Banco Girador Cuenta No. Cheque Concepto Info. Ingreso

Descripcin
Escoja el nombre del Tercero que efecta el pago. Si tiene varios creados, puede ver la lista y escoger uno. En estos campos se colocan los conceptos de Retencin en la Fuente y de Industria y Comercio a que est sujeta SU EMPRESA, que es quien recibe el pago. Los nombres de los conceptos pueden consultarse y escogerse de la lista. Escoja entre Cheque y Efectivo. Identificacin completa del cheque recibido. En el campo Banco se puede escoger de la lista completa de los bancos colombianos.

Este campo es opcional y se usa para escribir la descripcin del ingreso. En esta zona se escribe el valor nominal del comprobante y el descuento, cuando exista, para que el programa calcule los dems valores con base en los porcentajes de IVA y de retencin predefinidos, aunque el usuario puede modificarlos manualmente. En las columnas de la izquierda se determina el nombre de las cuentas presupuestales o cuentas de ingreso que se afectan con la operacin, y en las de la derecha el valor de cada afectacin. La cantidad y nombre de las columnas para las cuentas pueden variar de una obra a otra, dependiendo del nivel de control que se haya asignado a cada una, de tal manera que en un caso puede aparecer solamente una columna llamada Captulo mientras que en otro pueden existir Captulo y Sub-Captulo y en un tercero Captulo, Sub-Captulo y Actividad. Con base en esta informacin y en los porcentajes definidos atrs, el programa calcula automticamente el valor neto recibido, que debe ser igual al calculado en la seccin Info.Ingreso.

Seccin Inferior

106 - CONSTRUCONTROL

Terminar y grabar
Para terminar y grabar utilice el botn Guardar, las teclas Ctrl + G o la opcin Archivo-Guardar del men. CONSTRUCONTROL verifica que todos los datos obligatorios estn correctamente diligenciados y, en caso negativo, lo advierte al usuario para que haga los arreglos pertinentes, pero si queda satisfecho asigna un nmero definitivo al comprobante en la esquina superior izquierda.

Editar y anular
Despus de grabado, el comprobante no puede editarse, modificarse ni borrarse, de tal manera que si se detecta un error, la nica alternativa es anularlo con el botn del mismo nombre en la Barra de Herramientas o con la opcin Edicin-Anular, lo cual imprime sobre el comprobante un sello rojo con la palabra ANULADO.

Imprimir
Para obtener un registro impreso del comprobante editado, utilice el botn de impresin de la Barra de Herramientas, las teclas Ctrl+I, o la opcin de menu Archivo- Imprimir.

Ejemplo de afectacin a las cuentas y al presupuesto

Se recibi un cheque girado por Pedro Prez para abonar a la Obra Rosales por los siguientes conceptos: Honorarios Prstamo SUB-TOTAL IVA HONORARIOS(16%) PARCIAL RET. FUENTE HONORARIOS (10%) NETO RECIBIDO 3.000.000 2.000.000 5.000.000 480.000 5.480.000 300.000 5.180.000

Cuando se elabora el Comprobante de Ingreso para registrar los dineros recibidos, se efectan las siguientes operaciones y abonos:

BANCO GIRADOR. Se aumenta el saldo en una cifra igual al cheque recibido, o sea $5.180.000 CENTRO DE COSTOS. A la Obra Rosales ingresa un valor igual al Sub-Total, o sea $5.000.000 CUENTA HONORARIOS RECIBIDOS. Se afecta en $ 3.000.000.

BANCOS - 107

CUENTA PRESTAMOS RECIBIDOS. Se afecta en $ 2.000.000. CUENTA IVA. Opera como una informacin neutra que no afecta el presupuesto, ya que no suma ni resta en l. Su valor aumenta en el valor cobrado por este concepto ($ 480.000) y se considera como una Cuenta por Pagar. Cuando se autoricen los pagos a la Administracin de Impuestos, el egreso se carga a esta cuenta y no afecta tampoco al presupuesto del Centro de Costos. CUENTA RETENCION EN LA FUENTE. Opera como una informacin neutra que no afecta el presupuesto, ya que no suma ni resta en l. Su valor aumenta en $ 300.000 y se guarda esta cifra como una Cuenta por Cobrar a la Administracin de Impuestos, que podr hacer efectiva cuando presente su Declaracin de Renta. CUENTA RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO. En el ejemplo no existe, pero operara igual que la anterior, en caso de haberse producido. TERCERO. Pedro Prez queda afectado por dos conceptos: un pago de honorarios por valor de $3.000.000 y una cuenta por cobrar de $2.000.000

Notas Dbito y Crdito

Estos documentos permiten registrar egresos o ingresos que no estn respaldados con un comprobante porque no involucraron movimientos fsicos de dinero, tales como cargos del banco por chequeras, transferencias, etc. Los cheques posfechados en un Comprobante de Egreso afectan automticamente el saldo del banco el da que est previsto en ellos, pero si por alguna razn la fecha para hacerlo efectivo se adelanta o se atrasa, la nica manera de hacer esta operacin con el programa es anular el comprobante original y afectar el banco mediante una nota dbito Por efectos de control y auditora, para hacer transferencias entre Cuentas Bancarias sin utilizar cheques (a travs de audiocomandos, por ejemplo) es necesario hacer una Nota Dbito y una Nota Crdito para respaldar el ingreso a la una y el egreso de la otra. Estando en BANCOS se tiene acceso a esta pantalla con las opciones Documentos-Notas Dbito y Documentos-Notas Credito, y al hacerlo aparece

108 - CONSTRUCONTROL la ltima nota creada. Los diferentes campos de informacin se describen a continuacin.

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otra nota, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee. Fecha de la elaboracin de la nota. El programa coloca por defecto la que tenga el computador, pero el usuario puede cambiarla. El formato es dd/mm/aaaa. Nombre del banco que va a ser afectado por el egreso. Si existen varios creados, se puede escoger uno de la lista cuyo nombre aparecer en este campo seguido por el nmero de la cuenta respectiva. El monto total de la operacin. Este campo es opcional y se usa para escribir la descripcin de la nota. En las columnas de la izquierda se determina el nombre de las cuentas presupuestales o de las cuentas de egreso e ingreso que se afectan con el dbito o el crdito, y en las de la derecha el valor de cada afectacin. La cantidad y nombre de las columnas para las cuentas pueden variar de una obra a otra, dependiendo del nivel de control que se haya asignado a cada una, de tal manera que en un caso puede aparecer solamente una columna llamada Captulo mientras que en otro pueden existir Captulo y Sub-Captulo y en un tercero Captulo, Sub-Captulo y Actividad. El valor que se asigne a una cuenta debe ser igual o menor al valor que aparezca en el encabezado.

Fecha

Banco

Valor Concepto Seccin Inferior

Terminar y grabar
Para terminar y grabar utilice el botn Guardar, las teclas Ctrl + G o la opcin Archivo-Guardar del men. CONSTRUCONTROL verifica que todos los datos obligatorios estn correctamente diligenciados y, en caso negativo, lo

BANCOS - 109 advierte al usuario para que haga los arreglos pertinentes, pero si queda satisfecho asigna un nmero definitivo a la nota en la esquina superior izquierda.

Editar y anular
Despus de grabadas, las notas dbito y crdito no pueden editarse, modificarse ni borrarse, de tal manera que si se detecta un error, la nica alternativa es anularlo con el botn del mismo nombre en la Barra de Herramientas o con la opcin Edicin-Anular, lo cual imprime sobre la nota un sello rojo con la palabra ANULADO.

Imprimir
Para obtener un registro impreso de la nota editada, utilice el botn de impresin de la Barra de Herramientas, las teclas Ctrl+I, o la opcin de menu Archivo- Imprimir

Cuentas por Pagar

Mediante esta opcin se ingresan a los archivos de CONSTRUCONTROL los documentos facturas que sirven de base a un tercero para reclamar el pago de una obligacin. La operacin puede realizarse manualmente utilizando Documentos - Cuentas por Pagar con el men en modo BANCOS, o automticamente cada vez que se crea una orden de compra o un contrato con anticipo, se liquida un acta de obra o se hace un comprobante de liquidacin de equipos. La ventana de Cuentas por Pagar es similar a las dems y los diferentes campos de informacin se describen a continuacin.

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro documento de esta clase, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee. Fecha de la elaboracin de la Cuenta por Pagar. El programa coloca por defecto la que tenga el computador, pero el usuario puede cambiarla. El formato es dd/mm/aaaa.

Fecha

110 - CONSTRUCONTROL

Campo Tercero Pagado a

Descripcin
Escoja el beneficiario de pago. Si tiene varios creados, puede ver la lista y escoger uno. En el campo anterior se determin quin es el beneficiario real de la Cuenta por Pagar, mientras que en ste se puede anotar otro nombre para girarle posteriormente el cheque por cuenta del anterior. El programa coloca el nombre del tercero aqu, pero el usuario lo puede modificar. Cada uno de los terceros creados tiene asociado un concepto de Retencin en la Fuente y otro de Industria y Comercio, que el programa coloca por defecto en estos campos pero que el usuario puede cambiar, si lo desea. La Cuenta por Pagar puede originarse en una factura fsica, en cuyo caso el concepto de este campo es Otro, o en un Acta de Obra, una Compra, un Contrato de Equipo o un Contrato de Obra que estn pendientes de pago a nombre del Tercero escogido. La interrogacin abre una ventana que muestra esos documentos en una lista, y al hacer doble clic sobre uno de ellos el programa le incorpora el nmero del documento y los valores por pagar. Recuerde que los documentos que aparecen al oprimir la interrogacin se refieren exclusivamente al Tercero escogido en el Centro de Costo escogido. Escribir el nmero de factura asignado por el proveedor, as como la fecha de vencimiento en formato dd/mm/aaaa. Este campo es opcional y se usa para escribir la descripcin del documento. En esta zona se escribe el valor nominal del comprobante y el descuento, cuando exista, para que el programa calcule los dems valores con base en los porcentajes de IVA y de retencin predefinidos, aunque el usuario puede modificarlos manualmente.

Rete. Fuente Rete. Ind. Com. Docu. Origen

Recuerde que si Usted va a No. Factura ingresar una factura de materiales, la Vence cuenta que debe afectarse se llama Compras (ver Concepto ejemplo en la pgina 90)

Info. Egreso

BANCOS - 111

Campo Seccin Inferior

Descripcin
En las columnas de la izquierda se determina el nombre de las cuentas presupuestales que se afectan con el documento, y en las de la derecha el valor de cada afectacin. La cantidad y nombre de las columnas para las cuentas pueden variar de una obra a otra, dependiendo del nivel de control escogido, de tal manera que en un caso puede aparecer solamente una columna llamada Captulo mientras que en otro pueden existir Captulo y SubCaptulo y en un tercero Captulo, Sub-Captulo y Actividad. Con base en esta informacin y en los porcentajes definidos atrs, el programa calcula automticamente el valor neto por pagar, que debe ser igual al calculado en la seccin Info.Egreso.

