Arcuri Gmez, M; Fischer Castilla, E; Martnez Montilla, E; Rivas Aguirre, V

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PROYECTO FINAL INTEGRACIN DE SISTEMAS - ANLISIS

1. - El Problema. Caso Estudio: Auto Repuestos Fischer C.A.

Auto Repuestos Fischer C.A., es una empresa dedicada a la venta de autopartes de todo tipo de vehculos, con dos sedes en la zona central del pas, la principal est ubicada en Santa Rita, Aragua y otra en la Av. Piar, en las afueras del centro de Guacara, Carabobo, Venezuela. Esta empresa se especializa o enfoca su mercado a la venta de repuestos a vehculos viejos (Entre Ao 1985 y 2005). La clave de su xito radica en la aplicacin de estrategias genricas como liderar en costos bajos, lo que la ha hecho crecer enormemente frente a sus competidores en los ltimos 2 aos, a tal punto que el personal encargado (3 empleados por sede) no pueden darse abasto para satisfacer las necesidades de ventas o respuestas en tiempos aceptables. En pocas palabras, el negocio vive da a da repleto de compradores y muchos se van sin poder adquirir su repuesto por el tiempo que tienen que esperar para ser atendidos. Es importante mencionar que esto no es un problema de falta de personal, ya que la bsqueda de las piezas solicitadas se hace manualmente mediante un catlogo fsico. Auto Repuestos Fischer C.A. no cuenta con mucha tecnologa, apenas poseen punto de venta para procesar los pagos de los clientes con tarjetas de dbito y una sola computadora que slo es usada para llevar un balance con Excel de ingresos y egresos diarios, semanales y mensuales. Es importante tomar en cuenta que esta empresa es propiedad de una pareja, una sede es gerenciada por la Sra. Micaela y la otra sede (principal) por el Sr. Roberto. El problema que presenta esta empresa tiene su raz en la falta de conocimientos tecnolgicos de los dueos de la misma, ya que al ser personas mayores, no se llevan muy bien con la tecnologa y desconocen las herramientas existentes hoy en da para agilizar o automatizar procesos, mucho menos tienen idea del provecho que se le puede sacar a las mismas para generar ventajas competitivas y para minimizar tiempos de atencin al cliente, generando ms ganancias y mayor fidelidad con el cliente basados en la eficiencia de atencin al mismo. Otro problema crucial del estancamiento en el que est cayendo esta empresa que haba venido surgiendo exitosamente, es la comunicacin entre las sedes, los reportes de ventas, ingresos y egresos, inventarios, en fin, todo lo referente a contabilidad y finanzas es ajustado manualmente en la casa de los dueos una vez llegan con papel y lpiz. En muchas ocasiones han tenido problemas al hacer cierres de caja al final de cada da o mes, y por la desigualdad de la informacin entre las sedes, no cuadran los resultados. Tambin estn presentando problemas con el inventario de repuestos, ya que al momento de solicitar mercanca a los proveedores existe una ruido de informacin tan grande que piden repuestos de ms o muchas veces se quedan cortos. Hay que resaltar tambin, que cuando se agota un repuesto en una de las sedes, se hace una llamada a la otra sede a ver si lo tiene disponible. Este no es el deber ser, ya que si se manejara una misma base de datos o un sistema integrado, se ahorraran estas llamadas las cuales generan ms gastos y mayor tiempo de atencin al cliente.

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Claramente se observa que esta venta de repuestos necesita con urgencia un sistema que integre sus procesos para poder llevar con exactitud el inventario de ambas sedes, el balance de ingresos, egresos, etc.

1.1 Formulacin del Problema.

De qu manera se pueden mejorar los problemas de inventario, comunicacin y tecnologa, usando como base la integracin de sistemas en el caso estudio?

2 Objetivo General.
Proponer una solucin especfica mediante la integracin de sistemas como herramienta tecnolgica y gerencial que contribuya a la mejora de la problemtica del caso estudio.

