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Almera, 20 y 21 de Marzo de 2006

Formacin de Formadores: Tcnicas para una Comunicacin Eficaz


Ponente: Santiago PEREDA MARN

Programa
La Formacin como Proceso Comunicativo La Preparacin de la Exposicin La Evaluacin de la exposicin Preparacin y Seleccin de Medios Didcticos Tipos de Intervencin en Pblico
Formacin de Formadores 2

1. La Formacin como Proceso Comunicativo

Bla, bla, bla

Modelos de Comunicacin
La formacin como proceso informativo

E
E

Mensaje

R
R

La formacin como proceso interactivo


MENSAJE

FEED-BACK
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Elementos del Proceso de Comunicacin

codifica

Mensaje y Canal

Decodifica

Emisor

BARRERAS

BARRERAS

Receptor

Retroinformacin
Decodifica codifica

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Caractersticas del Emisor / Formador

Credibilidad Atractivo Persuasin

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El Emisor / Formador Barreras a la comunicacin Redundancia Ambigedad Defectos en la expresin Actitudes: Hacia si mismo Hacia el receptor

Hacia el tema
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Preguntas previas a la emisin de un mensaje

Qu quiero transmitir ?
cmo lo voy a trasmitir ?

Cmo ser interpretado?


Cmo lo puedo verificar?

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El Receptor
Funcin principal
Inferencias

Escuchar

Barreras

Tensin emocional Defensas perceptivas Tendencia a evaluar Estereotipos

Ventajas :
Se aprende Favorece la cooperacin Reduce riesgos en la interpretacin
Formacin de Formadores

Tcticas:
Evaluar contenidos, no forma

Cmo?

Escuchar con inters No tener prisa Preguntar

Tipos de Mensajes

Mensaje pensado

Mensaje transmitido Mensaje recibido

Mensaje interpretado
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Caractersticas del Mensaje

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Niveles de prdida de la informacin


Lo que se quiere decir Lo que se sabe decir Lo que se dice

Lo que se oye
Lo que se escucha

Lo que se comprende
Lo que se acepta

Lo que se retiene
Lo que se pone en practica
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Cdigo
Tipo de mensaje (oral, escrito, grfico...)

Idioma Nivel de lenguaje (experto, coloquial)

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Retroinformacin
Dar informacin: Sobre los mensajes recibidos

Sobre las consecuencias de los mensajes


Pedir informacin: Sobre los mensajes enviados Sobre las consecuencias de los mensajes

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La Retroinformacin
Formador/Emisor
Especfica Descriptiva Inmediata Conductas modificables Solicitada Escuchar activamente Verificar

Formador/Receptor

Oportuna

Formacin de Formadores

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El Canal
QUE SEA EL MS ADECUADO:

Al grupo
Al contenido y objetivos del curso

A los objetivos del formador


El ms rentable

El de mayor impacto
El que mejor domine el formador
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Competencias verbales
Agradable

Natural
Ritmo

Dinamismo
Expresiva Fcil de escuchar
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Las Competencias No Verbales de Presentacin del Formador


La postura
Gestos de las manos Responder de manera natural Hacer coincidir acciones con palabras Gestos agradables y convincentes Gestos suaves y oportunos Movimientos corporales No moverse sin motivo Expresiones faciales

Contacto ocular
Conocer el material Establecer relacin de comunicacin con los asistentes Controlar la informacin de retorno visual

La C.N.V. Puede corroborar, contradecir, ensombrecer o enriquecer el mensaje oral


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2. La preparacin de la exposicin

Actividades Generales del Formador ante el Grupo

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Preparacin del Contenido


Definicin de los objetivos
Anlisis del auditorio Anlisis de la situacin El cuerpo de la exposicin Preparacin de la presentacin

Preparacin de la conclusin
Previsin de preguntas Ensayo
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Objetivos de la Exposicin Intereses, conocimientos y experiencias propias

Las caractersticas del auditorio


La situacin
Por qu voy a hablar y cul es el resultado que espero de mi discurso?

