Leccion 11.2-Informes

Crystal Reports para Visual Basic 7
C A P T U L O
Generacin de informes
Utilice los siguientes pasos como gua para generar informes con Crystal Reports. Nota Debe crear los informes que desee tener disponibles a travs de su aplicacin antes de empezar a trabajar con los controles personalizados. No puede crear informes mediante los controles personalizados.
Puesta en marcha
1 Abra Crystal Reports. 2 Haga clic en el botn Nuevo informe de la barra de botones. Aparecer la Galera de informes. haga clic en uno de los botones de Asistente para la creacin de informes para obtener Ayuda paso a paso acerca de la creacin de un informe, haga clic en el botn Otro informe para utilizar otro informe como plantilla para crear su informe, o bien haga clic en el botn Personalizado para generar un informe personalizado. 3 Cuando haga clic en el botn Personalizado, se expandir la Galera de informes. Nota La Galera de informes no aparecer si elige el comando Nuevo del men Archivo para crear un nuevo informes; slo aparecer cuando haga clic en el botn Nuevo informe de la barra de botones y tiene activada la casilla de verificacin Utilizar la galera de informes para nuevos informes en la ficha Nuevo informe del cuadro de dilogo Opciones de archivos.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 7 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
Captulo 2 Generacin de informes
Seleccin de un tipo de informe

Haga clic en el botn Tipo de informe correspondiente al informe que desea crear: Haga clic en el botn Informe personalizado para crear un informe estndar en formato de filas y columnas o de bloque de datos. Haga clic en el botn Ref. cruz. personalizada para crear un informe de referencias cruzadas que presente los datos resumidos en una estructura de filas y columnas similar a una hoja de clculo. Los informes de referencias cruzadas son fciles de leer y resultan tiles para realizar comparaciones rpidas o identificar tendencias. Haga clic en Etiqueta personalizada para crear etiquetas de correo o elementos de tipo etiqueta.
Seleccin de un origen de datos

Haga clic en el botn Tipo de datos para elegir el origen de datos que desea utilizar para crear su informe: Haga clic en el botn Archivo para activar una o ms tablas de bases de datos para utilizar en su informe. Aparecer el cuadro de dilogo Elegir archivo de base de datos. Seleccione una tabla de base de datos que desea activar para su informe y haga clic en Aceptar cuando termine. Haga clic en el botn SQL/ODBC para abrir alguna de la amplia variedad de orgenes de datos SQL compatibles con Crystal Reports. Aparecer el cuadro de dilogo Iniciar sesin en servidor. Inicie una sesin en el servidor deseado y elija las tablas SQL que desee utilizar en su informe.
Vinculacin de tablas de bases de datos

Si ha seleccionado dos o ms tablas de bases de datos, necesitar vincularlas. Vincule tablas de bases de datos de forma que los registros de una base de datos coincidan con los registros relacionados de otra. Para vincular, utilice un campo que sea comn a las dos bases de datos. Crystal Reports utiliza el vnculo para emparejar los registros de una base de datos con los de la otra. Cuando elija mltiples tablas, aparecer el Asistente de vinculacin visual. Utilice este asistente para vincular dos o ms bases de datos juntas. Puede vincular tablas de bases de datos manual o automticamente.
Crystal Reports para Visual Basic
Manualmente
4 Resalte un campo de la base de datos que desea vincular y que sea comn con otro campo de la segunda base de datos con la que quiere establecer el vnculo. 5 Arrastre el campo de la primera base de datos a la segunda. Si el vinculo es posible, aparecer una lnea de vnculo para indicar el vnculo conseguido. 6 Para modificar un vnculo, resalte la lnea de vnculo y haga clic en el botn Opciones. Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de vinculacin, donde podr realizar los cambios deseados.
Automticamente
7 Haga clic en el botn Vinculacin inteligente del Asistente de vinculacin visual. 8 La caracterstica de Vinculacin inteligente crear automticamente vnculos lgicos entre las tablas de su informe. Si no es posible establecer vnculos, se mostrar un mensaje.
Descripcin del entorno de diseo

