BIENVENIDOS

PROYECTO DE RECEPCIN DE LA DOCUMENTACIN ELECTRNICA PARA PAGO A CONTRATISTAS

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
La empresa se constituy como una sociedad annima de capital variable en el ao 1981, la sede del corporativo se encuentra en la ciudad de Mxico, D.F. , extendindose poco a poco en toda la repblica Mexicana. Actualmente existen 4 divisiones que son: Norte Centro Metro Sur En el caso del estado de Puebla es parte de dos divisiones que son Metro y Sur. Misin Ser una empresa lder, proporcionando a nuestros clientes soluciones integrales de gran valor, innovadoras y de clase mundial, a travs del desarrollo humano, y de la aplicacin y administracin de tecnologa de punta. Giro de la Empresa La adquisicin y enajenacin de bienes inmuebles y la administracin de los mismos, as como el mantenimiento y construccin de infraestructura necesaria para las telecomunicaciones.

Actualmente en el rea de Puebla se cuenta con 20 personas que son personal de confianza. A continuacin se detalla la estructura del rea:

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Corporativo

Subgerencia Infraestructura y Mantenimiento

Contralora

Subgerencia Administracin

Subgerencia Mantenimiento

Subgerencia Infraestructura

PROBLEMTICA DE LA EMPRESA
Hoy en da, con la nueva disposicin de facturacin electrnica, la cual fu emitida por el Servicio de Administracin Tributaria (SAT) y entr en vigor 01 de Enero de 2011, surge la necesidad de adquirir, recopilar y administrar de manera confiable las facturas de los contratistas, de tal manera, que esta informacin est siempre disponible, es decir formar un vnculo confiable entre empresa y los contratistas, para finalmente tener dicha informacin dentro de la compaa. Actualmente, la empresa recibe la facturacin y los soportes que amparan el trabajo efectuado de manera impresa, lo cual conlleva a tener un rea destinada para archivar esa informacin y obliga a mantener un archivo fsico, el cual dificulta el control sobre los mismos. La eliminacin de la informacin impresa, tanto la factura como los soportes o alcances de obra, permitir aprovechar el recurso de la facturacin electrnica haciendo uso de nuevas tecnologas, logrando de tal manera un uso ms eficiente de los espacios, los tiempos y las personas, que finalmente es dinero de la compaa.

Entrega

Validacion

Archivo

Figura 1. Proceso de recepcin facturas

SOLUCIN A LA PROBLEMTICA
El rea de contralora es la encargada de recibir las facturas y soportes de los proyectos terminados para su revisin y programacin del pago a los contratistas, por indicaciones del SAT se estn recibiendo los archivos de las facturas en forma electrnica. Los contratistas entregarn en forma electrnica las facturas y soportes para su revisin. El rea de contralora contar con un sistema que permita organizar, revisar y tener disponible la documentacin. La implementacin de la propuesta sugerida, se menciona en las siguientes pginas.

OBJETIVOS
Los objetivos de esta propuesta son: Eliminar la documentacin y facturacin escrita enviada por los contratistas a la empresa, por cada uno de los proyectos realizados. Eliminar fsicamente los archivos de documentos, logrando una mayor orden y limpieza dentro de las oficinas. Eliminar costos de envo por paquetera y el riesgo latente de extravo o perdida de la documentacin. Disponer en tiempo y forma de la informacin requerida. Contar con informacin organizada. Para la evaluacin de los objetivos, se tomo como base el Modelo Multiatributo .

BENEFICIOS ESPERADOS
Los beneficios esperados con la implementacin de esta solucin, se enlistan a Type of Business Change continuacin:
Do New Things Do Things Better Stop Doing Things Beneficio: Sacar copias de la documentacin para respaldo. Medida: costo de copia es de $0.25 = $2.00 por proyecto. Beneficiario: Contralora. Beneficio: Envo de documentacin por mensajera a otras reas. Medida: Costo del envo = $100.00 por paquete. Beneficiario: Contralora. Beneficio: Respaldo de informacin en forma electrnica. Medida: El costo del dispositivo 500 Gb = $2,000.00. Beneficiario: Contralora Beneficio: Digitalizar documentacin para compartir otras reas. Medida: Tiempo de escaneo cada factura con soporte 0.25 por documento = $2.00. Beneficiario: Contralora Beneficio: Mejorar los tiempos de respuesta para aclaracin de dudas con los contratistas Medida: Tiempo de envo correo = 24 hrs. despus de recibir Beneficiario: Contratistas. Beneficio: Ampliacin de horario de Beneficio: Utilizacin de recepcin facturas. informacin de forma Beneficiario: Contratistas. inmediata. Beneficio: Organizacin de la informacin Beneficiario: Contralora y en forma electrnica. tesorera. Beneficiario: Contralora. Beneficio: Tiempo de recepcin facturas y soporte. Medida: Tiempo que espera el contratista = 10min por factura. Beneficiario: Contratista.

