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Son el resultado de una relacin entre el avance cientfico, el desarrollo econmico de algunas sociedades y las nuevas propuestas para facilitar el trabajo de la sociedad. Su forma y funcionalidad van a depender de los fenmenos sociales y econmicos, infortunadamente la evolucin de la tecnologa va ms rpido que las habilidades y capacidades humanas para establecer relaciones que definan y aprovechen la estructura de los registros electrnicos. La incursin de los expedientes electrnicos ha permitido adelantar procesos de tramitacin sin la necesidad del papel, pero tambin exige una reingeniera en los procesos administrativos para darle celeridad y efectividad al manejo de la informacin convencional. Por tratarse de un documento electrnico ofrece todas las caractersticas tecnolgicas, menor tiempo de tramitacin, seguridad de confidencialidad, aumento en la calidad del trabajo, facilidad de ubicacin y bsqueda. Son una alternativa para la resolucin de procesos, permitiendo la cercana del usuario con las entidades sin que por ello pierda transparencia.
Acercar al profesional de ciencia de la informacin y documentacin, Bibliotecologa y archivstica con el Tratamiento de documentos electrnicos, importante por los avances tecnolgicos y por la labor a la que se ver enfrentado. Tomar conciencia sobre la responsabilidad que tienen los futuros profesionales de trabajar de la mano con las nuevas herramientas tecnolgicas para manejar adecuadamente los documentos electrnicos. Reconocer las diferencias en cuanto a conservacin, mantenimiento, uso y manejo entre documentos impresos y documentos electrnicos.
El tratamiento de los documentos administrativos producidos por medios electrnicos y validados con firma electrnica, a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseo hasta su transferencia final a un archivo histrico es a lo que llamamos gestin de documentos electrnicos estos deben contar con un manejo del software y hardware adecuado dentro de un contexto de cambio tecnolgico
CONSERVACIN: Depende del mantenimiento dado a los documentos. Es recomendable conservar los documentos, que tienen mayor duracin, independientes al sistema en que se produjeron. Los formatos electrnicos tienen una longevidad que oscila en los 5 aos, por ello la migracin se hace necesaria, es preferible utilizar formatos abiertos (xml, html,pdf, ipg,cgm), sin que pierda sus caractersticas de contenido, estructura y contexto.
MIGRACIN: Copia de documentos en soportes o formatos con tecnologa nueva peridicamente. Para evitar prdida de informacin es importante guardar una copia antes de realizar la actividad. ALMACENAMIENTO: En soporte normalizados y perdurables, adecuado a las necesidades de conservacin. Se recomienda emplear soportes pticos no reescribible para evitar modificaciones o prdidas (soportes no repudiables). Los documentos se mantienen en su aplicacin original cuando se necesitan a largo plazo, aunque debido a los avances tecnolgicos se tienen que convertir al nuevo software. Tambin se pueden almacenar en un formato que no dependa de ningn software (ficheros planos) y que cuenten con funciones de control de acceso. USO: Se recurre a la estructura de directorios del ordenador personal o de uso compartido para la creacin de carpetas, subcarpetas o ficheros que respondan a un sistema normalizado para nombrarlos, esto es importante para la creacin de expedientes que constituyen las series documentales
LOS INDIVIDUOS
Dispone la normatividad de organizacin especifica y, de no existir prevencin normativa la responsabilidad recae en el encargo de su tramitacin. LA ORGANIZACION
LA COMUNIDAD
: Legalmente todo documento electrnico mensaje electrnico o archivo digital asociado a una firma digital se presume a la presuncin , salvo se pruebe lo contrario en la auditora de responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital vigente en el momento de su emisin.
Si a nuestro mensaje de correo electrnico deber responder uno o varios destinatarios conservemos el texto original y todas las respuestas recibidas
El destinatario: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrnico: debe guardarse archivo del correo externo recibido, especialmente cuando el archivo forma parte del documento oficial de operaciones, para ello se sugiere
Es un conjunto de documentos electrnicos, que pueden ser a su vez otros expedientes, organizados debidamente para que sirvan de fundamento o antecedente a un asunto o a un acto administrativo previamente definido (determinacin de fuentes, formatos y metadatos) que se tramitan por va informtica. Se debe tener en cuenta que el expediente electrnico es un tipo de documento mas no un proceso. La mayora de las veces se obtienen a partir de documentos originales o fsicos y puede contener tambin referencias a procesos de los sistemas de workflow u objetos en sistemas de terceros, bases de datos, URL, etc. Ofrece incluso una cubierta similar a la del mundo del papel.
