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BARBARA CARVAJAL PROGAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA MATERIA : EXPRESION ORAL Y ESCRITA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FECHA: 17 DE MAYO DE 2010
GUIA PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y TRANFERENCIAS DOCUMENTALES ACUERDO 042 DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION http://www.manizales.unal.edu.co/archivo/descarg as/acuerdo_042.pdf
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Se entiende por documento administrativo de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA , toda informacin textual, sonora o en imgenes, fijada en cualquier soporte material, generada o producida por las diferentes dependencias y personas adscritas a la Entidad en desarrollo de sus funciones y como testimonio de sus diferentes actividades
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO CENTRAL
DISPOSICION FINAL
ELIMINACION
ALMACEN DE PAPEL
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1. 2. 3. 4.
5.
6. 7.
Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias Pocas personas saben lo que hay Los documentos llegan como pueden Cada persona conserva o elimina o le que le parece oportuno Es difcil encontrar y consultar un documento Todo el mundo puede acceder No hay normad de archivo ni de clasificacin
1.
2. 3. 4. 5.
6. 7.
Documentos importantes que hay que conservar, clasificar y ordenar Inventario de los documentos con la descripcin correspondiente Traslado organizado al archivo central Criterios nicos de conservacin y eliminacin Consulta y prstamo de la documentacin en forma gil y oportuna Acceso para el personal autorizado Manual de gestin de documentos
DAN ORIGEN A:
UNIDADES DOCUMENTALES Son piezas documentales que produce o recibe una unidad administrativa de acuerdo a las funciones asignadas y esto a su vez conforman las series documentales
ORDEN ORIGINAL
Investigacin Disciplinaria
DOCUMENTOS RECIBIDOS
Solicitud
Respuesta
Serie
COMUNICACIONES INTERNAS
SUB. FINANCIERA SUB. TECNICA
TESORERIA REGISTRO AUTOMOTOR
LICENCIAS
CONTABILIDAD
CAJA MENOR
Capacitacin de personal
CLASIFICACION
ORDENACION
DESCRIPCION
FONDO SERIE DOCUMENTAL Y TIPOLOGIA Los documentos producidos Por una oficina no deben Mezclasen con otros
Se determina que documento va primero y cual va despus. Los documentos deben archivarse y organizasen de acuerdo al orden que le dio el rea productora
Principio de procedencia
TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
ARCHIVO CENTRAL
I.
II.
PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL IV. V. VI. VII. Recepcin de Transferencias Revisin y cotejo. Verificacin de firmas y foliacin. Verificacin retiro copias y material metlico. VIII. Ubicacin.
FOLIACION
Cada tipologa Documental se Le debe asignar en la parte superior Derecha en forma Ascendente de Abajo hacia Arriba haciendo La respectiva Foliacin por cada Documento dentro De la carpeta , Utilizando lpiz Negro
Alcalda de Bucaramanga 3
MARCACION
Las carpetas o legajos se identificaran con un rtulo autoadhesivo el cual debe ubicarse en la parte superior derecha y debe contener los siguientes datos
Caja No_____________ Carpeta No ____________________ Cdigo de la Dependencia______ Cdigo de la Serie Documental Nombre de la Serie Documental Fecha Mes___________ Ao_________ No de folios______--
Las carpetas o legajos se identificarn con un rtulo autoadhesivo el cual debe ubicarse en la parte superior izquierda y debe contener los siguientes datos
MARCACION DE CAJAS
No CAJA
100
ACTAS
Vigencia Folios
El lomo del legajo o carpeta debe descansar sobre la base de la caja de izquierda a derecha
No caja/legajo Cdigo
UNIDAD DE CONSERVACION
1-1
100