La ventana Diseo aparece con secciones Ttulo, Encabezado de pgina, Detalles, Pie de pgina y Resumen vacas que puede utilizar en el diseo de su informe. Para crear su informe, inserte y d formato a elementos en cada una de esas secciones. Cada una de las secciones del informe tiene sus propias caractersticas de impresin: la seccin Ttulo se imprime una vez al principio del informe, la seccin Encabezado de pgina se imprime al principio de cada pgina, la seccin Detalles se imprime una vez por cada registro, la seccin Pie de pgina se imprime al final de cada pgina, y la seccin Resumen se imprime una vez al final del informe. Es importante comprender estas caractersticas pues afectan a cundo y a con qu frecuencia se van a imprimir los datos.
Seleccin de campos
Cuando abre un informe nuevo aparece en la pantalla, junto a la ventana Diseo, el cuadro de dilogo Insertar campo de base de datos. Este cuadro de dilogo muestra una lista de todos los campos de la tabla de base de datos activa disponible actualmente para utilizarla con su informe. Para acelerar la entrada de mltiples campos, este cuadro permanecer en la pantalla hasta que haga clic en el botn Terminar. Seleccione el campo o los campos que desee que aparezcan en el informe. Puede: resaltar un campo cada vez, hacer clic en el botn Insertar y colocar el campo en su informe, resaltar un campo cada vez y arrastrarlo a su informe, utilizar la combinacin Mays-clic para seleccionar una serie de campos contiguos o la combinacin Ctrl-clic para seleccionar aleatoriamente campos de la lista y arrastrarlos hasta su informe. Nota Si coloca mltiples campos, aparecern unos al lado de los otros en el mismo orden en que aparecen en el cuadro de dilogo Insertar campo de base de datos. Crystal Reports marca la posicin de cada campo con un cuadro rectangular. Los caracteres del cuadro indican si el campo es de texto (XXX...), nmeros (555...), moneda ($555...), fecha (AAAA-M...) o Booleano (T/F). El nmero de caracteres del cuadro indica el nmero de caracteres permitido en el campo de la base de datos. Puede modificar la apariencia de los campos si elige el comando Opciones del men Archivo y hace clic en Mostrar nombres de campo en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones de archivo. Ahora, cada campo estar indicado por su nombre en lugar de por su carcter correspondiente. Crystal Reports colocar automticamente los ttulos de campo correspondientes a cada campo en la seccin Encabezado de pgina justo encima del campo correspondiente. Puede desactivar esta opcin si elige el comando Opciones del men Archivo y desactiva la opcin Ttulos de campos de detalle de la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones de archivo.
Traslado, cambio de tamao, formato y eliminacin de campos

9 Para mover, cambiar el tamao, dar formato, agregar bordes y colores, eliminar o insertar un subtotal, un resumen o un total general en un campo, primero deber hacer clic en el campo para seleccionarlo. Cuando selecciona un campo, aparecen unos controladores negros en los lados derecho e izquierdo del campo para indicar que est seleccionado Nota Puede seleccionar mltiples campos al mismo tiempo si utiliza el mtodo Mays-clic o elige el comando Seleccionar campos del men Edicin. El comando Seleccionar campos activa un cursor en forma de cruz con el que puede arrastrar y dibujar un rectngulo para enmarcar el campo o los campos deseados, conocido como la tcnica de seleccin de marquesina. 10 Una vez seleccionado un campo, podr indicar a Crystal Reports qu quiere hacer con l: Para mover un campo, arrstrelo hasta la posicin deseada. Para cambiar el tamao de un campo, arrastre su controlador izquierdo o derecho hasta que el campo tenga el tamao deseado. Para dar formato a un campo (alineacin, nmero, moneda, presentacin de fecha, etc.), haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el campo y elija el comando Cambiar formato del men contextual. Aparecer un cuadro de dilogo Formato especfico del tipo de datos del campo seleccionado. Realice los cambios deseados y haga clic en Aceptar cuando haya terminado. Para establecer bordes, sombras y rellenos de fondo, haga clic con el botn secundario del mouse en el campo y elija el comando Cambiar bordes y colores del men contextual. Aparecer el cuadro de dilogo Formato de bordes y colores. Realice los cambios deseados y haga clic en Aceptar cuando haya terminado. Para cambiar la fuente, haga clic con el botn secundario del mouse en el campo y elija el comando Cambiar fuente del men contextual. Aparecer el cuadro de dilogo Fuente. Realice los cambios deseados y haga clic en Aceptar cuando haya terminado. Para eliminar un campo seleccionado, simplemente presione SUPR.
Nota Cuando hace clic con el botn secundario del mouse en un campo, ste se selecciona y muestra a la vez un men contextual. Nota Muchas de las opciones de fuentes y formato estn tambin disponibles como botones de la barra de formato.
Ordenacin de los datos del informe

