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Excel 2003
Adriana Stella
Taigor Martino
Informática
Abril, 2007
para Microsoft
Concursos Excel 2003
Principais fontes:
Adriana Stella
Taigor Martino
www.apostilando.com
www.pciconcursos.com.br
ÍNDICE
4. FORMATAÇÕES .......................................................................................................................... 30
4.1 Estilo dos números ............................................................................................................ 30
4.2 Alinhamento ........................................................................................................................ 31
4.2.1 Orientação ..................................................................................................... 31
4.2.2 Retorno automático de texto ............................................................................. 32
4.2.3 Reduzir para caber .......................................................................................... 32
4.2.4 Mesclar células ............................................................................................... 32
4.3 Fonte .................................................................................................................................... 32
4.4 Borda ................................................................................................................................... 33
4.4.1 Predefinições.................................................................................................. 34
4.4.2 Borda ............................................................................................................ 34
4.4.3 Linha ............................................................................................................. 34
4.4.4 Cor ................................................................................................................ 34
4.4.5 Através da barra de ferramentas de formatação ................................................. 34
4.5 Preenchimento (sombreamento) ...................................................................................... 34
4.6 Largura da coluna e linha .................................................................................................. 35
4.6.1 Definindo a altura da linha ................................................................................ 35
4.6.2 Definindo a altura da coluna ............................................................................. 36
4.7 Auto-ajuste .......................................................................................................................... 36
4.8 Auto-formatação ................................................................................................................. 37
Gráficos .................................................................................................................................
IV
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Informática para Concursos
Pacote Microsoft Office 2003 – Excel
CONHECENDO O EXCEL
Introdução
O Excel é um aplicativo de planilha eletrônica desenvolvido pela Microsoft para Windows, que
pode ser utilizado para calcular, armazenar e trabalhar com lista de dados, operações matemáticas,
projeções, análise de tendências, fazer relatórios e gráficos, sendo recomendado para
planejamentos, previsões, análises estatísticas e financeiras, simulações e manipulação numérica em
geral. Sua aplicação cotidiana pode se dar através de planilhas para controle do extrato bancário,
notas escolares, estoque da empresa, despesas e receitas, pagamento de funcionários etc.
Uma planilha eletrônica é uma folha de cálculos desenvolvida no computador, constituída por
linhas e colunas, cuja interseção é chamada de célula, onde são armazenados os dados, fórmulas e
funções. Cada célula possui um endereço único ou referência. Por exemplo, a referência da célula da
coluna A com a linha 1 é A1. O Excel possui 256 colunas identificadas por letras de A até IV e 65.536
linhas. A grande vantagem da planilha é a de que, se houver necessidade de alterar algum número
as fórmulas relacionadas serão automaticamente atualizadas.
A Planilha Eletrônica Microsoft Excel está caracterizada como um dos mais importantes
aplicativos de planilhas eletrônicas para uso em microcomputadores. O nome Excel vem da
abreviatura da Excelent, ou seja Excelente. O termo Excel em inglês significa primar, superar
sobrepujar, ser superior. A operação do Microsoft Excel e das demais Planilhas Eletrônicas é similar.
Além de trabalhar com planilhas eletrônicas, o Excel ainda permite que se faça um
gerenciamento dos dados, gerando inclusive bancos de dados e gráficos com tudo o que foi
elaborado. Vamos aprender que é muito fácil copiar células, mover células e modificar qualquer
fórmula que for criada. Por ser um programa escrito para Windows, tem acesso a todas as funções
que o ambiente proporciona, como por exemplo, a troca de dados entre aplicativos (Word,
PowerPoint etc).
Um arquivo desenvolvido no Excel recebe o nome de “Pasta”, por isso, ao iniciar um novo
trabalho esta nova pasta de trabalho sempre receberá o nome genérico de “Pasta 1” e conforme
forem abertas novas planilhas em branco teremos a seqüência de numeração (Pasta 2, Pasta 3 etc).
Cada pasta nova aberta no Excel será composta de três planilhas em branco identificadas por
“Plan1”, “Plan2” e “Plan3”, como podemos identificar na figura acima. São nestas planilhas que
desenvolveremos nossos trabalhos.
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um cliente, outra com os cálculos relativos à descontos e acréscimos de acordo com as diversas
formas de pagamento etc.
O uso e manuseio de diversas planilhas numa mesma pasta de trabalho pode ser observado
também em nossos exercícios que estão no final deste caderno.
A figura da abaixo apresenta a interface do Excel, ou seja, o layout de sua janela inicial e
seus principais referenciais.
Os itens a seguir procuram explicar melhor a janela do Excel – sua interface, layout –, a
compreensão dos termos pastas e planilhas e também como trabalhar com um arquivo novo ou a
partir de um já existente, salvá-los etc.
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Pacote Microsoft Office 2003 – Excel
Como o Excel trabalha com planilhas, seu deslocamento é um pouco diferente do Word,
embora com partilhe algumas semelhanças quanto ao deslocamento de uma tabela.
Podemos nos movimentar com o uso do teclado, com o auxílio do mouse ou ainda saltar para
uma célula específica e para uma apresentação mais didática, apresentamos as três maneiras
separadamente.
Além destas opções, apresentamos neste tópico as opções de “localizar” e “substituir” que
são apresentadas como uma função rápida para o desenvolvimento de tais tarefas, podendo ser
utilizadas para palavras ou frases, ou ainda números, fórmulas etc.
“TAB” A tecla “TAB” nos levará sempre à célula da direita e deve ser preferida
quando estivermos digitando uma planilha, principalmente se nossas células
contiverem fórmulas, pois esta tecla terá a função simultânea de confirmar o
conteúdo digitado e se mover para a direita.
“Enter” Função semelhante ao “TAB”, porém com deslocamento uma linha abaixo, na
mesma direção ou no início da linha (primeira coluna digitada) quando
trabalharmos com a planilha numa seqüência em linha da esquerda para a
direita e nos movimentarmos usando a tecla “TAB”.
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Barra de
Símbolos Movimentos
Rolagem
Para saltar para esta determinada célula, basta digitar a referência que é determinada pelo
cruzamento da coluna e linha, como, por exemplo, A1, B16, C25, D8, E4, F37 etc. A tecla de atalho
desta função é também “Ctrl” + “Y”.
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Localizar
A opção localizar pode ser ativa também pela tecla der atalho “Ctrl” + “L” ou pelo menu Editar
na opção Localizar. A caixa de diálogo será aberta já na função específica (localizar), mas podemos
notar a guia “Substituir”, como mostra a figura abaixo:
Além destas opções, podemos selecionar a opção “Formatar”, onde alteramos as opções de
estilo do número, fonte, alinhamento, bordas etc. presentes no item que desejamos localizar.
Substituir
A opção substituir pode ser ativa também pela tecla der atalho “Ctrl” + “U” ou pelo menu
Editar na opção Substituir. Digitamos no campo “Localizar” o que desejamos que seja substituído e
em “Substituir por” o novo conteúdo.
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Selecionando Células
“Shift” + “Ctrl” + “” Seleciona do local posicionado até o final da linha atual.
“Shift” + “Ctrl” + “” Seleciona do local posicionado até o início da linha atual.
“Shift” + “Ctrl” + “↓” Seleciona do local posicionado até o final da coluna atual.
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“Shift” + “Ctrl” + “↑” Seleciona do local posicionado até o início da coluna atual.
O uso do mouse com o teclado pode auxiliar em seleções maiores ou mistas. Há três teclas
que auxiliam nestas seleções: “shift” e “ctrl”.
O “shift” pressionado irá selecionar do ponto onde o cursor está até o novo ponto onde for
clicado com o mouse e a tecla “ctrl” pressionada auxilia na seleção de várias células onde algumas
não estão em seqüência.
Intervalo
Um intervalo de células é uma região da planilha que é
representada pelo endereço da primeira célula (canto superior
esquerdo), dois pontos (:) e o endereço da última célula (canto
inferior direito). A figura ao lado mostra a seleção de A1:A8.
O sinal “dois pontos” pode ser equiparado com a palavra “até”, ou seja, no intervalo A1:D4 é o
mesmo que dizer de A1 até D4.
Ao trabalhar com fórmulas, veremos que os intervalos representam o trecho que desejamos
aquela operação, como somar um determinado intervalo, contar quantas vezes uma determinada
palavra aparece no intervalo, determinar a média etc.
Também trabalharemos com intervalos quando estivermos formatando uma planilha, ou seja,
definindo bordas e preenchimento, escolhendo a cor da fonte, tipo, estilo etc.
