INFORME SOBRE CONTROL INTERNO

A los seores: CENTRO DE SERVICIOS CORAMAQUI Cochabamba Bolivia En cumplimiento del respectivo Contrato de Prestacin de Servicios de Auditora Externa, procedimos a efectuar un examen en el mbito de la Institucin: CENTRO DE SERVICIOS CORAMAQUI con el objeto que se detalla en el apartado 1 siguiente.

1- OBJETO DE AUDITORIA El objeto de nuestra Auditora fue la evaluacin general del ambiente de control interno existente en la institucin con el propsito de conocer el grado de confiabilidad del mismo y as establecer el alcance, la naturaleza y la oportunidad de los procedimientos de auditora a aplicar en la revisin de los estados financieros por el ejercicio finalizado al 31 de diciembre de 2011 2 -ALCANCE DE LA AUDITORIA Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las Normas de Auditora y Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Bolivia, tambin se observaron las disposiciones fiscales vigentes en nuestro pas. El trabajo desarrollado ha consistido bsicamente en evaluar los controles que tienen efecto sobre la informacin contable generada por la Institucin. En funcin de los objetivos definidos, el contenido de este informe respecto a la evaluacin del control interno, cubre nicamente aquellos aspectos que han surgido durante el desarrollo de nuestro examen y por lo tanto, no incluye todos aquellos comentarios y recomendaciones que un estudio especfico destinado a tal fin podra revelar.

3- COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES
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3-A) SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DEL INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE DE LA GESTIN ANTERIOR No nos fue facilitado el informe sobre Control Interno del ejercicio anterior, motivo por el cual no hemos podido hacer seguimiento a las observaciones presentadas en el mismo. 3-B) ASPECTOS OBSERVADOS EN EL EXAMEN DEL ACTIVO EXIGIBLE Cuentas por Cobrar con antigedad significativa En nuestro examen se ha determinado la existencia de saldos por cuentas por cobrar que provienen de gestiones anteriores y no han registrado movimiento en el ejercicio. Por ejemplo:
Saldo en Bs. Al 31/12/2011

Detalle
CONSORCIO CORAMAQUI 1 Saldo por rendir Tractor D6R CONSORCIO ATAJADOS PASORAPA CONSORCIO SOCIEDAD ACCD. CORAMAQUI Hugo Franco / Tractor D6H-90 CONSORCIO CORAMAQUI QHORY YACU Taller 27 de Mayo de Juan Aguayo Rocha Fidel Rojas Jashir Amilkar Melecio Enriquez M. Basilio Colque arreglo Tractor Gestin 2008 Hugo Franco / Tractor D7G CONSORCIO CORAMAQUI QHORY YACU

Tipo

Antigedad
Anterior al 31/12/2010 Anterior al 31/12/2009 Anterior al 31/12/2009 Anterior al 31/12/2009 Anterior al 31/12/2010 Anterior al 31/12/2010 Anterior al 31/12/2010 Anterior al 31/12/2009 Anterior al 31/12/2010 Anterior al 31/12/2008 Anterior al 31/12/2010 Anterior al 31/12/2007

388,460.45 Ctas. por Cobrar Consorcios 256,260.14 Boleta de Garanta por Cobrar 154,876.25 Ctas. por Cobrar Consorcios 105,506.68 Ctas. por Cobrar Consorcios 57,879.36 Cuentas por Cobrar 20,076.98 Ctas. por Cobrar Consorcios 15,130.60 Cuentas por Cobrar 15,000.00 Prestamos por cobrar 7,179.99 Anticipos por servicios 5,528.50 Anticipos por servicios 3,753.87 Cuentas por Cobrar 2,175.00 Ctas. por Cobrar Consorcios

Recomendaciones
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1) Se debe analizar la cobrabilidad de cada una de las cuentas que hayan permanecido sin movimiento con una antigedad mayor a un ao, para proceder a gestionar el cobro legal de las mismas. 2) As mismo es necesaria la constitucin de la previsin para las cuentas consideradas incobrables, previo informe legal. 3) Tambin es necesaria una regularizacin de la documentacin que garantice su cobrabilidad (contratos y garantas). Respuesta de la Institucin

