EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

MECANISMO QUE PERMITE LOGRAR LOS OBJETIVOS Y DOMINAR EL PROYECTO

EL SEGUIMIENTO
Obtencin y anlisis de la informacin sobre el desempeo hasta que se realiza el control Referencia y comparacin la planificacin Se identifican variaciones y se proyecta el desempeo futuro

EL CONTROL
Acciones a tomar sobre la base del seguimiento Acta sobre los factores que estn produciendo las variaciones Es el elemento clave de una administracin proactiva Corresponde efectuarla al director del proyecto Se aplica ley de Pareto: 80% del resultado de un proyecto es determinado por solo el 20% de sus elementos. Se controlan solo los elementos con mayor impacto potencial en el costo y en el plazo final Para los otros elementos basta solo un nivel resumido de control

EL CONTROL
Tiene como objetivo evaluar el desempeo real del proyecto, compararlo con los objetivos fijados y corregir de este modo resultados Las variables tpicas a controlar son: costo, tiempo, calidad, avance (progreso)

ETAPAS DEL PROCESO DE CONTROL

ESPECIFICACIN: resultado que se pretende alcanzar. Normas, estndares. Se debe hacer una definicin operativa en unidades objetivas y medibles (indicadores)

EJECUCIN: materializacin del proyecto segn lo especificado

INSPECCIN: juicio relativo a si la ejecucin se cumple o no con la especificacin. Se decide si se necesita o no de acciones correctivas

TIPOS DE CONTROL
CONTROL PRELIMINAR
Prevenir posibles desvos, definiendo qu controlar, qu medir y cmo, control concurrente (seguimiento a operaciones en curso) para asegurar que se procure alcanzar objetivos y control de retroalimentacin

CONTROL DE GESTIN
Objetivo es analizar, evaluar y actuar sobre todos los aspectos que tienen relacin con el cumplimiento de los objetivos establecidos del proyecto (por ejemplo con planes de desempeo)

CICLO DE CONTROL
MODIFICACIONES

PLAN

VARIABLES DE CONTROL

PROYECTO

EVALUACIN
OBJETIVOS
CRITERIO DE DECISIN

MEDICIN

CRITERIOS DE CONTROL
CRITERIOS DE CONTROL Tiempo y costo DATOS CUANTITATIVOS Inicios y trminos revisados Inicios y trminos reales Avances a la fecha Pendiente por hacer Costos a la fecha Costos para terminar Costos de calidad DATOS CUALITATIVOS Riesgos producidos Principales causas de prdidas

Calidad Organizacin

Problemas o fallas de calidad Demoras externas Incumplimiento de responsabilidades Cambios de alcance Problemas especiales Evaluacin general de desempeo

Alcance Otros

FORMA DE EJERCER EL CONTROL

Presentacin de informes y la comparacin con el plan: criterios de control preestablecidos, herramientas de control simples y amigables Los informes se discuten en sesiones grupales

TIPOS DE INFORMES
INFORME DE ESTADO: al trmino de etapas especficas con relacin al logro de progresos tcnicos INFORME DE AVANCE: semanal o mensual INFORME DE PROBLEMAS DE SOLUCIN PARTICULAR: usar un formulario y propuesta INFORMES DE CAMBIOS AL ALCANCE: por medio de formularios INFORME FINAL

MEDICIN DEL AVANCE FSICO

Es una componente clave para un adecuado seguimiento y control. Hay varios mtodos
Unidades completadas Hitos incrementales Razn de costo Mtodo comienzo trmino Opinin subjetiva Unidades equivalentes o ponderadas

UNIDADES COMPLETADAS
Tareas de produccin repetitiva de unidades de trabajo fciles de medir y que individualmente requieren una cantidad similar de trabajo. Avance de lo ejecutado versus totales

Avance (%) = Unidades ejecutadas x 100

Unidades totales

HITOS INCREMENTALES
Aplicable a tareas que se deben desarrollar en forma secuencial. El cumplimiento de estas tareas, es considerado como el cumplimiento de un hito que representa un porcentaje del trabajo total del programa Se basa generalmente en nmero de horas hombre (HH), en relacin con el total

HITOS INCREMENTALES
Por ejemplo: instalacin de equipo
Recepcin e inspeccin Preparacin terminada Alineacin completa
Instalacin instrumentos y otros

