Bi ging:

H THNG THNG TIN K TON

Chng 1. MT S VN CHUNG V H THNG

THNG TIN K TON

(S tit: 06) Sau khi hc xong chng ny, sinh vin c th: - Phn bit c mt s thut ng nh h thng, h thng thng tin, v h thng thng tin k ton, bit c cng ngh thng tin nh hng th no n h thng thng tin k ton - Hiu c vic lp bo co ti chnh s thay i nh th no trong thi i cng ngh thng tin. - Nhn thc c vic ng dng cng ngh thng tin cho php cc k ton vin qun tr vic o to v thit k c h thng qun tr chi ph mi v cch o lng mc hon thnh nh th no. - Bit c ti sao cc kim ton vin cung cp dch v bo m - Nhn thc c nhng im mi trong mt h thng thng tin k ton v lm quen vi nhng c hi ngh nghip trong lnh vc mi ny. 1.1. H thng thng tin k ton l g? 1.1.1. L thuyt v h thng H thng l mt khi nim thng c s dng trong i sng v chng ta c th xem h thng l mt tp hp cc thnh phn phi hp vi nhau hon thnh mt lot cc mc tiu. V d: - H thng khuych i m thanh: Loa, b khuych i, micro nhn u vo l m thanh nh v mc tiu ca h thng l lm khuych i m u ra. - H thng giao thng: ng, cu, cng, xe, tu mc tiu ca h thng l vn chuyn con ngi hng ha t ni ny n ni khc Mt h thng bt k c ba c im sau: C cc thnh phn b phn (hoc nhng im hu hnh).

1 | Page

nh. -

Tin trnh x l (hay phng php) phi hp cc thnh phn theo cch quy Mc tiu hoc i tng ca h thng.

L thuyt h thng c a ra nhng khi nim lin quan nh sau: + H thng con v h thng cha T nh ngha trn cho ta thy h thng s tn ti nhiu cp bc khc nhau. Cc thnh phn ca n cng c th l h thng vi cc c im khc nhau. Cc thnh phn ca n cng c th l h thng vi cc c im ca mt h thng phi c. Cc h thng cp thp hn trong mt h thng l nhng h thng con, n cng c tin trnh phi hp cc thnh phn b phn t c mc tiu ca n. Khi nim h thng con, h thng cha ph thuc vo cch nhn nhn ca mi c nhn khi tip cn h thng . - V d: - H thng giao thng c cc h thng con l h thng giao thng ng b, h thng giao thng ng thy +ng bin v ni giao tip *ng bin: nhm phn cch h thng ny vi h thng khc. Trong h thng con, ng bin gip nhn dng cc thnh phn ca h thng. Xc nh ng bin ca h thng ph thuc vo c im v v tr ca h thng trong t chc. *Ni giao tip: l ni gp nhau gia cc ng bin ca h thng con. Ni giao tip ni kt cc h thng con hoc cc thnh phn b phn. +Phn loi h thng: h thng c nhiu dng khc nhau nhng c th c phn loi thnh bn dng c bn sau: * H thng ng: l h thng c lp vi mi trng. N khng c ni giao tip vi bn ngoi, khng tc ng khi ng bin v cc tin trnh x l s khng b mi trng tc ng. Khi nim h thng ng ch mang tnh cht l lun bi thc t cc h thng u tc ng qua li vi mi trng theo nhiu cch khc nhau. *H thng ng c quan h: l h thng c s tc vi mi trng, c ni giao tip vi bn ngoi v c s kim sot nh hng ca mi trng ln tin trnh. Quan h y c th hin qua cc nhp liu v kt xut. * H thng m: l h thng khng kim sot s tc ng qua li ca n vi mi trng. Ngoi vic th hin quan h qua qu trnh nhp liu v kt xut, h thng

2 | Page

thng b nhiu lon hoc khng kim sot c, nh hng n qu trnh x l ca n. H thng c thit k tt s hn ch cc tc ng ca s nhiu lon. - H thng kim sot phn hi: l h thng cc nhp liu c th l cc kt xut ca n. Trn c s bn kiu h thng c bn, ngi ta c th lin h nhiu h thng vi nhau. V d h thng ng c quan h c th c cc thnh phn l h thng ng c quan h, h thng m v h thng kim sot phn hi. 1.1.2. H thng thng tin qun l

a. Thng tin d liu: + D liu: Nhng s kin, con s, hnh nh cha c x l ph hp vi ngi s dng + Thng tin: D liu c sp xp ph hp vi ngi s dng.

3 | Page

V d: im ca mt lp l d liu mun thnh thng tin th cn phi sp xp phn loi gii, kh trung bnh H thng thng tin qun l c my tnh tham gia, mt my tnh c th x l thng tin. Khi hot ng, c thnh phn ca my tnh trao i thng tin vi nhau. Nh vy, my tnh cng l mt h thng thng tin. Cc h thng thng tin qun l trong cc t chc kinh t x h nh h thng thng tin qun l nhn s, h thng k ton, h thng qun l lch cng tc l cc v d in hnh v h thng thng tin. H thng thng tin qun l: phn ln h thng x l giao dch thng c xy dng nhm phc v cho mt hoc vi chc nng no , hoc ch n gin l gip con ngi gii thot khoi mt cng vic tnh ton, thng k nng nhc. Khi xut hin nhu cu cung cp cc thng tin tt hn v y hn, cng l lc cn n nhng phng thc x l thng tin mt cch tng th thng tin thng tin qun l. H thng thng tin qun l l h thng c nhim v cung cp thng tin cn thit phc v cho vic qun l iu hnh mt t chc. Thnh phn chim v tr quan trng trong h thng thng tin qun l l mt c s d liu hp nht cha cc thng tin phn nh cu trc ni ti ca h thng v cc thng tin cc hot ng din ra trong h thng.

4 | Page

Vi ht nhn l c s d liu hp nht, h thng thng tin qun l c th h tr cho nhiu lnh vc chc nng khc nhau v c th cung cp cho cc nh qun l cng c v kh nng d dng truy cp thng tin, h thng thng tin qun l c cc chc nng chnh: + Thu thp, phn tch v lu tr cc thng tin mt cch h thng nhgn thng tin c ch c cu trc ho c th lu tr v khai thc trn cc phng tin tin hc. + Thay i, sa cha, tin hnh tnh ton trn cc nhm ch tiu, to ra cc thng tin mi. + Phn phi v cung cp thng tin. Cht lng ca h thng thng tin qun l c nh gi thng qua tnh nhanh chng trong p ng cc yu cu thng tin, tnh mm do ca h thng v tnh ton vn, y ca h thng.

* m.

5 | Page

Cc giai on xy dng h thng thng tin qun l: H thng thng tin qun l cng nh bt k h thng no khc, n c mt cuc sng cng vi cc chu k sng c nhng c trng ring. N c sinh ra, pht trin v cui cng th b thay th hay b loi b bi h thng khc tin tin hn, hin i hn. Ta c th chia cuc sng, hay cn gi l vng i ca h thng thng tin qun l ra cc giai on nh sau: - Giai on chun b: Giai on ny tnh t khi trong t chc xut hin nhu cu xy dng h thng thng tin mi nhm cung cp thng tin chnh xc, kp thi cho vic iu hnh cc hot ng sn xut trong t chc. - Giai on hnh thnh v pht trin: Trong giai on ny, cc d nh xy dng h thng thng tin c trin khai thc hin trong thc t. Cc chuyn gia phn tch h thng, nh qun l v cc lp trnh vin cng nghin cu, kho st, phn tch, thit k v xy dng h thng thng tin qun l. H thng thng tin c th nghim, ci t v chun b a vo s dng. - Giai on khai thc v s dng: Thng thng y l giai on di nht trong vng i ca h thng thng tin qun l. Trong giai on ny h thng c vn hnh phc v cho nhu cu khai thc v s dng thng tin trong t chc. Trong qu trnh s dng, 6 | Page

h thng c bo tr hoc sa cha ph hp vi s thay i v thng tin hoc nhu cu thng tin. - Giai on thay th: Trong qu trnh s dng v khai thc h thng, lun gp phi s thay i v thng tin (thay i v dung lng, cu trc) v nhng sa cha trong h thng lm cho n tr nn cng knh, hot ng km hiu qu. V vy, h thng thng tin c cn phi c thay th bi h thng thng tin mi hoc nng cp. 1.1.3. Khi nim v h thng thng tin k ton C kin cho rng h thng thng tin k ton l phn giao ca hai mng: k ton v h thng thng tin. Nh vy, nghin cu h thng thng tin k ton c xem l vi tnh ho h thng k ton trong doanh nghip. Nhng l cc hiu cha chnh xc v h thng thng tin k ton. -Khi nim v h thng thng tin k ton nh sau: H thng thng tin k ton l vic thu thp cc d liu v x l cc thng tin cn thit cho ngi s dng. hiu r thut ng ny cn xem xt khi nim ny trn khi nim v h thng, thng tin v k ton.

K ton

H thng thng tin k ton

H thng thng tin

Hnh 1.1: Hnh m t cch thc nhn nhn h thng thng tin k ton +> K ton: K ton bao gm cc lnh vc v k ton ti chnh, k ton qun tr, k ton chi ph v k ton thu. H thng thng tin k ton c thit lp cung cp thng tin cho cc lnh vc ny. C th thy rng h thng thng tin k ton to lp cc d liu v bng lng cho cc nhn vin trong cng ty, k ton cc khon phi thu, k ton cc khon phi tr, hng tn kho, d ton tng th, ghi nhn cc thanh ton trn s ci, thit lp cc bo co ti chnh, bo co qun tr, lp k hoch chin lc Thch thc ln nht ca k ton l lm sao a c cc thng tin tt nht cho nhng ngi cn thng tin (bn trong doanh nghip v bn ngoi doanh nghip). V d 7 | Page

quyt nh mua mt thit b vn phng ngi ta quyt nh cn cc thng tin v ngi bn, cc chi ph c lin quan, cc iu kin mua bn v thanh ton, lm sao x l cc thng tin , h thng thng tin k ton s gii quyt cc vic . K ton cn gip gii quyt cc thng tin khng lin quann n k ton nh l lp d ton v cc khon thu chi tin mt ca cng ty, tng hp v phn tch cc thng tin v doanh thu, chi ph v d on doanh s cc th trng, phn tch cc chi ph v lng v cc li ch mang li ca ngi lao ng, tng hp v vn hng tn kho, phn tch bin ng chi ph sn xut. Bn cnh thng tin k ton cn cung cp nhng thng tin rt hu dng cho nhng ngi lm cng vic khng c s lin quan n k ton nh ti chnh, nghin cu th trng, nhn s. C th tm tt nh sau: *Ti chnh D ton v tin v cc khon thu chi thc t lm c s phn tch. * Nghin cu th trng Thng k bn hng, tng hp phn tch, thng tin v chi ph v d ton v doanh thu. * Qun l nhn s Phn tch bng lng (phn tch li ch mang li ca tng c nhn) cc d n trong tng lai v d ton chi ph nhn s. * Sn xut Tng hp thng tin v hng tn kho, v phn tch chi ph sn xut. +> Thng tin (cn gi l d liu): mc d hai khi nim ny thng khc nhau nhng li hay c s dng nhm ln. Khi nim d liu dng ch cc ghi nhn th v cc d kin s kin cha c x l, v d cc im thi ca mt lp hc. hu dng cc d liu cn c qu trnh x l tr thnh thng tin, v d cc im thi c phn loi, cng trung bnh v nhm li thnh cc nhm nh gi trnh hc ca lp. Lm th no x l cc d liu thnh thng tin c ch? Khng c mt cu tr li chung, tu trng hp, tu cc nhn thc m cch x l khc nhau. V d nh gi lp hc cch thng thng l kim tra, tuy nhin cc thng tin nhn c liu c chnh xc tuyt i? Mt v d khc, nh gi gi tr c phiu m mt cng ty ang s hu c th ly gi trung bnh ca cc ngy giao dch gn y, gi tr m cng ty thanh ton c c phiu ny, hay gi giao dch ngy gn nht nh gi? D liu th rt quan trng v n l c s cho du vt kim ton, cc d liu s c h thng thng tin ghi li, chng hn, h thng thng tin s gn kt vi my chm cng ca cng ty ghi li ton b thi gian ca nhn vin v tin hnh tnh lng v cc khon trch theo lng. 8 | Page

Kim ton ni b c th so snh kt qu ghi nhn bng chm cng v bng lng chc rng cc vic tr lng c tnh ton ng. Mc d thng tin l quan trng nhng cc thng tin cn phi c x l v ngi s dng cn cc thng tin ti chnh c tng hp, hay tng kt thng k, hay cc thng tin mang tnh d on l c s cho vic ra quyt nh.

U VO D liu thng tin t cc ngun xut nhp

X L Sp xp, t chc v tnh ton

U RA Thng tin cho vic ra quyt nh xut, nhp

Hnh 1.2: Hnh dng m t ba giai on trong qu trnh x l Cng vic x l d liu thng c tri qua cc bc sau: (1) thp liu cc thng tin th vo (2) tin hnh x l cc thng tin v (3) cho cc thng tin c ngha. Cc h thng thng tin k ton hin i c bn da vo cc bc trn nhng c h tr bi cc my tnh. V d, cc ca hng bn l bn hng trn mng s dng cc trang web khch hng t hng, thng tin khch hng t hng s c lu tr, x l thc hin vic giao hng, thng tin c lu chuyn in ra ho n v tng hp ln bo co ti chnh ca ca hng. Mt iu cn lu l cho d my tnh l cng c gip tng tnh hiu qu x l d liu nhng chng cng to ra mt s rc ri: Nh my khng th hiu chnh c nhng thng tinh sai do nhp lnh sai (v d: nhp nhm s ngy cng 28 thnh -28), nhp liu my tnh in t s gy kh khn trong vic tm li du vt kim ton. +> H thng: trong lnh vc k ton, thut ng h thng thng lin tng n h thng my tnh, cng ngh thng tin ngy nay thay i trong mi cng vic. H thng l mt tp hp vt cht v phi vt cht nh ngi, my mc, thng tin, d liu, cc phng php x l, cc quy tc, quy trnh x l, gi l cc phn t ca h thng. Trong h thng, cc phn t tng tc vi nhau v cng hot ng hng ti mc ch chung.

9 | Page

+>H thng thng tin: l h thng m mc tiu tn ti ca n l cung cp thng tin phc v hot ng ca con ngi trong mt t chc no . Ta c th hiu h thng thng tin l h thng m mi lin h gia cc thnh phn cng nh gia n vi cc h thng khc l s trao i thng tin. Mt h thng thng tin k ton c hiu l tp hp cc ngun lc nh con ngi, thit b my mc c thit k nhm bin i d liu ti chnh v cc d liu khc thnh thng tin (Hnh 1.2).

Phn cng

Phn mm Con ngi

Cc th tc

D liu k ton (Chng t, s sch) Hnh 1.2. M hnh h thng thng tin k ton t ng ho.
C s d liu

Thng tin k ton (Bo co qun tr, bo co ti chnh)

10 | P a g e

Ni n h thng thng tin k ton hin i l ni n h thng thng tin c s dng cng ngh thng tin, di quyn ch ng tuyt i ca con ngi thc hin cc chc nng ghi nhn, x l, lu tr v truyn t thng tin kinh t ti chnh trong mt t chc kinh doanh sn xut hay hnh chnh s nghip. N cho php ghi chp, theo di mi bin ng v ti sn, ngun vn v qu trnh hot ng ca t chc. H thng thng tin k ton cng th hin vai tr ch o ca n trong qu trnh kim sot bn trong t chc doanh nghip. Kim sot ni b tt l cha kho qun tr c hiu qu mt t chc. Nhiu thng tin cn cho cc nh qun tr kim sot ti chnh v hot ng ca t chc doanh nghip u do h thng thng tin k ton cung cp. M hnh x l h thng thng tin k ton trong cc t chc doanh nghip vi tnh cht, quy m v loi hnh khc nhau u tng t nhau cc gc sau: - Phng php x l thng tin: th cng hoc t ng i vi s tr gip ca my tnh. - Phng php k ton: l cch thc v th tc c th thc hin tng ni dung, cng vic k ton. + Chng t k ton: (phng php chng mnh nghip v kinh t pht sinh v hon thnh) Chng t k ton l nhng giy t v vt mang tin (bng, a, th thanh ton) phn nh cc nghip v kinh t pht sinh v hon thnh lm cn c ghi s k ton. Lp chng t l cng vic u tin ca k ton. + Kim k ti sn (phng php xc nh s thc c ca ti sn ti mt thi im).

11 | P a g e

Kim k ti sn l vic cn ong o m s lng, xc nhn v nh gi cht lng, gi tr ca ti sn ngun hnh thanh ti sn i vi s liu trn s k ton. Kim k ti sn nhm pht hin cc chnh lch gia s thc t v ghi trn s k ton. + Tnh gi thnh cc i tng k ton Tin t l thc o nh gi ti sn xc nh hiu qu sn xut kinh doanh ca doanh nghip + Ti khon: thc cht l phng php lu tr thng tin, mi ti khon l mt n v lu tr thng tin v ch tiu bo co. + Ghi s kp: phng php phn nh nghip v kinh t pht sinh vo cc ti khon (t nht 2 ti khon). + Bo co ti chnh l phng php khi qut tnh hnh ti chnh v kt qu hot ng sn xut kinh doanh. b. Phn loi h thng thng tin k ton: + Theo s lu tr s liu: * H thng thng tin k ton th cng: Ngun lc ch yu l con ngi v cc cng c tnh ton con ngi thc hin cc cng vic k ton D liu trong cc h thng ny c ghi chp th cng lu tr di hnh thc chng t, s, th, bng. (ph bin t 1980 tr v trc). Qui trnh:

12 | P a g e

* H thng thng tin k ton my tnh: Ngun lc ch yu l my tnh cc cng vic ghi chp, tng hp lp bo co u c my tnh thc hin v lu tr di dng cc tp tin. V d: H thng chm cng, h thng giao dch ATM, tnh cc v in ha n in thoi * H thng thng tin k ton trn nn my tnh: ngun lc ch yu l con ngi v my tnh. My tnh thc hin cc cng vic di s iu khin, kim sot ca con ngi. Nu thiu 1 trong 2 ngun lc ny th h thng s khng hot ng c. Ngoi vai tr ch o l iu kin, kim sot con ngi cn c nhim v nhp liu m h thng my tnh khng th thc hin c v thc hin cc cng vic bo mt, bo tr h thng. 1.1.4.H thng thng tin k ton v vai tr ca n trong doanh nghip 1. H thng thng tin k ton v vai tr ca n trong doanh nghip Cng ngh thng tin l khi nim dng ch cc thit b phn cng v phn mm c s dng trong h thng thng tin c vi tnh ho, l mt nhn t quan trng lm thay i hot ng x hi ngy nay. Cng ngh thng tin lm thay i hot ng thng mi trong thi i mi. Trong thi i hin nay cng ngh thng tin tc ng ng k n cng vic ca k ton v ngi lm k ton c xem nh l nhng nhn vin x l d liu, i hi cc thng tin c x l phi c chnh xc cao, tng hp v trnh by ph hp vi tng ngi s dng thng tin. K ton nh l mt h thng thng tin s xc nh, thu thp, x l v truyn thng tin kinh t v mt t chc ti mt phm vi rng ri ngi s dng cho mc tiu qun tr hoc u t; Thng tin k ton cung cp c s cho cc nh qun l ra quyt nh:lp k hoch v kim tra vic thc hin k hoch, a ra quyt nh tt c cc mc qun l, t nhng vn c cu trc nh Bao gi th cn mua thm hng v mua bao nhiu b sung vo 13 | P a g e

kho nhm m bo mc tn kho ti thiu hay nhng vn khng c cu trc nh C nn a mt cng ngh mi vo sn xut hay khng? Thng tin k ton cung cp c s cho cc nh u t ra quyt nh: Trn c s cc bo co ti chnh, trong xc nh r hiu qu kinh doanh ca mt thi k kinh doanh v tnh hnh ti chnh ca doanh nghip, tnh hnh s dng vn, cc nh u t tip hay khng u t vo doanh nghip. Thng tin k ton cung cp c s Nh nc hoch nh chnh sch, son tho vn bn php lut ph hp nh chnh sch v u t, chnh sch thu Trong mi t chc doanh nghip u c nhng lnh vc hot ng khc nhau vi nhng chc nng khc nhau. Chng c mi lin quan rng buc cht ch vi nhau, cung cp thng tin v cc hot ng ca chng cho nhau, nhm m bo cho ton b t chc doanh nghip hot ng c hiu qu. Nhiu t chc doanh nghip xy dng cc phn h thng tin qun l cho tng lnh vc chc nng nghip v, nhm cung cp nhng thng tin tr gip cho qu trnh ra quyt nh trong nhng lnh vc chc nng nh: - H thng thng tin ti chnh; - H thng thng tin nhn lc; - H thng thng tin th trng; - H thng thng tin sn xut. Cc h thng thng tin chuyn chc nng ny khng c lp vi nhau v mt vt l m thng chia s vi nhau cc ngun lc ch yu ca h thng v tt c chng u c mi quan h qua li vi h thng thng tin k ton. Cc h thng thng tin chuyn chc nng ny u cung cp d liu u vo cho h thng thng tin k ton v nhng d liu ny, h thng thng tin k ton c nhim v bin 14 | P a g e

i chng thnh thng tin dng cc bo co qun tr v bo co ti chnh. Ngc li, h thng thng tin k ton cng cung cp rt nhiu thng tin u vo cho cc h thng thng tin chuyn chc nng ni trn. N cung cp: - Bo co bn hng cho h thng thng tin th trng; - Bo co vt t tn kho v thng tin v chi ph cho h thng thng tin sn xut; - Bo co v lng v thu thu nhp cho h thng thng tin nhn lc; - Bo co lu chuyn tin t v theo di cng n cho h thng thng tin ti chnh. Cc thng tin cn li khc cn cho cc h thng thng tin chuyn chc nng trn s c thu thp thm t mi trng bn ngoi ca doanh nghip, v d thng tin v s thch ca khch hng, thng tin v sn phm ca cc i th cnh tranh, thng tin v k thut sn xut mi hoc thng tin v th trng lao ng. Nh vy, h thng thng tin k ton cng vi cc h thng thng tin chuyn chc nng khc to nn h thng thng tin hon chnh phc v qun tr doanh nghip. Chng gi vai tr lin kt h thng qun tr vi h thng tc nghip, m bo s vn hnh ca chng lm cho t chc doanh nghip t c cc mc tiu ra (Hnh 1.2). 2.Vai tr lin kt ca h thng thng tin k ton trong t chc doanh nghip

15 | P a g e

Ch th qun l Ch doanh nghip Hi ng qun tr Ban gim c Bo co qun tr Quyt nh qun tr Thng tin t mi tr ng Bo co ti chnh

Thng tin t mi tr ng Chnh sch u t, thu

H thng thng tin k ton phc v qun l Thu thp Lu tr X l Truyn v nhn thng tin Quyt nh qun tr trin khai

D liu nghip i tng qun l Nguyn liu v (Phn h tc dch v vo k ton

nghip)

Sn phm, bn thnh phm, dch v ra

Hnh 1.3. Vai tr lin kt ca h thng thng tin k ton trong t chc doanh nghip Nh cp, c hai nhm ngi s dng thng tin k ton: nhm bn trong v nhm bn ngoi doanh nghip. Nhm bn ngoi, bao gm cc nh u t, cc ch n, cc c ng, cc doanh nghip cnh tranh, cc nghip on lao ng v cng chng ni chung. Nhm ngi s dng bn ngoi doanh nghip ph thuc vo mt lng ln cc bo co do h thng thng tin k ton ca t chc doanh nghip cung cp. a s cc bo co ny l bo co bt buc, mi doanh nghip u phi lp v gi theo nh k khng phn bit trng thi s hu v qui m doanh nghip. l nhng cn c quan trng cho vic ra cc quyt nh v qun l, iu hnh hot ng sn xut kinh doanh, hoc u t ca cc ch doanh nghip, 16 | P a g e

ch s hu, cc nh u t, cc ch n hin ti v tng lai ca doanh nghip. Nhm bn trong bao gm cc nh qun l, m nhu cu thng tin ca h ph thuc vo cp qun l, m nhu cu thng tin ca h ph thuc vo cp qun l hay chc nng nghip v ca h trong doanh nghip. H thng thng tin k ton s tm tt v lc thng tin sao cho cc nh qun l cc cp khc nhau nhn c ng thng tin h cn hon thnh cng vic ca mnh, vo ng lc, theo ng dng. Qun l cp chin lc vi nhng hoch nh chic lc lu di cn c h thng thng tin k ton cung cp nhng bo co k ton vi nhng mc tm tt v tng hp nh tng doanh thu qu theo sn phm hoc theo b phn, trong khi qun l cp sch lc li cn nhng thng tin chi tit hn nh doanh thu qu theo sn phm hoc theo b phn, trong khi qun l cp sch lc li cn nhng thng tin chi tit hn nh doanh thu hng ngy hoc hng tun theo sn phm, v phm vi qun l ca cp ny hp hn v qun l cp tc nghip ch c nhu cu thng tin lin quan n nghip v ring, c th ca h m thi, v d tng doanh thu ca mt b phn xc nh. Bng cch x l d liu, h thng thng tin k ton tc ng n quyt nh ca t chc doanh nghip. H thng thng tin k ton p ng nhu cu ca n v v chi ph thit lp, lu tr thng tin c th s dng nhiu mc ch, giao din thn thin d s dng, x l chnh xc v nhanh chng thng tin, cung cp nhng thng tin hu dng cho vic ra quyt nh cng nh nhng vn khc c lin quan. V d bn cnh vic ghi nhn cc khon phi thu v tng hp trn bn bo co ti chnh, h thng thng tin k ton cn gip phn tch tui n ca tng khch hng a ra cnh bo cc khon n qu hn. H thng thng tin k ton khng ch gip phn nh cc nghip v ti chnh v th hin bo co ti chnh mt n v n cn gip 17 | P a g e

theo di cc hot ng kinh t ang din ra v nhng thng tin c bit hn. Ngy nay, h thng thng tin k ton theo di cc thng tin phi ti chnh cng c coi trng nh cc thng tin ti chnh. Do , chng ta cn nh ngha mt h thng thng tin k ton ca mt doanh nghip l vic thu thp xem xt cc nghip v kinh t ca mt doanh nghip, x l chng v truyn cc thng tin ny di mi hnh thc khc nhau cho nhiu i tng vi mt cch thch hp nht. 1.2.K ton trong thi i cng ngh thng tin 1.2.1. i nt v lch s pht trin ca Internet v WWW Xu th ton cu ha ang din ra trn th gii v ang tc ng to ln vo s pht trin ca ngnh truyn thng ni chung v bo ch ni ring. S pht trin ca Internet l mt trong cc yu t quan trng lm cho vic chuyn ti thng tin ti cc khu vc trn th gii mt cch d dng v tin li. Chng ta hy nhn li lch s hnh thnh v pht trin ca n thy c xu hng pht trin ca Internet ngy nay l mt s tt yu. Thi k phi thai ca Internet bt ngun t vic nm 1969 B Quc phng M xy dng d n ARPANET (Advanced Research Projects Agency- ARPA). y l C quan D n nghin cu Tin tin, tin thn ca c quan sau ny c thnh lp vi nhim v pht trin h thng phng th tn la quc gia t trn v tr, ch [1]. C quan ny nghin cu lnh vc mng, vi l chia s thng tin gia cc trung tm nghin cu c chnh ph bo tr. Theo cc my tnh c lin kt vi nhau v s c kh nng t nh ng truyn tin ngay sau khi 1 phn mng c ph hy [2]. Trong 10 nm sau (t nm 1972 n nm 1982), cc nh khoa hc cng mt s cc trng i hc ti M, Anh, Na- uy nhiu ln ci tin, thay i, nng cp cc i mng t mng ARPANET lin kt 40 my thng qua cc b x l giao tip gia cc trm cui (Terminal Interface Processor-TIP), thit lp giao thc bt tay (agreed-upon), pht minh ra E-mail gi thng ip trn mng. T n nay, E-mail l mt trong nhng dch v c dng nhiu nht

18 | P a g e

Tip theo nm 1974, BBN xy dng giao thc ng dng Telnet cho php s dng my tnh t xa[3]. Nm 1976, phng th nghim ca hng AT&T pht minh ra dch v truyn tp cho mng FTP (file transfer protocol giao thc chuyn giao tp tin). Nm 1978, Tom Truscott v Steve Bellovin thit lp mng USENET dnh cho nhng ngi s dng UNIX. Mng USENET l 1 trong nhng mng pht trin sm nht v thu ht nhiu ngi nht. Nm 1979 ARPA thnh lp ban kim sot cu hnh internet. Nm 1981 ra i mng CSNET(Computer Science NETwork) cung cp cc dch v mng cho cc nh khoa hc trng i hc m khng cn truy cp vo mng ARPANET. Nm 1982 cc giao thc TCP v IP c DAC v ARPA dng i vi mng ARPANET.Sau TCP/IP c chn l giao thc chun. Nm 1983, c nh du l mt mc quan trng bi ARPANET c tch ra thnh ARPANET v MILNET.

MILNET tch hp vi mng d liu quc phng ARPANET tr thnh 1 mng dn s vi quy m nh hn.

Lc ny, hi ng cc hot ng internet ra i, sau c i tn thnh Hi ng kin trc internet [4]. Nh vy, thi k phi thai ny, ARPANET, mng ton khu vc u tin v tin thn ca Internet c thit lp ti bn im nt l Vin nghin cu Stanford, UCLA, i hc California Santa Barbara v i hc Utah [5]. Internet cn phi tri qua 3 giai on pht trin na mi c c v tr nh ngy hm nay. Mng Internet ban u ch khi sc trong gii hc thut vi vic to ra BITNET (because It is Time Networt Bi v n thi ca Mng). Sau ny, nm 1984 khi gii nghin cu a ra h thng tn min cho php ngi s dng tm kim cc my vi tnh khc theo tn ch khng phi theo s th s my ch trn Internet tng ln con s chng mt (t 1987 c 10.000 my ch, hai nm sau c ti 100.000 my ch)[6]. H thng cc tn min DNS (Domain Name System)c chia thnh su loi chnh 19 | P a g e

- .edu (education) cho lnh vc gio dc - .gov (government) thuc chnh ph - .mil (miltary) cho lnh vc qun s - .com (commercial) cho lnh vc thng mi - .org (organization) cho cc t chc - .net (network resources) cho cc mng

Giai on bng n th nht vo nm 1986 mng NSFnet chnh thc c thit lp. Khi cng ngh mng pht trin, nhiu mng mi hnh thnh v u c kt ni vi ARPANET, CSNET v NSFNET, tt c cc mng ny ni vi nhau v tr thnh Internet. Cui cng th ARPANET v CSNET suy thoi, ch cn NSFNET l 1 mng kh tt tr thnh mng chnh lin kt cc mng khc trn Internet. Lc ny i tng s dng internet ch yu l nhng nh nghin cu v dch v ph bin nht l E-mail v FTP. Internet l 1 phng tin i chng. Cuc bng n th hai vi s pht trin ca wwwww, bt u t vic tm ra cch lu gi v tm kim cc c s d liu. Cc c s d liu ny phi c kt ni vi cc ti liu ca th vin. n nm 1991, Tim Berners Lee trung tm nghin cu nguyn t chu u(CERN) pht minh ra World Wide Web(WWW) da theo tng v siu vn bn c Ted Nelson a ra t nm 1985.C th ni y l 1 cuc cch mng trn internet v ngi ta c th truy cp, trao i thng tin 1 cch d dng, nhanh chng. Trc s pht trin chng mt ca mng Internet, ngn ng nh du siu vn bn HTML (HyperText Mark- up Language) cng vi giao thc truyn siu vn bn HTTP (HyperText Transfer Protocol), bo ch lc by gi khng th ng ngoi cuc. Kt qu l nhng t bo mng in t ra i theo xu th pht trin ca mi thi i. Thng 10/1993, Khoa bo ch i hc Florida (M) tung ra ci m h t tin l t bo Internet u tin. Cng c ti liu cho rng nm 1992, t bo Chicago ca M mi l t bo in t u tin trn th gii. Nm 1994, phin bn online ca tp ch Hotwired chy nhng banner qung co u tin v hng lot bo khc ti M t m website. Cn st vng ca thi thng tin trc tuyn bt u.

20 | P a g e

Mt kho st ln u tin v c gi Internet ca hng dch v thng k truy cp Nielsen/NetRatings cng b mi y cho thy 1/5 s ngi lt web thch c bo mng hn cc phin bn phi trc tuyn. C l cng chnh l mt ng lc khin cc t bo giy va l cnh tranh va l khng th cng li xu th in t ha cng phi lp tc trin khai phin bn in t, trong phn ln pht hnh li cc bi bo t bn giy v c cp nht thm thng tin ring. Cng vi s pht trin chng mt ca cc cng ngh kt ni, gip y nhanh tc truy ti, s lng cc t bo in t cng n r khp ni trn th gii, truyn ti thng tin di mi hnh thc m cc loi bo truyn thng cung cp. C th coi bo in t hin nay l s hi t ca c bo giy (text), bo ting (audio) v bo hnh (video). Ngi lt web khng ch c cp nht tin tc di dng ch vit m cn c th nghe rt nhiu knh pht thanh v xem truyn hnh ngay trn cc website bo ch.[7] Cng ty Netsscape tung ra cc phn mm ng dng khai thc thng tin trn Internet vo thng 5 nm 1995.Cng ty Amazon.com ra i vo thng 5 nm 1997 v IBM tung ra chin dch qung co cho cc m hnh in t nm 1997 Nu nh cui nm 1996, trn ton th gii ch c khong trn 1.400 u bo in t th n nm 2004 con s ny tng ln gp khong 10 ln-trn 14.000 u bo. S u bo in t tng t l thun vi tc pht trin v ph cp internet cng nh s lng c gi. Theo mt s liu thng k khng chnh thc, c gi bo in t cc nc nh M, Anh, c, Nht hin chim ti 1/4 tng dn s ca nhng nc ny. [8] n cui thi k ny, Internet bt u cung cp dch v Web Mail bi cng ty Hotmail vo thng 7 nm 1996. Sau n c Microsoft mua li vi gi 400 triu d la. Cng trong nm trin lm Internet 1996 World Exposition l trin lm th gii u tin trn mng Internet. Internet bng n vi mng khng dy. Nm 1985,C quan qun l vin thng ca M quyt nh m ca mt s bng tn ca gii phng khng dy, cho php ngi s dng chng m khng cn giy php ca Chnh ph. y l bc m u cho cc mng khng dy ra i v pht trin rt nhanh. Ban u cc nh cung cp cc thit b khng dy dng cho mng LAN nh Proxim v Symbol M u pht trin cc sn phm c quyn, khng tng thch vi cc sn phm ca cc cng ty khc. iu ny dn n s cn thit phi xc lp 1 chun khng dy chung. 21 | P a g e

Nm 1997, mt tiu ban tin hnh thng lng hp nht cc chun v ban hnh chun chnh thc IEE 802.11. Sau l chun 802.11b v chun 802.11a ln lt c ph duyt vo cc nm 1999 v nm 2000.