3 Objetivos Especficos.
1. Describir el reto empresarial, determinando con precisin los temas a abordarse con el uso de las tecnologas en el caso estudio. 2. Analizar la situacin actual de la empresa caso estudio as como su visin de mercado, identificando necesidades existentes. 3. Recopilar los requerimientos finales, para el diseo de la solucin recomendada. 4. Elaborar un resumen econmico de la inversin estimada para la solucin planteada en el caso estudio. 5. Evaluar riesgos o problemas que pudieran surgir durante la ejecucin de la solucin recomendada, obteniendo una clara visin de escenarios probables. 6. Describir el enfoque de implantacin de la solucin planteada, cumpliendo con la instalacin, prueba y operacin posible.

3.1 Descripcin del Reto Empresarial.

Como siempre, es preciso comenzar con una definicin acertada de lo que es un integrador de sistemas: es una persona u organizacin que combina o mezcla componentes distintos en un sistema de trabajo ligado. El integrador de sistemas es una pieza importante; haciendo una analoga con el ftbol, vendra siendo lo que es un director tcnico para sus jugadores, localiza sistemas de juegos o fallas, tiene una visin para su solucin, provee el manejo de la misma y finalmente se preocupa porque todos los elementos del sistema (jugadores) puedan trabajar entre s. En otras palabras, el integrador del sistema es un experto del know how siempre importante para darle dinmica al negocio de cualquier empresa. As mismo, debe reunir un conjunto de habilidades que se resumen no tanto en conocer cmo crear componentes para anexarlos al sistema, sino comprender todo el sistema globalmente, sabiendo como encajan todas sus partes. Como gur del trabajo en equipo, debe colaborar con los N componentes del sistema para resolver posibles conflictos, modelando procesos a travs de una visin clara, con un gran enfoque, brindando mecanismos de control y monitoreo de los procesos y

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tareas, reduciendo el manejo de papeles y documentacin y distribuyendo tareas siguiendo las reglas de los procesos de negocio. Por ejemplo, en el proceso de implantacin de una aplicacin de software, esta debe ser monitoreada y respaldada para ser efectiva, se debe buscar la solucin ms coherente y que menos riesgos presente para la institucin, y ah entra el papel del integrador el cual elige la solucin ms acorde y lgica a las necesidades presentes. El proceso de implementacin de cualquier sistema es muy delicado, ya que una mala implementacin puede llevar a condiciones peores de las pasadas. En un mundo con tanta presin por innovar y captar una cuota importante del mercado, tener un integrador de sistemas es muy importante debido a que marca, entre otras cosas, una nueva etapa o evolucin de una empresa como organizacin. Progreso va de la mano con innovacin, y la necesidad imperiosa de mejorar rendimientos o solventar fallas es universal en cualquier empresa. Los autores del presente proyecto, toman entonces el papel como integradores de sistemas y por medio de conocimientos adquiridos en la materia, adems de su experiencia profesional y acadmica en los ms de cuatro aos que tienen como estudiantes de la Universidad Tecnolgica del Centro, hacen del caso estudio un reto empresarial, determinando cules van a ser los retos a considerar con la inversin de un ERP como posible solucin a la problemtica existente. Es preciso describir los aspectos del entorno empresarial en los cuales se hace ms notoria la necesidad de un ERP, considerando el factor humano, procesos, tecnologa, el impacto del problema y la existencia del mismo. En nuestro caso estudio determinamos cuatro (4) necesidades en forma de retos empresariales:

Implementacin de tecnologa: debido a que los dueos de la empresa son personas mayores, no poseen el conocimiento y la iniciativa de obtener nuevas tecnologas de calidad, debido a sus costumbres conservadoras entre otras cosas. Durante muchos aos la empresa ha gozado de perodos de prosperidad pero en vista de su iniciativa de expandirse y formar nuevas sedes, fueron comprendiendo sus limitaciones a nivel tecnolgico haciendo ms engorrosos los procesos de la empresa como tal. Necesidad de comunicacin: con la iniciativa de expandirse, la empresa se vio en la necesidad de mantenerse en contacto con sus otras sedes, pero debido a la carencia de un sistema central de informacin, no se pueden hacer consultas sin necesidad o dependencia de comunicarse con la sede principal. Sistemas de control de inventario: debido a la ausencia de un sistema automatizado de manejo y control del inventario de la empresa, hace que las sedes tengan prdidas econmicas ligadas la falta de mercanca o la compra de ms (productos excesivos en su inventario); a su vez, cuando alguna sede se queda sin algn repuesto, es necesario llamar a la otra sede para saber si lo posee, lo cual sera ms prctico si existiera un sistema integrado que se actualice constantemente. El deseo de hacer crecer el negocio: muchas empresas quieren expandirse, por varios motivos, ya sean personales o profesionales. Pero debido a la estructura actual de la empresa as como de las herramientas con las que cuenta la limitan evitando

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que esta se expanda, por lo cual para nuestro caso estudio se evidencia la necesidad inmediata de la implementacin de un ERP que no solo mejore los procesos de la empresa sino que la potencien y que hagan de la expansin un xito.

3.2 Situacin Actual / Visin de Mercado de la Empresa.

Con el fin de estudiar y conocer ms a fondo las necesidades tecnolgicas, as como todas las caractersticas generales tanto positivas como negativas que posee Auto Repuestos Fischer C.A., ayudando a definir una mejor solucin, se aplic una matriz F.O.D.A. Cuadro N 01. Matriz F.O.D.A. ANLISIS INTERNO Fortalezas Debilidades F1. Reconocida por su D1. Elevado tiempo de lealtad. atencin al cliente. F2. Precios accesibles. D2. Errores de F3. Calidad y variedad de sincronizacin en productos. inventario. D3. Manejo descentralizado de datos. FO (Maxi-Maxi) DO (Mini-Maxi) Mejorar el proceso de Integrar procesos. venta y atencin al cliente.

MATRIZ F.O.D.A.
A N L I S I S E X T E R N O Oportunidades O1. Captacin de mayor cantidad de clientes. O2. Alta competitividad. O3. Mejor relacin con clientes y proveedores. Amenazas A1. Clientes/ proveedores insatisfechos. A2. Mercado competitivo. A3. Ley de control cambiario.

FA (Maxi-Mini) Sincronizar datos.

DA (Mini-Mini) Centralizar los datos.

Fuente: Arcuri, M.; Fischer, E.; Martnez, E; Rivas, V. (2012).

Es de importancia destacar que la definicin de la solucin no est basada en la Matriz F.O.D.A, la finalidad de la aplicacin de esta herramienta es obtener un norte hacia dnde ir, para tener ms clara la definicin de la solucin. Una vez identificadas las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del caso estudio, as como la combinacin de unas con otras generando posibles soluciones o estrategias, se obtuvieron ideas ms claras a la hora de generar la solucin.

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Ahora bien, con un conocimiento ms amplio a cerca de esta empresa, se decidi llevar a cabo una entrevista para terminar de recopilar la informacin ms exacta posible con el fin de proponer la solucin ms adecuada. Siendo la entrevista, una de las herramientas de recopilacin de informacin ms directa y eficiente, fue seleccionada para conocer cules son las necesidades a nivel tecnolgico que presenta Auto Repuestos Fischer C.A., as como la visin que tienen los dueos de dicha empresa del mercado objetivo. A continuacin, en el siguiente cuadro se enmarcan las caractersticas principales de la entrevista. Cuadro N 02. Diseo de la Entrevista Caractersticas de la Entrevista Respecto al grado de estructuracin: - No estructurada. En funcin de su ubicacin dentro del proceso: Tipo de entrevista: - De recogida inicial de informacin. En funcin de los entrevistados: - Conjuntas. Tipo de preguntas: Abiertas. Nmero de preguntas: 7. Fecha: 01/07/2012 Lugar: Auto Repuestos Fischer C.A., Santa Rita, Maracay, Aragua. Duracin: 30 minutos. Perfil del entrevistado: Propietarios de Auto Repuestos Fischer C.A (2 propietarios). Venezolanos de la tercera edad. Pretensin general: Conocer las necesidades tecnolgicas y visin de mercado de los propietarios de Auto Repuestos Fischer C.A.
Fuente: Arcuri, M.; Fischer, E.; Martnez, E; Rivas, V. (2012).

