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La presente hoja de trabajo se encuentra elaborada con la finalidad de que podamos simplificar el tiempo de clculo y "arrastre" de movimientos para tratar de comprender mejor el funcionamiento de una operacin contable. C.P.y A. Alejandra Roel Fabela C.P.y A. Ernesto V. Galvn Platas La hoja se compone de los siguientes elementos:
GENERALES
1 Los nmeros de cuenta del catlogo de cuentas o subcuentas debern ser anotados SIN GUIONES, estos se encuentran ya establecidos en el formato visual de la hoja. 1 NO UTILICES EL COPIADO Y PEGADO en forma directa ya que este puede daar la hoja y perder las referencias que en cada hoja se contiene, por favor trata de desarrollarlo en forma manual.
LIBRO DIARIO
En el libro diario es donde registraremos cronolgicamente las transacciones del hotel atendiendo a especificar en el lo siguiente: en la columna de "No" Debemos anotar el nmero de asiento que le corresponde. (recordando que estos los debemos manejar en forma consecutiva preferentemente) en la columna de "Fecha" Debemos anotar la fecha del asiento que estamos registrando, solo al inicio del asiento. en la columna de "No Cta" Anotaremos el NUMERO DE CUENTA al que corresponda segn la hoja de "CATALOGO", en caso de que la cuenta utilizara "SUB CUENTA", esta se anotar por separado. en la columna de "Sub Cta" Anotaremos el NUMERO DE SUB CUENTA al que corresponda segn la hoja de
"SUB CUENTAS", en caso de que la cuenta no lleve este nmero NO SE DEBE anotar nada en esta columna. 1 en la columna de "Nombre" En esta columna no se anota nada y en ella debe aparecer la cuenta que estamos haciendo referencia en las dos columnas anteriores, en caso de que no corresponda, aparecer una leyenda haciendo referencia a ello ( "FALSO O NO EXISTE") Deberemos anotar el importe correspondiente a la operacin as como el lado correcto que este deba tener.
Generales de la hoja de "LIBRO DIARIO": 1 En caso y durante el desarrollo del asiento la hoja verifica que la suma de los cargos y los abonos tengan el mismo importe (PARTIDA DOBLE), en caso de que una vez terminado el asiento continu apareciendo la leyenda "ASIENTO INCOMPLETO, FAVOR DE VERIFICAR ERRORES", eso solo significara que algn asiento se encuentra incumplido el Principio de Partida Doble, por tanto deberemos verificar esta diferencia. 1 La hoja tambin verifica que no utilicemos subcuentas que no existen o que no se encuentran relacionadas al departamento al que hacemos referencia y para ello nos desplegar la Leyenda "SUB-CUENTA DE GASTO NO EXISTE", a lo cual tenemos que verificar si la sub cuenta que estamos haciendo referencia y la cuenta , tienen alguna correspondencia.
BALANZA DE COMPROBACIN
En esta hoja solo se tiene permitido capturar los saldos inciales para el ejercicio que estamos realizando, los "MOVIMIENTOS" al igual que los "SALDOS FINALES", son determinados a travs de frmulas por tanto estos son los datos que utilizaras para elaborar tu Balance General y tu Estado de Resultados. En un cuadro adyacente a la Balanza de Comprobacin se encuentra un cuadro detallado de los Gastos por SUB CUENTA.
ESTADO DE RESULTADOS
En esta hoja construiremos el Estado de Resultados anotando en los dos primeros espacios la fecha de inicio y la fecha de corte para este Estado Financiero. Posteriormente empezaremos a hacer mencin de las cuentas y subcuentas que lo integran empezando por los ingresos y los costos de A&B, para la determinacin de la "Utilidad Bruta", as como el "Resultado del Ejercicio" y el titulo de los "Gastos de Operacin" utilizaremos las claves que a continuacin se mencionan Claves para cuentas de corte en ESTADO DE RESULTADOS
es importante que cuando empieces a desarrollar el detalle de los "Gastos de Operacin" estos deben ser aplicados en la primer cuenta el nmero de la cuenta sin la subcuenta, y posteriormente en los subsecuentes renglones mencionar la cuenta y en la columna siguiente la subcuenta que le corresponde.