Vi d n Philadelphia Wifi, cc nh u t hi vng s ht khch truy cp internet khng dy (Ngun vtc.vn) Thng 8 nm 1999 su cng ty gm Intersil, 3Com, Nokia, Aironet, Symbol v Lucent lin kt to thnh lin minh tng thch Ethernet khng dy VECA. Thut ng Wi-Fi ra i, l tn gi thng nht ch cng ngh kt ni cc b khng dy c chun ha.[9] Ti Vit Nam dch v Internet bt u c cung cp chnh thc t nm 1997. y l du mc quan trng i vi vic ton cu ha thng tin ca Vit Nam ra th gii. Tuy nhin phi ni rng, vic tham gia vo lnh vc ny tuy mun nhng to ra mt cuc cch mng v cng ngh thng tin to cho s thay da i tht ca nn truyn thng i chng i hi chm so vi th gii. Ngy nay Internet thm nhp vo cuc sng vi nhiu tin ch thit thc m ni bt 3 hot ng nh:

22 | P a g e

- Hot ng th in t ( E- mail) l s tin b nht trong lnh vc truyn thng. Mi ngi s dng Inernet u c mt a ch in t gi l site, u c th giao bc in ca mnh cho mt c quan chuyn pht m nhn, c quan ny ging nh mt c quan b ghi (nh hng) m ngi s dng thu bao phi tr tin thu bao hng thng. C quan chuyn pht ny t nh hng ny n nh hng khc, tm ra a ch ngi nhn E-mail v ghi vo b nh ca ngi s dng my tnh . Ni tm li, Web l hp th khng l v mt fax, r tin hn rt nhiu so vi dch v bu in rt nhiu. Hng lot cc trung tm hi tho, mt din n m trong mi ngi s dng Internet u c th tham d v pht biu kin. Theo nhng s liu ca mt tp on M qun l Internet, v Clintn gi ln trn Web ti Hoa K hng trm ngn cuc tranh lun v hng triu cuc gi. Trong cha y 10 nm ti, Web s em li cho cng chng mt cng c thng tin trc tip vi nguy c tr thnh tim cafe n tn pht bng nhiu th ting, l ni nhng k ba hoa, lm li n th mnh trong nhng gic m tho lun khng dt v nhng chuyn khng u. - Trong tng lai Web tr thnh mt th vin khng l ca th gii, v trn nhng gi sch ca th vin ny mi ngi s dng Internet u c th t ln y nhng t liu mun gii thiu cho mi ngi bit hoc thng mi ha, cng nh tham kho mi cun sch c ghi nh vo b nh. Mun tip cn ba chc nng ny ngi ta thy xut hin ngy cng nhiu ca vo v cc ng c tm kim s ni kt ngi s dng Internet vi cc m bng bong ca hng triu Site. iu ny vn khng trnh c tnh trng cc ng truyn b qu ti v thi gian ch i cng di hn[10]. Ngy nay, Internet ang c cuc cch mng ch yu trong x hi truyn thng c v mt qung co ln thng tin. Cuc cnh tranh chc chn s din ra phc tp, song, quan trng hn c l d din bin nh th no th cng chng l ngi c hng th thnh qu cng ngh hin i ny u tin. 1.2.2. K ton ti chnh K ton trong doanh nghip nh l mt h thng thng tin.

23 | P a g e

K ton l qu chnh xc nh, o lng v truyn t cc thng tin kinh t ca mt t chc nhm phc v cho mc ch ra quyt nh. K ton l ngh thut quan st, ghi chp, phn loi tng hp cc hot ng ca doanh nghip v trnh by kt qu ca chng nhm cung cp thng tin hu ch cho vic ra cc quyt nh v ra cc quyt nh nh gi hiu qu ca mt t chc. Mc tiu ca k ton:

Cung cp thng tin Phc v cho vic ra cc quyt nh So snh, d on v nh gi hiu qu qun l v s dng cc ngun lc ca mt

t chc. Nhm ngi s dng thng tin k ton: - Bn ngoi t chc: Vi cc nhu cu v thng tin khc nhau, cch hiu khch nhau v cc bo co ti chnh - Bn trong t chc: Cc nh qun l, ban gim c Thng tin m ngi s dng quan tm: Vi nhng nhu cu khc nhau nh vy, ngi bn ngoi t chc c la chn 1 trong 2 dng thng tin m k ton cung cp. - Cc bo co ti chnh tng hp gm: + Bng cn i k ton + Bo co li l (bo co kt qu hot ng kinh doanh) + Bo co lu chuyn tin t - Cc bo co ti chnh v mt mc c th : Bo co chi ph, cc bo co nh gi v hot ng Ngi ngoi t chc yu cu thng tin chnh xc v cc ngun lc do cng ty kim sot. Cc thng tin ny ch lin quan n cc s kin trong qu kh v lin quan ti thc th kinh doanh. H thng bo co cung cp cho ngi ngoi doanh nghip phi l mt h thng bo co ph hp mt cch ton din vi bn cht ca cc bo co ti chnh v tun th theo :

Cc yu cu ca lut php Cc yu cu ca th trng chng khon

24 | P a g e

Cc chun mc, nguyn tc k ton c tha nhn Cc quy nh ca chnh ph

Ngi cho vay quan tm n: - Kh nng thanh ton ca doanh nghip, kh nng thanh khon ca ti sn (kh nng chuyn i thnh tin) - S n nh v ti chnh ca doanh nghip trong di hn - C nn m rng quan h tn dng khng? C nn tip tc cho vay hoc cho doanh nghip mua tr chm hng ho, dch v hay khng? Nh u t (Cc c ng) quan tm n: - Kh nng to ra doanh thu v mc an ton ca ng vn u t - Kh nng tr li vay v chia li nhun - Tip tc duy tr hay t b quyn s hu? C quan thu: - Xc nh mc thu thu nhp m doanh nghip phi np - Kim tra xem doanh nghip c tun th theo nhng nguyn tc v lut l chnh ph quy nh khng? Bn trong t chc: Nh qun l v cc cn b trong cng ty c trch nhim a ra nhng quyt nh cc cp khc nhau. Mc ch ca cng vic qun l cng ty l phi hp cc ngun lc c cung cp t bn ngoi. Vai tr ca qun l kha cnh phi hp cc ngun lc c m t trong s

25 | P a g e

Trong 1 t chc, h thng thng tin k ton c chia lm 2 b phn ch yu:

K ton ti chnh

L k ton thu nhn, x l v cung cp thng tin lin quan n qu trnh hot ng ca doanh nghip cho ngi qun l v nhng i tng ngoi doanh nghip, gip h ra cc quyt nh ph hp vi mc tiu m h quan tm.

K ton qun tr

L k ton thu nhn, x l v cung cp thng tin cho nhng ngi trong ni b doanh nghip s dng, gip cho vic a ra cc quyt nh vn hng cng vic kinh doanh v vch k hoch cho tng lai ph hp vi chin lc v sch lc kinh doanh.

Cc tiu thc phn bit k ton ti chnh v k ton qun tr K ton qun tr Do DN t xy dng, c tnh linh hot, mang tnh php lnh Thng tin thch hp v linh ng ph hp vi vn cn gii quyt C gi tr, hin vt, thi gian Cc thnh phn bn trong cng ty,

Tiu thc phn K ton ti chnh bit Cc nguyn tc Phi tun th cc nguyn tc s dng trong vic k ton chung c tha nhn lp bo co mang tnh bt buc c im ca Phi khch quan v c th thng tin thm tra c Thc o s Ch yu l thc o gi tr dng Ngi s dng Cc thnh phn bn ngoi 26 | P a g e

doanh nghip, i th cnh tranh, cc t chc tn dng, cc thng tin Gim c, qun l, gim st vin nh cung cp, ngi lao ng, ngi u t Cc bo co v cung cp, d tr vt t, hng ho, cc bo co v qu Cc bo co k Bng cn i k ton trnh sn xut (Tin , chi ph, kt ton ch yu Bo co kt qu kinh doanh qu) Cc bo co bn hng, gi vn, doanh thu Ngy, tun, thng,qu, nm. K bo co Qu, nm Bt k lc no c yu cu Phm vi thng Gn vi cc b phn trc thuc Ton doanh nghip tin doanh nghip Trng tm ca Chnh xc, khch quan, tng Kp thi, thch hp, t ch n thng tin th chnh xc Ngun: K ton doanh nghip trong kinh t th trng

K ton ti chnh cung cp thng tin cho ngi ra quyt nh bn ngoi doanh

nghip. 1.2.3. K ton qun tr

K ton qun tr cung cp thng tin cho qun l trong qu trnh iu hnh hot

ng ca doanh nghip. Trnh by phn 1.2.2 1.2.4. Kim ton Vai tr truyn thng ca kim ton l nh gi s chnh xc v y ca h thng bo co ti chnh ca n v. Tuy nhin, hin nay cc cng ty kim ton cho rng vai tr ca h l m bo hp l rng cc thng tin trn bo co trnh by hp l vi bn th ba, nh l bo co trnh by c hp l khng, c ph hp vi chun mc khng v ph hp vi lut php khng. Cng vic ca kim ton s c h tr nhiu t h thng thng tin k ton ca n v. C th tm tt nh sau: * nh gi ri ro: Gip kim ton xem xt c cc ri ro mt cch y v hp l. * nh gi hot ng kinh doanh: Cung cp cc bng chng m bo rng hot ng ca n v c nh gi ng, v gip xem xt c cc mc tiu ca n v t c nh th no. * Thng m

27 | P a g e

Kim ton c lp Kim ton c lp l loi kim ton c tin hnh bi cc kim ton vin thuc cc cng ty, cc vn phng kim ton chuyn nghip. Kim ton c lp l hot ng dch v t vn c php lut tha nhn v qun l cht ch. Quan h gia cc ch th kim ton (kim ton vin/t chc kim ton v n v kinh t c kim ton) l quan h mua bn dch v, n v kinh t c kim ton tr ph dch v cho cc kim ton vin theo tho thun trong hp ng kim ton. Cc kim ton vin c lp l nhng ngi hi cc tiu chun theo chun mc kim ton v cc qui nh php l v hnh ngh kim ton. Kim ton c lp ch yu hot ng trong lnh vc kim ton bo co ti chnh, thc hin cc dch v t vn ti chnh, k ton. Ngoi ra, tu tng thi k kinh t v yu cu c th ca khch hng, kim ton vin c lp cn thc hin cc dch v khc nh kim ton hot ng, kim ton tun th v c bit l kim ton cc quyt ton gi tr cng trnh xy dng c bn hon thnh, xc nh gi tr vn gp. Hot ng kim ton c lp l hot ng kim ton rt ph bin cc nc c nn kinh t pht trin, v th hot ng kim ton ni chung thng c coi l hot ng kim ton c lp. Trong hot ng kim ton c lp th kim ton bo co ti chnh l ch yu, theo cp v kim ton c lp tc l kim ton c lp bo co ti chnh. Kim ton Nh nc Nu kim ton c lp l hot ng dch v v thu ph th kim ton nh nc li l cng vic kim ton do c quan kim ton nh nc tin hnh theo lut nh v khng thu ph kim ton. Ni dung ca Kim ton ch yu l kim ton tun th, xem xt vic chp hnh cc chnh sch lut l v cc ch ca Nh nc v nh gi s hu hiu, hiu qu hot ng ti cc n v s dng vn v kinh ph ca nh nc. C quan kim ton nh nc l mt t chc trong b my qun l ca Nh nc. Kim ton vin Nh nc l cc vin chc Nh nc. Kim ton nh nc nhn xt, nh gi v xc nhn vic chp hnh cc chnh sch, ch ti chnh, k ton n v. Bn cnh kim ton Nh nc cn c quyn gp v yu cu cc n v c kim ton sa cha sai phm v kin ngh vi c quan c 28 | P a g e

thm quyn x l cc vi phm, xut vi Th tng Chnh ph sa i, ci tin c ch qun l ti chnh k ton cn thit. Kim ton ni b L loi kim ton do cc kim ton vin ni b ca n v tin hnh theo yu cu ca Gim c doanh nghip hoc th trng n v. Theo chun mc kim ton quc t s 610 th kim ton ni b L b phn kim sot trong n v, thc hin kim tra v li ch ca n v ny. Trong s cc cng vic thc hin, ch yu gm kim tra, nh gi v kim sot tnh thch ng v hiu qu ca cc h thng k ton v kim sot ni b Chc nng ca kim ton ni b bao gm kim tra, xc nhn v nh gi. Ni dung kim ton c th mt s hoc cc ni dung nh kim ton bo co ti chnh; kim ton bo co k ton qun tr ca doanh nghip v cc n v thnh vin; kim ton tun th v kim ton hot ng. Trn thc t phm vi ca kim ton ni b thay i v tu thuc vo qui m, c cu ca n v cng nh yu cu ca cc nh qun l doanh nghip. Phn bit ba loi kim ton ny theo ch th kim ton. Ngoi ra, cn c mt cch phn loi kim ton khc l phn loi theo chc nng, theo cch phn loi ny th s c 3 loi kim ton l kim ton bo co ti chnh, kim ton hot ng v kim ton tun th. Theo chc nng: *Kim ton hot ng :l loi kim ton xem xt v nh gi tnh hiu lc,tnh hiu qu trong hot ng ca 1 vi: +nh gi tnh kh thi ca 1d n. +nh gi tnh hiu qu ca 1 b phn chc nng. -i tng phm vi rng v a dng,i khi vt qua phm vi ca k ton TC thng thng. -Kim ton hot ng do KTV ni b thc hin. -Sn phm ca KT hot ng l bo co v kt qu kim ton v nhng kin xut ci tin hot ng VN cha thc s phtas trin -thng lng ghp trong cc hot ng chc nng khc. *Kim ton tun th

29 | P a g e

Kim ton tun th l kim ton nhm kim tra vic chp hnh cc ch chnh sch ca cc c quan Nh nc c thm quyn ra cua n v kim ton. -Mi i tng kim ton c nhng qui tc v chun mc chp hnh. -Hot dng kim ton tun th do kim tan NN thc hin. -i vi kim ton tun th hot ng ca n rt a dng:c th l doanh nghip,hip hi,chu trnh d n. -Do chc nng v tnh cht ca KTV tun th tnh c lp v c tnh thm quyn ca KTV th hin rt r. *Kim ton bo co ti chnh: Thc cht l loi hnh kim ton nhm xc nhn tnh trung thc v hp l ca cc thng tin trn bo co TC. So snh i chiu cc thng tin c lp trn BCTC ca n v cc chun mc c thit lp. -KT bo co ti chnh do KT c lp thc hin (KT c lp:kim ton BCTC 1.2.5. Thu 1.3.C hi ngh nghip vi h thng thng tin k ton 1.3.1. T vn qun l hot ng cho n v. 1.3.2. Kim sot h thng thng tin v bo mt Chng 2. THIT LP THNG TIN CHO H THNG THNG TIN K TON (S tit: 15) 2.1. Thit lp thng tin v s h thng thng tin 2.1.1. Ti liu tra cu Nhn vin k ton khng cn bit my tnh x l th no trong mi phn h k ton, tuy nhin iu quan trng l h phi hiu c ti liu hng dn bao gm tt c cc lu , bng m t, thng tin c vit li m t thng tin u vo, qu trnh x l d liu u ra ca h thng thng tin k ton. Ti liu hng dn cng m t dng d liu c x l lgic nh th no v cc bc cng vic m nhn vin phi thao tc tin hnh cng vic. C cc l do c m t l ti liu tra cu rt quan trng. 2.1.2. D tnh h thng cng vic c tin hnh nh th no?

30 | P a g e

Nu quan st h thng thng tin k ton x l nh th no th tht l rt kh hc s dng. V h thng ny c vi tnh ho khng th quan st c. Mt khc, khi nghin cu cc thng tin u vo, qu trnh x l, thng tin u ra ca h thng nu v bng hnh nh th d tip thu hn. Qua cc hnh nh s gip nhn vin hiu h thng lm vic nh th no, nhn vin k ton d dng trong vic thit k thng tin v nh qun l c th t tin tm c cc thng tin theo yu cu. Qua nhng lu ngi s dng s bit c h thng lm vic nh th no v c nhng s chun b v cc thng tin cn thit khi tin hnh s dng h thng. 2.1.3. Thit k h thng mi Ti liu hng dn gip nhng ngi thit k h thng pht trin h thng mi da trn tng ng ca h thng c. Vi ti liu hng dn i khi tr thnh phng php thit k h thng, gip gim thiu nhng tht bi ca chng trnh v tit kim c thi gian v gim php th cho chng trnh mi. Hu ht cc chng trnh mi c vit ra u l hnh thnh t nn tng cc chng trnh c. Do tnh cht pht trin lin tc ca h thng ph hp vi s pht trin ca doanh nghip cng nh h thng k ton c cp nht thng xuyn do chnh ph ban hnh, cc h thng cn c lin tc ci tin v nng cp. 2.1.4. Pht trin tnh kim sot h thng v kim sot chi ph bo tr C mt s chng trnh c vit theo dng phn mm ng gi v khi chng trnh c bn ra cho mt cng ty c nhng nhu cu ring th phn ti liu hng dn c tc dng iu chnh cc phn ng dng cho ph hp. Cc ti liu ny c tc dng rt ln n vic gim cc chi ph thit k v iu chnh, hay pht trin h thng. Mt ti liu hng dn tt s gip nhn vin pht trin h thng, gip pht trin h thng theo tiu chun ho cc k t, c cc gii php pht tri,n hay nng cp h thng. Khi chng trnh b li ta cn cn c vo ti liu hng dn khc phc h thng. 2.1.5. H thng thng tin gip kim ton Ti liu hng dn gip tm kim c cc du vt kim ton. Khi xy dng h thng thng tin k ton, cn tp trung vo xy dng h thng kim sot ni b. Trong mt s trng hp ti liu hng dn gip kim tra im mnh, im yu ca vic kim sot h thng, t kim ton vin c th xc nh c phm vi kim ton v mc phc

31 | P a g e

tp ca cuc kim ton. Cng da vo y kim ton vin c th theo du vt tm li cc thng tin c trnh by trn bo co. 2.1.6. Trnh t x l nghip v kinh doanh Khi tm hiu v h thng thng tin no chung ta cn bit c trnh t x l hay cn gi l cc bc x l d liu trong h thng. iu ny gip chng ta hnh dung c dng d liu s c lun chuyn x l ra sao thng qua cc lu trong ti liu hng dn. Trnh t x l nghip v ny cng ph thuc vo tng n v vi nhng cch thc hch ton khc nhau. 2.2. S dng d liu Ging nh lu h thng dng d liu dng th hin cc d liu c x l nh th no trong h thng. Chng c s dng pht trin h thng, v d nh cn phn tch nhng tn ti ca h thng, ln k hoch khc phc h thng hay nng cp h thng. Bi v khi ti liu ho cch thc d liu lu chuyn l iu quan trng hiu mt h thng thng tin. 2.2.1. Mt vi khi nim c bn *Dng d liu: l dng chuyn di thng tin vo hoc ra khi mt tin trnh, mt chc nng, mt kho d liu hoc mt i tng no . Cc thnh phn ca dng d liu bao gm ng biu din dng, mi tn ch hng dch chuyn thng tin v tn ca dng. Cn ch l cc dng d liu khc nhau phi mang tn khc nhau, v cc thng tin tri qua thay i th phi c tn mi cho ph hp. Mi mt s dng d liu thng gm cc thnh phn chc nng hoc tin trnh, dng d liu, kho d liu v cc i tng. * Chc nng: trong s dng d liu, chc nng hay tin trnh l mt qu trnh bin i thng tin. T thng tin u vo n bin i, t chc li thng tin, b sung thng tin hoc to ra thng tin mi, t chc thnh thng tin u ra, phc v cho hot ng ca h thng nh lu vo kho d liu hoc gi cho cc tin trnh hay i tng khc. Tn chc nng

Cc chc nng hoc tin trnh trong s dng d liu thng c k hiu bi cc hnh trn hoc hnh c dng trn. Tn ca chc nng hoc tin trnh c t trong hnh 32 | P a g e

ny. Trong phn ny, chng ta coi cc thut ng chc nng v tin trnh c ngha nh nhau. Vic t tn chc nng cho h thng phi thng nht. Tn chc nng phi c dng dng ng t + b ng. Ch : Khi xy dng s dng d liu nu c tin trnh hoc chc nng no khng to ra thng tin mi th n cha phi l s chc nng nghip v. Trong trng hp nh vy nn xem xt n kh nng tin trnh hoc chc nng ang c xem xt b tch ra khi mt chc nng hoc tin trnh khc mt cch khng hp l. *Kho d liu: Trong s dng d liu kho d liu th hin cc cp thng tin cn lu tr di dng vt l, kho d liu ny c th l tp ti liu, cp h s, tp thng tin trn a. Trong s dng d liu di tn kho lu tr chng ta ch quan tm n cc thng tin cha ng trong . Trong s dng d liu c th t mt kho d liu nhiu ch, nhm gip vic th hin cc dng d liu tr nn d dng hn. Khi cn thm nhp kho d liu ch ra s kin ny. Vic thm nhp kho d liu c th phn lm 2 loi ty theo mc ch hoc l thm nhp cp nht (lu tr d liu) hoc l thm nhp khai s dng d liu. Khi khai thc s dng d liu ngi ta dng mi tn hng ra pha ngoi khi lu tr cp nht ta dng mi tn hng vo pha trong. Cng c mt s trng hp vic thm nhp cha 2 mc ch th c th dng mi tn 2 chiu. Tuy nhin nu ta tch c dng d liu ra th tt hn. *Tc nhn ngoi: L mt ngi, mt nhm ngi hoc mt t chc bn ngoi h thng, nhng c mi lin h vi h thng. S c mt ca cc tc nhn ngoi trong s d liu gip cho vic xc nh bin gii ca h thng v mi quan h ca h thng vi bn ngoi c r hn. Tuy nhin th gii bn ngoi khng c ngha l hon ton bn ngoi h thng c xem xt * Tc nhn bn trong: Tc nhn bn trong l mt chc nng hoc mt tin trinh bn trong h thng c miu t trang khc ca s . Tn ca tc nhn bn trong phi dng ng t cng b ng. 33 | P a g e

2.2.2. Cc biu tng c s dng trong s dng d liu Thc th bn ngoi hay tc nhn bn ngoi Thc th hay tc nhn bn trong Lu tr

Dng hay chiu i ca d liu

ng biu din dng lu chuyn ca d liu l nhng mi tn ch hng lu chuyn d liu. Do , cc mi tn ch dn d liu ny dng ch d liu i t b phn no n b phn no. V vy mt biu tng tip nhn hay x l d liu c th c mt hay nhiu mi tn ch hng d liu hng n hay di chuyn t . V r rng hn, mi ng dn d liu s c ghi ch r tn d liu c chuyn l g. Biu tng hnh trn trong s d liu ch r thc th h thng hay qu trnh x l chuyn i d liu. Mt s sch hng dn li s dng biu tng hnh vung vi cc gc lm trn li. Biu tng hnh vung hay ch nht dng biu din thng tin gc t bn ngoi vo hay ch n ca d liu. Biu tng hai ng song song hay hnh ch nht c 2 hnh song song dng m t vic lu tr d liu. 2.2.3. Cc bc v s dng d liu: * Bc 1: M t h thng hin hnh bng cc on vn m t * Bc 2: Lp bng thc th v cc hot ng lin quan n thc th Thc th Khch hng Nhn vin bn hng Hot ng Tr tin v giy i n Lp phiu thu, ghi s tin, s ha n,

s phiu thu vo giy i n. Th qu Mang tin np ngn hng * Bc 3: nh du cc hot ng x l d liu trong cc hot ng bng m t bc 2 + Hot ng x l d liu gm: truy xut, chuyn ha, lu tr d liu. Cc hot ng nhp liu, sp xp, xc nhn tnh ton tng hp + Cc hot ng chuyn ha v nhn d liu gia cc thc th khng phi l hot ng x l d liu. 34 | P a g e

+ Cc hot ng chc nng: nhp, xut bn hng, mua hng khng phi l hot ng x l d liu. V DFD KHI QUT: (GM BC 4 V 5) * Bc 4: Nhn din cc thc th bn ngoi h thng l cc thc th khng thc hin cc hot ng x l d liu bn trong h thng. * Bc 5: + V cc hnh ch nht biu din cc thc th bn ngoi trn + V 1 vng trn biu din ni dung chnh trong hot ng x l ca h thng hin hnh. + V cc ng ni gia cc + t tn cho cc dng d liu theo cc ng t ch hnh ng nhn v gi d liu. V DFD V DFD VT L: (GM BC 6 V 7) * Bc 6: Nhn din cc thc th bn trong h thng l cc thc th tham gia thc hin cc hot ng x l d liu bn trong h thng. * Bc 7: + V cc hnh ch nht biu din cc thc th bn ngoi h thng. + V cc vng trn biu din cc thc th bn trong h thng. + c li bng thc th v cc hot ng v cc dng d liu ni li cc vng trn v hnh ch nht. + t tn cho cc dng d liu theo cc danh t ch tn cc h thng mang d liu. V DFD V DFD LOGIC (LUN L): (GM BC 8 - 12) * Bc 8: Lit k cc hot ng x l d liu trong bng theo tng thc th v trnh t din ra cc hot ng . * Bc 9: + Cch 1: Nhm cc hot ng xy ra vo cng ni v 1 thi im + Cch 2: Nhm cc hot ng xy ra vo cng 1 thi im nhng khc ni xy ra + Cch 3: Nhm cc hot ng theo mi quan h hp l nhau. * Bc 10: V hnh trn v t tn chung cho mi nhm hot ng theo 1 ng t nu bt ni dung chnh cc hot ng trong nhm. * Bc 11: c li bng m t h thng v ni cc hnh trn vi nhau theo mi quan h hp l 35 | P a g e

* Bc 12: B sung ni lu tr nu thy hp l PHN CP DFD * Bc 13: Tip tc nhm nh cc hot ng trong mi nhm bc 9. Mi nhm nh trong 1 nhm ln l cc hnh trn x l cp con cho hnh trng ln. Thc hin bc 10, 11, 12. * Mt s lu khi v s dng d liu: S dng d liu n gin hn lu v s dng t biu tng hn. 1. Trnh qu chi tit cp m t ban u (VD: cp 1 v 0). Nu cn thit phi m t hot ng din ra cng mt thi im th phi tch ra m t chng mt cc c logic v c lin kt vi nhau 2. Mt s ch gm t 5 n 7 biu tng hnh trn x l. Hng dn ny gip s tr nn n gin, trnh sa vo qu nhiu chi tit cp ban u. 3. t nhng tn khc nhau nhng cng vic x l d liu khc nhau. iu ny trnh nhm ln v cc dng d liu cn x l. 4. Cn ch xem xt cc trng hp l nu thc th khng phi l yu t bn ngoi th phi lun c hai dng d liu vo v ra, nu khng s s to ra li v m t . 5. Cc tp tin mang tnh tm thi cng cn c m t trong s 6. Phi phn loi k u l thnh phn hay thc th bn ngoi ( l thnh phn cui cng ca h thng). 7. Phn loi, sp xp tt c cc nhn vin, phng ban c lin quan trong qu trnh x l lp i lp li trong lu . Trnh m t cng vic c bit hay cng vic sai. Nu trong h thng c nhiu cng vic x l ging nhau th ch nn m t mt cng vic lm i din. iu ny cng p dng cho trng hp nhiu nhn vin cc b phn khc nhau cng x l mt cng vic ging nhau. (VD: cc phn xng khc nhau). 2.2.4. Cc loi s dng d liu *S m t ban u: (cp 0) Trong s h thng, s dng d liu c dn m t chi tit. Ban u ngi thit k phc tho s dng d liu tng qut hay cn gi l s m t ban u:

36 | P a g e

L mt s cp cao nht m t khi qut nhng hot ng ca h thng di dng mt k hiu hnh trn n l v cho thy cc lun d liu i ra v i vo h thng v cc thc th bn ngoi h thng. Thc th: cc i tng thc hin hoc iu khin cc hot ng (ngi, ni chn, vt). Thc th bn ngoi h thng: l nhng thc th ch cho hoc nhn d liu ca h thng (khng x l d liu). * S khi qut H thng ny l g Lm ci g D liu bt u t u Kt thc ti u V d vi qu trnh x l tin lng ca mt doanh nghip, ta c th theo cc bc nh hng n t bc 1 5: Bc 1: M t h thng hin hnh bng on vn m t: H thng thng tin v tin lng ca mt doanh nghip s c to ra v cung cp thng tin cho cc thc th: Ngi lao ng, b phn chm cng, nhn s, nh qun l, c quan thu Bc 2: Lp bng m t thc th v cc hot ng ca thc th : Hot ng lin quan Chm cng Thi gian lao ng Ngun nhn lc D liu thay i bng lng Ngi lao ng Thanh ton tin C quan thu Thng tin thu Nh qun l Bng lng tng hp Bc 3: nh du cc hot ng x l d liu Bc 4: Xc nh thc th bn trong v bn ngoi h thng: (ngi lao ng, c quan thu, nh qun l, nhn s, chm cng). Bc 5: V s dng d liu: (ch chiu i ca cc dng d liu: i vo i vi hot ng lu tr, cp nht, i ra i vi hot ng tip nhn thng tin). Thc th

37 | P a g e

38 | P a g e

Chm cng

D liu thi gian

Ngun nhn lc

D liu thay i bng lng

H thng thanh ton l ng

Thanh ton tin Bng l ng tng hp Thng tin thu

Ngi lao ng Nh qun l Doanh nghip C quan thu

*S dng d liu vt l: Biu din bng hnh v bao gm cc thc th bn trong, bn ngoi h thng (tt c cc thc th lin quan) v dng d liu gia cc thc th . Thc th bn trong: l cc thc th lm nhim v chuyn ha d liu DFD vt l cho chng ta bit c d liu truyn i di hnh thc g, t ai, cho ai, lu tr u. DFD vt l khng th hin d liu c x l chi tit qua cc qu trnh g Tip theo v d trn: (bc 6 8) u tin ta xc nh cc b phn x l d liu trong h thng l nhng b phn no?
Ch m cng

Chm cng

B phn chm cng

Lu tr

Tp tin tr lng chnh

Ngun nhn lc

Thay i bng l ng

D liu tr lng hng tun & thay i

D liu bng lng

Tr l ng

Ngi lao ng

B phn thanh ton l ng

D liu bng lng tng hp

B.C qu trnh thanh ton l ng

Thng tin thu thu nhp

Nh qun l 39 | P a g e

C quan thu

*S dng d liu logic (lun l): Biu din bng hnh v bao gm cc hot ng x l, dng d liu i vo, i ra cc hot ng x l . DFD lun l cho chng ta bit c d liu c x l qua cc qu trnh nh th no m khng quan tm n do ai lm, di hisnh thc g v u. DFD lun l ch trng n cc chc nng m h thng thc hin
Bng chm cng

Phiu chm cng, th t Ngi lao ng

Thng tin chm cng

Thng tin lao ng

Tng hp bng chm cng

Lp bng lng

D liu bng lng

Tr lng

D liu bng lng

Than h ton lng

D liu bng lng tng hp

Tp tin tr lng chnh

Thng tin thu thu nhp

Nh qun l Bi tp:

C quan thu

Khch hng tr tin cho nhn vin bn hng km theo thng bo tr tin ca cng ty. Nhn vin bn hng nhn tin, lp phiu thu 2 lin v ghi s tin thanh ton, s phiu thu vo thng bo tr tin km theo. Nhn vin bn hng chuyn phiu thu v tin cho th qu, chuyn thng bo tr tin cho k ton phi thu. Th qu nhn tin, kim tra s tin trn phiu thu v ng du xc nhn. Sau chuyn 1 phiu thu cho k ton phi thu, phiu cn li dng ghi s qu v lu theo s th t K ton phi thu nhn thng bo tr tin do nhn vin bn hng chuyn n. Lu li theo h s khch hng. Sau khi 40 | P a g e

nhn phiu thu t th qu, k ton kim tra, i chiu vi thng bo tr tin, sau nhp vo phn mm qun l n phi thu. Phn mm kim tra m khch hng, s ha n cn cha tr. Nu ng, phn mm s cho php ghi nhn nghip v thanh ton lm gim n phi thu ca tng khch hng theo tng ha n. nh k, phn mm s in bng tng hp thanh ton v chuyn cho k ton tng hp ghi s ci. nh k, th qu lp giy np tin cho ngn hng sau chuyn tin cho ngn hng.

Bi tp: Cng ty Kim Hng s dng h thng th cng x l n t hng ca khch hng. Lnh bn hng (3 lin) c lp bi b phn bn hng v chuyn sang b phn tn dng xt duyt. Lnh bn hng sau khi xt duyt c chuyn cho phng k ton lp ho n (3 lin) v phiu xut kho (4 lin). Mt lin ca lnh bn hng c gi cho khch hng hi bo. K ton ghi nhn doanh thu v s phi thu chi tit cho khch hng. B phn ghi s ci cp nht s tng hp trn cc s nht k ln s tng hp. Yu cu: Lp s dng d liu cho h thng trn.

