DIPLOMADO EN CONTROL INTERNO Y AUDITORIA INTEGRAL

TEMA A ESTUDIAR:

FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

TEMA A ESTUDIAR:

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

OBJETIVOS EL CURSO:
AL FINALIZAR EL CURSO LOS ESTUDIANTES ESTARN EN CAPACIDAD DE:

Identificar los fundamentos del control y del Control Interno Diferenciar los modelos internacionales de Control Interno Conocer totalmente el Modelo Estndar de Control Interno MECI Establecer tcnicas de evaluacin para el Sistema de Control Interno Utilizar aplicativos de diagnstico, plan de implementacin y presentacin de informes Identificar, evaluar y administrar riesgos de gestin Precisar los roles y responsabilidades de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces. Conocer los elementos necesarios para la Administracin del Riesgo

Conjunto de cosas que relacionadas entre s ordenadamente contribuyen a determinado objeto. [Diccionario de la Real Academia de la Lengua]

Fsico: Conjunto de reglas o componenetes materiales y principios sobre una materia racionalmente enlazados entre s. Ej. Sistema de frenos de un carro, sistema solar.
Biolgico: Conjunto de componentes orgnicos que se relacionan con otros componentes organicos o mediante leyes fisicoqumicas. Ej.Sistema digestivo, Sistema nervioso de un mamfero.

Conjunto de cosas que relacionadas entre s ordenadamente contribuyen a determinado objeto. [Diccionario de la Real Academia de la Lengua]
Linguisticos: Conjunto de palabras o componenetes que se relacionan mediante su significado y las reglas gramaticales. Algebraicos:Conformados por variables relacionadas mediante operadores tales como suma, resta, multiplicacin, divisin, etc

Sociales: Cuyos componentes pueden ser definidos de diferentes maneras, dependiendo de la aproximacin con que deseen estudiarse. Pueden ir desde las personas hasta las comunicaciones entre ellas.

 En el contexto organizacional
Sistemas de Actividades Humanas (SAH) Los componentes de las organizaciones sociales son las actividades no las personas(Peter Checkland- U. De Lancaster) Sistemas de Interacciones Humanas Realizacin efectiva de un SAH (Ral Espejo) En el contexto de las Organizaciones Un Sistema es un conjunto de actividades interrelacionadas para alcanzar un propsito.

humanas

QUE SE ENTIENDE POR CONTROL?

CONTROL

En el lenguaje comn controlar tiende a asociarse con vigilar, supervisar o restringir. En el contexto organizacional no suele hacerse distincin entre controlar y auditar. sin embargo, de la misma forma en que acotar el significado del trmino sistema es til para delimitar el alcance del sistema de control interno (como un sistema de actividades humanas con el propsito de lograr el autocontrol, la auto-regulacin y la autogestin de una entidad). Es importante especificar el significado del trmino control para acotar a qu tipo de actividades se circunscribe el SCI como modelo de control organizacional.

CONTROL

La ciberntica organizacional es la disciplina perteneciente a la teora general de las organizaciones cuyo objeto de estudio es precisamente el diseo de los procesos de comunicacin y control en las organizaciones [Beer 1959; 1966]. Por esta razn, de all se toman las siguientes definiciones y principios relacionados con el diseo de sistemas de control Organizacional.

CONTROL Es la capacidad de llegar a donde se quiere, an si hay incertidumbres Controlar no es reducir la incertidumbre: una de las lecciones de la ciberntica en general y de la ciberntica organizacional en particular indica que siempre es posible disear sistemas de control aun cuando no conozcamos el detalle de la operacin interna de un sistema Los conceptos de control y comunicacin, como mecanismos de retroalimentacin, son dos caras de la misma moneda

REALIMENTACION Y CONTROL Etimolgicamente ciberntica proviene del Griego kybernetes que se refiere al antiguo arte de guiar una embarcacin en la mar [Espejo & Reyes 1996; Wiener 1948]. Esta idea de guiar la embarcacin mediante el ajuste permanente del timn, teniendo en cuenta las variaciones impredecibles de las corrientes, los cambios en las mareas y los vientos para llegar al destino deseado fue la base del concepto moderno de control. En trminos generales controlar un sistema (cualquiera que sea su naturaleza) implica un proceso continuo de ajustes que es necesario realizar para que el estado que observamos en su comportamiento corresponda con aquel estado que deseamos observar. Este proceso continuo de ajuste se denomina realimentacin.

CONTROL E INCERTIDUMBRE Una de las lecciones de la ciberntica en general y de la ciberntica Organizacional en particular indica que siempre es posible disear sistemas de control aun cuando no conozcamos el detalle de la operacin interna de un sistema. En nuestro diario vivir aplicamos este principio al manejar una gran cantidad de aparatos propios de nuestra cultura actual. Por ejemplo, podemos controlar nuestro vehculo (es decir, hacer que vaya en la direccin deseada y a la velocidad que esperamos) aun cuando no conozcamos de mecnica (es decir, es incierto para nosotros la forma precisa en que opera el automvil). De igual forma manejamos (es decir, controlamos) nuestro aparato de TV, nuestro celular, nuestro computador y dems tecnologa aceptando tcitamente nuestra ignorancia sobre su operacin.

