Microsoft Access 2000/97/95 Los temas siguiente se refieren al uso de Microsoft Access 2000/97/95 con JAWS para Windows.

Microsoft Access es una base de datos relacional que funciona sobre Windows. Los datos se almacenan en tablas. Cada tabla consta de registros que, a su vez, contienen campos. Access se utiliza para disear y programar aplicaciones Windows que utilizan bases de datos. Cmo empezar a trabajar No hay ningn tipo de requisito especial para ejecutar este producto con JAWS. Simplemente ejecute el programa con el procedimiento normal. Cuando necesite ms ayuda utilice la del propio producto, usando la tecla F1 o seleccionando de la barra de men, la opcin Cierra interrogacin y luego Ayuda de Microsoft Access. Si se despliega la ventana grfica del ayudante, que dice: Escriba aqu su pregunta y haga clic en buscar ir con tabulador hasta el botn Opciones, dar enter y desactivar la opcin que dice: Utilizar el Ayudante de Office. De este modo, la prxima vez que utilice la Ayuda no se abrir la ventana grfica. En cambio, se abrir la ventana con las solapas Contenido, ndice, Buscar. Si necesita ayuda acerca de las combinaciones de teclas de JAWS o desea conocer las caractersticas con las que JAWS funciona, utilice la combinacin INSERT+F1+F1 (F1 pulsada dos veces rpidamente sin soltar la tecla INSERT) La extensin de los archivos de base de datos de Access es MDB Generalmente, al dar enter sobre un archivo con extensin mdb, esa base de datos se abre automticamente con Access. Al ingresar en Access (Men Inicio, Programas, Microsoft Access) aparece una ventana con las opciones: 1. Abrir archivo existente 2. Crear una base de datos en blanco 3. Crear con el Asistente para base de datos, proyectos, etctera La opcin que aparece verificada es: Abrir archivo existente. Si queremos abrir un archivo existente, presionamos una vez Tabulador y vamos a la lista de archivos. La lista se recorre con flechita arriba, flechita abajo. Para abrir un archivo, dar enter. O ir con Tabulador hasta el botn Aceptar y dar enter. La lista comienza con la opcin: Ms archivos. Si damos enter en Ms Archivos, traer al igual que Word o Excel una ventana para buscar la base de datos en otra carpeta u otro dispositivo. Con Tabulador hay que ir a Buscar en... y continuar con el procedimiento que ya hemos utilizado anteriormente. Por defecto, Access guarda y busca bases de datos en la carpeta Mis documentos. Abrir una Base de datos. Presionar Insert + T para verificar el nombre de la Base que hemos abierto.

Recorrer con tabulador la ventana de Base de datos. Cerrar la Base de datos. Para cerrar la Base de Datos sin cerrar Access, ir al men Archivo, Cerrar o presionar Control + F4. Para abrir una base de datos sin salir de Access, ir al men Archivo, Abrir o presionar Control + A y aparecer una ventana de seleccin al igual que en Word pero en este caso con la lista de bases de datos. Salir de Access Ir al men Archivo, Salir. Access nos da la posibilidad de crear una base de datos en blanco o con Asistente. Presionando tabulador, en la ventana de Base de Datos, se llega a la opcin para Crear Base de datos en Blanco. Con Flechita abajo, pasamos a la opcin Asistente para crear base de datos, proyectos, etctera. Crear una base de datos sin usar el asistente 1. Base de datos en blanco y luego enter o ir con tabulador al botn Aceptar y enter. 2. Especificar el nombre de la base de datos: Cursos 2004 3. Dar enter o ir con tabulador hasta el botn crear y enter. Para verificar el nombre de la base de datos que se ha creado, INSERT + T Despus de crear la base de datos en blanco, hay que seguir algunos pasos adicionales para definir los objetos que quedarn integrados en dicha base. Crear una tabla desde cero en la vista Diseo 1. Si se encuentra en otra ventana, cmbiese a la ventana de Base de datos presionando F11 2. Ir con tabulador a la lista de Objetos y recorrer esa lista con flechita abajo o arriba. La lista comienza con Tablas. 3. Dar enter en Tablas y, a continuacin, con Tabulador pasar a presentacin en lista y con flechita arriba o abajo buscar crear una tabla en vista de diseo y dar enter. 4. Tambin se puede crear una tabla en vista de diseo presionando Alt + U y bajando con flechita hasta Vista Diseo y enter. La presentacin de Diseo de Tablas tiene dos paneles. El panel superior tiene 3 columnas que corresponden a nombre del campo, tipo de datos y descripcin de cada campo. El panel inferior permite establecer las propiedades para el campo seleccionado en el panel superior. 2