41 | P a g e

2.3. Hng dn v lu +Khi nim: Lu l mt h thng cc biu tng hnh v c sp xp m t dng i ca d liu hay cc bc x l ca h thng. L mt trong nhng cng c quan trng pht trin h thng thng tin k ton. 2.3.1. Cc biu tng dng v lu

42 | P a g e

Bt u, kt thc Chng t, bo co

Cng vic x l th cng Lu tr th cng chng t, ti liu

Chng t, bo co c nhiu lin

im ni tip n trang khc

S, th: chng trnh Cng vic x l bi my tnh im ni tip trn cng mt lu D liu c lu tr trc tuyn (file)

Nhp th cng d liu vo h thng

Th tc, hm, chng trnh con c vit sn D liu c lu tr a t (file) D liu c lu tr bng t (file)

V tuyn truyn hnh

Thit b kt xut thng tin nh mn hnh, bng in... ng i

43 | P a g e

Ngi ta s dng cc k t chn vo trong hnh tam gic nh, biu th: + Nu lu tr sp xp theo ngy th chn vo ch D + Nu lu tr sp xp theo s th t th chn vo ch N + Nu lu tr sp xp theo Alphabet th chn vo ch A Trong im ni tip trong mt lu k hiu l hnh trn bn trong ngi ta s t cc ch A, B, C lm k hiu nhn dng im ni ny vi im ni khc. Trong k hiu ni tip gia hai trang ngi ta thng t s 1, 2, 3 lm k hiu ni t trang 1 n trang 1 V d: hai im ni vi nhau: A 2.3.2. Lu dng d liu (chng t) - Lu chng t m t trnh t lun chuyn ca chng t s lin chng t, ngi lp, ngi nhn, ni lu tr, tnh cht lu tr trong x l th cng hay bn th cng. - Lu x l chng t c s dng theo di qu trnh lu chuyn chng t trong mt n v, l m t qu trnh t lc chng t c to lp bi mt c nhn, phng ban n cui qu trnh sau khi chng c x l. - Cu trc ca mt s x l chng t c bt u t vic xem xt cc phng ban hay cc c nhn c th c lin quan n tng qu trnh c th. S m t h thng x l d liu thng s dng cc biu tng thng dng v lu . - Lu x l d liu tp trung vo cc dng lun chuyn vt l v cc bo co, cc giy t tng t khi thit k lu , mt s ngi thit k cng c th m t thm cc dng hng ha c di chuyn nh th no hoc mt s thng tin khng lin quan n giy t pht sinh (VD: nhn vin bn hng gi in kim tra tnh hnh mua chu ca khch hng trc khi bn chu). Khi nim chng t c dng m t cc dng d liu lu chuyn v thng tin trong n v. * Cc bc v lu dng d liu: 44 | P a g e A

* Ch : Khi s dng biu tng

M t h thng hin hnh Bc 1: M t h thng hin hnh bng cc on vn m t Bc 2: Lp bng thc th v cc hot ng lin quan n cc thc th Bc 3: nh du cc hot ng x l d liu trong cc hot ng trong bng m t bc 2 Hot ng x l d liu bao gm: truy xut, chuyn ha, lu tr d liu. Cc hot ng nhp liu, sp xp, xc nhn, tnh ton, tng hp Cc hot ng chuyn v nhn d liu gia cc thc th khng phi l hot x l d liu Cc hot ng chc nng: nhp xut, bn hng, mua hng khng phi l hot ng x l d liu Bc 4: Chia lu thnh cc ct Mi thc th bn trong l mt ct trn lu Cc ct c sp xp sao cho dng lu chuyn ca cc hot ng t tri sang phi Bc 5: Xc nh cc thnh phn ca tng ct c li bng m t ln lt tng hot ng Sp xp cc thnh phn ca lu theo hng di chuyn thng tin t trn xung di Nguyn tc Sandwich: Bt k k hiu x l no u b kp gia 2 k hiu u vo v u ra. Bc 6: Hon thnh lu Ni cc k hiu thnh phn bng cc dng thng tin S dng cc du ni khi dng thng tin chuyn qua ct khc trnh v nhiu cc ng k ngang/dc Cc hot ng x l lin tip nhau c th gp chung thnh 1 hot ng x l (nu cn) Cc chng t khng th l im bt u v im kt thc Cch duy nht c ly d liu hoc lu tr d liu trong thit b my tnh l thng qua hot ng x l my (hnh ch nht) 45 | P a g e

C th ly v d trong trng hp sau minh ho. V d: Trng phng yu cu chun b giy t m t qu trnh yu cu mua hng n phng cung ng vt t ca cng ty. Qu trnh ny c m t bng li nh sau: mun cung ng hng ho cc yu cu phi lp phiu yu cu hng ho. Nhng nu cn vn phng phm phi lp phiu yu cu thnh 2 bn, mt bn gi phng cung ng, mt bn lu li vn phng. Trong qu trnh ny, c hai phng c lin quan, l phng yu cu v phng cung ng. bt u, nn t tn cc phng ny trn phn tiu . K n v hai bn phiu yu cu hng ho trong phn yu cu ni ti chng t. Nn nh s 1,2 trn cc bn yu cu. Cui cng, ghi r mi chng t c lun chuyn i u: phiu s 2 gi cho phng cung ng, phiu s 1 lu ti vn phng yu cu. Thng thng phiu s 1 c lu ti b phn to ra chng t. Dng im ni ch s lun chuyn chng t t phng ny sang phng khc. A A

Phng yu cu

Phng cung ng

2 1 Phiu yu cu hng (GRF Goods Requisition Form)

2 Phiu yu cu hng (GRF Goods Requisition Form)

46 | P a g e

Fi le

Phng yu cu

Phng cung ng

2 1 Phiu yu cu hng (GRF Goods Requisition Form)

2 Phiu yu cu hng (GRF Goods Requisition Form)

2.3.2.1. Hng dn v lu x l d liu (Flow chart) Lu s l d liu tp trung vo cc dng lun chuyn vt l v cc bo co, cc giy t tng t. Khi thit k lu , mt s ngi thit k cng c th m t thm cc dng hng ho c lu chuyn nh th no, v d nh hng tn kho c di chuyn t b phn giao nhn n kho, h thng dng biu tng xe ko hng m t. Mt s lu cn m t cc thng tin m khng lin quan n cc giy t pht sinh (v d nh nhn vin bn hng gi in kim tra d n khch hng trc khi bn chu). Khi nim chng t c dng m t cc dng lu chuyn d liu v thng tin trong n v. Khc vi biu tng dng m t cc chng trnh, cc biu tng dng m t lu d liu khng c cc quy chun. Nhng vic m t cc lu thng l mt ngh thut hn l mt mn khoa hc, ta c th dng cc hng dn sau lm lu r rng hn. C th l: 1. Nhn din tt c cc phng ban, b phn tao ra v nhn cc giy t c lin quan trong qu trnh x l. 2. Cn thn phn loi cc giy t, cc hot ng ca mi b phn, v v chng di tiu ca tng b phn.

47 | P a g e

Fi le

3. Xem k mi bn sao ca chng t k ton vi s nh trn bng . Nu chng t c lp thnh nhiu bn th nn s dng m mu, v nn lp bng ch thch v m mu. 4. S lng bn sao chng t cn x l. Ch cc bn sao va khng nn tha hay thiu. 5. Khi k hiu ngt trang cn ch k t ng nht (A_A, 1_1) gia cc phn kt ni trang. 6. Cn s dng cc ch thch v cc biu tng, cc hot ng, cc hot ng iu ny gip ngi c d hnh dung lu . 7. Khi cn thit, cc tp tin c ghi nhn v lu tr theo mt trnh t th ngi ta thng dng k t A m t lu theo a, b, c; dng k t N m t lu theo s th t; dng k t C m t lu theo thi gian. 8. Mt s nhn vin thng s dng k hiu vit tt (v d GRF, PHF...) th cn ch thch v chun ho hay lp mt bng gii thch cc ch vit tt. 9. C th s dng biu tng bt u hoc khng cn s dng trong lu chng t. 10. Nu chng t c chuyn t b phn ny sang b phn khc m ti to thnh mt chu trnh mi th c th s dng biu tng ni h thng, ni trang. V d: Qu trnh thc hin tuyn dng nhn s ti mt cng ty nh sau: Trc tin b phn yu cu nhn s lp phiu yu cu nhn s, m t chc danh v nng lc cn thit. Sau b phn nhn s mi ng bo qung co v tip nhn h s phng vn, chun b cc cng vic tuyn dng. Khi tuyn dng xong, b phn nhn s lp 3 bng m t cc ng vin c tuyn. Bng 1 lu ti b phn nhn s qun l v lp h s bo him cho nhn vin, thng tin ng vin c lu li theo s bo him. Bng 2 gi li cho phng yu cu nhn s cng vi bn yu cu i chiu, thng tin c lu li v xp theo tn ng vin. Bng 3 gi b phn tnh lng, thng tin ny c ng nhp trn h thng v c dng ghi nhn vic chm cng v tnh lng. V lu chng t cho qui trnh trn. u tin, phi xc nh cc b phn, thnh phn tham gia: 1_Phng yu cu nhn s. 2_ Phng qun l nhn s. 48 | P a g e

3_Phng tnh lng. Th hai, xc nh cc giy t c lin quan: 1_ Phiu yu cu: 1 bn t phng yu cu nhn s sang phng nhn s 2_Phiu tuyn dng nhn s: 3 bn -> 1.Lu ti phng nhn s (theo s) 2.Lu ti phng yu cu (theo tn) 3. Phng tnh lng (theo s tt) Cui cng, ch r cc giy t no c to ra u, qu trnh x l. Nn s dng cc k hiu ni cc phng trnh phc tp.

49 | P a g e

Phng yu cu

Phng nhn s

Phng tnh lng

Phiu yu cu nhn s

Phiu yu cu nhn s

Phiu tuyn 2 dng nhn s

Phiu yu cu nhn Phiu tuyn s dng nhn s

Chun b phiu tuyn dng NS

X l my tnh

C
Phiu tuyn1 2 3 dng nhn s Phiu tuyn 2 dng nhn s

B N

Hoc c th trnh by m khng cn cc im ni

Phng yu cu Phng nhn s Phng tnh lng

Phiu yu cu nhn s

Phiu yu cu nhn s

Phiu tuyn 2 dng nhn s

Phiu yu cu nhn Phiu tuyn s dng nhn s

Chun b phiu tuyn dng NS

X l my tnh

Phiu tuyn1 2 3 dng nhn s

Phiu tuyn 2 dng nhn s

N 50 | P a g e N

Bi tp 1: Cc th tc trong mt h thng k ton chi ph c x l th cng cng ty sn xut Lan Anh c m t nh sau: Mt phiu yu cu dch v c b phn sn xut lp lm 2 lin. Lin th 2 c chuyn ti b phn sa cha v bo tr bo tr, lin th nht c lu ti b phn sn xut. Ti b phn sa cha v bo tr lin 2 ca phiu yu cu dch v c s dng lp th cng phiu yu cu cng vic gm 4 lin. Lin th 4 ca phiu yu cu cng vic c chuyn n b phn sn xut lm c s i chiu. Lin th 3 c lu tai b phn sa cha v bo tr cng vi lin 2 ca phiu yu cu dch v. Nhn vin b phn ny ghi chp th cng s lng nguyn vt liu v dng c xut dng cng nh thi gian lao ng cn thit ln lin 2 v lin 1 ca phiu yu cu cng vic. Khi phiu yu cu cng vic hon tt, lin th 1 c gi li b phn bo tr sa cha, lin 2 c gi ti b phn k ton. Nhn vin phng k ton hon tt vic ghi nhn chi ph chi tit trong lin th 2 ca phiu yu cu cng vic v sau lp mt bo co tng hp cc yu cu dch v gm 3 lin. Lin th 1 c chuyn sang b phn sn xut, lin th 2 chuyn sang b phn sa cha bo tr, lin 3 lu ti b phn k ton. Yu cu: V lu chng t m t cc th tc ni trn BG:

51 | P a g e

B phn sn xut

B phn sa cha bo tr

B phn k ton

Bt u
Lp phiu yu cu cng vic Lp phiu yu cu dch v Phiu yu 1 2 cu cng vic Phiu yu 1 cu ? dch v 2
3

Phiu yu 2 cu dch v

Ghi hon tt PYCCV, lp bo co

Bo co tng1 3 hp cc yu 2 cu dch v

Ghi NVL, DC, thi gian lao ng

Phiu yu 1 2 cu cng vic

52 | P a g e

Bi tp 2: Cng ty K Tin s dng h thng th cng x l n t hng ca khch hng. Lnh bn hng (3 lin) c lp bi b phn bn hng chuyn sang phng k ton. Ti phng k ton ha n 3 lin v phiu xut kho 4 lin c lp th cng trn c s lnh bn hng. Mt lin ca lnh bn hng, ha n v phiu xut kho c chuyn sang b phn bn hng. Mt lin ca lnh bn hng c chuyn n b phn giao hng. Mt lin ca ha n c giao cho khch hng. Cc chng t cn li c nh km vi nhau lu ti phng k ton theo s n t hng. Yu cu: V lu chng t cho cc th tc trn.
B phn bn hng B phn k ton Phiu tuyn 1 3

1 Lnh

bn hng

Lp ha n, phiu xut kho

Lnh bn hng

A
2 3

Ha n

Phiu xut kho

Phiu 4 tuyn 2 3 dng nhn 1 s

B phn giao hng

Khch hng

Bi tp 3: Nghip v thu tin khch hng cng ty Hfone c qun l nh sau: Nhn vin (b phn th tn) nhn th thanh ton m b th, P;LMi chiu v tch ring cc sc thanh ton v giy bo tr tin, ri lp bng k tng hp tin thu (2 lin) t cc khon chuyn tr ca khch hng. Cc chng t ny c gi n phng qu. Ti y, th qu cn c vo cc sc lp giy np tin gm 2 lin. Lin th 1 ca giy np tin v cc sc thanh ton c chuyn np vo ngn 53 | P a g e

hng. Lin th 2 ca giy np tin c i chiu vi lin th 1 ca bng k tng hp tin thu km vi nhau v c lu ti phng th qy, sp xp theo ngy np tin. Lin th 2 ca bng k tng hp tin thu c chuyn n b phn k ton tng hp ghi vo s chi tit ti khon phi thu ca khch hng. Cc giy bo tr tin c lu ti b phn k ton phi thu theo m s khch hng. Yu cu: V lu chng t cho cc th tc trn 2 B phn th tn B phn qu Phiu yu cu hng Lp Th thanh (GRF 1 giy ton ca Goods Bng k thu np khch hng Requisition tin tin 2 Form) Phiu yu M th, cu hng KT, C, lp (GRF BC 2 Goods 1 Giy np tin Phiu yu Requisition cu hng Form) (GRF 1 Goods Bng k thu Requisition tin Form) Sc thanh ton
D

BP K ton tng hp
Ghi s tng hp S ci 131

2
N
S chi tit

Bng k thu tin

BP k ton phi thu

Ghi s chi tit

Ngn hng

Sc thanh ton

Giy bo tr tin Giy bo tr tin

Bi 4: Cng ty sn xut bnh ko Mnh Cng c nhiu phn xng. Phn xng lp cc phiu yu cu nguyn vt liu (4 lin) v chuyn sang b phn qun l phn xng ph duyt. Sau khi chuyn sang b phn qun l phn xng ph duyt. Sau khi c duyt, cc phiu yu cu nguyn vt liu c chuyn n kho. Ti kho, cc phiu yu cu nguyn vt liu c k bi th kho. Nhn vin ny gi lin th 1 ca phiu yu cu nguyn liu cng vi nguyn vt liu n cc phn xng. Lin th 2 ca phiu yu cu nguyn vt liu c chuyn n qun l phn xng. Lin th 4 c chuyn 54 | P a g e

Giy bo tr tin

n b phn k ton chi ph. Lin th 3 c s dng ghi nhn lng nguyn vt liu xut dng vo cc th kho, sau chng c lu ti kho theo s th t. Yu cu: V lu chng t cho cc th tc trn

55 | P a g e

B phn sn 2 E2 Bi tp 4: xut Q~2 `~

Duyt xng Cng ty sn xut bnh ko Mnh Cng c nhiu phn xng. Phn phiu K PYC yu nguyn vt liu (4 lin) v chuyn sang NVL, Bt u xng lp cc phiu yu cu cu xut NVL b phn qun l phn xng ph duyt. Sau khi chuyn sang b NVL

` B phn qun l phn

B phn kho

Lp phiu yu cu nguyn vt liu c chuyn n kho. 4Ti kho, cc phiu yu cu phiu yu cu nguyn vt liu c k bi th kho. Nhn vin ny gi 3 Phiu yu 4 Th NVL 2 1 NVL nguyn vt liu n lin th 1 ca phiu Phiu yunguyn liu cng vi yu cu kho 3 duyt&k 1 cu 2 cc phn xng. Lin th 2 ca phiu yu cu nguyn vt liu c NVL 4 chuyn n qun duyt l phn xng lu theo s th t. Lin th 4 c Ghi Phiu YC Phiu yu 3 chuyn 2 n b phn k ton chi ph. Lin thNVL, 3 c s dng ghi 3 1 cu N DC, NVL nhn lng nguyn vt liu xut dng vo cc th kho, sau chngk NVL thi duyt c Phiu yu theo s th t. lu ti kho gian 1 Yucu NVLV lu chng t cho cc th tc lao cu: trn. N k ng
duyt

phn qun l phn xng ph duyt. Sau khi c duyt, cc

K ton chi ph

2.3.3. Lu h thng; Trong khi lu x l d liu tp trung vo cc chng t, giy t cn x l th lu h thng li tp trung vo cc dng d liu c x l trong h thng my tnh ca h thng thng tin k ton. Pht trin h thng thng tin k ton theo cc giai on chun mc s dng cc cng c k thut, mi cng c thch hp vi tng nhim v, tng giai on pht trin h thng. V d: Cng ty Shala l mt nh phn phi tp ch to mt tp tin lu tr tn v a ch cc khch hng t bo di hn. Nu khch hng thay i a ch hay mt khch hng mi mun t bo in vo mu n gi cho cng ty thng bo. Khi nhn vin cng ty nhn c v nhp liu vo h thng ca n v qua cc thit b u cui. H thng thng tin ca cng ty tm thi lu tr cc thng tin ny vo tp tin thay i a ch hay to lp yu cu khch hng mi. Cc d liu 56 | P a g e

ny tip tc c nhp liu vo my tnh s ang trong qu trnh x l. Mi tun mt ln, cc thng tin ny c cp nht vo tp tin trung tm. Trong thi im ny, tn v a ch khch hng c s c thay i trn h thng. H thng cng lp cho cng ty mt bo co cung cp cho ngi qun l cng ty nhng thng tin v khch hng mi. Trong thng, h thng t ng in cc a ch dn ln cc tp ch v gi cho khch hng. Tp tin khch hng trung tm s in bo co v khch hng v in cc nhn gi cho khch hng.
Phiu thng tin khch Phiu yu cu hng thay i a ch khch hng My tnh, s dng tp tin trung tm (x l hng ngy) X l trc tuyn Ghi nhn yu cu thay i Tp tin chnh v khch hng
Bo co qu trnh thc hin tp tin chnh

My tnh, s dng tp tin trung tm (x l hng tun) My tnh s dng ch ng trnh thay i nhn a ch (x l hng thng)

Bo co qu trnh thc hin nhn

Nhn thng tin ca khch hng

57 | P a g e

* Hng dn v lu h thng S h thng gip on bit c cc dng cng vic c x l thng qua cc giai on ca qu trnh ca h thng thng tin k ton v gip r cc du vt kim ton. Mi nghip v c nhn, cp nht, hay lc cc thng tin th s h thng s ngt ra mt thi im c th theo di c cch thc x l h thng. Nhn thc c tm quan trng ca iu ny nn Hip hi k ton cng chng Hoa K v Hip hi k ton qun tr u chn mn ny lm cc cu hi kim tra trong k cp chng ch. Mc d khng c cc qui nh hng dn cht ch no xy dng mt lu h thng tuy nhin sau y l mt s hng dn gi : a. Lu h thng c c t trn xung di, t tri qua phi v v c lu h thng bt u t gc tri bn trn. b. V cc lu theo nhng biu tng c chun ho khng nn to ra cc biu tng ring. c. Biu tng x l lun t gia biu tng d liu u vo v biu tng d liu u ra. d. S dng cch ngt trang trnh cc ng v b trng lp lm hnh v rc ri. e. Nn phc ho lu trc khi v cc bn tho cui cng, s dng cc chng trnh ho tr gip. Thm cc ch thch trong hnh v lm cho lu d c hn. Cc ch thch c th ghi trn cc biu tng hoc c th lm bng ch thch gc lu . 2.4. Ngi s dng cui cng khng chuyn v cc ti liu hng dn 2.4.1. Tm quan trng ca ti liu hng dn cho ngi khng chuyn Cc ng dng dnh cho ngi s dng khng chuyn lun cn thit gip h c th hiu c cc tnh nng y ca chng trnh. Cc hng dn ny phi n gin v d hiu, gn ging vi cc bui hun luyn ngi s dng. Chnh iu ny s gip cho ngi s dng t mc li khi s dng, v s gim c cc li ca chng trnh. Ti liu hng dn cn gip ngi s dng t pht trin cc ng dng ring ca h (v d nh trong chng tnh bng tnh Excel c nhng ng dng v Marco, hay ng dng v c s d liu). Chnh yu cu t pht trin cc k nng ng dng nn ti liu hng dn li rt nhiu thng tin nhng cch trnh by rt kh nhn nn hn ch ngi 58 | P a g e

s dng tip cn. Nu cc ti liu ny c thit k d nhn th li rt tn km. Thm ch, ngi thit k chng trnh phi c vn phng tip nhn nhng thng tin phn hi t ngi s dng vi tng trng hp c th, pht sinh trong qu trnh s dng hay khi chng trnh b li. Cc chng trnh u c nhng hng dn cho mi ng dng cho ngi s dng cui cng. V thng thng ngi s dng c th tm thy cc tin ch ny thng qua phn gip c vit h tr, hay t gip ngi s dng t tra cu. Cc chng trnh h tr thng thng c nhng ni dung sau: 1. Tn ca ngi thit k chng trnh. 2. Tn ca tp tin v ni chng c lu tr. 3. Tn ca ng dn v cc ng dn cp di ch cc ng dng. 4. Phin bn u tin c pht trin vo ngy no.` 5. Phin bn mi nht c cp nht, v tn ngi pht trin phin bn mi. 6. Cho bit thi gian gn nht m ng dng c vn hng. 7. Tn v in thoi ca ngi c th lin lc khi chng trnh c vn . 8. Ngun d liu bn ngoi c s dng vo trong h thng. 9. Cc gi nh quan trng xy dng cc ng dng. 10. Cc tham s chnh c s dng thay i cc gi nh hay tr li cho cu hi What if. 11. Sp xp li cc tn ng dng d tra cu 2.4.2. Kim sot ngi s dng cui cng Bn cnh vic tm ra nhng ti liu hng dn khng hiu qu ngi pht trin chng trnh c th cn tm ra nhng ng dng ca phng ny c th trng vi phng ban khc. Nn ngi pht trin chng trnh cn chun ho li cc thng tin hng dn s dng. Bn cnh , trnh nh gi sai l cc nhn vin km ci ha ph v cc kim sot ni b trong cng ty do khng hiu v ti liu hng dn, cc nh qun l cn tun theo nhng nguyn tc hng dn sau: a. Thng xuyn nh gi li cc d n ln, nhn vin cng ty sau khi quen vi chng trnh thng to ra nhng ng dng c gi tr, ngi qun l thng cn xem li gi tr v nhng li ch t c.

59 | P a g e

b. Xy dng cc chnh sch chun tc cho ngi s dng cui cng, i khi ngi s dng cui cng thng mun to ra cc ng dng mi nhng li gp hn ch cc chnh sch chun tc ca cng ty. iu ny cn phi c xem li bi kim ton vin ni b. c. Chun ha cc ti liu hng dn, im chnh ca chng ny l xy dng cc ti liu hng dn, tuy nhin, cn phi chun ho cc ti liu hng dn thng xuyn l c s cho ngi s dng chng trnh. d. Hn ch s nhn vin c cp quyn to ra cc ng dng cho ngi s dng cui cng, vic hn ch ny s gip ngi qun l d dng kim sot chng trnh. e. Lun kim tra v nh gi li h thng, hiu v pht trin nhng ng dng ca chng trnh cn phi thng xuyn kim tra v nh gi li chng trnh. Chng 3. H THNG KIM SOT NI B (S tit: 09) 3.1. nh ngha v cc thnh phn cu thnh Mt s s kin: Ngy 3/9, theo ngun tin ca PV Bo CAND, C quan CST B Cng an ang hon tt h s v n la o chim ot ti sn xy ra ti Cng ty c phn T vn u t Vit Tn (sau y gi l Cng ty Vit Tn, tr s ti ng Hong Diu, phng 10, qun Ph Nhun - TP HCM). Gim c cng ty ny l Phm Ngc Vn, 26 tui, tr ti TP HCM. Cng ty Vit Tn thnh lp thng 2/2006. Theo li khai ca Phm Ngc Vn, Vn cng 3 Vit kiu thnh lp Cng ty VFX Holdings LTD Belize c chc nng kinh doanh ngoi hi, vng bc, du, c ph thng qua h thng phn mm kt ni Internet. Trong , Vn chim gi 30% vn gp. thu ht cc nh u t, Vn mua tn min ti Vit Nam v ch o nhn vin ca mnh lp trang Web VFX Holdings.com, c ni dung qung b cho Cng ty VFX Holdings v Cng ty Vit Tn; ng thi t chc cho mt s nhn vin i tip th trc tip vi khch hng tham gia kinh doanh thng qua h thng phn mm kt ni Internet nu trn. Khi khch hng tham gia, c Phm Ngc Vn cho k tho c giao dch in t gia 3 bn Cng ty VFX Holdings, Cng ty Vit Tn v khch hng, trong Cng ty Vit Tn vi vai tr l i tc y quyn ti khu vc chu , xc nhn vic k kt hp ng gia khch hng vi Cng ty VFX Holdings. 60 | P a g e

Sau khi k tho c, Cng ty Vit Tn cung cp cho khch hng ti khon, mt khu tham gia. Khi khch hng np tin cho Cng ty Vit Tn th ng thi ti khon ca khch hng s c im tng ng vi s tin np. Thc cht, ton b s tin khch hng np Vn u gi li ch khng chuyn cho Cng ty VFX Holdings. Do mt s ti khon c s tin t 70.000 USD n hn 100.000 USD b nh sp n ht tin, khch hng tm gp Vn gii quyt. Vn ln trnh v ph nhn trch nhim vi khch hng. Trc thi ca Vn, c 3 khch hng l b hi t co n c quan Cng an b Vn la o, chim ot hn 350.000 USD. Xc minh ti Ngn hng Nh nc Vit Nam - chi nhnh TP HCM cho thy, ngn hng khng cp php cho cc hot ng mi gii, huy ng vn u t vng, ngoi t qua mng cho bt k t chc kinh t no ni chung cng nh Cng ty Vit Tn ni ring. Xc minh ti trung tm thng tin tn dng Ngn hng Nh nc, kt qu Cng ty VFX Holdings ti Belize c thnh lp vi mc ch min tr thu, khng c thng tin hot ng ca cng ty ny ti Belize v khng c php hot ng kinh doanh ngoi hi qua mng Internet vi Vit Nam. Vi ti liu, chng c thu thp c, c cn c xc nh hnh vi ca Phm Ngc Vn phm ti la o chim ot ti sn. Ngy 28/7/2009, c quan CST B Cng an ra lnh bt, khm xt khn cp i vi Phm Ngc Vn. Kt qu thu gi 6 u CPU my tnh v mt s ti liu lin quan n hnh vi la o ca Vn. Tip theo , ngy 31/7/2009, c quan CST B Cng an ra quyt nh khi t v n, khi t b can, bt tm giam 4 thng Phm Ngc Vn v hnh vi la o chim ot ti sn. Vn khai s tin thu ca khch hng em u t kinh doanh bt ng sn v bao "b" ht. V n s sm c chuyn sang Vin KSND Ti cao v ngh truy t i tng Vn trc php lut Cng ty dc phm Trung ng 2 (CTDPTW2 - Codupha) tr s ti s 334 (s c l 136) T Hin Thnh, P14Q10, TPHCM. Ngy 8-1-2002, theo Quyt nh 84/Q-UB ca UBND TPHCM cho CTDPTW2 thu gn 60.000m2 t ti a ch nu trn. Th nhng Ban gim c (BG) CTDPTW2 ch s dng ta nh hai tng bn trong lm khi vn phng v cc kho 3, 4, 5 cha hng (gm thuc cha bnh, m phm, nguyn liu lm thuc). Cn li hng chc nh kho khc v trn 30 kit pha mt tin ng T Hin Thnh u cho t nhn thu, bt chp quy nh ca UBNDTP khng c cho thu li v sang nhng. Thu t ca nh nc vi gi cc r (1.458 ng/m2) v cho t nhn thu li vi gi cao ngt ngng nn BG cng ty ch o k ton lp hai h thng s sch trn thu. Theo bo co tng hp cng n t vic cho 61 | P a g e

thu kho bi, s tin thu c t nm 2001 - 2006 l gn 70 t ng, ring nm 2006 l 16,69 t ng. Trong khi ti i hi cng nhn vin chc, cng ty cng b li rng ca nm 2006 l 13,7 t ng. D lun cho rng thc cht ca s li ny l tin chnh lch t vic cho thu kho bi ch khng phi do cng ty n nn lm ra. Hng nm, Ban gim c cn qu en vi s tin rt ln tiu xi vo mc ch c nhn. Theo kt qu lm vic ca Ban kim sot Tng cng ty dc Vit Nam, phn theo di ngoi h thng s sch ca cng ty c hnh thnh t 3 ngun: b Nguyn Th Hi (Phng t chc) np tin thu thu kho bi ngoi t nm 2000 n 2006 bnh qun 35 triu ng/thng, tng cng 2.835.200.000 ng; b L Th Thanh Thy (Phng kho vn) np tin cho thu xe xc v thu kho ngn hn t nm 2000 n 2004, bnh qun 30 triu ng/thng, tng cng 1.440.000.000 ng; ng Ng Quang Hng (bo v) np tin xe c quan t nm 2003 n 2006 bnh qun 20 triu ng/thng, tng cng 960.000.000 ng. Tng s tin chi tiu ngoi s sch c thng k l 5.235.000.000 ng dng lm ph giao dch vi i tc. Tuy nhin, s liu trn l do cng ty cung cp, cn a s cn b cng nhn vin ca cng ty cho bit s tin t vic cho thu kho bi ln hn rt nhiu con s thc. Ba ngun thu ny theo s ch o trc tip ca BG c np cho th qu, ngoi h thng s sch k ton ca cng ty l qu BG qun l (BG gm c Nguyn Vn Ha - Gim c, L nh An - Ph gim c, Nguyn Don Linh - Ph gim c) ch o trc tip th qu. Mi chng t thu chi t vic cho thu kho bi u do nguyn Gim c Nguyn Vn Ha gi v tiu hy. 3.1.1. nh ngha v h thng kim sot ni b H thng kim sot ni b cung cp thng tin cho c bn trong v bn ngoi ca mt t chc. Ngi s dng thng tin da vo s chnh xc v hp l ca cc bo co m n v pht hnh. Cc t chc c chnh sch v cc th tc kim sot ni b duy tr vic cung cp thng tin chnh xc v trung thc. Cc chnh sch v cc th tc l mt phn quan trng trong ton b cu trc ca kim sot ni b. H thng kim sot ni b bao gm nhiu phng thc v cc thc o nh gi c thit k v thc hin trong t chc nhm t c cc mc ch sau: bo v ti sn t chc, thm tra tnh chnh xc v ng tin cy ca d liu v thng tin trong h thng k ton, y mnh hiu qu iu hnh v hiu qu sn xut kinh doanh, khuyn khch 62 | P a g e

vic tun th cc chnh sch qun l v s gn b ca i ng nhn vin vi cc chnh sch . ng v gc php lut hin nay, chng ta vn cha c s nh ngha chnh thc th no l h thng kim sot ni b. Tuy nhin, trong quyt nh 36/2006 Q-NHNN ban hnh ngy 01 thng 08 nm 2006 a ra mt s ni dung c bn v h thng kim tra, kim sot ni b nh sau: - Khi nim: h thng kim tra, kim sot ni b l tp hp cc c ch, chnh sch, quy trnh, quy nh ni b, c cu t chc ca t chc tn dng c thit lp trn c s ph hp vi quy nh php lut hin hnh v c t chc thc hin nhm m bo phng nga, pht hin, x l kp thi cc ri ro v t c cc mc tiu m t chc t ra. - Mc tiu: h thng kim tra, kim sot ni b ca t chc c thit lp nhm mc ch thc hin cc mc tiu, chnh sch ln ca t chc, thng qua vic thc hin cc mc tiu c th, ch yu sau y: a. Hiu qu v an ton trong hot ng; bo v, qun l, s dng ti sn v cc ngun lc mt cch kinh t, an ton, c hiu qu. b. Bo m h thng thng tin ti chnh v thng tin qun l trung thc, hp l, y v kp thi. c. Bo m tun th php lut v cc quy ch, quy trnh, quy nh ni b. Theo lut doanh nghip Vit Nam, cng ty TNHH v cng ty c phn c trn 11 c ng phi c Ban kim sot Tuy nhin hin nay trn th gii ang chp nhn rng ri nh ngha v h thng kim sot ni b theo COSO 1992: COSO: The committee of Sponsoring Organizations of treadway Commission. - Treadway Commission: Hi ng quc gia Hoa k v chng gian ln khi lp bo co ti chnh. - Sponsoring Organization: l t chc gm 5 thnh vin: cng chc M. 63 | P a g e American Accounting Association) AAA: Hi k ton M. American Institute of CPAs AICPA Hip hi k ton vin

 M. qun tr. chnh.

Institute of Internal Auditors IIA: Hip hi kim ton vin ni b Institute of Management Accountants IMA Hip hi k ton vin Financial Executives Institute FEI: Hip hi qun tr vin ti

KSNB l mt qu trnh b chi phi bi nh qun l v cc nhn vin ca n v, c thit k cung cp mt s m bo hp l nhm t c cc mc tiu sau y: Hot ng hu hiu v hiu qu Cung cp bo co ti chnh tin cy Tun th cc lut l v quy nh. Lu - KSNB l mt qu trnh KSNB b chi phi bi n v S m bo hp l Mc tiu ca KSNB

- H thng kim sot ni b l mt thut ng dng m t cc chnh sch, cc k hoch v cc th tc c thc hin bi mt cng ty nhm bo v ti sn ca t chc. Cc c nhn c lin quan n hiu qu ca kim sot l ban gim c, cc nh qun l v cc nhn vin trong cng ty. Nhng c nhn ny l ngi mun m bo rng cc mc tiu v i tng ca t chc phi t c (iu hnh c hiu qu, bo co ti chnh tin cy, bo v c ti sn ca cng ty, cc quy nh ca cng ty v php lut c tun th). - Nh vy, h thng kim sot ni b thc cht l cc hot ng, bin php, k hoch, quan im, ni quy chnh sch v n lc ca mi thnh vin trong t chc m bo cho t chc hot ng hiu qu v t c mc tiu t ra mt cch hp l. Ni cch khc, y chnh l tp hp tt c nhng vic m mt cng ty cn lm c c nhng iu mun c v trnh nhng iu mun trnh. H thng ny khng o m kt qu da trn cc con s tng trng, m ch gim st nhn vin, chnh sch, h thng, phng ban ca cng ty ang vn hnh ra sao v nu vn gi nguyn cch lm , 64 | P a g e

th c kh nng hon thnh k hoch khng. Ngoi ra, thit lp c mt h thng kim sot ni b hu hiu hn ch n mc thp nht vic tht thot ti sn cng ty.

* Cc dng ca kim sot ni b: Chng ta bit rng c s phn bit nht nh gia hai dng ca h thng kim sot ni b. Kim sot k ton chnh l cc chnh sch v qu trnh thc hin nhm t c hai mc tiu u tin l bo v ti sn v m bo thng tin k ton chnh xc v tin cy. Cn kim sot qun l l thc y hiu qu hot ng kinh doanh v khuyn khch s gn b ca cng nhn vin i vi cc chnh sch qun l. Trn qun im t chc, kim sot qun l v kim sot k ton c mt v tr v vai tr quan trng nh nhau. Tuy nhin kim sot qun l c quan h t trc tip i vi s chnh xc ca thng tin k ton. V d hot ng ca kim sot qun l l o to nhn vin. Nhn vin k ton c o to tt s lm vic c hiu qu hn tun th cc chnh sch qun l cht ch hn v t sai hn. Kim sot qun l: - Mc tiu: + Thc y hiu qu sn xut kinh doanh + Kim sot s tun th ca cc nhn vin vi cc chnh sch qun l - Cc hot ng: + Thng t cc mc tiu, chnh sch ca doanh nghip cho ton th n v + To lp c cu trch nhim qun l + Thit lp cc quy ch hot ng t cc mc tiu doanh nghip + Gim st nhn dng cc ri ro bn trong ln bn ngoi tc ng n doanh nghip 65 | P a g e

+ Thit lp cc chnh sch v th tc thc hin gii quyt cc ri ro + nh gi mc hon thnh cng vic ca cc b phn trong doanh nghip. Kim sot k ton: - Mc tiu: + Bo v ti sn ca doanh nghip + Thm nh tnh chnh xc v tin cy ca thng tin k ton - Cc hot ng: + Xt duyt nghip v, hot ng kim sot ny nhm m bo mi nghip v k ton u c ngi qun l xt duyt + Kim sot tnh hin hu ca nghip v + Kim tra ghi chp y . Hot ng kim sot ny nhm m bo mi nghip v k ton c xt duyt u c ghi s k ton. + Kim sot nh khon k ton chnh xc s tin, ti khon v thi gian. + Bo v thng tin, d liu k ton khi s xm nhp bt hp l + i chiu. Hot ng ny gip pht hin nhng sai st v gian ln. 3.1.2. Cc thnh phn ca h thng kim sot ni b Trong bo co ca COSO 1992 cho rng vic tm ra cc thnh t cu thnh nn h thng kim sot ni b l yu t c bn nng cao cht lng ca h thng kim sot. Cng theo bo co ny kim sot c th phc v nhiu mc ch, v nhn t gc ny th h thng kim sot ni b nh mt gii php ca nhiu vn tim n (i ph vi s thay i nhanh ca mi trng kinh doanh, i th cnh tranh...). Theo bo co ca COSO th h thng kim sot ni b gm nm thnh phn: (l) Mi trng kim sot, (2) nh gi ri ro, (3) hot ng kim sot, (4) thng tin truyn thng v (5) gim st.