BALANCE GENERAL
En esta hoja construiremos el Balance General, estableciendo primero la fecha a la cual se realiza y desglosando en forma de "CUENTA" sus componentes; del lado izquierdo se encuentran los activos los cuales solo bastar que coloques el nmero de cuenta para que aparezca el nombre de este y el saldo que en la balanza tiene. Para el caso de los activos debes de especificar los grupos en que este se subdivide para que los tome como ttulos en el balance es decir anotaras el nmero de cuenta del grupo para que este encabece la seccin que vas a construir. Ej. 110 CIRCULANTES, 130 FIJOS, ETC.. Los pasivos y los capitales llevan una mecnica similar con la diferencia de que existen algunos nombres que tendremos que llamar con cuentas ya establecidas y al terminar los pasivos deberemos dejar un rengln en blanco para que pueda establecer el total de estos y poder empezar los capitales, de igual forma lo haremos al terminar el capital, dejaremos un rengln en blanco para que podamos hacer el corte de la suma de pasivos y capitales y posteriormente podamos anotar el resultado ; una vez determinado esto las sumas iguales las obtendremos anotando a la misma altura de donde se encuentre la "Suma de Activos" la clave 9-99, para que en esa lnea haga el cierre del balance. Claves para cuentas de corte en BALANCE GENERAL 9-98 Resultado del Ejercicio 9-99 Sumas iguales del PASIVO Y CAPITAL
1-00 1-10 1-11 1-12 1-13 1-14 1-15 1-16 1-17 1-18 1-19 1-20 1-21 1-22 1-23 1-24 1-25 1-26 1-30 1-31 1-32 1-33 1-34 1-35 1-36 1-37 1-38 1-39 1-40 1-41 1-42 1-43 1-44 1-45 1-46 1-47 1-50 1-51 1-52 1-53 1-54 1-55 1-56 1-57 1-58
D D D D D D D D Estimacin Ctas Incobrables de Clientes D Documentos por cobrar D Estimacin Ctas Incobrables de Documentos por cobrar D Deudores diversos D Estimacin Ctas Incobrables de Deudores diversos D Funcionarios y Empleados D Almacn de Alimentos D Almacn de Bebidas D Almacn General D Almacn de Equipo de Servicio D FIJO D Terrenos D Edificios D Depreciacin Acumulada de Edificios A Mobiliario y equipo D Depreciacin Acumulada de Mobiliario y equipo A Equipo de Computo D Depreciacin Acumulada de Equipo de Computo A Equipo de Servicio D Depreciacin Acumulada de Equipo de Servicio A Equipo de Reparto D Depreciacin Acumulada de Equipo de Reparto A Equipo de Transporte D Depreciacin Acumulada de Equipo de Transporte A Maquinaria D Depreciacin Acumulada de Maquinaria A Acciones y Valores D Depsitos en garanta D DIFERIDO D Gastos de Organizacin D Amortizacin Acumulada de Gastos de Organizacin A Gastos de Instalacin D Amortizacin Acumulada de Gastos de Instalacin A Papelera y tiles D Propaganda y publicidad D Primas de seguros D Rentas pagadas por anticipado D
ACTIVO CIRCULANTES Caja Bancos Huspedes Tarjeta de Crdito Agencias de Turismo Clientes
1 Activo
1.10 Activo Circulante 1.30 Activo Fijo 1.50 Activo Diferido 3 Capital
1-59 2-00 2-10 2-11 2-12 2-13 2-14 2-15 2-16 2-20 2-21 2-22 2-30 2-31 2-32 3-00 3-10 3-20 3-30 3-40 3-50 3-60 3-90 4-00 4-10 4-11 4-12 4-13 4-14 4-15 4-16 4-17 4-18 4-20 4-30 5-00 5-10 5-11 5-12 5-13 5-14 5-20 5-25 5-30 5-35 5-40 5-45