Terminar y grabar
Para terminar y grabar utilice el botn Guardar, las teclas Ctrl + G o la opcin Archivo-Guardar del men. CONSTRUCONTROL verifica que todos los datos obligatorios estn correctamente diligenciados y, en caso negativo, lo advierte al usuario para que haga los arreglos pertinentes, pero si queda satisfecho asigna un nmero definitivo a la Cuenta por Pagar en la esquina superior izquierda.

Editar y anular
Despus de grabada, la Cuenta por Pagar no puede editarse, modificarse ni borrarse, de tal manera que si se detecta un error, la nica alternativa es anularla con el botn del mismo nombre en la Barra de Herramientas o con la opcin Edicin-Anular, lo cual imprime sobre el documento un sello rojo con la palabra ANULADO.

Imprimir
Para obtener un registro impreso de la Cuenta por Pagar, utilice el botn de impresin de la Barra de Herramientas, las teclas Ctrl+I, o la opcin de menu Archivo- Imprimir

112 - CONSTRUCONTROL

Cuentas por Pagar Automticas

CONSTRUCONTROL genera automticamente una Cuenta por Pagar cuando sucede uno cualquiera de los siguientes hechos:

Cuando una Orden de Compra, un Contrato o una solicitud de Alquiler de Equipo tengan especificado un anticipo, se genera una Cuenta por Pagar equivalente al anticipo. Todas las planillas de avance de obra en el mdulo Contratos generan automticamente una Cuenta por Pagar. La rutina Pagar del mdulo Equipos genera una Cuenta por Pagar para cada equipo que tenga un perodo de pago vencido.

Cmo y cundo se pagan las cuentas por pagar?

Al activar la opcin Documentos-Asignar-Cuentas por Pagar del mdulo Bancos se coloca en pantalla una relacin resumida de dichas cuentas, y para convertir a cualquiera de ellas en un Comprobante de Egreso asignarla a un pago, en el lenguaje del programa, basta con seleccionar un banco y un nmero de cheque.

Cuentas por Cobrar

Mediante esta rutina se ingresan a los archivos de CONSTRUCONTROL los documentos facturas expedidos por el usuario para reclamar a terceros el pago de una obligacin. La operacin puede realizarse manualmente utilizando Documentos - Cuentas Por Cobrar con el men en modo BANCOS. La ventana resultante es similar a todas las anteriores y los diferentes campos de informacin se describen a continuacin.

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro documento de esta clase, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee.

BANCOS - 113

Campo Fecha

Descripcin
Fecha de la elaboracin de la Cuenta por Cobrar. El programa coloca por defecto la que tenga el computador, pero el usuario puede cambiarla. El formato es dd/mm/aaaa. Escoja el tercero de quien debe recibirse el pago. Si tiene varios creados, puede ver la lista y escoger uno. Cada uno de los terceros creados tiene asociado un concepto de Retencin en la Fuente y otro de Industria y Comercio, que el programa coloca por defecto en estos campos pero que el usuario puede cambiar, si lo desea. Este campo es opcional y se usa para escribir la descripcin del documento. En esta zona se escribe el valor nominal del comprobante y el descuento, cuando exista, para que el programa calcule los dems valores con base en los porcentajes de IVA y de retencin predefinidos, aunque el usuario puede modificarlos manualmente. En las columnas de la izquierda se determina el nombre de las cuentas presupuestales o las cuentas de ingreso que se afectan con el documento, y en las de la derecha el valor de cada afectacin. La cantidad y nombre de las columnas para las cuentas pueden variar de una obra a otra, dependiendo del nivel de control que se haya asignado a cada una, de tal manera que en un caso puede aparecer solamente una columna llamada Captulo mientras que en otro pueden existir Captulo y Sub-Captulo y en un tercero Captulo, Sub-Captulo y Actividad. Con base en esta informacin y en los porcentajes definidos atrs, el programa calcula automticamente el valor neto recibido, que debe ser igual al calculado en la seccin Info.Ingreso.

Tercero Rete. Fuente Rete. Ind. Com. Concepto Info. Ingreso

Seccin Inferior

114 - CONSTRUCONTROL

Terminar y grabar
Para terminar y grabar utilice el botn Guardar, las teclas Ctrl + G o la opcin Archivo-Guardar del men. CONSTRUCONTROL verifica que todos los datos obligatorios estn correctamente diligenciados y, en caso negativo, lo advierte al usuario para que haga los arreglos pertinentes, pero si queda satisfecho asigna un nmero definitivo a la Cuenta por Cobrar en la esquina superior izquierda.

Editar y anular
Despus de grabada, la Cuenta por Cobrar no puede editarse, modificarse ni borrarse, de tal manera que si se detecta un error, la nica alternativa es anularla con el botn del mismo nombre en la Barra de Herramientas o con la opcin Edicin-Anular, lo cual imprime sobre el documento un sello rojo con la palabra ANULADO.

Imprimir
Para obtener un registro impreso de la Cuenta por Cobrar, utilice el botn de impresin de la Barra de Herramientas, las teclas Ctrl+I, o la opcin de menu Archivo- Imprimir

Cmo y cundo se cobran las cuentas por cobrar?

Al activar la opcin Documentos-Asignar-Cuentas por Cobrar del mdulo Bancos se coloca en pantalla una relacin resumida de dichas cuentas, y para convertir a cualquiera de ellas en un Comprobante de Ingreso asignarla a un cobro, en el lenguaje del programa basta con seleccionar un banco y un , nmero de cheque.

Asignar Cuentas por Pagar y por Cobrar

CONSTRUCONTROL puede generar automticamente comprobantes de ingreso y de egreso con base en las cuentas por cobrar y por pagar, respectivamente, utilizando las opciones Documentos-Asignar-Cuentas Por Pagar o Cuentas Por Cobrar. El usuario puede cancelar totalmente las facturas o hacerles abonos parciales, de lo cual queda constancia para pagos posteriores. La pantalla de asignacin tiene dos partes: la inferior contiene una lista resumida de todas las cuentas por pagar (o por cobrar) que estn vigentes, y la

BANCOS - 115 superior va mostrando detalles adicionales de cada cuenta de la lista a medida que el cursor se desplaza sobre ella. Haciendo doble clic sobre cualquier cuenta por pagar (o por cobrar) en la parte inferior es posible colocar en pantalla el documento completo que dio origen a la cuenta por pagar (o por cobrar). Los campos de informacin en la parte superior de la pantalla se describen a continuacin.

Campo Centro de Costo Tercero ID Valor a pagar Saldo Origen Fecha Seccin Central

Descripcin
Obra de la cual depende el documento. Nombre y documento de identificacin del beneficiario de la cuenta por pagar o del responsable de la cuenta por cobrar. Valor neto a pagar. Puede ser el total de la factura o un abono. Si se han hecho abonos parciales a la cuenta, en este campo aparece el saldo de la factura a la fecha. Estos campos estn disponibles nicamente en la pantalla de asignacin de cuentas por pagar y describen el documento de origen (Acta de Obra, Contrato, etc.) y su fecha de expedicin. En esta seccin aparece la lista de cuentas por pagar o por cobrar. En el primer caso se escribe el valor a pagar, el banco, el nmero de la cuenta y el cheque. Adems, debe marcarse la ltima casilla en el caso en que el cheque que se est girando sea posfechado. Para asignar una cuenta por cobrar se escribe el valor que se est cobrando y los datos del banco y de la cuenta donde se consignar.

10. Almacn

ALMACEN - 119

Almacn
El mdulo ALMACEN tiene a su cargo la solicitud de materiales a los proveedores, las entradas al almacn y la asignacin de los materiales a las actividades de la obra por medio de las salidas de almacn. Adicionalmente, esto mdulo controla las devoluciones que se hacen a los proveedores y los reintegros de material desde la obra hacia el almacn. Escoja el mdulo Almacn en el extremo derecho de la Barra de Herramientas (oprima el smbolo w para ver la lista de mdulos) Inicialmente es necesario diligenciar una Orden de Compra, documento base para la solicitud de materiales al proveedor, luego de lo cual se genera la Entrada al Almacn. A medida que se requiera, se diligencian comprobantes de Salida de Almacn para dirigir los materiales a las cuentas del presupuesto. Cualquiera de los documentos anteriores puede revisarse, anularse o imprimirse individualmente colocndolo en pantalla con la opcin Documentos y operando luego los botones de la Barra de Herramientas, pero tambin pueden revisarse en forma resumida y dentro de un rango de fechas, centros de costos o proveedores mediante la opcin Consultas del men. La operacin de ALMACEN se complementa, finalmente, con la opcin Procesos, dentro de la cual se descartan las rdenes de compra que ya se hicieron efectivas, se establecen consumos tericos para aquellos materiales que lo requieran y se determinan necesidades.

rdenes de Compra
La Orden de Compra formaliza el pedido de materiales a un proveedor, y supone un compromiso de pago por parte del comprador. Para abrir esta pantalla (Figura 27) coloque el men en modo Almacn y active Documentos rdenes de Compra.

120 - CONSTRUCONTROL

Figura 27

Los diferentes campos de informacin se describen a continuacin.

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro documento de esta clase, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee. Fecha de elaboracin de la Orden de Compra. El programa coloca por defecto la que tenga el computador, pero el usuario puede cambiarla. El formato es dd/mm/aaaa. Almacn al cual entrarn los materiales solicitados. Proveedor que suministrar los materiales solicitados. Si el usuario cambia el proveedor que estaba asociado al material en la Base de Datos, el programa har lo mismo en la tabla de materiales para sugerirlo automticamente en la prxima Orden de Compra.