66 | P a g e

 1. Mi trng kim sot (control environment) Mi trng kim sot c thit lp trong ni b t chc v c nh hng n nhn thc kim sot ca tt c cc nhn vin trong cng ty. y l nhn t nn tng chi phi n cc yu t khc trong h thng kim sot. Cc yu t c nh hng v tc ng n mi trng kim sot l: Trit l v qun l v phong cch iu hnh Cc nh qun l c quan tm n ri ro? C nh gi c ri ro tim tng trc khi hnh ng? Nh qun l c ng c bp mo thng tin? Nh qun l c gy p lc n nhn vin phi thc hin mc tiu bng mi gi? Bt k phng php no? Tnh chnh trc, nng lc v gi tr v o c T CEO n nhn vin thc hin Nhng chun mc v o c bng vn bn Cam kt ca nhn vin C cu t chc Tp trung hay phn tn quyn lc Phn chia trch nhim c th Quy m v c im kinh doanh... Phn chia trch nhim v quyn hn Bng m t cng vic K hoch hot ng Ngn sch... Chch sch ngun nhn lc Tuyn dng 67 | P a g e

 Lng bng Hun luyn, o to nh gi v thng tin Pht, sa thi Ngh php, Hon i cng vic Cam kt v b mt Ni n chnh sch nhn s l chng ta hnh dung n cng vic qun l ngun nhn lc. Doanh nghip ca bn l mt tp hp cc ngun lc duy tr hot ng ca doanh nghip: - Con ngi - Tin - My mc, thit b, nguyn, nhin vt liu - Kin thc (thng tin, thi gian, cc h thng qun l v sng to, cc quy trnh v th tc) Ni dung c trnh by di y v qun l ngun nhn lc chnh l ni dung c bn gip cho nhng nh qun tr v cho chnh doanh nghip: - Con ngi l ti sn quan trng nht m mt doanh nghip c. S thnh cng ca doanh nghip ph thuc vo tnh hiu qu ca cch qun l con ngi (nhn vin cng ty, khch hng, nh cung cp, nh cho vay, thm ch c ban lnh o). - Cung cch qun l, mi trng lm vic m doanh nghip em li cho nhn vin v cch truyn t nhng gi tr v mc ch s quyt nh s thnh cng ca doanh nghip. - t c mc tiu v thc hin k hoch chin lc cn phi lin kt cht ch cc chnh sch nhn s v cc th tc vi mc tiu kinh doanh. Chng hn doanh nghip cn bit r khi no v ti sao phi tuyn dng nhn vin, doanh nghip mong i g h, doanh nghip s khen thng, k lut nhn vin nh th no t c mc tiu kinh doanh. - Vi nhng doanh nghip nh v va ban gim c c trch nhim khng ngng ch r v truyn dt nhng mc tiu kinh doanh cho tt c cc nhn vin trong doanh nghip. Doanh nghip phi to iu kin cn b chuyn mn v nhn vin lm vic v nhng mc tiu ny bng cch xy dng nhng h thng trong cng ty: quy tc lm 68 | P a g e

vic, h thng lng bng, phng php nh gi hiu qu lm vic, ch khen thng v k lut. Qun l ngun nhn lc l g? - Trc tin qun l ngun nhn lc va l ngh thut va l khoa hc lm cho nhng mong mun ca doanh nghip v mong mun ca nhn vin tng hp vi nhau v cng t n mc tiu. Qun l ngun nhn lc l nhng hot ng (mt quy trnh) m gim c v nhm qun l nhn s ca doanh nghip tin hnh trin khai sp xp nhn lc nhm t c cc mc tiu chin lc ca doanh nghip. Quy trnh ny gm cc bc tuyn dng, qun l, tr lng, nng cao hiu qu hot ng, v sa thi nhn vin trong doanh nghip. C th khng nh rng, chnh sch nhn s l mt b phn quan trng trong tng th h thng chnh sch ca doanh nghip. Trong thc t hot ng, nhiu doanh nghip thc c tm quan trng ca vic xy dng hon thin ho h thng chnh sch nhn s, to c s r rng iu chnh cc hot ng lin quan n qu trnh qun tr ngun nhn lc ca doanh nghip. Bn cnh , ti khng it cc doanh nghip nhng chnh sch nhn s cha c h thng ho, nhiu chnh sch c ban hnh v sa i nhiu ln song cha c cp nht v ph bin ti ton b nhn vin. S khng r rng v thiu tnh h thng l nguyn nhn to ra tm l khng thoi mi cho ngi lao ng, gim kh nng hot dng ca doanh nghip. * Chnh sch nhn s ca doanh nghip cn p ng cc tiu ch sau: - Phi c tt c cc nhn vin hiu v thc hin mt cch nghim chnh. - Tun th cc quy nh ca php lut. - c thc hin mt cch thng nht v thng xuyn. - Thng xuyn kim tra v cp nht. - p ng vi nhu cu hot ng c th ca doanh nghip. *i vi h thng kim sot ni b: Nhn s trong cng ty l mt phn quan trng trong h thng kim sot ni b. Chnh sch nhn s v hot ng ca nhn s l mt phn ca kim sot ni b. Mt s quy tc trong chnh sch nhn s ca mt cng ty: 1. Chi tit quy trnh tuyn dng v gi chn nhn s ti cng ty. 2. Lun c cc chng trnh hun luyn ngi lao ng nng cao nng sut. 69 | P a g e

3. Gim st tt cc nhn vin da vo k hoch hng ngy. 4. Cng bng v trung thc trong chnh sch lng v thng tin. 5. Chuyn i nhn s cc b phn hun luyn nhn vin lm quen vi s thay i ca cng ty. 6. Khuyn khch cc nhn vin c nhng k ngh trong k hoch. 7. C cc chng trnh bo him cho nhn vin v ti sn ca cng ty. 8. Lun xem xt li cc quy nh ca cng ty, nh gi hiu qu hot ng ca nhn vin v c cc hot ng iu chnh nhm y mnh hiu qu hot ng v tin hnh tiu chun ho trn phm vi ton cng ty. Nhng nh hng t bn ngoi U ban chng khon Ngn hng Cng ty bo him C quan thu v.... Cc nh qun l lun mun thit lp mt mi trng kim sot hiu qu v cch thc iu hnh ng theo cc chnh sch ca cng ty t ra. iu quan trng l cc nh qun l v ch s hu cng ty lun c thi lc quan trong hot ng kim sot. Bn cnh cc chnh sch nhn s v p dng trong thc t cng phi c xem trng. l xem xt t vic tuyn dng n qu trnh nh gi, qu trnh hun luyn v thng tin cho cc c nhn v trch nhim quyn hn ca h. Trong mt s cng ty c quy m ln c th t t chc ra mt ban kim sot ni b nhm gip lnh o cng ty nh gi hot ng tn ti ca h thng kim sot hu hiu, cn i vi cc cng ty va v nh c th thu cc t vn gip nh gi cch thc iu hnh tm thi. Tm li, mi trng kim sot c xem l nhng yu t ca cng ty nh hng n hot ng ca h thng kim sot ni b v l cc yu t to ra mi trng m trong ton b thnh vin ca cng ty nhn thc c tm quan trng ca h thng kim sot ni b. V d, nhn thc ca cc nh qun l v lim chnh v o c ngh nghip, v vic cn thit phi t chc b my hp l, v vic phn cng, u nhim r rng, v vic ban hnh bng vn bn cc ni quy, quy ch, quy trnh kinh doanh... Mt mi trng kim sot tt s l nn tng cho s hot ng hiu qu ca h thng kim sot ni b. 70 | P a g e

 2. nh gi ri ro (Risk Assessment) Cc cng ty u phi i mt vi nhng ri ro n t bn trong v bn ngoi trong qu trnh hot ng. Do , mc ch ca vic nh gi ri ro l vic nhn din cc ri ro, phn tch kh nng xy ra v nhng thit hi c th, thit lp cc c ch kim sot nhng chi ph v li ch mang li. bo v ti sn ca cng ty, cc th tc kim sot nn c thit lp hp l m bo rng cc nhn vin kh c th chim hu c. Mt ghi nh chung trong cc hot ng kim sot l nhng ti sn cng c tnh thanh khon cao th cng c nguy c mt cp cao. Hn th na, khng l thuc vo quy m, cu trc, loi hnh hay v tr a l, bt k t chc no khi hot ng u b cc ri ro xut hin t cc yu t bn trong hoc bn ngoi tc ng. - Cc yu t bn trong: S qun l thiu minh bch, khng coi trng o c ngh nghip, cht lng cn b thp, s c, hng hc my mc thit b, h tng c s khng theo kp s thay i m rng sn xut, chi ph cho qun l v tr lng cao, thiu s kim tra, kim sot thch hp do cng ty m thiu quan tm - Cc yu t bn ngoi: Thay i cng ngh lm thay i qu trnh vn hnh, thay i thi quen ca ngi tiu dng lm cc sn phm hin hnh b li thi; cc yu t cnh tranh khng mong mun lm thay i gi c v th phn; thay i v chnh tr x hi. Nhng ri ro x ra i vi cng ty cn thit phi c nh gi chnh xc, kp thi kim sot h thng mt cch ng n minh bch. (phn tch su hn phn 3.2) 3. Hot ng kim sot (control activities) l nhng chnh sch v nhng th tc do cng ty pht trin gip bo v ti sn ca cng ty. Hot ng kim sot bao gm nhiu hot ng bao qut ht cng ty. Mt s v d cho hot ng kim sot l vic xt duyt, chun y cc hot ng, thm tra... Thng qua cc hot ng kim sot nh qun l s t tin l ti sn ca cng ty c bo v v bo co ti chnh ng tin cy.

71 | P a g e

 Tht vy, c th m rng hn, hot ng kim sot l cc bin php, quy trnh, th tc m bo ch th ca ban lao ng trong gim thiu ri ro v to iu kin cho t chc t c mc tiu t ra c thc thi nghim tc trong ton t chc. + Phn chia trch nhim y : Cn c nhng quy ch, vn bn phn cng cng vic km theo trch nhim ti tng nhn vin ca cng ty Phn chia trch nhim l mt phn trong hot ng kim sot ca h thng kim sot ni b. Hot ng ny tp trung vo vic thit k, t chc cng vic gia cc nhn vin trong cng ty c th nhn vin ny lun kim tra c nhn vin khc. Khi nh qun l thit k v p dng h thng kim sot ni b hiu qu, h phi lun xem xt n vic phn chia trch nhim. Phn chia theo ba chc nng: nghip v xem xt, nghip v ghi nhn v nghip v bo tr ti sn. - Nghip v xem xt l vic ra quyt nh chp thun cho nghip v xy ra (v d gim c kinh doanh quyt nh hn mc tn dng cho mt khch hng). - Nghip v ghi nhn bao gm chc nng chun b cc chng t gc, nhp vo s nht k v s ci, chun b cc bo co v hot ng. - Nghip v bo qun ti sn nh l trc tip thu chi tin, bo qun hng tn kho, kim tra sc ca khch hng chuyn qua bu in. Nu mt nhn vin c th kim nhim hai trong ba chc nng trn c th xy ra cc vn gy thit hi cho cng ty. Tuy nhin gim thiu c cc nguy c khng th pht hin c, h thng kim sot ni b cn tch cc trch nhim nh sau: - Tch chc nng bo qun ti sn vi chc nng ghi nhn - Tch chc nng xem xt vi chc nng bo qun ti sn - Tch chc nng xem xt vi chc nng ghi nhn. + Kim sot qu trnh x l thng tin: Kim sot chung i vi ton b h thng:

72 | P a g e

Kim sot i vi tng ng dng:

+ Kim sot chng t, s sch Chc nng ca chng t: Ghi nhn nghip v/s kin Kim sot, cung cp thng tin Yu cu ca chng t: Lp khi pht sinh nghip v/s kin Thit k y , n gin r rng nh s trc, lin tc Tham chiu Du vt kim ton Lun chuyn chng t Chc nng ca s sch: Ghi nhn nghip v/s kin Kim sot, x l nghip v, cung cp thng tin 73 | P a g e

 Yu cu ca s sch: Ghi chp da trn chng t Thit k y , n gin r rng Tham chiu Du vt kim ton Cc d liu c bn c nhp liu vo h thng thng tin k ton u c o lng bng tin. Khi nhp liu cc t chc lun cn li du vit kim ton trong h thng thng tin k ton. Du vt kim ton gip cc nh qun l truy tm t vic ghi nhn cc nghip v n cc chng t gc (ho n) v n cc khon mc c trnh by trn bo co ti chnh. Hay cc nh qun l cc cc kim ton vin c th truy tm li cc nghip v t cc khon mc trn bo co ti chnh truy ngc v cc chng t c lin quan. Trong qu trnh ny, cc chng t c kim tra chnh xc v ghi nhn nghip v. Cc du vt kim ton c th c nhm li cc nh qun l v cc kim ton bit c vic g ang xy ra trong sut qu trnh x l nghip v. Da vo cc du vt kim ton, ph trch b phn k ton pht hin hay loi tr cc li cc nghip v bt thng. thit lp cc du vt kim ton mt cng ty cn xy dng cm nang v chnh sch v th tc k ton. Cm nang ny bao gm cc mc sau: 1. Xy dng s h thng ti khon m t mc ch s dng ca tng loi ti khon trong s ci, ghi n c cc ti khon k ton, cc nghip v c x l v ghi nhn vo cc ti khon ng. 2. Hon tt vic m t cc chng t s dng trong mi nghip v, cng nh cc phng php chnh sa hay xt duyt cc d liu trn chng t. 3. Hon tt m t quyn v trch nhim ca mi c nhn trong thc hin nghip v c th hin trn chng t. V d quy nh ai l ngi xt duyt hn mc tn dng cho khch hng. Nh vy, cc kim ton vin s xem xt v nh gi mt h thng quyt nh n cung cp cc thng tin cn thit cho s ch o kim ton khng. Nhng thng

74 | P a g e

tin ny bao gm c trong nhng bo co do h thng cung cp, c gi l du vt kim ton. Mt h thng ghi nhn, phn loi v tng hp cc nghip v, v cung cp bo co nh bo co ti chnh. Du vt kim ton cho php cc kim ton vin bt u vi mt tng cn i trn bo co ti chnh, v ln tng bc theo cc s sch k ton cho tng nghip v ring l to nn cn i . Du vt kim ton cng cho php cc kim ton vin ln theo cc nghip v ring l to ra s tng cng tng hp. V d, cc s ghi trn nht k, tham chiu khi chuyn vo s ci hay s ti liu c tnh n trong cc bo co to nn du vt kim ton. Du vt kim ton rt quan trng v chng cho php kim ton vin nh gi tnh chnh xc ca s liu trn bo co ti chnh, v tm ra cc ngun gc sai st trn cc bo co tng hp. + Kim sot vt cht:

Mt trong nhng hot ng kim sot sng cn ca h thng kim sot ni b trong mi cng ty l cc hot ng bo v ti sn vt cht. Mt khi ti sn ca n v c t nhng v tr xc nh th kh nng gy h hng hay mt mt s c gim nhiu. V d l th tc kim sot c th p dng cho hng tn kho l bo qun hng mt v tr trong kho v ch cho php th kho c quyn tip cn v bo qun ti sn trong kho. Th tc ny ngn chn nhng ngi khng c php c vo kho hn ch mt cp hay gy thit hi.

75 | P a g e

Khi cng ty t mua hng th th tc khc c tin hnh l yu cu c chuyn ch thng vo kho cng ty. Khi nhn c thng bo gi hng th th kho phi chun b lp ngay phiu nhp kho. Trong phiu nhp kho phi ghi r ngy nhn hng, tn nh cung cp, ai l ngi vn chuyn, phiu t hng s v s lng thc nhn. Trn phiu nhp kho phi c ch cho ngi th kho k tn, ngi kim hng v ngi giao hng k nhn. + Kim tra c lp:

+ Phn tch, r sot li qu trnh thc hin: Mc ch Pht hin cc bin ng bt thng, xc nh nguyn nhn, x l kp thi Phng php i chiu nh k tng hp v chi tit; thc t v k hoch; k ny v k trc v.v Mt hot ng khc trong h thng kim sot ni b l bo co hot ng nh k thng qua hot ng gim st ca kim ton ni b. T vic xem xt v nh gi ca h thng kim sot ni b trong cng ty, bo co hot ng cung cp cc thng tin cho nh qun l lm th no iu hnh b my c hiu qu v hiu nng hn. Thng qua vic chun b cc bo co hot ng cho tng b phn, nh qun l s nhn c cc phn hi v nhng thnh cng hay tht bi t vic ng dng cc cch thc iu hnh trong qu kh. Vic chun b cc bo co ny cng l mt th tc kim sot pht hin. 4. Thng tin v truyn thng (information and communication) Thut ng thng tin truyn thng lin quan h thng k ton, ngha l lin quan n cch thc ghi nhn, x l, tng hp, bo co cc nghip v kinh t trong cng ty. H thng k ton (cc th tc kim sot c thit lp trong h thng) cng tp trung vo bo v ti sn v kim tra vic tnh chnh xc v ng tin ca d liu k ton. Trch nhim ca ngi qun l n v l phi m bo rng h thng k ton ca cng ty l

76 | P a g e

o lng, x l thng tin cc d liu ti chnh t cc nghip v kinh t thch hp cho nhng ngi s dng. Truyn thng l vic thng tin cho ngi lao ng bit v vai tr v trch nhim ca h i vi t chc. C th dng cch l in thnh sch, bng ghi nh cho nhn vi hay dng h thng mng truyn tin. V cng c th s dng cch hun luyn v ti hun luyn cho tng v tr ca nhn vin, trn ht l phi lm cho tt c cc nhn vin hiu c vai tr ca h trong t chc v lm th no phi hp vi nhng ngi khc trong x l cng vic. Vic quan trng hn c l nhu qun l phi duy tr mt mi quan h tt trong cng ty gia cc nhn vin, gia nhn vin vi nh qun l to c s tin cy trong mi trng lm vic. Khi c nhng vn xy ra th tt c cc nhn vin mi cp cng tm ra vn v gii quyt vn mt cch hiu qu. 5. Gim st (Monitoring) y l th tc nh gi li cc th hin ca mt h thng kim sot ni b hiu qu. iu ny cng th hin trch nhim ca nh qun l. Cc nh qun l mi cp phi lun nh gi li vic thit k v iu hnh ca vic kim sot v cc hot ng iu chnh khi sinh ra khc phc, hay cc hot ng kim sot c bit. nh gi li h thng c th thng xuyn quan st v kim tra li hay nh gi nh k hiu qu hot ng ca h thng kim sot ni b. Phm vi v tn sut nh gi ph thuc vo trch nhim ca nh qun l v ri ro m cng ty c th i mt. Tm li, h thng gim st v thm nh ti doanh nghip l qu trnh theo di v nh gi cht lng thc hin kim sot ni b m bo n c trin khai, c iu chnh khi mi trng thay i, c ci thin khi c khim khuyt. V d, thng xuyn r sot, kim tra v bo co cht lng, hiu qu hot ng ca h thng kim sot ni b, nh gi v theo di vic ban lnh o cng nh tt c cc nhn vin c tun th cc chun mc ng x ca t chc sau khi k cam kt hay khng... 3.1.3. nh gi mt h thng kim sot ni b tht s hiu qu Rt kh tm ra mt cng thc chung gip khc phc nhng yu km ca h thng kim sot ca mt cng ty c th. Tu tng cng ty tu tng khuyt im m chng ta c nhng bin php khc phc. i vi vic kim sot thu chi, nhiu chuyn gia ti chnh cho rng khng nn k ton trng va l ngi duyt chi, va l ngi ghi s sch. Phi c nhng quy trnh 77 | P a g e

qun l cht ch v khng nn c ngoi l: bt k phng ban no mun chi phi lp phiu gh xut chi, chuyn n ngi c trch nhim k duyt. Sau khi c ch k ca ngi c thm quyn, k ton vin mi lp phiu chi v ra lnh chi, lc th qu mi xut tin. i vi hot ng gim st nguyn vt liu, mt cch thc kh hiu qu hn ch tnh trng mt mt nguyn vt liu l hai bin php song song: kim tra t xut, nh k, c nhng nhn vin trung thc v lng tho ng cho h. C nhng h thng ho n chng t nhp xut r rng. Va kim sot trn my, va kim k thc t. Trong kinh doanh thng nht, quy trnh kim sot cho h thng bn hng, k ton v th kho l rt cn thit v khng th tch ri. B phn bn hng l ni thng nht gi vi khch t hng. cng vic ny c thun tin, cn c nhng khung gi cho cc nhn vin bn hng hoc phi trnh duyt ban gim c qun l. Sau cc nhn vin bn hng lp phiu xut, chuyn qua th kho. Trn phiu ny bt buc phi c ch k ca trng phng hoc mt ph phng c u quyn th th kho mi xut hng v k vo . T phiu ny c ba lin: phng bn hng gi lin mt theo di n c vic thu n, lin th hai th kho gi theo di vic thc xut, thc nhp; lin ba c chuyn sang phng k ton ghi vo s sch theo di cng n. V pha cc nh qun l trong cng ty, h c trch nhim thnh lp, iu hnh v gim st h thng kim sot ni b sao cho ph hp vi cc mc tiu ca cng ty. h thng ny vn hnh tt, cc nh qun l cn tun th mt s nguyn tc nh: xy dng mt mi trng vn ho ch trng n s lim chnh, o c ngh nghip cng vi nhng quy nh r rng v trch nhim, quyn hn v quyn li; xc nh r cc hot ng tim n nguy c ri ro cao; bt k thnh vin no ca cng ty cng phi tun th; quy nh r rng trch nhim kim tra v gim st; tin hnh nh k cc bin php kim tra c lp... Ngoi vic thit lp cc quy ch kim sot ngang dc hay kim tra cho gia h thng cc phng ban nhiu cng ty cn lp ra nhng phng chuyn trch v kim tra, kim ton ni b v mt ban kim sot vi nhim v pht hin nhng sai st trong qu trnh hot ng ca cng ty. cc cng ty ln trn th gii kim sot ni b do gim c ti chnh ph trch, cn i vi cng ty nh th chnh gim c iu hnh s thc hin. 78 | P a g e

3.1.4. nh gi cht lng h thng kim sot ni b doanh nghip Doanh nghip ra cc bin php, k hoch, quy trnh hnh ng c th nhm gim thiu tc hi ca ri ro n mt gii hn chp nhn no , hoc doanh nghip c bin php ton th nhn vin nhn thc r rng v tc hi ca ri ro cng nh gii hn ri ro ti thiu m t chc c th chp nhn c. Mun h thng kim sot ni b ca doanh nghip hot ng hiu qu, n phi c nm thnh phn v tng thnh phn phi hot ng hiu qu, c th l: 1. Mi trng kim sot y l mi trng m trong ton b hot ng kim sot ni b c trin khai. Mi trng ny ch tt nu cc ni dung sau c m bo: - Doanh nghip ban hnh di dng vn bn cc quy tc, chun mc phng nga ban lnh o v cc nhn vin lm vo tnh th xung t quyn li vi doanh nghip, k c vic ban hnh cc quy nh x pht thch hp khi quy tc chun mc ny b vi phm. - Doanh nghip ph bin rng ri cc quy tc, chun mc nu trn, yu cu tt c nhn vin k bn cam kt tun th nhng quy tc, chun mc c thit lp. - T cch o c, hnh vi ng x v hiu qu cng vic ca lnh o l tm gng sng nhn vin noi theo. - Doanh nghip c s t chc hp l m bo cng tc qun l (lp k hoch, t chc, qun l nhn s, lnh o v kim sot) c trin khai chnh xc, kp thi, hiu qu. - Doanh nghip c b phn kim sot ni b hot ng theo cc chun mc ca kim ton nh nc v kim ton quc t. B phn kim ton ni b phi c kh nng hot ng hu hiu do c trc tip bo co c lp, ci m vi c qun kim ton cp trn hoc vi lnh o cp cao ca t chc. - Doanh nghip c cc vn bn quy nh chung cng nh hng dn c th trong hot ng qun l tng th v trong cc hot ng chuyn ngn. - Doanh nghip c h thng vn bn thng nht quy nh chi tit vic tuyn dng, o to, nh gi nhn vin, bt tr lng, ph cp khuyn khch mi ngi lm vic hiu qu nhit tnh. - Doanh nghip s dng Bn m t cng vic quy nh yu cu kin thc v cht lng nhn s cho tng v tr trong t chc. 79 | P a g e

- Doanh nghip khng t ra nhng chun mc tiu ch thiu thc t hoc nhng danh sch u tin, u i, lng, thng bt hp l to c hi cho hnh vi v k lut, tm l bt bnh trong cng ty. - Doanh nghip p dng nhng quy tc, cng c kim ton ph hp vi nhng chun mc thng dng c chp nhn cho loi hnh hot ng sn xut kinh doanh ca mnh m bo kt qu kim ton khng b mo m sai lch do s dng cc chun mc, cng c kim ton khng ph hp. - Doanh nghip thng xuyn lun chuyn nhn s trong cc khu vc cc vc v tr nhy cm. Quan tm, nhc nh bo v quyn li ca nhng ngi lm vic trong cc khu vc v tr c hi nng nhc theo ng quy nh. 2. nh gi ri ro Vic nh gi ri ro c coi l c cht lng nu: - Ban lnh o quan tm v khuyn khch nhn vin quan tm pht hin, nh gi v phn tch nh lng tc hi ca cc ri ro hin hu v tim n. - Doanh nghip ra cc bin php, k hoch, quy trnh hnh ng c th nhm gim thiu tc hi ri ro n mt gii hn chp nhn no hoc doanh nghip c bin php ton th nhn vin nhn thc r rng v tc hi ca ri ro cng nh gii hn ri ro ti thiu m t chc c th chp nhn c. - Doanh nghip ra mc tiu tng hp cng nh chi tit mi nhn vin c th ly lm c s tham chiu khi trin khai cng vic. 3. Hot ng kim sot Cht lng hot ng kim sot c coi l tt nu cc ni dung sau c m bo: - Doanh nghip ra cc nh mc xc nh v ti chnh v cc ch s cn bn nh gi hiu qu hot ng nh nhng ch s qun l khi lp k hoch v kim sot iu chnh hot ng sn xut ph hp vi mc tiu ra. - Doanh nghip tng hp v thng bo kt qu sn xut u n v i chiu cc kt qu thu c vi cc nh mc, ch s nh trc iu chnh, b sung kp thi. - Quyn hn, trch nhim v ngha v trong ba lnh vc: Cp php v ph duyt cc vn ti chnh, k ton v th kho c phn nh c lp r rng. Doanh nghip ban hnh vn bn quy nh r rng nhng ai c quyn v/ hoc c u quyn ton b hay mt loi vn ti chnh no . 80 | P a g e

Doanh nghip lu gi cc chng t di dng vn bn to iu kin phn nh r rng phn thc hin cng vic vi phn gim st ti bt k im no, k cc vic xc nh nhng c nhn c trch nhim v cc sai phm xy ra. - Doanh nghip gim st, bo v v bo dng ti sn, vt t trang thit b mt mt, hao ht, hng hc hoc b s dng khng ng mc ch. - Doanh nghip cm hoc c bin php ngn nga cc lnh o cao cp ca mnh s dng kinh ph v ti sn ca doanh nghip vo cc mc ch ring. 4. H thng thng tin truyn thng Cht lng h thng tt khi cc ni dng sau c m bo: - Doanh nghip thng xuyn cp nht cc thng tin quan trng cho ban lnh o v nhng ngi c thm quyn. - H thng truyn thng ca doanh nghip m bo cho nhn vin mi cp u c th hiu v nm r cc ni quy, chun mc ca t chc, m bo thng tin c cung cp kp thi, chnh xc n cc cp c thm quyn theo quy nh. - Doanh nghip thit lp cc knh thng tin nng (mt u ban hay mt c nhn no c trch nhim tip nhn thng tin t gic, hoc lp t hp th gp ) cho php nhn vin bo co v cc hnh vi, s kin bt thng c kh nng gy thit hi cho doanh nghip. - Doanh nghip lp t h thng bo v s liu phng nga s truy cp, tip cn ca nhng ngi khng c thm quyn. - Doanh nghip xy dng cc chng trnh, k hoch phng chng thin tai, him ho v/ hoc k hoch ng cu s c mt thng tin s liu. 5. H thng gim st v thm nh y l qu trnh theo di v nh gi cht lng kim sot ni b m bo vic ny c trin khai, iu chnh v ci thin lin tc. H thng ny hot ng tt nu: - Doanh nghip c h thng bo co cho php pht hin cc sai lch so vi ch tiu, k hoch nh. Khi pht hin sai lch, doanh nghip trin khai cc bin php iu chnh thch hp. - Vic kim ton ni b c thc hin bi ngi c trnh chuyn mn thch hp v ngi ny c quyn bo co trc tip cho cp ph trch cao hn v cho ban lnh o.

81 | P a g e

- Nhng khim khuyt ca h thng kim sot ni b c pht hin bi kim ton ni b hoc kim ton c lp c bo co trc tip v kp thi vi cp ph trch cao hn k c ban lnh o iu chnh ng lc. - Doanh nghip yu cu cc cp qun l trung gian bo co ngay vi lnh o v mi trng hp gian ln, nghi ng gian ln, v cc vi phm ni quy, quy nh ca doanh nghip cng nh quy nh ca lut php hin hnh c kh nng lm gim uy tn ca doanh nghip v gy thit hi v kinh t. 3.2. Nhng ri ro m cng ty cn kim sot 3.2.1. Nhn din ri ro Thng 5 nm 2001 COSO ngh cng ty kim ton Price WaterCoopers nghin cu xy dng h thng qun l ri ro trong cng ty (Enterprise Risk Management ERM). Trong bn tho cng ty kim ton Price WaterCoopers gi COSO thng 6 nm 2004, ERM gm 5 thnh t ca h thng kim sot ni b (mi trng kim sot, nh gi ri ro, hot ng kim sot, thng tin v truyn thng, gim st) v gm 3 thnh t l 1 Thit lp mc tiu qun l 2 - nh ngha cc s vic xy ra 3 Trch nhim v ri ro Th nht, thit lp mc tiu qun l: ERM ngh cc nh qun l thit lp mt h thng mc tiu cho cng ty, l cc mc tiu m cng ty hi vng t c. Da trn nhng mc ch cn t ERM gip cng ty tm ra nhng chin lc t c t s nhn din ri ro cc mc qun l c th xy ra. Mc tiu ca mt cng ty thng c xem trn 4 phng din sau: + Chin lc (Stratergy): do qun l cao cp vch ra + iu hnh (Operation): l vic xem xt hng ngy hiu qu li nhun ca cng ty + Bo co (Reporting): l vic tng hp cc hot ng bn trong hay bn ngoi cng ty + Tun th (Compliance): l vic tun th theo ng php lut v quy nh ca cng ty. Ri ro trong doanh nghip thng do cc nguyn nhn: mu thun v mc ch hot ng; cc chin lc DN a ra cn tr vic thc hin mc tiu; cc yu t bn ngoi: chnh tr, mi trng i th cnh tranh, thay i ngnh, thay i mi trng 82 | P a g e

php l, th trng tin t; cc yu t bn trong: qui trnh hot ng, x l thng tin, cng ngh; thiu nhn s ch cht, b phn qun l cht lng yu, tng trng qu nhanh,... Nu xt theo bn cht, ri ro trong DN gm: - Ri ro kinh doanh: l ri ro lin quan ti lnh vc kinh t, k thut hay i th cnh tranh. Loi ri ro ny thng lin quan ti vic tm kim mc tiu kinh doanhhng ha, dch v t cc nh cung cp bn ngoi. Nhng ri ro c th c l thng tin gi mo hoc qu mc t nh cung cp, thng tin sai hoc chm, quan h vi nh cung cp hin thi khng t c gi tr tt nht,.... - Ri ro ti chnh: l ri ro lin quan ti li sut, dng tin, t gi hi oi, tin,... Loi ri ro ny c kh nng pht sinh rt ln. Cc ri ro c bn thng xy ra l: sai st trong qun l dng tin dn ti thiu tin vo thi im cp bch, tn tht do t gi hi oi thay i bt thng, la chn sai ngun tin cn s dng lm tng chi ph ti chnh, gim s u t, ri ro lin quan ti doanh thu,... Chng hn ri ro hi oi l hot ng kinh doanh ca mt cng ty b tc ng bi nhng thay i trong t gi. Loi ri ro ny d xy ra cc DN xut nhp khu. i vi DN nhp khu ri ro xy ra khi ngoi t n v phi tr trong tng lai ln gi so vi ni t, cn vi DN xut khu s ngc li khi ngoi t s nhn trong tng lai gim gi so vi ni t. - Ri ro nhn nhng lin quan ti vic vi phm php lut (Lut K ton, chun mc k ton,...). Chng hn, DN c th ghi nhn doanh thu sai nin : ghi nhn doanh thu phi trc ngy c t khai xut khu nhng trong thc t ghi nhn doanh thu sau ngy c t khai xut khu. Ghi nhn doanh thu khng iu kin ca VAS 14 v doanh thu khng c thc xy ra ch yu cc doanh nghip cung cp dch v (khch hng gia cng ch bin) v xy dng v thi im ghi nhn doanh thu kh phc tp, ty theo c im tng ngnh ngh. - Ri ro iu hnh: l nhng tn tht v nhn lc ch cht, th trng, tin cy i vi sn phm, khch hng,... Cht lng v s lng nhn lc trong cc DN lin quan n vic tuyn dng, o to, chnh sch tin lng, khen thng, k lut. V vy DN c th gp cc ri ro: nhn lc thiu kinh nghim, khng c o to su, chi ph cho lao ng qu cao, nhn vin tuyn dng c vi phm php lut, tr lng cho nhn vin khng ng (qu cao hoc qu thp), nhn vin vi phm ni qui, qui ch,.... Cc quyt nh lin quan ti th trng (chnh sch gi, qung co, la chn nh phn phi...) c th dn ti nhng ri ro: do qung co khng hp l lm mt khch hng, chi ph qung co qu cao so vi li ch em li, n gi bn xy dng khng hp l nn hng khng bn c hoc doanh thu qu thp so vi chi ph b ra, quyt nh nh phn phi thiu iu kin lm nh hng n thng hiu ca DN,... Lnh o DN ph duyt h s qu gp nn ra quyt nh sai lm... Nu xt theo mc tiu kim ton, KTNB c th gp cc loi ri ro: - Ri ro v tnh tun th: hot ng ca doanh nghip khng tun th cc qui nh ca lut php, ch v ti chnh, k ton, bo v mi trng,... 83 | P a g e

- Ri ro v tnh chnh xc: s liu do k ton thu thp, x l v cung cp thiu chnh xc do cng vic kh kim tra, kim sot (xy dng c bn), trnh cn b qun l, k ton,.... - Ri ro v tnh ng k: vic ghi nhn doanh thu, chi ph ca DN khng ng k pht sinh thc t. - Ri ro v tnh hin hu: cc khon doanh thu, chi ph thc t pht sinh nhng khng c ghi s v cung cp trong Bo co k ton. - Ri ro v tnh hiu qu: cc khon chi ph chi ra khng hp l lm cho hot ng hiu qu thp hoc khng c hiu qu. - Ri ro v tnh trnh by v khai bo: doanh thu, chi ph khng c nh gi ng, thng tin trnh by trn Bo co k ton khng hp l. Xt theo ngun gy ra ri ro c: - Ri ro do qui m, tnh phc tp ca qu trnh SXKD ca DN (ri ro tim tng). - Ri ro do Nh nc thay i c ch chnh sch. - .... 3.2.2. nh gi ri ro Qu trnh nh gi ri ro cn thc hin qua cc giai on:
Xc nh i tng c kim ton (khch hng) Xc nh cc nhn t nh hng ti ri ro ca tng i tng Nhn din ri ro nh gi ri ro

Trc ht kim ton vin cn cn c k hoch KTNB nm, yu cu ca lnh o cp cao trong DN xc nh i tng no s c a vo chng trnh kim ton ny. Sau kim ton vin cn tm hiu tng i tng kim ton c th, xem xt cc nhn t c kh nng lm tng ri ro ca DN. Cng vic ny lun c coi trng mc d kim ton vin l ngi ca DN. L do l KTV khng th hiu mt cch su sc mi cng vic trong tng hot ng, tng b phn trong DN. Trong qu trnh tm hiu KTV t cc cu hi v tm p n hp l nht: - Nhng ri ro c th xy ra trong hot ng ca DN. - Lnh o cc cp ca DN c chnh sch g trong qun l, iu hnh hot ng n v cng nh s quan tm ti kt qu kim ton ni b (trc kia v hin nay)? - Trong giai on hin nay DN c u tin ti a ha li nhun khng? - C ch tnh tin lng, thng cho ngi qun l, vin chc? - DN c tham gia cc hot ng ca cng ng khng? - Trng cc b phn k ton, kinh doanh,... c b p lc bt thng khng? - Gia cc cn b cc v tr, b phn quan trng c mi quan h h hng hay tnh cm khng? - Trong vng 12 thng tr li, DN c sn phm, dch v mi khng? Trn c s nhng ri ro c th xy ra, b phn KTNB la chn cc nhn t ch yu v sp xp theo th t u tin lm c s nh gi. Do c th c nhiu loi ri ro nn kim ton vin cn chn nhng ri ro quan trng nht i vi cc b phn trong 84 | P a g e

DN (5 10 loi) xem xt. Cng vic ny c thc hin da trn kinh nghim ca kim ton vin vi cc i tng c kim ton, kt hp vi tham kho cc thng tin t ngi qun l v cc ngun khc. Chng hn, khi kim ton hot ng huy ng vn ca ngn hng cn xem xt ri ro v li sut, ri ro mi trng trong nc v th gii, ri ro o c ca cn b huy ng vn. Cn khi kim ton qu trnh thi cng cc cng trnh XDCB ti cc DN xy lp cn quan tm hn ti ri ro khng tun th cc qui nh trong xy dng, thit k, ri ro do tp hp chi ph khng chnh xc v ng k, ri ro v tnh hiu qu sn xut. Trong mi trng hp b phn KTNB u xy dng m hnh nh gi ri ro cho tng i tng kim ton theo mu:
BNG NH GI RI RO B phn (hot ng).........
Ri ro im cho mc nh hng im cho kh nng xy ra

Kim ton vin ni b chm im v kh nng xy ra v mc nghim trng cho tng b phn hot ng, tng ni dung theo nguyn tc kh nng ri ro cng ln th im cng cao (thang im 10/10). Trong ri ro c mc nghim trng, kh nng xy ra gn nh chc chn (76 - 100%) c im cao nht t 8 10 im, cn nhng ri ro him khi xy ra (di 5%) c im thp nht t 0 n 2 im. Sau kim ton vin c th lp Bng tng hp ri ro ca cc i tng kim ton trong sp xp cc b phn (hot ng) theo th t u tin trn c s tng im ri ro. Nu c nhng i tng cng im th cn c thm vo cc nhn t khc xp hng.
BNG TNG HP RI RO

STT B phn (hot ng) 1 2 ...