CONTROL E INCERTIDUMBRE En el contexto organizacional ocurre igual; el gerente de una entidad exitosa(pblica o privada) seguramente ha desarrollado una serie de prcticas (que incluir la delegacin de varias actividades en sus subalternos, la realizacin de ciertas reuniones, la revisin de algunos reportes e indicadores, etc.) que le permiten controlar su organizacin; sin embargo, con seguridad no sabr en detalle lo que cada no de los empleados de la organizacin hace ni cmo lo hace. De aqu se desprende que controlar no implica reducir incertidumbre, de hecho, la incertidumbre es una de las caractersticas propias de los sistemas organizacionales (en particular de las entidades), por lo tanto el reto del SCI es justamente desarrollar una capacidad de control en una organizacin no predecible que, adems, subsiste en un entorno igualmente poco predecible.

CONTROL Y MEDICION El segundo principio de la ciberntica reza lo siguiente: lo que no se puede medir, no se puede controlar Indica claramente la relacin entre un mecanismo de control y un conjunto de indicadores; sin contar con estos, es imposible desarrollar aquel. En otras palabras, si no se cuenta con la capacidad para observar apropiadamente el estado actual del comportamiento de un sistema y no es posible comparar esta observacin con el estado futuro que se desea, no es posible determinar un conjunto de acciones cuya intencionalidad sea rectificar el rumbo en la direccin deseada.

CONTROL Y COMUNICACIN Para efectos de los acuerdos semnticos, simplemente se invitar a entender la comunicacin como un proceso de coordinacin de acciones[1]. La comunicacin implica un constante circuito de realimentacin entre emisor y receptor hasta tanto se alcance la coordinacin de sus acciones, en otras palabras, si esta coordinacin no se alcanza, decimos que la comunicacin fracas.

[1] Esta re-definicin del proceso de comunicacin se debe al trabajo del bilogo y ciberntico chileno Humberto Maturana

El control organizacional Es un proceso para cerrar la brecha entre el estado actual que observamos y el estado futuro que deseamos. Los estados actual y futuro se observan mediante un conjunto de indicadores definidos por la entidad. Coloquialmente hablando consiste en: lograr los objetivos organizacionales deseados gestionando adecuadamente los recursos apropiados. El Control organizacional

Un proceso es un conjunto estable de actividades inter-relacionadas.

TIPOS DE CONTROL Control intrnseco Control externo Control de segundo grado Control de segundo orden Control interno

Control Intrnseco
El control est inmerso en las actividades de la organizacin. Ejemplos mecnicos: El gobernador de la cisterna. El reto es definir los roles y los procesos de tal manera que tengan un control intrnseco

El control intrnseco produce ultra-estabilidad.

Control Externo
El control se ejerce desde afuera de la organizacin-en-foco. Su propsito es asegurar la cohesin organizacional en el dominio en que este se ejerce, con respecto a parmetros establecidos en el sistema que contiene a la organizacinenfoco. Suele ser espordico pero regular. Las auditoras (financiera, legal, de gestin, etc.) son ejemplos.

Control de Segundo Grado

Es un control externo sobre el mecanismo de control ejercido por una institucin especializada sobre otra. Su propsito es asegurar la efectividad del control realizado. Se auditan los trminos del contrato establecido, su desarrollo, as como los efectos que esta labor tuvo sobre el quehacer de la entidad auditada.

Control de Segundo Orden

Es un control de los sistemas de control de una organizacin.

Su propsito es asegurar la efectividad de los sistemas de control de la organizacin.

Control Interno
Es un control de segundo orden realizado desde la organizacin. Su propsito es asegurar la efectividad de los sistemas de control de la organizacin. NO es un control externo ejercido desde la organizacin. Comprende los mecanismos de control intrnseco, y control de segundo orden ejercidos en la propia entidad.

Desde el punto de vista operacional, el SISTEMA DE CONTROL INTERNO es un sistema de actividades humanas interrelacionadas que asegura el desarrollo de las capacidades de autocontrol, autorregulacin y autogestin en una organizacin para el logro de su propsito institucional

CONCEPTOS:

Proceso a travs del cual se desarrolla un conjunto de actividades de verificacin, comparacin y validacin de cifras, procedimientos, polticas, programas y resultados con el fin de garantizar que la entidad pueda alcanzar las metas y objetivos previstos..

GLOSARIO IBEROAMERICANO DE CONTABILIDAD DE GESTIN

CONCEPTOS:
Es el plan de organizacin entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una compaa para obtener informacin confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesin a sus polticas administrativas.
EDGAR W. AMARILLO R.

