Trabajo Final. Universidad Libre Materia: LOGSTICA NACIONAL E INTERNACIONAL Tema: DIAGNSTICO DEL SISTEMA LOGSTICO 1.

GENERALIDADES DE LA EMPRESA 1.1 Misin y Visin MISIN Dvinni S.A. es reconocida nacional e internacionalmente por su amplia experiencia en la Edicin e Impresin en sus lneas de Agendas, Libros, Catlogos, Revistas, Informes Anuales, Productos Escolares y de Oficina; Productos de Marroquinera y Promocionales, con la permanente satisfaccin de nuestros clientes a travs del mejoramiento continuo en nuestros procesos, entregas oportunas, excelencia en el servicio y en la calidad, con la mejor tecnologa gestionada por un equipo humano competente garantizando el desarrollo sostenible de la compaa cumpliendo con los requisitos legales que nos aplique. VISIN En el 2015 ser reconocidos en Amrica Latina como socios estratgicos de nuestros clientes ofrecindoles las mejores soluciones integrales de Edicin, Impresin, Marroquinera y Productos Promocinales.

1.2 Breve resumen histrico Dvinni es una empresa proveedora de soluciones integrales para marketing, venta y logstica. La experiencia de ms de 26 aos en la industria editorial, estar presentes en 7 pases, tener una planta de produccin de 30.000 m2 adaptada a las tecnologas de vanguardia y contar con la colaboracin de un equipo

interdisciplinario de 700 empleados nos permite brindar servicios y productos giles, oportunos, innovadores y rentables para nuestros clientes. Desde 1983, ao en que fue fundada la compaa, Dvinn ha ampliado su portafolio y desarrollado nuevas unidades de negocio que responden a las necesidades del mercado y ofrecen al cliente soluciones integrales para sus estrategias de comunicacin y marca 1.3 Actividades de la empresa 1.4 Principales mercados

1.5 Principales Productos/Servicios Unidades de Negocio y y Libros Publicomerciales

y y y

Agendas Nacional e Internacional Unidad Escolares RETAIL

1.6 Volmenes de Ventas (por familia de producto) y de Compras (por familia de material) 1.7 Mix de venta (mercado domstico exportacin), mix de compras (local importado) CLIENTES FINALES: y y Sectores Principales sectores que compraron en el 2008 fueron:

FINANCIERO INDUSTRIAL TELECOMUNICACIONES CONFECCIN (ropa) DISEO Y PUBLICIDAD y Clientes

CONSUMO MASIVO (bebidas y alimentos) COMUNICACIONES EDITORIAL CONSTRUCCIN EDUCACIN

SEGUROS

Banco Repblica Banco Ganadero Bancolombia Banco Bogot Banco de crdito Bavaria

Davivienda Ed Mc Graw Hill Ed SANTILLANA Editorial NORMA Editorial PLANETA Editora Cinco Eternit

Revista SOHO Revista FUCSIA Schering Colombiana Seguros Bolvar Suramericanas Bolvar

Bellsouth Cafam Colpatria Coomeva CEMEX

Esso Leo Burnett Min. Medio Ambiente Mobil Revista AXXIS Quala

Texas Petroleum Co, Texaco Yambal 3-M

1.8 Otros, que se considere de inters

2. MISIN DE LA LOGSTICA 2.1 Misin logstica de la empresa Gestionar estratgicamente los procesos de almacenamiento, distribucin y facturacin, garantizando el flujo de los materiales y de la informacin asociada, con el fin de satisfacer al cliente interno y externo, a travs de la efectividad, bajo los parmetros de calidad y oportunidad en las entregas, maximizando la rentabilidad de la empresa en trminos de costos logsticos. 3. ORGANIZACIN DE LA DIVISIN (Logstica) 3.1 reas funcionales implicadas (procesos de la cadena de valor)