Ri ro

.....

...... Tng im ri ro

Cc phng php nh gi ri ro m KTV ni b c th s dng l: - Phng php hi c: nh gi hot ng qua thng qua cc bng chng c gi tr (chng t, thng tin th cp). - Phng php d bo: nh gi tc ng tim tng gy ra bi cc tc nhn ang tn ti v s pht trin trong tng lai. T kt qu nh gi ri ro, kim ton vin c th t vn cho cc nh qun l DN cc bin php qun l ri ro theo cc hng:

85 | P a g e

- Gim ri ro bng cch tng cng vic s dng h thng kim sot ni b nhm lm gim kh nng xut hin hoc s tc ng ca ri ro xung mc c th chp nhn. - Trnh ri ro bng vic khng tin hnh mt s hot ng - Chp nhn ri ro nu ri ro khng ln - Chuyn giao ri ro cho t chc khc nh mua bo him, gp vn lin doanh, u thu li. +Nhng nguy c i vi s chnh xc ca thng tin k ton: K ton nhn ra rng thng tin k ton sai lch l do sai st hoc gian ln. Sai st l khng c trong khi gian ln l nhng hnh vi c . Ban qun l cn phi xy dng h thng kim sot ni b pht hin v ngn chn iu ny. - Sai st: c th l do khng cn thn hay do thiu kin thc lin quan. V d: Nhn vin bn hng nhp nhm s tin vo my tnh - Gian ln: l hnh vi c lm sai thng tin ti chnh thu li c nhn. + Gian ln qun l: mt nhn vin qun l c th c lm thng tin ti chnh nh bo co li nhun cao tng gi c phiu hay c phn + Tham hoc bin th: ly ti sn ca t chc. 3.3. Phn tch cc th tc kim sot Th tc kim sot l mt phn quan trng trong hot ng kim sot, trong phn ny s phn tch cc i tng ca th tc kim sot mt cch chi tit. Th tc kim sot ca mt cng ty thng phn ra lm ba loi nh sau: kim sot ngn nga, kim sot pht hin, kim sot iu chnh. 3.3.1. Th tc kim sot ngn nga Th tc kim sot ngn chn l cch thc qun l ngn chn vn trc khi xy ra. Nhng vn no l t chc cn ngn chn? Nh qun l cn phi nhn din c cc s kin c th xy ra v lm th no ngn chn c chng bng nhng hot ng thch hp. Cc nh qun l phi xem xt t vn lin quan nh nht n cc thm ho c th xy ra vi cng ty. lm c iu ny doanh nghip cn phi thnh lp cc nhm tm ra vn , nh: kim ton ni b, b phn IT, kim ton c lp, hay nhng nh t vn v kim sot ri ro. Cc nh qun l nn vit ra cc ti liu cho mi kch bn xy dng c v thit lp cc th tc kim sot ngn chn hn ch ti thiu vn c nhn din. 3.3.2. Th tc kim sot pht hin v th tc kim sot iu chnh 86 | P a g e

Tht kh m xy dng c mt h thng ngn chn c mi ri ro cho doanh nghip. Do , hn ch thit hi ngi ta xy dng cc th tc pht hin mnh cnh bo cho n v khi cc th tc kim sot ngn chn b tht bi. Th tc kim sot pht hin l vic xy dng cc th tc kim sot nhm pht hin ra nhng sai st v gian ln c nhng bin php iu chnh cho ph hp. C th ly mt v d c th l hot ng chun b thng tin bo co hng ngy ca b phn k ton, da vo vic phn tch nhng bin ng ca s liu t nh mc vi thc t, nu thy c nhng bin ng ln l nhng du hiu c cc hot ng iu chnh ph hp ngay. Cc hot ng iu chnh c din ra bi v t chc c chun b sn cc th tc iu chnh. Doanh nghip thit lp cc th tc iu chnh iu chnh cc vn c pht hin bi th tc pht hin. Th tc iu chnh l th tc c cc doanh nghip s dng gii quyt hay iu chnh mt vn din ra. Mt khi vn c pht hin, cc nh qun l nn iu chnh h thng x l ca doanh nghip do trong tng lai cc s kin ny s c loi b hoc gim thiu. 3.3.3. Mi quan h gia th tc ngn chn v th tc pht hin Cc nh qun l khng nn qu phn bit cng nhc gia hai th tc ngn nga v pht hin, bi thc t hai th tc ny u c chc nng h tr h thng kim sot ni b. Th tc ngn nga l nhng nh mc m th tc pht hin cn c vo tm ra nhng vn . Th tc pht hin gip ngn nga cc vn s pht sinh thm. V d: Th tc kim sot qu trnh mua hng ca mt cng ty nh sau: - Ch ngi c thm quyn mi lp phiu ngh mua hng Ri ro: ngi khng c thm quyn vn c th ngh mua hng c. Gii php: Cng ty chun ho v nh s trc cc phiu gh mua hng ca tng phng ban. Phiu ny phi c ngi c thm quyn k duyt v phi c i chiu n ti khon trn s ci ngi ngh mua hng c trch nhim v ngn sch chi. - Ngn chn gian ln trong vic t hng nh cung cp Ri ro: nhn vin mua hng gian ln trong vic t hng chng hn t hng m nhn vin ny s dng cho mc ch ring v c th trnh ho n thanh ton cho khon ring . 87 | P a g e

Gii php: nn tch bit chc nng mua hng v chc nng t hng, mi vic mua hng ch do phng thu mua tin hnh v phng thu mua buc phi c lp vi cc phng khc. Phng thu mua ch nn t hng vi nh cung cp khi nhn c phiu ngh mua hng tiu chun c ngi c thm quyn k duyt. n t hng phi c nh s trc v tham chiu n s ca phiu ngh mua hng, v cung cp cc thng tin lin quan n hng ho/dch v, s lng, gi c... Cc lin ca n t hng ny c chuyn n phng nhn hng, phng k ton v phng ngh mua hng gip kim tra nhn hng v thanh ton sau . - Kim sot vic nhn tin hoa hng khng c php t nh cung cp Ri ro: nhn vin mua hng c th chn nh cung cp m khng bo hng ho/ dch v ph hp nht hoc mc gi thp nht c th v nhn vin ny nhn c tin hoa hng khng c php t nh cung cp. Gii php: cng ty nn p dng cch thc i hi t nht ba bo gi t ba nh cung cp c lp i mi khi mua hng hoc vi mi khon mua hng trn mt mc no . Cng ty nn hon i v tr cc nhn vin mua hng trnh tnh trng mt ngi c quan h vi mt s nh cung cp nht nh trong mt thi gian di. Ngoi ra, cng ty nn p dng mt chnh sch k lut cht ch khi pht hin nhn vin nhn tin hoa hng khng c php v nh k tin hnh kim tra vic ny. Cng ty cng nn p dng cch thc m cc phng ngh mua hng nh k cho kin phi hi v hot ng ca phng thu mua. - Nhn ng hng Ri ro: nhn vin c th nhn sai hng chng hn nh hng ha sai v s lng, cht lng hay quy cch. Gii php: nn tch bit chc nng nhn hng vi chc nng ngh mua hng, khi c th c, v chc nng t hng. Nhn vin nhn hng thng l th kho mt s cng ty, nn ch nhn hng khi nhn c n t hng hp l do phng thu mua gi n. Nhng bin bn nhn hng c nh s t trc nn c lp mi khi nhn hng t nh cung cp. Nhn vin nhn hng nn thc hin cc bin php thch hp o lng hng ho nhm m bo hng ho thc nhn ng nht vi n t hng v tng quy cch. Mt nhn vin kim tra cht lng c lp nn h tr vic nhn hng nu cc quy cch qu phc tp m nhn vin nhn hng khng th nh gi chnh xc c. 88 | P a g e

Bin bn nhn hng nn c mt mc ch r kim tra cht lng, nu thy ph hp. Mt lin ca bin bn nhn hng sau khi hon thnh v k xong nn c gi cho phng k ton lm chng t hch ton v gi cho phng ngh mua hng lm bng chng v quy trnh mua hng hon thnh. - Ngn chn ho n p hoc ho n gi do nh cung cp pht hnh Ri ro: nh cung cp c th pht hnh v gi ho n ghi sai s lng gi tr hoc pht hnh ho n p. Gii php: khi cng ty nhn c ho n ca nh cung cp, tt c cc ho n nn c nh s theo th t sau kim tra v tnh lin tc ca cc ho n nhn c c hch ton. Mt bin php kim sot tt cng bao gm vic ng du ln ho n ghi r s tham chiu ca n t hng v bin bn nhn hng, m ti khon, nu ph hp, v tn vit tt ca nhn vin thc hin vic kim tra ny. Vic ny s gip ch cho qu trnh i chiu chng t. K ton nn kim tra cc chi tit ca ho n so vi n t hng v bin bn giao hng lin quan v lu gi chung cc chng t ny. Vic ny m bo l tt c cc ho n, vn l c s thanh ton cho nh cung cp, s lin quan n nhng giao dch mua hng hp l v nhn hng ng. - Thanh ton mua hng chnh xc. Ri ro: khi thanh ton bng sc, u nhim chi hoc bng phiu chi tin mt c th c thanh ton nhm cho nh cung cp, hoc vi ch k c u quyn khng ng, hoc xut thanh ton cc khon gi mo hoc cho ngi gi mo hoc ho n b thanh ton hai ln lin. Gii php: phng k ton, hoc i vi mt s cng tyl b phn cng n phi tr ca phng k ton, nu lu gi mt danh sch cc ngy n hn thanh ton. khi n hn, k ton phi trnh khng ch ho n m c n t hng, bin bn nhn hng cho ngi c thm quyn k duyt thanh ton. Phng mua hng nn c trch nhim thng bo cho phng k ton bit v bt k thay i no ln quan n vic thanh ton nh: thi hn, chit khu, hng mua b tr li...Tt c cc sc, u nhim chi v phiu chi tin mt phi c nh s trc. Ho n thanh ton phi c ng du thanh ton vo s th t ca cc sc, u nhim chi v phiu chi tin mt nn c ghi li.

89 | P a g e

V d mt DN c hot ng kinh doanh nc ngoi d gp phi ri ro th trng, ri ro t gi hi oi. Trng hp ny hot ng ca DN ph thuc vo s bin ng ca t gi hi oi. KTNB c th xut cc phng n nh sau: Mt l: gim ri ro bng cch thu cc chuyn gia v ngoi t; a dng ha cc hot ng SXKD v thc hin hp ng nhp khu song song vi hp ng xut khu ly li hot ng ny b l hot ng kia; s dng cng c phng nga nh thc hin giao dch k hn, quyn chn tin t, gia tng d phng thng qua nhng nghip v phi sinh trn th trng ngoi hi,...; bn ri ro cho trung gian ti chnh,... Hai l: trnh ri ro bng cch ngng hot ng kinh doanh nc ngoi hoc gi nguyn hot ng ti khu vc Ba l: chp nhn ri ro v khng tin hnh bt k hot ng no. Bn l: chuyn giao ri ro bng vic s dng cc bin php phng hoc chng t rng tt c cc n hng mua v bn u nm trong kh nng ti chnh ca DN. Hoc trong DN xy lp, KTNB c th t vn: + Gim ri ro bng cch kim sot cht ch vic s dng my thi cng, qui nh ch bo co v cung cp thng tin t cng trng thch hp. DN cn xc nh c th ni dung thng tin bo co, thi gian bo co (ty thuc vo v tr ca cng trnh so vi vn phng DN gn hay xa) phng thc bo co (vn bn, in thoi,...), ngi bo co, ngi nhn v kim tra bo co, ch thng (bo co sm), pht (bo co chm, sai s tht). Phng k ton c to iu kin cho hot ng ca cc b phn chc nng khng, c gy kh khn khu no,...?. ng thi DN cng phi thng xuyn t chc nh gi vic thc hin cc bin php kim sot ri ro. + N trnh ri ro bng cch ch thc hin nhng giao dch c kh nng pht gic ri ro ln. + a dng ha ri ro bng cch a dng ha th trng, sn phm ( thc hin thm cc hot ng khc nh sn xut, kinh doanh hng ha, kinh doanh bt ng sn u t,....) + Chuyn giao ri ro bng cch mua bo him cho nhng cng trnh c kh nng xy ra ri ro cao, thc hin lin kt, lin doanh vi cc n v khc, giao thu cho cc nh thu ph. Phng n ny nn thc hin khi chi ph thc hin cao hn chi ph chuyn giao. Kt qu KTNB ch c th tr gip DN t c mc tiu hot ng khi lnh o n v thit lp chng trnh hot ng cho KTNB; tip nhn v coi trng bo co KTNB; m bo s h tr nht nh cho KTNB v ti chnh, cng vic; t chc KTNB c v tr nht nh trong b my qun l ca DN, hay ni cch khc DN thc s quan tm ti cng tc KTNB. Mt khc, cng vic ny i hi kim ton vin ni b khng nhng phi c chuyn mn cao v kim ton m cn phi c kin thc v cc lnh vc khc nh qun tr doanh nghip, qun tr nhn s, kinh t mi trng, k thut,... Trng hp kim ton vin khng th tha mn nhiu yu cu v chuyn mn nh vy 90 | P a g e

th DN cn b tr thm nhng cn b c chuyn mn chuyn su trong cc lnh vc khc tham gia vo KTNB. Pht trin cng tc KTNB trong cc DN c v chiu rng ln chiu su l cng vic khng d dng. t c mc ch ny cn c s phi hp cht ch gia B Ti chnh, Kim ton Nh nc vi cc DN trong vic a ra hnh lang php l thun li cng nh qun l, kim sot cng vic ny./. 3.4. Vn li ch v chi ph cho vic pht trin h thng kim sot ni b 3.4.1. Vn li ch chi ph

Nh phn trc cp, tht kh m tiu chun ho cc th tc kim sot cho mi cng ty. Mi cng ty t pht trin cc cch thc thc hin th tc kim sot trn c s l p dng phn tch khi nim chi ph v li ch. Trong khi nim ny, phn tch chi ph v li ch l vic th hin so snh gia chi ph b ra cho vic thit k p dng cc th tc vo kim sot vi hiu qu iu hnh mang li nh th no. V cc cch kim sot ch c chp nhn khi hiu qu mang li phi ln hn hoc ti thiu phi bng vi chi ph b ra. dn gii phn tch chi ph v li ch, c th chn siu th Co.op Mart bn nhiu mt hng nh qun o, n trang, gia dng...Ban gim c ang xem xt nhng mt mt hng ho trong nhiu thng qua v cc th tc cn kim sot thm gii quyt vn ny. 91 | P a g e

Theo c on ca b phn k ton, nu khng c cc th tc kim sot tng cng th mt nm h thng Co.op Mart b mt mt s hng tng ng vi tr gi 120.000.000 , siu th ang xem xt hai th tc kim sot tng cng nh sau: - Thu tm nhn vin bo v tun tra cc gian hng, da vo tnh ton v lng phi tr cho i tun tra ny, k ton c tnh chi ph khong 240.000.000 /nm - Thu hai nhn vin tun tra v vic thit lp nhiu gng v h thng camera theo di, chi ph c tnh khong 66.000.000/nm. Da trn mc ch lm gim tr b mt cp, gii php 1 l tng kim sot b loi tr cho d gi nh rng i tun tra lm vic hiu qu, loi tr hon ton vic mt cp, nhng vn khng c chn v chi ph qu t so vi li ch t c. Nu gii php th hai c chn, k ton c tnh, gi tr mt mt s gim tr t 120.000.000 xung cn 25.000.000 / nm. Li ch mang li cho gii php ny l 95.000.000 . Vy gii php th hai chc chn s kh thi hn gii php th nht. Ly v d trn loi tr nhng tng kim sot khng c tnh thc t. Khi s dng khi nim tng kim sot ngha l ang xem xt kh nng loi tr hon ton ri ro c pht hin (nh l khng cp sai m hng ho trong khon mc hng tn kho) hay nhng hot ng bt thng (loi tr hon ton vic mt cp ti sn siu th). Tuy nhin nu p dng cc th tc ny vo thc t s lm gim i tnh hiu qu qun l thc t. T quan im v li ch v chi ph, cc nh qun l i khi phi chn v p dng cc th tc kim sot trong thc t l khng sng sut. iu ny khin cc nh qun l phi chp nhn vi thc t l cc hot ng bt thng c th xy ra v i khi h thng kim sot ni b ca n v khng pht hin ra ht c. T quan im v li ch v chi ph, cc nh qun l i khi phi chn v p dng cc th tc kim sot trong thc t l khng sng sut. iu ny khin cc nh qun l phi chp nhn vi thc t l cc hot ng bt thng c th xy ra v i khi h thng kim sot ni b ca n v khng pht hin ra ht c. Thit hi c tnh = Mc thit hi ca ri ro x Kh nng xy ra ri ro. Chi ph c tnh khi s dng bin php kim sot c ri ro xy ra = Thit hi c tnh + Chi ph s dng

92 | P a g e

Li ch mang li = Thit hi c tnh khi khng s dng bin php Chi ph c tnh khi s dng bin php c ri ro xy ra. quyt nh c nn a vo cc th tc kim sot mi khng, cc nh qun l thng xem xt cc li ch mang li ca th tc kim sot mi c ln hn hay bng gim tr cc thit hi c tnh khng. Li ch c on l vic so snh cc chi ph tng thm ca cc th tc kim sot mi. C th ly v d v phng php phn tch chi ph v li ch vic thit lp h thng kim tra bng lng ti mt cng ty sau, i khi c mt s li nhp liu xy ra i hi phi x l li ton b bng lng. Chi ph x l li s tn khong 10.000.000 ng. Cng ty ang xem xt mt th tc kim sot lm gim kh nng sai st ca x l bng lng t 15% xung cn 1%. Vic duy tr th tc kim sot tng cng ny lm tn ca cng ty khong 600.000 cho mi k. Vy th tc mi c nn p dng? Khng c th tc tng cng Chi ph x l li bng lng Ri ro sai d liu Chi ph x l li c tnh (10.000.000xri ro) Chi ph duy tr th tc Li ch mang li t ng dng th tc mi Cch 2 s dng cng thc: kh nng xy ra ri ro = 10.000.000 x 15 %= 1.500.000 Chi ph tin hnh th tc kim sot: 600.000 Thit hi c tnh khi c rui ro xy ra khi s dng bin php kim sot = Chi ph x l x kh nng xy ra ri ro khi c s dng bin php = 10.000.000 x 1 %= 100.000 Tng thit hi c tnh khi c ri ro xy ra s dng bin php kim sot v chi ph s dng bin php = 100.000 + 600.000 = 700.000 10.000.000 15% 1.500.000 C th tc tng cng 10.000.000 1% 100.000 600.000 1.400.000 (600.000) 800.000 Chnh lch rng mang li

Thit hi c tnh khi c ri ro m khng s dng bin php no = Chi ph x l X

93 | P a g e

Li ch mang li khi s dng bin php = Thit hi khi ri ro xy ra m khng s dng Tng chi ph v thit hi c tnh khi s dng bin php = 1.500.000 700.000 = 800.000 Tuy nhin i khi c mt s khon mc khng c o lng bng tin li thng rt quan trng trong nh gi li ch v chi ph. V d nh cc th tc thit lp nh gi lng trung thnh ca nhn vin trong cng ty tng ln nh th no vi th tc mi c p dng. iu ny tht kh nh gi, hay nu c th cho rng l khng c. iu ny i khi li lin quan n ra quyt nh trong chn la li ch v chi ph, v trn thc t a ra quyt nh hon ton da vo ch quan c nhn nh gi. V d 2: H thng thng tin c mc tin cy 90%. Thit hi c tnh (lin quan n ri ro) l 3.000.000. C 2 th tc i ph vi ri ro. Th tc A vi chi ph 100.000 s lm gim ri ro xung cn 6%. Th tc B vi chi ph 140.000 s lm gim ri ro xung cn 4%. Nu thc hin c 2 th tc chi ph s l 220.000 v ri ro ch cn 2%. Qua phn tch chi ph li ch, phng n no c chn? Bi gii: Ch tiu Chi ph x l li Ri ro sai st v d liu Chi ph x l li k vng Chi ph thc hin TTKS Tng chi ph khi c ri ro xy ra+chi ph thc hin Li ch rng thu c Bi tp: Bi tp: Bi 1: cng ty Kim Lan l mt cng ty chuyn bn cc loi g dng cho gia nh v cho xy dng, cng ty c cc th tc bn hng nh sau: Khng la chn 3.000.000 10% 300 0 300 0 La chn A 3.000.000 6% 180 100 280 20 La chn B 3.000.000 4% 120 140 260 40 C A v B 3.000.000 2% 60 220 280 20

94 | P a g e

1. Khch hng m t vi mt nhn vin bn hng v kch c v s lng cc tm g cn mua 2. Nhn vin bn hng ghi chp li cc m t mt hng vo mt phiu bn hng, tnh tng tin v thu tin khch hng. 3. Th kho ly g t trong kho v chuyn ln xe ca khch hng. Nu khi lng hng l ln v nu khch hng yu cu, cng ty s vn chuyn h s hng ny. Yu cu: Nu v gii thch mt s vn cn phi quan tm trong vic thit k v s dng chng t bn hng to thun li cho cng ty Kim Lan kim sot hng tn kho v tin thu t bn hng. Bi gii Vn Gii thch Phiu bn hng phi ghi m s hng ho V c nhiu mt hng c qui cch, mu thay v ghi chp cc m t mt hng sc, cht liu... rt ging nhau Phiu bn hng phi thm 1 lin v lin ny dng 1 nhn vin khc thu tin Va lp phiu va thu tin c kh nng nhn vin thu tin s ly i s tin v lp li phiu khc che du hnh vi ly trm

Phiu bn hng phi c nh s trc Nu khng nh s trc, phiu bn v kim sot lin lu trong s phiu bn hng c th b nh cp ly hng mt hng cch hp l Phiu bn hng phi thm 1 lin na sau Nu khng s c th dn n vic giao khi thu tin, nhn vin thu tin s hng cho khch cha thanh ton tin chuyn phiu ny sang kho, lm c s hng xut hng Phiu bn hng chuyn sang kho nn c 2 lin, lin 1 cho nhn vin kho ng kin v 1 cho nhn vin giao hng Phiu bn hng cn c thm phn xc nhn nhn hng ca khch hng Trng hp hng giao cho khch, phiu cho ngi giao hng ngoi mc ch i chiu vi phiu ca khch hng cn dng xut trnh cho cc c quan chc nng V phiu bn hng va thu tin va l phiu giao hng.

Bi 2: Cng ty Ngha Pht c ba nhn vin ti vn phng. H phi thc hin nhng chc nng sau: 1. Ghi s tng hp 95 | P a g e

2. Ghi s chi tit ti khon phi tra ngi bn 3. Ghi s chi tit ti khon phi thu ca khch 4. Lp sc thanh ton cho ngi bn trnh k 5.Ghi nht k chi tin 6. Ghi nhn hng bn b tr li gim gi hng bn 7. i chiu s ph ngn hng 8. Nhn v np tin cng n khch hng thu c vo ngn hng Yu cu: a. Lit k 4 cp chc nng khng c thc hin bi cng mt nhn vin. b. Hy ch ra mt cch sp xp cng vic ph hp nht. Gi s thi gian thc hin cng vic i chiu s ph ngn hng, ghi nhn hng bn b tr li v gim gi hng bn l khng ng k, cc chc nng khc u tn thi gian nh nhau. Cc nhn vin u c th m nhn cc cng vic trn v nng lc ca h l tng ng. Bi gii: a. 1 v 2 (nguyn tc tch bit k ton chi tit v k ton tng hp) 1 v 3 (nguyn tc tch bit ghi chp v gi ti sn) 2 v 8 (nguyn tc tch bit ghi chp v gi ti sn) 1 v 5 (nguyn tc tch bit k ton chi tit v k ton tng hp). b. A 1 4 7 B 2 3 6 C 5 8

Bi 3: Cng ty Hong Thanh l mt cng ty sn xut c quy m nh TP.HCM. Cng ty c mt nh my v 50 cng nhn sn xut. Cc cng nhn c tr lng theo tun. Mt tun mt ln, cc qun c cc phn xng trong nh my gi cho nhn vin tnh lng cc chng t sau: - Bng chm cng c qun c phn xng k - Danh sch cng nhn c tuyn dng v sa thi bi qun c phn xng.

96 | P a g e

Nhn vin tnh lng i chiu bng chm cng vi cc th thi gian sau k sc thanh ton lng. Cc t sc c cho vo phong b v gi cho qun c phn xng. Qun c sau gi n tng cng nhn. Yu cu: Ch ra nhng yu km trong kim sot ni b i vi h thng tin lng cng ty ny. Cn khc phc nhng yu km nh th no? Yu km Khc phc Cng nhn c tuyn dng, sa thi, +Tuyn dng v sa thi cng nhn nn chm cng v nhn tin lng ch do do 1 b phn khc thc hin. qun c phn xng thc hin + Tin lng cng nhn khng a qua trung gian qun c phn xng Nhn vin tnh lng k sc thanh ton Tch bit ngi tnh lng v ngi k lng sc thanh ton lng. Bi 4: Cng ty Thch Tho c vt liu ln l cc linh kin in t c trong cc kho c kho bo v. Kho c 1 ngi trng kho v 4 nhn vin. Vt liu s c xut kho theo giy vit tay hoc lnh ming ca cc qun c phn xng. Do khng c ghi nhn thng xuyn cc nghip v nhp xut kho nn hng thng cc nhn vin kho phi c th tc kim k xc nh s tn kho. Sau trng b phn xut kho i chiu s lng vi mc b sung hng tn kho xc nh trc. Nu thp hn, ngi ny s lp 1 phiu ngh vt liu gi cho k ton chi tit phi tr ngi bn. K ton s lp n t hng ghi s lng t hng v gi n nh cung cp. Khi vt liu v kho, nhn vin kho s nhn hng, xc nh chng loi, s lng v i chiu vi giy giao hng ca ngi bn. Cc ho n ca ngi bn c lu tr kho theo ngy, nh l bo co nhn hng. Yu cu: cho bit cc yu km v kim sot ni b v a ra cc kin ngh ci tin cn thit v mua hng, nhn hng, lu kho v xut vt liu. Yu km Khc phc Vt liu c xut kho theo giy vit Phi c chng t k xc nhn ca qun tay hoc lnh ming ca cc qun c c phn xng phn xng Khng ghi nhn thng xuyn cc Ghi s ngay sau khi thc hin nghip v nghip v nhp xut kho nhp/ xut Nhn vin kho phi c th tc xc Phi tin hnh kim k s tn kho hng nh s tn kho thng, c chng kin ca kim ton vin K ton lp n hng v gi n nh Tch bit chc nng t hng khi chc 97 | P a g e

cung cp

nng theo di thanh ton

Khi vt liu v kho, nhn vin kho s Nhn vin kho phi i chiu thm vi nhn hng, xc nh chng loi, s n t hng lng v i chiu vi giy giao hng ca ngi bn Ho n ca ngi bn c lu tr Ho n ca ngi bn khng thay th kho theo ngy, nh l bo co nhn bo co nhn hng v khng lu ti kho hng Bi 6: Trong cc th tc kim sot sau y, hay phn bit th tc kim sot no l th tc (1) kim sot ngn nga, (2) th tc kim sot pht hin, (3) kim sot sa sai: a. Hon i lun phin cng vic ca nhn vin b. M h s theo di chi tit cho tng ho n bn hng ti khon phi thu cho tng khch hng. c. Phc hi cc h hng ca d liu d. Phn cng phn nhim mt cch y i vi cc nhn vin ph trch mi b phn k ton e. Kim k hng tn kho v x l chnh lch gia s k ton v s thc t khi kim k f. Kim tra cn thn qu trnh lm vic cng nh chng ch bng cp ca cc ng vin np h s xin vic vo cng ty. g. i chiu s ph ngn hng h. Chng t c lp lm nhiu lin v lu nhiu b phn khc nhau i. Vn hnh chng trnh ghi nhn tt c cc hot ng ca h iu hnh v ca tng my tnh ang c s dng. Bi gii: Th tc a c e g i b h 98 | P a g e Dng 1,2 3 2,3 2,3 2,3 1 1,2

d f

1 1,2

Bi 6: Th tc kim sot chung no l hu hiu trong vic ngn nga v pht hin nhng gian ln hay sai st sau: a. Nhn vin bn hng thu 500.000 t tin bn hng cho khch v b ti tiu xi b. Lc na m, th kho ly hng trong kho v chuyn v nh. Khi hng trong kho tr nn thiu ht mt cch r rng, nhn vin ny li cho b phn nhn hng l khng giao hng v kho. c. Mt nhn vin trong b phn nhn s lp ra mt nhn vin ma, khi sc lng c nhn t th qu, nhn vin ny ly t sc v n ngn hng rt tin. d. Mt bt ton iu chnh c gi tr ln, bt ton ny c lin quan n tin, ti khon phi thu v hng tn kho e. Nhn vin k ton phi tr lp v trnh ln mt ho n mua hng t mt nh cung cp gi mo, thc ra l m ca nhn vin ny, sau vic sc thanh ton v gi v a ch ca m anh ta f. Mt s nhn vin khai khng gi lm vic khi ghi vo th nhn thm tin lm vic ngoi gi Gian ln a Gim st Ngn chn Pht hin i chiu tng tin thu vi bo co thu tin ca my tnh tin vo cui mi ca Kim k; i chiu chng t nhn hng vi phiu nhp kho

b c d

Bo v gim st cng

Kim tra danh sch nhn vin im danh, kim din nhn vin vi trng cc cn b ph trch Mi iu chnh trn s phi c bin bn/ chng t c k duyt ca k ton trng/ trng phng ti v... Kim tra cc chng t lin quan n cc bt ton iu chnh c gi tr ln. i chiu s ti khon tin vi s qu, TK hng tn kho vi th kho v TK phi thu ca khch vi bn i chiu cng n.