Cuentas por Cobrar Consorcios Existen saldos en este grupo, que corresponde a proyectos ya terminados y que se arrastran de gestiones anteriores. Recomendaciones Los saldos de este grupo, al ser significativos, deben ser analizados por Consorcio de forma independiente, tomando en cuenta las condiciones establecidas en el acta de constitucin de cada uno de ellos y las caractersticas del o de los proyectos encarados; y para el caso de los Proyectos en comn concluidos al 31/12/2011, el saldo debe pasar al Saldo del Fondo del grupo del Patrimonio. Respuesta de la Institucin

3-C) ASPECTOS OBSERVADOS EN EL EXAMEN DEL ACTIVO REALIZABLE Ausencia de un Inventario detallado de las existencias en los Almacenes No existe un inventario detallado actualizado de las existencias en los diferentes almacenes de la Institucin, sin embargo el Reglamento de la misma indica en su Ttulo Octavo Art. 46: Se levantar un inventario detallado de los bienes y recursos de la Institucin y con la documentacin que lo respalde... Recomendaciones
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Se recomienda realizar el respectivo inventario de manera retrospectiva, considerando los ingresos y egresos del presente ejercicio para elaborar el inventario detallado de existencias al 31/12/2011. Respuesta de la Institucin

Ausencia de Tarjetas de Control (Kardex) para las existencias en almacenes No se manejan las existencias de los almacenes de la Institucin de acuerdo a normas y procedimientos contables que determinan la utilizacin de registros auxiliares (Kardex) fsicos o electrnicos, para consignar el movimiento fsico de los materiales. Recomendaciones Se recomienda implementar un sistema de manejo de inventarios bajo la responsabilidad formalmente designada de un funcionario, que garantice la disponibilidad de informacin real sobre las existencias en los almacenes de la Institucin y su movimiento. Respuesta de la Institucin

Ausencia de Procedimientos establecidos para el manejo de las existencias No existen procedimientos que especifiquen el manejo de las existencias en almacenes, su utilizacin, registro y disposicin de mermas, prdidas y/o disminuciones fsicas.

Recomendaciones Se recomienda a la Direccin la elaboracin de un manual de funciones y procedimientos que regule formalmente el manejo de los mismos, y que se acomode a la realidad de la institucin. En el corto plazo es necesaria la designacin de un funcionario responsable del manejo y custodia de las existencias en los almacenes. Respuesta de la Institucin

El movimiento contable no coincide con el consumo de materiales Examinados los Mayores de las cuentas del Activo Realizable (Almacenes), se pudo determinar que durante el ejercicio la mayora de ellas no ha tenido otro movimiento que la actualizacin de valor. Por ejemplo:
Saldo 31/12/2010 Bs. 120,237.14 886.69 35,365.62 780.84 223.66 69.22 Actualizacin Bs. 11,826.89 87.24 3,478.67 76.81 22.00 6.81 Saldo 31/12/2011 Bs. 132,064.03 973.93 38,844.29 857.65 245.66 76.03

Proyecto OPERACIN TRACTORES OPERACIN TRACTORES OPERACIN TRACTORES GESTION FONDOS PROPIOS GESTION FONDOS PROPIOS GESTION FONDOS PROPIOS

Almacn Almacn Central Lubricante, Filtros, Elementos Repuestos y accesorios Material de Escritorio Material de Limpieza Otros Materiales

Este hecho contradice la prctica contable vigente en la Institucin que determina registrar los gastos por compras y el consumo de los materiales tanto en las cuentas de resultados de cada proyecto como en las respectivas cuentas de Activo y Patrimonio. Por otro lado, al no realizar esta operacin contable, se pierde el control contable de las existencias. Recomendaciones
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Se recomienda a la Direccin instruir el registro correcto en la presente gestin. Respuesta de la Institucin