CADENA DE VALOR
DESARROLLO DE TALENTO HUMANO

MANTENIMIENTO
ACTIVIDADES SECUNDARIAS

DESARROLLO TECNOLGICO

MA RG EN DE PR OD UC TO

COMPRAS PLANEACIN Y CONTROL DE LA PRODUCCIN LOGSTICA ENTREGA AL CLIENTE FINAL

PRODUCCIN

ACTIVIDADES PRIMARIAS

3.2 Interrelaciones  Actividades Primarias Las Actividades Primarias estn involucradas en la creacin fsica del producto y su venta y transferencia al cliente final. Entre ellas estn:  Planeacin y Control de la Produccin ENTRADAS       Solicitud de cotizacin Documentos con los requisitos del cliente Dummy o maqueta aprobada (muestras fsicas y archivos digitales) Mapa de costos Informacin de inventario de materias primas Papel para convertir y papel en hojas       ACCIONES Genera presupuesto de cotizacin Planea O.P. y programa O.P. Convierte y refila papel segn O.P. Elabora requisicin de productos y de elementos de fabricacin para terceros Elabora fichas tcnicas del producto Genera explosin de material

 Produccin

ENTRADAS          Orden de Produccin Programacin Presupuesto de facturacin Papel convertido Maqueta (cuando aplique) Registro de bienes propiedad del cliente Informe tcnico Especificaciones tcnicas y planes de control de producto en proceso Equipos de medicin controlados  Logstica ENTRADAS         Materia prima e insumos Planes de control de materia prima o de producto terminado Emisiones tcnicas Equipos controlados Producto terminado, empacado, rotulado y remisionado Solicitud de repuestos Materias primas, insumos, servicios y dems productos Pedido unidad de negocio       

ACCIONES Ejecucin de la programacin Optimizacin de los recursos Aplicacin de planes y control en proceso

ACCIONES Toma fsica del inventario Recepcin y almacenamiento de materias primas, insumos, repuestos, producto terminado y bienes propiedad del cliente. Facturacin Entrega de producto

 Actividades Secundarias Las Actividades de Apoyo ayudan a las actividades primarias proveyendo insumos, tecnologa, recursos humanos y otras funciones.  Compras ENTRADAS         Requisiciones aprobadas Cotizaciones Muestras fsicas Archivos magnticos, bienes propiedad del cliente Informacin de entradas de almacn Informacin de inventarios Documentos de exportacin Emisin tcnica, proveedores  Desarrollo Tecnolgico ENTRADAS      Actualizacin de aplicaciones. Solicitud de desarrollos de aplicaciones. Solicitud de soporte tcnico e infraestructura Solicitud de capacitacin a usuarios en el Sistema. Solicitud de creacin de perfiles para usuarios en el Sistema.   ACCIONES Realizar el registro de informacin de requerimientos y solicitudes. Analizar la informacin recopilada y disear las aplicaciones y mejoras del sistema. Dar soporte y suministrar recursos (software y hardware) a los procesos de la organizacin. Custodiar y consolidar la informacin de la organizacin registrada o contenida en los medios de almacenamiento de los sistemas.      ACCIONES Realizar rdenes de compra o de servicio Evaluar y seleccionar proveedores Ejecutar el plan de mantenimiento de infraestructura y de sistemas de informacin de produccin preprensa Retroalimentar al proveedor sobre el resultado de la evaluacin Informar al proveedor sobre el incumplimiento de especificaciones de productos o servicios

 Mantenimiento ENTRADAS    Solicitudes de servicio Repuestos Servicios de mantenimiento     ACCIONES Ejecucin del plan de mantenimiento preventivo Realizacin de requisiciones de acuerdo a programacin Ejecucin de actividades de proceso Programacin de actividades de acuerdo a requisiciones

 Desarrollo de Talento humano ENTRADAS     Requerimiento de personal Necesidades de capacitacin Hojas de vida y registro de ingreso requeridos Propuestas y realizacin de formacin y servicios especializados    ACCIONES Ejecucin del plan de capacitacin y requisitos del cliente Reclutamiento de personal Ejecutar plan de salud ocupacional y control de las condiciones bajo las cuales realiza el trabajo (Factores fsicos, humedad, iluminacin, temperatura, etc.)