Hay que definir al menos un campo para poder cambiar el foco entre los paneles. Utilizar F6 para cambiar entre el panel de definicin de campo y el panel con las propiedades de campo. En el Panel de propiedades, cuando se pulsa TABULADOR, ir pasando por los diferentes renglones y anunciar la etiqueta y el valor. Defina cada uno de los campos de la tabla. Primero se debe ingresar el nombre del campo. Tabulador para pasar a Tipo de Datos. Dir Texto. Presionando la letra M selecciona Memo, la letra N numrico, la letra A autonumrico, etctera. Si no ingresamos la letra apropiada, se despliega una lista que podemos recorrer con flechita abajo. Para realizar la seleccin dar Enter. Si se quiere desplegar la lista directamente presionar Alt + flecha abajo o presionar F4 y para seleccionar el tipo de datos, dar enter. Tabulador para pasar a Descripcin. No es necesario ingresar la descripcin. Para definir propiedades del tipo de datos diferentes a las que ya trae por defecto, presionar F6 para pasar al panel inferior. Ejemplos de caractersticas de validacin de campos <>0 Introduzca un valor distinto de cero. 0 O >100 El valor debe ser 0 o mayor que 100. <numeral 01/01/1996numeral La fecha debe ser anterior a 1996. Carcter numeral se genera con Alt gr + 3 Se escribe: <#01/01/1996# Indexado. Para ordenar por diferentes campos. Unicote: Microsoft Office est basado en el estndar de codificacin de texto Unicode que permite que los programas de Office muestren los documentos correctamente, independientemente del idioma en el que estn escritos, siempre que el sistema operativo sea compatible con los caracteres especficos de dicho idioma. Si es necesario pasar del panel inferior al panel superior, volver a presionar F6.

Campo de clave principal.

Nota No tiene que definir una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no define una clave principal, al guardar la tabla. Microsoft Access le preguntar si desea crear una clave principal automticamente. Para definir la clave, ubicarse sobre el campo e ir al men Edicin, Clave principal. El mismo procedimiento para quitarla. Cuando est preparado para guardar la tabla, ir al men Guardar o presionar Control + F4 y preguntar si deseamos guardar los cambios. Si es la primera vez que se guarda un objeto, puede utilizar las teclas Shift + F12 Crear la tabla Cursos matutinos Campos: Nombre Texto 30 caracteres Clave principal. Inicio Fecha Finalizacin Fecha Guardar el diseo de la tabla. Abrir la tabla e ingresar diez registros. Para abrir una tabla, ubicarse en la ventana de base de datos, en el objeto Tablas y con tabulador pasar a la presentacin en lista. Recorrer la lista hasta encontrar la tabla y dar enter o presionar ALT + R o seleccionar la opcin Abrir desde el men contextual. Crear una tabla con ingreso. Opcin Crear Tabla introduciendo datos. La tabla se crea al ingresar el o los datos. Los nombres de los campos sern: Campo 1, Campo 2, etctera. Para verbalizar el contenido de la Celda Actual y las coordenadas presionar alt+ctrl+ 5 teclado numrico desactivado Insert + C para conocer las coordenadas. INSERT+F1 proporciona ayuda en la mayora de las reas, incluyendo asistentes y pantallas de presentacin de diseo. Esta combinacin le proporcionar informacin muy til sobre el campo en el que se encuentra cuando est introduciendo datos en una tabla. La informacin incluye el nombre del campo, el tipo de datos, el tamao en caracteres, la posicin ordinal, el nmero total de campos y si el dato del campo es obligatorio u opcional.

Para seleccionar Datos de un campo Editamos con la tecla de funcin F2, tecla inicio y luego Shift y la tecla de direccin para seleccionar caracteres y o nmeros en forma individual.