Fecha

Almacn Proveedor

ALMACEN - 121

Campo Calcular IVA

Descripcin
Se selecciona para agregar el IVA a los precios de los materiales. El porcentaje del impuesto se define en los Parmetros generales del sistema. Plazo mximo de recibo de los materiales solicitados en el almacn. El formato es dd/mm/aaaa. Porcentaje de descuento que otorgar el proveedor de los materiales solicitados. Oprima el smbolo w para escoger en una lista las siguientes formas de pago: Anticipado y Saldo contra entrega Contado por Anticipado Contra Entrega Crdito Cuenta Corriente Otras Las seis formas de pago permiten definir las condiciones ante el proveedor, pero las dos primeras exigen, adems, que el usuario escriba el valor del anticipo para generar automticamente una Cuenta por Pagar por ese concepto, mientras que la forma Cuenta Corriente le sigue la pista a entregas parciales de materiales y las valoriza para establecer los saldos por recibir. Texto breve que resume el destino o la utilizacin de los materiales. En esta seccin se especifican los materiales que se van a solicitar al proveedor. Al situarse sobre el campo MATERIAL y se puede abrir una ventana con todos los materiales presupuestados y escoger alguno de ellos. El programa inserta en la tabla su nombre, unidad de medida y precio unitario, luego de lo cual debe escribirse la cantidad por pedir en la columna del mismo nombre. El programa calcula el valor de cada material y lo escribe en la columna Valor Parcial. En la columna Val. Neto, el

Fecha Lmite de Entrega Descuento Forma de Pago

Concepto Seccin Central

122 - CONSTRUCONTROL

Campo

Descripcin
programa inserta el valor parcial incrementado por el IVA, siempre y cuando se haya seleccionado la opcin de calcularlo en la parte superior de la Orden de Compra.

Total Parcial Total Descuento Total IVA Subtotal Neto Valor Fletes Valor Total Valor Anticipo

En estos tres campos, el programa totaliza los valores parciales de los materiales insertados arriba, el IVA (cuando se calcule) y los descuentos otorgados por el proveedor con base en el porcentaje definido en la parte superior. El total parcial menos el descuento ms el IVA. Deben ingresarse los valores correspondientes a acarreos o anticipos, y cuando sea este ltimo caso, el programa genera automticamente una Cuenta por Pagar.

Terminar y grabar
Para terminar y grabar utilice el botn Guardar, las teclas Ctrl + G o la opcin Archivo-Guardar del men. CONSTRUCONTROL verifica que todos los datos obligatorios estn correctamente diligenciados y, en caso negativo, lo advierte al usuario para que haga los arreglos pertinentes, pero si queda satisfecho asigna un nmero definitivo a la Orden de Compra en la esquina superior izquierda.

Editar y anular
Despus de grabada, la Orden de Compra no puede editarse, modificarse ni borrarse, de tal manera que si se detecta un error, la nica alternativa es anularla con el botn del mismo nombre en la Barra de Herramientas o con la opcin Edicin-Anular, lo cual imprime sobre el comprobante un sello rojo con la palabra ANULADO.

Imprimir
Para obtener un registro impreso de la rden de Compra, utilice el botn de impresin de la Barra de Herramientas, las teclas Ctrl+I, o la opcin de menu Archivo- Imprimir

ALMACEN - 123

Procesos de pago involucrados con la orden de compra

El pago del saldo de la orden de compra (el total menos el anticipo), o del valor total cuando no hay anticipo, se inicia en el momento en que el material entre al almacn. Este proceso se valida cuando llega la factura del proveedor y se convierte en una Cuenta por Pagar la cual se relaciona con la Entrada de Almacn.

Entrada de Almacn
Es el documento que registra la entrada de materiales al almacn, luego de haber sido solicitados mediante una Orden de Compra, y actualiza el krdex correspondiente. Para abrir esta pantalla coloque el men en modo ALMACEN y oprima Documentos - Entradas. La ventana resultante es similar a la Orden de Compra cuyos campos de informacin se describen a continuacin.

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro documento de esta clase, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee. Fecha de la elaboracin del comprobante de entrada. El programa coloca por defecto la que tenga el computador, pero el usuario puede cambiarla. El formato es dd/mm/aaaa. por una Orden de Compra, cuyo cdigo se ingresa buscando en la lista de las rdenes de compra creadas.

Fecha

Orden de Compra Todas las entradas al almacn tienen que estar respaldadas

El usuario puede escoger una o varias Ordenes de Compra en la lista, y el programa llenar automticamente en la pantalla de Entrada los campos Almacn, Descuento, Calcular IVA y Concepto, y adicionalmente colocar en la seccin central todos los materiales que las componen. A excepcin del Almacn mismo, todos los datos se pueden modificar manualmente antes de grabar el comprobante de Entrada.

124 - CONSTRUCONTROL

Campo Remisin

Descripcin
Aparte de la orden de compra, la entrada al almacn debe estar respaldada por una remisin del proveedor, cuyo nmero se ingresa en este campo. Al seleccionar la Orden de Compra, el programa inserta en esta seccin todos los materiales solicitados; solo es necesario escribir la cantidad que est ingresando para que el programa calcule el valor total de los materiales. Estos valores son copiados de la Orden de Compra, pero pueden modificarse manualmente.

Seccin Central

Total Parcial Total Descuento Total IVA Subtotal Neto Valor Fletes Valor Total

El total parcial menos el descuento ms el IVA. El valor de los fletes y acarreos definido en la Orden de Compra (se puede modificar manualmente) Valor total a pagar.

Terminar y grabar
Para terminar y grabar utilice el botn Guardar, las teclas Ctrl + G o la opcin Archivo-Guardar del men. El programa verifica que todos los datos obligatorios estn correctamente diligenciados y, en caso negativo, lo advierte al usuario para que haga los arreglos pertinentes. Si todo es correcto, asigna un nmero definitivo al Comprobante de Entrada en la esquina superior izquierda.

Editar y anular
Despus de grabado, el Comprobante de Entrada no puede editarse, modificarse ni borrarse, de tal manera que si se detecta un error, la nica alternativa es anularlo con el botn del mismo nombre en la Barra de Herramientas o con la opcin Edicin-Anular, lo cual imprime sobre el comprobante un sello rojo con la palabra ANULADO.

Imprimir
Para obtener un registro impreso del Comprobante de Entrada, utilice el botn de impresin de la Barra de Herramientas, las teclas Ctrl+I, o la opcin de menu Archivo- Imprimir

ALMACEN - 125

Qu pasa con los despachos parciales de los proveedores?

En este caso, se disminuyen las cantidades de materiales de sus rdenes de Compra hasta surtirla completamente, caso en el cual no puede volverse a usar en otras Entradas porque desaparece de pantalla. Cuando un proveedor no completa las cantidades de materiales previstos en una Orden de Compra y el encargado de la obra desea que no aparezca ms en la lista de rdenes pendientes, puede usar la opcin Almacen-ProcesosFinalizacin Ordenes de Compra.

Pago del material que entra al almacn

Cada vez que se graba una Entrada de Almacn, quedar pendiente de ser relacionada con el pago correspondiente. Esto se hace al recibir la factura del proveedor, la cual se convierte en una Cuenta por Pagar que ser respaldada al relacionar como documento origen la Entrada de Almacn. El pago se efecta activando la opcin Documentos-Asignar-Cuentas por Pagar del mdulo Bancos; en esta pantalla aparece una relacin resumida de dichas cuentas, y para convertir a cualquiera de ellas en un Comprobante de Egreso asignarla a un pago, en el lenguaje del programa, basta con asignarle un banco y un nmero de cheque.

Salida de Almacn
Es el documento que registra la salida de materiales del almacn hacia una obra, actualizando el krdex y la ejecucin presupuestaria. Para abrir esta pantalla coloque el men en modo ALMACEN y oprima DOCUMENTOS SALIDAS. La ventana resultante es similar a la Entrada de Almacn con los campos de informacin que se describen a continuacin.

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro documento de esta clase, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee.

126 - CONSTRUCONTROL

Campo Fecha

Descripcin
Fecha de la elaboracin del comprobante de salida. El programa coloca por defecto la que tenga el computador, pero el usuario puede cambiarla. El formato es dd/mm/aaaa. Se define aqu el origen de los materiales del Comprobante de Salida. Si existe mas de un almacn creado, oprima el smbolo para ver la lista y escoger uno. Nmero del documento que sirve como soporte de la entrega del material a la obra. Nombre de la persona que recibe el material. Texto breve que resume el destino o la utilizacin de los materiales. En esta seccin se definen los materiales que van a salir del almacn hacia la obra. El programa ofrece al usuario la lista de aquellos que tienen existencias en el almacn, con su valor promedio y el nmero de unidades disponibles. Es necesario escribir la cantidad de material que va a salir, as como tambin el captulo, el sub-captulo y/o la actividad (de acuerdo con el nivel de control que se defini al crear la obra) a los cuales se dirigen los materiales.

Almacn

Vale No. Recibi Concepto Seccin Central

Subtotal Neto

Es la suma de todos los valores de los materiales involucrados en el documento (el valor de cada material se obtiene utilizando el mtodo PROMEDIO de valorizacin de inventarios)

Terminar y grabar
Para terminar y grabar utilice el botn Guardar, las teclas Ctrl + G o la opcin Archivo-Guardar del men. El programa verifica que todos los datos obligatorios estn correctamente diligenciados y, en caso negativo, lo advierte al usuario para que haga los arreglos pertinentes. Si todo es correcto, se asigna un nmero definitivo al comprobante de Salida en la esquina superior izquierda.

ALMACEN - 127

Editar y anular
Despus de grabado, el Comprobante de Salida no puede editarse, modificarse ni borrarse, de tal manera que si se detecta un error, la nica alternativa es anularlo con el botn del mismo nombre en la Barra de Herramientas o con la opcin Edicin-Anular, lo cual imprime sobre el comprobante un sello rojo con la palabra ANULADO. Cuando se ANULA una salida el programa debe restituir el presupuesto al estado original en que se encontraba, descontando de las cifras de ejecucin presupuestaria la cantidad de materiales y su valor, a precio promedio, pero antes de hacerlo pregunta si esta operacin debe afectar el mes activo o el mes en el cual se hizo la salida que se va a anular.

Imprimir
Para obtener un registro impreso de la Salida de Almacn, utilice el botn de impresin de la Barra de Herramientas, las teclas Ctrl+I, o la opcin de menu Archivo- Imprimir

Cmo trabaja el mtodo de valorizacin por promedios?

CONSTRUCONTROL valoriza las salidas de material utilizando el mtodo del promedio, que consiste en asignar a un material determinado el precio promedio ponderado de todas sus entradas al almacn hasta el momento de la salida. El siguiente ejemplo aclara mejor el concepto: ENTRADA No. 1 ENTRADA No. 2 ENTRADA No. 3 Cantidad: 10 Cantidad: 15 Cantidad: 22 Valor Unitario: 10.000 Valor Unitario: 12.500 Valor Unitario: 9.500

Promedio ponderado para valorizar la primera unidad que sale del almacn: VALOR = ((10*10.000)+(15*12.500)+(22*9500))/(10+15+22)= 10.564

Reintegro al Almacn
Se utiliza cuando se va a devolver un material de la obra al almacn. Para abrir esta pantalla coloque el men en modo ALMACEN y oprima Documentos Reintegros. La ventana resultante es similar a la del Comprobante de Entrada con los campos de informacin que se describen a continuacin.