Intereses pagados por anticipado PASIVOS CIRCULANTES Proveedores Documentos por Pagar Acreedores Diversos Impuestos por Pagar Depsitos por reservaciones Anticipo por eventos FIJOS Hipotecas por Pagar Documentos por Pagar a Largo Plazo DIFERIDO Rentas cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado PASIVO Y CAPITAL Capital Contable Reservas Aportaciones Supervit Utilidades del Ejercicio Prdidas del Ejercicio Resultado del Ejercicio CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS Ingresos Habitaciones Alimentos Bebida Telfonos Lavandera Salones pblicos Miscelneos Arrendamientos Productos Financieros Otros Ingresos CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS Costos de Venta Costo de Alimentos Costo de Bebidas Costo de Telfono Costo de Lavandera Gastos de Habitaciones Gastos de Alimentos Gastos de Bebidas Gastos de Telfono Gastos de Lavandera Gastos de Administracin
D A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A D D D D D D D D D D D D
Gastos de Mantenimiento Gastos de Promocin Gastos de Fuerza Motriz Gastos Financieros Otros Gastos
D D D D D
2 Pasivo
5-20
Gastos de Habitaciones
5-25
Gastos de Alimentos
5-30
Gastos de Bebidas
5-35
Gastos de Telfono
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42
Sueldos Vacaciones Leyes Sociales Comida de Empleados Comisiones de Agencia Suministros de Limpieza Suministros de Huspedes Loza y Cristalera Blancos Comisin Tarjeta Crdito Uniformes Papelera y tiles Decoracin Msica y Variedad Plaque Botanas para el bar Utensilios de cocina Utensilios de Bar Suministros de Clientes Seguridad Seguros y Fianzas Honorarios a Profesionistas Gastos Legales Intercomunicacin Portes y Telegramas Cortesas Gastos de Viaje Transporte Local Impuestos Anuncios Folletos Artculos Fotogrficos Vallas Anunciadoras Mantenimiento Edificio Pintura y Decoracin Reparacin de Equipo Muebles Alfombras y Tapetes Toldos Albercas y Jardines Mantenimiento Elevadores Mantenimiento Calderas
520-01 520-02 520-03 520-04 520-06 520-07 520-08 520-09 520-11 520-12 520-13
525-01 525-02 525-03 525-04 525-06 525-08 525-09 525-11 525-12 525-13 525-14 525-15 525-16 525-17 525-18 525-19
520-19
535-11 535-12
520-26
525-26
530-26
535-26
43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64
Mantenimiento Aire AC Agua Luz Gas Combustibles Focos y Bombillas Mermas Roturas Derrames Desperdicios Artculos Promocionales Cortesas de Varios 520-54 Depreciaciones 520-55 Amortizaciones 520-56 Estimacin para Cuentas Incobrables Intereses Renta Equipo Inservible Contratos de Limpieza Capacitacin 520-62 Degustaciones Diversos 520-64
Cuentas por Departamento: 18
530-49 530-50 530-51 530-52 530-54 530-55 530-56 535-54 535-55 535-56
525-59
530-59
535-62 535-64
13
5-40
Gastos de Lavandera
5-45
Gastos de Administracin
5-50
Gastos de Mantenimiento
5-55
Gastos de Promocin
5-60
Gastos de Fuerza Motriz
5-65
Gastos Financieros
5-70
Otros Gastos
540-26
545-20 545-21 545-22 545-23 545-24 545-25 545-26 545-27 545-28 545-29
555-25 555-26 555-27 555-28 555-30 555-31 555-32 555-33 550-34 550-35 550-36 550-37 550-38 550-39 550-40 550-41 550-42
540-62 540-64
13
545-62 545-64
24
560-62 560-64
10 3 1
Libro Diario
Empresas IRH, SA de CV
No 1 Fecha No Cta 114 565 115 112 113
215 411
560 112
Gastos de Lavandera Acreedores Diversos Bancos 10 Gastos Financieros (Comisin Tarjeta Crdito) Anticipo por eventos Gastos de Organizacin Bancos
10
11
112 122 555 156 231 112 142 212 138 126
12
13
14
15
$ $ $ $ $
145,600.00 Abono
35,000.00
1,500.00 $ 1,500.00
7,000.00 $ 7,000.00
500.00 $ 500.00