Un campo completo Presionamos la tecla de funcin F2. Campos adyacentes Con un campo seleccionado, presionamos SHIFT y la tecla de direccin apropiada. La columna actual Presione CTRL +BARRA ESPACIADORA. Todo el registro actual Nos ubicamos sobre el registro y men Edicin, Seleccionar registro. Tambin podemos ubicarnos en un campo del registro, presionamos F2 y luego, SHIFT + BARRA ESPACIADORA. Tener en cuenta que si estamos en el campo 3 al presionar F2 y luego Shift + tecla de direccin derecha, los campos 1 y 2 no quedarn seleccionados. Si a continuacin presionamos Shift + flecha abajo o arriba, va seleccionando todos los campos de los registros por los que pasamos, excepto el campo 1 y campo 2. Para seleccionar todos los registros, men Edicin seleccionar todos los registros. Hemos notado que el comando Control + E no siempre funciona correctamente. Varios registros Seleccionar un registro y a continuacin SHIFT+FLECHA ARRIBA o SHIFT+FLECHA ABAJO. Para leer el nmero de registro Presionar F5 Para volver a la tabla Presionar Tabulador. Control + Fin Nos lleva al ltimo campo del ltimo registro. Control + Inicio Nos lleva al primer campo del primer registro. Presionar F5 Si borramos el nmero actual e ingresamos otro, al presionar tabulador quedamos en el registro que tiene por nmero el que nosotros hemos ingresado. Para modificar el diseo de una tabla, ubicarse en la ventana de base de datos, en el objeto Tablas y con tabulador pasar a la presentacin en lista. Recorrer la lista hasta encontrar la tabla y presionar ALT + S o seleccionar la opcin Vista de diseo desde el men contextual. Para saber si estamos en Vista de diseo ir al men Ver y en la opcin Vista de diseo debe decir Verificado. Si abrimos la tabla para ingresar datos, Al ir al men Ver, la opcin que dice verificada ser: Vista hoja de datos. Hay combinaciones especiales de JAWS para leer una tabla. JAWS ofrece una serie de comandos para trabajar en tablas.

Ahora vamos a crear la base de datos Corporacin y posteriormente agregaremos el objeto Tabla con el nombre Clientes La tabla Clientes debe tener los siguientes campos:

Apellido Nombre Cdula

de 50 caracteres de 30 caracteres Este campo ser clave principal.

Cdula es numrico. Slo para los nmeros anteriores al dgito de Control. Si se quiere poner el guin y el dgito de control, el campo no puede ser numrico. Direccin de 60 caracteres

Guardar la tabla con el nombre Clientes. Como se dijo anteriormente, ir al men Guardar o presionar Control + F4 y preguntar si deseo guardar los cambios. Si es la primera vez que se guarda un objeto, puede utilizar las teclas Shift + F12 Volver a ingresar en la tabla en Vista Diseo ubicarse se sobre la tabla y presionar ALT +S En la ventana de base de datos, ir a la presentacin en lista de las tablas y dar enter sobre la tabla Clientes. Comenzar a ingresar los datos de 10 clientes. Cerrar la tabla. Modificar la tabla Clientes Agregar el campo ciudad de 30 caracteres. La corporacin trabaja en 5 ciudades: Montevideo, Canelones, Florida, Maldonado y Artigas. Agregar el campo Cdigo postal. Numrico, entero. Agregar fecha de nacimiento del cliente. Y fecha de ingreso como cliente de la corporacin. Validar que la fecha de ingreso sea superior a 05/05/1985 Debe escribirse el signo de mayor, numeral, la fecha y numeral. El texto de validacin debe decir que la fecha de ingreso debe ser superior al 5 de mayo de 1985 Cerrar el diseo de la tabla con Control + F4 y guardar los cambios o ir al men Guardar. Abrir la tabla, completar los datos para los clientes que ya estaban registrados y agregar 10 nuevos clientes. Ingresar alguna fecha de ingreso menor a 05/05/1985 y verificar si funciona la validacin. Cambiar el nombre de la tabla por Clientes de Uruguay. Crear la tabla Clientes Chile Nicaragua Brasil similar a la tabla anterior pero agregando el campo pas. Ingresar 15 clientes de Chile, Nicaragua y Brasil. Cerrar la base de datos Corporacin. Crear una nueva base de datos con el nombre Cursos profundizacin. Crear una tabla con los siguientes campos: Nombre del curso Apellido del alumno