Una vez listo el diseo, se procedi a mostrar por medio del Cuadro N 3 (siguiente pgina), las 7 interrogantes, as como lo que se pretende obtener de cada una de stas. Cuadro N 03. Necesidad de Informacin de la Entrevista. Pregunta Propsito Qu entienden ustedes por panificacin de recursos empresariales? Conocen algn sistema que haga esto? Conocen ustedes de qu trata la integracin de sistema empresariales? Saber o medir el conocimiento de los propietarios sobre aspectos claves de la presente propuesta.

Nro. de Pregunta 1

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Saber o medir el conocimiento de los propietarios sobre aspectos claves de la presente propuesta. Les gustara ser la venta de Conocer las aspiraciones ms altas a repuestos ms eficiente del sector? nivel de mercado de los propietarios.

Fuente: Arcuri, M.; Fischer, E.; Martnez, E; Rivas, V. (2012).

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Nro. de Pregunta 5 6

Cuadro N 03. Necesidad de Informacin de la Entrevista (Continuacin). Pregunta Propsito Quisieran ser lderes en tiempos de atencin al cliente del sector? Qu tan importante es para ustedes el tiempo de atencin al cliente? Poseen ustedes algn tipo de necesidad tecnolgica? Cul(es)? Conocer las aspiraciones ms altas a nivel de mercado de los propietarios. Averiguar qu tanta importancia le otorgan los dueos de Auto Repuestos Fischer C.A., al tiempo de atencin al cliente. Conocer cules son las necesidades a nivel tecnolgico que creen tener los propietarios de la venta de repuestos.

Fuente: Arcuri, M.; Fischer, E.; Martnez, E; Rivas, V. (2012).

La entrevista fue aplicada a los 2 propietarios de la venta de repuestos en conjunto, usando una grabadora de audio durante la misma. Posteriormente, se reprodujo tantas veces como fue necesaria dicha grabacin para lograr una comprensin y anlisis acertado, llegando a conclusiones basadas en el conocimiento que tienen los propietarios de Auto Repuestos Fischer C.A., sobre el tema de investigacin, en la visin de mercado que poseen y por ltimo, las necesidades tecnolgicas de los dueos. Conocimiento del tema.

Luego de haber realizado la entrevista a los dos (2) propietarios de Auto Repuestos Fischer C.A., se pudo apreciar que desconocen los conceptos relacionados a la integracin de sistemas y la importancia de los mismos en una empresa. La causa principal de esta ignorancia en el tema es que estas 2 personas renen caractersticas de ciudadanos de la tercera edad, las cuales no saben manejar bien una computadora, por ende, se nota claramente que no les llama la atencin la tecnologa. Visin de mercado.

Una vez analizadas las respuestas obtenidas en cuanto a este punto, se pudo concluir que son personas con grandes aspiraciones, ya que quieren ser los ms reconocidos del sector, ser los lderes en ventas, los mas eficientes, pero con una visin de mercado reducida a lo clsico, a lo tradicional, desactualizada, debido a la misma causa del punto anterior, son personas mayores que no estn a la par con las ltimas tecnologas. Por lo tanto, no tienen un horizonte claro sobre cmo aprovecharlas. Necesidades tecnolgicas.

A pesar de tener una visin de mercado reducida, los propietarios expresaron en la entrevista que sienten la necesidad de darle una dimensin tecnolgica a la empresa de repuestos, que estn al tanto de que les hace falta un sistema que automatice todos sus procesos. Comentaron, que pierden clientes por el tiempo de atencin, por ende necesitan una solucin cuanto antes porque se estn quedan atrs frente a sus competidores.