Financial Benefits

Quantifiable Benefits

Measurable Benefits

Beneficio: Espacio para archivo muerto Medida: El nmero de archiveros utilizados = 4 archiveros Beneficiario: Contralora

Observable Benefits

IMPORTANCIA PROYECTO
Las utilidades que nos brindara el adoptar la implementacin de la pgina de internet, en primera instancia se reflejaran en tiempo horas-hombre ya que habra una mayor organizacin de la informacin y el apoyo de los contratistas en digitalizar la informacin, estando lista sta para ser revisada y procesada. Posteriormente el ahorro en costos de mensajera y papel se plasmaran en forma monetaria en los reportes de gastos que presentamos cada mes como divisin al corporativo.

ES INNOVADOR
La implementacin de una pgina de internet, sobre la documentacin electrnica para el pago a proveedores, tiene caractersticas innovadoras como: Eliminar la documentacin escrita. Mantener de manera ordenada, disponible en tiempo y forma la documentacin electrnica. Lograr el acceso a la informacin desde cualquier rea de la planta. Tener la informacin del proveedor de manera instantnea. Eliminar tiempos muertos, por cuestiones de paquetera. Dentro de este proyecto, existe una parte muy importante, como lo es, contribuir con el cuidado del medio ambiente.

POSIBLES RIESGOS
Al implementar un proyecto nuevo, siempre existen riesgos, para ste en particular, se identifican principalmente dos potenciales riesgos: Que la pgina de internet no est disponible para la fecha indicada. Que no se tenga el correcto funcionamiento de la pgina siempre que se requiera. Para lo cual se propone realizar un Anlisis FODA y un Anlisis del Modo y Efecto de la Falla (AMEF).

El Anlisis del Modo y Efecto de Falla (AMEF), se realiz con el apoyo de cada una de las reas, una persona por cada departamento involucrado, los cuales son: Contralora. Tesorera. Informtica. Contratistas. Cada uno aporto su experiencia y conocimientos, para que dentro de lo posible, la implementacin de la pgina de internet, se logre sin mayores problemas y se concrete con xito.

PLAN DE TRABAJO
Concepto Objetivo general Objetivos especficos Propuesta Recibir la documentacin en forma electrnica de factura y soportes, para el pago a contratistas. Eliminar la documentacin y facturacin escrita enviada por los contratistas a la empresa, por cada uno de los proyectos realizados. Eliminar fsicamente los archivos de documentos, logrando una mayor orden y limpieza dentro de las oficinas. Eliminar costos de envo por paquetera y el riesgo latente de extravo o perdida de la documentacin. Disponer en tiempo y forma de la informacin requerida. Contar con informacin organizada La implementacin de la pgina de internet utilizando la intranet de la empresa. Tener lista la pgina de internet en 6 meses para que el rea de Puebla utilice este proceso electrnico. Inversin inicial de: $5,500 M.N., estando cubierto con este costo el primer ao de la implementacin de la pgina de internet.

Actividades Metas Recursos

CRONOGRAMA PLAN DE TRABAJO

ADMINISTRACIN DEL PROYECTO

La administracin del proyecto, estar a cargo del rea de Informtica, la cual se encargar de mantener siempre disponible la pgina y el rea de Contralora, ser la encargada de emitir su visto bueno en torno a la funcionabilidad y correcta operacin de la misma. Recursos Humanos Contralora Contratistas Tesorera Informtica Financieros

Recursos

Los costos estimados en la implementacin de esta propuesta son: Respaldo de Informacin: Mecanismo de Seguridad de la Informacin: Actualizacin de Software: Total $2,000.00 M.N. $1,500.00 M.N. $2,000.00 M.N. $5,500.00 M.N.

ALTERNATIVAS CONSIDERADAS
Las dos alternativas consideradas se analizaron con el modelo Multiatributo y las dos elegidas fueron: Pgina de Internet vinculada a la intranet de la empresa. Contratacin de un portal de internet con un proveedor tercero

El realizar una pgina de internet, representa un costobeneficio mayor, que utilizar un portal de internet, ya que en el portal tiene un costo econmico mayor, por el pago de licencias de Software y actualizaciones, gastos que la pgina de internet.

BIBLIOGRAFA
Making Smart IT Choices Dawes, S. S., T. A. Pardo, S. Simon, A. M. Cresswell, M. F. LaVigne, D. F. Andersen and P. A. Bloniarz Center for Technology in Government Working Paper Series 1 de abril de 2004 Digital http://www.ctg.albany.edu/publications/guides/smartit2 Managing the realization of business benefits from it investments Peppard, J., J. Ward, et al. MIS Quarterly Executive Digital https://click.udlap.mx:443/bbcswebdav/pid-81009-dt-content-rid-7049_1/xid-7049_1

Building better business cases for IT investments Peppard, J., J. Ward, et al. MIS Quarterly Executive 1 de enero de 2008 Digital https://click.udlap.mx:443/bbcswebdav/pid-81010-dt-content-rid-6968_1/xid-6968_1

PGINAS WEB
Facturacin de Proveedores - Queres Tecnologas, Recuperado el 29/Sep/2012 http://www.queres.es/ecm/soluciones-departamentales/facturacion-deproveedores/ Factura Electrnica PAEBSA, Recuperado el 29/Sep/2012 http://www.paebsa.com.mx/aspPaginas/serviciosFactura.asp
Publicar presentaciones en Power Point en la Web http://www.slideshare.net/ Wetpaint http://www.wetpaintcentral.com