Bt kim nhim k ton phi tr Kim sot ho n: Phi c n vit v gi sc thanh ton t hng. Sc phi kim tra chng 99 | P a g e

t nhp kho, n hng f Thng t chnh sch, th thi Kim tra th thi gian vi tng s gian phi c k duyt ca gi trong th thi gian cng vic. trng b phn

Bi 7: Trong mi trng tin hc ho, th tc kim sot ng dng no l hu hiu ngn chn, gim thiu, hay pht hin nhng sai phm sau: a. Nhn vin k ton tin lng khi nhp vo thi gian lm vic trong tun ca mt cng nhn vo trong phn mm, thay v nhp 49 h nhp l 94 h b. Nhn vin bn hng nhp sai m hng khi lp lnh bn hng cho mt n t hng c. K ton nhp nhp sai k t r thay v nhp s 4 trn mt nhp liu khi khai bo khch hng mi. d. Nhn vin bn hng t my tnh c nhn truy nhp vo mng LAN ca cng ty, truy cp vo my ch c cha cc d liu v tin lng v in ra danh sch lng ca cc nhn vin. e. Nhn vin k ton v tnh nhp s 820015 thnh 820510 f. Mt lnh bn hng c m ho vi m ca mt khch hng khng c thc. Li ny ch c pht hin trong qu trnh cp nht d liu, chng trnh khng tm c mt tp tin chnh no ph hp vi d liu c cp nht. g. K ton ghi n 50 triu vo ti khon ti sn c nh nhng qun nhp vo s hiu ti khon v s pht sinh bn c. h. Trong qu trnh cp nht tp tin hng tn kho, mt nghip v bn hng vi s lng b nhp sai lm cho s d hng tn kho b m i. vo ngy 07/09/2009.nhn vin k ton lp mt ho n ghi ngy 07/02/2007, ho n ny c gi n b phn x l d liu. Bi gii: Sai phm a b c d e f Th tc kim sot Kim tra gii hn d liu ca trng Gi cng Gi tr mc nh cho m hng (chn thay v nhp)+ Kim tra tnh c thc Kim tra kiu d liu Kim tra quyn truy cp h thng Kim tra s tng Kim tra tnh ton vn+ tnh c thc

100 | P a g e

g h i

Kim tra tnh y Kim tra s tng Kim tra tnh c thc

Bi 8. Trong mt cuc kim ton gn y, cng ty ABC tm ra mt vn kh nghim trng lin quan n h thng kim sot ni b. Thit hai c tnh t vn ny l 100.000.000 vi ri ro l 5%. C hai th tc kim sot c ngh hn ch ri ro. Th tc A c chi ph l 20.000.000 c th gim ri ro xung cn 2%. Th tc B c chi ph l 30.000.000 c th gim ri ro xung cn 1%. Nu p dng c hai th tc A v B cng lc ri ro gim xung cn 1%. Yu cu: Tnh thit hi nu ch p dng th tc A, p dng th tc B, p dng c hai th tc. Cng ty s la chn nh th no? Bi gii: Thit hi khi ri ro 1%: 100.000.000 : 5 = 20.000.000 -Nu p dng th tc A th mt 2000.000 chi ph. Ri ro s gim xung cn 2%: Ri ro k vng s l: 20.000.000 x2 = 40.000.000 Khi doanh nghip s mt mt khon: 20.000.000 + 40.000.000 = 60.000.000 -Nu p dng th tc B th mt 30.000.000 ri ro s gim xung cn 1%. Ri ro k vng s l: 20.000.000 x 1% = 20.000.000 Doanh nghip s mt mt khon: 20.000.000 + 30.000.000 = 50.000.000 - Nu p dng c 2 th tc doanh nghip s mt mt khon l 50.000.000 v ri ro k vng s l: 20.000.000 x 0,1 = 2.000.000 Doanh nghip s mt mt khon l: 2.000.000 + 5.000.000 = 52.000.000 Vy doanh nghip nn p dng bin php kim sot B. 3.4.2. Li ch ca h thng kim sot vng mnh Mt h thng kim sot ni b vng mnh s gip em li cc li ch sau cho cng ty: =>m bo tnh chnh xc ca cc s liu k ton v bo co ti chnh ca cng ty; =>Gim bt ri ro gian ln hoc trm cp i vi cng ty do bn th ba hoc nhn vin ca cng ty gy ra; =>Gim bt ri ro sai st khng c ca nhn vin m c th gy tn hi cho cng ty; 101 | P a g e

=>Gim bt ri ro khng tun th chnh sch v quy trnh kinh doanh ca cng ty => Ngn chn vic tip xc nhng ri ro khng cn thit do qun l ri ro cha y . Thng thng, khi cng ty pht trin ln th li ch ca mt h thng kim sot ni b cng tr nn to ln hn v ngi ch cng ty s gp nhiu kh khn hn trong vic gim st v kim sot cc ri ro ny nu ch da vo kinh nghip gim st trc tip ca bn thn. i vi nhng cng ty m c s tch bit ln gia ngi qun l v c ng, mt h thng kim sot ni b vng mnh s gp phn to nn s tin tng cao ca c ng. Xt v im ny, mt h thng kim sot ni b vng mnh l mt nhn t ca h thng qun tr doanh nghip vng mnh, iu ny rt quan trng i vi cng ty c nh u t bn ngoi. Cc nh u t s thng tr gi cao hn cho nhng cng ty c ri ro thp hn. Nhng yu t quan trng thc hin thnh cng cc bin php kim sot ni b; vic thc hin hnh cng cc bin php kim sot ni b i hi mt s nguyn tc chung sau: - Mt mi trng vn ho nhn mnh n s chnh trc, gi tr o c v phn cng trch nhim r rng; - Quy trnh hot ng v quy trnh kim sot ni b c xc nh r rng bng vn bn v c truyn t rng ri trong ni b cng ty; - Cc hot ng ri ro c phn tch r rng gia nhng nhn vin khc nhau; - Tt c cc giao dch phi c thc hin vi s u quyn thch hp; - Mi nhn vin u phi tun th h thng kim sot ni b - Trch nhim kim tra v gim st c phn cng r rng; - nh k tin hnh cc bin php kim tra c lp; - Mi giao dch quan trng phi c ghi li di dng vn bn; - nh k kim tra v nng cao hiu qu ca cc bin php kim sot ni b. 3.5. Kim ton vin ni b Nu nh kim ton c lp c mt Vit Nam c hn 10 nm th kim ton ni b vn cn xa l vi nhiu nh qun l. Tuy nhin, yu cu hi nhp WTO, s pht trin nhanh chng ca th trng chng khon v nhng v b bi v qun tr mt s

102 | P a g e

doanh nghip ln ca Nh nc gn y cho thy s cn thit ca kim ton ni b doanh nghip. Trn th gii, kim ton ni b ra i t lu nhng ch pht trin t sau cc v gian ln ti chnh cng ty Worldcom v Enron (M) nhng nm 2000-2001. Lut ny quy nh cc cng ty nim yt trn th trng chng khon M phi bo co v hiu qu hot ng ca h thng kim sot ni b cng ty. Trong khi hot ng ca kim ton c lp gii hn vic kim tra bo co ti chnh (mc trung thc v hp l), hot ng ca kim ton ni b khng b gii hn bt k phm vi no trong cng ty, t mua hng, sn xut, bn hng n qun l ti chnh, nhn s hay cng ngh thng tin. Mc ch ca kim ton ni b l phc v cho cng tc qun l doanh nghip, ch khng phi cho i tc bn ngoi. Kim ton ni b khng ch nh gi cc yu km ca h thng qun l m cn nh gi cc ri ro c trong v ngoi cng ty. 3.5.1. Khi nim v thc t kim ton ni b ti Vit Nam Theo IIA (t chc ngh nghip dnh cho kim ton vin ni b thnh lp nm 1941 c tr s chnh ti Ho K v hn 122.000 hi vin trn ton cu): kim ton ni b l hot ng nh gi v t vn c lp trong ni b t chc, c thit k nhm ci tin v lm tng gi tr cho cc hot ng ca t chc . Gip t chc t c cc mc tiu bng vic nh gi v ci tin mt cch h thng v chun tc tnh hiu lc ca quy trnh qun tr, kim sot v qun l ri ro. Ti Vit Nam Hin nay khung php l cao nht cho hot ng kim ton ni b l Lut Doanh nghip (c v mi). Khi nim u tin lin quan n kim ton ni b quy nh trong lut l ban kim sot do c ng bu ra. Tuy nhin vai tr, chc nng, trch nhim ca ban kim sot cn qu m h, lm cng vic ca thanh tra mang tnh cht t xut, theo yu cu hn l thng xuyn. Cc doanh nghip Nh nc c thm mt quy nh, hng dn v kim ton ni b (Quyt dnh 832/TC/QQ/CKT ban hnh ngy 28 thng 10 nm 1997) khng nh ngha nhng c quy nh chc nng ca kim ton ni b l kim ton bo co ti chnh, kim ton tun th v kim ton hot ng. Theo , phng kim ton ni b vn bo co ln tng gim c nh mt b phn thuc s iu hnh ca tng gim c. 103 | P a g e

iu ny lm gim tnh c lp ca phng kim ton ni b, v ton b h thng qun l trong doanh nghip (do ban gim c quy nh) u l i tng nh gi ca kim ton ni b. Trong khi , theo thng l ph bin trn th gii, phng kim ton ni b chu trch nhim bo co trc tip ln cho ban kim sot hot hi ng qun tr, tc l cp co hn ban gim c. Vit Nam trong nhgn nm qua, ban kim sot cc doanh nghip Nh nc v mt s ngn hng hot ng nhng cha mang li hiu qu do vi tr, chc nng, trch nhim cha r rng v cn thiu cng c thc hin cng tc gim st. cc loi hnh cng ty khc, hot ng kim ton ni b t nhiu hnh thnh khi cc cng ty thc hin h thng qun l cht lng hay mi trng (ISO, TQM). Cc cng ty c c chng ch ISO bt buc phi thc hin nh ga ni b (thc cht l kim ton ni b) t nht mt nm mt ln v mc tun th cc tiu chun. vic nh gi ny thng do mt ban hay mt b phn thng gi l ban ISO hay ban m bo cht lng thc hin v bo co ln tng gim c. tuy nhin, do nh gi ni b ch gii hn vic tun th cc tiu chun ISO (ch yu v mt th tc, vn bn), nn hu nhu khng gip ci tin nhiu v h thng kim sot ni b cng ty. Trong thc t, nhiu doanh nghip thc hin ISO nhn ra iu ny v thit lp b phn nh gi ni b cp cao hn, y hn v thc cht hn. Vit Nam vic xy dng kim ton ni b trong doanh nghip chc chn s pht hin ra trong thi gian ti cng vi sc pht trin ca thng tin chng khon. S i hi ca cc nh u t v mt h thng qun tr chuyn nghip s buc cc doanh nghip phi ch xy dng h thng kim sot ni b sao cho tht hiu qu. Xu hng thit lp h thng kim ton ni b cng s pht trin trong cc doanh nghip c vn u t nc ngoi ang hot ng ti Vit Nam. cc doanh nghip ny ang ngy cng c nhiu ng gp v doanh thu, li nhun i vi cng ty m nc ngoi v th trng chng khon ln trn th gii. Do dn dn, cc cng ty nc ngoi Vit Nam cng bt buc phi tun th nhng quy nh nh Lut Sarbanes Oxley ca M, tc l phi thc hin kim ton ni b. Cc cng ty ny s ngy cng nhn c nhiu chng trnh kim ton ni b do cng ty m thc hin hoc s phi xy dng b phn kim ton c lp ca ring mnh. 3.5.2. Vai tr - c th V tr 104 | P a g e

- Vai tr: kim ton ni b c th em li cho doanh nghip rt nhiu li ch. y l cng c gip pht hin v ci tin nhng im yu trong h thng qun l ca doanh nghip. Thng qua cng c ny, ban gim c v hi ng qun tr c th kim sot hot ng tt hn, qun l ri ro tt hn, tng kh nng t c cc mc tiu kinh doanh. Mt doanh nghip c kim ton ni b s lm gia tng thm nim tin ca cc c ng, cc nh u t trn th trng chng khon v h thng qun tr. Cc thng k trn th gii cho thy cc cng ty c phng kim ton ni b thng c bo co ng hn, bo co ti chnh c mc minh bch v chnh xc cao, kh nng gian ln thp v cui cng l hiu qu sn xut kinh doanh ca doanh nghip cao hn so vi nhng doanh nghip khng c phng kim ton ni b. Tuy nhin, c mt thc t l khng phi doanh nghip no cng thy ht c li ch trn v c bin php thc hin. Nhiu doanh nghip theo ui mc tiu tng trng nng v khng cn bng c ba mc tiu bt buc ca pht trin bn vng l tng trng, hiu qu v kim sot. Kt qu l tam gic ba mc tiu ny khng thc s m rng c ba gc trong qu trnh tng trng mt cch ng b. Thay vo l b co mo hai gc kia, tng trng tuy c t, nhng hiu qu v kim sot li gim st hoc khng ngang tm vi s tng trng. - c th v v tr L ngh y p lc, thch thc i hi tnh chuyn nghip nhng c thu nhp cao, c tn trng trong x hi. L ngh kim tra v t vn cho c ngh khc (trong cng cng ty). Theo quan im trc y, kim ton ni b tp trung vo cn gtc kim tra k ton, thng tin ti chnh ca cng ty. Ngy nay, i tng ca kim ton ni b gn nh l ton b cc hot ng ca doanh nghip. C nhiu kin khc nhau v v tr ca kim ton ni b, nhng c hai quan im chnh l: kim ton ni b thuc u ban kim ton do i hi ng c ng qun tr v ban gim c hay kim ton ni b do tng gim c b nhim sau khi c ph chun ca hi ng qun tr, c trch nhim kim ton mi hot ng ca doanh nghip theo ch o cu tng gim c. Nh vy, d theo quan im no th kim ton ni b cng l mt trong nhng cp kim sot cao nht cng ty, bo co trc tip cho ban kim sot, hi ng qun tr v tng gim c. 105 | P a g e

3.5.3. Hot ng ca kim ton ni b - Nh t vn kim sot v kim ton cho gim c iu hnh v cc gim c chc nng trondoanh nghip doanh nghip. - Gim st tin trnh vn hnh h thng kim sot ni b v nhn dng mi c hi ci tin h thng ny. nh gi ngun lc doanh nghip s dng ph hp trnh lng ph, tht thot. Lm vic vi kim ton c lp ca doanh nghip v nhng vn lin quan. xut chnh sch bo v ti sn v qun l ri ro. - Kim ton tun th php lut, ni quy v chnh sch iu hnh. Gp phn m bo hot ng doanh nghip tun th quy nh php lut, ph hp vi o c kinh doanh. m bo cc chc nng ca doanh nghip c thc hin nghim chnh, vn hnh hp l. - Thc hin mt phn chc nng kim sot ti chnh. Kim tra cht lng thng tin, bo co k ton. R sot tnh trung thc v hp l ca bo co ti chnh. 3.5.4. Ni dung chi tit ca kim ton ni b - Kim ton hot ng: + Kim tra vic huy ng, phn phi s dng mt cch tit kim v c hiu qu cc ngun lc (nhn lc, vt t, hng ho, ti sn, tin vn, li th kinh doanh...) ca doanh nghip. + Kim tra tnh hiu qu ca hot ng sn xut, kinh doanh phn phi v s dng thu nhp; kt qu bo ton v pht trin vn. + Kim tra v nh gi tnh hiu qu hot ng ca cc b phn chc nng trong vic thc hin cc mc tiu kinh doanh ca doanh nghip. - Kim ton tnh tun th + Kim tra tnh tun th lut php, chnh sch, ch ti chnh, k ton; ch qun l ca Nh nc v tnh hnh chp hnh cc chnh sch, ngh quyt, quyt nh, quy ch ca Hi ng qun tr, ca ban gim c. + Kim tra tnh tun th cc quy nh v nguyn tc, quy trnh nghip v, th tc qun l ca ton b cng nh ca tng khu cng vic, ca tng bin php trong h thng kim sot ni b.

106 | P a g e

+Kim tra s chp hnh cc nguyn tc, cc chnh sch, cc chum mc k ton t khu lp chng t, vn dng h thng ti khon, ghi s k ton, tng hp thng tin v trnh by bo co ti chnh, bo co k ton qun tr, n lu tr ti liu k ton... - Kim ton bo co ti chnh v bo co k ton qun tr + Kim tra v xc nhn tnh kp thi, y , khch quan, tnh tinh cy ca bo co ti chnh; bo co k ton qun tr trc khi gim c k duyt v cng b; + Kim tra v nh gi cc bo co ti chnh, k ton qun tr; a ra cc kin ngh v t vn cn thit cho hot ng sn xut, kinh doanh nhm m bo s hp l v hiu qu. 3.5.5. nh gi h thng kim ton ni b bi kim ton ni b Rt nhiu cng ty c bit l nhng cng ty ln, tch ring mt b phn kim tra gi l kim ton ni b. Nhng ngi c chn vo kim ton ni b thng c nhng kin thc v k ton, tuy nhin c th chn t nhng b phn khc v d t b phn cng ngh thng tin. Kim ton ni b thng gii quyt cc vn lin quan n kim tra li h thng thng tin. Chc nng ca ban kim sot ni b l bo co trc tip ln ban gim c (hot ng c lp vi cc phng ban khc trong doanh nghip. Cc kim ton ni b c th tin hnh kim tra nh k lp bo co c gi l kim ton hot ng cho tng phng ban. Trong qu trnh kim tra ny kim ton ni b tp trung vo nh ga hiu qu v hiu nng ca qu trnh iu hnh mt b phn c th. Kt thc qu trnh kim ton, kim ton ni b s gip cc nh qun l b phn gii quyt lm th no hot ng c hiu qu hn. Kim ton ni b thng c tch ra khi b my k ton v tr thnh mt b phn c lp trong cng ty. Mc tiu ca b phn ny l lun xem xt cch hot ng v iu hnh ca cc b phn khc. Nu kim ton ni b c thit k trc thuc phng k ton th rt kh nh gi v b phn ny khng th t nh gi hot ng ca b my k ton m n trc thuc. Vic xem xt thng xuyn hot ng ca tng b phn cho thy nhiu cch iu hnh ca b phn c nhiu vn cn xem xt. Kim ton ni b c th a ra nhng kin gip cho lnh o b phn l th no c th hot ng tt hn. Cng c th thng qua phn tch li ch v chi ph, kim ton ni b c th cung cp bng chng cho thy cch phng trnh ri ro m cng ty hin nay ang p dng gy 107 | P a g e

nhiu tn km hn li ch m n mang li, do c th xut ban gim c chun i cch thc hin nay ca b phn. V d chc nng kim ton ca mt cng ty: - B phn kim sot ni b c chc nng xem xt v kt ni th tc kim sot ca cc b phn lm sao m bo rng cc li v cc hot ng bt thng s c pht hin. - Thit lp cc chnh sch, k hoch, cc th tc, cc quy nh gim st cc b phn. - m bo l cc ti sn ca cng ty c hch ton v bo v trnh b mt mt. - Cn ngun lc trong cng ty c s dng kinh t hiu qu. - Cc bo co cho cc nh qun l trung thc, ng tin cy. Chng 4. H THNG THNG TIN K TON V CHU TRNH KINH DOANH (S tit: 15) 4.1. Cc chu trnh kinh doanh c bn Chu trnh k ton bt u t khi nhn vin k ton tin hnh hch ton nghip v t cc chng t gc v kt thc khi cc bo co ti chnh c thit lp chm dt mt k ti chnh chun b cho mt chu trnh mi. Chng t gc l nhng giy t hay cc mu biu in t c dng ghi nhn cc hot ng kinh doanh. 4.1.1. Tng quan v chu trnh k ton ti chnh ti cng ty Da vo vic chun b chng t gc h thng thng tin k ton ghi nhn mi nghip v hay cc s kin kinh doanh nh hng n tnh hnh ti chnh ca cng ty. Cc s gc: 1. S nht k Nhn vin k ton ghi nhn tt c cc nghip v trong s nht k, cc nghip v ny s c ghi theo trnh t thi gian v c nh khon chnh xc. Cc ti khon c thit lp cho mt cng ty c th c gi l s ti khon. S ti khon bao gm cc ti khon v ti sn, n phi tr, vn ch s hu, thu nhp, chi ph s c trnh by trn cc khon mc bo co ti chnh. S nht k c th gm s nht k chung hay s nht k c bit. S nht k c bin c m theo di chi tit cho mt loi nghip v thng xy ra trong cng ty. Trong 108 | P a g e

phn mm k ton s nht k c bit s c thit k thnh mt mu biu hay mt tp tin ring. Nhn vin k ton thng ghi nhn cc nghip v bn hng hay mua hng vo s nht k c bit. Thng thng cc cng ty c th thit lp cc s nht k c bit cho cc nghip v quan trng nh s nht k bn hng (ghi nhn cc nghip v bn chu) , nht k mua hng (ghi nhn cc nghip v mua chu), nht k thu tin (ghi nhn cc nghip v thu tin), nht k chi tin (ghi nhn cc nghip v chi tin), s ny dng ghi nhn cc nghip v mi v nghip v iu chnh. Cn cc nghip v khc c ghi nhn vo nht k chung. 2. S ci S nhp khu c chc nng ghi tt c cc nghip v trong n v. S ny ghi mi nghip v v cc thng tin c th hin v s tin bn n, s tin bn c, ngy thng pht sinh, i ng vi cc ti khon no, ni dung vn tt nghip v ng thi cng ghi nhn vo s ci. Trong h thng thng tin k ton s ci s thu thp thng tin gi tr nhng thay i v ti sn, n phi tr, vn ch s hu, doanh thu v chi ph. S ci theo di tng ti khon (thng gi l ti khon ch T) bng gi tr. Nh vy, khi s nhp khu ghi nhn cc nghip v, th ng thi h thng thng tin k ton cng s ghi nhn cc gi tr vo ti khon khc nhau trong s ci. S ti khon ca cng ty s cho ta thy cu trc ti khon ca s ci. 3. Bng cn i pht sinh v bo co ti chnh. Khi ghi nhn nghip v vo nht k th h thng thng tin k ton cng ghi nhn vo s ci, ng thi n cng to ra bng cn i pht sinh. Bng cn i pht sinh l mt bng lit k tt c cc ti khon v cn i n c. Khi gi tr N C cn bng nhn vin k ton s tin hnh mt s bt ton iu chnh cn thit. Cc bt ton iu chnh bao gm: khu hao, chi ph tr trc, kt chuyn doanh thu nhn trc... H thng thng tin k ton s kt chuyn vo s ci cc nghip v iu chnh. T bng cn i ti khon h thng thng tin k ton s lp bo co ti chnh. Bo co ti chnh l sn phm cui cng ca h thng k ton trong n v. h thng bo co lu chuyn tin t v thuyt minh bo co ti chnh. Chu trnh k ton khng kt thc khi thit lp bo co ti chnh, phn mm k ton s kho s v tch ton cc ti khon trung gian nh ti khon thu nhp v chi ph, lc ny chu trnh mi s bt 109 | P a g e

u. iu ny l rt cn thit v nhng ngi s dng thng tin bo co ti chnh s ch quan tm n thng tin thu nhp trong mt k ti chnh. Bng cn i k ton ch th hin tnh hnh ti chnh ti mt thi im ca cc khon mc ti chnh kho s, v h thng thng tin k ton s mang s d sang k sau: Bc 1: Ghi nhn vo cc nghip v vo nhp khu Bc 2: Ghi nhn t nhp khu vo s ci Bc 3: Lp bng cn i ti khon cha iu chnh Bc 4: Ghi nhn cc bt ton iu chnh Bc 5: Lp bng cn i ti khon iu chnh Bc 6: Lp bo co ti chnh Bc 7: Ghi nhn cc bt ton kho s Bc 8: Lp bng cn i k ton. 4.1.2. H thng m ho H thng thng tin k ton da vo cc thng tin m ha ghi nhn, phn loi, lu tr v lp bo co ti chnh. Khi thc hin k ton th cng th vic m ho theo alpha ABC s phc v rt hu ch. Tuy nhin trong h thng tin hc li s dng m ho theo s th t (ch m ho theo s th t) hoc kt hp gia m ho theo alpha ABC v s ho ghi nhn cc nghip v k ton. Kt hp gia m ho cho vic h thng ha thng tin trong n v m bo l cc d liu s ng nht. 1.Khi nim v cc dng m ha - M ho tn gi: l php gn tn gi vn tt cho mt i tng trong h thng, tn gi phi ngn gn, xc nh, khng trng nhau trong cng mt phm vi v phi th hin c nhng thng tin quan trng nht. Yu cu i vi m ho tn gi: m ho phi m bo tnh xc nh, phi thch hp vi mc ch s dng cho ngi, cho my hay c ngi v my. M ha cho ngi s dng phi c tnh gi nh, d hiu, d gii m. M ha cho my tnh cn c nh ngha cht ch, t ngha tng gi tr cho n vng gi tr ca m. V d m s h s sinhvin mt trng i hc bao gm 11 k t, trong 2 k t u l dnh cho nm sinh, hai k t tip theo l nm vo trng, k t tip theo ch gii tnh, tip theo l k t ngnh hc, 3 k t tip theo l vit tt h, m, tn ca sinh vin, 2 k t sau cng

110 | P a g e

phn bit. V d: sinh vin Trn Vit Nga, sinh nm 1983, vo nm 2000, n, khoa Anh c m l: 8300FETVN02. - Mt s kiu m ho thng dng: + M ho lin tip + M ho theo on: chia on cho tng i tng, v d t 001 n 9999 l m ho cho vt liu st. + M ho ct lp: chia tp i tng thnh tng lp, v d bin s xe l mt loi m ct lp, mi tnh thnh l mt lp. + M ho phn cp (h thng ti khon) + M ho din ngha dng cho x l th cng + M ho tng hp l phi hp mt s phng php m. 2. T in d liu - Khi nim: l mt t liu v tn gi cc i tng xut hin trong cc giai on phn tch, thit k, ci t v bo tr h thng. Thng tin lin quan n cc i tng nh s kin, lung d liu, thc th, chc nng, x l, tp d liu, modul, chng trnh thng c m t trong t in d liu. - Kt cu: t in d liu gm cc mc t v li gii thch. Li gii thch th hin c cu trc ca mc t, bn cht (ni dung ca mc t), min gi tr v phm vi s dng. Ngoi ra, trong phn gii thch cng c thm li nhn xt ca phn tch vin. Trong t in d liu c nhiu loi mc t nhng bn mc t thng c cp n l : Lung d liu, kho d liu, thuc tnh x l, chc nng x l. C nhiu dng m ho c s dng trong h thng thng tin k ton: M ho theo tr nh ca nhn vin k ton, m ho theo khi, m ho tun t. nh m theo tr nh gip ngi s dng quen vi nhng cng vic h ang thc hin. 3. Nghin cu v thit k m ho M ho theo dng s l iu rt quan trng khi thit k m ho trong k ton v nhiu l do 4.2. La chn v bo co cc thng tin k ton Thit k mt h thng thng tin k ton hiu qu thng bt u t nhng thng tin u ra cho h thng. Do , ngi thit k h thng to ra cc thng tin u ra trc, trong s cc thng tin u ra ca h thng thng tin k ton l bo co cho ngi qun 111 | P a g e

l, bo co cho nh u t hay ch n, cc tp tin d liu cn lu tr, cc tp tin lu tr cho cc d liu k ton hin hnh. Mt trong nhng nguyn nhn thit k thng tin u ra trn bo co l da vo nhng thng tin ny gip cho nh qun l ra quyt nh. V cc thng tin k ton s c trnh b y trn cc bo co ti chnh cho bn trong hay bn ngoi. Thit k bo co ti chnh c th thay i tu theo yu cu ca nh qun l, bo co c th in trn giy, trn mn hnh hay di dng trnh by thuyt trnh. Nu nh qun l yu cu thng tin th cc d liu ny c th c trnh by di dng s hay biu . Mt h thng thng tin c sn phm thng tin u ra tt phi c nhng c tnh nhu sau: tnh hu ch ca thng tin, nh dng thn thin vi ngi c, d nhn dng thng tin v n nh v h thng. 4.2.1. Tnh hu dng v thn thin vi ngi c Bo co phc v cho nh qun l u tin phi m bo tnh hu dng v thng tin da vo y cc nh qun l mi c th s dng cc thng tin ny ra quyt nh. Tnh thn thin vi ngi c phi c thay i tng trng hp. V d nh cc bo co v tm tt tnh hnh ti chnh v hot ng ca doanh nghip, trn bo co th hin gi tr theo d ton, gi tr theo thc t v ct th hin phn chnh lch. Cn i vi bo co cung cp thng tin v th trng, doanh s sn phm th bo co c s dng cc biu cung cp thng tin. 4.2.2. Tnh d nhn dng v n nh v thng tin Mt bo co phc v tt cho qun l phi lun cha ng nhng thng tin nhn dng v tiu (tn cng ty, phng ban trong cng ty), s trang bo co, ngy lp bo co... Nu mt bo co v bn hng khng cha thng tin v ngy thng th gi tr trn bo co gn nh l v ngha. Cc bo co v bng cn i k ton, bo co v tnh hnh nhn vin hin thi, danh sch khch hng cng rt cn th hin ngy lp bo co. Cc bo co do h thng thng tin k ton lp phi lun cha ng t nht ba yu t: tnh thi gian, phn cp phng ban lp bo co, cc quy tc lp bo co. Tnh thi gian cho php cc nh qun l so snh hot ng gia cc k vi nhau, v d v bo co v hot ng kinh doanh c th cho gim c kinh doanh so snh hot ng bn hng ca thng 5 so vi thng 6 nh th no, thng 5 nm nay so vi nm ngoi ra sao a ra cc bin php y mnh hot ng kinh doanh. Tng t, cc nh qun l cp cao hn 112 | P a g e

c th so snh hot ng gia cc phng ban b phn trong cng mt cng ty. Cui cng, trong bo co phi ch ra cc quy tc tnh ton ngi c c th hiu cng mt cch thc nh nhau. 4.2.3. Chng t gc ngun thng tin Thu thp d liu u ra c rt nhiu ngun thng tin, vn l cn phi thu thp nhng d liu chnh xc, kp thi v kinh t nht. Ngun thng tin quan trng lm cn c l chng t gc. Chng t gc c nhiu dng v nhiu bn sao c th gip qun l cc dng d liu v k ton. Nhiu bn sao cho php thng tin c m bo rng cc d liu hp php, ng nht, chnh xc. Cc thng tin trn chng t gc gip cho nghip v k ton hon tt v cc chng t ny cung cp cc thng tin cn thit, cc chng t ny s truyn tin cho cc b phn c lin quan, n cng l nhng ti liu xc thc cho thng tin k ton. Cc chng t gc cn hu dng trong vic cung cp li du vt kim ton. H thng thng tin k ton cho d c x l bng tay hay my u cn nhiu dng chng t gc. Cc h thng thuc k ton hin nay, cc chng t gc c vit tay hay in ra bng my. 4.3. Hai chu trnh kinh doanh chnh H thng thng tin k ton thu thp cc thng tin lin quan n cc s kin kinh t hay hot ng kinh doanh trong qu trnh hot ng ca mnh. Cc s kin kinh t l cc hot ng lin quan n tng hay gim s tin trn cc khon mc bo co ti chnh. Cc s kin kinh t nh hng n tnh hnh ti chnh c gi l nghip v k ton. Hot ng kinh doanh l nhng hot ng khng nh hng n tnh hnh ti chnh ca n v, nhng li rt quan trng i vi n v. 4.3.1. Chu trnh bn hng Qu trnh bn hng bt u t lc khch hng t hng v kt thc vi vic thu tin ca khch hng. C th tm tt mc tiu ca h thng thng tin k ton, d liu u vo, u ra lin quan n qu trnh bn hng nh ni dung c trnh by di y: 1. Tng quan v chu trnh bn hng * Mc tiu: Theo di n tng khch hng, hon tt vic giao hng, lp ho n bn hng, thu tin ca khch hng, d on doanh thu v lch thu tin.

113 | P a g e

* D liu u vo: n t hng, ho n bn hng, thng bo chuyn hng, thng bo ca hng tu bin, u nhim thu hay u nhim chi. * D liu u ra: Thng tin trn cc bo co ti chnh, bo co cng n khch hng, bng tnh tui n, bo co cc khon n qu hn v kh i, lch d kin thu tin, danh sch khch hng, bo co phn tch doanh thu. 2.Mc tiu ca h thng thng tin k ton chu trnh bn hng Doanh thu l kt qu ca qu trnh bn hng ca mt n v cng c th l qu tng hay vic quyn gp ca mt t chc phi li nhun. Mt t chc c th to ra cc thu nhp nhng li khng thnh cng khi ghi nhn n c bit l khng s dng ho n ghi nhn. C nhiu ngi khng hiu v k ton li ng nhn rng, nu doanh nghip c vic bn hng tt th khng bao gi tht bi. Tuy nhin thc t vic ph sn ca doanh nghip li lin quan n vic khng thu c tin t vic bn hng. Mc tiu chnh ca qu trnh bn hng l vic thu tin ng hn v hiu qu. qu trnh bn hng ghi nhn ng hn v hiu qu, n v theo di c cc khon n ca khch hng. Khi h thng thng tin k ton ghi nhn doanh thu, h thng s theo di cc khon doanh thu ny vo cc lung tin thu vo ca doanh nghip. H thng thng tin k ton hon ho s theo di c cc khon doanh thu c chng t chng minh. Ghi nhn cc khch hng hin hu l chc nng rt quan trng ca h thng thng tin k ton. iu ny c ngha bao gm kh nng thu hi c cc khon n phi tr ca khch hng, thit k hn mc mua chu cho khch, theo di khch hng ang ch xut ho n, qu trnh theo di doanh thu cn bao gm vic ghi nhn vic giao hng. Vic ny lin quan n c chc nng kim sot hng tn kho. H thng thng tin k ton cn gip vic in ho n khi hng ho c giao. Qu trnh ghi nhn bn hng cng cho php vic ghi nhn cc khon gim tr doanh thu, v d nh hng bn b tr li. Chc nng d ton l mt trong nhng chi tiu khc ca h thng thng tin k ton gip cho qu trnh hoch nh ca doanh nghip. H thng thng tin k ton gip vic phn tch cc n hng, iu khon bn hng, qu trnh tr n v cc d liu khc, v d nh n hng ch r cc khon doanh thu tng lai v iu khon bn hng cho thy c ngy thu tin. 3.Cc s kin trong chu trnh bn hng. 114 | P a g e

Khch hng t hng trc tuyn, h thng t ng kim tra thng tin c trao i v lu tr hai chiu di dng tp tin v khch hng v n t hng. Sau khi h thng kim tra s gi th in t xc nhn vi khch hng sau gi th in t xc nhn ti khch hng v thng tin n b phn kho ghi ch vic vn chuyn v bc d hng. Thng tin v qu trnh giao hng c lu ti tp tin d liu v hng tn kho v hng xut bn. Thng tin ny dng lp v in chng t ng gi. Chng t ng gi v ha n c gi n khch hng. Thng tin chng t ng gi v ha n c dng cung cp cho qu trnh x l v in bo co: Bo co ti chnh, bo co qun tr, d ton thu tin, danh sch khch hng

115 | P a g e

n t hng trc tuyn

H thng kim tra hng tn kho v hn mc n

Tp tin v khch hng v n t hng

Gi th in t xc nhn li vi khch hng

Tp tin v thanh ton v tn khch hng

Thng tin v qu trnh thanh ton ca khch hng

Gi th cho kho ghi ch vic bc d v vn chuyn

Tp tin d liu v hng tn kho v bn hng

Thng tin qu trnh giao hng

Lp v in chng t

Chng t ng gi

Gi chng t ng gi vi hng ho cho khch hng

Qu trnh x l v in bo co

Bo co ti chnh

D ton thu tin

Danh sch khch hng

Bo co qun tr

116 | P a g e

Lu h thng cp cao ca qu trnh bn hng qua mng. Thng tin k ton c cung cp trong qa trnh bn hng, h thng ny c xy dng trn t hng trc tuyn. Cc chng t khng c gi bng Email m c ghi bng tay. S cng cho thy h thng thng tin k ton s dng c s d liu tp trung bng cch hp nht cc tp tin d liu li. 4. D liu u vo cho chu trnh bn hng

KHCH HNG
Ho n n t hng

Giy bo n, giy bo c D liu v ho n

D ton thu tin

QUN L

Bo co phn tch bn hng

LP HO N

Bo co tui n Bo co n kh i

QUN L TI KHON CA KHH HNG

Tp tin v cc ti khon phi thu

D liu v khch hng
NHN CC KHON THANH TON

B phn giao nhn

Chng t v hng ho b tr li Sc v cc chng t thanh ton qua bu in

Khch hng

Ngn hng

Tin t cc v sc thanh ton

Khch hng c ngh mua hng bng n t hng c s dng lm c s lp ha n ha n c lp s gi tr khch hng khi thanh ton xong v cung cp thng tin cho nh qun l v d ton thu tin bng cc bo co phn tch bn hng. D liu v ha n c lu ti tp tin v cc ti khon phi thu. 117 | P a g e

Tp tin ny cung cp thng tin 2 chiu cho b phn qun l ti khon khch hng v b phn nhn cc khon thanh ton. - Ti b phn nhn cc khon thanh ton s tip nhn thng tin t khch hng qu sc v cc chng t thanh ton gi ti ngn hng tin v sc thanh ton - Ti b phn qun l ti khon khch hng s cung cp thng tin cho nh qun l qua bo co tui n v bo co n kh i, tnh hnh cng n khch hng v tip nhn cc thng tin qua cc chng t hng bn b tr li t b phn giao hng. S d liu ca chu trnh bn hng Hnh trn cho thy chu trnh bn hng, s bao gm cc ch dn v cc d liu u vo v thng tin u ra ca qu trnh. Cn ch rng cc d liu u vo (u ra) trong h thng thng tin k ton khng ch l chng t v giy. Vi h thng thng mi in t cc d liu trong qu trnh kinh doanh u l in t ho. D liu u vo c th l ho n u vo, cc tn hiu in thoi, tn hiu v video, mc t, hnh nh c qut... H thng x l thng tin tin hnh ngay lc khch hng lp n t hng. v d, k ton phi thu s s dng thng tin trn n hng lp ho n bn hng. Ho n ny phn nh cc s lng sn phm tiu th, gi bn, cc iu kin thanh ton. Khi khch hng tin hnh thanh ton, ngh thanh ton cng c th c lp gi cho khch hng. Ngoi cc chng t nh n t hng, ho n bn hng, sc, giy ngh thanh ton, giy giao hng... khi tin hnh xut kho hng ho, th kho s lp chng t ng gi. Chng t ny gip k ton phi thu lp ho n gi cho khch hng. U nhim thu v u nhim chi l nhng chng t gc nh hng n qu trnh mua v bn hng. n v s lp chng t iu chnh ghi nhn gim tr i vi hng ha b h hng hay b tr li gim tr n cho khch hng. 5. D liu u ra ca chu trnh bn hng Khi x l cc nghip v bn hng cho rt nhiu u ra, h thng thng tin k ton cung cp cc d liu phc v cho bo co bn ngoi l bo co ti chnh, cng nh bo co phc v cho nh qun l ca cng ty. Bo co qun tr c rt nhiu nh dng khc nhau v cng cha ng nhiu thng tin khc nhau tu thuc vo nhu cu thng tin ra cc quyt nh. 118 | P a g e