CARACTERISTICAS
EXISTE UN VINCULO DE TRAMITE Y GESTIN ENTRE UNO DE LOS DOCUMENTOS QUE LO CONFORMAN
En esta etapa del inicio de un expediente es importante la participacin multidisciplinaria conformada por un gestor, un archivero, un tcnico en TIC y un jurista. En esta etapa se establecen plazos de la actividad y los componentes del sistema: entrada, procedimiento y salida
TRAMITACIN
Los expedientes electrnicos se forman de pruebas, dictmenes, documentos, acuerdos y toda la informacin que los complete, debe estar rubricada de tal manera que refleje una estructura con los pasos seguidos de la tramitacin, se genera el foliado o ndice electrnico firmado por la administracin actuante.
Se genera la informacin definitiva, su vida depende de la incorporacin de informacin precedente y el acceso o disposicin que se le d al mismo.
TERMINACIN
Se traspasa la informacin para el almacenamiento en bases de datos establecidas por cada entidad y se archiva como memoria del acto administrativo. Se decide si pasa a una TRANSFEREN conservacin definitiva o si por el contrario se hace eliminacin digital completa.
CIA Y ARCHIVO
Es un expediente que cuenta con elementos fsicos y electrnicos. En la actualidad no existen expedientes enteramente electrnicos, con la llegada de nuevas herramientas tecnolgicas hasta ahora el proceso de digitalizacin de documentos esta en camino, por el momento la conformacin de un expediente tiene elementos de papel como contratos, actas, facturas, etc., documentos que hasta ahora no han sido digitalizados, y tambin cuentan con elementos que ya se generaron con la tecnologa actual como e-mail, objetos multimedia, links, grficos. Mientras pasa el momento de transicin tendrn que convivir durante un periodo de tiempo. Tanto los documentos de papel y los electrnicos deben estar debidamente organizados y nombrados.
Planificacin
Conservacin
Utilizacin
Disposicin
Utilidad
Es el conjunto de actividades tcnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestin y administracin del documento desde el momento en que se produce o recibe y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas. El objeto es facilitar su produccin, tramite, ordenacin, clasificacin, descripcin, conservacin, utilizacin y disposicin final. Este proceso garantiza la atencin oportuna en la recepcin de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribucin, asegurando la confidencialidad de la informacin.
1. Valoracin y Seleccin Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica, valoracin es la funcin que consiste en determinar la conservacin o descarte de los documentos a partir de sus valores. Se centra en el principio de evidencia, condicionando as la decisin de seleccin.
APLICACIN DEL CONCEPTO SERIE DOCUMENTAL COMO EL CONJUNTO TOTAL EVIDENCIAL DE DOCUMENTACIN GENERADO POR UNA FUNCIN O ACTIVIDAD
PLANIFICACIN DE METADATA
Consideracin de la situacin legal del material a digitalizar: depende del pas despus de un tiempo de la creacin de la obra pasa a ser de dominio pblico y libre de reproduccin.
Seleccin del material adecuado para someter a digitalizacin sin correr riesgos de deterioro.
El proceso de organizacin de documentos electrnicos comprende el anlisis de los mismos para identificar quin, cundo, cmo y por qu fueron creados, qu funciones y actividades documentan y su naturaleza fsica. La organizacin es el proceso que estudia los documentos, en nuestro caso los electrnicos, para descubrir cmo se relacionan con la entidad que los cre. La descripcin se refiere a la manera de compartir esa informacin con otras personas.
ANLISIS DOCUMENTAL
DESCRIPCIN DE CONTENIDO
DESCRIPCIN DOCUMENTAL
CATALOGACIN
CLASIFICACIN
INDEXACIN O INDIZACIN
ESTNDARES DE METADATA
Proceso por el cual se derivan de un documento electrnico un conjunto de trminos que lo representan. Cubre la descripcin fsica Mediante elementos formales (autor, ttulo, editorial, fecha de creacin, etc.) y la descripcin conceptual del contenido mediante trminos de indexacin (palabra clave o descriptores de tesauros)
Segn espectro Segn acceso: documental: De acceso local Centrados en En CDs o un nico tipo DVDs de documento En lnea De tipos mixtos
Por tratamiento dado: Sumarias o sin anlisis de contenido Catlogos de bibliotecas Con anlisis de contenido
Las entradas puede ser: A un ndice alfabtico de materias o temas Por palabras clave del contenido del doc. Descriptores de cont. del doc.