Nombre del alumno Direccin Telfono Fecha de nacimiento No agregar clave principal permitiendo que Access genere el autonumrico como clave. Ingresar los datos de 10 alumnos. Algunos son alumnos de Windows y otros de Internet. Los datos Nombre del curso y apellido del alumno no pueden faltar. Son datos requeridos. Los cursos son: Scanner e Internet. Verificar qu sucede si no ingresamos Nombre del curso o Apellido que son datos requeridos. Cerrar Access Para eliminar un campo de la tabla ir al diseo, men edicin, eliminar fila. Si en el men no aparece eliminar fila, ir al men Ver, Barra de Herramientas, Personalizar y seleccionar la opcin que permite borrar campos. Para eliminar una tabla, en la ventana de Base de datos, ir al nombre de la tabla y con la tabla cerrada, ir al men Edicin, Eliminar o presionar la tecla Suprimir. CAMPOS MEMO No es conveniente escribir o leer texto de campos memo sobre la tabla cuando el texto es muy extenso. Si bien es posible ir al men formato, columna y realizar un ajuste perfecto, puede generar inconvenientes cuando el texto se va de pantalla. Para el ingreso y lectura de campos memo se recomienda utilizar formularios. Para mostrar los campos de una tabla Abrir la tabla e ir al men Formato, mostrar columnas. Para cerrar la ventana que muestra los campos, ir con tabulador al botn Cerrar y dar enter o presionar Alt + barra espaciadora y bajar con flechita hasta cerrar. Luego dar enter.

CONSULTAS Abrir la base de datos Cursos profundizacin En la ventana de Base de Datos ir al objeto Consulta y dar enter. Con Tabulador ir a Crear consulta en vista de diseo. O presionar Alt + S Aparece una ventana con la lista de tablas para seleccionar y realizar la consulta. La lista se recorre con flechita arriba o abajo. Cuando nos ubicamos sobre la tabla, tabulador hasta el botn Agregar y dar enter.

Luego tabulador hasta el botn cerrar para cerrar la lista de tablas. Nos queda una ventana con la tabla en la parte superior y en la inferior, una cuadrcula para ir agregando los campos y los criterios. En campo presionamos F4 o Alt y flechita abajo para desplegar la lista de campos. Con enter seleccionamos el campo sobre el que nos posicionamos. Volvemos a pasar a otro campo. Y utilizamos el mismo procedimiento anterior. Al finalizar, vamos al men Archivo, Guardar o presionamos Control + F4. Ingresamos el nombre de la consulta. Para abrir la consulta, en la ventana de base de datos, vamos al objeto consulta, con tabulador a la lista y recorremos con flechita arriba o abajo hasta encontrar la consulta. Dar enter. O Alt + R. Ahora vamos a crear otra consulta que muestre todos los campos pero el criterio en Nombre del Curso debe ser Internet Cerrar y guardar con el nombre Internet. Tambin es posible crear una consulta con el Asistente para Consultas que se encuentra en la ventana de Base de Datos. Para seleccionar la Tabla ir con Tabulador hasta Tabla / Consulta. Luego seleccionar los campos. Todos o algunos. ALT + E para ir pasando por las siguientes pantallas. Al llegar a la ventana sobre el Ttulo de la consulta, es posible finalizar o seleccionar la opcin Modificar la consulta. CONSULTAS CON CRITERIOS DE SELECCIN Utilizando Y Utilizando OR CRITERIOS PARA TEXTO EN CONSULTA Ejemplos Scnner criterio para el campo nombre del curso La consulta va a mostrar solamente los alumnos que cursan Windows. Internet igual al caso anterior pero mostrando solamente los alumnos que hacen el curso de Internet. Montevideo criterio para el campo Ciudad. Solamente mostrar los registros de Montevideo. Artigas igual al caso anterior pero mostrando solamente los registros de Artigas. "Nicaragua" criterio para el campo pas "Nicaragua" Or "Brasil" criterios para el campo pas. Uruguay Y Montevideo criterio para el campo pas y criterio para el campo ciudad. Solamente va a traer los registros de pas Uruguay y ciudad Montevideo. Per Y Montevideo criterio para el campo pas y criterio para el campo ciudad. No va a traer ningn registro ya que la ciudad Montevideo no corresponde a Per. Per O Montevideo criterio para el campo pas o criterio para el campo ciudad. La consulta va a mostrar todos los registros que tengan Per en el campo pas y que tengan Montevideo en el campo ciudad. <> "Uruguay" criterio para el campo pas. Negado Uruguay. Que no sea Uruguay. <> Internet criterio para el nombre del curso. Negado Internet. Que no sea Internet.