15% 30% 50%

75%

Pruebas completas Recepcin por cliente

90% 100%

RAZN DE COSTO
Tareas que involucran un largo perodo de tiempo y son estimadas y presupuestadas en funcin de presupuestos globales
Avance fsico= HH actuales

= $ actuales
$ presupuestados

HH presupuestadas

MTODO COMIENZO TRMINO

Para proyectos de actividades de difcil medicin pues no hay acontecimientos intermedios definibles Razn esfuerzo/ tiempo es difcil de determinar Por ejemplo se asigna al avance un porcentaje y cuando se completa se toma como cumplida
Proyecto de tecnologa (45% al mes 5 y 100% al final del mes 14)

UNIDADES EQUIVALENTES O PONDERADAS

Aplica a proyectos de duracin considerable de tiempo y est compuesto por dos o ms actividades que se traslapan, cada una con diferentes unidades de medicin de trabajo Criterios de ponderacin: volumen de obra, horas-hombre, costo estimado, duracin estimada, horas equipo, combinaciones

PONDERACIN
Peso o ponderacin 0.02 0.02 Unidad Total Total acero equivalente 10.4 10.4 A la fecha Toneladas ganadas 10.4 10.4

c/u %

200 100

200 100

0.05
0.06 0.10 0.11 0.20 0.09 0.30 0.05 1.00

%
c/u c/u c/u c/u % c/u % ton

100
84 859 837 38 100 2977 100

26.0
31.2 52.0 57.2 104.0 46.8 156.0 26.0 520.0

100
74 0 0 0 5 74 0

26.0
27.5 0 0 0 2.3 3.9 0 80.5

EL INDICE DE AVANCE
El avance total de una obra se determina con la suma de los avances parciales. Existen dos criterios de medicin
Avance terico o con presupuesto fijo: la cantidad de obra se considera constante de modo que el avance siempre aumenta con la obra ejecutada Avance real o con presupuesto variable: se considera la obra variable de modo que es posible que no siempre exista un aumento de avance real al aumentar la obra ejecutada Aumento de obra (%) = ndice terico 1 * 100 ndice real

EL CONTROL DE COSTOS
Permite detectar problemas tempranamente de modo que se pueda tomar decisiones oportunas Provee informacin oportuna y significativa para cada uno de los responsables de un proyecto Crea una atmsfera de preocupacin por los costos Mantiene la comunicacin dentro de la organizacin y permite controlar y/o minimizar los costos

CONTROL DE COSTOS
Aspectos esenciales
Obtencin de informacin: se refiere a conocer qu es lo que se ha hecho, qu es lo que se debe hacer y qu queda por hacer Anlisis y control de costos: conocer oportunamente lo que est mal, y por qu, tomar acciones correctivas y controlar los resultados de estas acciones

CURVA S Y SU APLICACIN EN CONTROL

100%

A v a n c e

Fecha de control

Plazo original

MTODO DEL VALOR GANADO

Presupuesto al trmino (PAT)
Representa el presupuesto de todo el trabajo. No cambia a menos que se modifique el alcance del proyecto

Estimacin al trmino (EAT)

Nmero de fondos que representa todo el dinero que se va a gastar dada cierta cantidad de informacin del desempeo del proyecto en desarrollo

Costo presupuestado del trabajo programado (CPTP)

Presupuesto distribuido en el tiempo de los recursos requeridos para completar el proyecto. Es la Base de Medicin del Desempeo

MTODO DEL VALOR GANADO

Costo presupuestado del trabajo ejecutado o valor ganado (CPTE)
Corresponde al valor total del trabajo ejecutado a una cierta fecha, de acuerdo al presupuesto

Costo actual del trabajo ejecutado (CATE)

Son los fondos que han sido utilizados en la realidad para el trabajo ejecutado

Estimacin para terminar (EPT)

Son los fondos requeridos para completar el trabajo que queda

EPT + CATE = EAT

MTODO DEL VALOR GANADO

VP = CPTE CPTP IDP = CPTE CPTP VC = CPTE - CATE IDC = CPTE CATE

VP = varianza de programa VC = varianza de costo IDP = ndice de desempeo de programa IDC = ndice de desempeo de costo