Puede que desee cambiar el modo en que se ordenan los datos en su informe. Ordenar significa establecer el orden en que se muestran los valores. Por ejemplo, la informacin de un listn telefnico est ordenada alfabticamente por nombre para crear un orden y velocidad eficientes en el acceso a los datos contenidos en l. Cuando ordena en Crystal Reports, el programa le pide que seleccione dos cosas: el campo en el cual desea basar la ordenacin (campo de ordenacin) y la direccin de ordenacin (ascendente significa de menor a mayor, 1 a 9, A a Z, Falso a Verdadero; descendente significa de mayor a menor, 9 a 1, Z a A, Verdadero a Falso). Un campo de ordenacin es un campo que determina el orden en que aparecen los datos en su informe. Puede utilizar cualquier campo como campo de ordenacin. Cuando selecciona un campo de ordenacin, Crystal Reports ordena los registros del informe basndose en los valores del campo seleccionado. Los valores de configuracin regional o internacional, as como el tipo de datos del campo, determinan el mtodo con el que se ordenarn los datos para ese campo. Por ejemplo, si los valores son para Estados Unidos: Campos de cadena Los valores de caracteres individuales se ordenan de manera que los espacios en blanco tengan el menor valor, despus los signos de puntuacin, a continuacin los nmeros, despus las letras maysculas y, finalmente, las letras minsculas. Despus se ordenan los valores de dos caracteres, despus los de tres, etc., siguiendo las mismas reglas. Campos de moneda Los campos de moneda se ordenan de forma numrica. Campos de nmero Los campos de nmero se ordenan de forma numrica. Campos de fecha Los campos de fecha se ordenan de forma cronolgica. Campos booleanos Los campos booleanos se ordenan de manera que los valores Falso (0) aparecen primero y despus los valores Verdadero (1).
Crystal Reports le permite realizar ordenaciones por campos individuales o por mltiples campos. Las ordenaciones por campos individuales son ordenaciones en las que todos los registros utilizados en el informe se ordenan basndose en los valores de un nico campo. En las ordenaciones de mltiples campos, Crystal Reports ordena primero los registros basndose en los valores del primer campo seleccionado, ponindolos en orden ascendente o descendente segn se haya especificado. Cuando dos o ms registros tienen el mismo valor de campo en el primer campo de ordenacin, los ordena (slo a estos) basndose en el valor del segundo campo de ordenacin. Por ejemplo, en una ordenacin basada en el apellido y despus en el nombre (en sentido ascendente), "Snchez, Benito" estara antes que "Snchez, Juan". 11 Haga clic en el botn Campos de ordenacin de la barra de botones. Aparecer el cuadro de dilogo Forma de ordenacin de registros. 12 Resalte el campo o los campos que desea ordenar en el cuadro de lista Campos del informe. 13 Haga clic en el botn Agregar. Los campos resaltados se agregarn al cuadro de lista Campos de ordenacin. 14 Especifique la direccin de ordenacin; para ello, haga clic en el botn de opcin correspondiente. Elija Ascendente (A a Z, 1 a 9) o Descendente (Z a A, 9 a 1). 15 Haga clic en Aceptar cuando haya terminado para volver al informe. Crystal Reports ordenar los registros segn su especificacin.
Agrupacin de datos del informe

