Fiche mthodologique Rdiger un cahier des charges

Plan de la fiche :

1 : Prsentation de la fiche 2 : Introduction : les grands principes 3 : Contenu, 1 : positionnement et objectifs du projet 4 : Contenu, 2 : spcifications applicatives 5 : Contenu, 3 : spcifications techniques 6 : Contenu, 4 : spcifications de ralisation 7 : Contenu, 5 : spcifications administratives 8 : Contenu, 6 : spcifications d'valuation 9 : Evaluation des rponses

1 - Prsentation de la fiche
La rdaction d'un cahier des charges n'est pas une chose aise, surtout pour les PME, dont les ressources, humaines et matrielles, sont limites. Cette fiche reprend la liste des principaux composants d'un cahier de charges pour la dfinition et la ralisation d'un projet de commerce lectronique. Cette liste doit tre complte et dtaille par l'entreprise en fonction de ses besoins, de ses spcificits et exigences particulires de chaque projet. Elle peut galement servir de moyen de communication, de pense-bte et d'outil de planification.

2 - Introduction : les grands principes

Place du cahier des charges dans le projet
Tout d'abord, il convient de rappeler que la russite d'un projet passera imprativement par la dfinition crite, dtaille, prcise, exhaustive et valuable:

des objectifs (mesurables) atteindre; des ressources requises; de la planification de la mise en uvre; des outils d'valuation; des mthodes de contrle.

Dans le cadre de la ralisation d'un projet, le cahier des charges n'est qu'une tape dans le processus suivant:

nomination d'un responsable du projet; exploration des possibilits techniques et de l'tat de l'art en la matire; obtention d'un consensus sur le projet au sein de l'entreprise; rdaction du cahier de charges et de la mthodologie d'valuation des offres; mission du cahier des charges et la prsentation formelle de celui-ci aux soumissionnaires potentiels; analyse des offres; ngociation et signature du contrat de mise en uvre; mise en uvre, suivi et valuation des rsultats du projet.

Choisir entre 2 approches

2 points de vue diffrents peuvent tre envisags:

imposer une solution, des spcifications dtailles, un outil ou un produit; dcrire uniquement les fonctionnalits souhaites en laissant le choix de la solution adopter.

Dans la pratique, le cahier de charges sera souvent un mlange de ces deux approches, le choix s'effectuant selon les besoins, l'tat de connaissance des solutions potentielles, le niveau et la quantit de comptences disponibles dans l'entreprise pour le rdiger et analyser les offres.

Quelques rgles respecter:

une question doit tre prcise et se terminer par un point d'interrogation; une question ne doit tre pose que si on peut en utiliser la rponse dans le processus d'valuation; les questions doivent tre formules de faon obtenir le maximum de rponses quantifies, ce qui simplifie l'valuation; la quantit de questions et de rponses doit tre facilement manipulable et grable (l'utilisation de formulaires informatiques prtablis par le demandeur est un must); le processus d'valuation doit si possible tre informatis.

Le cas de l'appel d'offres

Dans le cadre d'un appel d'offre, le cahier de charges comprend deux sections:

une section distribue aux soumissionnaires contenant: o la description et le contexte du projet, o les spcifications applicatives, techniques, de ralisation et de suivi du projet,

les spcifications administratives et contractuelles, les formulaires de rponses; une section non distribue comprenant: o la mthodologie d'analyse des offres, o le dtail des critres de slection.
o o

3 - Contenu, 1 : positionnement et objectifs du projet

Dans quel contexte le cahier des charges est-il tabli et quels sont ces objectifs. La rponse ces questions essentielles passera par la dfinition des lments suivants:

Description gnrale du projet

objectifs poursuivis par l'entreprise; positionnement du projet dans l'entreprise par rapport son fonctionnement actuel; importance stratgique et conomique.

Objet du march

la description non quivoque et la quantification du march (fourniture matriel informatique et/ou de logiciels, services de dveloppement, gestion de rseau, infogestion,); les lments auxquels une rponse obligatoire est requise sous peine que l'offre ne soit pas prise en considration; la possibilit pour le soumissionnaire de proposer toutes les options qu'il estimera susceptible d'amliorer son offre (values en utilisant les mmes critres que pour la partie obligatoire).