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Qualquer seleção também poderá ser arrastada para outra planilha na mesma pasta e deve
ser selecionada e movida da mesma forma, sendo arrastada para a guia que indica a outra planilha e
pressionando a tecla “alt”.
Entrada de dados
O Excel aceita quatro tipos de dados: Textos, Números, Fórmulas e Funções. Todas elas são
inseridas de forma muito simples, basta digitar e teclar “Enter” ou “Tab”. Para que sejam canceladas
as informações, basta teclar “delete” sobre a célula ou para anular a alterar, teclar “ESC”.
Números: É interpretado como número todo dado precedido pelos seguintes caracteres: 0 1 2
3 4 5 6 7 8 9 + menos, abre e fecha parênteses, / $ %. Utilizamos os números para cálculos. Os
valores numéricos sempre são alinhados à direita e podem assumir vários formatos como: número
fixo de casas decimais, percentual entre outros.
Fórmulas: são compostas por números, operadores matemáticos, referências de células etc.
Funções: são as fórmulas criadas pelo Excel. Existem funções estatísticas, matemáticas,
financeiras etc.
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Barra de fórmulas
Todas as vezes que digitamos dados no Excel eles ficam visíveis na barra de fórmulas,
mostrada na figura abaixo:
A barra de fórmulas também é utilizada para editaras entradas de dados em uma planilha.
Alterar dados
É possível alterar os dados sobrescrevendo uma célula, ou seja, posicione sobre a célula
desejada e digitar os novos dados (automaticamente os dados antigos serão sobrescritos).
Ou ainda apagando dados de uma célula, ou seja, posicione na célula desejada; pressione a
tecla Delete para apagar o conteúdo e manter a formatação.
Através do Menu Editar opção Limpar, podemos apagar a formatação da célula, as notas, o
conteúdo ou todos os detalhes, selecionando a opção desejada.
Para corrigir uma entrada já digitada devemos proceder posicionar o cursor na célula a ser
corrigida, pressionar a tecla de função F2 que habilitará a alteração dos dados contidos na célula (o
cursor estará posicionado após o último caractere) e após realizar as devidas correções, tecle Enter
para confirmar.
Ou ainda, posicionar o cursor sobre a célula a ser corrigida e clicar na barra de fórmulas e
após realizar as devidas correções, teclar Enter para confirmar.
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A hora do dia é um valor decimal que representa a parte (fração) de um dia entre seu início -
meia-noite - e a hora especificada. Meio-dia, por exemplo, é representado pelo valor 0,5, porque a
diferença entre a meia-noite e o meio-dia é exatamente meio dia. A combinação hora/data 10:30:15,
10 de Julho de 2001, é representada pelo valor: 37082,4376736111. Observe a parte fracionária
0,43767. Esta parte representa o percentual do dia que já foi transcorrido: 10h30min15seg representa
43,76 % do total de 24 horas do dia.
Ao atribuir valores seqüenciais aos dias, horas, minutos e segundos, o Excel possibilita que
você execute cálculos aritméticos sofisticados com data e hora. Você pode manipular datas e horas
em suas fórmulas de planilha da mesma forma que manipula outros tipos de valores numéricos.
Para digitar datas e horas basta clicar na célula e digitar a data ou hora, no formato desejado.
É importante salientar que o Excel aceita datas em formatos variados. Por exemplo, a data
01/04/2001 também pode ser digitada no formato 01-04-2001 ou 01-abr-2001 ou 01 abril, 2001. Para
horas também podemos ter formatos variados. Por exemplo, a hora 10:25, neste caso será
considerado 0 segundos.
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pastas abertas serão exibidas caso se deseja trabalhar com elas. Se o Painel de Tarefas não estiver
ativado, podemos deixá-lo disponível selecionando no menu “Exibir” a opção “Painel de Tarefas” ou
mantendo pressionada a tecla “Ctrl”, dar um clique na tecla de funções “F1”.
Outras formas de localizarmos uma planilhas já existente é através do menu “Arquivo” que se
encontra na Barra de Menus, como mostra a figura ao lado, selecionando a opção “Abrir” ou ainda
usando o atalho dado pelo ícone “Abrir” localizado na “Barra de Ferramentas Padrão” e também
usando as teclas de atalho “Ctrl” + “A”.
Salvando um documento
Observe que na caixa de diálogo “Salvar como...” logo abaixo do nome do arquivo temos a
opção “Salvar como tipo:”. Esta opção é que define a extensão do arquivo e, conseqüentemente, o
tipo de documento formado.
O Excel permite que o usuário salve seus arquivos com várias extensões diferentes, desde
uma pasta normal (.xls), planilhas para visualização em páginas da Internet (.xml), páginas de web
(.html), utilizando outras versões do Excel para melhor integração com o aplicativo mais antigo,
dentre outras, variando das necessidades do usuário.
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OPERAÇÕES BÁSICAS
As fórmulas no Microsoft Excel seguem uma sintaxe específica que inclui um sinal de igual
(=) seguido dos elementos a serem calculados.
Por padrão, o Microsoft Excel calcula uma fórmula da esquerda para a direita. Você pode
controlar a maneira como os cálculos são efetuados, alterando a sintaxe da fórmula. Por exemplo,
=5+2*3 terá como resultado 11, pois o Microsoft Excel calcula a multiplicação antes da adição. A
fórmula multiplica 2 por 3 (tendo como resultado 6) e, em seguida, adiciona 5. Por outro lado, se usar
parênteses para alterar a sintaxe, você pode adicionar primeiro 5 e 2 e, em seguida, multiplicar esse
resultado por 3 para obter 21 como resultado. =(5+2)*3
Uma fórmula também pode referir-se a uma célula. Se você desejar que uma célula contenha
o mesmo valor que outra, insira um sinal de igual seguido da referência da célula, por exemplo =A10;
a célula onde você inserir essa fórmula irá conter o mesmo valor da célula A10. A célula que contém
a fórmula é denominada dependente – seu valor depende do valor de outra célula. Sempre que a
célula à qual a fórmula fizer referência for alterada, a célula que contiver a fórmula será atualizada.
As fórmulas podem fazer referência a células ou intervalos de células, ou a nomes ou rótulos que
representem as células ou intervalos.
Fórmula é uma seqüência de dados contidos numa célula que normalmente gera resultados a
partir de dados contidos em células diferentes na planilha atual e/ou em outras planilhas.
Uma Fórmula no Excel sempre inicia com o sinal de "=", como já visto, e para visualizar a
fórmula basta clicar duas vezes sobre a célula que a contêm ou clicar uma vez e visualizar o
conteúdo da célula na barra de fórmulas.
Observe o quadro abaixo, que apresenta símbolos utilizados nas funções comuns presentes
em planilhas do Excel:
Matemáticos Lógicos
^ Exponenciação = Igual
<> Diferente
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Por exemplo, a fórmula: =10^2*25% eleva 10 ao quadrado e multiplica o resultado por 0,25,
gerando o resultado 25. Experimente fazer o teste em uma célula do Excel, mas lembre-se, você só
verá o resultado na célula depois que teclar Enter.
Uma função muito utilizado em planilhas de cálculo é a da SOMA. Observe o exemplo abaixo:
Digite o sinal de =;
Operadores aritméticos:
Efetuam operações matemáticas básicas como adição, subtração ou multiplicação, combinam
números e produzem resultados numéricos. Na tabela a seguir, temos uma descrição desses
operadores utilizados em fórmulas do Excel:
+ Adição =B2+B3+B4
- Subtração =C5-D5
* Multiplicação =C5*2
/ Divisão =A20/B4
% Porcentagem. 5% ou 0,05.
^ Exponenciação =A2^B2
Operadores de comparação:
Comparam dois valores e produzem o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo,
se utilizarmos a seguinte fórmula: =F2<F5
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Se o valor contido na célula F2 for menor do que o valor contido na célula F5, a fórmula irá
retornar VERDADEIRO; caso contrário, irá retornar FALSO. A seguir, a descrição desses operadores
disponíveis no Excel:
=F2=F5
=F2>F5
=F2<F5
=F2>=F5
=F2<=F5
<> Diferente
=F2<>F5
Operadores de referência:
Combinam intervalos de células para cálculos.
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12+A13+A14+A15+A16+A17+A18+A19+A2
0+A21+A22+A23+A24+A25+A26+A27+A28+A29+A30
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Operador união ";" (ponto-e-vírgula): Esse operador é utilizado para "unir" vários intervalos
de células, de tal forma que os mesmos sejam tratados como um único intervalo. Por exemplo, para
somarmos os valores dos intervalos B5:B15, mais os valores do intervalo C32:C200 mais o valor da
célula X45, utilizamos a seguinte fórmula:
=SOMA(B5:B15;C32:C200;X45)
=5*6+3^2
Depois, é feita a multiplicação e nossa expressão fica assim: =30+9. Finalmente, é feita a
soma, obtendo-se o resultado 39.