Crystal Reports le permite agrupar datos en su informe. Un grupo es un conjunto de registros relacionados entre s de alguna manera. Por ejemplo, en una lista de clientes, un grupo podra consistir en todos aquellos clientes que vivan en el mismo cdigo postal o en la misma regin. En un informe de ventas, un grupo podra consistir en todos los pedidos realizados por el mismo cliente o todos los pedidos generados por un determinado representante de ventas. Crystal Reports le permite una gran flexibilidad al agrupar datos. Tambin le ofrece la posibilidad de crear una serie de diferentes tipos de valores de grupo. Un valor de grupo es el valor generado como resultado de una evaluacin, una cuenta o un clculo realizado sobre los datos de un nico grupo. Un subtotal es un tipo de valor de grupo; es la suma de todos los valores de un nico campo, de todos los registros de un grupo. Por ejemplo, si en un informe de ventas realiza un subtotal de las ventas por representantes de ventas, Crystal Reports reunir todos los registros pertenecientes al representante de ventas y totalizar las cantidades de ventas de todos los registros. En un promedio de grupo, Crystal Reports hallar el promedio de los valores de un grupo de registros; en un recuento de grupo, contar los valores de un grupo de registros, etc. Los valores de grupo son herramientas importantes para crear informes eficaces. Crystal Reports le ofrece diversas alternativas para trabajar con datos agrupados.
calcular la suma de los valores, calcular la desviacin estndar o la varianza de los valores, hallar el promedio de los valores, contar los valores, determinar el valor ms alto, y determinar el valor ms bajo del grupo. Si bien puede haber muchos campos de datos en un informe, normalmente slo hay un campo para el que le interesar agrupar los datos. Por ejemplo, en un informe de ventas probablemente ser el campo que enumere la cantidad de ventas; en un informe de comisiones, probablemente ser el campo que muestre la cantidad de comisin, etc. 16 Cuando agrupe datos en un informe, seleccione primero el campo que desee agrupar. Consulte Seleccin de campos, ms adelante en este mismo captulo. 17 Una vez seleccionado el campo, elija el comando Seccin de grupo del men Insertar. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar seccin de grupo. 18 Seleccione un campo (un campo de ordenacin y agrupamiento) para desencadenar el agrupamiento siempre que cambie su valor. Al agrupar los datos por regin, por ejemplo, utilizara el campo Regin para crear un nuevo grupo (y generar un valor de grupo si est seleccionado) siempre que cambie la regin. De la misma manera, el campo Cdigo postal desencadenara un agrupamiento en cuanto cambiara el cdigo postal. Una vez haya realizado estas selecciones simples, Crystal Reports agrupar los datos segn haya especificado.
Creacin de grupos personalizados

La mayora de las veces que ordena y agrupa datos se basa en los valores de un campo del informe. Por ejemplo, si tiene una lista de clientes y desea ordenarla y agruparla por regin, el programa ordenar primero la lista por regin y despus dividir la lista en grupos de regiones siempre que cambie el valor del campo Regin. Sin embargo, en algunas ocasiones puede que no desee agrupar basndose en los valores de uno de los campos del informe. Puede que el informe no contenga el campo por el cual desea agrupar. Por ejemplo, su informe contiene un campo Ciudad y un campo Regin, pero no tiene un campo Pas, y desea agrupar por pas. El informe puede contener el campo por el cual desea agrupar, pero quiz no le guste el agrupamiento basado en los valores de ese campo. Por ejemplo, en el informe puede tener un campo Color que incluya nombres especficos de colores (Verde campo, Azul celeste, Verde esmeralda, Azul marino, etc.) pero
desea que todas las variantes de cada color aparezca en un nico grupo (Verdes, Azules, Rojos, etc.).
El informe puede contener el campo por el que desea agrupar, pero quiz desee especificar determinados valores o intervalos de valores para cada grupo. Por ejemplo, quiz desee que un grupo contenga registros donde las ventas brutas sean menores que cierto valor, un segundo grupo donde las ventas brutas sean mayores que cierto valor y un ltimo grupo donde las ventas brutas estn entre esos dos valores. Crystal Reports suministra un agrupamiento por rdenes especficos como solucin a estas ordenaciones personalizadas y desafos de agrupamiento. El agrupamiento por rdenes especficos le permite crear los grupos que desea que aparezcan en el informe y los registros que contiene cada grupo. La nica limitacin real es que un registro slo se puede asignar a un grupo. Para utilizar el agrupamiento por rdenes especficos, seleccione un orden especfico como opcin de ordenacin siempre que el programa le ofrezca esa opcin. El programa le ofrecer la opcin de orden especfico siempre que cree grupos mediante los comandos Grupo, Subtotal o Resumen del men Insertar o siempre que cree grupos mientras genera un informe mediante uno de los Asistentes para la creacin de informes.
Clculo de resumen y totales