CONTINUA

CONCEPTOS:
El control interno es mucho ms que un instrumento dedicado a la prevencin o el descubrimiento de errores accidentales en el proceso contable; Constituye una ayuda indispensable para una eficiente administracin, particularmente en empresas de gran escala; su alcance debe abarcar toda la empresa e incluye actividades tan variadas como los programas de entrenamiento de personal, la Auditora Interna, los anlisis estadsticos, el control de calidad y la programacin de la produccin.

EDGAR W. AMARILLO R.

CONTINUA

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CONCEPTOS:

Podemos decir que el control interno, en la actualidad, abarca todos los departamentos y actividades de una empresa. Incluye los procedimientos de una empresa; los mtodos por medio de los cuales los altos funcionarios delegan autoridad y asignan responsabilidades y funciones tales como ventas, compras, contabilidad y produccin; incluye, adems, el programa para la preparacin, verificacin y distribucin. a los diferentes niveles de supervisin, de aquellos informes ordinarios y anlisis que capacitan a los ejecutivos para mantener el control de la gran variedad de funciones y actividades propias de una gran empresa.
EDGAR W. AMARILLO R.

Qu es control?

Qu es control?

Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Eckles,Carmichael Es el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. George R. Terry. La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y econmicamente. Robert C. Appleby.

Qu es control?

El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Burt K. Scanlan..

El control es un proceso mediante el cual es posible cerciorarse si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.

Esta es la historia de cuatro personajes llamados.

Cada uno Alguien Cualquiera Ninguno

Haba que hacer un trabajo importante y CADA UNO estaba seguro que ALGUIEN lo hara. CUALQUIERA pudo haberlo hecho, pero ninguno LO HIZO. ALGUIEN se disgust por eso, ya que el trabajo era de CADA UNO. CADA UNO pens que CUALQUIERA poda hacerlo, pero NINGUNO se dio cuenta que CADA UNO LO HARA. En conclusin, CADA UNO culp a ALGUIEN cuando NINGUNO hizo lo que CUALQUIERA poda haber hecho.

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ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO Los elementos de un sistema de control interno son los medios por los cuales una organizacin puede satisfacer sus objetivos. Estos son: - Organizacin. - Gerencia - Procedimientos administrativos y operacionales. - Entrenamiento de personal. - Segregacin de funciones. - Autorizacin. - Salvaguarda de Bienes y Registros - Sistema de contabilidad. -- Presupuestos - Estados financieros

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO Los objetivos del control interno son: 1. Prevenir fraudes 2. Descubrir hurtos o malversaciones 3. Obtener informacin administrativa, contable y financiera, confiable, segura y oportuna. 4. Localizar errores administrativos, contables y financieros. 5. Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems activos de la empresa. 6. Promover la eficiencia del personal. 7. Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo y recursos en general. 8. Mediante su evaluacin, graduar la extensin del anlisis, comprobacin (pruebas) y estimaciones de las cuentas y operaciones sujetas a auditora por parte del auditor.

LOS CONCEPTOS DEL CONTROL INTERNO

ALGUNAS LIMITACIONES Errores de interpretacin o de criterio. Negligencia, distraccin y agotamiento personales.

Confabulacin.
La gerencia pasa por alto ciertas polticas o procedimientos.

LOS CONCEPTOS DEL CONTROL INTERNO

QU PUEDE LOGRAR UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO?

Ayuda a asegurar que la empresa est

cumpliendo con las leyes y reglamentaciones.

Disminuye la posibilidad de daos a la

reputacin de una organizacin.

Ayuda a que la organizacin cumpla con sus

objetivos. Un buen sistema de control, no garantiza el xito de una compaa.

Las organizaciones son un conjunto de personas, dependencias y recursos relacionadas entre s de manera particular para el cumplimiento del propsito institucional.
Esa forma particular de relacionamiento interno la identifica como organizacin. EL TODO ES CUALITATIVAMENTE SUPERIOR Y DIFERENTE A LA SUMA DE SUS PARTES

La Organizacin es un conjunto interrelacionado de roles y recursos con la capacidad de Crear Regular y Producir sus propios productos y/o servicios

Una organizacin aprende a travs de sus miembros. sta es una condicin necesaria pero no suficiente, si los miembros de la organizacin no interactan entre s, no podr haber aprendizaje como organizacin, habr aprendizaje individual, pero no aprendizaje de equipo.

El xito de hoy no garantiza el xito de maana.

El xito siempre crea problemas nuevos y diferentes.

La empresas conformistas caen en decadencia.

Es necesario evaluar la estrategia

POR QU MEJORAMIENTO CONTINUO

POR QU MEJORAMIENTO CONTINUO

A travs de los aos los empresarios han manejado sus negocios trazndose slo metas limitadas, que les han impedido ver ms all de sus necesidades inmediatas.
Planean nicamente a corto plazo; lo que conlleva a no alcanzar niveles ptimos de calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus negocios.