Ex. 2. Vamos utilizar parênteses para modificar a ordem de avaliação da expressão anterior.
Qual o resultado da seguinte fórmula:
=5*(6+3)^2
R: 405. Primeiro, é feita a operação entre parênteses e a nossa expressão fica assim:
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Obs: você pode criar fórmulas para usar no Excel de acordo com a necessidade.
Ex: =(B3/C3*D3-E3)
Calculando no Excel
O Excel possibilita a criação de cálculos simples, com apenas um clique do mouse. Para
executar qualquer operação matemática você deve seguir alguns passos, lembrando:
1° - Qualquer célula do Excel poderá executar um cálculo, portanto, posicione a célula ativa
no local onde deseja o resultado. Você pode fazer isso clicando com o mouse ou utilizando as setas
de direção do teclado;
2° - Ao começar uma fórmula sempre a termine primeiro para depois executar outra tarefa;
Você pode digitar a fórmula inteira, utilizando os endereços das células. Exemplo:
=a2+b2
Esta fórmula somaria o conteúdo da célula A2 com o conteúdo da célula B2. Outros
exemplos:
=c4-c5 (Subtração)
=f8*g15 (Multiplicação)
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=a7/b32 (Divisão)
Você poderá efetuar as seguintes operações usando a caixa de diálogo Colar especial:
Colar somente a fórmula, o valor, o formato ou a nota (informativo da célula) de uma célula
selecionando um botão de opção sob “Colar”.
Na caixa de diálogo Colar Especial podem-se fazer operações da célula que se copia para
célula para onde será colada.
Especial no menu Editar. Dentro da caixa de diálogo Colar Especial configure Colar
O Botão DESFAZER
Escolher a opção Desfazer de acordo com o número de ações que deseja desfazer.
Atalho: Ctrl + Z.
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O botão REFAZER
Procedimentos:
Atalho: F4
Desfazer Refazer
Copiando Fórmulas
Procedimentos:
Movendo Fórmulas
Procedimentos:
Auto-preenchimento
O Excel possui um recurso de grande ajuda para quem necessita digitar uma seqüência de
células cujo conteúdo é seqüencial. Esse recurso, chamado Auto Preenchimento, analisa o
conteúdo de uma ou mais células selecionadas e faz uma cópia delas para as células-destino.
O segredo do Auto Preenchimento está na alça de seleção, o pequeno quadrado que fica
no canto inferior direito da célula ativa (ilustração abaixo).
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Como exemplo:
b) Posicione a seta do mouse sobre a Alça de Preenchimento. Ela irá se transformar em uma
cruz;
c) Clique com o botão esquerdo do mouse e arraste a cruz até a célula E1(ilustração abaixo);
O autopreenchimento permite que você digite o início de uma série contínua e o Excel
continuará essa série. Imagine que você precisa inserir em sua planilha uma série de números que
vai do valor 1 até o 20, cada valor em sua própria célula de forma seqüencial. Bastaria digitar os dois
primeiros valores e o Excel completaria o restante. Veja o exemplo.
Faça a soma dos dois primeiros valores. Coloque o resultado na célula C3.
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Em seguida selecione a célula C3. observe que no canto inferior direito da célula selecionada
existe um pequeno quadradinho preto. Veja abaixo:
Posicionando o mouse sobre este ponto o ponteiro do mouse se transformará em uma cruz
preta; pressione o botão do mouse e arraste até a célula D10 e solte. Veja o resultado.
Compreender erros
##### A coluna não é larga o suficiente para exibir o conteúdo. Aumente a largura da
coluna, diminua o conteúdo para ajustá-lo à coluna ou aplique um formato numérico diferente.
#REF! Uma referência de célula não é válida. Células podem ter sido excluídas ou
sobrepostas.
#VALOR! Introduziu uma fórmula matemática e está usando um operando que é texto, ou
está a indicando um intervalo de células quando é esperado um valor único
#N/D Não está disponível a informação para o cálculo que quer executar
#NÚM! Está utilizando um argumento que não é valido para a função, ou a função que está
usando não encontrou resultado nenhum, ou introduziu uma fórmula cujo o resultado é demasiado
pequeno ou demasiado grande para ser representado na folha de cálculo
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Normalmente quando iniciamos o Excel ele já nos fornece 3 planilhas, mesmo assim
podemos inserir e excluir de acordo com sua necessidade, veja:
Para inserir uma planilha existem vários maneiras. Vamos mostrar as mais usadas. Vá ao
menu inserir e planilha, ou clique com o botão direito sobre a guia de planilhas e escolha inserir,
observe que a nova planilha é inserida, sempre com o nome na seqüência e sempre a esquerda da
que está sendo usada.
Mas se quiser pode mudar a nova planilha de lugar para que ela fique na posição que você
deseja. Para alterar a posição, clique sobre a guia da planilha que vai mover e arraste para o lugar
onde ela vai ficar.
Você pode também mudar o nome da planilha (ou seja, renomeá-la). Para renomeá-la, dê um
clique duplo sobre a o nome da planilha e depois digite o novo nome, ou clique com o botão direito
sobre o nome da planilha e depois renomear. Após digitar o novo nome para a planilha pressione a
tecla enter.
Já se o que você está querendo é excluir (apagar) uma planilha, basta clicar sobre o nome da
planilha com o botão direito e depois clicar em excluir, ou vá ao menu editar e excluir planilha.
Para efetuar a soma dos valores que estão em planilhas diferentes, faça como o exemplo
abaixo:
Digite:
=Plan1!A10+Plan2!B20+Plan4!A15
Esta fórmula irá somar a célula A10 da planilha 1 com a célula B20 da planilha 2 e também
com a célula A15 da planilha 4.
Se você renomear as planilhas, a fórmula deverá conter os nomes corretos das planilhas.
Veja o exemplo.
=ContasReceber!A10-ContasPagar!B20
Esta fórmula irá subtrair o valor da célula A10 da planilha “ContasReceber” com o valor da
célula B20 da planilha “ContasPagar”.
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Inserir
Uma pasta de trabalho padrão apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso necessite de mais
planilhas até um total de 255, você pode incluí-las, utilizando o seguinte comando:
b) Clique em Planilha.
Excluir
Uma pasta de trabalho padrão apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso não necessite de
todas, você pode excluir as desnecessárias, selecionando-as e utilizando um dos seguintes
comandos:
Renomear
No Microsoft Excel, um arquivo, ou seja, uma pasta pode conter até 255 planilhas
diferentes, sendo, portanto, fundamental nomeá-las. A nomeação não grava a planilha, por isso é
necessário utilizar o comando Salvar.
c) Clique em Planilha;
d) Clique em Renomear;
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arquivo, ou seja, uma pasta, pode conter até 255 planilhas diferentes, sendo, portanto, fundamental
nomeá-las de maneira a distingui-las. A nomeação não grava a planilha, por isso é necessário utilizar
o comando Salvar.
Para nomear a planilha, utilize um dos seguintes comandos: Clique duplamente na guia da
planilha que deseja renomear. Digite o nome da planilha e pressione a tecla Enter.
Mover
Para mover planilhas, clique sobre a guia correspondente e arraste horizontalmente até a
posição desejada, conforma indicado na figura acima.
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FORMATAÇÕES
Para fazer formatações numa planilha você pode fazer os seguintes procedimentos: a)
Selecione as células que serão formatadas; b) Clique no menu Formatar; c) Clique em Células. Ou
ainda, clicando com o botão direito do mouse sobre a área que deseja formatar e selecionar a opção
“formatar células”. Lembre-se que para fazer qualquer alteração o trecho que deseja aplicar as
formatações deve estar selecionado!!
Separador de milhares
Estilo de Porcentagem
Estilo de Moeda
Em “formatar as células”, a caixa de diálogo que irá auxiliar será como mostra a figura abaixo:
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Alinhamento
Orientação
Em Orientação, clique sobre o texto vertical para orientar seu texto na posição vertical ou
defina um ângulo de giro para o texto das células selecionadas digitando o valor ou utilizando o
pequeno controle de ângulo como você vê abaixo:
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O retorno automático de texto faz com que haja uma quebra de linha do texto dentro de uma
única célula. Isso se faz necessário quando a quantidade de texto é grande e você não quer
aumentar demais as colunas para exibi-lo.
