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TEMA4.GESTIONDELAPLANIFICACIN UTILIZANDOSOFTWAREINFORMATICO UTILIZANDO SOFTWARE INFORMATICO

EJEMPLOUSODELMICROSOFTPROJECT.

INTRODUCCINALMSPROJECT
PROCESODEPLANIFICACINDEPROYECTOS.RUTACRITICA.DIAGRAMADE PROCESO DE PLANIFICACIN DE PROYECTOS RUTA CRITICA DIAGRAMA DE GANTT RECURSOS.PERSONAL,EQUIPAMIENTO COSTOS. SEGUIMIENTODELPROGRESODELPROYECTO

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ADMINISTRACINDEPROYECTOS
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Laadministracindeproyectosessimplementelaplanificacin,organizaciny L d i i t i d t i l t l l ifi i i i administracindetareasyrecursosnecesariosparallevaracabounobjetivo definido,normalmenteconlimitacindetiempoycostos.Unplanpuedesertansimple comoescribirenunblocdenotasunalistadetareasconsusfechasprevistasde como escribir en un bloc de notas una lista de tareas con sus fechas previstas de comienzoyfin.Unplancomplejo,porotrolado,puedeconstardemilesdetareasy recursos,ydeunpresupuestodemillones. Normalmente,laadministracindeproyectosestcompuestaportresfases: Planificacindelproyectoycreacindeunaprogramacin Adaptacinaloscambios Comunicacindelainformacindelproyecto

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INTRODUCCINALMSPROJECT
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EstetemasehaconfeccionadoenbasealMicrosoftProject,unaaplicacinde Este tema se ha confeccionado en base al Microsoft Project una aplicacin de Microsoftqueayudaalusuarioacrearplanesdeproyectos, comunicarlosaotros usuariosyadaptarsealoscambiosamedidaquestossevanproduciendo.Esun sistemadeplanificacindeproyectosverstilyfcildeutilizar. sistema de planificacin de proyectos verstil y fcil de utilizar. Enestetemaseaprendeacrearunaplanificacindeproyectoutilizandolospasos correspondientesacadaplanificacinqueseacreada: p p q Laintroduccindetareasyduraciones. Laorganizacindelalistadetareasenunaestructuradeesquema. Lavinculacindetareasyelajustederelacionesentrelasmismas. Laintroduccinyasignacinderecursos. Lacomprobacinyelformatodelainformacin. Laimpresindelaprogramacin. Paralaprogramacindeunproyectosedeberplanificarlastareasdelmismo,tiempo estimadodeduracindelasmismas,lasrelacionesdetiempoylosrecursosquese i d d d i d l i l l i d i l utilizarnparacompletarelproyecto.

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INTRODUCCINALMSPROJECT
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Paracrearunnuevoproyecto: Para crear un nuevo proyecto: 1 HagadobleclicenelconoMicrosoftProject. 2 EnelcuadrodedilogoMicrosoftProject,haga clicenelbotn Comenzarunnuevoproyecto . clic en el botn Comenzar un nuevo proyecto. 3 Aceptar. 4 EnelmenArchivo,elijaPropiedades. 5 Rellenarlosdatosnecesarios. 6 ElijaAceptar.

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INTRODUCCINALMSPROJECT
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Paraintroducirinformacindelproyecto: Para introducir informacin del proyecto: 1 Enelmenu Proyecto. 2 Informacindelproyecto. 3 Establecerlafechadecomienzoolafechadefin 3 Establecer la fecha de comienzo o la fecha de fin 4 Establecerelcalendario 5ElijaAceptar.

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INTRODUCCINALMSPROJECT
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Paraintroducirtareas: Para introducir tareas: 1 Enelmenu VerseseleccionalavistaDiagrama deGantt. 2 conlatecla ins o menu insertar o clickeando 2 con la tecla insomenu insertaroclickeando enunafiladetareas m h d s mss minutos horas dias semanas mes

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INTRODUCCINALMSPROJECT
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Paraajustarlaescalatemporal Para ajustar la escala temporal (vistadeGantt): 1 Enelmenu Formatose seleccionalaopcin Escala selecciona la opcin Escala temporal. 2 Seintroducenlosdatos p paraelnivel superior,intermedioe inferior,ascomolasopciones devistadelperiodono laborable.