POR QU MEJORAMIENTO CONTINUO

Segn los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compaas de mayor xito en el mundo radica en poseer estndares de calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados. Por lo tanto el control total de la calidad es una filosofa que debe ser aplicada a todos los niveles jerrquicos en una organizacin, y esta implica un proceso de MEJORAMIENTO CONTINUO que no tiene final.

POR QU MEJORAMIENTO CONTINUO

El MEJORAMIENTO CONTINUO permite visualizar un horizonte ms amplio, donde se buscar siempre la excelencia y la innovacin que llevarn a los empresarios a aumentar su competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

POR QU MEJORAMIENTO CONTINUO

El MEJORAMIENTO CONTINUO busca que el empresario sea un verdadero lder de su organizacin, asegurando la participacin de todos, involucrndose en todos los procesos de la cadena productiva. Para ello l debe adquirir compromisos profundos, ya que l es el principal responsable de la ejecucin del proceso y la ms importante fuerza impulsadora de su empresa.

POR QU MEJORAMIENTO CONTINUO

Para llevar a cabo el proceso de Mejoramiento Continuo tanto en un departamento determinado como en toda la empresa, se debe tomar en consideracin que dicho proceso debe ser: Econmico, es decir, debe requerir menos esfuerzo que el beneficio que aporta y, Acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeo logrado.

POR QU MEJORAMIENTO CONTINUO

GESTIN PBLICA

Desde hace casi dos dcadas las administraciones pblicas experimentan diferentes transformaciones a partir de los cambios que el Estado mismo ha sufrido como consecuencia de un conjunto de reformas que sin duda siguen en curso y que han abierto un camino que hay que seguir explorando. (Blanca Olias de Lima; 2001).

POR QU MEJORAMIENTO CONTINUO

GESTIN PBLICA

En el mbito interno de los gobiernos este conjunto de transformaciones confluyen en lo que se ha dado en llamar como nueva gestin pblica, concepto cuya aplicacin implica asumir una serie de principios que definen una nueva forma de pensar la gestin gubernamental y la incorporacin de nuevas pautas de desempeo institucional.

POR QU MEJORAMIENTO CONTINUO

GESTIN PBLICA

La nueva gestin pblica representa un cambio trascendental de la perspectiva tradicional de la Administracin Pblica, a un sistema que pone nfasis en los resultados, que reclama mayor responsabilidad y flexibilidad institucional y que este cambio obliga a asumir una posicin en torno al futuro del sector pblico y al respecto no cabe duda que ste ser inevitablemente gerencial; tanto en la teora como en la prctica. (Owen E. Hugues 1994)

POR QU MEJORAMIENTO CONTINUO

GESTIN PBLICA

El rompimiento del paradigma gerencial significa la superacin del modelo burocrtico weberiano, bsicamente en razn de tres planos en que se han manifestado las transformaciones del Estado:

1. Acercamiento entre las tcnicas de gestin del sector privado y el sector pblico 2. Cambio de un modelo legal funcional a un estilo de gestin que pone nfasis en los resultados 3. Mayor preocupacin por la eficiencia, la calidad y la efectividad.

Usted no puede resolver un problema importante pensando de la misma forma en que usted lo haca cuando cre ese problema
Albert Einstein

QU ES MEJORAMIENTO CONTINUO?

QU ES MEJORAMIENTO CONTINUO?
Patrn estable de actividad colectiva mediante la cual la organizacin genera y modifica sistemticamente sus rutinas de operacin en busca de una mejora en su efectividad. [monografias.com]

QU ES MEJORAMIENTO CONTINUO?
Es un propsito obtenido por todos los funcionarios de una institucin, en la bsqueda incesante de maneras de hacer mejor las cosas, acompaado por una actitud orientada al mantenimiento y perfeccionamiento de los procesos. El mejoramiento continuo parte de la premisa de que nuestra vida laboral, social y familiar merece mejorarse continuamente. [Alcalda Pitalito Huila]

QU ES MEJORAMIENTO CONTINUO?
El mejoramiento continuo es un principio bsico de la gestin de la calidad, donde la mejora continua debera ser un objetivo permanente de la organizacin para incrementar la ventaja competitiva a travs de la mejora de las capacidades organizativas. [Documento Gua para la aplicacin de los principios de la Gestin de la Calidad. ISO/TC 176, Gestin de la Calidad y Aseguramiento de la Calidad]

QU ES MEJORAMIENTO CONTINUO?
Las acciones por tomar en caso de novedades, no conformidades reales o potenciales o en casos donde las cosas estn bien pero pueden mejorarse, son consideradas parte del mejoramiento continuo de una organizacin. [Seguimiento, medicin, anlisis y mejora en los sistemas de gestin. ICONTEC Ricardo Mauricio Ros Giraldo Segunda Edicin]

QU ES MEJORAMIENTO CONTINUO?
Parte de la gestin de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad. [NTC ISO 9000:2000]

IMPORTANCIA DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

La importancia de esta tcnica gerencial radica en que con su aplicacin se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organizacin.

