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Record Management

Jos Pereira
Arcade Consultores

Denicin
Record Management son los procesos de la gestin documental, de documentos tanto fsicos como electrnicos, centrada en el ciclo de vida de los documentos: su creacin, almacenamiento y destruccin controlada.

Record Management busca la eciencia en la gestin documental al mismo tiempo que se cumple la legislacin en materia de conservacin y destruccin de documentos

Record Management esta diseado bajo la norma

estadounidense DOD 5015.02, aspecto que le aporta cierta


dicultad para implantarlo en otros pases

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Instalacin

Desde el Dashboard, a travs de personalizar aadimos el Dahslets conguracin de gestin de registros

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Organizacin
File Plan, es el esquema general de las colecciones de registros, sus instrucciones de transferencia, conservacin , destruccin, etc,.. Series contenedores de Categorias.

Categora mantiene la informacin de conservacin y disposicin Carpeta de registros puede abrirse o cerrarse para aceptar registros Registro Documento sometido al control de la gestin de registros denida en los espacios anteriores

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Organizacin
Serie

ej: Facturacin

Categoras

ej: Aos scales

Carpetas de Recors

ej: Proveedores

Rercord

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Series

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Categorias

Indicador Vital, nos indica si el espacio, y sus subespacios estarn sometidos a un proceso de revisin

Si el indicador vital esta activado, este campo es obligatorio

Ayuda a denir aspectos del perodo: da, mes, etc,...

Sobre las categoras es donde se aplica el calendario de disponiblidad

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Carpeta de registros

Localizacin de los registros contenidos en esta carpeta, por ejemplo puede ser una ubicacin fsica.

Este es el nico directorio que permite cargar documentos ... o referencias a documentos fsicos!

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Carpeta de registros

Los Eventos son heredados de los eventos denidos en las estapas de disponibilidad de la Categoria

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Calendario de disponibilidad
El calendario, o programa de disponibilidad es la parte clave del Records Management

Los aspectos de la disponibilidad son: Retain, Conservar CutOff, Interrumpir (un perodo) Transfer, Transferir el documento (a una ubicacin fsica) Destroy, Eliminar el documento

Todas esta funciones se ejecutan bajo unas condiciones o eventos

Aqu se dene el ciclo de vida del documento, su conservacin, disponibilidad, destruccin, etc,..

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Calendario de disponibilidad
Indica la norma por la que se rigen la reglas de dicha categora

categora !

Se aportan las instrucciones de la disponibilidad de la categora, y por tanto todos los documentos que se encuentran bajo ella

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Etapas de la disponibilidad

Cutoff, interrumpe el proceso de disponibilidad bajo una condiciones de perodos o eventos

Destroy, elimina los documentos tras cumplirse el paso uno y bajo unas condiciones.

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Fin de etapa

Destruye el contenido de la carpeta

Indica que la carpeta esta cerrada Pospone la fecha de disponibilidad

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Filing Items
En RM no slo se archivan documentos electrnicos sino que tambin referencias a documentos fsicos El proceso de subir documentos es ms amplio que en la gestin documental ya que hay que diferenciar entre documento

electrnico y documento no-electrnico

Genrico, Escaneado, PDF, Fotografa digital y pgina Web

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Declarar Registros

En un documento, hasta que su metadata no es completada y es declarado como registro, no forma de RM

Campos obligatorios (*) para poder declarar el documento como Registro

Slo aparece cuando se completa la metadata !

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Freeze Record
El acto de Congelar un registro, se reere a salvaguardarlo de la destruccin

La Accin eliminar, desaparece de las opciones.

Los registros Freeze quedan accesibles tambin desde Holds

Un ejemplo sera un documento, para el que se encuentra programada su destruccin pero ha sido requerido por una orden judicial

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Permisos

Los permisos slo se pueden aadir sobre categoras

Podemos aadir usuarios o grupos

... de slo lectura o escritura y lectura

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Bsquedas
Las bsquedas se hacen sobre etiquetas de forma que:

etiqueta:trmino

Se puede concatenar: etiqueta1:termino eitqueta2:termino usar comodines: etiqueta:mitermino*

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Acceso a la Consola
Para poder acceder a la Consolar de RM hay que aadir el usuario al grupo RM Administrator

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Custom Metadata

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Consola

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Consola

Congura la localizaciones de las transferencias

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Consola

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Crditos Texto

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Documento escrito por Jos Pereira para el curso impartido durante los das 25-30 Abril de 2011 en la Escola Galega de Administracin Pblica (EGAP) - Xunta de Galicia

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