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PLAN
Module I : Gnralits sur les processus, Module II : Identification et description des macro processus, Module III : Analyse de risques et valuation de ltat de matrise des processus, Module VI : Amlioration des processus.
Module I
Gnralits sur les processus
1. LAPPROCHE PROCESSUS DANS LAMELIORATION DE LA QUALITE 2. QUEST-CE QUUN PROCESSUS ? 3. QUEST CE QUUN MACRO PROCESSUS 4. LES TYPOLOGIES DES PROCESSUS
Approche processus
Gnralits sur les processus
C'est l'utilisation par un organisme d'un systme de processus pour grer ses activits. Elle est fonde sur lidentification mthodique des processus utiliss au sein de lorganisme et de leurs interactions, ainsi que leur management.
Module I :
L'approche processus selon les principes de la norme ISO 9001 version 2000
4- Systme de Management de la Qualit Amlioration continue
Entreprise
(a) Exigences
5- Responsabilit de la Direction
(b) Politique et objectifs qualit (h) Elments pertinents
E x i g e n c e s
(d) Exigences
S a t i s f a c t i o n
Module I :
Client
7-Ralisation du produit
(e) Produits
Processus
Produit
Client
Selon lISO 9000 : 2000 Un processus est un systme dactivits corrles ou interactives qui transforme des lments dentre en lments de sortie
Module I :
Besoins du Client
Module I :
CLIENT
DONNEES DENTREE
PROCESSUS
Valeur ajoute de l organisme
DONNEES DE SORTIE
CLIENT
Interne ou externe
Interne ou externe
Les macro-processus sont des enchanements processus qui vont du Client vers le Client.
Gnralits sur les processus
de
( De lcoute et des premiers contacts jusqu la livraison, la facturation et la perception de leur niveau de satisfaction )
Module I :
Ils constituent les fondements mme de lentreprise. Exemple : Pour une socit dingnierie :
Macro processus de conception. Macro processus ralisation.
Module I :
Conception
Ralisation
Fourniture Service
..
Client
Satisfait ?
Client
Il convient que les processus ncessaires au systme de management de la qualit comprennent les processus relatifs aux activits de management, la mise disposition des ressources, la ralisation des produits et aux mesures
Module I :
Module I :
Elle nen exige pas lapplication, Elle ne demande pas expressment quune typologie soit tablie, Cette typologie est donne titre indicatif pour mieux faire comprendre lexigence.
Module I :
Type de processus Les processus de ralisation Les processus de support Les processus de management Les processus de mesure
1. Processus de management
(Appels aussi processus de pilotage, de direction)
Gnralits sur les processus
De conduire et guider lorganisme pour amliorer sa capacit voluer positivement, De vrifier si les dcisions prises cohrentes avec les objectifs viss, sont
Module I :
Exemples :
2. Processus de ralisation
(Appels aussi processus oprationnels, cur de mtier)
Gnralits sur les processus
Module I :
Ces processus contribuent directement la ralisation du produit depuis la dtection du besoin du client jusqu sa satisfaction. Ils regroupent les activits lies au cycle de vie du produit.
Exemples :
3. Processus support
(Appels aussi processus de soutien, processus ressources)
Gnralits sur les processus
Ces
processus des
contribuent processus
au en
bon leur
fonctionnement
autres
Module I :
4. Processus de mesure
la matrise et lamlioration des autres processus et du SMQ, Au pilotage des processus et du SMQ, en fournissant des mesures par rapport des objectifs pralablement dfinis.
Module I :
Exemples :
Support
Concevoir et dvelopper des produits nouveaux Grer les ressources humaines Piloter les activits de lentreprise Acheter Communiquer en interne et en externe tablir une offre Expdier Grer les situations anormales Mesurer la satisfaction de la collectivit Identifier les besoins et attentes des clients Vendre le produit Raliser une revue de direction Maintenir les installations des quipements Grer les comptences Auditer
Module I :
Mesure
Module II
Identification et description des macro processus et processus
1. IDENTIFICATION DES MACRO PROCESSUS 2. TYPES DE CARTOGRAPHIES 3. CARTOGRAPHIE DU SMQ 4. CARTOGRAPHIE DES MACROPROCESSUS 5. CARTOGRAHIE DES PROCESSUS
Finalit :
Module II : Identification et description des macro Processus et processus
Cibler sur quels processus va porter la dmarche qualit et/ ou la certification
Contenu :
Apporter dans lordre une rponse aux bonnes questions : Quel est mon mtier ? Quels sont mes produits ? Quels sont mes clients ? Identifier les macro processus de ralisation des couples produits/client aprs avoir : Lister les produits et les regrouper en famille gnrique; Recenser les types de clients pour chaque famille; Lister les processus qui permettent de fournir les produits identifis. Slectionner les couples produits/clients partir de critres stratgiques.