Description des processus informatiques et non informatiques

Les processus informatiques et non informatiques existants, ainsi que les processus interfacer seront dcrits:

organisation de l'entreprise; applications et dpartements de l'entreprise impliqus (par exemple par un changement du mode de travail dans les services); systmes informatiques existants en relation avec ou impacts par le projet.

4 - Contenu, 2 : spcifications applicatives

Ces spcifications dcriront notamment:

le contenu des crans de l'utilisateur final ( informations affiches ou introduire); le contenu des bases de donnes crer ou existantes et utiliser; les diffrentes transactions informatiques et leur cheminement entre les utilisateurs et les bases de donnes;

les traitements effectuer pour chaque transaction; les liaisons avec les applications existantes (stock, facturation,); l'interface utilisateur (par exemple, le choix du navigateur Internet, l'emploi des langues, l'ergonomie,).

5 - Contenu, 3 : spcifications techniques

Ces spcifications dfiniront ou prciseront les choix suivants:

localisation des terminaux utilisateurs et des serveurs informatiques; localisation des applications et des bases de donnes (lieux d'hbergement, rpartition des processus applicatifs entre serveurs et utilisateurs); volumes (nombre et frquence des transactions entre les utilisateurs et les applications rsidant dans les serveurs); rseau reliant les utilisateurs et les serveurs (type, vitesse et performance des liaisons, disponibilit, support); architecture et fonctionnalits des serveurs: o de pages web, o d'applications, o de bases de donnes; plate-forme e-commerce : dveloppe sur mesure ou choisie parmi les solutions du march; solution de paiement (paiement lectronique en ligne ou paiement traditionnel aprs rception de l'achat); hbergement des serveurs: dans l'entreprise ou chez un fournisseur de services (ISP): o chez un ISP : critres de choix de l'ISP (projets dj raliss, qualit des services, techniques de scurit, support aux utilisateurs, outils de mesure de performances et de statistiques, possibilits d'accs, cot, ), o dans l'entreprise : comptences techniques spcifiques requises (scurit, service oprationnel 24 heures sur 24, ); outils de scurisation des transactions et des serveurs en fonction du choix du mode d'hbergement des serveurs (encryption, certificats, authentification par cls, mots de passe, proxy, firewall, programmes anti virus,..); quipements additionnels et/ou quipements mettre jour (terminaux, serveurs, rseaux locaux ,...); procdures, outils et ressources pour assurer la gestion et la maintenance : du rseau, du matriel, des logiciels, des accs, de l'usage, des cots, de la facturation, du support utilisateur (help desk), de la performance, migration du systme actuel vers le nouveau (aspects techniques, organisationnels, humains, ); performances que le systme doit supporter dans 90 % des cas: temps de rponse utilisateur, temps de panne tolr, outils de mesure des performances, disponibilit requise,); volutivit de la solution (possibilits et cots); plan de formation des utilisateurs et des gestionnaires; documentation requise; impact sur l'organisation actuelle;

facteurs de qualit: mesure ou apprciation.

6 - Contenu, 4 : spcifications de ralisation

Les contraintes du demandeur
Cette partie concerne tout d'abord la liste des contraintes imposes par le demandeur. Il peut s'agir de:

standards techniques (hardware, interfaces, protocoles, langages de dveloppement, format de fichiers, change de donnes, interface graphique pour les utilisateurs, interface avec les bases de donnes,); standards propres l'entreprise : documentation, mthode d'analyse, outils de gestion de projets, de maintenance des applications, logiciels utiliss,; ressources : accessibilit des locaux, disponibilit du personnel, rutilisation du cblage, de matriel existant,

Les points dfinir

Par ailleurs, les points suivants seront clairement dfinis:

maquette ou dmonstration fonctionnelle: objectifs, reprsentativit par rapport au projet complet, configuration, plan de travail, ressources, critres d'acceptation avant de poursuivre les travaux; calendrier des prestations : dbut, fin, phases, check-points; planning de disponibilit des ressources (quantit, qualification , dates, lieux ) mises disposition du prestataire par l'entreprise; planning de migration de la situation actuelle vers le nouveau systme; contenu et calendrier des rceptions provisoires et dfinitives du projet . On prcisera la mthodologie, le plan et les outils requis pour effectuer les tests: o fonctionnels, de performance et de qualit, o de monte en charge du rseau et des applications, d'ergonomie, o des fonctions de sauvegarde et de reprise; outils utiliss pour mesurer le bilan fonctionnel, technique et budgtaire, pendant la vie du projet.