A travs del mejoramiento continuo se logra ser ms productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la organizacin.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

VENTAJAS: Se concentra el esfuerzo en mbitos organizativos y de procedimientos puntuales Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles Si existe reduccin de productos defectuosos, trae como consecuencia una reduccin en los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas Incrementa la productividad y dirige a la organizacin hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones Contribuye a la adaptacin de los procesos a los avances tecnolgicos Permite eliminar procesos repetitivos.

CAUSAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

El Cliente es el Rey

Los clientes (ciudadanos) son las personas ms importantes en el negocio (institucin) y por lo tanto los empleados (servidores pblicos) deben trabajar en funcin de satisfacer las necesidades y deseos de stos. Son parte fundamental del negocio o la organizacin, son la razn por la cual existen, por lo tanto merecen el mejor trato y toda la atencin necesaria.

CAUSAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

Ahorrar dinero

Es un medio eficaz para desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas de calidad cuestan dinero.

EL OBSTCULO PARA MEJORAR LA CALIDAD RADICA NO TANTO EN LO QUE LA GENTE DESCONOCE, SINO EN LO QUE CREE CONOCER.

ISO 9004:2000
Introduccin 0.1 Generalidades El propsito de una organizacin es:

Identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes y otras partes interesadas (empleados, proveedores, propietarios, sociedad) para lograr ventaja competitiva y para hacerlo de una manera eficaz y eficiente, y, Obtener, mantener, y mejorar el desempeo global de una organizacin y sus capacidades.

ISO 9004:2000
Introduccin 0.1 Generalidades

La aplicacin de los principios de la GESTIN DE LA CALIDAD no slo proporciona beneficios directos sino que tambin hace una importante contribucin a la gestin de costos y riesgos.

ISO 9004:2000
8.5 Mejora 8.5.1 Generalidades

La direccin debera buscar continuamente mejorar la eficacia y la eficiencia de los procesos de la organizacin, ms que esperar a que un problema le revele oportunidades para la mejora.

ISO 9004:2000
8.5 Mejora 8.5.1 Generalidades

Las mejoras pueden variar desde actividades escalonadas continuas hasta proyectos de mejora estratgica a largo plazo. La organizacin debera tener un proceso para identificar y gestionar las actividades de mejora.

ISO 9004:2000
8.5 Mejora 8.5.1 Generalidades

Estas mejoras pueden resultar en cambios en el proceso o en el producto e incluso en el sistema de gestin de la calidad o en la organizacin.

Mantras para la Mejora Continua

Mantenlo simple. (Keep it simple)

Si entran datos errneos, saldrn datos errneos. (Garbage in garbage out. GIGO)
Confiamos en ello, pero vamos a verificarlo.

Si no lo puedes medir, no lo podrs gestionar.

MEJORAMIENTO CONTINUO

REQUISITOS GENERALES: o Apoyo en la gestin. o Feedback (retroalimentacion) y revisin de los pasos en cada proceso. o Claridad en la responsabilidad de cada acto realizado. o Poder para el trabajador. o Forma tangible de realizar las mediciones de los resultados de cada proceso La mejora continua puede llevarse a cabo como resultado de un escalamiento en los servicios o como una actividad proactiva por parte de alguien que lleva a cabo un proceso.

Para la mejora de cualquier proceso se deben dar varias circunstancias:

o El proceso original debe estar bien definido y documentado. o Debe haber varios ejemplos de procesos parecidos. o Los responsables del proceso deben poder participar en cualquier discusin de mejora. o Un ambiente de transparencia favorece que fluyan las recomendaciones para la mejora o Cualquier proceso debe ser acordado, documentado, comunicado y medido en un marco temporal que asegure su xito.
Es fundamental que la mejora continua sea vista como una actividad sostenible en el tiempo y regular y no como un arreglo rpido frente a un problema puntual

Modelo de un sistema de gestin de la calidad basado en procesos

ISO 9004:2000

COMPONENTES
AMBIENTE DE CONTROL

ELEMENTOS
ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS TICOS. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. ESTILO DE DIRECCIN. PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. CONTEXTO ESTRATGICO. IDENTIFICACIN DE RIESGOS. ANLISIS DE RIESGOS. VALORACIN DE RIESGOS. POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS. POLTICAS DE OPERACIN. PROCEDIMIENTOS. CONTROLES. INDICADORES. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

DIRECCIONAMIENT O ESTRATGICO ADMINISTRACIN DE RIESGOS

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIN COMUNICACI N PBLICA

INFORMACIN PRIMARIA. INFORMACIN SECUNDARIA. SISTEMAS DE INFORMACIN.

COMUNICACIN ORGANIZATIVA. COMUNICACIN INFORMATIVA. MEDIOS DE COMUNICACIN.