Informar, motivar, persuadir


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Anlisis del Auditorio

Adecuacin de la charla a las caractersticas del auditorio Informaciones:


Caractersticas demogrficas Intereses, conocimientos, motivaciones
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Anlisis de la Situacin
Adecuacin de la exposicin a las circunstancias especficas
Informaciones: Objetivo de la reunin

Momento de la intervencin
Orden de intervencin Tiempo disponible

Entorno fsico
Posibilidad de participacin de los asistentes
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El cuerpo de la exposicin
80-85% del tiempo disponible
Objetivos de la exposicin Anlisis del auditorio

Anlisis de la situacin

Seleccionar las ideas a transmitir


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Eleccin de la estructura
Cronolgico Espacial Importancia Temtico Inductivo Deductivo Problema - solucin

Causa-efecto / efecto-causa
Etc.
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La introduccin de la exposicin

Primer contacto con la audiencia

Objetivos:
Romper el hielo Informar a la audiencia sobre el tema u objeto de la exposicin Motivar al auditorio hacia la exposicin
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Las palabras iniciales


Captar la atencin de la audiencia Mi cualificacin con respecto al tema de la exposicin

Mostrar los beneficios que obtendrn al escuchar la


exposicin

Relacin de contenidos con objetivos


Normas y preparacin hacia la accin
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Cmo empezar?
Formular una pregunta Hacer una cita Contar una ancdota Apertura de impacto Antecedentes histricos Temas de actualidad, etc.
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La conclusin de la charla
Recapitulacin de la charla

Formas bsicas para finalizar:


Reafirmar la idea central

Resumir brevemente las ideas principales


Inducir a la accin y dar razones para ello
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Aspectos clave en la elaboracin de la exposicin


Especificar la estructura de la exposicin Anunciar, explicar, resumir Separar cada idea claramente, sintaxis sencilla Realizar preguntas Utilizar ejemplos y ancdotas personales Resumir los puntos principales de la exposicin o incitar a la accin Utilizar recursos literarios: crean imgenes mentales que ayudan a relacionar lo no familiar con lo familiar La analoga, la metfora, los smiles, las alegoras, los acrnimos La utilizacin del humor Tcnicas de comunicacin
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Anticipacin de preguntas, objeciones o intervenciones

Qu pregunta espero que no me hagan?


Que preguntas seran embarazosas?

Para qu pregunta no tengo respuesta?


Qu pregunta me gustara que me hicieran? Qu preguntas me hara yo despus de escuchar la exposicin?
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El ensayo de la exposicin

Permite comprobar, pulir y/o modificar aspectos del contenido o de la forma de exposicin

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Ensayar la charla permite:

Familiarizarse con el tema


Sentir ms confianza en uno mismo

Controlar mejor los nervios


Utilizar correctamente la CV y la NV

Si es posible utilizar cmara de vdeo y ensayar ante otras personas


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Preparacin de los medios


Seleccin de los medios Conocimientos de los alumnos

N de alumnos
Disposicin del aula Tiempo Conocer los medios disponibles Comprobar los equipos tcnicos a utilizar

Preparacin de los medios

Ensayar con los medios


Disposicin del mobiliario y de los medios
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Preparacin del aula

3. La Evaluacin de la exposicin

La evaluacin de la charla
Antes de la charla
Proceso de preparacin

Durante la charla
Proceso de exposicin

Despus de la charla
Proceso de preparacin y exposicin
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Proceso de preparacin
Definicin de los objetivos

Anlisis del auditorio


Anlisis de la situacin Recogida de informacin Seleccin y organizacin de ideas La introduccin y conclusin

Anticipacin de preguntas
Ayudas audiovisuales
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Durante la exposicin: Introduccin


He expuesto las ventajas de escuchar la charla?
He expuesto mi cualificacin para hablar sobre el

tema de la charla?
He mencionado la estructura de la charla?

Me he identificado con la audiencia desde el


principio?
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Durante la charla: Cuerpo


He introducido cada idea o apartado?
He utilizado ejemplos, comparaciones, ancdotas, etc. Para respaldar las ideas principales? He resumido con frecuencia? He realizado preguntas?

He utilizado correctamente las ayudas didcticas?


He unido con claridad y lgica los diversos puntos de la charla?
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Durante la charla: Conclusin

He sealado la finalizacin de la charla?

He resumido los puntos principales?


He solicitado a la audiencia que realicen la accin que espero que lleven a cabo? He finalizado con una frase o idea estimulante?

