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Jos Pereira
Arcade Consultores
Denicin
Record Management son los procesos de la gestin documental, de documentos tanto fsicos como electrnicos, centrada en el ciclo de vida de los documentos: su creacin, almacenamiento y destruccin controlada.
Record Management busca la eciencia en la gestin documental al mismo tiempo que se cumple la legislacin en materia de conservacin y destruccin de documentos
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Instalacin
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Organizacin
File Plan, es el esquema general de las colecciones de registros, sus instrucciones de transferencia, conservacin , destruccin, etc,.. Series contenedores de Categorias.
Categora mantiene la informacin de conservacin y disposicin Carpeta de registros puede abrirse o cerrarse para aceptar registros Registro Documento sometido al control de la gestin de registros denida en los espacios anteriores
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Organizacin
Serie
ej: Facturacin
Categoras
Carpetas de Recors
ej: Proveedores
Rercord
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Series
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Categorias
Indicador Vital, nos indica si el espacio, y sus subespacios estarn sometidos a un proceso de revisin
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Carpeta de registros
Localizacin de los registros contenidos en esta carpeta, por ejemplo puede ser una ubicacin fsica.
Este es el nico directorio que permite cargar documentos ... o referencias a documentos fsicos!
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Carpeta de registros
Los Eventos son heredados de los eventos denidos en las estapas de disponibilidad de la Categoria
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Calendario de disponibilidad
El calendario, o programa de disponibilidad es la parte clave del Records Management
Los aspectos de la disponibilidad son: Retain, Conservar CutOff, Interrumpir (un perodo) Transfer, Transferir el documento (a una ubicacin fsica) Destroy, Eliminar el documento
Aqu se dene el ciclo de vida del documento, su conservacin, disponibilidad, destruccin, etc,..
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Calendario de disponibilidad
Indica la norma por la que se rigen la reglas de dicha categora
categora !
Se aportan las instrucciones de la disponibilidad de la categora, y por tanto todos los documentos que se encuentran bajo ella
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Etapas de la disponibilidad
Destroy, elimina los documentos tras cumplirse el paso uno y bajo unas condiciones.
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Fin de etapa
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Filing Items
En RM no slo se archivan documentos electrnicos sino que tambin referencias a documentos fsicos El proceso de subir documentos es ms amplio que en la gestin documental ya que hay que diferenciar entre documento
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Declarar Registros
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Freeze Record
El acto de Congelar un registro, se reere a salvaguardarlo de la destruccin
Un ejemplo sera un documento, para el que se encuentra programada su destruccin pero ha sido requerido por una orden judicial
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Permisos
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Bsquedas
Las bsquedas se hacen sobre etiquetas de forma que:
etiqueta:trmino
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Acceso a la Consola
Para poder acceder a la Consolar de RM hay que aadir el usuario al grupo RM Administrator
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Custom Metadata
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Consola
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Consola
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Consola
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Crditos Texto
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Documento escrito por Jos Pereira para el curso impartido durante los das 25-30 Abril de 2011 en la Escola Galega de Administracin Pblica (EGAP) - Xunta de Galicia
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