AUTOEVALUACIN

AUTOEVALUACIN DEL CONTROL AUTOEVALUACION DE GESTION. EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. AUDITORIA INTERNA (AI). PLAN DE MEJORAMIENTOINSTITUCIONAL. PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS. PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

EVALUACIN INDEPENDIENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

CONTROL INTERNO EN COLOMBIA

Control interno

ANTES
Prctica externa Supervisin Castigo Control previo Policivo Responsabilidad de otros

NUEVO ENFOQUE

Basado en procesos Autocontrol Proactivo no reactivo Realizado en tiempo real. Participativo, consultivo y legatario

Marco normativo

Artculo 209
- La FUNCIN ADMINISTRATIVA esta al servicio de los intereses generales. - La administracin pblica en todos sus ordenes, tendr un control interno que se ejercer en los trmino que seale la Ley.

Artculo 269
En las entidades publicas, las autoridades correspondientes estn obligadas a disear y aplicar segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podr establecer excepciones y autorizar la contratacin de dichos servicios con empresas privadas Colombianas

Marco normativo

Ley 87 de 1993
Establece el sistema de control interno en las entidades del Estado, se define, se fijan los objetivos, se establecen los elementos y campo de aplicacin. Decretos Reglamentarios

Decreto 1826 de 1994

Se crea la Oficina de Coordinacin de Control Interno en la estructura de los Ministerios y Departamentos Administrativos y se crean los Comits de Coordinacin del Sistema de Control Interno.

Decreto 1537 de de 2001

Elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.

Aspectos a resaltar

Gestin basada en procesos Elaboracin de manuales de Procesos y Procedimientos

Definicin del rol de las Oficinas de Control Interno

La Administracin del Riesgo como prctica de una buena gerencia Las Guas, Circulares y dems documentos tcnicos elaborados por el DAFP se convierten en directrices generales.

Marco normativo

Ley 489 de 1998 Captulo 6

Crea el Sistema Nacional de Control Interno, El cual tiene por objeto integrar en forma armnica dinmica efectiva y suficiente el funcionamiento del control interno de las instituciones pblicas.

Decreto 2145 de de 1999

Se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administracin Pblica del orden nacional y territorial

Decreto 2539 de 2000

Modifica EL Artculo 20 del Decreto 2145 de 1999. El nombramiento de los jefes de control interno o quien haga sus en las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional, se efectuara por el representante legal o mximo directivo, segn sea su competencia.

Sistema de Control interno

Marco conceptual
En desarrollo de la normatividad existente y con el fin de estructurar el Sistema de Control Interno, se consultaron modelos y tendencias internacionales y se adaptaron a la normatividad vigente y a las condiciones especiales del pas logrando una estandarizacin de un MODELO COLOMBIANO

COSO (U.S.A)

COCO (Canad)

SCI
Colombiano

CADBURY (Ingles)
LEY 87 (1993)

(Australia)

Principales Modelos de Control: COCO Canad - : Se fundamenta mucho en sistemas comunicacionales y en el control social, con planes de mejoramiento individuales COSO USA -: Hace nfasis en el manejo del riesgo. Ante la presencia de riesgos se prepara el control funcional para que no ocurran. CADBURY - Reino Unido -: Le da importancia al control de gestin financiera, Control Interno Contable, a partir de estndares internacionales. COBIT - Australia: Enfatiza en los estndares internacionales control de objetivos de informacin y tecnologas afines

Sistema de Control interno

Es un instrumento para asegurar la gestin

administrativa de las entidades y el logro de la misin y los objetivos institucionales con eficiencia y eficacia, en concordancia con las normas y las polticas de Estado.

Ley 87 de 1993
Esquema de organizacin Principios Normas Mecanismos de verificacin y evaluacin

Planes
Mtodos Procedimientos

Actividades, operaciones y actuaciones La administracin de la informacin y los recursos

Normas Constitucionales y legales Polticas Institucionales trazadas

Metas y Objetivos

Sistema de Control Sistema de Control internointerno

Objetivos
Proteger los recursos de la organizacin
Garantizar que el sistema disponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin Velar porque la entidad disponga de procesos de implantacin y mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo organizacional

Sistema de Control Sistema de Control internointerno

Objetivos
Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones
Garantizar la eficacia, eficiencia y economa en todas las operaciones

Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn dirigidos al cumplimiento de sus objetivos

Sistema de Control Sistema de Control interno intern

Objetivos

Garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin

Actores del control interno

Representante Legal de la Entidad Comit de Coordinacin de Control Interno

Comits de Direccin, Contratacin, mejoramiento, etc...

Jefes de Dependencia Oficinas de Control Interno

Actores del control interno

Todos los Funcionarios.

