Instituto Tecnolgico Superior del Occidente del Estado de Hidalgo Ingeniera en Gestin Empresarial

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Las 5s
Tcnica Japonesa utilizada para crear entornos de trabajo productivos y agradables.

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Los sistemas de Calidad responden a una situacin de supervivencia que enfrentan las organizaciones en los tiempos actuales. Sin embargo, es difcil emprender estos sistemas sin tener condiciones adecuadas de trabajo, tanto fsicas como mentales.

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Supervivencia de la organizacin

Satisfaccin del cliente

Productos y servicios de calidad Modelos y sistemas de calidad

Creacin de entornos de trabajo productivos y agradables

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Las cinco eses (5s) crean entornos productivos e impactan prcticamente en todas las actividades e interacciones de la empresa, cambiando gradualmente su cultura organizacional.

Su mxima contribucin radica en que enfatiza lo bsico: el uso de la herramienta adecuada, la informacin actualizada, un lugar seguro, el orden establecido, la hora fijada, etc.

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Un entorno productivo es:

Lugar ordenado, limpio, seguro, donde no hay cosas innecesarias;

y las cosas necesarias tienen un lugar asignado. Hay informacin disponible, actualizada y bien identificada. Cuentan con sealizacin y una administracin visual. Un lugar donde las personas contribuyen a mantenerlo siempre en las condiciones acordadas por todos.

La creacin de un entorno productivo es requisito indispensable para que nuestros procesos sean competitivos y generen sistemticamente productos y servicios de alta calidad, bajo costo y se proporcionen con rapidez.

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Ejemplos de entornos de trabajo inadecuados e improductivos.

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Un ambiente de calidad en el trabajo depende de aspectos fundamentales como: Una atmsfera agradable y de armona entre el personal. Seguridad e higiene para todos. Limpieza como algo inseparable de la seguridad. Un enfoque de prevencin en nuestro trabajo. A la inversa, ambientes en donde existe desorden, suciedad y condiciones fsicas y psicolgicas adversas, son terrenos propicios para que ocurran accidentes, lentitud e improvisacin en el trabajo y calidad deficiente en los productos y servicios.

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Las 5s derivan de cinco palabras en japons que empiezan con la letra S, y que traducidas al espaol, significan lo siguiente: Seiri = Seleccionar (eliminar) El arte de colocar fuera cosas sin uso. Seiton = Organizar (funcionalmente) El arte de tener cada cosa en su lugar para su rpido uso. Seiso= Limpieza (continua) El arte de eliminar el polvo y suciedad. Seiketsu = Estandarizar El arte de mantener las cosas seleccionadas, organizadas y limpias. Shitsuke = Disciplina El arte de hacer las cosas correctas en forma natural.

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Seleccionar (Seiri):
Significa separar lo necesario y lo innecesario con base al conocimiento del proceso, los materiales, las herramientas, etc. Es importante conservar lo necesario, pero es an ms importante deshacerse de lo innecesario (venderse, donarse o traspasarse a alguien que le sea til.

Lo innecesario debe salir de nuestro entorno.

Mucho ayuda lo que no estorba Seleccionar es liberar espacio. En el lugar de trabajo no debe haber exceso de materiales, equipos, herramientas, documentos, como es en escritorios, archiveros, armarios, bodegas, etc.

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Seleccionar es el paso ms importante hacia en un entorno productivo, porque con frecuencia a lo innecesario le damos un valor sentimental o econmico y pensamos que eliminarlo es un desperdicio. Este paso nos permite, liberarnos de lo innecesario. eficientemente,

Casos como los tableros de avisos deben contener solamente documentos actualizados y vigentes, debiendo designar a un responsable de mantener su actualizacin. El exceso de cosas innecesarias nos atrapa y gastamos mucho tiempo en buscar lo que queremos para hacer nuestro trabajo. Debemos recordar: mantener solamente lo necesario ocupando un espacio en el lugar de trabajo.

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Organizar (Seiton)
Despus de haber hecho la seleccin y contar solo con lo necesario, a cada cosa, como herramientas, equipos e informacin, se les debe asignar un lugar teniendo en cuenta su frecuencia de uso. As mismo, marcar o dar nombres a todas las cosas con las que trabajamos, por medio de etiquetas u otro medio, para que cualquier persona pueda fcilmente localizarlo, usarlo y volverlas a guardar en su lugar.

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Las cosas mviles deben contar con un lugar definido en el piso, como el carrito de carga, el cesto de basura, etc. Una organizacin es considerada como ptima, cuando se consigue localizar o guardar cualquier cosa en su lugar en 30 segundos como tiempo mximo..

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Limpiar (Seiso)
Limpiar es mantener limpio todo.
Es una filosofa, un compromiso con la higiene y con los buenos hbitos. El ambiente debe estar libre de polvo, basura y suciedad. Cada uno debe limpiar su equipo, su computadora, etc., este es el nico camino para mantener a la empresa permanente limpia y presentable.