3.3 Organigramas (General, del Sistema Logstico)

MANUAL DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: MC-GR-01 Fecha edicin: 200701-04

PROVEEDOR

ENTRADA

Proveedor externo

Materia prima e insumos

-Identificar y establecer objetivos del proceso. - Planeacin de toma fsica de inventarios -Planea Entrega de Mercanca -Define necesidades de transporte

SALIDA Materia prima, insumos Bienes propiedad del cliente Repuestos

CLIENTE Produccin

Mantenimiento - Informacin de resultados de gestin del proceso - Equipos a controlar - Solicitud de revisin tcnica - Registros de producto no conforme - Informacin de producto no conforme Papel -Informacin de Entradas de Almacn (sistema informtico) -Informacin sobre producto no conforme -Informacin de Inventarios (sistema informtico) - Documentos de Exportacin -Solicitud de recursos e informe de resultados de objetivos de desempeo. - Solicitud de nota crdito por devolucin de m/ca o anulacin de factura. - Producto no conforme por devolucin y remisin (cuando aplique). - Lista de empaque de exportacin y factura Informacin del despacho

Gestin Tcnica y de Calidad

- Planes de control de materia prima o de Producto Terminado - Emisiones tcnicas - Equipos Controlados H

Gestin Tcnica y de Calidad

-Toma fsica de inventario -Recepcin y almacenamiento de materias prima, insumos, repuestos, producto terminado y bienes propiedad del cliente. - Facturacin Entrega de producto

Planeacin

- Cliente Unidad - Cliente Final

Bienes propiedad del cliente

Compras

Produccin Mantenimiento Produccin Planeacin C.P. Compras Cliente final Planeacin y C.P.

Producto terminado empacado, rotulado y remisionado. Solicitud de repuestos Solicitud de Materia Prima e Insumos Materias Primas, insumos, servicios y dems productos Devolucin de producto Pedido Unidad de Negocio V

- Control calidad de materia prima, Insumos, producto terminado y bienes propiedad del cliente -Reunin con Produccin para Seguimiento de Despacho y Facturacin -Seguimiento indicadores de gestin

Gerencial Gestin Financiera Produccin Compras (Comercio Ext.) Cliente Unidad

Producto Terminado empacado y rotulado con Produccin remisin (cuando aplique). - Factura NOTA: Se incluyen como entrada de procesos gerenciales y de soporte solo los que inciden directamente en el cumplimiento de los requisitos del cliente

Implementa acciones de mejora (correctivas y preventivas)

PROCESO LOGISTICA

Fecha actualizacin: 2011-05-13 Versin No: 06 Pgina: 25 de 40

4. LGICA DE MANEJO DE LOS FLUJOS LOGSTICOS 4.1 Principio de manejo de la produccin (push: en funcin de previsiones pull: en funcin de ordenes en firme) La empresa Dvinni Ltda trabaja con 2 lneas de productos. La primera denominada agendas de lnea y las segundas agendas de fbrica. Para las agendas de lnea se trabaja actualmente con un sistema pull, en donde por medio de un DATABASE histrico donde se registran todos los movimientos tanto de pedidos como de rdenes, para determinar la posible demanda y as establecer una produccin lo ms ajustada posible a los requerimientos reales del mercado, en dado caso que se presente algn inventario medianamente considerable este no va a representar un gran costo para la empresa ya que este producto generalmente es de alta rotacin en el mercado y los clientes generalmente requieren en un lapso de tiempo ciertas cantidades extras que alivianan el inventario. Para las agendas de fbrica se utiliza el sistema push ya que se trabaja todo sobre rdenes de pedido especficas, en donde las cantidades generalmente no varan en demasa entre periodos de tiempo cortos para los clientes; es por esto que se tiene una produccin generalmente constante de producto en el tiempo. A continuacin se muestra el proceso de produccin para agendas de lnea y de fbrica donde se aplica el principio de produccin push y pull.

4.2 Organizacin y gestin de los flujos de produccin.

No. DE ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN DE LA ACTIVDAD REA DE TECNOLOGA Elabora la cotizacin de los productos de lnea requeridos, con el presupuesto de los productos a trabajar para la edicin correspondiente.