Como "A*" El criterio es que el contenido del campo comience con A Como "M*L" El criterio es que el contenido del campo comience con M y termine con L CRITERIOS PARA NUMEROS EN CONSULTA 89 campo = 89 >=60 campo mayor o igual que 60 Null no posean ningun valor CRITERIOS DE FECHA EN CONSULTAS Entre #5-Ago-99# Y #15-Ago-99# Entre #05/08/1999# Y #15/08/1999# entre las fechas indicadas #30/08/1999# fecha determinada Fecha() con fecha de hoy >=Fecha() fecha de hoy o posterior <=Fecha() fecha de hoy o anterior <Fecha()-30*5 antes de los ltimos 5 meses <Fecha()-15 antes de los ltimos 15 das CRITERIOS PARA CAMPOS VACOS EN CONSULTAS Ejemplos de expresiones que usan un valor de campo en blanco (Nulo o cadena de longitud cero) como criterio: Es Nulo Si est vaco <> Nulo Si no est vaco S / No Previamente hemos tenido que definir en el diseo de la tabla que el campo es de tipo S / No, el cual se activa y desactiva para decir que S o que No. S (aparecen campos activados) Atencin con la acentuada. No (aparecen campos desactivados) Para eliminar una consulta, en la ventana de Base de datos, ir al nombre de la consulta e ir al men Edicin, Eliminar o presionar la tecla Suprimir. CONSULTA DE CREACIN DE TABLA Genera la tabla desde la consulta. Crear la consulta en la vista Diseo Seleccionar los campos que se vern afectados. Ir al men Consulta, Consulta de creacin de tabla. Ingresar el nombre de la tabla.

Ingresar el nombre de la consulta. En la ventana de base de datos, ir al objeto consulta y abrir la consulta de creacin de Tabla. Verificar que la tabla fue creada. Nota Para detener una consulta de creacin de tabla una vez iniciada, presione CTRL+ENTER ** CONSULTAS DE VARIAS TABLAS RELACIONADAS Para establecer la relacin entre el campo de una tabla y el campo de la segunda tabla en la ventana de Base de datos, ir a Herramientas, Relaciones. Ir al men Relaciones, Mostrar tablas. Con tabulador vamos pasando hasta lista seleccionable extendida para seleccionar y agregar las tablas. Para eliminar la relacin, ir al men Herramientas, relaciones y luego Edicin, Eliminar. Elimina una tabla de la relacin. Igual procedimiento para eliminar la siguiente. Luego Control + F4 para cerrar la ventana de relaciones y responder S a la pregunta si guarda los cambios. Activar o desactivar relaciones automticas entre tablas. Incluso si no ha creado relaciones entre las tablas, Microsoft Access crea automticamente relaciones si agrega dos tablas a una consulta y las tablas tienen cada una un campo con el mismo tipo de datos o con un tipo de datos compatible y si uno de los campos combinados es una clave principal. Puede activar o desactivar estas relaciones automticas. 1. Ir al men Herramientas, Opciones, solapa Tablas / Consultas 2. Activar o desactivar la casilla de verificacin Habilitar la Autocombinacin. Aunque se desactiven las relaciones o combinaciones automticas, es posible crear combinaciones manualmente. CONSULTAS DE PARMETROS Consulta que solicite criterios cada vez que se ejecute. Una consulta de parmetros muestra uno o ms cuadros de dilogo predefinidos que le solicitarn el valor del parmetro (criterio). Tambin puede crear un cuadro de dilogo personalizado que solicite los parmetros de la consulta. En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parmetro, escriba el texto a solicitar entre corchetes. Microsoft Access mostrar este texto cuando se ejecute

10

la consulta. El texto de la solicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunque puede incluir el nombre del campo. Para un campo que muestra la fecha, puede mostrar el texto " Introduzca la fecha inicial:" y el texto " Introduzca la fecha final:" para especificar un intervalo de valores. En la celda Criterio del campo, escriba Between [Introduzca la fecha inicial:] And [Introduzca la fecha final:]. Para solicitar al usuario uno o varios caracteres por los que buscar y, a continuacin, buscar registros que comiencen o contengan los caracteres especificados por el usuario, cree una consulta de parmetros que utilice el operador LIKE y el smbolo comodn de asterisco (*). Por ejemplo, la instruccin:
LIKE [Escriba el primer carcter por el que buscar: ] & "*"

busca

palabras que comienzan por la letra especificada. La instruccin:

LIKE "*" & [Escriba cualquier carcter por el que buscar: ] & "*"

busca

palabras que contienen el carcter especificado Ordenar registros Abrir cualquier base de datos y abrir una tabla o consulta. Situarse en la columna del campo por el cual se van a ordenar los registros. Ir al men Registro, Ordenar, Ascendente o Descendente.