4,800.00 $ 4,800.00
100.00 $ 100.00
200.00 $ 200.00
$ $
1,000.00 $ 1,000.00
2,700.00 $ 2,700.00
1,500.00 $ 1,500.00
6,000.00 $ 6,000.00
5,000.00 $ 5,000.00
300.00 $ 300.00
Empresas IRH, SA de CV
Balanza de Comprobacin
Saldos Iniciales
1-11 1-12 1-13 1-14 1-15 1-16 1-17 1-18 1-19 1-20 1-21 1-22 1-23 1-24 1-25 1-26 1-31 1-32 1-33 1-34 1-35 1-36 1-37 1-38 1-39 1-40 1-41 1-42 1-43 1-44 1-45 1-46 1-47 1-51 1-52 1-53 1-54 1-55 1-56 1-57 1-58 1-59 2-11 2-12 2-13 Cargo Caja 4,000.00 Bancos 10,000.00 Huspedes 40,000.00 Tarjeta de Crdito 3,000.00 Agencias de Turismo 4,000.00 Clientes 900.00 Estimacin Ctas Incobrables de Clientes Documentos por cobrar 200.00 Estimacin Ctas Incobrables de Documentos por cobrar Deudores diversos 100.00 Estimacin Ctas Incobrables de Deudores diversos Funcionarios y Empleados 3,000.00 Almacn de Alimentos 2,500.00 Almacn de Bebidas 5,000.00 Almacn General 3,000.00 Almacn de Equipo de Servicio 6,000.00 Terrenos 10,000.00 Edificios 15,000.00 Depreciacin Acumulada de Edificios Mobiliario y equipo 20,000.00 Depreciacin Acumulada de Mobiliario y equipo Equipo de Computo Depreciacin Acumulada de Equipo de Computo Equipo de Servicio 5,000.00 Depreciacin Acumulada de Equipo de Servicio Equipo de Reparto Depreciacin Acumulada de Equipo de Reparto Equipo de Transporte Depreciacin Acumulada de Equipo de Transporte Maquinaria Depreciacin Acumulada de Maquinaria Acciones y Valores Depsitos en garanta Gastos de Organizacin 100.00 Amortizacin Acumulada de Gastos de Organizacin Gastos de Instalacin 300.00 Amortizacin Acumulada de Gastos de Instalacin Papelera y tiles Propaganda y publicidad 6,000.00 Primas de seguros 2,000.00 Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado Proveedores Documentos por Pagar Acreedores Diversos Abono
2-14 2-15 2-16 2-21 2-22 2-31 2-32 3-10 3-20 3-30 3-40 3-50 3-60 4-11 4-12 4-13 4-14 4-15 4-16 4-17 4-18 4-20 4-30 5-11 5-12 5-13 5-14 5-20 5-25 5-30 5-35 5-40 5-45 5-50 5-55 5-60 5-65 5-70
Impuestos por Pagar Depsitos por reservaciones Anticipo por eventos Hipotecas por Pagar Documentos por Pagar a Largo Plazo Rentas cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado Capital Contable Reservas Aportaciones Supervit Utilidades del Ejercicio Prdidas del Ejercicio Habitaciones Alimentos Bebida Telfonos Lavandera Salones pblicos Miscelneos Arrendamientos Productos Financieros Otros Ingresos Costo de Alimentos Costo de Bebidas Costo de Telfono Costo de Lavandera Gastos de Habitaciones Gastos de Alimentos Gastos de Bebidas Gastos de Telfono Gastos de Lavandera Gastos de Administracin Gastos de Mantenimiento Gastos de Promocin Gastos de Fuerza Motriz Gastos Financieros Otros Gastos SUMAS IGUALES
140,100.00
140,100.00
Movimientos
Cargo 19,300.00 70,000.00 20,160.00 7,000.00 300.00 5,000.00 1,000.00 Abono 14,500.00 35,000.00 2,700.00 4,800.00 100.00 300.00 1,500.00 5,000.00 200.00
Saldos Finales
Cargo 4,000.00 14,800.00 75,000.00 23,160.00 11,000.00 900.00 200.00 100.00 300.00 2,500.00 200.00 2,900.00 5,700.00 10,000.00 15,000.00 20,000.00 5,300.00 5,000.00 1,100.00 300.00 4,500.00 2,000.00 Abono 10,000.00 15,000.00 15,200.00
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45
48,500.00 40,000.00 15,000.00 500.00 7,600.00 43,500.00 17,500.00 7,000.00 3,500.00 223,300.00
46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64