128 - CONSTRUCONTROL

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro documento de esta clase, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee. Fecha de la elaboracin del comprobante de reintegro al almacn. El programa coloca por defecto la que tenga el computador, pero el usuario puede cambiarla. El formato es dd/mm/aaaa. Almacn a donde entran los materiales devueltos de la obra. Si existe mas de un almacn creado, el usuario puede ver la lista y escoger uno. Nombre de la persona que hizo el reintegro. Texto breve que resume la causa del reintegro. En esta seccin se definen los materiales que van a devolverse al almacn. Situndose en la columna Material, el programa despliega en pantalla la lista de los que han sido utilizados en cualquier actividad del presupuesto junto con su valor unitario, cantidad, valor total, captulo y subcaptulo, para que se escojan aquellos que se van a devolver. Vale la pena anotar que el valor unitario de cada material es el que corresponde a su ltima salida de almacn. Valor total del reintegro al almacn.

Fecha

Almacn

Reintegr Concepto Seccin Central

Subtotal Neto

Devolucin a un Proveedor
Este comprobante se utiliza cuando se va a devolver un material del almacn a cualquier proveedor. Para abrir esta pantalla coloque el men en modo ALMACEN y oprima DOCUMENTOS - DEVOLUCIONES. La ventana resultante es similar a la del Comprobante de Salida y sus campos de informacin se describen a continuacin.

ALMACEN - 129

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro documento de esta clase, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee. Fecha de la elaboracin del Comprobante de Devolucin al proveedor. El programa coloca por defecto la que tenga el computador, pero el usuario puede cambiarla. El formato es dd/mm/aaaa. Proveedor al cual se le devuelve el material. Si tiene varios proveedores creados, puede ver la lista y escoger uno. Almacn desde donde salen los materiales que se van a devolver. Si existe mas de un almacn creado, puede ver la lista y escoger uno. Explicacin breve de la devolucin. En esta seccin se definen los materiales que van a devolverse al proveedor. Situndose en la columna Material, el programa despliega en pantalla la lista de los que han entrado al almacn, con su valor unitario, cantidad y valor total, para escoger cuales se van a devolver. Valor total de la devolucin.

Fecha

Proveedor Almacn

Concepto Seccin Central

Subtotal Neto

Ajustes de Inventario
Esta opcin permite ingresar o retirar materiales del Almacn sin afectar las Cuentas por Pagar, los Proveedores o el Presupuesto, y se utiliza para ajustar los datos tericos contra los inventarios fsicos cuando ocurran prdidas por robo, maltrato, etc., o se haya consumido menos de lo presupuestado. La ventana de Ajustes es similar a las anteriores con los campos de informacin que se describen a continuacin.

130 - CONSTRUCONTROL

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro documento de esta clase, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee. Fecha de la elaboracin del Ajuste. El programa coloca por defecto la que tenga el computador, pero el usuario puede cambiarla. El formato es dd/mm/aaaa. Almacn en el que se hace la correccin. Si existe mas de un almacn creado, puede ver la lista y escoger uno. Explicacin breve del ajuste. En esta seccin se definen los materiales que van a ser ajustados. Situndose en la columna Material, el programa despliega en pantalla la lista de los materiales, para escoger cuales se van a corregir.

Fecha

Almacn Concepto Seccin Central

El Krdex
La totalidad de los movimientos de materiales en el almacn (entradas, salidas, devoluciones y reintegros) y los saldos existentes pueden consultarse mediante dos opciones Consultas Kardex Resumido y Kardex Detallado

Krdex Resumido
Con esta opcin el usuario puede consultar la totalidad de los materiales que son manejados por un almacn. En la ventana se presenta la existencia actual de cada material y los datos ms importantes que se definieron durante su creacin. Por ser esta opcin de consulta solamente, los datos no pueden ser modificados aqu. (Es necesario utilizar la opcin Definiciones-Materiales).

ALMACEN - 131

Krdex Detallado
Esta opcin permite consultar la informacin del movimiento de un material determinado. La pantalla que se abre contiene los campos de informacin que se describen a continuacin.

Campo Centro de Costo

Descripcin
El usuario puede seleccionar si desea consultar los movimientos de un Centro de Costo determinado o de Todos. Almacn cuyo movimiento se est consultando. Con esta ventana se escoge el material cuyo movimiento quiere consultarse. En la lista slo aparece el nombre del material, pero si se desea ms informacin, se puede hacer clic en el signo de interrogacin ? para abrir una ventana ms completa. Dependiendo del material escogido, el programa coloca en este campo la unidad de medida que se usa en el almacn. Rango de fechas dentro del cual se requiere consultar el movimiento. Actualiza los datos de pantalla para reflejar cualquier cambio que otro usuario conectado en red haya podido efectuar. Tambin se puede hacer esta operacin con el botn Refrescar de la Barra de Herramientas. En esta seccin aparece el movimiento del material seleccionado en la parte superior, detallando la fecha, tipo (entrada, salida, devolucin, reintegro), nmero de documento, cantidad, valor unitario y valor total. Adems aparece informacin relativa al usuario que efectu el movimiento, su nombre y la fecha. Si estos datos son insuficientes, seleccionando cualquiera de las filas con un doble clic se puede consultar el documento completo.

Almacn Materiales

U.M. Desde Hasta Refrescar

Seccin Central

132 - CONSTRUCONTROL

Campo Existencias

Descripcin
Saldos del material al principio y al final del perodo seleccionado

Procesos adicionales Finalizacin Ordenes de Compra

Esta opcin permite activar o desactivar la presentacin en pantalla de una Orden de Compra pendiente de pago. Debe usarse cuando el proveedor no despache total o parcialmente el contenido de una Orden de Compra y por alguna razn no sea necesario exigir el despacho del saldo pendiente. Para abrir esta pantalla coloque el men en modo ALMACEN y oprima ProcesosFinalizacion Ordenes De Compra. El programa despliega una lista de todas las rdenes de compra activas, y se deben marcar en la casilla FINALIZAR las que se van a descartar. Sin embargo, tambin es posible reactivar una Orden de Compra que antes haba sido finalizada.

Consumos Tericos
Cuando un material no entra ni sale fsicamente del almacn de la obra (y por lo tanto no existen vales que permitan afectar un krdex ni un presupuesto) es necesario ejecutar un proceso especial para determinar las cantidades de material consumidas tericamente, con base en las obras que se hayan ejecutado y los anlisis unitarios del presupuesto. As, por ejemplo, si en la ltima quincena se construyeron 1.000 metros cuadrados de muro y cada uno deba consumir 7 litros de arena, el consumo terico de ste material fue de 7.000 litros cuyo valor debe imputarse al presupuesto y debe descargarse de la cuenta de inventarios y del krdex de arena. Para lograr lo anterior es indispensable que el usuario determine antes de iniciar la obra, en la pantalla Definiciones-Materiales, cules son los materiales que deben calcularse por consumo terico (basta con sealarlo as en la columna del mismo nombre) y que, peridicamente, haga el clculo con la rutina Almacen-Procesos-Consumo Teorico para afectar el krdex y las cuentas presupuestales respectivas.

ALMACEN - 133

Determinar Necesidades
Prcticamente todo el manejo de materiales y equipos se inicia con esta rutina, que captura las cantidades de obra por ejecutar (cuntos muros y columnas se deben construir la prxima semana, por ejemplo), las convierte en materiales, mano de obra y equipos con base en los datos del anlisis unitario, verifica las existencias de los mismos en el almacn de la obra, propone pedidos por las cantidades faltantes. Al invocar la rutina aparece una pantalla con todas las actividades de la obra, y en ella se escriben las cantidades por ejecutar. Una vez definidas las actividades el Plan de Trabajo para el prximo perodo se oprime el botn Procesar para que el programa haga el clculo de necesidades con base en los anlisis unitarios. Por ejemplo:

Actividad MUROS DE 0.15

MUROS DE 0.20

Cantidad Insumo 150 M2 Ladrillo Arena Cemento Mano de Obra Vibrador 75 M2 Ladrillo Arena Cemento Mano de Obra Vibrador

U.M. Un M3 Kg. Hh Sm Un M3 Kg. Hh Sm

Cant. 3.000 3.50 780 4.500 1.5 1.000 1.00 400 3.000 1.0

Vr.Unit. 15 25.000 150 6.000 35.000 15 25.000 150 6.000 35.000

Vr. Total 45.000 87.500 117.000 27.000.000 52.500 15.000 25.000 60.000 18.000.000 35.000

Proveedor Depsito Verde Almacn Listo Depsito Verde Varios Equipos S.A. Depsito Verde Almacn Listo Depsito Verde Varios Equipos S.A.

Si no est satisfecho oprima el botn Cancelar para terminar el proceso o Regresar para editar los datos en la pantalla de cantidades, pero si todo est correcto oprima Continuar para calcular el pedido de la siguiente forma:

Insumo Ladrillo

U.M. Un

Cant.

Existenc ia 4.000 1.000

Pedido 3.000

Vr.Unit. 15

Vr. Total 45.000

Proveedor Dep. Verde

Pedir (S/N) S

134 - CONSTRUCONTROL Arena Cemento Mano de Obra Vibrador M3 Kg. Hh Sm 4,50 1.180 7.500 2,50 0 180 0 0 4,50 1.000 7.500 2,50 25.000 150 6.000 35.000 112.500 150.000 45.000.000 87.500 Alm. Listo Dep. Verde Varios Equipos S.A S S N S

11. Contratos

CONTRATOS - 138

Contratos
El mdulo CONTRATOS tiene a su cargo el manejo de toda clase de contratos generando las minutas con base en unos formatos predefinidos, creando plizas de garanta que respaldan el cumplimiento de los anteriores, y liquidando la ejecucin de obra mediante Actas de Obra. Escoja el mdulo Contratos en el extremo derecho de la Barra de Herramientas (oprima el smbolo w para ver la lista de mdulos) Los contratos se crean con la opcin Documentos-Contratos, especificando el objeto, las actividades contratadas, las cantidades de cada una y los valores correspondientes. Cada contrato puede estar respaldado por una o ms plizas de garanta, que se crean directamente en la pantalla. Los pagos parciales a un contrato se hacen con la opcin Documentos-Actas de Obra dentro de los cuales se capturan las cantidades ejecutadas y se produce la liquidacin automtica de valores y retenciones. Los componentes, cantidades, precios, plazos y condiciones de un contrato pueden reajustarse en cualquier momento (con adendos que no eliminan las condiciones originales sino que entran a regir a partir de la fecha de su elaboracin) utilizando la opcin Documentos-Modificaciones al Detalle. Cualquiera de los documentos anteriores puede revisarse, anularse o imprimirse individualmente colocndolo en pantalla con la opcin Documentos y operando luego los botones de la Barra de Herramientas, pero tambin pueden consultarse en forma resumida y dentro de un rango de fechas, centros de costos o contratistas mediante la opcin Consultas del men. Cuando un contratista termine la ejecucin de su contrato es necesario registrar el hecho con la opcin Procesos-Finalizacin de Contratos para que el programa no lo vuelva a mostrar en pantalla.