PRODUITS/SERVICES
Critre
CLIENTS
Critre
Critre
MACRO PROCESSUS
Poids du client
Macro processus slectionn : Libell = Macro processus + Produit/service + bnficiaire (facultatif) + primtre (facultatif)
Administration (ministres de tutelle, Etat,) Grands donneurs dordre Grands comptes Collectivits locales Associations Grande distribution Banques PME
Enseignement Conception Recherche Etude Dveloppement Vente Commercialisation Ngoce Distribution Fabrication Production Ralisation
Construction Usinage Montage Prparation Installation Mise en route Contrle Essai Mise disposition Transport Livraison
Expdition Maintenance Rparation Modernisation Rnovation Recrutement Formation Intgration Gestion Qualification
PRODUIT/SERVICE
% CA
CLIENTS
% CA
Nbre de cdes 2
MACRO PROCESSUS Vente et conception Vente, conception et ralisation Vente, conception et ralisation Vente, conception et ralisation
Conseil stratgique 2
80 20 80 20
Accompagnement de dmarche
30
Audit
80 20
15
Formation intra
10
80 20
14
MACRO PROCESSUS50 SELECTIONNE : Formation inter PME-PMI 80 400 Vente, GRANDS COMPTE 20 Vente, conception et ralisation des formations inter entreprises dansconception de la le domaine et ralisation de qualit. Nos formations sadressent aux diffrents acteurs de lentreprise, sur le site Casablanca.
EXERCICE
2- TYPES DE CARTOGRAPHIES
Dfinition
Module II : Identification et description des macro Processus et processus
Processus du macro processus (Niveau 2) Activits du processus ( Niveau 3) Elle permet didentifier les entits critiques et leurs interfaces.
Note 1 Note 2 Note 3 : Le terme cartographie ne figure pas dans lISO 9001 : 2000. Il ny a pas dexigence de la norme. : : Il figure dans le fascicule de lAFNOR FD X50 176 Il ny a pas de cartographie type
2- TYPES DE CARTOGRAPHIES
Types de cartographie
Module II : Identification et description des macro Processus et processus
Cartographie du SMQ
Cartographie de macro-processus
Cartographie de processus
Une description de : lenchanement des activits constituant le processus. les responsabilits lies chaque activit. les documents associs
Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Une description des liens qui existent entre les diffrents processus du macro-processus
3- CARTOGRAHIE DU SMQ
Une cartographie du SMQ simple Dans le plus simple des cas (et probablement le plus frquent) :
Etablir une cartographie du SMQ de lorganisme revient en dresser une liste ordonne. Cette liste peut tre dcline en processus.
3- CARTOGRAPHIE DU SMQ
Exemple :
Processus support
Grer les ressources humaines Grer les ressources financires Acheter Grer le capital technologique Procurer l'accs l'information Maintenir les btiments et quipements
Processus de management
Planifier la stratgie Piloter les oprations Piloter l'amlioration continue
Dclinaison en processus
3- CARTOGRAPHIE DU SMQ
Les macro-processus de ralisation en constituent les pices principales (processus relatifs au cycle de vie du produit), Les processus support en constituent les fondations, sans lesquelles la maison ne peut tenir debout, Les processus de management en constituent le toit, parade toutes les intempries.
3- CARTOGRAHIE DU SMQ
Donnes dentre
March
rc me m Co
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e iqu hn c
a Fin
ier nc
Ressources humaines
Qu ali t
Communication interne
Marketing Stratgique
Exprience Client
Management oprationnel
Conception Dveloppement
Solution
Prospection commande
Acheter
Consultations/offres Expdition
Grer Finances
clients
contact
Ralisation
Faire comptabilit
Facturation
Grer comptences
Rglement
Grer Lanormale
garantie
Processus de management
Processus de ralisation
Processus de support
3- CARTOGRAPHIE DU SMQ
. Construisons
EXERCICE
Didentifier les besoins de mise niveau ou damlioration des processus, De contribuer lvaluation du SMQ.
Etablir le logigramme du macro processus, Reporter le logigramme dans la cartographie, Vrifier et complter la cartographie, Matrialiser les liens entre activits, Reprer les activits supports.