Outra opção quando o texto é muito grande para a célula é “reduzir para caber”; isto fará com
que o tamanho da fonte seja reduzido automaticamente. Esta opção anula “quebrar texto
automaticamente” e vice-versa.
Mesclar células
Muitas vezes também estamos digitando uma planilha e queremos que uma célula seja maior
que as demais sem alterar a nossa estrutura. Este recurso é mais utilizado para títulos. Chamamos
isto de “mesclar células” e podem se dar tanto na horizontal como na vertical. Nestes casos, basta
selecionar as células que deveram ser mescladas e, para uni-las, transformando-as em uma única
célula selecionar a opção “mesclar células” na caixa de diálogo de formatação de células ou, ainda,
clicando no ícone de atalho “mesclar células” presente na barra de ferramentas de formatação, como
mostra a figura abaixo:
Mesclar células
Fonte
Ainda na caixa de diálogo de formatação de células, temos a guia “fonte” para formatar
(mudar a aparência) e texto, mudado o tipo de letra (fonte), o tamanho, cor, estilos (negrito e itálico),
sublinhado e efeitos.
Se preferir uma formatação mais rápida pode usar as ferramentas de formatação na barra de
formatação.
Uma das vantagens de formatar a célula usando a caixa de diálogo é a possibilidade de uma
visualização prévia do efeito aplicado, possibilitando testes e não havendo necessidade de
confirmação. Somente quando se atinge o resultado esperado, confirma-se com OK.
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Borda
Na guia “Borda” você escolhe as bordas para colocar na planilha. Essas bordas são
fundamentais para o Excel, pois apesar da planilha ser num formato de uma tabela com linhas e
colunas, essas linhas e colunas não saem na folha quando você imprimir a planilha (são apenas
orientações de referência).
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Para que as linhas e colunas saiam na folha é preciso colocar as bordas, e para tiro é
necessário que as células que usarão as bordas estejam selecionadas.
Predefinições
Você vai escolher onde a borda vai ser aplicada, se dentro ou fora da área que está
seleciona.
Borda
Aqui você escolhe de que lado da célula a borda vai ser colocada.
Linha
Cor
Se preferir também pode colocar as bordas através da ferramenta bordas, clicando no ícone
“bordas”
Preenchimento (sombreamento)
Podemos também alterar o preenchimento de uma ou mais células através da caixa de
diálogo “formatar células” clicando na guia “padrões”, como mostra a figura abaixo:
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Pacote Microsoft Office 2003 – Excel
Essa guia serve para você escolher uma cor para colocar no preenchimento da planilha. Pode
ser uma cor para a planilha toda ou uma cor diferente para cada célula.
Para colocar apenas uma cor no preenchimento da planilha você pode usar também a
ferramenta cor de preenchimento.
a) Selecione a linha desejada, clicando sobre o número da linha e se for o caso, use a
extensão da seleção (arrastar o mouse sobre números acima ou abaixo) ou seleção múltipla (<Ctrl>
clique) para mais linhas, não adjacentes;
c) Clique em Linha;
d) Clique em Altura;
e) O padrão de altura das linhas é de 12,75 pontos e pode ser alterado, se desejado
(ilustração ao lado);
f) Ou, posicione o mouse na linha divisória entre duas linhas. O ponteiro do mouse tem sua
forma alterada para uma barra com duas setas. Arraste o mouse para definir a altura da linha;
g) As linhas também podem ser escondidas ou visualizadas, como no caso das colunas,
através dos comandos: Formatar, Linha, Ocultar e Reexibir.
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Pacote Microsoft Office 2003 – Excel
a) Selecione a coluna desejada, clicando sobre a letra da coluna e, se for o caso, use a
extensão da seleção (arraste o mouse sobre as letras adjacentes) ou seleção múltipla (<Ctrl> clique)
para mais colunas;
b) Posicione o mouse na linha divisória entre uma das colunas selecionadas e a coluna
seguinte. O ponteiro do mouse é alterado em sua forma para uma barra com duas setas;
Auto-ajuste
O Excel permite também que façamos o auto-ajuste das linhas ou colunas de acordo com o
tamanho dos dados digitados.
Para alterar a altura de uma linha ou largura de uma coluna, faça o seguinte: aponte o mouse
entre as linhas 1 e 2, clique e arraste para alterar a altura da linha ou aponte o mouse entre as
colunas A e B, clique e arraste para alterar a largura da coluna.
Para utilizar a opção do auto-ajuste, faça o mesmo procedimento mas, ao invés de arrastar,
dê um clique duplo. Oriente-se pela figura abaixo:
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Auto-formatação
A formatação automática de planilhas no Microsoft Excel possibilita agilizar e generalizar a
formatação (estética) das planilhas. Para isso, utilize um dos seguintes comandos:
b) Clique em AutoFormatação;
e) Desmarque as caixas de seleção dos tipos de formato que você não deseja usar na
autoformatação.
Existem vários formatos pré-definidos que lhe auxiliam na escolha da melhor formatação
(apresentação) possível. A escolha de um desses formatos, denominados AutoFormatação, facilita,
agiliza e padroniza o serviço nas empresas, no entanto, você também pode escolher várias
formatações à vontade, soltando a sua criatividade.
Para colocar uma auto-formatação, selecione a região a ser formatada, depois vá ao menu
formatar e auto-formatação. Escolha o formato que mais se adequar ao que você quer e clique em
OK. A caixa de diálogo de auto-formatação é como mostra a figura abaixo:
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Para imprimir uma planilha no Excel é a mesma coisa que em qualquer outro programa, vá ao
menu arquivo e imprimir.
Intervalo de impressão; aqui você escolhe quantas e quais páginas você vai imprimir, se
todas ou alguma página especifica.
Cópias; você escolhe a quantidade de cópias que você vai fazer de cada página.
Configurar página
Existem mais opções de alteração do padrão impresso da planilha para torná-la cada vez
mais apresentável. A mudança da orientação, a expansão ou redução global da planilha, a colocação
de cabeçalhos e/ou rodapés e outros recursos sempre criam um melhor aspecto visual. A definição
ou alteração desses elementos pode ser feita com o comando de “Configuração da Página Impressa”:
e) Verifique as seções Imprimir Título, Imprimir, Ordem da página na guia Planilha (alterar, se
for necessário).
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Antes de imprimirmos uma planilha, podemos fazer uma série de configurações. Estas
configurações são acessadas através do comando Arquivo > Configurar Página. Ao selecionarmos
este comando será exibida a janela indicada na figura a seguir:
Para orientação da página temos as seguintes opções: Retrato: Imprime no sentido normal;
Paisagem: Inverte o sentido de impressão. Utilizado quando temos planilhas muito largas, em que a
impressão não caberia na orientação Retrato; Tamanho do papel. Escolha uma das opções
disponíveis.
Configurando margens
Na caixa de diálogo Configurar página dê um clique na guia Margens, com isso será exibida
a janela indicada na figura a seguir:
Nesta tela podemos configurar margens Superior, Inferior, Esquerda e Direita, além das
margens do Cabeçalho e Rodapé.
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Visualizar impressão
Esse é um procedimento muito importante quando você for imprimir uma planilha grande.
Como o Excel não mostra as quebra de páginas (divisão entre uma página e outra) devido o formato
da planilha, você tem que visualizar a impressão para ver o que é que está em cada página para que
não seja impressa de maneira errada. Para visualizar a impressão basta clicar na ferramenta
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Clique no botão Zoom para aproximar o documento ou afasta-lo. Você poderá usar o mouse
para aproximar uma determinada área da folha.
Nesta tela você pode utilizar o botão Próxima, para visualizar a próxima página, caso a
planilha possua diversas páginas. O botão Anterior volta uma página. Para imprimir basta clicar no
botão Imprimir. Para sair da visualização de impressão, pressione a tecla ESC ou pressione o botão
Fechar.
Modos de exibição
Depois que você clica na ferramenta visualizar impressão, aparece na planilha duas linha
pontilhada que ficam mostrando as quebras de paginas (divisão entre uma página e outra). Se os
dados ultrapassarem a linha, esses dados irão ficar na próxima folha.
Você também poderá optar pelo modo de exibição “exibir quebra de página” que deixará sua
planilha como no modelo abaixo:
Repare que uma borda azul delimita o fim da página e ao fundo é escrito o número da página.
Você pode mudar o tamanho de sua página fazendo a configuração de página ou arrastando a
quebra de página (linha azul pontilhada) para o final que quer que seja e, neste caso, será impresso o
conteúdo com redução proporcional do tamanho original devido ao ajuste. Veja mais no item a seguir.