Planeacin de Agendas

Nota: - Se debe entregar el presupuesto comercial para realizar las cotizaciones de acuerdo a los tirajes solicitados. - Cotiza y entrega la hoja de costos a la unidad agenda nacional y a la unidad agenda internacional para productos de lnea. Con base en los datos histricos de ventas, se determinan los presupuestos generales, para cada una de las referencias de Agendas de Lnea. La explosin de materia prima, inicia aproximadamente con un 60% del presupuesto anual asignado. La distribucin del 40% restante del presupuesto anual para la Unidad de Agendas se distribuye entre junio y octubre, ajustando los inventarios a las rdenes de produccin. Entrega a Planeacin la orden de trabajo con las especificaciones del producto, cantidades, fecha de entrega. El contrato especifica la fecha de entrega: Entonces Fechas de entrega previamente determinadas.

Gerente Planeacin de Agendas

REA COMERCIAL

Especifica? SI

NO -

Fecha de entrega segn disponibilidad y capacidad disponible

De la orden de trabajo se entregan 4 copias: para diseo, cubiertas, estampacin y otra para acabados de agendas.

Nota: - Cada uno de estos debe revisar que la O.T venga completamente diligenciada y los componentes que va a llevar. - Revisa los componentes que va a llevar segn la O.T. 4 DISEO El contrato est completamente diligenciado: Entonces Finaliza el diseo del producto. Regresa O. T. al rea Comercial.

Completo? SI NO -

Entrega formato de diseo a Planeador. Recibe formato de diseo, firma una copia como recibido. Genera orden de produccin de los tacos segn especificaciones en el sistema SIP modulo de planeacin. Imprime O.P Verifica y entrega junto con el formato original al coordinador de Diseo. Recibe el pdf de diseo Cumple los requerimientos de la orden de produccin planeada: Entonces Entrega a produccin, donde se colocan en el sistema en PC Prepensa PDF agendas. Regresa a Planeador.

PLANEADOR

PROGRAMADOR

Cumple? SI NO

Nota: - El coordinador de diseo entrega a montaje digital (preprensa) la O.P con la ruta de los

archivos, Preprensa genera Plotter y lo devuelve al coordinador de diseo para que lo entregue a Diseo, lo revisen, corrijan y aprueben. - Una vez aprobados, el coordinador de diseo entrega a Preprensa para el copiado de planchas. Todos los pasos anteriores se deben registrar en el sistema para poder hacer trazabilidad de la OP. Programa corte, operaciones, montaje, pegues, revisin, empaque y despacho.

Nota: - Las operaciones inician desde conversin. Genera el listado, en el cual identifica los pedidos cuyos materiales hayan sido entregados al 100% a produccin. Asigna en el sistema la semana de entrega, una vez recibe los archivos aprobados por el cliente, acorde con las polticas establecidas de plazo de entrega del pedido. Consulta el estado general de produccin. Si se requiere adelantar un pedido, solicita al gerente de planeacin el cambio de fecha. En caso de modificaciones en especificaciones o cantidades, entre otros, genera nuevamente el documento pertinente solicitando la reprogramacin del pedido. Imprime una nueva orden de trabajo con el mismo nmero, pero con fecha de actualizacin y se entrega al planeador, recogiendo todas las copias de O.T. obsoletas. Planeador recibe O.T. y el formato modificado y aplica todo el procedimiento desde la actividad cinco (5). Realizan seguimiento al cumplimiento de la O.T. y registra en el sistema.

PLANEADOR Gerente Planeacin de Agendas y Coordinadores de produccin

5. GESTIN DE ORDENES 5.1 Establecimiento de un presupuesto de ventas. Pendiente 5.2 Coordinacin Marketing/Ventas Programacin La coordinacin entre el rea de marketing y ventas se realiza utilizando el software interno llamado ATLAS OFIMTICA que es un canal directo entre las reas para mantener un flujo constante de informacin y no sobrepasar los lmites mutuos tanto de sobreoferta del marketing como la capacidad real de venta del producto. Para ello se identifica a continuacin el paso a paso del proceso: 1. rea comercial. y y y Recibe la cotizacin del cliente. Recibe un mensaje de correo con un archivo de Excel adjunto al mensaje con las caractersticas especficas del producto y el destino del mismo. Ingresa la informacin de la solicitud del cliente en el sistema. o APIS: Editorial impresos, publicomerciales. o AGENDIX: agendas exportacin (hace un pedido por destino), agendas nacionales. o OFIMTICA: gran formato digital. Graba el pedido. Enva por correo una copia del Excel recibido por el cliente, (sin hacer ninguna modificacin al archivo) a las reas de la empresa involucradas en el proceso.