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3.3 Requerimientos Finales / Diseo de la Solucin.

A travs del cumplimiento de los objetivos anteriores, aunado a los resultados arrojados por las encuestas, entrevistas, matriz F.O.D.A, etc., se pudo conocer exactamente cules son las necesidades tecnolgicas as como la visin de mercado del caso estudio; por tanto, existe una claridad en cuanto a la solucin que se va a proponer. Los requerimientos sealados para el caso estudio, incluyen: Mejoramiento del proceso de venta y atencin al cliente. Sincronizacin y centralizacin de datos entre sedes. Optimizar el inventario entre ambas sedes. Mejorar la comunicacin en la empresa.

Notablemente, Auto Repuestos Fischer C.A., debe integrar sus sistemas, mediante la implementacin de un ERP, para poder mejorar el proceso de venta y atencin al cliente, sincronizar los datos entre sus sedes, y centralizarlos para evitar errores de inventarios y prdidas de tiempo y dinero, mejorando implcitamente la comunicacin dentro de la empresa.
Segn el anlisis de los autores del presente proyecto, y documentndose en informacin proporcionada por la web, OpenERP representa la solucin adecuada, pues tiene ciertas caractersticas que se ajustan a la realidad del caso estudio: Libertad: OpenERP como producto no 'pertenece' a ninguno de sus distribuidores, tiene libertad para elegir al proveedor que ms le convenga segn sus necesidades. Filosofa Open: se puede contratar nicamente lo que se necesite, desde algn mdulo especfico hasta la formacin/soporte tcnico de algn mdulo oficial. Cdigo abierto: al ser software libre, se dispone del cdigo para realizar cualquier mejora sobre los mdulos ya existentes, o crear uno nuevo adaptado a las necesidades. Conectividad con otros productos: visualizacin de informes en Adobe PDF, importacin/exportacin con Microsoft Office u OpenOffice, Google Maps, Mozilla Thunderbird, Magento, Joomla, y otros muchos, con la posibilidad de conexin con casi cualquier tecnologa utilizando Jripple. Flexibilidad: OpenERP dispone de ms de 400 mdulos, muchos de ellos especficos para determinados sectores. Se puede comenzar solamente el mdulo de ventas y contabilidad, e ir integrando ms mdulos posteriormente. Gratuito: aunque resulte difcil de creer, OpenERP es un producto que no tiene coste de licencias. No se tiene que pagar dinero por usarlo en ms puestos de trabajo o renovar las costosas licencias anualmente. Ese dinero puede ser aprovechado para otras mejoras informticas o en otros departamentos.

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Multiplataforma: actualmente tiene clientes de escritorio funcionales para GNU/Linux, Mac OS X y Windows, e incluso interfaz web para poder trabajar en otros sistemas (tablets, pdas, smartphones). OpenObject: dispone de un API abierto para desarrollo rpido de aplicaciones administrativas.

3.4 Resumen Econmico.

El ERP a usar (OpenERP) es absolutamente gratuito y libre, por lo tanto encaja con el caso estudio (PyME del sector). De hecho, si la empresa tuviese un Departamento de Sistemas y gente formada en todos los niveles para implantarlo, podra perfectamente hacer una implantacin por su cuenta, sin solicitar ayuda a OpenERP, pero este no es el caso, por lo tanto, a continuacin, por medio del Cuadro N 04 se efecta el resumen econmico de la propuesta de los autores como integradores de sistemas en Auto Repuestos Fischer C.A. Cuadro N 04. Resumen Econmico. RESUMEN ECONMICO (ERP) N 2 0.00

Software Open ERP (Licencia) TOTAL SOFTWARE Contrato de Mantenimiento (Primer ao es Obligatorio) COSTES LICENCIA + MANTENIMIENTO Servicios Anlisis Desarrollos Personalizados Formacin y consultora Ayuda al arranque Traspaso de datos (App antigua) COSTOS TOTALES EN SERVICIOS TOTAL IMPLANTACIN
Fuente: Arcuri, M.; Fischer, E.; Martnez, E; Rivas, V. (2012).