CONTRATOS - 139

Contratos
Los Contratos formalizan la relacin entre el constructor y los sub-contratistas en trminos de plazos, formas de pago, garantas, cantidades y valores previstos para la ejecucin de un grupo de actividades en una obra. Para abrir esta ventana (Figura 28) coloque el men en modo CONTRATOS y oprima Documentos - Contratos, con lo cual aparecer el ltimo contrato que se haya creado. Si desea consultar los contratos que existen, oprima las flechas de la Barra de Herramientas hasta encontrar el que desee. Para crear uno nuevo, oprima el botn Nuevo en la Barra de Herramientas.

Figura 28

La pantalla contiene tres hojas, identificadas en su parte superior con las etiquetas Informacin, Cantidades, y Plizas.

140 - CONSTRUCONTROL

Informacin
Los campos de informacin de esta pgina se describen a continuacin:

Campo Contrato No. Centro de Costo

Descripcin
Nmero consecutivo del contrato, que el programa coloca automticamente cuando lo graba. La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro documento de esta clase, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee. Fecha de la elaboracin del contrato. El programa coloca por defecto la que tenga el computador, pero el usuario puede cambiarla. El formato es dd/mm/aaaa. Nombre del tercero con el cual se est firmando el contrato, el cual debe estar definido en la pantalla de creacin de terceros como Contratista o como ProveedorContratista. El usuario puede escoger de la lista de nombres disponible, pero si requiere la informacin completa del contratista, puede hacer clic en el botn ?. Cada uno de los terceros tiene asociado un concepto de Retencin en la Fuente y otro de Industria y Comercio, que el programa coloca por defecto en estos campos pero el usuario puede cambiar escogiendo de la lista. Porcentaje de retencin sobre la Garanta Se especifica si los valores contratados deben afectarse con el IVA, cuyo porcentaje se define en los parmetros generales del sistema. Fechas de inicio y finalizacin del contrato (sta ltima debe ser mayor que la de inicio). El formato es dd/mm/aaaa.

Fecha

Contratista

Rete. Fuente Ret. Ind. Com. Ret. Garanta Calcular IVA

Desde Hasta

CONTRATOS - 141

Campo Minuta

Descripcin
Texto del contrato que se imprime junto con la identificacin del contratista, cantidades, precios y plizas. La minuta se crea mediante la opcin Definiciones Minutas de Contratos y en este campo simplemente se asocian. Dentro del programa, existen dos maneras de cancelar el valor de un contrato, que se definen en este campo: Por Actividades, es decir, midiendo las cantidades de obra ejecutadas y aplicndoles el valor unitario previsto para cada una en el contrato. Por Contados, es decir, haciendo desembolsos peridicos de dinero que no estn necesariamente relacionados con la ejecucin fsica de actividades.

Forma de Pago

El valor de los contratos con forma de pago Por Actividades no tiene lmite, pues el usuario puede hacer Actas de Obra por cantidades de obra mayores a las previstas. En la forma de pago Por Contados, por el contrario, los pagos no pueden superar el valor previsto.

Observaciones

Texto breve que resume el objetivo del contrato. aqu las fechas y el porcentaje de cada pago. El programa calcula el valor del pago una vez se hayan definido las cantidades y le permite agregar una descripcin breve a cada pago si es necesario. El valor total del contrato y las retenciones sern calculados automticamente por el programa una vez se hayan definido las cantidades de obra contratadas. Se digita segn las caractersticas del contrato y del contratista. Cuando un contrato tiene anticipo, se genera automticamente una cuenta por pagar por ese valor.

Pagos de Contado Si la forma de pago es por Contados se deben establecer

Val. Contrato Ret. Garan. Val. Anticipo

142 - CONSTRUCONTROL

Cantidades
Figura 29

Los campos de informacin de esta pgina se describen a continuacin:

Campo Sub-Captulo U.M. Val. Tot. Pres. Seccin Central

Descripcin
En estos campos aparecen el Sub-Captulo, la Unidad de Medida y el Valor Total Presupuestado de la actividad que est seleccionada en la Seccin Central.

En esta seccin aparece la lista de todas las actividades del presupuesto, junto con la cantidad y el valor unitario presupuestado. Para escoger las actividades que forman parte del contrato, se debe escribir la cantidad que se desea contratar. El programa calcula el valor total contratado y lo presenta en la casilla correspondiente. Adicionalmente, es posible modificar el valor unitario si se presentan variaciones con respecto al presupuesto inicial.

CONTRATOS - 143

Plizas de Cumplimiento
En esta pgina se determinan las plizas de garanta asociadas con el contrato, las cuales se crean ubicando el cursor en la columna Nmero.

Figura 30

Terminar y grabar
Para terminar y grabar utilice el botn Guardar, las teclas Ctrl + G o la opcin Archivo-Guardar del men. CONSTRUCONTROL verifica que todos los datos obligatorios estn correctamente diligenciados y, en caso negativo, lo advierte al usuario para que haga los arreglos pertinentes. Si todo est correcto, se asigna un nmero definitivo al Contrato en la esquina superior izquierda.

Editar y anular
Despus de grabado, el Contrato no puede editarse, modificarse ni borrarse, de tal manera que si se detecta un error, la nica alternativa es anularlo con el botn del mismo nombre en la Barra de Herramientas o con la opcin EdicinAnular, lo cual imprime sobre el documento un sello rojo con la palabra ANULADO. El programa no permite anular un contrato si tiene actas de obra sin cancelar, pero si stas se anulan previamente, la operacin puede ejecutarse. Para modificar las cantidades o los valores contratados se utiliza la opcin Documentos-Modificaciones al Detalle, que se explica mas adelante en este manual, y para algunos datos de la ventana Informacin se emplea Documentos-Modificaciones al Encabezado.

Imprimir
Para obtener un registro impreso del Contrato, utilice el botn de impresin de la Barra de Herramientas, las teclas Ctrl+I, o la opcin de menu ArchivoImprimir

144 - CONSTRUCONTROL

Adicionar actividades no presupuestadas

Cuando sea necesario contratar la ejecucin de alguna actividad que no haya sido incluida en el presupuesto inicial, el botn Adicionar Actividad permite crearla y agregarla al presupuesto. Una vez abierta la ventana de creacin de nuevas actividades, estas se deben identificar en la parte superior con su nombre, unidad de medida, cantidades y valores presupuestados. En la parte inferior de la ventana se agregan los componentes de la actividad (materiales), utilizando el botn Adicionar Componente, que despliega una segunda pantalla para crear los materiales, equipos, mano de obra y transportes involucrados en el nuevo anlisis. En la parte inferior el programa totaliza los componentes de la actividad. Es importante anotar que la opcin Adicionar Actividad slo est disponible cuando se est creando el contrato.

Modificaciones al detalle de un contrato

Figura 31

Las cantidades y valores presupuestados de un contrato ya grabado pueden modificarse utilizando la opcin Documentos-Modificaciones al Detalle, cuya descripcin es la siguiente:

CONTRATOS - 145

Campo Contrato No.

Descripcin
Nmero del contrato que se va a modificar. Si no recuerda el nmero, haga clic en el botn ? se abre una pantalla adicional con todos los contratos activos en el sistema. Una vez escogido, la informacin relativa al captulo, la unidad de medida y el valor presupuestado aparece en la parte superior de la pantalla. Aparecen todas las actividades de la obra (estn o no involucradas en el contrato). Para modificar los valores iniciales es necesario situarse sobre cualquiera de ellas con el ratn y hacer doble clic, con lo cual se abre una pantalla adicional. (Figura 32) Identificacin de la actividad que se seleccion. Bajo este ttulo se encuentran la cantidad, el valor unitario y el valor total contratados inicialmente. Si la actividad no estaba incluida originalmente en el contrato, solo aparecer la cantidad presupuestada. En estos campos deben incluirse los valores que modifican el contrato original. Es importante tener en cuenta que, si bien las Actas de Obra que se crean luego de esta modificacin tienen como referencia la nueva cantidad, en las anteriores se mantiene la cantidad contratada original.

Seccin Central

Sub-captulo Valores antes de Actualizacin

Nuevos Valores

Figura 32

146 - CONSTRUCONTROL

Actas de Obra
Con estos documentos los contratistas liquidan y cobran la obra ejecutada. Aparte de su relacin directa con el pago de actividades, el Acta de Obra es un documento indispensable para actualizar el avance de la obra. Para abrir esta pantalla coloque el men en modo CONTRATOS y oprima Documentos Actas. Los diferentes campos de informacin son:

Campo Contrato No.

Descripcin
Nmero del contrato al que pertenecen las actividades que se van a liquidar. Si no recuerda el nmero, haga clic en el botn ? para abrir una pantalla adicional con todos los contratos activos en el sistema. Nmero consecutivo del Acta de Obra Fecha de la creacin del acta, que el programa coloca automticamente. Nombre del contratista, que el programa extrae del contrato seleccionado. En esta seccin aparece una lista con todas las actividades involucradas en el contrato, y deben ingresarse las cantidades que se estn liquidando utilizando el campo Cantidad Acta para que el programa calcule su valor total. Es posible tambin liquidar en el acta una actividad que no est incluida en el presupuesto original. Para ello, se oprime el botn Crear Actividad, para que aparezca una ventana en donde se ingresa la informacin de la nueva actividad y sus componentes.

No. Fecha Contratista Seccin Central

Adiciones y Descuentos del Acta

En esta seccin aparecen todos los incrementos y deducciones del valor del acta causados por los impuestos y las retenciones. Aunque estos porcentajes fueron definidos cuando se cre el contrato y el programa los calcula automticamente, es posible modificarlos manualmente.

CONTRATOS - 147

Campo Prstamo

Descripcin
Cuando el contratista requiera un prstamo adicional a la liquidacin normal de su contrato, este valor se escribe en el campo Valor Prstamo y es sumado automticamente a la liquidacin total. Es importante aclarar que el valor del prstamo no puede ser en ningn caso mayor que el valor total del contrato que falta por ejecutar. El prstamo origina automticamente una Cuenta por Pagar independiente de la que corresponde al Acta misma de obra.