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Cabeçalho e rodapé
Os cabeçalhos podem ser usados para informar um título ou texto que identifique o que está
sendo impresso e, às vezes, pode vir acompanhado da data/hora de emissão.
a) Clicar em Arquivo,
Controle de Zoom
Se tivermos um mouse do modo que tem uma roda de rolagem entre os botões direitos e
esquerdos, podemos apertar a tecla “Ctrl” e girar a roda para cima ou para baixo fazendo com o
aumente ou diminua o zoom.
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USO DE FUNÇÕES
Entendendo funções
Funções de uma planilha são comandos mais compactos e rápidos para se executar
fórmulas. Com elas é possível fazer operações complexas com uma única fórmula. As funções são
agrupadas em categorias, para ficar mais fácil a sua localização. As funções também facilitam o
trabalho com planilhas especializadas.
Funções estatísticas – Para calcular a média de valores, valores máximos e mínimos de uma
lista, desvio padrão, distribuições etc.
Funções lógicas – Possibilitam comparar células e apresentar valores que não podem ser
calculados com fórmulas tradicionais.
A escolha de um ou outro tipo de função depende do objetivo da planilha. Por isso, a Ajuda
do programa de planilha é um valioso aliado. Ela contém a lista de todas as funções do programa,
normalmente com exemplo.
Usando funções
Para facilitar a inserção de funções na planilha, utilize o assistente de função que lhe auxiliará
na escolha e na montagem da função desejada. Para utilizar o assistente de função clique na seta de
opções ao lado da ferramenta AutoSoma , ou no menu “Inserir” selecione a opção “Função”.
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Clique na seta vermelha ao lado de Núm1 para selecionar o primeiro valor a ser calculado.
Depois clique na seta ao lado de Núm2 e selecione o último valor a ser calculado e OK.
Vamos aprender algumas funções básicas do Excel. Nesta lição aprenderemos a utilizar as
seguintes funções:
SOMA()
MÉDIA()
MÁXIMO()
MÍNIMO()
Auto-soma
Utilize a função SOMA, que é uma fórmula pré-gravada, para somar todos os valores em uma
linha ou coluna:
Digite ou selecione as referências de célula que você deseja somar. Uma vírgula (,) separa
argumentos individuais que informam à função o que deve ser calculado.
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Média
Clique em uma célula abaixo ou à direita dos valores para os quais você deseja encontrar a
média (média aritmética).
Dica Você também pode inserir fórmulas e referências de célula digitando-as na barra de
fórmulas depois de selecionar uma célula.
Esta função produz a média (aritmética) dos argumentos. Ela aceita de 1 a 30 argumentos, e
os argumentos devem ser números, matrizes ou referências que contenham números.
Importante: O nome da função deve ser escrito com o acento, caso contrário será gerado um
erro.
Exemplo:
Vamos simular a média das notas de cada bimestre de um boletim escolar. Para tal, siga os
passos:
Máximo
Esta função retorna o maior número da lista de argumentos, ou seja, fornece o valor do maior
número que estiver dentro do intervalo de células passado como parâmetro.
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Pacote Microsoft Office 2003 – Excel
São usados argumentos que sejam números, células vazias, valores lógicos ou
representações de números em forma de texto. Argumentos que sejam valores de erro ou texto que
não possa ser traduzido em números causarão erros.
Exemplo:
=MÁXIMO(A1:A5) resultado 27
Mínimo
Esta função é bem parecida com a função MÁXIMO(), só que retorna o menor número de
uma lista de argumentos, ou que esteja dentro do intervalo de células.
Exemplo:
=MÍNIMO(A1:A5) resultado 2
=MÍNIMO(A1:A5;0) resultado 0
Absoluta Uma referência de célula absoluta é fixa. Referências absolutas não serão
alteradas se você copiar uma fórmula de uma célula para a outra. Referências absolutas apresentam
cifrões ($) como este: $D$9. Como mostra a imagem, quando a fórmula =C4*$D$9 é copiada de uma
linha para a outra, a referência de célula absoluta permanece como $D$9.
Mista Uma referência de célula mista possui uma coluna absoluta e uma linha relativa ou
uma linha absoluta e uma coluna relativa. Por exemplo, $A1 é uma referência absoluta para a coluna
A e uma referência relativa para a linha 1. À medida que uma referência mista é copiada de uma
célula para a outra, a referência absoluta permanece a mesma, mas a referência relativa é alterada.
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A B C D E F
Função “se”
Esta função consegue comparar grandezas e, a partir desta comparação, tornar uma decisão
a respeito de qual caminho seguir. Verifique a sintaxe descrita: =SE(CONDIÇÃO; VERDADEIRO;
FALSO)
Se a condição for satisfeito, então, ela executará o que está no argumento “Verdadeiro”; caso
contrário o que está em “Falso”. Veja o exemplo:
Na planilha acima, usou-se a função SE para saber a situação final dos alunos de acordo com
sua média final, considerando que a média do colégio era seis (6).
Essa situação foi feita apenas com dois argumentos, mas pode ser usado quantos quiser.
Vejamos outro exemplo:
Nesta mesma planilha você quer saber quais os alunos que passaram, os que ficaram em
recuperação e os que foram reprovados, para isso basta acrescentar o argumento “recuperação” a
sintaxe. Desse jeito: =SE(F6>=6;"aprovado";SE(F6>=5;"recuperação";SE(F6<5;"reprovado")))
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Pacote Microsoft Office 2003 – Excel
O raciocínio que a função usou foi o seguinte; no primeiro exemplo. Se a média do aluno (F6)
for maior ou igual a seis (>=6;) o aluno está aprovado se for menor que seis ele está reprovado
(“aprovado”;”reprovado”).
No segundo exemplo o raciocínio é o mesmo a diferença é que foi usado mais um argumento,
ficou assim: se a média do aluno fosse maior ou igual a seis média da escola (F6>=6) ele estaria
aprovado, se a média fosse maior ou igual a cinco (F6>=5) ele estaria em recuperação e se fosse
menor que cinco (F6<5) ele estaria reprovado.
Obs: os argumentos (palavras que são usadas na fórmula, ex: aprovado, recuperação e
reprovado) devem ficar sempre entre aspas e separados por ponto e vírgula (;). Todos os parênteses
que forem abertos no decorrer da fórmula deverão ser fechados no final.
Somase
Por exemplo, suponha que você deseja criar uma planilha que calcule certas tarifas para
determinados produtos, mas que nem todos os produtos sejam tarifados. Você poderia criar uma
função SOMASE para que o Excel adicione uma tarifa somente aos produtos especificados.
Vá em “Inserir função” e na caixa que se abre digite SOMASE, clique sobre a função e
confirme com OK. A caixa abaixo será aberta:
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Critérios: É o critério ou condição em forma de número ou texto que definem quais células
serão calculadas.
Cont.se
A função CONT.SE calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde
a determinados critérios.
Por exemplo, vamos supor que você deseje que o Excel calcule quantas vezes determinados
produtos apareceram na planilha. Você pode criar uma função CONT.SE para que o Excel conte
esses produtos e retorne o resultado em forma de número.
Critérios: É o critério na forma de um número, expressão ou texto que define quais células
serão contadas. Por exemplo, os critérios podem ser expressos como 32, "32", ">32", "maçãs", etc.
=CONT.SE( )
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USO DE GRÁFICOS
O gráfico gera uma imagem permitindo comparação entre valores através de visualização
gráfica, como o próprio nome diz.
Construindo um gráfico
Antes de qualquer coisa, precisamos digitar os dados que darão origem ao gráfico. Digite os
valores como mostrado na figura abaixo:
Em seguida selecione os dados desde a célula A2 até a célula B6. Clique no ícone Assistente
De acordo com o
gráfico escolhido,
aqui você
Escolha escolherá o
aqui o tipo subtipo de gráfico.
de gráfico
que quer
usar.
Mantenha o
mouse
pressionado sobre
este botão e você
poderá visualizar o
seu gráfico.
Na figura anterior, clique nos tipos de gráfico para conhecê-los e também conhecer seus
subtipos. Para a nossa planilha, vamos selecionar o tipo Colunas e o subtipo Colunas agrupadas,
conforme a figura.
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Em seguida clique no botão Avançar para passar à etapa 2 da construção do gráfico – dados
de origem do gráfico. Essa etapa mostra o intervalo de dados que você selecionou previamente para
a construção do gráfico. Caso você verifique que esse não é o intervalo correto, pode alterá-lo no
próprio assistente de gráfico bastando para isso selecionar novamente o intervalo correto de dados
no mesmo instante em que o assistente de gráfico estiver ativo.