EXPORTAR Cualquier tabla o consulta puede ser exportada a Word o a Excel. Si se exporta a Word nos generar una tabla con los datos y si lo hacemos a Excel, cada dato se mostrar en una celda. Esto nos valdra para llevar un conjunto de datos a estas aplicaciones y posteriormente trabajar con ellos para darle un mejor formato o quitar o aadir registros. Seleccionar la tabla o consulta en la ventana de Base de datos. O sea, cuando la tabla o la consulta estn cerradas. Ir a la barra de men, Herramientas, Vnculos con Office, enter o flechita derecha y seleccionar Publicar con Microsoft Word o Analizar con Microsoft Excel. Si es la primera vez que se exporta la tabla o consulta, Access guardar el archivo con igual nombre que la tabla o consulta pero agregar la extensin correspondiente. Doc si es Word y Xls si es Excel. Si aparece el cuadro de dilogo el Archivo ya existe, podemos reemplazar el existente o guardar el nuevo con otro nombre. En este caso aparece una ventana para ingresar el nuevo nombre y seleccionar la carpeta.

11

Copiar y pegar Tambin es posible llevar los datos de una tabla o consulta a Word o Excel, copiando y pegando. Abrir la tabla o consulta e ir al men Edicin, Seleccionar todos los registros. Edicin copiar o Control + C Abrir Word o Excel e ir al men Edicin, Pegar o Control + V FILTROS Al abrir una tabla, si nos ubicamos por ejemplo en el campo apellido en un registro que tiene el apellido Crossas, al ir al men Registros, Aplicar filtro por seleccin, dejar solamente los registros que en el campo apellido diga Crossas. Para volver a mostrar todos los registros, ir al men Registros quitar filtro u orden . Para Ordenar, nos ubicamos en el campo y luego vamos al men Registros, Ordenar, Ascendente o descendente. Para quitar el orden, ir al men Registros quitar orden . AUTOFORMULARIOS Y FORMULARIOS Un formulario es una ventana para la introduccin de datos. En la ventana de Base de datos, nos ubicamos sobre la tabla y seleccionamos del men Insertar Autoformulario. Los datos que se ingresan mediante el autoformulario quedan grabados en la tabla. Si borramos el formulario no se borran los datos de la tabla. FORMULARIOS Para personalizar un formulario debemos utilizar el asistente para formularios. Personalizar nos permite elegir el o los campos que tendr el formulario. Cuando ingresamos nuevos registros en un formulario que no tiene todos los campos, en la tabla, los campos que faltan quedarn vacos. Cul es la utilidad de tener formularios que no contengan todos los campos de la tabla? Pensemos por ejemplo, en una empresa que tiene diferentes secciones y que cada seccin utiliza una misma tabla pero en una seccin ingresan algunos datos y en otra seccin ingresan otros datos. En casos as, cada seccin tendra un formulario diferente de acuerdo a los datos que se ingresan. Para crear un formulario ir a la ventana de Base de datos, Objeto formulario, dar enter y con tabulador pasar a Crear formulario utilizando el asistente. Aparece una ventana con el ttulo Asistente para formularios. Presionamos Tabulador hasta llegar a Tablas / Consultas. F4 para desplegar la lista de tablas y consultas. Flechita arriba o abajo para seleccionar una tabla. Al llegar a la tabla, Tabulador. Pasamos a Campos disponibles. Presionamos tabulador hasta llegar a doble Mayor que. Al dar enter sobre doble mayor que seleccionamos todos los campos para mostrar en el formulario. Mayor que permite seleccionar por campos en forma individual. Para quitar un campo seleccionado, ir al botn menor que Para quitar todos los campos seleccionados, ir al botn doble menor que. ALT + E para pasar a la siguiente ventana. Con flechita arriba o abajo recorremos los botones de opcin para elegir formato. ALT + E para pasar a la siguiente ventana para elegir Estilo.