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INTRODUCCINALMSPROJECT
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Cambioydefinicindel Cambio y definicin del calendariolaboral: 1 Enelmenu Herramientas seseleccionalaopcin se selecciona la opcin Cambiarcalendariolaboral. 2 Seintroducenlosdatos p paraelnuevocalendario.

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DIAGRAMADEGANTT
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Enundesarrolloindependientedesistemasdeadministracindeproyectos,HenryL. Ganttdesarrollunmododerepresentargrficamentelasactividadesalolargodeuna escaladetiempo. ElgrficodeGanttcubrelasdistintasfuncionesdelaprogramacin:asignacinderecursos ydeterminacindelasecuenciaycronologa.Apesardesusencillezconstituyeunodelos mtodosdeprogramacinmscompletosy,sinduda,elmsusado.Elgrficose t d d i l t i d d l d El fi confeccionaadosescalas:enlahorizontalsemideeltiempo(en horas,das,semanas,etc);enlavertical,seordenanloselementosqueintervienenenla programacin:mquinas,hombres,tareas,rdenesdetrabajo,etc..Elgrfico programacin: mquinas hombres tareas rdenes de trabajo etc El grfico establece,detalforma,unarelacincronolgicaentrecadaelementoproductorotarea. Lassubdivisioneshorizontalesdelespacioenelgrficorepresentanalaveztrescosas: transcursodeunaunidaddetiempo,trabajoprogramadoparaeseintervaloytrabajo transcurso de una unidad de tiempo trabajo programado para ese intervalo y trabajo realizadoefectivamenteeneselapso.

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DIAGRAMADEGANTT
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Vinculacindetareas Conlastareasintroducidasyorganizadasenesquemas,debervincularlasensecuencia y g q paracrearrelacionesentreellasycalcularladuracindelproyecto. Comolneageneralsedebenvincularsubtareas consubtareas dentrodeungrupoyluego, vincularlastareasderesumenconotrastareasderesumen.Esposibleeliminaruna relacinentretareasencualquiermomento.

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DIAGRAMADEGANTT
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Vinculacindetareas Algunastareaspuedenrelacionarse conotrasdediferentesmaneras. Unatareaquedeba comenzarofinalizarantesdeque fi li d otrapuedacomenzarsedenomina predecesora.Latareaquedepende delcomienzoofindelaquela del omien o o fin de la q e la precedesellamasucesora.

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DIAGRAMADEGANTT
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Jerarquadetareas Esposibleordenarydesplazarlastareasparareorganizarlaprogramacin.Lasrelaciones p y p p g p g entrelassubtareas semantienen. Observarelcambiodelatarea1a90d

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DIAGRAMADEGANTT
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hito Tareadeduracinnula Tarea de duracin nula

Hitootarea repetitiva

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DIAGRAMADEGANTT
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DIAGRAMADEPERT.Mtododelarutacrtica.
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Elmtododelarutacrtica(MRC)esunmodelomatemticoquecalculaladuracintotal deunproyectobasndoseenladuracindecadatareaenparticularyensus de un proyecto basndose en la duracin de cada tarea en particular y en sus dependencias,yqueidentificaqutareassoncrticas. Durantelosaos50,laMarinadeEE.UU.desarrollelproyectodelosmisilesPolaris,un Durante los aos 50 la Marina de EE UU desarroll el proyecto de los misiles Polaris un sistemadearmamentosbasadoensubmarinos.Lockheed,elcontratistaprincipaldel proyecto,creelsistemadeprogramacinPERT(Programme evaluation andreview technique)queutilizaprobabilidadesestadsticasparacalcularlasduracionesprevistas. technique) que utiliza probabilidades estadsticas para calcular las duraciones previstas Hoyenda,undiagramaPERT(tambinllamadodiagramadered)hacereferenciaala representacingrficadelasrelacionesentretareas. Sedenominagrficoaunconjuntodepuntosllamadosnodosyaunconjuntodearcos Se denomina grfico a un conjunto de puntos llamados nodos y a un conjunto de arcos quevinculanesospuntos.Losprocesosoproyectosaprogramarserepresentanmediante estosgrficos;cadatareaessimbolizadaporunnodooporunarco.Establecidoslos tiemposquecorrespondenalastareas,elmtodobuscadeterminarlasecuenciadearcos tiempos que corresponden a las tareas el mtodo busca determinar la secuencia de arcos adyacentes(denominadacamino)que,yendodesdeelprincipioalfinaldelprocesoo proyecto,tengamayorduracin.Esteesdenominadocaminocrticoeinteresa conocerlo,puescondicionarladuracintotaldelprocesooproyecto:porello,lastareas conocerlo pues condicionar la duracin total del proceso o proyecto: por ello las tareas comprendidasenesecamino(tareascrticas)debenserlasmscontroladasyencasode desearacelerarlo,habrquecomenzarporellas.