Visualização
do gráfico
Permite escolher se
a plotagem dos
dados será
horizontalmente em Intervalo dos
linhas ou dados
verticalmente em
colunas
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Repare as várias guias e veja que a guia Título está selecionada. Ela possui as seguintes
opções.
Eixo das categorias (X): Digite o título que aparecerá no eixo X (Digite: "Cidades").
Eixo dos Valores (Y): Digite o título que aparecerá no eixo Y (Digite: "Nº de habitantes").
Agora clique na guia Eixos e verá uma janela conforme a figura a seguir.
Desmarcando as opções Eixo das categorias (X) e Eixo dos valores (Y). Os nomes das
cidades e os valores que identificam o número de habitantes ficarão ocultos.
Clique na guia, Legenda. Nela você pode determinar se deseja ou não que a legenda seja
exibida e selecionar o local onde a mesma deve aparecer. Veja a figura e no caso do gráfico que está
sendo construído, como a legenda não traz nenhuma informação relevante, desmarque essa opção,
você verá que o gráfico vai parecer mais claro, mas atenção, muitas vezes a legenda pode ser de
extrema importância para um melhor entendimento do gráfico.
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Clique na guia Rótulos de dados. Nessa guia você poderá definir se deseja ou não que
rótulos ou valores sejam mostrados diretamente no gráfico. Muitas vezes isso pode ajudar na
interpretação do gráfico, mas em outras pode confundir. Experimente todas as opções, mas ao final
deixe marcada a opção Mostrar valor, que para o gráfico em questão parece ser bastante
interessante. O número de habitantes de cada cidade será mostrado acima da barra que representa
aquele módulo. Veja a figura a seguir:
Rótulos de
dados
Agora clique no botão Avançar e surgirá a Etapa 4 de 4 – local do gráfico. Nessa etapa você
deve determinar o local onde o gráfico que você criou será inserido. Você pode escolher dois locais:
Como nova planilha: você estará criando uma nova guia de planilha e deve dar o nome a ela
no local onde está sendo sugerido Gráfico1. Nesse caso, o gráfico ocupará uma planilha só para ele,
mas mesmo assim continuará vinculado a planilha de origem, significando que toda alteração feita na
planilha afetará também o gráfico.
Como objeto em: você estará inserindo o gráfico como um objeto na planilha escolhida.
Repare que uma lista Drop Down permite que você escolha em qual planilha deseja inserir o gráfico e
já está sendo sugerida a planilha que contém os dados que foram utilizados para a confecção do
mesmo.
Faça como a figura a seguir que mostra a seleção da opção Como nova planilha e foi dado o
nome da planilha Censo 2000 e em seguida, clique no botão Concluir.
A planilha Censo 2000 foi criada e seu gráfico foi inserindo nela. Agora observe que o gráfico
já vem com padrões de fonte e cores definidos, mas você pode alterá-los a qualquer momento. Para
isso, basta dar um clique no local onde deseja mudar e selecionar as alterações a serem feitas.
Você ainda pode fazer várias alterações em seu gráfico como redefinir alguns parâmetros que
foram definidos nas etapas do assistente de gráfico, mudar o tipo e o subtipo de gráfico, alterar o
local do gráfico, fazendo com que ele passe a ser um objeto em alguma planilha ao invés de ser uma
planilha. Para fazer essas modificações, repare que você possui na barra de menus a opção Gráfico.
Clique nela e vejamos algumas de suas opções. Veja a figura a seguir:
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Dados de origem: permite selecionar novamente os dados que originam o gráfico. Pode-se
adicionar ou excluir dados do gráfico através desta opção.
Opções de gráfico: permite redefinir opções da etapa 3 do assistente de gráfico, onde você
possui as guias Título, Eixo, Linhas de grade, Legenda, Rótulos de Dados e Tabelas de dados.
Local: permite redefinir o local do gráfico. Você pode escolher nesse momento que o gráfico
deve ser um objeto na planilha desejada. Lembre-se que nesse caso o melhor é escolher o gráfico
como objeto na planilha que possui os dados necessários para a sua confecção. E importante saber
que ao definir o gráfico como um objeto em uma planilha ele deve ser redimensionado e muitas vezes
ainda é necessário alterar o tamanho das fontes utilizadas nos títulos, legendas, etc. para que o
mesmo possa ser mais bem visualizado.
Selecione a opção Tipo de gráfico e mude o tipo do gráfico para Pizza, mantendo o subtipo
aquele que o Excel sugere. Em seguida clique no botão OK. Observe que seu gráfico é alterado para
o novo subtipo escolhido. Após, clique no menu Gráfico > Opções de gráfico. Vá até a planilha
Legenda e marque a opção Mostrar legenda. Clique em OK. Veja a figura abaixo exibindo o gráfico
com as novas modificações
m) Uma outra opção para formatar o gráfico, depois de pronto, consiste em clicar, na barra de
Menu, no comando Gráfico e Opções de Gráfico. A tela que aparece é a mesma do assistente de
gráfico na etapa 3.
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BANCO DE DADOS
Classificar
ClassificandPara classificar de uma maneira simples e rápida basta utilizar as ferramentas de
Como exemplo, digite os dados mostrados na figura abaixo e aplique as classificações que
desejar.
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Filtrar
O recurso filtrar permite que você visualize rapidamente conteúdos numa planilha e um modo
bem prático de defini-los é através do auto-filtro.
AutoFiltro
Como o nome diz, ele filtra os dados e quando você precisar imprimir, serão impressos
somente os dados filtrados. Além disso, o filtro pode ser facilmente removido. Você seleciona os
dados necessários sem precisar alterar a planilha original nem criar uma nova.
Inserindo AutoFiltro
Para utilizar o recurso AutoFiltro, digite a tabela conforme mostra a figura abaixo:
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Para utilizar o recurso, clique em qualquer célula da área de dados da planilha, por exemplo,
a célula A2. Clique no menu Dados > Filtrar > AutoFiltro. Ao selecionarmos este comando, no título
de cada coluna é transformado em uma lista com os valores de cada coluna – observe as pequenas
setas que surgiram - conforme destacada na figura a seguir:
Vamos fazer com que sejam exibidos, por exemplo, apenas os nomes iguais a Eduardo. Dê
um clique na setinha para baixo ao lado da coluna Nomes. Será exibida uma lista com todos os
nomes. Dê um clique em Eduardo, conforme indicado na figura a seguir:
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Serão exibidos apenas os nomes iguais a Eduardo, conforme indicado na figura a seguir.
Observe também que a setinha mudou sua cor para azul, indicando que nesta coluna foi feita uma
filtragem.
Personalizando a filtragem
Vamos para outro exemplo. Para filtrar os telefones que comecem com 3333, clique na seta
ao lado de Telefones e selecione a opção Personalizar. Surge a janela Personalizar AutoFiltro, na
caixa de texto abaixo de Telefone você deve selecionar a opção começa com e na frente digitar
3333. Em seguida clique no botão OK. Veja a figura a seguir:
Após a filtragem dos dados a planilha deve ficar como a figura a seguir:
Você deve ter observado que além da caixa de texto que preencheu existe outra e entre elas
as opções E e OU. Significa que você pode fazer duas filtragens de dados no mesmo campo,
relacionando as duas.
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A opção E associada a uma segunda condição significa que você deseja que as duas
condições devem ser atendidas na filtragem ao mesmo tempo.
A opção OU associada a uma segunda condição significa que você deseja que uma condição
ou a outra seja atendida.
Colocando isso num exemplo prático, no caso da planilha, clique na setinha ao lado de
Telefone, escolha a opção Personalizar marque a opção E, configure a segunda condição como a
primeira – começa com - porém trocando o prefixo do telefone para 4444 e clique no botão OK. Veja
a figura:
Observe que não foi mostrado nenhum dado da planilha. Isso pode ser explicado pelo motivo
de não existir nenhum telefone que comece com 3333 e 4444 ao mesmo tempo.
Retire o filtro feito clicando no menu Dados > Filtrar > Mostrar todos e repita o processo
anterior, marcando agora a opção OU e clique no OK. Observe que agora foram exibidos os telefones
que começam com 3333 e também os que começam com 4444, visto que a condição especificada é
que devem ser exibidos àqueles telefones que comecem com 3333 ou que comecem com 4444.
Formulários
Quando temos dados para digitar em listas grandes, podemos recorrer à ajuda dos
formulários do Excel. Digitar dados num formulário muitas vezes é mais prático que digita-los
diretamente na lista.
Antes de trabalhar com formulários vamos entender os termos usados. Um formulário é uma
caixa de diálogo com vários campos. Cada campo representa uma coluna da lista. O conjunto de
todos os dados de uma linha da tabela compõe um registro.