12

ALT + E para pasar a la siguiente ventana para ingresar el ttulo del formulario y ALT + F para finalizar. Al abrir un formulario, con flechita abajo, flechita arriba o con tabulador, shift + tabulador, vamos pasando por los diferentes campos de cada registro y por los diferentes registros. Al llegar al final de la tabla, si presionamos flechita abajo o tabulador, generamos un nuevo registro. Para eliminar ese nuevo registro, shift + tabulador o flechita arriba. Presionando F5 podemos leer el nmero de registro. Para volver a la lectura de los datos, presionamos tabulador. AUTOINFORMES E INFORMES AUTOINFORME Con AutoInforme, se selecciona el origen de registros y el diseo en tabla o columnas; AutoInforme utiliza todos los campos del origen de registros y aplica el ltimo autoformato utilizado en el informe. INFORME El asistente formula preguntas detalladas acerca de los orgenes de registros, campos, diseo y formato y crea un informe basado en las respuestas obtenidas. Mediante informes podemos traer a pantalla los datos de las tablas o consultas y son apropiados para imprimir los datos. En muchas oficinas constantemente se piden informes que no son ms que simples listados. Los informes puede estar basados en la tabla general o en una consulta. Si tenemos hecha una consulta con los clientes de Argentina podemos crear fcilmente un informe que nos muestre un listado de los mismos. Los informes son ideales para imprimirlos, enviarlos por fax o para un listado especfico que manejemos muy a menudo. Cada vez ejecutamos un informe los datos siempre estn actualizados, es decir, si aadimos un cliente de Argentina en la tabla general y volvemos a ejecutar el informe 'clientes-Argentina' (que proviene de una consulta) este nuevo cliente aparecer en nuestro listado. Cuando introducimos datos, ya sea a travs de la tabla, de una consulta o de un formulario los datos permanecen en el mismo lugar, es decir, dentro de la tabla general. De ah que cuando ejecutamos una consulta, formulario, informe, etctera va a buscar los datos siempre a un mismo sitio. Cuando ejecutamos la consulta nos hace un filtro con los datos que hayamos colocado pero todos los datos siempre estn en la tabla. Tanto si borramos una consulta, formulario, o informe, la tabla no se borra. Para crear un informe utilizaremos el asistente que nos guiar paso a paso sobre la forma de crearlo. Los ms INFORME-COLUMNAS utilizados son:

13

Presente los INFORME-TABULAR Al estilo COMO

datos de

en

sentido una

vertical. ficha.

CREAR

UN

AUTOINFORME

Ir a la ventana de Base de Datos. Con tabulador vamos al botn Tablas y enter. Con tabulador pasamos a la lista de tablas. Nos ubicamos sobre la tabla que ser origen para el autoinforme. Ir al men Insertar, Autoinforme. Aparece la ventana con el Informe. Guardar y Cerrar. O presionar Control + F4 y preguntar por el nombre del Informe. Volvemos automticamente a la ventana de Base de datos. Vamos al botn Informes, damos enter y con tabulador pasamos a la lista de informes. Para abrir el informe, dar enter sobre el mismo. Un autoinforme puede tener una consulta como origen de los datos. En lugar de ubicarnos sobre una tabla para insertar el autoinforme, nos ubicamos sobre una consulta. COMO CREAR UN INFORME

En la ventana de base de datos elegimos el objeto Informes. Vamos a la presentacin en lista y seleccionamos crear un informe utilizando el asistente. Aparece la ventana Asistente para informes. Verificar con Insert + T Elegimos los campos que deseamos mostrar. Con tabulador vamos a Tablas / Consultas y presionamos F4 o Alt + flechita abajo para desplegar las tablas y consultas. Elegimos una tabla o una consulta para el informe. Con tabulador vamos a Campos disponibles. Con Control flechita abajo podemos leer todos los campos disponibles. Si presionamos tabulador pasamos al botn Mayor que Con flechita abajo pasamos a mayor que mayor que (dos veces mayor que) Si damos enter en dos veces mayor que todos los campos de la tabla o consulta sern mostrados en el informe. Cuando hay algn campo seleccionado para el informe, Access activa dos botones llamados menor que y menor que menor que (dos veces menor que) Con tabulador se llega a menor que y luego flechita abajo para llegar al botn dos veces menor que El botn menor que quita un campo de la lista para el informe. El botn dos veces menor que quita todos los campos de la lista para el informe. Para continuar con el asistente presionamos ALT + E Pasamos a la siguiente ventana. El asistente nos permite establecer una serie de preferencias desde el inicio hasta el final. La siguiente ventana es la de agrupamiento. Desea agregar algn nivel de agrupamiento?.