Amortizaciones

Una vez otorgado, este prstamo puede amortizarse con abonos peridicos en dinero, que se escriben en el campo Amortizaciones y se descuentan automticamente del valor del acta. En todas las actas del mismo contrato posteriores al pago del prstamo aparece en nmeros rojos el saldo vigente, que se disminuye a medida que se efectan las amortizaciones. Para efectos de afectacin del presupuesto, los prstamos se cargan automticamente a la cuenta PRESTAMOS, y no afectan la cuenta presupuestaria del contrato.

Pago con Suministros

El contratista puede solicitar suministros del almacn de la obra como parte de pago de su contrato, caso en el cual se genera una salida de almacn utilizando el botn Pago con Suministros. En este comprobante se relacionan los materiales que se entregarn al contratista, y el valor total aparece en el Acta de Obra como un descuento adicional. Este valor corresponde al valor total de las actividades liquidadas, antes de aplicarle las deducciones o los incrementos necesarios. El valor neto a pagar.

Subtotal Acta

Total a Pagar

148 - CONSTRUCONTROL

Terminar y grabar
Para terminar y grabar utilice el botn Guardar, las teclas Ctrl + G o la opcin Archivo-Guardar del men. El programa verifica que todos los datos obligatorios estn correctamente diligenciados y, en caso negativo, lo advierte al usuario para que haga los arreglos pertinentes. Si todo es correcto se asigna un nmero definitivo al Acta de Obra en la esquina superior izquierda.

Editar y anular
Despus de grabada, el Acta de Obra no puede editarse, modificarse ni borrarse, de tal manera que si se detecta un error, la nica alternativa es anularla con el botn del mismo nombre en la Barra de Herramientas o con la opcin Edicin-Anular, lo cual imprime sobre el comprobante un sello rojo con la palabra ANULADO.

Imprimir
Para obtener un registro impreso del Acta de Obra, utilice el botn de impresin de la Barra de Herramientas, las teclas Ctrl+I, o la opcin de menu Archivo- Imprimir

Ejemplo de afectacin a las cuentas y el presupuesto

El contrato de construccin de 159 m3 de Zapatas tiene un valor unitario de 83.500 y un valor total de 13.276.500, y el contratista solicit un anticipo del 30% para iniciar los trabajos. En la primera quincena se ejecutaron 34.2 m3, y, aparte del pago normal, el contratista solicita un prstamo de 1.000.000. El acta de liquidacin es como sigue: Obra ejecutada 34.2 m3 SUB-TOTAL Retefuente(4%) ReteGaranta (10%) PARCIAL Mas: Prstamo Menos: Amortizacin Anticipo NETO RECIBIDO 2.855.700 2.855.700 114.228 285.570 2.455.902 1.000.000 500.000 2.955.902

Cuando se elabora el Acta de Obra para registrar la liquidacin, el programa efecta las siguientes operaciones y abonos:

TERCERO. Se aumenta el valor ejecutado en una cifra igual al SUBTOTAL, o sea $2.855.700 CENTRO DE COSTOS. La Obra se afecta en un valor igual al Subtotal, o sea $2.855.700

CONTRATOS - 149

CUENTA PRSTAMOS. Se afecta en un valor de $1.000.000. Este prstamo se amortizar en las actas posteriores, en las cuales aparecer el saldo vigente (monto inicial menos amortizaciones). CUENTA RETENCION EN LA FUENTE. Opera como una informacin neutra que no afecta el presupuesto, ya que no suma ni resta en l. Su valor aumenta en $114.228 y se guarda esta cifra como una Cuenta por Cobrar a la Administracin de Impuestos, que podr hacer efectiva cuando presente su Declaracin de Renta. CUENTA RETENCION EN GARANTIA. No afecta el presupuesto, ya que no suma ni resta en l. Su valor aumenta en $285.570 y se guarda esta cifra como una Cuenta por Pagar al contratista, que se deber cancelar en el momento en que finalice el contrato. CUENTA ANTICIPOS. No afecta el presupuesto. Su valor disminuye en $500.000.

Cmo y cundo se pagan las actas de obra?

Al grabar un acta de obra el programa genera automticamente una cuenta por pagar, cuyo pago se efecta activando la opcin Documentos-Asignar-Cuentas por Pagar del mdulo Bancos. En esta pantalla aparece una relacin resumida de dichas cuentas, y para convertir a cualquiera de ellas en un Comprobante de Egreso asignarla a un pago, en el lenguaje del programa, basta con asignarle un banco y un nmero de cheque. En el caso en que el acta involucre, aparte de la liquidacin normal, un prstamo, el programa genera dos cuentas por pagar, una correspondiente al valor de la liquidacin de obra ejecutada y otra correspondiente al prstamo. Para efectuar el pago y afectar los bancos se debe seguir el procedimiento descrito.

Procesos Adicionales Finalizacin de Contratos

Mediante esta opcin se determina cuando un contrato ha terminado, para que el sistema no lo presente ms en pantalla. Para abrir esta pantalla coloque el men en modo CONTRATOS y oprima Procesos-Finalizacin de Contratos. El programa despliega una lista con los contratos vigentes en la fecha, y se debe marcar la casilla FIN para los que ya terminaron.

12. Equipos

CONTRATOS - 151

EQUIPOS - 152

Equipos
El mdulo de EQUIPOS tiene a su cargo el manejo de todos los equipos que se utilizan para la ejecucin de la obra, controlndolos desde el pedido al proveedor, pasando por la entrada de almacn y los pagos peridicos por concepto de alquiler, hasta la salida definitiva del almacn. Escoja el mdulo Equipos en el extremo derecho de la Barra de Herramientas (oprima el smbolo w para ver la lista de mdulos) Para iniciar el proceso de control de los equipos, es necesario primero generar una Tarjeta de Identificacin de cada uno, utilizando la opcin DocumentosTarjeta de Control, en la cual se consigna la informacin relativa a valores y cantidades presupuestadas, proveedor, formas y tiempos de pago; en esta tarjeta tambin se consignan todos los movimientos que tenga el equipo desde el pedido hasta la salida del almacn. Una vez se tenga generado el documento anterior, se puede iniciar el proceso de liquidacin y pago del alquiler del equipo utilizando la opcin Documentos-Liquidacin y Asignacin, por medio de la cual se verifican las fechas y los valores de los pagos anteriores y se liquidan los perodos utilizados. Manteniendo el mismo concepto de los otros mdulos, el programa genera automticamente Cuentas por Pagar por cada liquidacin que se procese. Es importante aclarar que este mdulo se dise nicamente para controlar los movimientos y los pagos por concepto de alquiler de equipos a proveedores. Cualquier anlisis de rendimientos y duraciones debe hacerse externamente, y compararlo con los reportes de control que el programa genera. Cualquiera de los documentos anteriores puede revisarse, anularse o imprimirse individualmente colocndolo en pantalla con la opcin Documentos y operando luego los botones de la Barra de Herramientas.

EQUIPOS - 153

Tarjeta de Control
Es el documento de identificacin de cada uno de los equipos que se van a utilizar en la obra. En ella se consignan, adems de sus caractersticas propias y los valores presupuestados, todos los pedidos, las entradas y las salidas del almacn. Para abrir esta pantalla coloque el men en modo EQUIPOS y oprima DOCUMENTOS - TARJETA DE CONTROL.

Figura 33

Los diferentes campos de informacin se describen a continuacin.

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro documento de esta clase, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee. Almacn del cual depender el equipo. Si tiene varios almacenes creados escoja uno de la lista. Aqu se presenta la lista de los equipos presupuestados, en la cual se puede escoger el que se requiera. El programa, adems, llena automticamente el campo PRESUPUESTADO con los datos de cantidad y valor previstos. Si el equipo no aparece en el presupuesto, puede crearlo con la opcin Definiciones-Equipos para poderlo usar en una tarjeta de estas.

Almacn Equipo

154 - CONSTRUCONTROL

Campo Proveedor

Descripcin
Proveedor que suministrar el equipo. Si tiene varios proveedores creados escoja uno de la lista. Al escoger el proveedor, el programa asigna automticamente la Retencin en la Fuente y la Retencin de Industria y Comercio que le corresponden. Si desea examinar ms informacin detallada del proveedor, haga doble clic en el botn ?. Fecha y valor del ltimo pago efectuado, para tener un control del comportamiento del costo de alquiler. equipo (mensualmente, semanalmente o diariamente) y la tarifa que le corresponde. Se selecciona cuando se quiera agregar el IVA a los precios de los equipos. El porcentaje del impuesto se define en los Parmetros generales del sistema. Esta seccin contiene una cuadrcula en cada una de cuyas lneas se detallan los movimientos del equipo: Pedido: Solicitud del equipo al proveedor. Entrada: Llegada del equipo a la obra Salida: Devolucin del equipo al proveedor Cualquier movimiento est compuesto por la fecha, el tipo de operacin (pedido, entrada, salida), el nmero del documento de respaldo (la remisin del proveedor, por ejemplo), la cantidad y alguna observacin adicional, si se desea. La columna saldo es llenada automticamente por el programa con base en las entradas y las salidas, pues las cantidades correspondientes a un pedido no la afectan.

ltimo Pago

Periodo de Alquiler Se determina la manera como se pagar el alquiler del Tarifa de Alquiler Calcular IVA

Seccin Inferior

Terminar y grabar
Para terminar y grabar utilice el botn Guardar, las teclas Ctrl + G o la opcin Archivo-Guardar del men. CONSTRUCONTROL verifica que todos los datos obligatorios estn correctamente diligenciados y, en caso negativo, lo advierte al usuario para que haga los arreglos pertinentes, pero si queda

EQUIPOS - 155 satisfecho asigna un nmero definitivo a la Tarjeta de Control en la esquina superior izquierda.

Editar y anular
Despus de grabada, la Tarjeta de Control puede modificarse para agregar nuevos pedidos, entradas o salidas de almacn. Sin embargo, la identificacin (seccin superior) no es modificable. Si se detecta un error en esta seccin, la nica alternativa es anularla con el botn en la Barra de Herramientas o con la opcin Edicin-Anular, lo cual imprime sobre la tarjeta un sello rojo con la palabra ANULADO.

Imprimir
Para obtener un registro impreso de la Tarjeta de Control, utilice el botn de impresin de la Barra de Herramientas, las teclas Ctrl+I, o la opcin de menu Archivo- Imprimir

Cules son los costos de equipo que se controlan?

Como se mencion anteriormente, el programa lleva un control detallado de los costos de alquiler, es decir, los que se pagan por concepto de utilizacin de los equipos. Por esta razn, la unidad de medida y la tarifa de alquiler que aparecen en la Tarjeta de Control no corresponden necesariamente a la unidad ni al valor unitario presupuestado, sino al valor del alquiler por un perodo de tiempo fijo. Los rendimientos de los equipos merecen un estudio adicional, independiente del programa, aunque los resultados de este tipo de anlisis pueden confrontarse con la ejecucin presupuestal, que s genera CONSTRUCONTROL.