La dfinition du processus se fait en rpondant 12 questions, le document utilis dans ce but est communment appel :
(Exemple
Nom du processus : Achat des fournitures ayant un impact sur la qualit Finalit : Approvisionner des fournitures destines la production Client du processus : Organisation projet Dbut du processus : Besoin exprim par le bureau dtude Fin de processus : Fournitures recettes, conformes nos exigences Processus / activits : Choix de fournisseur, passation de la commande, recette Donnes dentre : Cahier des charges, Liste des fournisseurs Donnes de sortie : Toutes informations relatives la fourniture Processus amont : Conception, valuation pralable des fournisseurs Processus aval : Fabrication, Montage, Stockage Contraintes : Norme Qualit, Exigences contractuelles, Rgles dachat, Pilote actuel : Responsable des achats
Le pilote du processus est dsign par la direction parmi les responsables de lorganisme concerns par le processus.
Missions : Sassurer que le processus produit les rsultats attendus par rapport aux objectifs fixs. Veiller ce que les ressources alloues soient utilises de manire optimale.
Tches :
Intgre lvolution des exigences spcifies qui peuvent avoir un impact sur le processus Dfinit les critres dacceptation du produit Mesure latteinte des objectifs du processus Sassure du traitement des dysfonctionnements Engage les actions correctives Identifie les opportunits damlioration Met en uvre les plans damliorations Rend compte des rsultats la Direction
La vrification de la conformit des processus : Les donnes utilises par le pilote sont :
Les dysfonctionnements constats sur le processus Les rsultats de laudit qualit
La vrification de la lefficacit des processus : Les donnes utilises par le pilote sont :
Les indicateurs du processus Les non conformits relatives au produit La satisfaction et le mcontentement des clients du processus Lefficacit du SMQ travers les audits qualit
La vrification de la lefficience des processus : Les donnes utilises par le pilote sont :
Des ressources alloues au processus De lenchanement des activits et la matrise des interfaces (circuits dinformations et de prises de dcisions) De rsultats obtenus avec une comparaison ceux issus de processus similaires (ralisation dactions de benchmarking)
La vrification de la ladaptation du processus aux volutions de son environnement : Les donnes utilises par le pilote sont :
Les rsultats issus de lcoute client Les volutions des processus en interface Les volutions dans les exigences spcifies
les intervenants, les actions, les moyens utiliss les produits du processus,
3. Raliser le logigramme.
Classement
Non
Oui
Note : Il existe plusieurs formes de logigramme. Chaque entreprise choisira celui qui lui correspond le mieux.
1 2
Dbut :dcide de qualifier pour un produit donn un fournisseur agr ou En cours dagrment
X X X X X X X X X X
Le fournisseur Est qualifi ? Dfinit les spcification requises, consulte le correspondant technique, tablie le questionnaire de qualification et lenvoie au fournisseur
3 4 5 6 7
Faire raliser un essai en Laboratoire ou in situ Rcupre et Analyse les enregistrements Analyse lessai, le questionnaire rempli, tablit la fiche de qualification
Prononce la Qualification ?
8 9 10 11
tablit la fiche de contrle qualit La rception si ncessaire ou modifie la fiche applicable Demande la mise jour de la liste des fournisseurs Transmet la fiche de qualification & le questionnaire lacheteur
Fin
1. 2.
ANALYSE DES RISQUES DE NON SATISFACTION CLIENT ANALYSE OBJECTIFS DE LA CONTRIBUTION A LATTEINTE DES
3. 4.
SATISFACTION DES EXIGENCES DE LA NORME ISO 9001 VALIDATION DES PLANS DACTIONS ET MISE EN OEUVRE
Finalit :
Les risques de ne pas satisfaire les Clients par le non respect des exigences sont identifis au sein du processus, pondrs, puis des solutions damlioration sont proposes.
Contenu :
Identifier les risques et les pondrer Identifier le niveau de matrise des moyens, mthodes et comptences Dfinir un plan dactions
Exemple danalyse des risques du processus laboration de loffre sur la cartographie du macro processus de ralisation dun cabinet conseil
Quel est le risque de ne pas respecter une exigence relative au produit ? Ou cela apparat-il ?
Vente
Client 1 S. Commercial Collecte du besoin 4 3 3 4 Recherche des Consultants comptents Elaborer lOffre Technique S. Technique 1 4 4 S. Technique 4 1 4 Elaborer loffre Commerciale Client S. Commercial 4 4 Accepter la Commande ou prendre des engagements Ne pas comprendre le besoin Ne pas dcrire le besoin de manire exhaustive Ne pas rpondre dans les dlais souhaits Absence de comptence rpertories ou disponible Erreur sur la comptence Ne pas rpondre dans les dlais souhaits Proposer une solution bcle, incomprhensible par le Client, irralisable Ne pas rpondre Ne pas rpondre dans les dlais souhaits Faire des erreurs de chiffrage Laisser des fautes dorthographe
Production
Conception
Entit
Interface
Activit 1
Interface
Activit 2
Interface
Activit 3
Interface
Attention :
Ne conserver que les risques dordre 4 dj traduits par des insatisfactions clients. Les risques identifis mais non retenus traitement, ne doivent pas tre conservs. pour
Tout dysfonctionnement de processus trouve ses origines dans les Mthodes, les Comptences ou les Moyens.