14

Ejemplo: Una empresa tiene clientes en diferentes pases de Amrica Latina y en diferentes pases de Europa. Es posible formar dos grupos: Amrica Latina y Europa. Dentro del grupo Amrica Latina, los pases tales como Uruguay, Argentina, etctera. Dentro del grupo Europa, los pases tales como Italia, Suecia, etctera. Tambin podramos tener un agrupamiento por ciudades. Dentro de Uruguay, las ciudades Montevideo, Maldonado, Paysand, etctera. Dentro de Argentina, Buenos Aires, Rosario, Mendoza, etctera, etctera. El informe se presenta de la siguiente forma: Primer nivel Amrica Latina Segundo Nivel Uruguay Tercer nivel Montevideo Maldonado Paysand Segundo nivel Argentina Tercer nivel Buenos Aires Rosario Mendoza Primer nivel 2 Europa 2.1 Italia 2.1.1 Venecia 2.1.2 Florencia 2.1.3 Roma 2.2 Suecia 2.2.1 Uppsala 2.2.2 Helsinborg 2.2.3 Lund La siguiente ventana permite ordenar los registros. Permite ordenar hasta por 4 campos. Presionamos F4 para desplegar los campos y tabulador sobre el campo que utilizaremos para ordenar. Pasamos a un botn que dice Uno botn. Ese botn viene configurado para ordenar en forma ascendente pero si doy enter sobre el mismo cambio para descendente. Con tabulador pasamos a cuadro combinado. F4 para desplegar y elegir el otro campo que utilizaremos para ordenar. Tabulador y pasamos a Dos botn. Al igual que Uno botn permite cambiar ascendente por descendente. Con ALT + E pasamos a la ventana de Distribucin. Flechita abajo o arriba para ir a los botones de opcin: Distribucin en Columnas, Tabular o Justificado. Tabulador para pasar a Orientacin. Flechita abajo o arriba para ir al botn Horizontal o Vertical. Nuevamente con ALT + E pasamos a la ventana Estilo.

15

Presionando Control + Flechita abajo podemos leer todos los estilos. Y finalmente pasamos a la ventana Ttulo del informe y presionamos ALT + F para finalizar. Automticamente aparecer el informe en Vista previa. Para cerrar la vista previa del informe Control + F4 IMPRIMIR UN INFORME Antes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable comprobar los mrgenes, la orientacin de la pgina y otras opciones de configuracin de la pgina. Ir al men Archivo, Configurar pgina. Configurar las opciones que considere necesario. Microsoft Access guarda el valor de las opciones de configuracin de pgina junto con el formulario o el informe. Es posible imprimir presionando Control + P o desde el men Archivo, Imprimir. Al igual que en Word, la opcin Imprimir del men despliega una ventana que permite especificar la impresora y establecer valores para la impresin. ACCESOS DIRECTOS Podemos crear accesos directos a Tablas, Consultas, Formularios e Informes y podemos colocar el acceso directo en el escritorio o en cualquier carpeta. La ventaja es que si necesitamos por ejemplo, introducir datos en una tabla o consultar datos, damos enter sobre el Acceso Directo y se abrir automticamente con la Base de Datos. Para crear un acceso directo, nos ubicamos sobre el objeto y luego seleccionamos Crear Acceso Directo desde el men contextual. ELIMINAR Para eliminar tablas, consultas, etctera, ir a la ventana de base de datos y en la presentacin en lista, ir al objeto que se quiere eliminar y presionar la tecla Suprimir o ir al men Edicin, Eliminar. Para eliminar una base de datos, ir al men Abrir y en la presentacin en lista, ir hasta la base de datos que se quiere eliminar y presionar la tecla Suprimir.

Importar datos desde una hoja de clculo Para importar datos desde Excel, los datos de la hoja de clculo deben estar organizados en el formato apropiado. La hoja de clculo debe tener el mismo tipo de datos en cada campo (columna) y los mismos campos en cada fila.

16

Para IMPORTAR una hoja de clculo, ir al men Archivo, Obtener datos externos, Importar. Seguir las indicaciones de los cuadros de dilogo del Asistente para importar de hojas de clculo..

Curso Access bsico Graciela Ortega Julio de 2004

17