Precio (Bs.) 0.00 0.00 6,492.00 6,492.00 8,115.00 10,820.00 12,984.00 8,926.5 0.05 40,845.5 47,337.5

3.5 Evaluacin de Riesgos / Escenarios.

En todo proyecto es necesario considerar todos los posibles riesgos o inconvenientes que se puedan presentar durante su realizacin, por eso a continuacin mencionamos los riesgos potenciales para nuestro caso estudio:

Riesgo operacional: debido a que la empresa en cuestin no est familiarizada con el uso e implementacin de tecnologa, esto puede ser una barrera de entrada para la adaptacin de los usuarios que debern manipular o involucrarse con el nuevo sistema o metodologa de trabajo. Por lo cual, la solucin debe tener en consideracin estos factores para que la adaptacin sea ms cmoda y de seguridad a los usuarios. Riesgos con la TI: entre los riesgos ms comunes de la implementacin de TI, se encuentran la corta vida til debido a que el sistema no pueda adaptarse a los

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requerimientos a futuro de la empresa, lo cual hace que se deba gastar de nuevo en implementacin, por lo cual se buscar un sistema con las herramientas ms completas que logre no slo abarcar las necesidades presentes, sino a las futuras anteponindose antes que estas aparezcan.

Riesgos Financieros: Los ERP son costosos de adquirir (este no es el caso, al ser OpenERP es una licencia gratuita) pero sobretodo de implementar, as como las personalizaciones que la empresa necesita como tal, contando tambin con la capacitacin que se le debe dar al personal lo cual da prdidas debido que dicho personal deber suspender sus labores para poder comprender el uso del nuevo sistema. Por lo cual ante esta situacin se busca que el precio sea razonable a las necesidades y el tamao de la empresa para no caer en el error de adquirir un sistema demasiado grande y complicado que termine causando ms problemas de los que soluciona.

3.6 Enfoque de Implantacin.

El enfoque previsto es el de la implantacin de un sistema que cuente con las caractersticas solicitadas y destacadas en el estudio de la empresa para la elaboracin del mismo. Por lo cual la instalacin ser llevada a cabo en la sede principal con el fin de presentarla a los dueos de la misma, para que sean ellos mismo partcipes del proceso de evolucin y desarrollo de la implementacin. A continuacin, se especifica en forma de actividades los pasos a seguir sugeridos para la implantacin de OpenERP en el caso estudio. 1. Levantamiento y estudio de los procesos del negocio. 2. Identificar las necesidades de la empresa (actuales y en un futuro) 3. Alinear la capacidad del equipo con la capacidad de operacin del sistema (Estudio de compatibilidad). 4. Definir el equipo de implementacin. 5. Desarrollo del cronograma a detalle con actividades, responsable y tiempo de entrega. 6. Alinear los procesos del negocio a los procesos del sistema. 7. Desarrollar las interfaces para la comunicacin con otras aplicaciones o sistemas. 8. Parametrizar el sistema ERP. 9. Desarrollar el material de apoyo para cada usuario buscando transferir el conocimiento del sistema. 10. Definir y ejecutar pruebas al sistema. 11. Establecer fecha para comenzar a operar el sistema ERP. 12. Definir reportes para asegurar que al momento de operar, el sistema funcione correctamente. 13. Capacitar al personal involucrado en la implementacin del sistema. 14. Comenzar a operar el sistema ERP. 15. Ajustar y modificar pequeos detalles de operacin. Una vez que se hayan cumplido los 15 pasos mencionados con xito se pueden comenzar a disfrutar de las grandes ventajas que ofrece un sistema ERP, as como de un cambio en la organizacin. Esta nueva adquisicin le sirve al negocio para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para siempre estar un paso delante de su prximo competidor o para disminuir la ventaja del mismo.