Finalit :
Dfinir un plan dactions permettant damliorer la contribution du processus latteinte des objectifs. Analyser les contributions la ralisation des axes damlioration. Identifier les marges damlioration. Rechercher des amliorations. Dfinir le plan dactions damliorations du macroprocessus.
Contenu :
Matrice danalyse de la contribution dune activit ou dun lien latteinte des objectifs
Niveau 1 2 3 4 Niveau de contribution
Nulle : La contribution de cette activit ou de ce lien est sans incidence sur lamlioration. Faible : La contribution de cette activit ou de ce lien est faible sur lamlioration, la contribution dautres oprations est indispensable . Moyenne : La contribution de cette activit ou de ce lien une incidence sur lamlioration mais peut aussi tre compense par la contribution dautres activits. Forte : La contribution de cette activit ou de ce lien condamne lamlioration.
Attention :
Le niveau 4 : La contribution est telle que si lon agit pas sur elle, lamlioration ne sera pas possible.
Finalit :
Vrifier que les processus satisfont aux exigences de la norme ISO 9001.
Contenu :
Cette tape est lgre si lentreprise possde dj une certification sur son champ. Les participants au groupe de travail se rpartissent les chapitres de la norme, en particulier selon les fonctions de la cartographie. Les groupes de travail entit confrontent leurs plans dactions avec les exigences de la norme Ils valuent les carts ventuels. Ils compltent les solutions dj identifies.
La validation finale assure par la Direction consiste : Assurer la convergence entre les travaux des diffrents groupes de travail, Dfinir les priorits dans la mise en uvre des propositions damliorations, Commenter la Direction les difficults relatives aux moyens, aux problmes techniques pour dcision.
Leur frquence est dtermine en fonction de la rapidit dvolution du processus et de son environnement
Les participants aux revues sont reprsentatifs des acteurs du processus concern et des processus qui sont en interface avec, en particulier, les clients et fournisseurs internes.
Ordre du jour de la revue de processus La prsentation des objectifs du processus (fixs en revue de direction) Le suivi de la ralisation des actions dcides lors des prcdentes revues Lexamen des rsultats observs sur le processus : Indicateurs de la performance des processus Indicateurs sur le produit du processus Mesures relatives lutilisation des ressources Remonte terrains Rclamations clients Audits qualit
volution des exigences spcifies volution des processus en interface Rsultats des tudes dcoute client Lanalyse de lensemble de ces donnes La revue de lensemble des caractristiques du processus Le dtermination, si ncessaire, des actions correctives ou damlioration entreprendre
valuation de lefficacit et de lefficience du processus Plan dactions correctives et/ou damlioration relatives au fonctionnement du processus Proposition ventuelle la Direction dvolution des objectifs du processus ventuellement, identification damlioration du systme et proposition dactions
La revue de processus fait lobjet dun enregistrement Les conclusions de la revue du processus peuvent constituer lune des donne dentre de la revue de Direction La direction statue notamment sur les objectifs du processus et sur lamlioration du systme
Un indicateur est une information choisie, associe un critre, destine en observer les volutions intervalles dfinis.
Le fascicule AFNOR FD X 50-171
Un Tableau de Bord est un outil de pilotage et daide la dcision regroupant une slection dindicateurs.
Le fascicule AFNOR FD X 50-171
Un Tableau de Bord est une visualisation graphique de lvolution des indicateurs qui caractrisent une situation donne.
Conception
Composition Fonctionnement Formalisation Construction du TDB
Mise en oeuvre
1ere mise en uvre Formation Animation, communication
Exploitation
1. Documents
30 %
Taux 1 = A/B
20 %
Taux 1 Taux 2
Taux 2 = C/B
10.7%
15.8%
10 %
2.8% 2.1%
0%
Av r-9 8 m ai -9 8 Ju in -9 8 Ju il 98 no vl -9 8
2. Essais
Essais = A/B
0.4
0.5
0.5
3. Dlais
J F
M A M
O N D
Objectif atteindre : rduire de 20 % le nombre des documents transmis au clients hors dlai
40
30 20 15 16 10 16 20 16
Retard = A - B
20 10 0
J F
M A M
O N D
EXERCICE
Merci pour votre assiduit et bon courage dans votre parcours professionnel