Admiten variantes: Con clasificacin y resumen Con clasificacin e indizacin Con clasificacin, indizacin y resumen ndices de citas
Modalidades de recuperacin: Bsqueda directa Bsqueda a travs de ndices Bsqueda por jerarquas
Mdulos: Extractor de caractersticas de un documento multimedial mediante diferentes filtros Biblioteca semntica Esquema de metadata Ontologas con la descripcin de los conceptos de aprendizaje Perfiles de usuarios Lgica de bsqueda Base XML con archivos estructurados
Subprocesos: 1. Ingreso del documento multimedial 2. Bsqueda y recuperacin del documento multimedial
No es un rea esttica sino que por el contrario, debe adaptarse al cambio y evolucin de volumen, caractersticas y accesibilidad de la informacin. Comprende dos actividades: Comparacin y evaluacin de las representaciones de documentos de acuerdo a una consulta formulada por el usuario. Construccin ordene los presentarlos. de una funcin que documentos para
Tcnicas computarizadas tradicionales de comparacin y evaluacin de informacin Textual: Modelo booleano Modelo vectorial Segmentacin de palabras en idiomas aglutinantes Modelo probabilstico Retroalimentacin por relevancia Indexacin por semntica latente Text mining (minera de datos)
ACTIVIDADES DE PRESERVACIN
La preservacin digital es el conjunto de actividades gerenciales que aseguran el acceso continuo a documentos digitales considerando elementos tecnolgicos y empresariales rpidamente cambiantes.
Las relacionadas con la preservacin de documentos ya digitalizados o que fueron creados en formato digital, mtodos: preservacin de la tecnologa y migracin del documento mediante cambio de soporte. Las de preservacin del original por mtodos digitales La gestin de las copias de seguridad o respaldo de los documentos digitales La gestin de respaldo de los sistemas de gestin documental
Mtodos Pblicos: Registro de identificadores nicos (DOI-Digital Object Identifier) Definicin de estructuras de metadata que contengan declaraciones de preservacin de autenticacin Ocultos: Marca de agua digital Esteganografa Firma digital
La organizacin del espacio de trabajo constituye el punto de partida para cualquier actuacin dirigida a normalizar la gestin de los documentos de archivo en una organizacin.
Se tiene que separar lo que realmente se necesita de lo que no para que no genere distracciones o prdidas de tiempo. Hay que determinar un lugar exclusivo para llevar a cabo las actividades, preferiblemente etiquetada cada rea. Tambin se establecen auditorias peridicas y medidas preventivas para evitar riesgos ambientales que afecten los equipos. Los materiales, elementos, archivos, herramientas de equipos y todo lo que se necesita para la actividad, se tiene que separar de acuerdo a la fase en que se encuentre el expediente, adems de separar los objetos sensibles como CDS, cintas, memorias, etc. se debe definir un lugar adecuado para cada elemento con el que se va a trabajar dependiendo de su uso y la frecuencia con que se haga. Si se elige contenedores para el almacenamiento de instrumentos es necesario etiquetarlo.
Los instrumentos electrnicos por lo general son grandes receptores del polvo, por ello es importante removerlo diariamente, no solo por los equipos electrnicos sino tambin por el personal que participa en e l proceso.
Bsicamente una Gestin de Documentos Electrnicos deben obedecer a: Establecer una organizacin responsable de los directorios informticos, de esa manera se describir un sistema y las normas de almacenamiento de documentos electrnicos. Controlar la creacin de copias y estar alerta de la duplicidad de informacin en distintas versiones. Instaurar un sistema que permita recuperar la informacin eficazmente La organizacin facilita que la informacin se comparta y se aproveche de forma mas eficiente y como un recurso colectivo, como consecuencia, se reducen drsticamente situaciones como la duplicidad de documentos, archivos, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. La organizacin de documentos electrnicos de los archivos de gestin consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificacin Documental
SUBSERIES
SERIES
En el mbito internacional el desarrollo tecnolgico avanza aceleradamente, razn por la cual, todos los procesos en las organizaciones sufren cambios que permiten el manejo y administracin de la informacin de manera eficiente y oportuna. Son todos estos aspectos los que exigen a la organizacin la implementacin de un proceso de gestin documental electrnica con la preparacin pertinente antes, durante y despus de cada una de las etapas, con el propsito de lograr la conservacin y recuperacin de la informacin.