y y

2. PLANEACIN. y Recibe del rea comercial y del cliente una copia de la solicitud en un formato Excel, las caractersticas fsicas (color, tamao, diseo, etc.) y de entrega del producto (destino, empaque, cantidades, etc.). Hace la planeacin, en el programa que el comercial ha grabado el pedido y con base en la informacin registrada por el rea comercial. Ingresa la informacin correspondiente a las caractersticas especficas del producto, en el campo observaciones. Hace la planeacin de la produccin de acuerdo a las cantidades totales solicitadas por el cliente. Guarda.

y y y y

Nota: o Para cambios de lugar de destino y/o caractersticas del producto, debe crear una copia del documento recibido inicialmente por el cliente, modificarlo, y llevar una copia fsica a las secciones involucradas (empaque y despachos) para hacer la entrega correspondiente de la cantidad (es) y el destino (s) solicitado. 3. PROCESAMIENTO y y Descarga por el sistema Atlas Ofimtica la Orden de produccin con el nmero de pedido. En base a la distribucin registrada en observaciones, debe empezar a generar la EP para cada distribucin, descargando nicamente la cantidad de pedidos solicitados para cada cliente final. Imprimir rtulos y empacar PT en la cantidad indicada, por unidad de empaque. Al finalizar la cantidad total registrada en la OP, quedar el pedido descargado.

y y

4. LOGSTICA Y FACTURACIN y y y y y Recibe de comercial una copia de la distribucin solicitada por el cliente en un mensaje de correo, con el documento original adjunto al mensaje. Reciben una copia de la EP donde verifican la informacin correspondiente a la distribucin al cliente final. Carga una remisin para cada EP, ingresando la informacin adicional y especifica de entrega sobre la remisin con base al pedido. Imprimen la remisin. Despachan la mercanca registrada.

Cliente y y Recibe el pedido. Pone un sello al documento verificando que la mercanca solicitada esta completa.

Logstica y despachos y Recibe el cumplido. y Escanea el cumplido para adjuntarlo a cada remisin. Facturadores

Elaboran la factura

5.3 Gestin del portafolio de pedidos (incluye manejo de productos que van a parar) Para Dvinni el tratamiento de los pedidos es un proceso crtico ya que presupone un punto de contacto con el cliente interno y externo, es por esto que se presentan 3 puntos claros para la realizacin de tal procedimiento. y y y Conocer los requerimientos del cliente de manera precias en lo que respecta al producto la cantidad, los plazos la entrega y el precio. Asegurar al cliente plazos y fechas de entrega precisas Mantener informado al cliente a lo largo de la vida del pedido

A continuacin se describe el procedimiento de pedidos y entregas para el cliente interno Dvinni pack.

NO DE ACTIVIDAD

RESPONSABLE Planeador y/o Gerente de Planeacin

ACTIVIDAD ACTUAL PLANEACIN

ACTIVIDAD PROPUESTA

Recibe del rea comercial un Formato nico de Pedidos (FUC) diligenciado en donde se describen las caractersticas del producto, las cantidades y fecha de entrega solicitada por el cliente. Ingresa la cotizacin en el Ingresa la cotizacin en el sistema APIS en la empresa sistema APIS en la empresa Dvinni Pack. En donde debe Dvinni en donde debe seleccionar la materia prima con seleccionar la materia prima el que se va a trabajar y los con la que se va a trabajar y los centros de produccin que se centros de produccin utilizaran de la empresa Dvinni y requeridos en el proceso Dvinni Pack durante el proceso. productivo. Nota: Teniendo en cuenta que en el sistema, los costos de produccin que se generan en los centros de produccin de Dvinni, y se cargan a Dvinni Pack. La cotizacin est aprobada?
Decisin Si No Entonces Realizar pedido Actividad 3 Hacer nueva versin de cotizacin Actividad 1

Planeador

Nota: los centros de produccin y la MP excepto el papel pertenecen a la empresa Dvinni. La cotizacin est aprobada?
Decisin Si No Entonces Realizar pedido Actividad 3 Hacer nueva versin de cotizacin Actividad 1

Planeador

Crea el pedido en pedido en el sistema APIS con base en la cotizacin. Crea la orden de produccin provisional en el sistema APIS con base en el nmero de pedido. Genera rdenes de trabajo?
Decisin Si No Actividad 6 Hacer nueva versin de cotizacin Actividad 1 Entonces

Planeador

6 4

Planeador Jefe de almacn de MP

Genera la orden de trabajo en el sistema APIS. Hace un traslado de MP (papel) de la empresa Dvinni Pack a Dvinni, con base en el pedido.