Equipos propios
Una dificultad frecuente en el control de obras se presenta cuando los equipos que se estn utilizando son propios y tericamente no generan gastos de alquiler pero s requieren gastos de mantenimiento, operador, combustibles, etc. Para estos casos se recomienda crear un centro de costo independiente, cuyos egresos son los del mantenimiento del equipo y cuyos ingresos pueden ser una tarifa de alquiler que se cobra a las obras por utilizarlos, con lo cual es posible determinar si el tener equipos propios es un buen negocio o, por el contrario, puede resultar mejor alquilarlos a terceras personas.

156 - CONSTRUCONTROL

Liquidacin y Asignacin
Es el proceso por medio del cual se liquida y se paga la utilizacin de los equipos en la obra, con base en las tarifas y el tiempo utilizado. Para abrir esta pantalla coloque el men en modo EQUIPOS y oprima Documentos Liquidacin y Asignacin. Los diferentes campos de informacin se diligencian as:

Campo Centro de Costo

Descripcin
La operacin que se va a efectuar afectar el presupuesto de un Centro de Costo. Si ya se elabor otro documento de esta clase, el programa colocar aqu el mismo Centro de Costo, pero el usuario puede cambiarlo como desee. Escoger el almacn al cual estn asignados los equipos por liquidar. Fecha en la cual se debe efectuar la liquidacin. Por defecto es la que tenga el computador, pero el usuario puede modificarla. El formato es dd/mm/aaaa. En esta seccin aparece una lista de todos los equipos del centro de costo elegido, con detalles acerca del nmero y el nombre del equipo, el de su proveedor, la cantidad disponible en obra y la fecha del ltimo pago. Al presionar el botn Liquidar, el programa calcula el pago que debe efectuarse con base en el tiempo transcurrido desde el ltimo pago, la tarifa y las existencias. Este valor puede ser modificado manualmente, y ser el que aparezca en la Cuenta por Pagar que se genera automticamente en el momento en que se presione el botn Pagar. Para terminar, es necesario especificar a cul cuenta presupuestaria se asignar este pago, situndose con el cursor en la columna Cuenta y escogiendo su nombre de la lista que se presenta.

Almacn Liquidar a:

Seccin Inferior

EQUIPOS - 157

Cmo se liquida el valor a pagar?

El valor a pagar de cada equipo se liquida con base en la tarifa, el perodo de pago y la fecha de liquidacin. Es as como el programa calcula la cantidad de das desde el ltimo pago (o de meses o de semanas, segn sea el caso), y la multiplica por la tarifa especificada.

Cmo se efecta el pago?

En la opcin Bancos-Documentos-Cuentas por Pagar se pueden examinar los documentos creados desde la liquidacin de equipos, y con la opcin BancosDocumentos-Asignar-Cuentas por Pagar, aquellas se convierten en Comprobantes de Egreso.

13. Control

EQUIPOS - 159

CONTROL - 160

Control
Esta parte del programa tiene a su cargo la consolidacin de todos los datos de cantidades y costos que se producen en los dems mdulos administrativos, reportando los resultados en diversas formas y ayudando, adems, con el manejo de vencimientos en cobros, pagos y garantas. El mdulo de control alberga, adems, el Libro de Obra, que recoge toda la informacin relevante de las reuniones y juntas de obra, de interventora, etc. para permitir un adecuado seguimiento de las decisiones de campo. El men desplegable de Control es el siguiente:

Figura 34

Resumen Ejecutivo
El resumen ejecutivo es un verdadero Centro de Informacin y Control para la alta gerencia, pues aqu se concentra el resumen de toda la informacin importante de costos y vencimientos, que se presenta en pantallas individuales y en forma tabular con los siguientes datos: Cuentas por Pagar y por Cobrar, Pagos Efectuados y Cobros Realizados, Saldos Bancarios, Materiales con existencias mnimas, Contratos de obra vigentes y Vencimiento de Garantas.

CONTROL - 161 En la parte superior de la pantalla se escoge el tipo de informacin que debe aparecer, as como tambin un rango de fechas para la misma. Para obtener detalles adicionales acerca de un dato cualquiera de la pantalla basta con hacer Doble Clic sobre el mismo para desplegar el documento de origen.

Figura 35

Valor Ejecutado por meses

Informacin tabular que muestra cada una de las actividades de la obra, su valor presupuestado y la inversin ejecutada mes a mes, que puede compararse contra las previsiones del flujo de caja para tener una idea clara de la forma como se va ejecutando la obra. El informe tambin puede solicitarse para las Cuentas de Egreso y las Cuentas de Ingreso no presupuestales, escogiendo la opcin respectiva en la casilla Tipo del encabezado, y adems se puede limitar a un rango de fechas, tambin en el encabezado.

162 - CONSTRUCONTROL
Figura 36

El botn Ver Grfico presenta la misma informacin en forma grfica y la compara contra las previsiones del flujo de caja.

EJECUCION MENSUAL DEL PRESUPUESTO

30,000 25,000 20,000 15,000 10,000 5,000 0
Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Previsto Ejecutado

Figura 37

Tanto el reporte como la grfica pueden imprimirse oprimiendo el icono Impresora, y la impresin puede verificarse previamente en pantalla con el icono Impresin Preliminar. A diferencia de la grfica, en el reporte impreso slo aparecen las cifras de inversin mensual, sin compararlas contra lo presupuestado.
CAPITULOS Preliminares Cimientos Desagues e Inst. Subterrneas Impuestos Honorarios TOTALES Presup. 1,414 63,443 10,564 Marzo 1.200 17.300 Abril 414 18.000 2.000 20.000 8.000 10.000 Mayo Junio Julio Agosto Total 1.614 65.300 10.000

319 7,542 83,282 18.500 20.414 28.000 4.000 14.000

319 7.542 319 7.542

319 11.542 88.775

CONTROL - 163

Cantidad Ejecutada por meses

Informacin tabular que muestra cada una de las actividades de la obra, su cantidad presupuestada y la cantidad ejecutada mes a mes, que permite formarse una idea clara del avance peridico de los trabajos. Este informe slo se produce para las obras cuyo nivel de control sea Captulos Sub-CaptulosActividades, ya que slo stas ltimas tienen cantidades de obra. Por la misma razn, el informe de cantidades slo existe para actividades de presupuesto (no puede solicitarse para Cuentas de Ingreso, por ejemplo) y, adems, no tiene equivalente grfico. La pantalla del informe de Cantidades (en la cual se puede escoger el Centro de Costo y el rango de fechas) es la siguiente:

Figura 38

El reporte puede imprimirse con el icono Impresora, y la impresin puede verificarse previamente en pantalla con el icono Impresin Preliminar.
CAPITULOS Demolicin Muros 0.15 Base Recebo Viga amarre en concreto U.M Presup M2 M3 M3 18.00 2.00 2.50 Marzo 19.50 2.00 2.00 Abril Mayo Junio Julio Total 19.50 2.00 2.00

164 - CONSTRUCONTROL
Zapatas Bloque No. 5 Sta.Fe M3 2.00 2.30 35.00 80.00 2.30 115.00

M2 108.00

Valor y Cantidad Ejecutados

El informe de valores y cantidades es un inmejorable aliado estratgico del gerente porque presenta simultneamente los dos factores ms importantes para el anlisis de la ejecucin y las desviaciones presupuestales. Este reporte no tiene pantalla operativa y slo se produce para impresin.
CAPITULOS Presupuestado VALORES Ejecutado Faltante Presupuestado CANTIDADES Ejecutado Faltante

Demolicin Muros 0.15 Base Recebo Viga amarre en concreto Zapatas Bloque No. 5 Sta.Fe

133.507 36.603 543.226 387.226 689.356

111.255 78.302 760.515 390.000 728.000

22.252 -41.699 -217.289 -2.774 -38.644

18.00 2.00 2.50 2.00 108.00

19.50

1.50 2.00

2.00 2.30 115.00

0.50 -0.30 -7.00

Ejecucin Presupuestal Acumulada

Informacin tabular que muestra cada una de las actividades de la obra, su valor presupuestado y la inversin mensual acumulada mes a mes.
CAPITULOS Preliminares Cimientos Desagues e Inst. Subterrneas Impuestos Presup. 1,414 63,443 10,564 319 Marzo 1.200 17.300 Abril 1.614 35.300 2.000 Mayo 1.614 55.300 10.000 Junio 1.614 65.300 10.000 Julio 1.614 65.300 10.000 319 Agosto 1.614 65.300 10.000 319

CONTROL - 165
Honorarios TOTALES 7,542 83,282 18.500 38.914 66.914 4.000 80.914 4.000 81.233 11.542 88.775

Cuando esta informacin aparece en una grfica junto con los datos del Flujo de Egresos previsto, tambin en forma acumulada, se produce lo que los Gerentes de Proyecto llaman la Grfica S, que da una visin instantnea del estado de avance o atraso del presupuesto
EJECUCION PRESUPUESTAL ACUMULADA
100,000 80,000 60,000 40,000 20,000 0
M arzo Abril M ayo Junio Julio Agosto P revisto E jecutado

Figura 39

El anlisis mismo de la grfica es muy sencillo, pues basta con trazar la lnea vertical que seala la fecha HOY , y en el punto donde intercepte la curva del presupuesto, trazar una perpendicular hasta encontrar la curva de la ejecucin. Si la interceptacin se realiza hacia atrs de la lnea HOY , la ejecucin del proyecto est atrasada en un nmero de das igual al que seale la escala horizontal, mientras que lo contrario indicar que la ejecucin presupuestal va adelantada con respecto a las previsiones.