Responsables del control interno

LEY 87 ARTICULO 6

Establecimiento y desarrollo

Representante legal de la

MODELOS DE CONTROL
INTERNO

DIFERENTES MODELOS DE CONTROL INTERNO

MODELO COSO EL MODELO CADBURY EL MODELO COCO MODELO ARGENTINO MODELO COLOMBIANO

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FASES (5)

COMPONENTES (21)
FACTORES DE VALORACION

GESTION

Documentacin

CONTROL INTERNO COMO REFORMA TRANSVERSAL DIRECTIVA PRESIDENCIAL No. 10 de 2002 -PRAP-

Acciones a corto plazo: Una nueva cultura de lo publico Transparencia de integridad en la gestion Manejo gerencial del recurso humano

Intolerancia absoluta con los funcinarios corruptos

Austeridad Servicio al ciudadano y participacion de la sociedad civil Mejoramiento de la calidad Mejoramiento de la antencion al ciudadano Veedurias comunitarias

Reformas de mediano y largo plazo

REFORMAS VERTICALES:
Tienen que ver con las acciones que cada ministerio o entidad adopte en su interior.

REFORMAS TRANSVERSALES:
Son de alcance multisectorial, es decir que incumben a todos los ministerios y a todas las entidades.

REFORMAS TRANSVERASALES Organizacin de la administracion nacional Empleo publico Sistemas de organizacin

Gobierno electronico
Sistemas de compras y contratacion estatal Organismo de control interno y externo Nuevo sistema presupuestal y gestion por resultados Gestion de activos fijos Defensa juridica Simplificacion y calidad normativa Funciones de reglamentacion y funcion

DOCUMENTO CONPES 3248 OCTUBRE 2003 Sistema de apoyo a los servidores RENOVACION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
Publicos en su labor de gestion:

DOCUMENTO CONPES 3248 DE 2003 La operacion del sistema de control a cargo de las oficinas de control interno se ha enfocado a un control fiscal numerico legal y no se ha constituido en una herramienta til de la gestion publica.

Existe la necesidad de realizar una reingenieria del sistema de control interno que abarque un cambio cultural hacia una gestion por resultados, definicion de nuevos perfiles profesionales, seleccion meritcratica de los jefes de control interno, capacitacion de sus funcionarios y la reorganizacion de las oficinas de Control Interno.

Con el fin de mejorar la gestion institucional se

implementar un nuevo sistema de control interno en todas las entidades del orden nacional y

territorial para lo cual se sanciono el decreto 1599

por el cual se adopta el:

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO

MECI 1000: 2005

Modelo Estandar de Control Interno

MECI

El objetivo del MECI es:

Unificar los criterios y parametros basicos de control interno para las entides estatales procurando armonizar adecuadamente los conceptos de control con la eliminacion de la dispersin conceptual existente lo que permitira instrumentar la funcion administrativa del estado, eficiente, eficaz, transparente y efectiva en el cumplmiento de sus fines sociales.

DECRETO 1599 DE MAYO 20 DE 2005

Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano.MECI 1000-2005

CIRCULAR 03 DE SEPTIEMBRE 27 DE 2005

Del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno. Establece los Lineamientos Generales para la Implementacin del MECI 1000-2005.

RESOLUCION 142 DE MARZO 8 DE 2006

Del DAFP, por la cual se adopta el Manual de Implemenacin del MECI 1000-2005.

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO

MECI 1000: 2005

QUE ES EL MECI?

Es el Modelo Estndar de

Control Interno que permite el

diseo, desarrollo y operacin del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado.

Concepto de control interno

Conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados entre s y unidos a las personas que conforman una organizacin pblica, se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de su funcin administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generndole capacidad de respuesta ante los diferentes pblicos o grupos de inters que debe atender.

Principios del MECI

AUTOCONTROL

Capacidad de cada servidor pblico para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos.

Principios del MECI

Compromiso, competencia y responsabilidad

Responsabilidad para asumir sus propias decisiones y

autorregular su conducta.

Conciencia sobre la importancia de su compromiso Responsabilidad por el mejoramiento continuo

Principios del MECI

Estilo de direccin que fortalezca la confianza Reglas de actuacin a formalizar el comportamiento Polticas y normas orientadoras

Procesos de capacitacin y de formacin orientados al

mejoramiento

Perfiles segn competencias

Principios del MECI

AUTORREGULACIN: Capacidad institucional para aplicar de manera participativa los mtodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementacin del SCI.

Principios del MECI

La promulgacin de valores, principios y conductas ticas La generacin de cdigos de BUEN GOBIERNO

La definicin de un modelo de operacin que armonice las

normas y las leyes para el cumplimiento de los propsitos institucionales

El establecimiento de normas, polticas y controles

tendientes a evitar o minimizar las causas y los efectos de los riesgos.

Principios del MECI

AUTOGESTIN:

Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la funcin administrativa que le ha sido asignada.

Principios del MECI

La compresin de las competencias y funciones.

La adaptacin consciente de la entidad a su entorno La organizacin de la funcin administrativa y de su control de

acuerdo con las caractersticas propias de cada entidad

La capacidad institucional para autorregular su funcionamiento. La conformacin de la red de conversaciones que articula los
procesos.