Programador(res)

Programa la orden de produccin y enva una copia fsica de la programacin en planta a los centros de produccin involucrados en el proceso, que son: y Corte: MP entrega de papel para adecuacin del tamao. y Refilado y Pre Prensa: elabora las planchas y Impresin y Troquelado: corta los moldes. y Descartone: separa los moldes de la plancha. y Formado

Programa la orden de produccin y enva una copia fsica de la programacin de produccin en planta para cada centro de produccin involucrado en el proceso, los cuales son: y Corte: MP entrega de papel para adecuacin del tamao. y Refilado y Pre Prensa: elabora las planchas y Impresin y Troquelado: corta los moldes. y Descartone: separa los moldes de la plancha. y Formado

PRODUCCIN 8 9 Produccin Produccin Logstica Elabora el producto terminado Entrega a despachos el producto terminado. Hace un traslado de producto terminado de Dvinni a Dvinni Pack. Calcula el costo real para cada centro de produccin de Dvinni, Con base al costo real calculado para cada centro de produccin, mensualmente deber: - Generar una orden de servicio en Dvinni Pack a Dvinni. - Dvinni genera una factura a Dvinni Pack por el mismo valor de la orden de servicio.

10

Logstica

N/A

Dvinni Pack genera una cuenta por pagar a Dvinni con base en la factura.

CLIENTE

COMERCIAL

PLANEACION

ALMACEN MP

PRODUCCION

LOGISTICA

Inicio

Cotizacin

Si

Aprueba?
No

Pedido

Nueva Versin Cotizacin

Orden de produccin provisional

No

Genera OT? Si

Orden de trabajo Programar Actividades

Traslado de MP (papel) de Dvinni Pack a Dvinni

Elabora producto terminado Entrega producto terminado

Traslado de PT de Dvinni a Dvinni Pack

Genera OS Dvinni a Dvinni Pack Genera factura Dvinni Pack a Dvinni

Fin

5.4 Modificacin de pedidos, anulaciones y reservas. Condiciones: Deben tenerse en cuenta los puntos siguientes:
y

Si ya se ha mandado el pedido al proveedor. Si se modifica un pedido una vez se ha mandado al proveedor, se genera un documento de modificacin (instruccin de traspaso) y se manda al proveedor. Este documento comunica al proveedor qu se ha modificado.

Si el proveedor ha entregado (por completo o parcialmente) los materiales cubiertos por la posicin o posiciones de pedido que se desea modificar. Si ya se han entregado las mercancas, las modificaciones que pueden realizarse en el pedido sern limitadas. Por ejemplo, no es posible sustituir la cantidad por otra que sea inferior a la cantidad entregada.

Si ya se ha recibido la factura o se han pagado las mercancas. Si se ha recibido la factura o se han pagado las mercancas, y las modificaciones que se pretende efectuar afectan al precio, la modificacin quedar sin efecto.

Todo el manejo de pedidos se maneja a travs del software ofimtica. Licenciado por Dvinni.

1. Selecciona la referencia del pedido a la que le desea cambiar de estado. 2. Y en la parte inferior de la interfaz selecciona las causales de cierre de pedido y haga clic en el icono para dar cierre al estado del pedido.

6. PROGRAMACIN Y PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN Y DE LOS ABASTECIMIENTOS NO SE ENCUENTRA NO EXISTE 6.1 Esquema de la planificacin 6.2 Los horizontes de la gestin de produccin 6.3 Esquema de la programacin 6.4 Las reglas de planificacin de la produccin y de los abastecimientos

7. LOS ABASTECIMIENTOS NO SE ENCUENTRA NO EXISTE

7.1 Principios de colocacin de rdenes de compra

7.2 Las urgencias 7.3 Modificaciones tcnicas y productos nuevos