3-D) ASPECTOS OBSERVADOS EN EL EXAMEN DEL ACTIVO FIJO Inexistencia de Seguros Una de las principales caractersticas de un buen ambiente de control, es la de tomar las medidas necesarias para salvaguardar los activos de propiedad de la Institucin, una de estas medidas consiste en la contratacin de seguros con la cobertura suficiente para contrarrestar cualquier contingencia que pueda poner en peligro la integridad de los mismos. En nuestro examen evidenciamos que el nico seguro contratado es el SOAT, que tiene coberturas muy limitadas. Recomendaciones Se recomienda contratar seguros con mayor cobertura para la salvaguarda del Activo Fijo de la Institucin. Respuesta de la Institucin

Valores en libros obsoletos Las revaluaciones deben hacerse con suficiente regularidad de modo que el valor en libros no difiera materialmente del que sera determinado usando el valor razonable a la fecha del balance general. En nuestro examen evidenciamos que tanto el terreno, el edificio, los vehculos y la maquinaria se encuentran con valores en libros inferiores a los valores razonables al 31/12/2011. Esta situacin disminuye el valor real del Patrimonio del CORAMAQUI y tiene un impacto negativo en relacin a los ndices de endeudamiento del mismo, que son considerados como garanta para diferentes casos como la participacin en licitaciones pblicas y otros. Recomendaciones
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Se recomienda a la Direccin la contratacin de peritos para proceder a la revalorizacin tcnica de los Activos Fijos de la Institucin, con el fin de reflejar el valor adecuado del patrimonio del CORAMAQUI en los Estados Financieros en la presente gestin. Respuesta de la Institucin

Valor residual de los Activos Fijos Los activos fijos que ya han agotado su vida til de acuerdo a su depreciacin acumulada, muestran un valor residual de Bs. 0.00, si bien en Bolivia no existe una normativa al respecto, un activo fijo no puede tener un valor residual de 0, por lo menos debe figurar en libros un valor residual de Bs 1.00 (al final de la vida til y despus de haberse depreciado por completo). Recomendaciones Se recomienda a la Direccin instruir el ajuste a los valores residuales de los Activos Fijos que figuren con un valor de Bs. 0.00 para el presente ejercicio. Respuesta de la Institucin

Inexistencia de un manual de funciones para el manejo de los Activos Fijos Se evidenci que no existe un manual de funciones y procedimientos para el manejo de los Activo Fijos, que incluya entre otras cosas el procedimiento para asignar los mismos a los funcionarios de la Institucin.

Recomendaciones
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Se recomienda a la Direccin elaborar el respectivo manual de funciones y procedimientos. En el corto plazo, se recomienda designar un encargado de Activos Fijos que entre sus responsabilidades tenga la siguiente: Crear y mantener actualizado un registro de todos y cada uno de los activos fijos que son de propiedad, que se encuentren a cargo o en custodia de la Institucin. Este registro debe considerar la siguiente documentacin: La existencia fsica debidamente identificada, codificada y clasificada. La documentacin que determine su propiedad o tenencia. La identificacin del funcionario y dependencia a los que est asignado. El valor original del bien, valor de depreciaciones y revalorizaciones. Reparaciones, mantenimiento, seguros, etc. La disposicin temporal. La disposicin definitiva y baja.