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DIAGRAMADEPERT.Mtododelarutacrtica.
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INTRODUCCION YASIGNACIONDERECURSOS
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Antesdeasignarrecursosalastareas,puedecrearunalistaderecursosdelproyectocon elfindeahorrartiempoposteriormente.Lamismacontiene: Elnombredelrecurso,quepuedeserunapersona,unelementodelequipamientoo algunodelostiposderecursosintercambiables. El Elnmeromximodeunidadesderecursosintercambiablesdisponible. i d id d d i bi bl di ibl

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INTRODUCCION YASIGNACIONDERECURSOS
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Asignarrecursosalastareas.
Paracontrolarcuandounrecursocomienzaatrabajarenunatarea:menu ventana dividir

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VALORACIONESYCALCULOSSENCILLOS
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Consultadeloscostosdetareas.
Paraconsultarelcostodeunatarea:menu ver tabla:costo

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EVALUACIONYAJUSTEDELAPROGRAMACIN
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N 100% D Sem es tre 1, 2008 E F M A M J Sem es tre 2, 2008 J A S O N D Sem es tre 1, 2009 E F M A M J Sem es tre J

Laevaluacindelaprogramacindevarias manerasleayudaraidentificar: Larelacinentretareasylarutacrtica Eltiempodedemoraenlaprogramacin Lasdelimitacionesenlastareas L d li i i l Losrecursossobreasignados Elcostodelastareas

N 140% D Sem es tre 1, 2008 E F M A M J Sem es tre 2, 2008 J A S O N D Sem es tre 1, 2009 E F M A M J

80%

60%

40%

20%

Recurs os as ignados : Sem es tre J

50%

50%

50% Asignado:

50%

50%

Tecnico 1

Sobreasignado:

120%

100%

80%

60%

40%

20%

R ecurs os as ignados :

25%

125%

125%

100%

25%

Operario 3

Sobreasignado:

Asignado:

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EVALUACIONYAJUSTEDELAPROGRAMACIN
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Menu Herramientas Seguimientodelproyecto

Menu Proyecto Informacindeproyecto Estadistica

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IMPRESIN EINFORMES
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ConMicrosoftProjectesposibleimprimirinformacin especficadelproyectosegnlasnecesidadesde Informacingeneral,comoresmenesdelproyecto. Informacinacercadelastareas,comolosdiagramasdeGantt. Informacinacercadelrecurso,comolaprogramacindecadarecurso. I f i d l l i d d Informacinacercadeloscostos,comoelcostodelosrecursosconpresupuestos sobrepasados. Informacinacercadelseguimiento,comounalistadetareasquellevenretrasoconrespecto Informa in a er a del se imiento omo na lista de tareas q e lle en retraso on respe to alaprogramacin.

InformesVisuales Informesdetexto Capacidaddeexportacinaexcel

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IMPRESIN EINFORMES
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Informedelresumendetrabajodelosrecursos
Disponibilidadtrabajo 1000 900 800 700 Trabajo 600 500 400 300 200 100 0 Ingeniero1 Ingeniero2 Operario1 Operario2 Trabajo Operario3 Sinasignar Tecnico1 Trabajo Disponibilidadrestante Trabajoreal

Datos Tipo Recursos Disponibilidad trabajo Trabajo Disponibilidad restante Trabajo real Trabajo Ingeniero 1 880 386,4 493,6 0 Ingeniero 2 440 0 440 0 Operario 1 880 336 544 0 Operario 2 880 400 480 0 Operario 3 880 340 546 0 Sin asignar 0 0 0 0 Tecnico 1 880 200 680 0 Total Trabajo 4840 1662,4 3183,6 0 Total general 4840 1662,4 3183,6 0

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