Mt d liu u ra phc v cho qu trnh qun l ca qu trnh kinh doanh l bo co ho n bn hng. Bo co ny tm tt thng tin ton b khch hng ch xut ho n, c th cho tng khch hng, cho bit tng khch hng cn n bao nhiu. Cc bo co khc cng c th c to lp t qu trnh kinh doanh nh bo co v tui n, bo co cc khon phi thu kh i, bo co d kin thu tin, bo co hn mc tn dng cho tng khch hng, bo co phn tch kinh doanh. Da vo chng t gc trong qu trnh h thng thng tin k ton s gip vic lp d ton thu tin. Nhng d liu v s lng bn, gi bn, iu khon thanh ton... s gip lp bo co v d ton thu tin. Ngoi ra h thng thng tin k ton cn cung cp danh sch l mt trong nhng thng tin quan trng trong qu trnh bn hng. Danh sch khch hng c th cho n v to c tn cc khch hng mi, cp nht d liu thay i v khch hng c nh l m s khch hng, tn cng ty, a ch cng ty, ngi lin h, hn mc tn dng... H thng thng tin k ton tr nn hu ch khi cc d liu u ra cung cp phc v c lc cho nh qun l. Mt trong nhng thng tin u ra c gi tr l bo co phn tch doanh s bn hng, lp k hoch sn xut, v cc k hoch tip ph tr. Bo co phn tch ny ch pht huy c hiu qu khi c cp nht nhng thng tin thch hp. Da vo nhng thng tin c x l h thng thng tin k ton s gip cho nh qun l lm th no ti a ho doanh thu v cung cp cho khch hng dch v tt hn. 4.3.2. Chu trnh mua hng Qu trnh mua hng bt u t vic yu cu hng ho hay dch v v kt thc vi vic thanh ton cho nh cung cp. Bng di y s cho thy mc tiu, d liu u vo, d liu u ra ca cc hot ng mua hng. Trong phn ny s ni ch yu v qu trnh mua hng ho hn l dch v v ch yu ni v mua chu. Nhng tng qut th vn c th p dng cho vic mua thanh ton ngay hay mua chu, mua hng ho hay mua dch v. 1. Tng quan v chu trnh mua hng * Mc tiu: theo di vic mua hng ho, dch v t cc nh cung cp, theo di cc khon phi tr, xc nhn cc nh cung cp, kim sot hng tn kho, thanh ton ng hn v chnh xc cho cc nh cung cp, d ton chi tin. * D liu u vo: phiu yu cu mua hng, n t hng, danh sch nh cung cp, bo co nhp kho, vn n, giy chng nhn ng gi, u nhim thu, u nhim chi. 119 | P a g e

* D liu u ra (bo co): thng tin bo co ti chnh, sc thanh ton cho nh cung cp, s ang k sc, bo co chnh lch, d ton v chi tin, bo co phn tch bn hng. 2. Mc tiu v chu trnh mua hng Qu trnh mua hng bao gm cc hot ng hay s kin lin quan n vic mua hng ho v dch v, vic thanh ton cc khon mua, v kim sot hng tn kho. Cc khon mua chu c phn nh vo ti khon phi tr nh cung cp. Ti khon phi tr ngi bn cng gn ging vi tnh cht ca ti khon phi thu ca cng ty. i vi ti khon phi thu, cng ty theo di chi tit cc khon n ca khch hng. Cn vi ti khon n phi tr th cng ty theo di chi tit cc khon cng ty n nh cung cp. Mc tiu ca ti khon n phi tr l thanh ton cho nh cung cp ng thi hn. Cng ty lun mun c hng cc khon chit khu thanh ton v trnh b pht do thanh ton tr hn. Theo di danh sch nh cung cp l mt phn quan trng trong qu trnh mua hng tng t nh vic theo di khch hng trong qu trnh bn hng. B phn mua hng c trch nhim theo di danh sch nh cung cp c xt duyt. B phn mua hng cng c trch nhim ngh xem xt cc nh cung cp mi cho vic cung cp hng ho vi cht lng tt hn. Chnh sch giao nhn nh cung cp, chnh sch v xut ho n, v uy tn ca nh cung cp l nhng phn quan trng trong vic xem xt nh cung cp. V lin kt vi cc nh cung cp cng gp phn lm tng sc mnh cho cng ty trong chui gi tr. Vic mua hng nh hng n vic kim sot hng tn kho. Mc tiu ca h thng thng tin k ton l m bo ghi nhn y cc hng ho c mua. Cc thnh phn ca vic kim sot hng tn kho trong qu trnh mua hng c th nh hng n b phn sn xut, chc nng mua hng, nh cung cp v b phn tip nhn hng ho. Mc tiu cui cng ca qu trnh mua hng l d ton chi tin. Bn cnh cc phiu yu cu mua hng, ho n mua hng, bo co nhp kho, s cung cp thng tin cho vic d ton chi tin. Cng vi d ton thu tin t qu trnh bn hng, cng ty s lp c d ton v tin mt. 3.Cc s kin trong qu trnh mua hng

120 | P a g e

Nhn vin nhp liu phiu yu cu hay phiu yu cu c lp t ng v nguyn vt liu. Thng tin v phiu yu cu hng ha v dch v c dng x l thng tin v c lu di dng tp tin v phiu yu cu hng tn kho v t mua. Phiu yu cu in t c to ra trong qu trnh x l phiu yu cu c chuyn n nhn vin mua hng to cc n hng in t. Cc n hng ny c lu tr di dng tp tin v n hng v nh cung cp. n hng in t c gi n nh cung cp v b phn kho lm c s cho b phn nhn to cc bo co nhn hng in t. Bo co ny c lu di dng tp tin v phiu yu cu mua , nhn v l c s phn h phi tr x l cc chng t in t v gi chng t thanh ton t cc ha n v chng t in t do nh cung cp gi n. Cc chng t x l dng lm c s lp cc bo co: bo co ti chnh, d ton chi tiu, danh sch nh cung cp, bo co qun tr.

121 | P a g e

Phiu yu cu v hng ho dch v

Nhn vin nhp liu phiu yu cu hay phiu yu cu c lp t ng v nguyn vt liu

X l phiu yu cu

Tp tin v phiu yu cu hng tn kho v t mua

Phiu yu cu in t gi cho b phn mua hng

n t mua in t gi cho nh cung cp

n t mua in t gi cho b phn kho

B phn nhn to bo co nhn hng in t

Tp tin v yu cu mua v nhn

122 | P a g e
Nh cung cp gi cc ho
Phn h phi tr x l cc chng t in t v gi

Phiu yu cu v hng ho dch v

Nhn vin nhp liu phiu yu cu hay phiu yu cu c lp t ng v nguyn vt liu

X l phiu yu cu

Tp tin v phiu yu cu hng tn kho v t mua

Phiu yu cu in t gi cho b phn mua hng

n t mua in t gi cho nh cung cp

n t mua in t gi cho b phn kho

B phn nhn to bo co nhn hng in t

Tp tin v yu cu mua v nhn

Nh cung cp gi cc ho n in t

Phn h phi tr x l cc chng t in t v gi chng t thanh ton

X l v in bo co

Bo co ti chnh

D ton thu tin

Danh sch nh cung cp

Bo co qun tr

H thng lu tng qut v qu trnh mua hng trc tuyn. 4. D liu u vo trong qu trnh mua hng 123 | P a g e

Qun l
Bo co nhn hng

Tip nhn hng ho v dch v

Vn n

Phiu yu cu nguyn vt liu

n hng

Bo co nhn hng n t mua hng

Nh cung cp

B phn giao nhn

Phiu yu cu mua hng

Mua hng ho v dch v

n t hng

Thanh ton

Giy bo nhn hng

Cp nht vo ti khon phi tr

Ho n mua hng

D liu v ho n v thanh ton

Phn tch mua hng D ton v chi tin

Qun l

Tp tin v cc ti khon phi tr S lu chuyn chng t ca qu trnh mua hng B phn mua hng ha v dch v lp cc n hng gi n nh cung cp, k ton cng n (cp nht cc ti khon phi tr) v b phn tip nhn hng ha v dch v. Nh cung cp gi cc vn n (phiu giao hng, danh sch hng) n b phn nhn hng ha v dch v. B phn ny lp bo co nhn hng gi n b phn sn xut v b phn mua hng. B phn cng n lp phiu yu cu nguyn vt liu n b phn kim sot hng tn kho v giy bo nhn hng n b phn qun l ti khon phi tr. B phn qun l ti khon phi tr nhn n t hng, ha n, giy bo nhn hng t b phn mua hng ha, b phn sn xut v gi d liu ha n n khch hng, nhn thanh ton ca khch hng. B phn ny gi n nh qun l bn d ton chi tin 124 | P a g e

v phn tch mua hng. D liu v ha n v thanh ton c lu ti tp tin chnh v ti khon phi tr. Qu trnh mua hng bt u t phiu yu cu ca b phn sn xut cho hng ho v dch v (i lc h thng thng tin k ton s kch hot vic lp phiu yu cu trong trng hp nu hng tn kho di mc d tr cn thit). Da vo phiu yu cu cc hng ha nh th no, danh sch nh cung cp s c ngh. Phn h tr quan trng ca h thng thng tin k ton l cung cp mt danh sch cc nh cung cp quyt nh v m bo rng trnh vic thanh ton khng c duyt hay thanh ton cho nh cung cp khng tn ti. Ti khon phi tr ngi bn c i chiu t ba chng t gc trc khi c thanh ton, l: n hng, bo co nhn hng (phiu nhp), ho n mua hng. Ho n mua hng thc cht l bn sao ca ho n bn hng ca nh cung cp. Mc ch ca vic theo di n t hng, bo co nhn hng v ho n mua hng l vic cung cp mt thng tin chnh xc nht cho vic thanh ton. Phiu yu cu hng ho l c s lp n hng. Bn cnh cc thng tin m phiu yu cu cung cp, th n hng s thm vo cc thng tin v nh cung cp v iu khon thanh ton. B phn mua hng s gi mt bn cho b phn nhn hng i chiu lp bng bo c nhn hng. Mi bn sao ca n hng s c mu khc nhau phn bit cho cc b phn cn c gi. S lng tng mt hng nhp kho c th khc vi n hng, nh vy khi hng c nhp, th tc kim sot s c thc hin v yu cu nhn vin nhp hng phi kim tra chi tit s lng cho tng mt hng hn l ch ch n s lng tng cng. Cc chng t gc khc c yu cu khi hng ho c giao nh l vn n. Vn n c xem nh l mt bin nhn cung cp bi hng tu vn chuyn. Gi cho nh cung cp khi vn chuyn hng xem nh l chu trch nhim v hng ho vn chuyn. Trn chng t ny c th c nhng thng tin nh ngy tu khi hnh, a im giao hng, a im thanh ton, tn ngi vn chuyn, l trnh thc hin. Khch hng c th nhn c mt bn ghi ch ca hng tu cng vi ho n mua hng. iu khon thanh ton cng nh hng n chi tit ti khon n phi tr, v d nh mua hng theo iu kin FOB th ngi mua phi thanh ton cho hng tu. Hng ho c giao nhn bng ng bin c th c nh cung cp xut i nhng li khng n c vi khch 125 | P a g e

hng. Mt chng t khc cng s dng l chng nhn ng gi, chng t ny cung cp thng tin hng ho c ng gi nh th no. 5. u ra ca qu trnh mua hng Cc dng ph bin ca thng tin u ra trong qu trnh mua hng l chi ph thanh ton cho nh cung cp, s sc ng k thanh ton, bo co chnh lch, d ton chi tin... Danh sch sc ng k thanh ton phi c thc hin cho tng k v sc c chun b thanh ton cho nh cung cp. Bo co chnh lch c s dng khi gia thc t nhp kho khc vi n t hng v ha n mua hng. Mc ch ca bo co chnh lch l thng bo cc thng tin v s khc bit hng nhp kho vi n t hng cho n khi nh qun l c hng x l. Mt thng tin u ra quan trng khc l d ton chi tin, tng t nh d ton thu tin ca qu trnh bn hng. Da vo cc chng t gc nh cc n hng ch thanh ton, bo co cc ho n cha nhn c, ho n mua hng, h thng thng tin k ton s d on thi hn thanh ton 4.4. Cc chu trnh kinh doanh khc trong doanh nghip C ba chu trnh kinh doanh c bn khc trong cc n v l chu trnh qun l ngun nhn lc, chu trnh sn xut, v chu trnh ti chnh. Hu ht cc n v u cn ti sn c nh nh l vn phng, nh xng, my mc thit b tin hnh sn xut kinh doanh. Bn cnh yu t v ngun nhn lc cng khng th thiu c trong hot ng kinh doanh. Chu trnh qun l ngun nhn lc bao gm cc hot ng lin qun n ti sn c nh v nhn s. Trong doanh nghip sn xut cc nguyn vt liu c mua vo v chuyn ho thnh sn phm hon thnh thng qua qu trnh sn xut. Mc ch ca chu trnh sn xut l ghi nhn c tt c cc thng tin v sn phm trong qu trnh sn xut. Mt qu trnh khc khng th thiu c trong mi t chc l tm cc ngun vn h tr hot ng, cung cp cc thng tin u vo, x l cc d liu u ra v ngun lc ti chnh, l chu trnh ti chnh. 4.4.1. Chu trnh qun l ngun nhn lc trong cng ty 1. Qun l ngun nhn lc trong cng ty Cc hot ng qun l nhn s trong mt t chc bao gm chc nng qun l nhn s, l chc nng theo di vic tuyn dng nhn s, theo di, ghi nhn nh gi nhn s

126 | P a g e

(hnh 4.4.1.1.1), chc nng qun l tin lng (hnh 4.4.1.1.2), l chc nng theo di cc khon phi tr v thanh ton cho ngi lao ng. * Mc tiu: tuyn dng, hun luyn ngi lao ng; theo di, nh gi hot ng ca nhn vin; iu chnh bo co theo yu cu qun l; bo co cc khon gim tr tin lng; thanh ton lng ng hn cho ngi lao ng; cung cp nhng thng tin bao qut v cc hot ng nhn s v tin lng cho nh qun l. *D liu u vo (chng t gc): mu chc danh nhn s; bng chm cng; cc chng t ghi nhn gim tr tin lng; chng t ghi nhn thu nhp c nhn. Cc chng t gc cn thit c dng trong qu trnh tnh lng l mu chc danh cng vic, bng chm cng, cc chng t gim tin lng, cc chng t ghi nhn thu thua nhp c nhn. B phn nhn s da vo mu chc danh lm cn c tnh lng cho cc nhn vin mi hay nhn vin va chuyn i v tr lm vic (iu chnh tng, gim bc lng). Chng t ny rt quan trng trong mc ch kim sot. v d kim ton vin c th kim tra li chi ph tin lng ti sao li tng khi tra cu trn h thng thng tin k ton c vi tnh ho khng tm ra c bng chng cho thy c s xt duyt. Bng chm cng c tc dng tnh gi lao ng ca nhn vin lm vic. Mt s cng ty khng s dng bng chm cng m s dng th t khi nhn vin n v ri vn phng, th t c ghi nhn gi lm vic v chuyn d liu vo my tnh. H thng thng tin k ton c th h tr cho vic qun l vic ghi nhn thi gian lm vic v gim st cng vic ca nhn vin. Nu cng ty s dng h thng tnh gi thnh theo cng vic, h thng thng tin k ton s gip phn tch chi ph lao ng gn lin vi tng m s cng vic c th. Bng gim tr cc khon l bng th hin cc khon tr lng ngi lao ng nh bo him ngi lao ng phi chu, chi ph cng on, cc khon thu thu nhp... da vo y tnh cc khon lng cn thc lnh ca ngi lao ng. * D liu u ra (bo co): thng tin trn bo co ti chnh; danh sch nhn vin; sc thanh ton (bng thanh ton tin lng); bo co gim tr cc khon tin lng; bo co v tnh hnh np thu; tm tt bng lng. Danh sch nhn vin cung cp thng tin v nhng ngi lm vic ti cng ty nhu tn, a ch, hnh nh c nhn. Bng thanh ton tin lng cho bit nhng thng tin tng tin lng cc khongim tr, v lng thc lnh. K ton s nhn vo bng lng tin hnh hch ton vo s nht k v chi ph tin lng v khon phi tr. Bo co cc 127 | P a g e

khon gim tr cung cp thng tin nhng khon gim tr lng ca ngi lao ng. Cc thng tin v cc khon th phi np cho Nh nc s bao gm cc khon thu thu nhp c nhn ti cng ty. Bn cnh , cc bo co v cc khon phi np trch theo lng i khi cng c in chi tit phc v cho qu trnh qun l. Cc nh qun l mun bit chi tit phn trch theo lng do doanh nghip chu l bao nhiu v ngi lao ng phi chu vi gi tr nh th no. Bo co tng hp theo lng cng l mt bo co rt quan trng. Da vo bo co ny, nh qun l c th thy c chi ph tin lng ca tng phng ban, tng cng vic, chi ph tin lng chnh v cc khon ph cp tin lng ngoi gi... c tnh nh th no. Nhn s c tuyn dng s l c s cung cp thng tin cho qu trnh x l thng tin cho cc nhn s mi t vic ghi nhn thng tin c nhn, thu v bng lng. X l thng tin cho cc nhn s mi cng l c s theo di qu trnh lm vic ca nhn s qua s cp nht thng tin c nhn, thu v bng lng. X l thng tin cho cc nhn s mi v theo di qu trnh lm vic ca nhn vin s c lu ti tp tin v nhn s v tin lng.

128 | P a g e

Qu trnh trn cn l c s lp cc bo co phn tch nhng thay i v nhn s.

Tuyn dng nhn s

Tp tin v nhn s v tin lng

X l thng tin cho cc nhn s mi

Ghi nhn thng tin c nhn, thu v bng lng Cp nht thng tin c nhn, thu v bng lng

Theo di qu trnh lm vic

Bo co phn tch nhng thay i v nhn s Hnh 4.4.1.1.2: chc nng qun l tin lng ca b phn nhn s T bng phn cng phn nhim l c s lp bng chm cng, bng chm cng cung cp thng tin to lp bng lng. Bng chm cng v bng lng u ly thng tin v lu tr thng tin ti tp tin nhn s v bng lng. Cn c vo bng lng c nhng bo co phn tch chnh lch tin lng v thanh ton lng cho nhn vin 129 | P a g e

Bng phn cng phn nhim

Tp tin v nhn s v tin lng

Bng chm cng

To lp bng lng

Bo co phn tch chnh lch tin lng

Xc nhn bng chm cng

Thanh ton lng

Phng nhn s

B phn thanh ton lng

Cc khon gim tr

Bng chm cng Tng hp bng lng bo co cc khon gim tr

Kim tra vic ghi nhn

Bng chm cng

Chun b thanh ton

Thng tin thanh ton

Tng hp thu nhp

Nhn vin

Chun b cc bo co

Thng tin v lng

TpTp tin tin bng l l bng ng ng

Cc bo co thu

C quan thu

2. Qu trnh qun l ti sn c nh ti cng ty 130 | P a g e

Ti sn c nh l ti sn c i sng hu dng trn mt nm. Mc tiu ca qu trnh qun l ti sn c nh l qun l vic mua sm, duy tr, bo dng, nh gi thanh l ti sn c nh ca n v (ti sn di hn). Tng quan v qu trnh qun l ti sn c nh * Mc tiu: theo di vic mua sm ti sn c nh; ghi nhn vic bo tr bo dng ti sn c nh; nh gi ti sn c nh; phn b chi ph khu hao ti sn c nh; theo di vic thanh l ti sn c nh. Trong mi cng ty mc d c quy m nh nhng u s hu rt nhiu loi ti sn, do cng i hi vic theo di t lc u t n khi s dng. Vi s gip ca h thng thng tin k ton s gip vic tnh khu hao cho tng ti sn, v chun b cc thng tin trn bo co ti chnh hay bo co cho c quan thu. Bn cnh , h thng thng tin k ton s gip vic theo di vic di chuyn ti sn t b phn ny n b phn khc, m h thng rt kh theo di bng th cng. Khi cc ti sn cn sa cha h thng thng tin k ton s gip theo di cc chi ph v sa cha, gip phn bit chi ph no c phn b trong k. Cui cng h thng thng tin k ton gip tnh li l trong qu trnh thanh l ti sn c nh bng cch so snh cc khon thu nhp c v cc khon chi ph khi thanh l. Nhn ra c iu ny, cc phn mm hin nay a ra rt nhiu gii php cho vic qun l. * D liu u vo (chng t gc): phiu yu cu ti sn; bo co nhp ti sn; ho n mua ti sn; chng t ghi nhn sa cha v bo tr ti sn; mu thay i tnh nng ti sn c nh. Cc nghip v v ti sn c nh bt u t vic yu cu mua ti sn c nh. Mi b phn khi c yu cu phi in vo mu yu cu. Phiu yu cu ti sn c nh thng s c mt hay nhiu nh qun l xt duyt, c bit l cc ti sn ng u t sn xut. Cc chng t cn thit lin quan n vic mua sm ti sn c nh nh l bo co nhn c ti sn, ho n ca nh cung cp, v cc ghi nhn lin quan n vic sa cha trc khi a vo s dng. B phn tip nhn ti sn phi in vo mu bo co nhn ti sn. B phn bn s gi ho n cho cng ty khi ti sn c giao. Trong mi s trng hp, cc cng ty c th t xy dng cc ti sn c nh, nh nh kho, vn phng, cc chng t cn thit l phiu hon thanh cng vic, tp hp cc chi ph c lin quan n ti sn c xy dng. 131 | P a g e

C nhiu cch tnh chi ph khu hao ti sn c nh. H thng thng tin k ton s gip doanh nghip la chn cch tnh khu hao cho nhiu mc ch bo co, thm ch cn gip doanh nghip chuyn i cch tnh chi ph khu hao phc v cho bo co vi c quan thu hay cc quy nh ca ngnh ngh bt buc. Khi di chuyn ti sn t b phn ny sang b phn khc th mu phiu ngh di chuyn ti sn c s dng. Mu di chuyn ti sn cng c dng khi bn thanh l ti sn. Qun l ti sn c nh cn yu cu ghi nhn cc chi ph sa cha hay bo tr ti sn. Mu phiu yu cu sa cha v bo tr ti sn c s dng ghi nhn cp nht cc chi ph phn b chi ph vo trong k hay tng gi tr nguyn gi. * D liu u ra (bo co): thng tin trn bo co ti chnh; s ang k ti sn c nh; s ng k khu hao; bo co v sa cha v bo tr ti sn c nh; bo co thanh l ti sn c nh. Mt trong nhng bo co ca qu trnh qun l ti sn c nh l bo co danh sch cc ti sn trong cng ty ang s dng. Danh sch ti sn c nh s lit k m s ti sn v ni ti sn ang c bo qun v s dng. Khi ti sn c dn m vch th lc kim tra, cc nhn vin s d dng xc nh c cc loi ti sn trong cng ty cc khu vc khc nhau. S ng k khu hao dng thng tin cc chi ph khu hao v hao mn lu k ca tng ti sn. Bo co v chi ph sa cha v bo tr cho bit cc chi ph bo dng bo tr trong k pht sinh cng nh lch s v chi ph khu hao v bo tr cho tng ti sn. Cui cng bo co v thanh l ti sn c nh phn nh vic nhng bn hay thanh l ti sn c nh trong k. B phn s dng ti sn gi phiu yu cu t mua ti b phn qun l ti sn c nh b phn ny s ghi nhn chi ph cho ti sn mi, tip nhn cc thng tin v ti sn t ha n m nh cung cp gi, thng tin v chi ph ti sn ny s c lu ti tp tin ti sn c nh. Khi c s thay i v ti sn c nh (bo dng, sa cha) b phn s dng ti sn s c nhng bo co cp nht v thng tin thay i ti sn ti b phn qun l ti sn, b phn ny s ghi nhn nhng thng tin thay i lu tr ti tp tin qun l ti sn c nh v a ra nhng mu biu thay i ti sn c nh.

132 | P a g e

Ti sn c thanh l t yu cu thanh l ti sn ca b phn s dng s c b phn qun l ti sn c nh ghi nhn thanh l ti sn v lu tr thng tin v cc ti sn ht hn s dng ti tp tin qun l ti sn c nh v chuyn cc bo co vn chuyn cng nh hoa n n ngi mua. B phn qun l ti sn c nh tnh khu hao theo phng php ph hp v thng tin ny cng c lu ti tp tin qun l ti sn c nh.
Nh cung cp B phn s dng ti sn
Yu cu thanh l Bo co cp nht Ghi nhn thanh l ti sn Vn chuyn bo co ho n

Ngi mua

Mu biu thay i TSC Phiu yu cu t mua

ghi nhn thay i ti sn

Thng tin thay i ti sn Thng tin v chi ph ti sn Thng tin v khu hao TSC

Ti sn ht hn s dng

Ho n
Ghi nhn chi ph cho ti sn mi

Tp tin ti sn c nh

Khu hao tsc

Hnh 4.4.1.2.1 S d liu hot ng qun l ti sn c nh 4.4.2. Chu trnh sn xut Chu trnh sn xut cn c gi l qu trnh chuyn i, c bt u vi phiu yu cu nguyn vt liu v kt thc khi thnh phm c nhp kho. 4.4.2.1. Mc tiu ca qu trnh sn xut

133 | P a g e

Theo di vic mua v tiu th hng tn kho, gim st v kim sot chi ph sn xut; kim sot hng tn kho; kim sot v phn b chi ph trong qu trnh sn xut; cung cp d liu u vo cho d ton tng th. + Chi tit cc khon chi ph trong k ton: do chi ph gi vn hng bn chim t trng ln trong bo co li l, cho nn vic qun l chi tit cc chi ph trong qu trnh sn xut c yu cu. Chi tit cc khon chi ph trong k ton cung cp nhng thng tin kim sot quan trng (v d nh nhng chnh lch gia chi ph nh mc v chi ph thc t) v nhng yu cu v thng tin cng thay i tu theo quy m cc cng ty v dng sn phm cn sn xut. Cc doanh nghip sn xut i hi cc thng tin v sn xut theo hai dng: h thng thng tin chi ph sn xut theo n hng hay h thng thng tin sn xut hng lot. H thng thng tin sn xut theo n hng gip theo di cc chi ph v nguyn vt liu, nhn cng v sn xut chung cho tng n v hng hay nhm sn phm. Dng h thng theo di chi ph ny ph hp vi nhng n v sn xut vi quy m ln, hay sn phm c t hng v d nh doanh nghip xy lp, nh xut bn. Cn cc n v sn xut nhng sn phm ng nht nh nc gii kht, bnh ko...l nhng sn phm thng xuyn v c nh li p dng h thng thng tin sn xut hng lot. Vi h thng theo di sn xut hng lot s khng tnh ton, theo di chi ph cho tng sn phm, m thay vo o s tnh chi ph bnh qun cho sn phm hon thnh v sn phm d dang. +H thng qun l kho va kp lc: Qun l hng tn kho phi m bo rng hng tn kho phi kp thi phc v cho qu trnh sn xut, qu trnh bn hng v c trnh by cc thng tin chnh xc trn bo co ti chnh. Cc qun l hng tn kho ny li pht sinh ra cc chi ph nh chi ph kho bi, chi ph v hng tn kho b h hng, mt mt hay cc khon gim tr trong qu trnh mua bn. gim ti thiu cc chi ph lin quan n hng tn kho, cc cng ty hin nay ang p dng h thng qun l hng tn kho va kp lc. Mt s nh qun l cho rng h thng hng tn kho va kp lc l h thng tn kho theo n hng. iu ny c ngha l n v sn xut v mua nguyn vt liu theo n t hng hn l sn xut tn kho. Mc tiu ca h thng hng tn kho theo n hng l ti thiu ho hng tn kho mi mc . Trong mi giai on sn xut th va kp lc chnh l s lng u 134 | P a g e

ra ca giai on ny l u vo ca giai on khc. Trn l thuyt th h thng ny s lm s d v hng tn kho bng khng, nhng trong thc t th s d khng tin n khng. L do l cc doanh nghip sn xut lun cn mt s lng hng tn kho d phng gip cho nh sn xut v kinh doanh ti doanh nghip c th tin hnh lin tc. 4.4.2.2. D liu u vo ca qu trnh sn xut Khi b phn sn xut cn nguyn vt liu, phiu yu cu nguyn vt liu s c s dng xut kho. Nu mc d tr hng tn kho di mc cho php th k ton kho s lp phiu yu cu mua hng gi cho b phn ph trch mua. Nu thnh phm bao gm nhiu phn ghp li khi tnh gi thnh cho bit s lng tng loi vt liu cu thnh sn phm. Mt d liu quan trng nht trong qu trnh sn xut l k hoch sn xut tng th. K hoch sn xut s cho bit s lng nguyn vt liu cn thit sn xut, v s gi lao ng cn thit sn xut. Vic lp k hoch sn xut bt u t b phn kinh doanh xem xt s lng hng ho s tiu th trong k, cn c vo hng tn kho u k tin hnh tnh ton s lng thnh phm cn sn xut trong k. Theo di chi ph nhn cng trc tip tnh gi thnh theo cng vic v mt cng nhn c th lm nhiu cng vic v mt cng vic li cn nhiu cng nhn hon thnh. Mt d liu u vo cn thit cho vic theo di nhn cng l th tnh thi gian cng vic. Th ny s gip vic nhn din cc thi gian lao ng ca cng nhn l bao nhiu v chng c tnh cho tng cng vic l nh th no. H thng kim sot nguyn vt liu s gim st nguyn vt liu cn thit cho qu trnh sn xut. y l mt qu trnh phc tp v mi sn phm hon thnh th cn rt nhiu loi nguyn vt liu khc nhau. H thng ny thuc h thng qun l cc ngun lc sn xut c thit k v pht trin p dng cho mi ngun lc ca cng ty. H thng qun l cc ngun lc sn xut s dng cc thng tin t th tnh gi thnh, k hoch sn xut kt hp vi cc chi ph mua v s dng nguyn vt liu thc t ti cng ty. H thng ny can thip vo qu trnh mua hng v tiu th ca doanh nghip bng cch cung cp cc d liu v thng tin d ton. H thng c nng cp v pht trin thnh h thng thng tin phc v cho vic ra quyt nh bng cch a ra cc thng tin v hoch nh v kim sot trong qu trnh sn xut, bng cch hng ngi lnh o vo sn xut sch. Khi nim ny gip tp trung nghin cu v nhu cu ca 135 | P a g e

khch hng hin thi v kh nng p ng tiu th ca n v qua vic sn xut, phn phi v cc ngun lc p ng... Mt trong im quan trng ca h thng ny l k hoch sn xut linh hot ch r kh nng p ng ngay khi nhu cu ca khch hng thay i. Nhng nm gn y cc cng ty ln v va li hng vo gii php h thng hoch nh cc ngun lc trong doanh nghip. y l gii php gip cng ty qun l cc qu trnh hiu qu hn theo chui gi tr. Khi kt hp vi h thng sn xut t ng, cc nh sn xut s thay th vic nhp liu bng tay vi cng ngh c t ng ho, nh l my qut m vch, cng ngh sng v tuyn, nhn dng bng sng v tuyn hay th in t. Khi cc d liu u vo c t ng ho th kh nng sai st ca d liu s gim hn, cung cp thng tin nhanh, chnh xc kip thi. 4.4.2.3. D liu u ra ca qu trnh sn xut Mt trong nhng v d c th ly l danh sch cc gi ca nguyn vt liu s dng, bo co v mc s dng trong k, bo co iu chnh hng tn kho, bo co chi tit hin trng hng tn kho, bo co chi ph sn xut, bo co hin trng sn xut... Bng gi chi tit nguyn vt liu cho bit gi phi tr mua tng loi nguyn vt liu. B phn mua hng s c trch nhim cp nht cho bng gi ny. K ton chi ph s s dng xy dng cc chi ph nh mc thit lp d ton chi ph sn xut. Bo co nguyn vt liu s dng trong k cho bit b phn sn xut s dng nguyn liu nh th no. Cc nh qun l s theo di bo co ny nhm pht hin nhng lng ph bng cch so snh gia nguyn vt liu s dng vi kt qu thnh phm c sn xut. Mt doanh nghip s dng phng php k khai thng xuyn dng bo co iu chnh hng tn kho. Khi kim ton ni b kim tra hng tn kho, s tin hnh so snh s thc t vi s liu s sch v ch thch nhng chnh lch trn bo co iu chnh hng tn kho. Mt bo co quan trng khc nu doanh nghip s dng phng php kim k nh k l bo co thc trng hng tn kho. Bo co ny cho php ngi qun l gim st c hn mc hng tn kho. K ton chi ph s dng bo co chi ph sn xut tnh ton nhng chnh lch so vi d ton. Mt s n v sn xut s dng h thng chi ph nh mc lm thc o so snh vi chi ph thc t pht sinh v nguyn vt liu trc tip, nhn cng trc tip v sn xut chung. Bo co sn xut s chi tit s chnh lch cho tng lnh vc hot ng, 136 | P a g e

tng cng vic v tng yu t chi ph. Bo co hin trng sn xut cung cp cc thng tin v hin trng thay i cng vic. Bi trong qu trnh sn xut sn phm thng yu cu phi hp nhiu hot ng iu hnh bo co ny cung cp cc thng tin quan trng v hin trng sn xut. Lch trnh sn xut c lp cn c vo k hoch sn xut kinh doanh ca doanh nghip tng giai on. T lch trnh ny l cn c kim tra nguyn vt liu trong kho nu th s tin hnh thit lp lch lm vic nu thiu th s yu cu thm nguyn vt liu. Thng tin v nguyn vt liu c lu tr v cp nht t thng tin v tn kho. Cn c v lng nguyn vt liu s thit lp lch lm vic lch ny c lp cn c c vo thng tin v nhn s c cp nht v lu tr ti tp tin v nhn s. Sau k ton chi ph s tnh chi ch sn xut v lp cc bo co sn phm. T khu ny s lp cc bo co: Bo co chi ph, gi thnh, bo co tnh hnh sn xut, bo co khc v ti sn c nh Lch trnh sn xut

Thng tin v tn kho

Nguyn vt liu

Thiu

Yu cu nguyn vt liu

Tp tin v nhn s

Thit lp lch lm vic K ton chi ph sn xut v cc bo co sn phm Bo co khc v TSC

Bo co chi ph gi thnh 137 | P a g e

Bo co tnh hnh sn xut

4.4.3. Chu trnh ti chnh Qu trnh ti chnh l qu trnh lin quan n vic tm kim v s dng cc ngun lc ti chnh, nh l tin, cc ti sn c tnh thanh khon cao, v cc khon u t. Tin v cc ti sn cso tnh thanh khon cao c xem nh l vn lu ng ca doanh nghip. Qu trnh ti chnh lin quan n qu trnh tiu th, mua sm hng ho, ti sn c nh v ngun lc. Nhiu ngun vn ca cng ty xut pht t vic tiu th sn phm v c s dng tr cc khon chi ph nhn s v mua sm ti sn c nh. Bn cnh vic c c ngun lc ti chnh t vic tiu th sn phm v dch v, hu nh cc n v cn to lp qu bng cch khai thc cc khon i vay, bn c phn. Qu trnh ti chnh bao gm vic qun l cc hot ng lin quan n vic to lp v s dng cc ngun lc ti chnh. D ton tin mt H thng qun l tin mt Cc mu k hoch ti chnh Bo co ti chnh khc D liu m rng

Cc tp tin khc

Cc bo co khc

Thng tin bo co ti chnh

Hnh 4.6.1. Lu v qu trnh x l d liu ca qu trnh ti chnh 4.4.3.1. Tng quan v chu trnh ti chnh * Mc tiu: qun l tin mt cch hiu qu; chi ph s dng vn chp nhn c; thu nhp ti a t hot ng u t; lp d ton lu chuyn tin. * D liu u vo (cc chng t gc) : chng t thanh ton qua bu in; giy bo n; c ca ngn hng; sc; s ph ngn hng; d liu v th trng chng khon; d liu v u t, li sut; cc h s d n u t ca doanh nghip.