Respuesta de la Institucin

3-E) ASPECTOS OBSERVADOS EN EL EXAMEN DE OTROS ACTIVOS Obras en Construccin En el examen de esta cuenta, no se pudo encontrar un detalle que respalde este registro, sin embargo lo consideramos razonable debido a su inclusin en el Informe de Auditora Externa practicado al 31/12/2010, que indica: La cuenta Obras en Construccin acumula las inversiones en la remodelacin del inmueble de propiedad del Centro de Construccin, valuadas al costo de la mano de obra y materiales utilizados.. Recomendaciones Se recomienda acumular toda la documentacin que respalde este registro en gestiones anteriores, con este resultado se debe tomar la decisin de activar la construccin, si esta hubiera sido terminada, o en su caso finalizar la misma. Respuesta de la Institucin
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3-F) ASPECTOS OBSERVADOS EN EL EXAMEN DEL PASIVO CORRIENTE Cuentas por Pagar a Particulares sin Contrato Existen algunas cuentas por pagar a terceros que no cuentan con el respectivo contrato de prstamo, que establezca las condiciones de los mismos y respalden las operaciones contables respectivas. Por otro lado no existe una poltica Crediticia definida, que establezca las condiciones necesarias para tomar la decisin de un endeudamiento. Recomendaciones Se recomienda proceder a la elaboracin de los contratos respectivos, para respaldar los pagos por concepto del Capital y los gastos por intereses que generen los prstamos de terceros al CORAMAQUI. Respuesta de la Institucin

Falta de Pago en Impuestos Devengados Se ha determinado que existen montos por diferentes impuestos y retenciones pendientes de pago, que se acarrean del anterior ejercicio, este hecho expone a la Institucin a eventuales sanciones impositivas por incumplimiento a deberes formales. Recomendaciones Se recomienda a la Direccin, regularizar el pago de estos importes priorizndolos a otras obligaciones para evitar futuras sanciones impositivas.

Respuesta de la Institucin

3-G) ASPECTOS OBSERVADOS EN EL EXAMEN DE OTROS PASIVOS Fondos en custodia Al ser estos fondos saldos de proyectos terminados, que provienen de gestiones anteriores, tienen la misma naturaleza de las cuentas patrimoniales del grupo Saldo de Fondo Recomendaciones Se recomienda a la Direccin, reclasificar estas cuentas previa autorizacin del Directorio de acuerdo al Estatuto Orgnico y Reglamento de la Institucin. Respuesta de la Institucin

3-H) ASPECTOS OBSERVADOS EN EL EXAMEN DE LOS SUELDOS Planillas de sueldos por servicios Al revisar las planillas de sueldos, se ha observado que el personal que figura en la planilla de servicios en Fondos Propios y Operacin Tractores, no se encuentra debidamente asegurado ni efecta sus aportes de Ley, de conformidad al cdigo de Seguridad, su Reglamento y disposiciones legales en vigencia.

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Recomendaciones Se recomienda a la Direccin, regularizar la situacin laboral de este personal. Respuesta de la Institucin

Contratos Laborales Se determin que no existen contratos laborales para la mayora de los trabajadores que figuran en las planillas de pagos de sueldos. Recomendaciones Se recomienda a la Direccin, encargar la elaboracin de los respectivos contratos de trabajo. Respuesta de la Institucin

3-I) ASPECTOS OBSERVADOS EN EL AREA DE CONTABILIDAD El rea de Contabilidad no posee un Manual de Procedimientos, ni tampoco manual de cuentas contables que establezcan normas generales y especficas para la contabilizacin de los hechos econmicos de la Institucin. Recomendaciones Se recomienda a la Direccin, instruya la elaboracin de estos manuales para garantizar la correcta aplicacin de los registros contables de la Institucin de acuerdo a su naturaleza y actividades.
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Respuesta de la Institucin

3-J) ASPECTOS OBSERVADOS EN EL MANEJO PRESUPUESTARIO No se emiten informes de ejecucin presupuestaria mensual, ni se maneja la contabilizacin en base a la ejecucin del presupuesto, a pesar de que el Reglamento de la Institucin exige en su Ttulo Noveno, Art. 47. Que: La totalidad de los recursos de la Institucin, sern manejados, nica y exclusivamente, a travs de un Presupuesto

Recomendaciones Se recomienda a la Direccin, instruir la elaboracin de reportes mensuales de ejecucin presupuestaria por proyecto, para as tener un mejor control del avance presupuestario de la Institucin y de los respectivos Proyectos pendientes de conclusin, tambin se recomienda que se manejen los registros contables en base a la ejecucin presupuestaria. Respuesta de la Institucin

Cochabamba 28 de abril de 2012

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