Las 5S, herramientas de cambio

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Perfil del Captulo

En talleres, oficinas y aulas se acumulan cosas, tales como materiales, piezas usadas, nuevas, herramientas en uso y deterioradas, documentos, tiles, mquinas de oficina, etc. Con el transcurso del tiempo aumenta la acumulacin, lo que suele provocar que la bsqueda de las cosas insuma un tiempo mayor que el de utilizacin. Esto ocurre porque se guardan cosas que son tiles y otras que no lo son, por si se llegaran a necesitar. Para evitar esta situacin es necesario realizar una limpieza mayor pues de lo contrario se afecta la capacidad de producir. Con la prctica de SEPARAR, ORDENAR Y LIMPIAR se obtiene esta limpieza mayor provocando simultneamente un cambio de tipo 2 al establecer un nuevo sistema como consecuencia de la forma en que se realizan estas acciones. Posteriormente, con la estandarizacin de las normas establecidas por el grupo en la aplicacin de SEPARAR, ORDENAR Y LIMPIAR, se evita volver a las condiciones iniciales.

Contenido

2.1 - La primera S - SEPARAR. 2.2 - La segunda S - ORDENAR. 2.3 - La tercera S - LIMPIAR.

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2.1 - La primera S - SEPARAR

Con esta accin se comienza la implementacin de las S en el sector.
Nota:

Las siguientes ilustraciones representan un taller y una oficina, en realidad se parecen ms a cuevas que a medida que se aplican las diferentes S se transforman.

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Para comenzar la implementacin de SEPARAR surge:

SEPARAR es un proceso de clasificacin en el cual se define claramente qu es realmente necesario para realizar las tareas y qu no lo es, cuya permanencia en el lugar de trabajo causa numerosos inconvenientes.

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Cuando se menciona lo realmente necesario se hace referencia a equipos, herramientas, materiales, repuestos, documentos, planos, carpetas, libros, etc., que se emplean en el lugar de trabajo. Es sumamente importante establecer un criterio para toda la organizacin pues SEPARAR es sinnimo de LIMPIEZA MAYOR, que a su vez define la poltica a seguir con lo innecesario. Esta Limpieza Mayor elimina los objetos innecesarios que se ubican con cierta preferencia en:

Estantes y armarios, sobre todo en las partes superior e inferior. En pasillos, sendas peatonales, escaleras y rincones, lugares que por razones de seguridad deben estar libres de obstculos, siendo lo contrario lo que ocurre muchas veces. Detrs o debajo de mquinas se dejan piezas rotas o trozos de material de descarte. Por cualquier lado, sobre todo si se trata de objetos, herramientas, instrumentos y piezas pequeas.

Qu criterio se usa para SEPARAR lo necesario de lo innecesario para realizar las tareas?

Es ms simple de lo que imaginamos:

1- Un objeto es necesario cuando se lo usa, no interesa cunto. 2- Es innecesario cuando no se usa.

Quines determinan su uso?

Las personas que realizan las tareas; solo ellas y nadie ms que ellas son las que saben cmo y con qu hacen las cosas, por lo tanto son las idneas para determinar su utilidad.
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Es frecuente que en el anlisis del SEPARAR se tenga en cuenta el valor del objeto y no su utilidad, para evitar esta confusin el criterio a usar es: lo que no es til para el trabajo se aparta; su valor define el destino final:
- Si el objeto es necesario en otra rea, se enva a ella. - Si no tiene valor (por ejemplo los desechos), se descarta. - Si lo tiene (como las mquinas, chatarra, etc.) se vende. - Los objetos necesarios se guardan.

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Para aplicar las diferentes "S" a cada grupo se le define un rea de responsabilidad. Este rea est relacionada con el lugar fsico asignado por la organizacin para realizar las tareas.

Cuando el mismo lugar fsico es usado por varios turnos se divide en diferentes sectores, cada uno a cargo de un grupo responsable, para evitar que las responsabilidades se diluyan.
Ejemplo:

En este lugar y su contorno trabajan tres turnos diferentes: A, B y C.

Como se observa, existen reas de uso comunes a varios grupos, sobre cada una de las cuales slo uno toma decisiones.

Qu se hace al respecto?
El grupo responsable tendr que negociar con los otros grupos y lograr acuerdos para que las decisiones que tome sean aceptadas por los dems, los cuales deben colaborar en el mantenimiento del sector. Las negociaciones estn a cargo de los lderes.

Estas negociaciones entre grupos traen una mayor vinculacin entre ellos y, como consecuencia, el aprendizaje de convivir y ayudarse mutuamente.
Para realizar la tarea el grupo hace un relevamiento de los problemas recorriendo el rea asignada. De esta observacin se tiene un cuadro de situacin de cmo estn las cosas, lo que les permite encarar las soluciones.