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La limpieza es el comn denominador de los procesos altamente productivos. Un lugar limpio provoca: Un ambiente agradable que motiva al personal. Una forma de inspeccin que hace posible identificar desperfectos, piezas rotas, fugas, falta de informacin, etc. Disminucin de costos de mantenimiento correctivo. Reduccin de fuentes de contaminacin de materiales. Reduccin de costos por desperdicios. Se debe establecer la rutina diaria de 3 minutos de limpieza durante la jornada de trabajo. Recordemos que: Un ambiente limpio no es el que ms se limpia, sino el que menos de ensucia.

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Estandarizar (Seiketsu)

Estandarizar es crear condiciones para mantener el ambiente de trabajo organizado, ordenado y limpio. La ambientacin y la pintura son fuertes aliados de la estandarizacin y elevan la moral del personal.

Se deben definir y respetar los estndares de colores generales de la empresa, como son los de paredes, equipos, tuberas, etc.

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La sealizacin tambin es muy importante para ubicarnos y orientarnos en la empresa. Para ello, debemos usar placas estandarizadas que tengan fcil visualizacin, hechas con letras grandes y claras.

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Otros aspectos a considerar en la estandarizacin son: el cuidado de la higiene personal, el uso de ropa de trabajo, calzado adecuado, uso del equipo de proteccin personal, del gafete de identificacin, etc.

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Disciplina (Shitsuke)
Disciplina es hacer las cosas en forma correcta natural, como un hbito. y

Cumplimos la disciplina en las 5s cuando:

Realizamos la limpieza diaria de 3 rutina. minutos, como

Regresamos las cosas que usamos al lugar que les corresponde.

No ensuciamos, y cuando lo hacemos, limpiamos inmediatamente.

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Otras formas de demostrar nuestra disciplina, son: Cuando repintamos los letreros borrosos y corregimos la pintura en paredes y pisos si aparecen fallas; Disciplina es un proceso de repeticin y prctica, as se crean los buenos hbitos. Los atletas repiten sus lances, los estudiantes repiten la lectura, los artistas repiten el ensayo.

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Entonces, para ser disciplinados con nuestras 5s, lo que debemos hacer es practicar, repetir, repetir y siempre repetir, hasta que pasen a ser parte de nuestra vida como un hbito.

As estaremos en el camino correcto y nuestro entorno ser agradable y altamente productivo.

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Pasos para su implantacin:

(De nada sirven los conceptos que no se llevan a la prctica). La implantacin de 5s no requiere de mucho estudio, preparacin o inversiones cuantiosas, slo son indispensables: mucha disciplina, constancia y deseos de mejorar de todos los involucrados.
Para esto, se debe: Tener conciencia de su necesidad. Actuar (estudiar la tcnica y aplicarla). Percibir los resultados y sentirse logros obtenidos. satisfecho por los nivel de

Continuar hasta habituarse al nuevo desempeo alcanzado y al nuevo entorno.

La tcnica de 5s es muy sencilla de entender, pero requiere de un gran esfuerzo para su implantacin y mantenimiento.

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Pasos:
1.- Capacitar a todo el personal del rea en la tcnica de 5s; establecer el compromiso de todos y fijar el da para iniciar su implantacin, comunicndose previamente a todo el personal.

2.- Antes de empezar con la primera ese (seleccionar), se deben tomar fotografas de la situacin inicial de todas partes, equipos, muebles, cajones, etc. de cada puesto de trabajo o reas.
Esto ayudar a poder comparar el antes y el despus de la aplicacin de las 5s. Las fotografas no buscan evidenciar o criticar a nadie (es importante poner una buena dosis de humor), sino ayudar a identificar puntos crticos reas de oportunidad para proceder a mejorar nuestro entorno.

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Antes:

Despus:

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3.- La seleccin de lo necesario e innecesario lo puede hacer cada persona en su puesto de trabajo o bien, si se hace en equipo (como es el caso de reas comunes) se podr definir una rea para descarte o desecho. Todo lo que ya no tenga uso en todas las reas se ubica en este lugar, para despus decidir su destino final (venderse, donarse o transferirse).

(Ejemplo de rea de descarte)

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4.- Una vez hecho el descarte, se procede a utilizar agua y jabn para limpiar y lograr una mejora inmediata en el ambiente.

5.- Despus se contina con la pintura de los lugares con mayor presentacin;

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6.- Una vez seleccionadas las cosas necesarias, tener las reas, muebles y equipos limpios y pintados, se procede a la organizacin y estandarizacin del sector o rea, hacindolo con mucha disciplina.

Para la implantacin de esta tcnica se puede hacer uso de hojas de verificacin inicial y final, grficas, tableros de fotografas, para registrar los avances y logros obtenidos.

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Para implantar con xito las 5s y lograr entornos productivos, se requiere compromiso de todos. El compromiso es el pegamento que une a las 5s.

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