138 | P a g e

* D liu u ra (bo co): thng tin trn bo co ti chnh; d ton v tin; bo co u t; bo co v cc khon n v li; t sut ti chnh; bo co k hoch ti chnh hin i. 4.3.3.2. Mc tiu ca chu trnh ti chnh Qu trnh ti chnh cha ng rt nhiu mc tiu bao gm qun l tin hiu qu, ti thiu ho chi ph s dng vn, ti a ho thu nhp t u t, lp d ton v tin. Qun l hiu qu v tin i hi phi thu hi cc khon tin cng nhanh cng tt, s dng tin ht sc cn thn v c hiu qu. thu tin nhanh chng, h thng thng tin k ton ca n v c th cung cp thng tin hu ch v iu khon thanh ton cc ho n ca khch hng. Mt trong nhng cng c h tr vic thanh ton l h thng lock box, cng c ny gip doanh nghip kt ni vi ngn hng, ngn hng c trch nhim thu hi cc khon n ca doanh nghip v bo li cho doanh nghip bng h thng in t hay giy bo c cho n v. u im ca h thng ny l ngn hng s theo st cc khon cng n ca doanh nghip v gi th cho khch hng ca doanh nghip hi thc thanh ton. Thanh ton chuyn tin in t l mt cch thc qun l tin. Khi s dng kiu thanh ton ny n v khng cn vit cc chng t thanh ton. Vic chuyn khon s c thc hin bng cch chuyn khon t my tnh. Rt nhiu doanh nghip hin nay thanh ton lng cho nhn vin bng hnh thc ny, pht lnh chuyn tin bng my tnh ra lnh cho ngn hng thanh ton thay v s dng tin mt hin nay. V mt thanh ton, mc tiu t ra l phi qun l tin mt cch hiu qu, tin c cn i khng qu d, v cc khon tin nhn ri phi c u t mt cch thng minh nht. Mt s nh qun l trong doanh nghip ln thng u t ccc khon tin tha v ngn hn nhanh chng rt c khi cn thit. Ti thiu ha chi ph s dng vn l yu cu quan trng bt buc nh qun l phi suy xt cn vay bao nhiu v cn pht hnh chng khon ra cng chng l bao nhiu. Cc ngun vn vay thng phi tr li, cc khon ti chnh c c bng cch pht hnh c phiu th cng ty phi tr c tc cho c ng. Gim c ti chnh ca cc doanh nghip thng s dng h thng hoch nh ti chnh hin i gip tnh ton, tm ra s cn i gia cc ngun ti chnh sao cho chi ph s dng vn l thp nht v hiu qu nht trong cc chin lc kinh doanh. Trong h thng ny s cung cp thng 139 | P a g e

tin t nhng tnh ton phc tp so snh, xem xt t trng vay, pht hnh c phiu hay cch huy ng khc. Mc tiu cui cng ca qu trnh ti chnh l lp d ton v lu chuyn tin. Cc khon thu c t vic bn hng cho cc dng thu d ton, cn cc khon phi tr v mua vt liu, tin lng s to ra cc dng chi d n. D ton tin s tnh ton nu thiu ht cc khon tin trong cc khon thi gian no v cn huy ng ra sao, nu khon tin tha theo d on c th u t vo u c li nht. 4.4.3.3. D liu u vo ca chu trnh ti chnh C rt nhiu d liu u vo bt u t bn ngoi n v nh: chng t thanh ton qua bu in; giy bo n; c ca ngn hng; sc; s ph ngn hng; d liu v th trng chng khon; d liu v u t, li sut ti chnh Ngn hng s giy bo c, giy bo n cho n v. Giy bo c c ngn hng gi cho n v khi tin ti khon ca n v tng ln, v gi giy bo N xc nh rng ngn hng thanh ton cho n v. Trong mt s trng hp ngn hng t chi vic thanh ton mt s khon sc ca n v, cui thng cc sc ny s c in vo s ph, da vo y k ton n v s i chiu gia s ph v cc s ca cng ty t tm cch tm ra nguyn nhn x l cc chnh lch. Cc khon chnh lch ny pht sinh do c mt s sc thanh ton ang c chuyn cha hch ton v ti khon ca ngn hng, khch hng thanh ton sai ti khon, hay mt s nguyn nhn khc thm ch i khi chnh lch ny l do li trong qu trnh hch ton. Do tin l ti sn c tnh thanh khon cao, nn h thng ny s gip n v kim sot v chng li vic mt cp. 4.4.3.4. D liu u ra ca chu trnh Cng ging nh cc qu trnh kinh doanh khc, chng trnh ti chnh cung cp thng tin ghi nhn vo s ci, nh k lp bo co ti chnh. V d nh doanh thu ti chnh v chi ph ti chnh, s c theo di l c c thu tin hay cha. H thng thng tin k ton s gip n v theo di bo co cng n, bo co u t. Bn cnh cung cp cc thng tin cho h thng s ci, h thng thng tin k ton s gip n v lp d ton v tin th hin cc dng tin lu chuyn trong n v. H thng thng tin k ton cn cung cp nhiu bo co lin quan n u t v huy ng ngun vn. Bo co u t th hin nhng bin ng u t trong k, c tc tr, li nhun thu c. Bo co huy ng ngun th hin cc khon n mi, cc khon n c c thanh ton trong 140 | P a g e

k. Trong cc bo co ny th hin thi hn thanh ton, li sut phi thanh ton, iu khon thanh ton, k thanh ton qun l hiu qu, mt s nh qun l cn s dng t s phn tch. Cc t sut qaun trng, t sut tun hon vn u t, t sut n trn vn ch s hus gip nh qun l ra quyt nh chin lc huy ng vn. Bo co hoch nh ti chnh hin i s c tnh ton, cung cp cc thng tin v t s phn tch. Bo co ny cng gip a ra cc la chon cch huy ng ngun cho ngn hn v di hn phc v cho k hoch hot ng ca n v. 4.4.4. Qu trnh kinh doanh ti mt s ngnh c bit Khi nim th trng c bit l khi nim ch cc th trng hay cc ngnh cng nghip cung cp cc sn phm hay dch vu ring bit. C rt nhiu n v kinh doanh thuc loi th trng ny. V d cng ty dch v k ton l cng ty chuyn cung cp v mt loi dch v chuyn bit, hay ca hng bch ho l trc thuc ngnh cng nghip bn l. Nhiu doanh nghip kinh doanh cng mt loi ngnh ngh to thnh th trng hay ngh ring bit. Hay cc cng ty ln t to cho chnh mnh mt sn phm hay dch v chuyn bit. 4.4.4.1. Nhu cu thng tin k ton chuyn bit Cc cng ty trong th trng chuyn bit cng cn nhiu thng tin k ton nh cc cng ty khc nh doanh thu, mua hng, hay cc ngun lc khc. Cc n v sn xut cng cn cc thng tin v qu trnh sn xut. Cc n v trong cc phn khc th trng chuyn bit cng cn cu trc thng tin khc. Bn cht ca hot ng kinh doanh l cn nhng thng tin iu hnh t c hiu qu v hiu nng. V h thng thng tin k ton ngy cng c chuyn bit ho, n khng ch cung cp thng tin ph hp cho t chc m cn gip t chc chim gi c v tr trong cc phn khc th trng quan trng. v d nh trong ngnh cng nghip bn l, th trng phn mm k ton phi thay i thch ng vi cc ca hng cho thu a VCD, DVD, ca hng bn th chng, hay ca hng chuyn bn hoa. Mt s n v c th i hi nhiu thng tin hn nhng phn mm c ng gi. Khi cng ngh ngy cng phc tp, h thng thng tin k ton phi nm bt c cc thng tin vi nhng cch thc mi. Hot ng kinh doanh c th s dng nhng thng tin ny lm li th cnh tranh. V d, trong nhng nm gn y h thng k ton chi 141 | P a g e

ph c h tr bi vi tnh cho nn theo di cc chi ph hiu qu hn. iu ny cho php kim sot chi ph st vi cc ngun lc v hot ng v khi nim h thng chi ph da trn mc hot ng ra i. Bn cnh vic h tr ct gim chi ph, cn gip phn b chi ph chnh xc hn, hay gip cho vic chi tit ho cc khon phi tr cho tng khch hng thay v ch l mt con s ghi tng cng. Cc cng ty cung cp dch v c th da vo h thng thng tin k ton tnh ch ph dch v theo thi gian s dng cho tng khch hng. iu ny s m bo l cc khch hng ch phi tr cc chi ph chnh xc hn, lm tng hi lng ca khch hng i vi cng ty. H thng thng tin k ton cung cp cc thng tin ti chnh v kinh t cho cc nh qun l v bn ngoi doanh nghip. Nhn chung, h thng thng tin k ton l mt cu trc thng tin ng nht, c th cung cp thng tin cho cc nh u t, cc ch n, trong vic lp bo co ti chnh, bn cnh h thng thng tin k ton cn gip h tr thng tin cho nhng n v trong th trng chuyn bit. V d trong ngnh cng nghip bn l, cc mt hng s c theo di ngay, h thng s theo di thng tin ngay khi n pht sinh bng cc sn phm c dn cc m vch, khi bn chng c a qua my qut cc nghip v nh doanh thu, gi vn hng tn kho s c ghi nhn ngay khi pht sinh. Cc th khuyn mi khi c a vo my qut s ghi nhn ngay nghip v lm gim doanh thu. Cc thng tin k ton cung cp cho nh qun l thng t c dng thng tin chun ho, v nguyn tc k ton c chp nhn chung thit lp cc thng tin trn bo co qun tr. Do h thng thng tin k ton s thu thp v cung cp cc thng tin yu cu ra quyt nh qun l. V d trong ngnh bn l th doanh thu v chi ph l thng tin rt cn thit a ra quyt nh mua t nh cung cp no. Cn i vi ngnh xy dng th nh qun l cn cc thng tin v chi ph phc v cho vic u thu cc d n, h cng cn cc thng tin v chi ph thc t so snh vi chi ph d tnh trong thit k nhm tnh c li nhun mc tiu. 4.4.4.2. Mt s v d v h thng thng tin k ton cho ngnh cng nghip chuyn bit Cc n v hot ng trong thng tin chuyn bit cn h tr h thng thng tin k ton c th l: cc dch v chuyn mn ho, t chc phi li nhun, chm sc sc khe, bn l, xy dng, hnh chnh s nghip, ngn hng hay dch v ti chnh, bnh vin.

142 | P a g e

Trong phn ny s ly v d mt s t chc hot ng chuyn bit i hi cc yu cu thng tin t h thng thng tin k ton. 1. T chc dch v chuyn mn ho L cc cng ty c thnh lp cung cp mt dch v c bit cho khch hng, cc dng dch v c bit c coi l chuyn mn ho l v cc nhn vin cung cp c o to c bit. V d cc cng ty dch v k ton, kin trc s, lut s, t vn tm l... So snh vi nhng cng ty cung cp hng ho hu hnh (v d nh cng ty sn xut t) th cc cng ty cung cp dch v chuyn bit c nhng im khc bit c trng nh sau: (1) khng c hng ho tn kho, (2) nhn mnh tnh chuyn nghip ca nhn vin, (3) rt kh nh gi v s lng v cht lng ca dch v cung cp, (4) l quy m nh. Cho d c nhng c tnh ring nhng cc cng ty ny thng c nhng th trng ring, v d nhng cng cc cng ty t vn k ton thng c hng trm i tc v cc vn phng trn th gii (KPMG, Ernst & Young). Do c tnh khng c hng tn kho cho nn h thng AIS khng c yu cu theo di hng tn kho. V h thng ERP hay JIT s khng thch hp cho cc n v khng sn xut hay kinh doanh sn phm hu hnh. Nhng li cn nhng thng tin v thi gian phc v ca cc nhn vin tnh chi ph v in ho n cho khc hng. Thi gian phc v v in ho n s c tnh cng lc cho h thng chi ph gi thnh theo tng cng vic. Thi gian s c ghi nhn cho tng khch hng v tng nhn vin thc hin. Hai d liu u ra chnh ca qu trnh chnh l: (1) ho n chi tit cho tng khch hng, (2) ghi nhn thi gian lm vic ca tng nhn vin. V d nh, ho n in cho khch hng s th hin chi tit cc gi nhn vin cng ty lm vic v s tin phi tr. V d nh khch hng ca cng ty kim ton phi tr tin cho tr l kim ton vin, kim ton vin, hay partner trong thi gian kim ton. Ngai cc thi gian lm vic c tnh lng, h thng AIS cn tnh cc chi ph khc trn ho n, cc chi ph ny bao gm cc cuc gi, th, fax, bn copy, hay chi ph h tr nhn vin. Gi lm vic l thng tin rt quan trng trong cc cng ty cung cp dch v. V d, trong cc cng ty lut, cc nhn vin mi thng c cc sc p rt ln v vic ghi nhn thi gian lm vic. Cc gi lm vic ca nhn vin thng tnh vo chi ph thanh ton cho khch hng. Nhng thi gian khng c tnh chi ph nh thi gian hun luyn, tip th, nghin cu. Mc d cc hot ng trn l cn thit, nhng li khng lin quan 143 | P a g e

trc tip n doanh thu ca cng ty lut, do to li nhun ch l nhng thi gian lm vic cho khch hng. H thng theo di thi gian cn theo di chi tit thi gian cho tng nhn vin theo nhiu cch. Cc ghi nhn thi gian c th thay i theo tng cng ty. Mt s cng ty tnh n v thi gian khong mi lm pht mt ln. Mt s cng ty lut li tnh khong thi gian lm vic l su mi pht mt ln, v thi gian l tin phi thanh ton nn phi ghi nhn chi tit v chnh xc. Bn cht c th v hot ng ca mi cng ty s quyt nh n nhu cu thng tin. i vi cng ty t vn lut th h thng k ton cung cp cc c s d liu v khch hng hin thi nhm trnh nhng xung t v li ch vi khch hng. Cn i vi doanh nghip thit k xy dng, h thng k ton c s dng cung cp cc thng tin v chi ph c tnh u thu. Nh vy, dng kinh doanh c th ca n v s quyt nh n nhu cu thng tin ca cng ty . 2. Cc t chc phi li nhun Cc t chc phi li nhun hot ng khong v mc ch li nhun s tn ti ca cc t chc ny nhm cung cp cc dch v bo v hay cng lp, bo tng, nh th, n v hnh chnh s nghip. Cc c tnh ring ca t chc phi li nhun l hot ng da trn nhn vin chuyn nghip v tnh nguyn vin, khng b tc ng bi th trng, i khi phc v cho mc ch chnh tr. Cng nh cc cng ty hot ng trn th trng chuyn bit, cc t chc phi li nhun cng cn h thng k ton ghi nhn nhng thng tin c th. V d nh ghi nhn s sinh vin ang theo hc trong trng i hc, th hng hc lc, tnh hnh sc kho hay nhng thng tin c th khc i hi ca b gio dc. Hay i vi t chc tn gio cng cn theo di v s ngi tham gia v cc khon ong gp t nguyn. Hay i vi cc c quan hnh chnh s nghip ca Nh nc (mt dng t chc phi li nhun quy m ln) cng cn theo di cc ti sn c giao v khu hao chng nh th no. Nhn chung, nu thiu i mc ch li nhun cng nh hng n nhu cu thng tin ca h thng thng tin k ton. Cc chun mc k ton cng t hng dn cc thng tin c t chc bo co cho bn ngoi nh th no. Tuy nhin, cc bo co phc v cho nhu cu ni b li tp trung vo cc qu ca n v hn l cc khon thu nhp. H thng thng tin k ton theo di cc qu n v tp trung vo vic phn phi cc ngun ti chnh nh th no t c mc tiu ca t chc t ra. Vic s dng cc qu 144 | P a g e

cng c gii hn theo mc ch hot ng (v d nh qu c quyn gp trao hc bng cho sinh vin). trnh c nhng khc bit khi bo co cho ni b v bo co bn ngoi, h thng thng tin k ton c thit k sao cho c th dung ho c s khc nhau ca cc mc ch thng tin v cu trc t chc thng tin. Mc d cc t chc phi li nhn khng s dng thc o v li nhun nh gi hot ng, v hot ng trong mi trng khng cnh tranh nh cc t chc doanh nghip v li nhun, do thit lp cc c cu v nh gi hot ng c ra. H thng thng tin k ton thng tp trung vo cc hot ng theo k hoch, nh qun l c th nh gi hiu qa hot ng. Nhiu c quan hnh chnh s nghip thu cc chuyn gia thit lp cc d n bo gm d n hot ng, hot ng trong tng lai v cc thc o nh gi khi so snh vi hot ng thc t. Mt trong nhng kh khn ca cc t chc phi li nhun l thiu thc o v tin t nh gi, khc phc cc nh qun l thng a ra thc o nh gi qu trnh hot ng b sung nh gi (thc o phi tin t). V d trong n v cng an, thc o qu trnh l s lng cc v bt gi, gim t l ti c, trong trng i hc th thc o qu trnh l s sinh vin tt nghip hng nm. Bi tp: Bi 1: cng ty Kim Lan l mt cng ty chuyn bn cc loi g dng cho gia nh v cho xy dng, cng ty c cc th tc bn hng nh sau: 1. Khch hng m t vi mt nhn vin bn hng v kch c v s lng cc tm g cn mua 2. Nhn vin bn hng ghi chp li cc m t mt hng vo mt phiu bn hng, tnh tng tin v thu tin khch hng. 3. Th kho ly g t trong kho v chuyn ln xe ca khch hng. Nu khi lng hng l ln v nu khch hng yu cu, cng ty s vn chuyn h s hng ny. Yu cu: Nu v gii thch mt s vn cn phi quan tm trong vic thit k v s dng chng t bn hng to thun li cho cng ty Kim Lan kim sot hng tn kho v tin thu t bn hng. Bi gii Vn Gii thch Phiu bn hng phi ghi m s hng ho V c nhiu mt hng c qui cch, mu thay v ghi chp cc m t mt hng sc, cht liu... rt ging nhau Phiu bn hng phi thm 1 lin v lin ny dng 1 nhn vin khc thu tin 145 | P a g e Va lp phiu va thu tin c kh nng nhn vin thu tin s ly i s tin v lp

li phiu khc che du hnh vi ly trm Phiu bn hng phi c nh s trc Nu khng nh s trc, phiu bn v kim sot lin lu trong s phiu bn hng c th b nh cp ly hng mt hng cch hp l Phiu bn hng phi thm 1 lin na sau Nu khng s c th dn n vic giao khi thu tin, nhn vin thu tin s hng cho khch cha thanh ton tin chuyn phiu ny sang kho, lm c s hng xut hng Phiu bn hng chuyn sang kho nn c 2 lin, lin 1 cho nhn vin kho ng kin v 1 cho nhn vin giao hng Phiu bn hng cn c thm phn xc nhn nhn hng ca khch hng Trng hp hng giao cho khch, phiu cho ngi giao hng ngoi mc ch i chiu vi phiu ca khch hng cn dng xut trnh cho cc c quan chc nng V phiu bn hng va thu tin va l phiu giao hng.

Bi 2: Cng ty Ngha Pht c ba nhn vin ti vn phng. H phi thc hin nhng chc nng sau: 1. Ghi s tng hp 2. Ghi s chi tit ti khon phi tra ngi bn 3. Ghi s chi tit ti khon phi thu ca khch 4. Lp sc thanh ton cho ngi bn trnh k 5.Ghi nht k chi tin 6. Ghi nhn hng bn b tr li gim gi hng bn 7. i chiu s ph ngn hng 8. Nhn v np tin cng n khch hng thu c vo ngn hng Yu cu: a. Lit k 4 cp chc nng khng c thc hin bi cng mt nhn vin. b. Hy ch ra mt cch sp xp cng vic ph hp nht. Gi s thi gian thc hin cng vic i chiu s ph ngn hng, ghi nhn hng bn b tr li v gim gi hng bn l khng ng k, cc chc nng khc u tn thi gian nh nhau. Cc nhn vin u c th m nhn cc cng vic trn v nng lc ca h l tng ng. Bi gii: a. 1 v 2 (nguyn tc tch bit k ton chi tit v k ton tng hp) 146 | P a g e

1 v 3 (nguyn tc tch bit ghi chp v gi ti sn) 2 v 8 (nguyn tc tch bit ghi chp v gi ti sn) 1 v 5 (nguyn tc tch bit k ton chi tit v k ton tng hp). b. A 1 4 7 B 2 3 6 C 5 8

Bi 3: Cng ty Hong Thanh l mt cng ty sn xut c quy m nh TP.HCM. Cng ty c mt nh my v 50 cng nhn sn xut. Cc cng nhn c tr lng theo tun. Mt tun mt ln, cc qun c cc phn xng trong nh my gi cho nhn vin tnh lng cc chng t sau: - Bng chm cng c qun c phn xng k - Danh sch cng nhn c tuyn dng v sa thi bi qun c phn xng. Nhn vin tnh lng i chiu bng chm cng vi cc th thi gian sau k sc thanh ton lng. Cc t sc c cho vo phong b v gi cho qun c phn xng. Qun c sau gi n tng cng nhn. Yu cu: Ch ra nhng yu km trong kim sot ni b i vi h thng tin lng cng ty ny. Cn khc phc nhng yu km nh th no? Yu km Khc phc Cng nhn c tuyn dng, sa thi, +Tuyn dng v sa thi cng nhn nn chm cng v nhn tin lng ch do do 1 b phn khc thc hin. qun c phn xng thc hin + Tin lng cng nhn khng a qua trung gian qun c phn xng Nhn vin tnh lng k sc thanh ton Tch bit ngi tnh lng v ngi k lng sc thanh ton lng. Bi 4: Cng ty Thch Tho c vt liu ln l cc linh kin in t c trong cc kho c kho bo v. Kho c 1 ngi trng kho v 4 nhn vin. Vt liu s c xut kho theo giy vit tay hoc lnh ming ca cc qun c phn xng. Do khng c ghi nhn thng xuyn cc nghip v nhp xut kho nn hng thng cc nhn vin kho phi c th tc kim k xc nh s tn kho. Sau trng b phn xut kho i chiu s 147 | P a g e

lng vi mc b sung hng tn kho xc nh trc. Nu thp hn, ngi ny s lp 1 phiu ngh vt liu gi cho k ton chi tit phi tr ngi bn. K ton s lp n t hng ghi s lng t hng v gi n nh cung cp. Khi vt liu v kho, nhn vin kho s nhn hng, xc nh chng loi, s lng v i chiu vi giy giao hng ca ngi bn. Cc ho n ca ngi bn c lu tr kho theo ngy, nh l bo co nhn hng. Yu cu: cho bit cc yu km v kim sot ni b v a ra cc kin ngh ci tin cn thit v mua hng, nhn hng, lu kho v xut vt liu. Yu km Khc phc Vt liu c xut kho theo giy vit Phi c chng t k xc nhn ca qun tay hoc lnh ming ca cc qun c c phn xng phn xng Khng ghi nhn thng xuyn cc Ghi s ngay sau khi thc hin nghip v nghip v nhp xut kho nhp/ xut Nhn vin kho phi c th tc xc Phi tin hnh kim k s tn kho hng nh s tn kho thng, c chng kin ca kim ton vin K ton lp n hng v gi n nh Tch bit chc nng t hng khi chc cung cp nng theo di thanh ton Khi vt liu v kho, nhn vin kho s Nhn vin kho phi i chiu thm vi nhn hng, xc nh chng loi, s n t hng lng v i chiu vi giy giao hng ca ngi bn Ho n ca ngi bn c lu tr Ho n ca ngi bn khng thay th kho theo ngy, nh l bo co nhn bo co nhn hng v khng lu ti kho hng Bi 6: Trong cc th tc kim sot sau y, hay phn bit th tc kim sot no l th tc (1) kim sot ngn nga, (2) th tc kim sot pht hin, (3) kim sot sa sai: a. Hon i lun phin cng vic ca nhn vin b. M h s theo di chi tit cho tng ho n bn hng ti khon phi thu cho tng khch hng. c. Phc hi cc h hng ca d liu d. Phn cng phn nhim mt cch y i vi cc nhn vin ph trch mi b phn k ton 148 | P a g e

e. Kim k hng tn kho v x l chnh lch gia s k ton v s thc t khi kim k f. Kim tra cn thn qu trnh lm vic cng nh chng ch bng cp ca cc ng vin np h s xin vic vo cng ty. g. i chiu s ph ngn hng h. Chng t c lp lm nhiu lin v lu nhiu b phn khc nhau i. Vn hnh chng trnh ghi nhn tt c cc hot ng ca h iu hnh v ca tng my tnh ang c s dng. Bi gii: Th tc a c e g i b h d f Dng 1,2 3 2,3 2,3 2,3 1 1,2 1 1,2

Bi 6: Th tc kim sot chung no l hu hiu trong vic ngn nga v pht hin nhng gian ln hay sai st sau: a. Nhn vin bn hng thu 500.000 t tin bn hng cho khch v b ti tiu xi b. Lc na m, th kho ly hng trong kho v chuyn v nh. Khi hng trong kho tr nn thiu ht mt cch r rng, nhn vin ny li cho b phn nhn hng l khng giao hng v kho. c. Mt nhn vin trong b phn nhn s lp ra mt nhn vin ma, khi sc lng c nhn t th qu, nhn vin ny ly t sc v n ngn hng rt tin. d. Mt bt ton iu chnh c gi tr ln, bt ton ny c lin quan n tin, ti khon phi thu v hng tn kho e. Nhn vin k ton phi tr lp v trnh ln mt ho n mua hng t mt nh cung cp gi mo, thc ra l m ca nhn vin ny, sau vic sc thanh ton v gi v a ch ca m anh ta 149 | P a g e

f. Mt s nhn vin khai khng gi lm vic khi ghi vo th nhn thm tin lm vic ngoi gi Gian ln a Gim st Ngn chn Pht hin i chiu tng tin thu vi bo co thu tin ca my tnh tin vo cui mi ca Kim k; i chiu chng t nhn hng vi phiu nhp kho

b c d

Bo v gim st cng

Kim tra danh sch nhn vin im danh, kim din nhn vin vi trng cc cn b ph trch Mi iu chnh trn s phi c bin bn/ chng t c k duyt ca k ton trng/ trng phng ti v... Kim tra cc chng t lin quan n cc bt ton iu chnh c gi tr ln. i chiu s ti khon tin vi s qu, TK hng tn kho vi th kho v TK phi thu ca khch vi bn i chiu cng n.

Bt kim nhim k ton phi tr Kim sot ho n: Phi c n vit v gi sc thanh ton t hng. Sc phi kim tra chng t nhp kho, n hng Thng t chnh sch, th thi Kim tra th thi gian vi tng s gian phi c k duyt ca gi trong th thi gian cng vic. trng b phn

Bi 7: Trong mi trng tin hc ho, th tc kim sot ng dng no l hu hiu ngn chn, gim thiu, hay pht hin nhng sai phm sau: a. Nhn vin k ton tin lng khi nhp vo thi gian lm vic trong tun ca mt cng nhn vo trong phn mm, thay v nhp 49 h nhp l 94 h b. Nhn vin bn hng nhp sai m hng khi lp lnh bn hng cho mt n t hng c. K ton nhp nhp sai k t r thay v nhp s 4 trn mt nhp liu khi khai bo khch hng mi. d. Nhn vin bn hng t my tnh c nhn truy nhp vo mng LAN ca cng ty, truy cp vo my ch c cha cc d liu v tin lng v in ra danh sch lng ca cc nhn vin. e. Nhn vin k ton v tnh nhp s 820015 thnh 820510 150 | P a g e

f. Mt lnh bn hng c m ho vi m ca mt khch hng khng c thc. Li ny ch c pht hin trong qu trnh cp nht d liu, chng trnh khng tm c mt tp tin chnh no ph hp vi d liu c cp nht. g. K ton ghi n 50 triu vo ti khon ti sn c nh nhng qun nhp vo s hiu ti khon v s pht sinh bn c. h. Trong qu trnh cp nht tp tin hng tn kho, mt nghip v bn hng vi s lng b nhp sai lm cho s d hng tn kho b m i. vo ngy 07/09/2009.nhn vin k ton lp mt ho n ghi ngy 07/02/2007, ho n ny c gi n b phn x l d liu. Bi gii: Sai phm a b c d e f g h i Th tc kim sot Kim tra gii hn d liu ca trng Gi cng Gi tr mc nh cho m hng (chn thay v nhp)+ Kim tra tnh c thc Kim tra kiu d liu Kim tra quyn truy cp h thng Kim tra s tng Kim tra tnh ton vn+ tnh c thc Kim tra tnh y Kim tra s tng Kim tra tnh c thc

Bi 8. Trong mt cuc kim ton gn y, cng ty ABC tm ra mt vn kh nghim trng lin quan n h thng kim sot ni b. Thit hai c tnh t vn ny l 100.000.000 vi ri ro l 5%. C hai th tc kim sot c ngh hn ch ri ro. Th tc A c chi ph l 20.000.000 c th gim ri ro xung cn 2%. Th tc B c chi ph l 30.000.000 c th gim ri ro xung cn 1%. Nu p dng c hai th tc A v B cng lc ri ro gim xung cn 1%. Yu cu: Tnh thit hi nu ch p dng th tc A, p dng th tc B, p dng c hai th tc. Cng ty s la chn nh th no? Bi gii: Thit hi khi ri ro 1%: 100.000.000 : 5 = 20.000.000 -Nu p dng th tc A th mt 2000.000 chi ph. 151 | P a g e

Ri ro s gim xung cn 2%: Ri ro k vng s l: 20.000.000 x2 = 40.000.000 Khi doanh nghip s mt mt khon: 20.000.000 + 40.000.000 = 60.000.000 -Nu p dng th tc B th mt 30.000.000 ri ro s gim xung cn 1%. Ri ro k vng s l: 20.000.000 x 1% = 20.000.000 Doanh nghip s mt mt khon: 20.000.000 + 30.000.000 = 50.000.000 - Nu p dng c 2 th tc doanh nghip s mt mt khon l 50.000.000 v ri ro k vng s l: 20.000.000 x 0,1 = 2.000.000 Doanh nghip s mt mt khon l: 2.000.000 + 5.000.000 = 52.000.000 Vy doanh nghip nn p dng bin php kim sot B. Bi tp chng 2. Bi tp 1: Cc th tc trong mt h thng k ton chi ph c x l th cng cng ty sn xut Lan Anh c m t nh sau. Mt phiu yu cu dch v c b phn sn xut lp lm hai lin. Lin th 2 c chuyn n b phn sa cha v bo tr, lin th 1 lu ti b phn sn xut. Ti b phn sa cha v bo tr, lin th 2 ca phiu yu cu dch v c s dng lp th cng phiu yu cu cng vic gm 4 lin. Lin th 4 ca phiu yu cu cng vic c chuyn sang cho b phn sn xut sau ny lm c s i chiu. Lin th 3 c lu ti b phn sa cha v bo tr cng vi lin 2 ca phiu yu cu dch v. Nhn vin b phn ny ghi chp th cng s lng nguyn vt liu v dng c xut dng cng nh thi gian lao ng cn thit ln lin th 2 v th 1 ca phiu yu cu cng vic. Khi phiu yu cu cng vic c hon tt, lin th 1 c lu ti b phn sa cha v bo tr, lin th 2 c gi n b phn k ton. Nhn vin phng k ton hon tt vic ghi nhn chi ph chi tit trong lin th 2 ca phiu yu cu cng vic v sau lp mt bo co tng hp cc yu cu dch v gm 3 lin. Lin th 1 c chuyn sang b phn sn xut, lin th 2 c chuyn n b phn sa cha v bo tr. Lin th 3 c lu ti b phn k ton. Yu cu: V lu chng t m t cc th tc nu. Bi tp 3: Cng ty K Tin s dng h thng th cng x l n t hng ca khch hng. Lnh bn hng (3 lin) c lp bi b phn bn hng v chuyn sang phng k ton. Ti phng k ton, ho n (3 lin) v phiu xut kho (4 lin) c lp th cng trn c s lnh bn hng. Mt lin ca lnh bn hng, ho n v phiu xut kho c chuyn sang b phn bn hng. Mt lin ca lnh bn hng c nh km vi hai lin ca phiu xut kho v sau c chuyn n b phn giao hng. Mt lin ca ho 152 | P a g e

n c giao cho khch hng. Cc chng t cn li c nh km vi nhau v lu ti phng k ton theo s n t hng. Yu cu: V lu chng t cho cc th tc trn Bi tp 4: Nghip v thu tin khch hng cng ty Hfone c qun l nh sau: Nhn vin nhn th thanh ton m b th, i chiu v tch ring cc sc thanh ton v giy bo tr tin, ri lp bng k tng hp tin thu (2 lin) t cc khon chuyn tr ca khch hng. Cc chng t ny c gi n phng qu. Ti y, th qu cn c vo cc sc lp giy np tin gm 2 lin. Lin th 1 ca giy np tin v cc sc thanh ton c chuyn np vo ngn hng. Lin th 2 ca giy np tin c i chiu vi lin th 1 ca bng k tng hp tin thu km vi nhau v c lu ti phng th qy, sp xp theo ngy np tin. Lin th 2 ca bng k tng hp tin thu c chuyn n b phn k ton tng hp ghi vo s chi tit ti khon phi thu ca khch hng. Cc giy bo tr tin c lu ti b phn k ton phi thu theo m s khch hng. Yu cu: v lu chng t cho cc th tc trn Bi 5 Cng ty sn xut bnh ko Mnh Cng c nhiu phn xng. Phn xng lp cc phiu yu cu nguyn vt liu (4 lin) v chuyn sang b phn qun l phn xng ph duyt. Sau khi chuyn sang b phn qun l phn xng ph duyt. Sau khi c duyt, cc phiu yu cu nguyn vt liu c chuyn n kho. Ti kho, cc phiu yu cu nguyn vt liu c k bi th kho. Nhn vin ny gi lin th 1 ca phiu yu cu nguyn liu cng vi nguyn vt liu n cc phn xng. Lin th 2 ca phiu yu cu nguyn vt liu c chuyn n qun l phn xng. Lin th 4 c chuyn n b phn k ton chi ph. Lin th 3 c s dng ghi nhn lng nguyn vt liu xut dng vo cc th kho, sau chng c lu ti kho theo s th t. Yu cu: V lu chng t cho cc th tc trn. Bi 6: Cng ty Kim Hng s dng h thng th cng x l n t hng ca khch hng. Lnh bn hng (3 lin) c lp bi b phn bn hng v chuyn sang b phn tn dng xt duyt. Lnh bn hng sau khi xt duyt c chuyn cho phng k ton lp ho n (3 lin) v phiu xut kho (4 lin). Mt lin ca lnh bn hng c gi cho khch hng hi bo. K ton ghi nhn doanh thu v s phi thu chi tit cho khch hng. B phn ghi s ci cp nht s tng hp trn cc s nht k ln s tng hp. Yu cu: Lp s dng d liu cho h thng trn.

153 | P a g e