A continuacin el grupo se rene y construye el cuadro de situacin mediante una comunicacin interactiva, inicindose as el intercambio de: experiencias, opiniones y aportes.
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Al comienzo suele no resultar fcil establecer las conversaciones pues en general no es una prctica habitual, pero a medida que se van repitiendo las reuniones se produce su incorporacin como hbito. Para encontrar la solucin a cada problema planteado los miembros del grupo deben negociar, es decir, "encontrarle la vuelta" para llegar a un acuerdo que los satisfaga. En este "encontrarle la vuelta" debe desarrollarse la imaginacin, condicin imprescindible de la creatividad. Logrados los acuerdos con respecto a las tareas a realizar y sus prioridades, se nombran los responsables de ejecutarlas y se establece el cronograma de tiempos correspondiente. Los problemas detectados por el grupo, su solucin y el cronograma se asientan en las planillas diseadas para tal fin, como las que se encuentran en el captulo 4. Una vez realizada la separacin, los tem innecesarios se envan a los lugares fsicos designados. Para que los tem innecesarios sean identificados se les adjunta una tarjeta roja que forma parte del control visual que se estudia en el prximo captulo. La tarjeta evita la mezcla de los tem clasificados.
Beneficios que trae la aplicacin de la 1ra. "S": - Se recupera espacio desperdiciado, escritorios, mesas de trabajo, estanteras, tableros de herramientas, etc. - Mejora la seguridad al despejarse pisos, sendas peatonales y escaleras.

La siguiente figura representa cmo se produce la metamorfosis de las cuevas luego de implementar SEPARAR .

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2.2 - La segunda "S" - ORDENAR

Despejada el rea de todo lo innecesario, cuando slo queda lo que se debe guardar, comienza el segundo paso: ORDENAR .
Qu criterio se usa para ordenar?
Para efectuar el ordenamiento de los objetos se utiliza la frecuencia de uso: - Cuando ms se usan, ms cerca deben estar de las personas. - Cuando menos se usan, ms alejados.

Aplicar estos criterios es fundamental pues de esta forma se minimizan los tiempos de movimiento para la bsqueda de un objeto, como consecuencia de un mejor lay-out.

La siguiente tabla basada en este criterio sirve para orientar cmo se aplica el ORDENAR .

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Cmo ordenar?
El procedimiento para ordenar es: 1 - Definir y preparar los lugares de almacenamiento. 2 - Determinar un lugar para cada cosa. 3 - Identificar cada mueble y lugar de almacenamiento. 4 - Identificar cada objeto (herramienta, documento, etc.) con la misma identificacin del lugar donde se va a guardar. 5 - Confeccionar un manual que registre el lugar de almacenamiento de cada objeto. 6 - Mantener siempre ordenadas las reas de almacenamiento.

Ejemplos de cmo ordenar: Definir y preparar los lugares de almacenamiento. Las estanteras, archivos, armarios, mesas de trabajo, etc. deben colocarse de tal manera que su acceso sea simple y seguro siguiendo el criterio sealado en la tabla de cmo ordenar. Determinar un lugar para cada cosa. Recordar que lo que ms se usa debe de estar ms cerca de quienes lo utilizan. Criterios para ubicar el lugar de cada objeto: - La altura debe permitir un acceso sencillo y seguro. - Los repuestos y piezas se organizan siguiendo el criterio de que el primero que ingresa es el primero que se retira. - Las herramientas de mano deben estar ubicadas de forma tal que el tiempo de acceso y retorno se minimice. - Los objetos grandes que se almacenan en el piso deben tener fcil acceso y una ubicacin definida y sealada. - Para tareas repetitivas se arman conjuntos de acuerdo a las necesidades, ya sea que se trate de herramientas o elementos de oficina (lpices, gomas, corrector, etc.).
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Identificar cada mueble y lugar de almacenamiento. La finalidad es que cada sitio donde se coloca un objeto o tem quede unvocamente determinado. Identificacin del mueble. Para identificar el mueble, ya sea una estantera, un armario, un tablero, etc. se coloca en un lugar bien visible de la parte superior un cartel con un nmero y/o una letra. Identificacin del lugar. Para el estante se utiliza generalmente una letra, mientras que para la columna un nmero. En ambos casos se utilizan letreros bien visibles. Cuando se trata de tableros el lugar se reemplaza por la figura de la herramienta dibujada en el mismo.
Fig. n 2-1 : Identificacin de archivos.

Fig. n 2-2 : Identificacin de escritorios.

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Fig. n 2-3 : Tablero de herramientas.

Fig. n 2-4 : Identificacin en estanteras.

Fig. n 2-5 : Almacenar en el piso.