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Subtotais
O comando Subtotais permite obter várias informações de uma lista de dados. Vamos partir
da planilha Preços de automóveis. Com o comando Subtotais podemos obter informações como as
seguintes:
Vamos usar os subtotais para saber qual é o preço médio dos carros em cada categoria.
Faça assim:
1. Selecione os dados da tabela e classifique-a primeiro por categoria e depois por preço
decrescente. Caso não se lembre como fazer isso volte atrás no item Classificação desta apostila;
5. Clique em OK.
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OUTROS RECURSOS
Ferramentas de Desenho
Assim como no Word, o Excel apresenta opções de criação de desenhos que podemos inserir
em nossa planilha. Para isto, devemos deixar ativa a barra de ferramentas de desenho, que é
detalhada no item a seguir.
Para facilitar no nosso trabalho com criação de desenhos, a barra de ferramentas chamada
“Desenho” que pode ser ativada através das seguintes opções: a) no menu “Exibir” selecione a opção
“Barra de ferramentas” e em seguida “Desenho”, b) no menu “Ferramentas”, selecione a opção
“Personalizar...” e na guia “Barra de ferramentas” da caixa de diálogo selecione “Desenho”, c)
clicando com o botão direito do mouse numa área livre próxima às barras de ferramentas e
selecionando a opção “Desenho” e d) pela barra de ferramentas de padrão, como mostra a figura
abaixo:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
2. Seleciona objetos.
4. Desenha linha.
5. Desenha seta.
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9. Inserir WordArt.
11. Inserir clip-art (desenhos que fazem parte do catálogo do pacote Office da Microsoft).
WordArt
WordArt é um recurso de criação de textos com caráter de objeto, onde podemos alterar
tamanho, forma, modelo etc. A figura abaixo mostra um exemplo da galeria de opções do WortArt.
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Após inserirmos um objeto tipo “WordArt” voltamos à tela da área de trabalho do Word e
podemos modificá-lo com auxílio da barra de ferramentas “WordArt” que fica ativa automaticamente
ao clicarmos sobre o objeto, ou ainda através das opções que já conhecemos de ativar e desativar
barras de ferramentas.
A figura abaixo detalha os ícones de atalhos que são exibidos nesta barra de ferramentas.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Inserir WordArt.
5. Forma da WordArt.
6. Disposição no texto.
9. Alinhamento da WordArt.
Caixa de Texto
A opção de caixa de texto cria um retângulo onde podemos digitar um texto que será
independente ao texto normal – digitado na página comum – e seu comportamento será semelhante
a qualquer outra forma de objeto ou imagem inserida no documento, no entanto, as formatações de
texto podem ser aplicadas comumente aplicadas ao texto comum.
Diagrama ou Organograma
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Desenhando
Para fazer um desenho no Excel basta clicar sobre a ferramenta desejada que ela ficará
disponível. Vá com o mouse até o local onde deseja fazer seu desenho e mantenha o botão esquerdo
do mouse pressionado, arrastando-o até atingir o tamanho desejado.
Para alterar o tamanho de qualquer forma de objeto ou imagem, basta clicar sobre o item
desejado e uma borda em torno auxiliará. No meio e nos cantos desta borda, um quadradinho ou
uma bolinha servirá de referencial para aumentar e diminuir o tamanho do objeto ou imagem.
Auto-Formas
São formas de desenho mais comuns que podem ser inseridas através do ícone de atalho na
barra de ferramentas de desenho chamado “auto-formas”. A inserção de uma auto-forma é
semelhante à de qualquer desenho ou imagem no documento.
Inserir Imagens
A barra de ferramentas de desenho oferece a opção de inserir imagens do arquivo, onde, se
clicarmos sobre este ícone, a caixa de diálogo de diálogo de “inserir imagem” aparecerá para
buscarmos imagens gravadas nos discos ou dispositivos removíveis.
Além desta opção, podemos inserir imagens através do menu “Inserir” e na opção “Imagem”
podemos selecionar qual tipo de imagem entre “clip-art” desenhos que fazem parte do catálogo do
pacote Office da Microsoft), “do arquivo”, “do scanner ou câmera...”, “novo desenho”, “auto-formas”,
“wordart”, “organograma” ou “gráfico”.
Agora cada vez que o mouse for posicionado sobre a célula que recebeu o comentário este
será exibido. Um pequeno ponto vermelho indicará as células que possuem comentários.
Comentário inserido na
célula A2
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Ocultando/exibindo comentários
Para que os comentários fiquem visíveis sem a necessidade do mouse, clique sobre o menu
Exibir > Comentários. Para ocultá-los, clique novamente em Exibir > Comentários, desmarcando a
opção.
Editando comentários
Para editar o comentário, basta selecionar a célula que o contém e em seguida clicar no
menu Inserir > Editar comentário.
Excluindo comentários
Para excluir o comentário, basta selecionar a célula que o contém e em seguida clicar no
menu Editar > Limpar > Comentários.
Proteger planilha
Você pode proteger suas planilhas de diversas formas, com senha, através de opções de
salvamento ou ainda bloqueando alterações de dados. Aqui vamos apresentar algumas destas
opções.
Podemos definir uma senha para leitura da planilha e outra para alteração da planilha. Ao
abrir a planilha, em primeiro lugar será solicitada a senha para leitura. Em seguida, é solicitada a
senha para alteração (caso esta tenha sido definida).
Se o usuário souber apenas a senha para leitura, ele poderá abrir a planilha, porém, não
poderá fazer alterações. Se ele souber a senha para alteração, poderá alterar a planilha e salvar as
alterações.
As senhas são definidas para cada planilha individualmente. Um detalhe importante é que, se
você esquecer a senha de leitura, não será mais possível abrir a planilha. A única maneira de voltar a
ter acesso à planilha é lembrando da senha. Se você esquecer a senha de gravação, poderá abrir a
planilha, porém, não poderá fazer alterações.
2. Selecione o comando Arquivo -> Salvar como. Surgirá a janela indicada na figura a seguir:
3. Dê um clique no botão Opções. Na janela que surge (conforme indicado na figura a seguir),
você pode definir uma senha para leitura (senha de proteção) e também uma senha para
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gravação/alteração (senha de gravação). Se for definida apenas a senha de proteção, a senha será
solicitada na abertura da planilha. Se você fornecer uma incorreta, a planilha não será carregada. Se
você definir apenas a de gravação, a senha será solicitada no momento da abertura da planilha. Se
você não fornecer a senha de gravação ou fornecer uma incorreta, a planilha será carregada, porém,
não poderá ser alterada. Na figura a seguir, definiremos uma senha de proteção e também uma de
gravação:
4. Após digitar as senhas, dê um clique no botão OK. Será exibida uma janela pedindo
confirmação para a senha de proteção. Digite a senha novamente e dê um clique em OK. Surgirá
uma janela pedindo a confirmação da senha da gravação. Digite-a novamente e dê um clique em OK.
Você estará de volta à janela Salvar como. Dê um clique no botão Salvar. Você estará de volta à
planilha.
5. Feche a planilha.
6. Abra a planilha novamente e observe que, em primeiro lugar, será solicitada a senha de
proteção. Digite-a, conforme indicado na figura a seguir, e dê um clique no botão OK:
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Se você não digitar a senha ou digitar uma incorreta, a planilha não será aberta.
Se você não souber a senha, pode clicar no botão Somente leitura. A planilha será aberta,
porém, não poderão ser feitas alterações.
Se você não quiser mais utilizar senhas em uma planilha, utilize o comando Arquivo -> Salvar
como. Na janela que surge, dê um clique no botão Opções e defina as duas senhas em branco. Salve
a planilha. Na próxima vez que a planilha for aberta, não serão mais solicitadas as senhas de
proteção e gravação.
Para bloquear ou ocultar as fórmulas em uma planilha, faça o seguinte: selecione todas as
células da tabela que vão ser bloqueadas e ocultadas, clique no menu Formatar, Células, Proteção e
desative as seguintes opções: Bloqueadas ou Ocultadas.
Bloquear células ou ocultar fórmulas não tem nenhum efeito a não ser que a planilha esteja
protegida. Para proteger a planilha, escolha “Proteger” no menu “Ferramentas” e, em seguida,
“Proteger planilha”, O uso de senha é opcional.
Se você perder ou esquecer a senha, esta não poderá ser recuperada. É recomendável
manter uma lista de senhas e nomes de pastas de trabalho e planilhas correspondentes em um local
seguro. (Lembre-se de que as senhas distinguem maiúsculas de minúsculas.).
