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METODOLOGIA DIRKS

Ma. Teresa Bermdez M.

Antecedentes
Universidad de Pittsburg, Estados Unidos. 1993. Proyecto de investigacin: Variables en la aplicacin de los requisitos para la gestin de documentos electrnicos (forma, formato, contenido, conservacin, acceso). Multidisciplinar (Derecho, Administracin, Archivstica, Informtica, Medicina). 360.000 $. 1996. Valoracin de resultados: Banco Mundial, Prefactura de Filadelfia, Universidad de Nueva York, Universidad de Indiana, Archivo Nacional de Canad.

Antecedentes
AS4390-1996. Records Management. Archivo Nacional de Australia. Basada en el Proyecto de Pittusburg. Conjunto de normas que proporcionan una estructura metodolgica para la buena gestin archivstica de documentos tradicionales o electrnicos, tanto para su utilizacin inmediata como a largo plazo.

Antecedentes
Normas australianas AS 4390: AS 4390.1 1996, AS 4390.2 1996, AS 4390.3 1996, AS 4390.4 1996, AS 4390.5 1996 y AS 4390.6 1996. Primera edicin ISO 15489: septiembre de 2001. ISO 15489-1. GESTION DE DOCUMENTOS. Generalidades. ISO 15489-2. Directrices.

ISO 9000 AS4390

Todo tipo de Organizacin

ISO 15489 ALCANCE

Cualquier soporte

SGD

Metodologa DIRKS (Design and Implementation of a Record Keeping System), la identificacin de los requisitos para la gestin archivstica de los documentos debe realizarse a partir de la recopilacin de disposiciones legales (generales y especficas), y de normas prcticas profesionales consagradas, que regulan cada institucin y sus actividades, porque solamente as, podr saberse qu tipo de prueba se necesita en cada caso, qu forma debe tener, durante cunto tiempo debe ser guardada y qu tipo de acceso debe de drsele

Objetivos
Determinar los documentos de archivo que deben ser creados, producidos, utilizados, conservados, valorados, eliminados y sus respectivos metadatos. Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de archivo. Decidir cmo organizar los documentos de archivo.

Objetivos
Evaluar los riesgos que se derivaran de la prdida de documentos de archivo (evidencia, testimonio, informacin, probatorio) Establecer los plazos de conservacin de los documentos de archivo. Conservar los documentos de archivo a largo plazo.

mbito de aplicacin
Regula la gestin de documentos de las organizaciones, que los han producido, ya sean pblicas o privadas, para clientes externos e internos Se aplica a la gestin de documentos, en todos los formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier organizacin pblica o privada en el ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear y mantener documentos de archivo. Regula la asignacin de responsabilidades y competencias en las organizaciones respecto a los documentos de archivo y las polticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos;

mbito de aplicacin
Regula la gestin de documentos de archivo como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001. Regula el diseo y la implementacin de un sistema de gestin de documentos de archivo. No incluye la gestin de los documentos histricos en el seno de las instituciones archivsticas

Destinatarios
Gestores de los documentosarchivistas Autoridades Usuarios/partes interesadas (stakeholders)

Autor: Wikipedia

Beneficios
Integracin de la gestin de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de la organizacin con base en sistemas de calidad. Proveer de Polticas, directrices, instrucciones y otros documentos Identificar las delegaciones de autoridad y distribucin y asignacin de responsabilidades Identificar procesos y procedimientos relacionados con los documentos. Auditoras: Sistemas, Archivos, Procesos, Servicios, Recursos, Resultados

Procesos
Incorporacin de documentos en el sistema. Registro Organizacin lgica para la recuperacin: clasificacin e indizacin Clasificacin para la seguridad y acceso Almacenamiento Trazabilidad Evaluacin Documentacin Formacin

Instrumentos
Cuadro de clasificacin basado en las funciones y actividades del organismo (criterio funcional). Perfiles documentales Calendario de conservacin Tablas de acceso Tesauros Glosario de trminos empleados

Otros instrumentos
Registro de la legislacin, normativa y cdigos de mejores prcticas Informe de anlisis y gestin de riesgos Perfiles de Puestos de Trabajo (responsabilidades, delegaciones de poder, tareas, recursos, capacidades y habilidades) Inventario de habilidades y necesidades formativas

Requisitos de implementacin
Compromiso de las autoridades y de los archivistas. Formacin del capital humano: Existencia de un programa de formacin continua. Evaluacin constante.

Requisitos de los archivistas


Saber utilizar tcnicas: Gestin administrativa para asumir la planificacin estratgica Para recogida y anlisis de datos Redaccin, presentacin y defensa de documentos de trabajo Auditora Comunicacin Formacin y Aprendizaje

Normas relacionadas
ISO 19005-1 Formato de fichero de documento electrnico para la conservacin a largo plazo. Uso de PDF 1.4 (PDF A-1) ISO 32000-1 Formato de fichero de documento electrnico para la conservacin a largo plazo. Uso de PDF 1.7 ISO 23081-1y 2. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para documentos. elaborada a partir de la norma australiana AS 5044. ISO 26122. Anlisis de procesos de trabajo.

Normas relacionadas
ISDF, ISIAH, ISAD G, ISAAR CPF. MoReq 1 y MoReq 2 (2010) ISO 30301. Systme de management des informations et des documents Exigences) Ciclo de Deming.

Diseo e implementacin de SGD


Investigacin preliminar. Anlisis de actividades de la institucin/empresa. Identificacin de los requisitos archivsticos. Evaluacin de los sistemas existentes.

Diseo e implementacin de SGD


Identificacin de estrategias para cumplir los requisitos. Diseo de un sistema de gestin de documentos de archivo. Implementacin de un sistema de gestin de documentos de archivo. Revisin posterior a la implementacin

FASE 1: Anlisis e identificacin de requisitos

Etapa A Investigacin preliminar

Etapa B Anlisis de actividades

Etapa C Identificacin De necesidades

F
Etapa D Evaluacin Sistemas existentes