Cuando Crystal Reports calcula un resumen y totaliza los datos, los divide en grupos y realiza la operacin especificada sobre los valores de cada grupo. Esto lo hace automticamente; todo lo que usted tiene que hacer es especificar lo siguiente: el campo que desea resumir o totalizar, el tipo de operacin que va a realizar con ese campo, el campo que va a desencadenar un nuevo grupo siempre que cambie su valor, y el orden de clasificacin.
Insercin de un subtotal
19 Para insertar un subtotal (slo en campos numricos), haga clic con el botn secundario del mouse en el campo y elija el comando Insertar subtotal del men contextual. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar subtotal. 20 Seleccione el campo que desea que desencadene un nuevo subtotal siempre que cambie su valor. 21 Especifique el orden: ascendente (A a Z, 1 a 9) o descendente (Z a A, 9 a 1). 22 Crystal Reports crea una seccin Encabezado de grupo y Pie de grupo y coloca automticamente un subtotal en la seccin Pie de grupo.
Insercin de un total general

23 Para insertar un total general (o un promedio de informe, un recuento de informe, etc.) al final del informe, haga clic con el botn secundario del mouse en el campo y elija el comando Insertar total general del men contextual. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar total general. 24 Seleccione la operacin deseada de la lista desplegable y haga clic en Aceptar cuando termine. 25 Crystal Reports crear una seccin Total general para contener el total general.
Insercin de un resumen
26 Para insertar un resumen (recuento, suma, promedio, desviacin estndar, varianza, mnimo, mximo, etc.) haga clic con el botn secundario del mouse en el campo y elija el comando Insertar resumen del men contextual. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar resumen. 27 Seleccione el campo que desea que desencadene un nuevo resumen siempre que cambie su valor. 28 Especifique la direccin de ordenacin: ascendente (A a Z, 1 a 9) o descendente (Z a A, 9 a 1). 29 Crystal Reports crear una seccin de Encabezado de grupo y de Pie de grupo y colocar automticamente el resumen en la seccin Pie de grupo.
Seleccin de registros
Cuando selecciona un campo para que aparezca en su informe, Crystal Reports, de manera predeterminada, imprime los valores de campo de cada registro de las tablas de la base de datos activa. En muchos casos, quiz no desee incluir todos los valores, sino un subconjunto de esos valores. Por ejemplo, puede que desee incluir registros de un grupo especfico de clientes o de un determinado intervalo de nmeros de cuentas entre el nmero total de registros de la tabla de base de datos activa. Con Crystal Reports esto es fcil. Cuando seleccione registros, est indicando a Crystal Reports que base su informe slo en aquellos registros que cumplan determinadas condiciones que usted ha establecido. Usted basa dichas condiciones en la clase de informacin que desea incluir en el informe final. Por ejemplo, suponga que quiere que un informe muestre nicamente los datos de California. Su tarea es encontrar la mejor manera de identificar los registros procedentes de California.
Si la tabla que utiliza para el informe tiene un campo rea o un campo Regin, puede especificar en su peticin que el programa utilice nicamente aquellos registros en los que el valor de esos campos sea igual a California. Si la tabla no tiene un campo rea pero desea un informe slo con los datos de California, debe ser capaz de identificar los datos de alguna otra manera. Por ejemplo, si la tabla tiene un cdigo postal o un cdigo de rea, puede basar la seleccin de registros en el intervalo de cdigos postales que se apliquen a California (Cdigo postal entre n y N) o en los cdigos de rea de California (Cdigo de rea es uno de x, y,... z). El Asistente de seleccin de registros de Crystal Reports simplifica la especificacin de los registros que desea incluir en el informe. Basta con seleccionar el campo en el que desea basar la seleccin y establecer los criterios de seleccin. Si quiere establecer criterios adicionales para el campo seleccionado o si desea basar la seleccin de registros en campos adicionales, el asistente le suministra las herramientas que necesita para ello. Puede comenzar su trabajo con el Asistente de seleccin de registros de una de estas dos maneras: Resalte el campo del informe en el desea basar la seleccin de registros y haga clic en el botn Seleccionar registros de la barra de botones. El programa abrir el Asistente de seleccin de registros ya preparado para que establezca las condiciones para el campo resaltado. Sin resaltar un campo del informe, haga clic en el botn Seleccionar registros. Aparecer el cuadro de dilogo Elija un campo. Seleccione el campo en el que desee basar la seleccin y haga clic en Aceptar. Aparecer el Asistente de seleccin de registros.
Para seleccionar registros