7 - Contenu, 5 : spcifications administratives

Les spcifications administratives permettent de prciser les points suivants:

solution complte : elle doit rpondre au cahier des charges et former une entit complte, fonctionnelle, performante, utilisable et de qualit (selon l'tat de l'art en la matire); dtail des cots : o investissement (hardware, software, personnel de dveloppement,...),

fonctionnement (personnel, maintenance, locaux, lignes et connexions tlcoms, consommables,); modalits de paiement (tranches, rception provisoire, solde, modalits de rvision, pnalits ventuelles,); cautionnement et conditions de libration de la caution; conditions d'excution : lieu de travail, disponibilit des locaux et des outils,...; proprit des dveloppements raliss; clauses de confidentialit : le demandeur s'engage garder la confidentialit sur l'offre du soumissionnaire, le soumissionnaire s'engage garder la confidentialit sur le projet; clauses lgales; documents administratifs: o description du soumissionnaire (bilan, rsultats, annes d'existence, identification des responsables,), formulaires administratifs (ONSS, TVA), o rfrences et travail sur un projet similaire, o noms et curriculum des participants, o partenariats ventuels dans le cadre du projet; prsentation de l'offre : en respectant des tableaux de rponse prdfinis par le demandeur et en prcisant la liste des postes auxquels il n'est pas fourni de rponse.
o

8 - Contenu, 6 : spcifications d'valuation

La mthode d'analyse et les critres d'valuation doivent tre dfinis avant l'mission du cahier des charges afin de s'assurer que les lments requis pour l'valuation se trouvent effectivement dans les offres. Ces critres d'valuation globaux peuvent tre mentionns sans dtail dans le cahier des charges en reprenant l'ordre d'importance. Voici un exemple de critres d'valuation:

qualit de l'offre par rapport aux demandes du cahier des charges; dlais d'excution; prix; rfrences de ralisations similaires; qualits des personnes proposes pour raliser le projet.

9 - Evaluation des rponses

Sur la base des lments dfinis dans les spcifications d'valuation du cahier des charges, il conviendra d'valuer les rponses. Cette valuation sera aborde sous diffrents angles.

Evaluation administrative

conformit de l'offre; respect du format impos;

capacit et qualification du soumissionnaire; nombre de question sans rponses.

Evaluation technique
Diffrents angles d'analyse seront utiliss:

quantitative : en fonction des exigences imposes dans le cahier des charges (par exemple: le temps de rponse de l'application doit tre infrieur une seconde); qualitative (par exemple : excellent (dpasse l'attente), trs bon, moyen (correspond l'attente), acceptable, pauvre (ne correspond pas l'attente); comparative : le cot de l'offre A est 10 % plus lev que le cot de l'offre B; liste des plus et des moins de l'offre valus par des critres qualitatifs; Suggestions non imposes; Valeur ajoute gnrale.

Evaluation des risques

Elle se fera en fonction:

de l'importance de l'lment valu dans le cadre du projet (par exemple : peu important, importance moyenne, importance critique); du niveau de connaissance ou de matrise de l'lment valu (par exemple : technologie dj utilise dans l'entreprise, technologie connue mais non utilise, technologie exprimentale).

Evaluation globale
Une valuation globale unique est intressante pour valuer l'offre mais aussi pour comparer les offres entre elles. Une pratique trs simple d'valuation est d'attribuer une cote chaque lment valu (par exemple : 7/10, 5/10,..), de les additionner (ventuellement pondres en fonction de l'importance relative de l'lment dans le projet) et d'en faire la moyenne.

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