Archivo pblico.

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. Finalidad del Archivo Disponer de la Documentacin organizada con miras a la recuperacion para su uso administrativo. Importancia de los Archivos En la administracin son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia administrativa. Su valor es patrimonial y Cultural. Responsabilidad Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos Es aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentacin al archivo histrico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, sealndole la signatura topogrfica

Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas. Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

Papel Del Administrador Documental

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

Gestionar la documentacin oficial se ha vuelto cada vez ms necesario para las entidades, debido a que la informacin se ha reconocido como un recurso necesario y estratgico para el apoyo en el cumplimiento de la misin con base en los antecedentes, el alcance de los objetivos y la supervivencia misma en un

entorno cada vez ms exigente, lo que hace relevante la creacin de directrices internas que orienten este proceso.

El Grupo de Gestin Documental es el encargado de ejecutar las actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida en la entidad desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Los programas de Gestin Documental estn definidos en las normas legales vigentes en especial la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), Acuerdo 060 de 2002 Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, y dems reglamentacin vigente.

Bajo este concepto, se elabor el Manual de Gestin Documental en donde se realiz la compilacin de los lineamientos que aplican en la administracin de las comunicaciones oficiales en la entidad para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior de la organizacin, es una gua que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservacin y consulta. Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientacin para los servidores pblicos en sus gestiones administrativas y legales as como en la implementacin de procedimientos archivsticos.

Sus objetivos apuntan a la normalizacin sistemtica del programa de gestin documental en trminos de procesos durante el ciclo vital del...

IMPORTANCIA DEL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA EMPRESA

Yo laboro en una empresa por contrato en el departamento de Archivo, digitalizando documentacin, pero analizo que el papel del Administrador documental es de mucha importancia puesto que la informacin en una empresa, no importa el tamao de esta los archivos son de suma importancia para la administracin y la cultura, porque los documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, despus de su vigencia, estos documentos son potencialmente patrimonio cultural y la identidad nacional de la empresa .

Los administradores documentales tienen a su cargo la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos y son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos, tambin son los encargados ante el Estado por el fortalecimiento de su infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados de la administracin de documentos y archivos.

El administrador de la documentacin tiene a su cargo la funcin probatoria, garantizar y perpetuar el historial de la documentacin de la empresa. La importancia de la administracin documental esta plasmada en la preocupacin por las mejoras en los archivos pblicos y privados. De la bsqueda de la transparencia, logstica y la archivistica para fundamentar todos los ideales de conservacin, clasificacin, ordenacin y descripcin documental ligados a los procesos administrativos de las empresas privadas e instituciones del estado.