30 Abra el Asistente de seleccin de registros. 31 Utilice los cuadros desplegables para especificar los criterios de seleccin para el campo seleccionado. 32 Si desea basar la seleccin de registros en ms de un campo, haga clic en la ficha Nuevo y elija el siguiente campo del cuadro de dilogo Elija un campo cuando aparezca. 33 Haga clic en Aceptar cuando haya terminado para volver a su informe. Crystal Reports realizar la seleccin de registros segn haya especificado.
N primeros
Muchas veces quiz desee mostrar nicamente los primeros o los ltimos grupos de un informe: las lneas de productos que ms se venden, las regiones de venta menos productivas, las regiones que generan ms pedidos, etc. Puesto que este tipo de seleccin de grupos es tan frecuente, el programa incluye una funcin para establecerlo fcilmente. Puede establecer una seleccin de grupos N primeros (o N ltimos) si utiliza el comando Asistente de N primeros/Grupo de orden del men Informe. Mediante este asistente puede especificar si desea mostrar los grupos N primeros o N ltimos y despus especificar qu nmero es N. Por ejemplo: si desea crear un informe sobre las tres lneas de productos ms vendidos, seleccione N primeros N y establezca N a tres, o bien si desea realizar un informe sobre las cinco regiones de ventas menos productivas, seleccione N ltimos y establezca N a cinco. El programa mostrar aquellos grupos de su especificacin. Hay otra consideracin con respecto a la seleccin de grupos N primeros: qu hacer con todos los registros de los otros grupos que no entren dentro del criterio N primeros o N ltimos que ha establecido. Necesita decidir si eliminar completamente esos registros del informe o enviarlos todos juntos a un nico grupo con el nombre que especifique. El programa le permite cualquiera de las dos opciones si activa o desactiva la casilla de verificacin incluye otros, con el nombre de acuerdo con Asistente de N primeros/grupo de orden.
Creacin de frmulas
Si desea crear una frmula para calcular valores numricos, comparar un valor con otro y seleccionar acciones alternativas basadas en la comparacin, combinar mltiples cadenas de texto en una sola, realizar clculos o comparaciones de datos, etc.: 34 Haga clic en el botn Insertar frmula de la barra de botones. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar frmula. 35 Escriba un nombre para la frmula y haga clic en Aceptar. Aparecer el Editor de frmulas. Utilice el Editor de frmulas para crear, probar y modificar la frmula 36 Especifique los campos, operadores y funciones en el cuadro de texto Frmula; para ello, haga doble clic en ellos dentro de su respectivos cuadros de lista. Puede obtener informacin completa acerca de cada funcin y operador disponible mediante el botn Ayuda.
Nota Cada frmula es una cadena de texto que se puede escribir directamente en el cuadro de texto Frmula, as como mediante la seleccin de componentes de los cuadros de lista.
37 Cuando termine de realizar modificaciones, haga clic en el botn Aceptar. Crystal Reports comprobar la sintaxis de la frmula y, si es correcta, cerrar el Editor de frmulas. 38 Coloque el campo de frmula en el lugar del informe donde quiera que aparezca.
Agregar un grfico o un diagrama