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Identificar cada objeto (herramienta, documento, etc.) con la misma identificacin del lugar en donde se lo guarda. En cada objeto, en un lugar visible, se pega una etiqueta o se graba la identificacin del lugar asignado para guardarlo. Este procedimiento permite a partir de un golpe de vista (Control Visual) verificar si el objeto est guardado en el lugar correspondiente comparando ambas identificaciones.

Fig. n 2-6: Identificacin de objetos y herramientas.

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Es necesario confeccionar un manual que contenga el lugar de almacenamiento de cada objeto. ste debe guardarse en un lugar accesible y visible. Al estar la informacin al alcance de todos este manual permite hallar los objetos con rapidez, eliminando el tiempo usado en dar o pedir explicaciones. La informacin bsica necesaria por cada tem es: - Denominacin del objeto. - Identificacin del mueble y lugar que ocupa en ste. - Indicacin acerca de adnde ha sido enviado (paol central o sectorial) si fue retirado del rea por ser de uso espordico. - Actualizacin permanentemente. - Para su confeccin se puede usar un fichero, un cuaderno o la computadora.

Fig. n 2-7: Manual que contiene lugar de almacenamiento de cada objeto.

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Mantener siempre ordenadas las reas de almacenamiento. Al negociar y llegar a acuerdos los integrantes del grupo establecen reglas para SEPARAR, ORDENAR , etc. El cumplimiento de estas reglas por parte de los integrantes del grupo es lo que mantiene el rea en buenas condiciones de uso. Cuando un miembro del grupo no respeta estas reglas el problema se trata en el grupo. Quin y dnde se ordena? Como en SEPARAR , en ORDENAR participan todos los integrantes del grupo del rea de responsabilidad asignada. Beneficios que trae la aplicacin de la 2da. "S": - Mejora la productividad al minimizar o eliminar los tiempos improductivos. - Mejora la distribucin de muebles, mquinas, equipos; en sntesis mejora el lay-out del lugar de trabajo.

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Fig. n 2-8: Las cuevas luego de implementar ORDENAR.

2.3 - La tercera "S" - LIMPIAR

Limpiar significa que se deben hallar en ptimas condiciones de uso: - Mquinas, equipos, herramientas y documentos. - Mesas de trabajo. - Armarios, estanteras y tableros. - Escritorios, ficheros, etc. - Pisos, paredes, reas peatonales, escaleras, ventanas, etc. Esto implica que adems de estar pintadas se deben encontrar:
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1) Mquinas, equipos y herramientas libres de suciedad y todos sus componentes funcionando correctamente. 2) Sobre mesas de trabajo debe haber slo lo necesario para desarrollar las tareas. Est comprobado que tanto la limpieza como el orden estn relacionados con la habilidad de realizar las tareas con destreza y calidad. 3) Los objetos deben estar libres de suciedad en sus respectivos lugares, ya sean estanteras, armarios o tableros. 4) Los escritorios slo deben tener lo necesario para realizar la tarea; antes de terminar la jornada de trabajo deben quedar despejados. 5) Los pisos, sendas peatonales y escaleras deben estar libres de repuestos, cables y mangueras, desperdicios y chatarra. 6) Las reas de almacenamiento deben usarse para el fin destinado, evitndose lo que frecuentemente ocurre cuando se encuentran libres y se depositan objetos innecesarios que se deben descartar. Las rutinas de control y limpieza permiten detectar anomalas que, corregidas en el momento oportuno, evitan problemas mayores que puedan dificultar la produccin, la calidad y la seguridad. Una forma de mantener la limpieza es evitar la generacin de suciedad, para lo cual se procede a: - Eliminar las prdidas de lquidos, aceite en tuberas y mquinas. Si momentneamente no se pueden eliminar un recurso es recogerlo en una bandeja o recipiente. - Tirar papeles, trapos, residuos, desperdicios, chatarra, en recipientes destinados para tal fin. Es til separar el lugar de la chatarra que puede venderse de los desperdicios que no tienen valor. - Colocar, si se hacen soldaduras, una cortina que no permita que la escoria de los electrodos y las chispas se desparrame por todos lados. - Eliminar la suciedad de las mquinas herramientas que generan viruta retirndola, a medida que se produce, mediante algn dispositivo o mecanismo. Los casos mencionados anteriormente son a ttulo de ejemplo, lo importante es estudiar cada caso en particular y resolver.

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Quin y dnde LIMPIAR ?

Como en SEPARAR , en LIMPIAR participan todos los integrantes del grupo del rea de responsabilidad asignada.

Beneficios obtenidos por la aplicacin de la 3ra. S:

- Disminucin de accidentes / incidentes al estar todo pintado, limpio, despejado, sealado, en pisos, zonas de riesgo y sendas peatonales. - Ambientes de trabajo agradables y confortables. - Mejora de la calidad pues la limpieza est vinculada con la habilidad para producir productos con calidad.

Figuras 2-9: Representan la metamorfosis de la cueva luego de aplicar LIMPIAR.

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