Datos de Verificacin
Total de Activo Total de Pasivo Total de Capital 203,960.00 144,200.00 59,760.00
5-25
Gastos de Alimentos
5-30
5-35
Sueldos Vacaciones Leyes Sociales Comida de Empleados Comisiones de Agencia Suministros de Limpieza Suministros de Huspedes Loza y Cristalera Blancos Comisin Tarjeta Crdito Uniformes Papelera y Utiles Decoracin Msica y Variedad Plaque Botanas para el bar Utensilios de cocina Utensilios de Bar Suministros de Clientes Seguridad Seguros y Fianzas Honorarios a Profesionistas Gastos Legales Intercomunicacin Portes y Telegrmas Cortesas Gastos de Viaje Transporte Local Impuestos Anuncios Folletos Artculos Fotogrficos Vallas Anunciadoras Mantenimiento Edificio Pintura y Decoracin Reparacin de Equipo Muebles Alformbras y Tapetes Toldos Albercas y Jardines Mantenimiento Elevadores Mantenimineto Calderas Mantenimiento Aire AC Agua Luz
Gas Combustibles Focos y Bombillas Mermas Roturas Derrames Desperdicios Artculos Promocionales Cortesias de Varios Depreciaciones Amortizaciones Estimacin Cts Incobrables Intereses Renta Equipo Inservible Contratos de Limpieza Capacitacin Degustaciones Diversos
Totales
5-45
Gastos de Administracin
5-50
Gastos de Mantenimiento
5-55
Gastos de Promocin
5-60
5-65
500.00 -
1,500.00 100.00 -
7,000.00
1,240.00 -
200.00
500.00 -
1,600.00 -
7,000.00 -
1,240.00 -
5-70
Otros Gastos Totales
10,340.00 10,140.00
Empresas IRH SA de CV
Estado de Resultado del 01 al 31 de Dec de 2008
Cta Sub Columna 1 Columna 2 Columna 3
4-10 4-11 4-12 4-13 4-14 4-15 5-10 6-01 9-05 5-50 5-50 5-55 5-55 5-55 5-60 5-60 5-65 6-03
40 30 32 45 10
INGRESOS Habitaciones Alimentos Bebida Telfonos Lavandera COSTO DE VENTA UTILIDAD BRUTA GASTOS DE OPERACIN Gastos de Mantenimiento Albercas y Jardines Gastos de Promocin Anuncios Artculos Fotogrficos Gastos de Fuerza Motrz Luz Comisin Tarjeta Crdito UTILIDAD DEL EJERCICIO
500.00
Columna 4
66,700.00 66,700.00
10,340.00 56,360.00
Empresas IRH SA de CV
Balance General al 1-00 1-10 1-11 1-12 1-13 1-14 1-15 1-16 1-18 1-20 1-22 1-23 1-24 1-25 1-26 1-30 1-31 1-32 1-34 1-38 1-42 1-50 1-51 1-53 1-56 1-57 ACTIVO CIRCULANTES Caja Bancos Huspedes Tarjeta de Crdito Agencias de Turismo Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos Funcionarios y Empleados Almacn de Alimentos Almacn de Bebidas Almacn General Almacn de Equipo de Servicio FIJO Terrenos Edificios Mobiliario y equipo Equipo de Servicio Equipo de Transporte DIFERIDO Gastos de Organizacin Gastos de Instalacin Propaganda y publicidad Primas de seguros SUMA DEL ACTIVO Parcial 4,000.00 14,800.00 75,000.00 23,160.00 11,000.00 900.00 200.00 100.00 300.00 2,500.00 200.00 2,900.00 5,700.00 $ 10,000.00 15,000.00 20,000.00 5,300.00 5,000.00 $ 1,100.00 300.00 4,500.00 2,000.00 $ $ Total 2-00 2-10 2-11 2-12 2-13 2-15 2-16 2-20 2-22 2-30 2-31 2-32 3-00 3-10
140,760.00
55,300.00
7,900.00 203,960.00
9-98 9-99
PASIVOS CIRCULANTES Proveedores Documentos por Pagar Acreedores Diversos Depsitos por reservaciones Anticipo por eventos FIJOS Documentos por Pagar a Largo Plazo DIFERIDO Rentas cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado SUMA DE PASIVOS PASIVO Y CAPITAL Capital Contable PASIVO Y CAPITAL
Parcial 10,000.00 15,000.00 15,200.00 48,500.00 40,000.00 $ 15,000.00 $ 4,000.00 500.00 $ $ 7,600.00 $
Total
128,700.00 15,000.00
$ 56,360.00 $ $