Crystal Reports le permite incluir en su informe grficos y diagramas sofisticados y llenos de colorido. Cuando agrega un grfico a su informe, est representando grficamente la informacin de resumen y de subtotal. Por tanto, antes de que pueda agregar un grfico deber tener al menos un grupo y un resumen o un subtotal en su informe. Por ejemplo, si tiene un informe de ventas agrupado por Regin y un subtotal de las Ventas del ltimo ao de cada regin, puede crear rpidamente un grfico que muestre las ventas por regin. En Crystal Reports es fcil agregar y modificar grficos con el Asistente de grficos y diagramas. Utilice el asistente cada vez que desee crear o modificar grficos. El asistente le conducir paso a paso por la creacin de sus grficos. Haga clic en el botn Insertar diagrama de la barra de botones para tener acceso al Asistente de grficos y diagramas. Ficha Tipo Cuando empiece a crear los grficos necesitar elegir uno de los muchos tipos de grficos disponibles. Para seleccionar un tipo de grfico, haga clic en el botn correspondiente al tipo de grfico que desea. Ficha Datos En la ficha Datos, seleccione sobre qu datos desea representar el grfico, con qu frecuencia desea imprimirlo (dependiendo de dnde desee mostrarlo) y qu desea mostrar en el grfico. El cuadro desplegable Grfico en muestra todos los resmenes y subtotales del informe. Basta con seleccionar en cul desea basar el grfico. Ficha Texto La ficha Texto le permite especificar etiquetas para el grfico mediante la insercin de ttulos, notas al pie y ttulos de ejes cuando sea apropiado. Basta con escribir el texto en los cuadros correspondientes. El programa slo utilizar las etiquetas apropiadas para el tipo de grfico que eligi previamente. Las dems se pasarn por alto. Ficha Opciones La ficha Opciones le permite colocar una leyenda en el grfico, los lmites mximo y mnimo de los valores del grfico u otras opciones diversas.
Objetos OLE
Crystal Reports es una aplicacin contenedora de OLE. Por esto le permite colocar objetos OLE en su informe. Para ello: 39 Elija el comando Objeto del men Insertar. 40 Inserte un objeto existente eligiendo la opcin Crear desde archivo y seleccione el objeto deseado o bien cree un nuevo objeto eligiendo la opcin Crear nuevo y un tipo de objeto. Se abrir la correspondiente aplicacin donde podr crear el objeto deseado. 41 Si desea modificar el objeto, simplemente haga doble clic en l y se abrir el programa con el que se cre (o una aplicacin similar que le permita tal modificacin). 42 Modifique el objeto deseado, gurdelo y Crystal Reports actualizar automticamente el objeto en su informe.
Agregar un ttulo de informe

43 Para agregar un ttulo a su informe, haga clic en el botn Insertar campo de texto de la barra de botones. Aparecer el cuadro de dilogo Editar campo de texto. 44 Escriba el ttulo deseado en el cuadro de edicin Escriba texto y haga clic en Aceptar cuando haya terminado. 45 Site el campo de texto donde desee que aparezca en la seccin Ttulo del informe.
Vista previa del informe

46 Para ver una vista previa del informe en cualquier momento, haga clic en el botn Vista previa de la barra de botones. La ventana Vista previa aparecer mostrando el resultado de su informe. 47 Puede refinar el informe en la ventana Vista previa si lo desea o bien puede cerrar la ventana y seguir trabajando en su informe en el Diseador de Informes. La funcionalidad es la misma en ambos lugares.
Guardar el informe
Guarde el informe a menudo; para ello, haga clic en el botn Guardar de la barra de botones.
Impresin del informe

48 Si desea imprimir una copia del informe, haga clic en el botn Impresora de la barra de botones. Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir. 49 Seleccione las pginas que desea imprimir, el nmero de copias que desea, etc.
50 Haga clic en Aceptar. Crystal Reports imprimir el informe.

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Seleccin de un tipo de informe

Seleccin de un origen de datos

Vinculacin de tablas de bases de datos

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Descripcin del entorno de diseo

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Captulo 2 Generacin de informes

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Captulo 2 Generacin de informes

Traslado, cambio de tamao, formato y eliminacin de campos

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Captulo 2 Generacin de informes

Ordenacin de los datos del informe

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Captulo 2 Generacin de informes

Agrupacin de datos del informe

Captulo 2 Generacin de informes

Creacin de grupos personalizados

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Clculo de resumen y totales

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Insercin de un total general

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Captulo 2 Generacin de informes

Para seleccionar registros

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Captulo 2 Generacin de informes

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Captulo 2 Generacin de informes

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Agregar un grfico o un diagrama

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Agregar un ttulo de informe

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50 Haga clic en Aceptar. Crystal Reports imprimir el informe.

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