Archivistica, Fundamentos Generales Sobre

Compilado por: Lucely Delgado Snchez, Instructora SENA
DOCUMENTO
Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida en razn de sus actividades o funciones
Compilado por: Lucely Delgado Snchez, Instructora SENA 4
Los documentos son importantes porque:

Permiten la comunicacin humana. Son un medio valioso de informacin. Constituyen un medio probatorio ya que
aseguran la comprobacin de cualquier actividad ya sea tcnica, econmica u investigativa. Dejan constancia por algn medio material de las gestiones administrativas. Sirven para la toma decisiones administrativas
Documento de Apoyo
Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.
No se transfieren al Archivo Central
ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

Soporte: hace relacin a la parte material o fsica (papel,
cinta, disco)
Tcnica:
medio que fija y transmite el contenido: escritura, cdigos, signos. Por ejemplo en una carta, la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo. transmite el documento mensaje o informacin que
Estructura: hace referencia al formulario y a las clusulas.
Contenido o asunto:
CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

Externos: clase, tipo, forma, formato,
cantidad
Internos: Entidad productora, fecha y

lugar de produccin, contenido sustantivo y orgenes funcionales
10
11
12
CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Segn tipo documental Por la tradicin documental o
forma de transmisin Por el tipo de funcin a la que sirven los documentos o por su contenido Por el mbito jurdico al que pertenecen o por su autor, fuente.
Sustantivos
Se derivan de las funciones especficas de la entidad. Ejemplo: Historias Clnicas, Hojas de Vida de estudiantes, Cartas de Navegacin, Expedientes Judiciales, Proyectos vuelos espaciales, Etc.
Facilitativos Son documentos comunes a todas las instituciones. Ejemplo: Historias laborales, Informes de Gestin, Actas de reuniones de trabajo, rdenes de pago, nminas, contratos, convenios, Etc.
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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Primera edad:
Planificacin y tramitacin
Segunda edad:
vigencia y Plazo precaucional
Tercera edad:
Fase permanente o histrica
VALORACIN
Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo
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VALORACION DOCUMENTAL
Consiste en determinar el valor administrativo, legal,fiscal, contable (valores primarios) y el valor histrico, cientfico o cultural (valores secundarios) de los documentos con el propsito de establecer su tiempo de conservacin en el archivo de gestin , en el archivo central o su eliminacin o conservacin permanente en el archivo histrico
18
VALOR ADMINISTRATIVO
El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin.
Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeacin.
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VALOR JURIDICO
Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn.
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VALOR LEGAL
Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
VALOR FISCAL
Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica.
VALOR CONTABLE
Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada
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VALORES SECUNDARIOS
Son aquellos que sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y los utiliza.
Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de la valoracin.
Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos
Uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando su origen y orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que los produjo, para los ciudadanos o para servir de fuentes para la historia.
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para el uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia
25
Organizacin de los archivos

Para la Administracin: Gestin y Control Para los ciudadanos
Para la ciencia, la investigacin y la cultura
OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

Constituir un centro activo de documentacin e
informacin, a disposicin de toda la entidad.
Asegurar una perfecta conservacin de los

documentos del archivo
Satisfacer eficazmente las exigencias de

consulta de todas las oficinas y servicios de la entidad.
OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

Permitir una rpida localizacin de los
documentos
Preservar la histrica de la empresa
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FUNCIONES DEL ARCHIVO

Ser la memoria corporativa Reunir ordenadamente los documentos Asegurar la conservacin de la
informacin Soportar la toma de decisiones El archivo puede desarrollar funciones de: oficina de investigacin, biblioteca, hemeroteca u oficina de estadstica.
CLASES DE ARCHIVOS
Segn
organizacin: Centralizado, descentralizado descentralizado con control central y satlites su
Segn su naturaleza: Pblicos y

privados
Gustavo A. Trujillo M.
30
Segn su Jurisdiccin o Alcance:

Nacionales, distritales, departamentales, municipales, empresariales o institucionales, personales o familiares.
Segn su ciclo vital: Gestin, central o

intermedio e histrico
Segn su acceso: Pblicos y reservados Segn su uso: Activo, semiactivo e

inactivo
ARCHIVO CENTRALIZADO
Toda la informacin de la empresa se haya reunida en una sola oficina.
VENTAJAS:
Cuenta con personal especializado Controla duplicidad de documentos Economiza tiempo y espacio Racionaliza la adquisicin de materiales y equipos Responsabilidad centralizada Facilita la unificacin del sistema de archivo
ARCHIVO DESCENTRALIZADO
Cada dependencia es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar la documentacin que le compete, bien sea recibida o producida.
Se presenta falta de control y se corren riesgos de extravo de documentos.
ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL

El trmite de la documentacin est centralizado, pero las dependencias conservan la documentacin vigente.
Se cumple el ciclo vital de los archivos.
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ARCHIVOS SATLITES
Conservan informacin tcnica, muy especializada y de consulta permanente que necesariamente deben estar descentralzaidos
35
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a: Clasificar Ordenar Describir Los documentos de una entidad.
GESTIN EN EL ARCHIVO
Produccin o Recepcin:
En el
cumplimiento de sus funciones.
Trmite: Es el momento donde se da la

constancia de recibido.
Distribucin: Estudio documental para

determinar series, subseries, expedientes para futuras consultas.
Consulta:
usuario, controles.
Derecho que tiene un se debe llevar registros y
Retencin: Es el plazo en trminos de
tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el central.

Conservacin:
Conjunto de medidas para garantizar la integracin fsica de los documentos, lo mismo que el manejo de la informacin.
Disposicin Final: Se relaciona con el

estudio de los valores del documento.
39
Eliminacin:
La destruccin de los documentos que haya administrativos, legal, fiscal, tcnico, contable y que no represente inters para la historia, cultura o investigacin.
Se catalogan documentos de conservacin permanente, todos aquellos que informan sobre los orgenes, la estructura, los objetivos, las decisiones y otros de valor testimonial.
Conservacin permanente:
PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO

Seleccin
Ciclo vital de los documentos Valores de los documentos Tablas de retencin Expurgo, descarte Transferencia

Descripcin:
Inventarios Guas Catlogos ndices


El servicio
Usuarios Medios para la prestacin del servicio:

correo, fax, reprografa, telecomunicaciones Difusin Capacitacin Compilado por: Lucely Delgado
Snchez, Instructora SENA
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Conservacin y preservacin:
Necesita apoyo de las Directivas Creacin de documentos estrictamente necesarios (Tcnica de diseo, control del flujo documental para evitar duplicaciones innecesarias o la creacin de expedientes que se conviertan bien e una suma desordenada de documentos
NUEVAS TCNOLOGIAS EN LOS ARCHIVOS

Microfilmacin Archivos pticos Correo Electrnico Internet Scanner
45
PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO

Principio de Procedencia:
Consiste en separar los documentos producidos por una institucin u organismo de aquellos que produce otra institucin u organismo, lo que indica que no se pueden mezclar. Es el proceso de clasificacin, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (Fondos documentales), y administrativos (secciones y subsecciones documentales.
PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO

Principio de Orden original:
Se define como la ubicacin fsica de los documentos dentro de un expediente, respetando el orden cronolgico en que se recibieron, produjeron o tramitaron, con miras a solucionar un asunto determinado.
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Noviembre 18
Octubre 25 Junio 02 Febrero 15 Enero 22
Bogot, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE
5
4
3 2
Respetado Doctor
Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0
Carpeta No.__________Caja No.__________ SECRETARIA GENERAL 300.24 INFORMES 300.24.02 Informes de Actividades Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12 Folios: 155
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Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital .
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Transferencias Primarias
Archivo de Gestin
Archivo Central
Transferencias secundarias
Archivo Histrico
SISTEMA DE ARCHIVOS
Oficina de Recibo y despacho de Correspondencia
ARCHIVO CENTRAL
Comit de Archivos
Archivos de Gestin O de Oficina

Archivo Histrico
50

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ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

Estructura: hace referencia al formulario y a las clusulas.

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CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

Internos: Entidad productora, fecha y

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

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Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

Organizacin de los archivos

Para la ciencia, la investigacin y la cultura

OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

Asegurar una perfecta conservacin de los

Satisfacer eficazmente las exigencias de

OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

Preservar la histrica de la empresa

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FUNCIONES DEL ARCHIVO

Segn su naturaleza: Pblicos y

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Segn su Jurisdiccin o Alcance:

Segn su ciclo vital: Gestin, central o

Segn su acceso: Pblicos y reservados Segn su uso: Activo, semiactivo e

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL

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cumplimiento de sus funciones.

Trmite: Es el momento donde se da la

Distribucin: Estudio documental para

Derecho que tiene un se debe llevar registros y

Retencin: Es el plazo en trminos de

tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el central.

Disposicin Final: Se relaciona con el

PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO

PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO

Inventarios Guas Catlogos ndices

PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO

Usuarios Medios para la prestacin del servicio:

PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO

NUEVAS TCNOLOGIAS EN LOS ARCHIVOS

PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO

PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO

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Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Oficina de Recibo y despacho de Correspondencia

Archivos de Gestin O de Oficina

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