Dê um clique sobre uma fórmula protegida e tecle Delete para apagar a fórmula.
A célula ou gráfico que você está tentando alterar estão protegidos e, portanto, são somente
leitura.
Para modificar células ou gráficos protegidos, primeiro remova a proteção usando o comando
Desproteger Planilha (menu Ferramentas, submenu Proteger). Uma senha pode ser solicitada a você.
Para proteger também a pasta inteira de trabalho, vamos antes fazer algumas alterações: Clique em
Ferramentas, Opções. Ative ou Desative as opções e clique em OK.
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Cuidado: se você perder ou esquecer a senha, não será possível recuperá-la. (Lembre-se de
que, nas senhas, há diferenciação entre maiúsculas e minúsculas).
Para proteger um documento importante do Microsoft Office Excel 2003 contra visualização
de suas tabelas e elementos gráficos.
Clique no menu Arquivo, Salvar como, Ferramentas, Opções gerais, Digite a senha, OK,
Redigite a senha, OK, Salvar.
Ocultar / reexibir
É possível ocultar colunas ou linhas de sua planilha, para melhor visualização de dados, por
exemplo. Para isto, basta selecionar as colunas ou as linhas que deseja ocultar e clicar com o botão
direito do mouse sobre a seleção e clicar em “ocultar”. Para reexibir, selecione as linhas ou colunas
adjacentes e faça o mesmo procedimento selecionando “reexibir”.
No menu “janela”, se seleciona a opção “ocultar”, irá ocultar a janela que está ativa, ou seja, a
pasta de trabalho.
Congelar painéis
A opção congelar painéis é muito utilizada para planilhas longas cujo título deve ficar ativo
quando descermos na página para orientação. Nestes casos, vá no menu “janela” e selecione a
opção “congelar painéis”. Caso deseje um painel específico, selecione o trecho.
Formatação condicional
O Excel possui uma função que permite ao usuário aplicar formatos especiais na planilha,
dependendo do seu resultado. Esta função se chama Formatação Condicional.
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Para usar valores nas células selecionadas como os critérios de formatação, clique em O
valor da célula é, selecione a frase de comparação e digite um valor constante ou fórmula. Se você
inserir uma fórmula, deverá precedê-la de um sinal de igual (=).
Para usar uma fórmula como critérios de formatação (para avaliar dados ou uma condição
diferente dos valores nas células selecionadas), clique em A fórmula é e insira a fórmula que avalia
para um valor lógico VERDADEIRO ou FALSO.
Clique em Formatar.
Selecione a formatação que você deseja aplicar quando o valor da célula atender à condição
ou a fórmula retornar o valor VERDADEIRO.
Você pode especificar até três condições. Se nenhuma das condições especificadas for
verdadeira, as células manterão os formatos existentes.
Observação Usando várias condições: Se mais de uma condição especificada for verdadeira,
o Microsoft Excel aplicará somente os formatos da primeira condição verdadeira, mesmo que mais de
uma condição seja verdadeira.
Para alterar os formatos, clique em Formatar para a condição que você deseja modificar.
Para selecionar outra vez formatos na guia atual da caixa de diálogo Formatar Células, clique
em Limpar e selecione novos formatos.
Para remover uma ou mais condições, clique em Excluir e, em seguida, marque a caixa de
seleção das condições que você deseja excluir.
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Neste primeiro exemplo, vamos fazer com que os valores acima de R$ 700,00 sejam exibidos
em negrito. Execute os procedimentos a seguir:
Selecione a área de células C7:H21. Para que o comando tenha sucesso, é necessário
selecionar a área de células previamente;
Abra o menu Formatar e clique sobre o comando Formatação Condicional. Será exibida uma
caixa de diálogos, assim como a mostrada na figura abaixo:
Como nossa condição para formatação tem como base um valor determinado, devemos
manter a expressão O valor da célula é, no primeiro menu desdobrável;
O segundo menu trata do operador da condição. Como queremos atingir somente as células
cujos valores excedem 700, é escolhido no menu o operador maior do que.
Clique sobre o botão . Será exibida uma caixa de diálogos, como a mostrada na
figura abaixo:
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Segundo o requerimento, os valores maiores que 700 deverão ser formatados apenas com o
estilo negrito. Clique no botão OK para finalizar a operação.
Nomear intervalos
Um nome é um identificador de célula fácil de ser lembrado, criado para servir de referência a
uma célula, grupo de células, valor ou fórmula.
Para inserir um nome a uma célula ou trecho, você deverá selecionar e e clicar duas vezes na
caixa de nomes e digitar o nome que deseja inserir. Oriente-se pela figura abaixo:
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EXCEL NA INTERNET
O Microsoft Excel também pode ser usado para a criação de planilhas na Internet. Para tanto,
devemos salvar o arquivo criado como HTML, isto é, gravá-lo como uma página da WEB. O Excel,
além desse recurso, também permite a possibilidade de navegação pelas planilhas gravadas no
formato HTML.
Para que a conversão de planilhas do Excel para o formato HTML seja possível, basta
clicarmos no menu Arquivo, e em seguida, em Salvar como Página da Web... conforme figura abaixo:
Com esse procedimento, aparecerá uma caixa de diálogo onde poderá ser especificada a
pasta em que o arquivo será salvo, assim como o nome que ele receberá. O Excel automaticamente
gravará o arquivo com a extensão HTML.
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No Exemplo acima, repare a que opção Pasta de trabalho inteira está selecionada. Neste
caso, todas as planilhas pertencentes ao arquivo salvo em HTML poderão ser navegadas.
Muitas vezes, queremos apenas alguns elementos de uma planilha específica para a
conversão em HTML. Para tal, devemos apenas selecionar as células que gostaríamos de converter
e, como no exemplo acima, clicarmos no menu Arquivo, e em seguida, em Salvar como Página da
Web... Na caixa de diálogo, devemos selecionar a opção Seleção: planilha, que encontra-se ao lado
da opção Pasta de trabalho inteira.
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ANEXO I – TECLAS DE ATALHO
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Teclas de
“Ctrl” + ... Função Função
Função
A Abrir F1 Ajuda
B Salvar F2 Editar
C Copiar seleção F3 Nome
W Fechar documento
X Recortar seleção
Z Desfazer
0 Ocultar colunas
1 Formatar células
9 Ocultar linhas
F1 Exibe ou oculta painel de tarefas
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ANEXO II - EXERCÍCIOS
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ANEXO II - EXERCÍCIOS
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ANEXO II - EXERCÍCIOS
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Construa uma
planilha no
Excel como a
figura ao lado,
faça os cálculos
das partes
hachuradas e
insira um
gráfico de total
de receitas x
total de
despesas dos
meses Março,
Abril e Maio,
conforme figura
da próxima
página.
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ANEXO II - EXERCÍCIOS
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Construa as seguintes planilhas no Excel em um mesmo arquivo, faça os cálculos onde o texto
está em destaque:
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ANEXO II - EXERCÍCIOS
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ANEXO II - EXERCÍCIOS
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ANEXO II - EXERCÍCIOS
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QUESTÕES DE CONCURSOS
Seguem abaixo algumas questões sobre Excel de diversos Concursos Públicos recentemente
realizados. Suas soluções estão de acordo com o publicado pelas instituições responsáveis.
01. O que você digita em uma célula vazia para iniciar uma fórmula?
(a) (B3:B6) (b) B3:B6 (c) (B3,B6) (d) B3,B6 (e) B3;B6
06. No Excel, qual deverá ser a sintaxe da fórmula cujo resultado seja 24:
(a) 9+3*2 (b) =9+3*2 (c) (9+3)*2 (d) =(9+3)*2 (e) n.d.a
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ANEXO II - EXERCÍCIOS
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A) Formatar/ Células.../ Guia Número/ Categoria: Contábil/ Casas decimais: 2/Símbolo: R$/
OK
B) Formatar/ Células.../ Guia Número/ Categoria: Moeda/ Casas decimais: 2/Símbolo: R$/ OK/
botão Classificação crescente
C) Formatar/ Células.../ Guia Número/ Categoria: Número/ Casas decimais: 2/ Usar separador
de milhar/ OK/ botão Classificação crescente
D) Formatar/ Células.../ Guia Número/ Categoria: Geral/ Casas decimais: 2/ Símbolo: R$/ OK/
botão Classificação crescente
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ANEXO II - EXERCÍCIOS
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A) Beth e Ieda
B) Beth e Jose
C) Ieda e Jose
D) Ana e Ieda
GABARITO
1 C 2 A 3 D 4 E 5 A
6 D 7 D 8 C 9 C 10 B
11 B
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