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4. Preparacin y Seleccin de Medios Didcticos


Son un complemento de la exposicin y no un sustituto de la misma

Los Medios Didcticos


Ayudas que utiliza el formador para facilitar y/o reforzar la transmisin de los contenidos del curso a los formandos

Estimular la atencin Mejorar la calidad de la comunicacin

Funciones

Aumentar cantidad de informacin Disminuir el tiempo de la accin

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Variedad de materiales didcticos


Pizarra Transparencias Retroblock Proyecciones por ordenador Diapositivas Vdeos Cintas de audio Simuladores
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Enseanza asistida por ordenador

Material impreso
Manual del formador Manual del formando Ayudas de trabajo

?
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Los sentidos, cmo aprendemos?


Este porcentaje del aprendizaje 80% 10% 5% 5% Se produce a travs de este sentido Vista Odo Tacto Olfato / gusto
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La seleccin de los medios didcticos


Dispongo del tiempo suficiente para su utilizacin?
Dispongo de los recursos materiales y humanos necesarios para crear y utilizar este medio?

Existe un entorno de aprendizaje y un equipo apropiado para


utilizar el medio? Es adecuado el medio para los objetivos de la accin formativa y las caractersticas de los formandos? Es fcil actualizar los contenidos? Se va a repetir el uso del medio?
Formacin de Formadores 46

Caractersticas de los materiales didcticos eficaces (Wade, 1998)


Visibilidad / audibilidad
Sencillez Precisin Inters Aplicabilidad

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La Pizarra
Dinamismo Adaptacin de las explicaciones

Caractersticas

Uso de colores Visibilidad Distancia idnea: 3 metros

Clsica

Tipos

Blanca Magnetgrafo Electrnica


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El Rotafolios
Comprobar papel y rotuladores

Escribir lo necesario Letra grande

Utilizacin

Mantener contacto visual

Cada dos pginas Varios colores

Esquemas y dibujos preparados Notas a lpiz Uso de colores Etiquetas adhesivas Papeles en blanco

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Las Proyecciones por Ordenador: Ventajas e Inconvenientes

Permite elaborar presentaciones animadas Utilizacin de sonidos Permite conectar con Internet Uso de ratones inalmbricos Fciles de transportar Oscurecimiento de la sala
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Elaboracin de Presentaciones
Formato apaisado
Mismo estilo Una idea por pantalla Formato sencillo Maysculas y minsculas

Claras
Sencillas Interesantes Comprensibles Expresivas

Espacio en blanco
Grficos, dibujos y sonidos Uso de colores General a particular Movimiento Entregar copia

No sobrecargar
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Utilizacin de las Presentaciones


Antes de comenzar la sesin el formador deber:
Confirmar que tanto el ordenador como el can funcionan correctamente Familiarse con las principales funciones del equipo (dejar en negro la pantalla, pasar de una pantalla a otra, retroceder, etc.)

Asegurarse de que la distancia de la proyeccin es la adecuada

Durante la exposicin:
No interponerse entre el haz de la proyeccin y la pantalla

No leer las pantallas

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Cundo introducir una ayuda en una exposicin?

Cuando apoye o clarifique lo que se est diciendo

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5. Tipos de Intervencin en Pblico


Improvisada, con esquema, memorizada y leda

Intervencin Improvisada Mnima preparacin La intervencin debe:


Estar centrada en el tema Ser breve

Su prctica proporciona confianza y seguridad


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Intervencin con Esquema


Preparada y Planificada Ventajas:
til para

gran variedad de situaciones

Se adapta fcilmente al auditorio Transmite sensacin de dinamismo y naturalidad

Permite leer informaciones especficas (definiciones,

datos, etc.)
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Intervencin Memorizada
Preparacin Minuciosa
Inconvenientes:

No admite la improvisacin
No se adapta al auditorio

Pueden aparecer bloqueos


Exige gran esfuerzo y tiempo
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Intervencin Leda
Preparacin minuciosa

til cuando se necesita que el mensaje sea preciso


Inconvenientes:

Falta de dinamismo, flexibilidad y espontaneidad


Tiempo de preparacin

Preparacin: Recordar que el mensaje va a ser escuchado no ledo


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Cmo llevar escrito el texto que va a ser ledo:


Escribir por una sola cara
Letra grande y clara Mrgenes amplios Escribir a doble espacio Numerar las hojas

Prrafos cortos
Resaltar ideas ms importantes

Sealar las pausas, ejemplos, etc.


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NOTAS

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