Curva de Ejecucin

Curva del Presupuesto Ejecucin est adelantada

Lnea de fecha HOY

166 - CONSTRUCONTROL

Figura 40

Libro de Obra
Concebido como una Base de Datos capaz de almacenar y ordenar las enormes cantidades de informacin verbal y escrita que se produce en una obra, con el Libro de Obra se pueden elaborar las actas de las reuniones de obra y de interventora, almacenar las instrucciones verbales de los diseadores e inclusive referenciar archivos magnticos que estn grabados en el disco duro del computador y activarlos con casi cualquier programa comercial (Word, Excel, AutoCad) que se encuentre en el mismo computador. Una vez que la informacin est grabada, el usuario puede revisarla mediante mltiples criterios por tipo de acta, por tema, por participante, etc. para hacerle un seguimiento detallado. La pantalla de creacin y consulta de las actas es la siguiente:

Figura 41

CONTROL - 167 En la parte superior se escoge la obra (Centro de Costo), se digita la fecha y se determina el tipo de acta que se va a elaborar, escogiendo con la flecha un tipo ya existente o digitando directamente uno nuevo, que podr reutilizarse ms adelante. El cuerpo central contiene el nombre de cada participante, el de su empresa y el cargo, datos que posteriormente podrn utilizarse como criterios de bsqueda. En la parte inferior se digita cada uno de los temas tratados, que puede ser tan extenso como se requiera pues el campo de trabajo se expande hacia abajo a medida que se vaya necesitando. Para pasar de un tema a otro se utilizan las teclas <Tab> y <Shift><Tab>. Para asociar un archivo magntico con un tema se localiza el cursor sobre el tema y se oprime el primer icono en la parte inferior derecha de la pantalla, abriendo as una ventana donde se determina la localizacin del archivo (un disquete o un directorio del disco duro) y el directorio del disco duro donde quedar grabado. Al terminar el proceso se oprime el botn Aceptar para regresar al libro de obra, que mostrar en la columna Anexo la indicacin de archivo magntico asociado. Para ver el archivo se oprime este campo con el mouse, y ConstruControl activa el programa que est asociado con el mismo, de tal manera que si el archivo tiene extensin .xls, se activar Excel y si es .dwg, se activa Autocad. Desde luego, para que esto suceda es indispensable que el usuario tenga instalados en su disco duro los programas respectivos, pues de lo contrario ConstruControl har la respectiva advertencia. Al salir de la pantalla el programa graba automticamente las actas de obra, y el usuario puede invocarlas y modificarlas como lo desee mientras no seale el cuadro Definitivo en la parte inferior izquierda de la pantalla, que cancela cualquier modificacin posterior. Las actas pueden consultarse individualmente utilizando la misma rutina de creacin, pero el usuario puede hacer consultas analticas acerca de las diferentes actas, participantes y temas utilizando los iconos Buscar y Filtrar de la barra de herramientas. Cuando el usuario hace clic en la columna Vo.Bo. frente a un tema le indica al programa que el mismo ya fue cumplido.

168 - CONSTRUCONTROL

14. Procesos

PROCESOS - 171

El proceso de los Materiales

Residente elabora el Residente elabora el programa de trabajo programa de trabajo

ConstruControl calcula ConstruControl calcula requerimientos de materiales requerimientos de materiales

ConstruControl determina el ConstruControl determina el pedido por hacer pedido por hacer

ConstruControl verifica ConstruControl verifica existencias en almacn existencias en almacn

ConstruControl enva por fax ConstruControl enva por fax las ordenes de compra las ordenes de compra

Almacenista recibe materiales Almacenista recibe materiales verificando en pantalla la O.C. verificando en pantalla la O.C.

ConstruControl genera la ConstruControl genera la Orden de Pago Orden de Pago

Almacenista despacha Almacenista despacha materiales a la obra materiales a la obra

Administrador paga y Administrador paga y ConstruControl afecta la ConstruControl afecta la cuenta de Inventarios cuenta de Inventarios

ConstruControl descarga ConstruControl descarga Inventarios y afecta Cuentas Inventarios y afecta Cuentas Presupuestales Presupuestales

172 - CONSTRUCONTROL

El manejo de Contratos
Determinar Determinar cantidades y cantidades y precios precios Determinar Determinar forma de pago forma de pago Determinar tipo Determinar tipo y valor de y valor de plizas plizas

Asociar con Asociar con minutas minutas existentes existentes

Construcontrol elabora el documento de contrato Construcontrol elabora el documento de contrato

Residente elabora acta de avance de obra Residente elabora acta de avance de obra

Construcontrol genera una Cuenta por Pagar Construcontrol genera una Cuenta por Pagar

Administrador convierte en comprobantes las Cuentas por Pagar Administrador convierte en comprobantes las Cuentas por Pagar

Construcontrol actualiza el Construcontrol actualiza el control del contrato y el control control del contrato y el control de presupuesto en cantidades de de presupuesto en cantidades de obra y en valores pagados obra y en valores pagados

Construcontrol calcula el consumo Construcontrol calcula el consumo de materiales y elabora Vales de de materiales y elabora Vales de Almacen para los que tienen Almacen para los que tienen Consumo Terico en la obra Consumo Terico en la obra ejecutada ejecutada

PROCESOS - 173

El manejo de los Equipos

Residente elabora el Residente elabora el programa de trabajo programa de trabajo ConstruControl calcula ConstruControl calcula requerimientos de equipos requerimientos de equipos

ConstruControl determina ConstruControl determina el pedido por hacer el pedido por hacer

ConstruControl verifica ConstruControl verifica existencias en almacn existencias en almacn

ConstruControl enva por fax ConstruControl enva por fax las ordenes de alquiler las ordenes de alquiler

Almacenista recibe materiales Almacenista recibe materiales verificando en pantalla la O.A. verificando en pantalla la O.A.

Construcontrol liquida Construcontrol liquida periodicamente el valor periodicamente el valor del alquiler y genera la del alquiler y genera la Orden de Pago Orden de Pago

Administrador paga y Administrador paga y ConstruControl afecta la cuenta ConstruControl afecta la cuenta presupuestal presupuestal

174 - CONSTRUCONTROL

El manejo del Dinero

Solicitud de Solicitud de equipo en equipo en alquiler alquiler Medidas de Medidas de obra para obra para contratistas contratistas Compras y Compras y Pagos de Pagos de contado contado

Orden de Orden de Compra para Compra para materiales materiales

ConstruControl elabora el documento especfico ConstruControl elabora el documento especfico

Almacn reporta la Almacn reporta la llegada del pedido llegada del pedido

Residente recibe trabajos Residente recibe trabajos a satisfaccin a satisfaccin

ConstruControl elabora el documento especfico ConstruControl elabora el documento especfico

Administrador convierte en comprobantes las Cuentas por Pagar Administrador convierte en comprobantes las Cuentas por Pagar

Las entradas de materiales slo Las entradas de materiales slo afectan la cuenta Inventarios, y afectan la cuenta Inventarios, y los anticipos se llevan a la cuenta los anticipos se llevan a la cuenta del mismo nombre del mismo nombre

Las Cuentas Presupuestales se Las Cuentas Presupuestales se afectan con los pagos a afectan con los pagos a contratistas y los consumos de contratistas y los consumos de materiales y equipos materiales y equipos

PROCESOS - 175

El manejo de Cuentas Bancarias

Cuenta Bancaria Cuenta Bancaria Obra Obra

Cuenta Bancaria Cuenta Bancaria

Obra Obra

Cuenta Bancaria Cuenta Bancaria

Obra Obra

Reporte Reporte BANCOS POR BANCOS BANCOS POR BANCOS Manejo detallado de cada cuenta Manejo detallado de cada cuenta bancaria para control de bancaria para control de movimientos y conciliaciones movimientos y conciliaciones

Reporte Reporte BANCOS POR OBRA BANCOS POR OBRA Ingresos y Egresos propios de Ingresos y Egresos propios de cada obra, independizados de los cada obra, independizados de los bancos de orgen y destino bancos de orgen y destino

ndice
A Actas de Obra 146 Adicionar actividades no presupuestadas 144 Ajustes de Inventario 129 Almacenes 64 Amortizaciones 147 Anticipos 122, 141, 148 Archivo 32 Asignar Cuentas 114 Ayuda en Lnea 14 B Bancos 63, 97 Barra de Estado 36 Barra de Herramientas 50 Base de Datos 20, 21, 22, 33, 75, 86, 90, 91, 92, 93, 120 Botones 52 C Centro de Control 4, 37 Centros de Costo 8, 39, 63, 70, 72, 77, 78, 82 Cheques Posfechados 102 ciclo de los Bancos 27 ciclo de los contratos 26 ciclo de los equipos 25 ciclo de los materiales 23 Cdigos Bancarios 61 Compactar Base de Datos 93 Comprobantes de Egreso 100 Comprobantes de Ingreso 104 Configuracin 87 Congelar presupuesto 81 Consultas 37, 45, 46, 48, 49 Consumos Tericos Contratos Control Control Presupuestal costos de equipo Cuenta Bancaria Cuentas Auxiliares Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Cuentas por Pagar Automticas cuidado de la informacin D Definiciones 38, 57 Descuentos 121 Determinar Necesidades 133 Devolucin a un Proveedor 128 Dispositivo de Salida 87 Documentos 37, 44, 46, 48, 49 Duplicar Base de Datos 93 E Edicin Ejecucin del Programa Entrada de Almacn Equipos Equipos propios F Fecha Lmite de Entrega Finalizacin de Contratos Finalizacin Ordenes de Compra Flujo de Caja Forma de Pago I 121 149 132 82 121 34 6 123 151 155 132 136, 139 37 3, 19, 20 155 100 82 112 109 112 14

PROCESOS - 177 Instalacin K Krdex Krdex Detallado Krdex Resumido L Licencia de uso M manejo de las pantallas 10 Men Principal 32 mes activo 9 Minutas de Contratos 67 Modificaciones al Detalle 143 Modificaciones al detalle de un contrato 144 Modificaciones al Encabezado 143 Mdulo de Almacn 2, 3, 46 Mdulo de Bancos 3, 23, 44 Mdulo de Contratos 3, 48 Mdulo de Equipos 4, 49 Mdulos operativos 7 movimientos administrativos 28 N niveles de control Notas Dbito y Crdito O Opciones Operacin en red Operacin habitual rdenes de Compra Organizacin de la Informacin P Pago con Suministros Parmetros Plizas de Cumplimiento Preparacin del programa 147 59 143 8 36 6 9 119 59 21 107 15 130 131 130 5 Prstamos 106, 147, 148 presupuesto 2, 3, 19, 20, 21, 22, 25, 26, 27, 37, 39, 47, 64, 65, 66, 72, 73, 74, 75, 79, 80, 81, 82, 100, 101, 103, 104, 106, 107, 108, 109, 112, 119, 120, 123, 125, 127, 128, 129, 130, 132, 140, 142, 144, 146, 147, 148, 149, 153, 156 Presupuesto Base 81 proceso de importacin 77 Procesos 37, 45, 47, 48 R Rangos 87 Reintegro al Almacn 127 Reparar Base de Datos 93 Reportes 86, 87 reportes de Bancos 88 reportes de Contratos 90 reportes de Equipos 90 Requerimientos Tcnicos 4 Retencin en la Fuente 3, 38, 60, 62, 88, 90, 101, 103, 105, 110, 113, 140, 154 Retencin Industria y Comercio 38, 61, 88 S Salida de Almacn Seleccin de Almacenes T Tarjeta de Control Terceros U Unidad de alquiler Unidad de medida Usuarios V valorizacin por promedios Ventana Ver 127 39 35 66 65, 66 94 153 62 125 74

178 - CONSTRUCONTROL