La ejecucin de planes de mejoramiento y seguimiento.

Compatibilidad con otros Sistemas de Gestin

SCI
Desarrollo Administrativo Gestion de Calidad

En la implementacin del SCI se debe tener cuidado en la indentificacion de elementos comunes, para evitar que se dupliquen esfuerzos

Objeto

El documento especifica los requisitos para un Sistema de Control Interno aplicable a estidades obligadas por la Ley 87 de 1993, el cual se constituye en una herramienta de gestin que permite establecer las acciones, las polticas, los mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control, evaluacin y de mejoramiento continuo de la entidad pblica.

Objetivos especficos
1. De Control al Cumplimiento (Legalidad). 2. De Control Estratgico.

3. De Control de Ejecucin.
4. De Control de Evaluacin. 5. De Control de Informacin.

De Control al Cumplimiento (Legalidad)

a) Establecer las acciones que permitan a la entidad garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable. b) Determinar el marco legal que le es aplicable a la entidad, con base en el principio de autorregulacion c) Disear los procedimientos de verificacion y evaluacion que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable

De Control Estratgico

a) Crear conciencia en todos los servidores pblicos sobre la importancia del control, mediante la generacion y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicacin de los principios del modelo estandar. b) Establecer los procedimientos que permitan el diseo y desarrollo organizacional de la entidad de acuerdo con su naturaleza, caracteristicas y propositos que le son inherentes. c) Disear los procedimientos necesarios, que permitan a la entidad pblica cumplir la mision para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se puedan generar

De Control de Ejecucin
a) Determinar los procedimientos de prevencion, deteccion y correccion que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonia con los principios de eficacia y economia, b) Velar por que todas las actividades y recursos de la entidad esten dirigidos hacia el cumplimiento de la mision. c) Establecer los procedimientos que garanticen la generacion y registro de la informacion oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la mision y la rendicion de cuentas a la comunidad

d) Disear los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicacin interna y externa a fin de dar a conocer la informacion que genera la entidad pblica de manera transparente, oportuna y veraz garantizando que su operacin se ejecute adecuada y convenientemente

De control de evaluacin
a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestin de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad, permitiendo acciones oportunas de correccion y mejoramiento. Establecer los procedimientos de verificacion y evaluacion permanentes de Control Interno Garantizar la existencia de la funcion de Evaluacion Independiente de las Oficinas de Control Interno, Auditorias Internas o quien haga sus veces sobre la entidad pblica, como mecanismo de verificacion a la efectividad del Control Interno Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestin de la entidad, as como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interes Establecer los procedimientos que permiten integrar las observaciones de los rganos de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la entidad

b) c)

d)

e)

De Control de Informacin

a)

Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generacion de la informacin veraz y oportuna Establecer los procedimientos que permitan la generacin de la informacion que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los organos de control externo Garantizar la publicidad de la informacin que se genere al interior de la entidad Garantizar el suministro de informacion veraz y oportuna para el proceso de rendicin de cuentas pblicas

b)

c)

d)

Estructura del MECI

CONTROL ESTRATGICO CONTROL DE GESTIN

Esquema de organizacin Planes Principios Normas

Mtodos Procedimientos Actuaciones Acciones Adm. Informacin Adm. Recursos

Mecanismos de Evaluacin y Verificacin

CONTROL DE EVALUACIN

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Estructura para: Prevenir Monitorear

Principios Objetivos

Evaluar

CI
Fundamentos Ejecutado Por personas

Corregir y Mejorar ...

La GESTION

Garantizando

Cumplimiento de los principios constitucionales y de ley Mantener la unidad y armona con otras entidades del estado para que el mismo estado cumpla a cabalidad con su objetivo social

SCI Actual

GESTION

Documentacin

SISTEMA CI ACTUAL

MECI 1000:2005

Sistemas
FASES
Ambiente de Control Admon. DelRiesgo Operac. De los elementos Documentacion Retroalimentacion

Sistemas SISTEMA
SUBSISTEMAS
DE CONTROL ESTRATGICO DE CONTROL DE GESTIN DE CONTROL DE EVALUACIN

COMPONENTES
COMPONENTES ELEMENTOS
FACTORES DE VALORACION

ADMINISTRAR - controlar
HECHOS TOMA DE DECISIONES DATOS INFORMACION

PLANES
ELEMENTOS BASICOS

PLANEACION
HACIA DONDE DEBE IR LA ORGANIZACIN Y COMO LLEGAR ALLI

ORGANIZACIN
QUIEN HACE QU Y COMO.
DEFINICIN - AGRUPACIN DE ACTIVIDADES ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES ESTABLECIMIENTO DE CANALES DE COMUNICACIN, COORDINACION Y CONTROL

DIRECCION
QUE SE HACE CUANDO SE HACE
PROPENDER POR UN TRABAJO SOLIDARIO SOPORTADO EN LA COLABORACIN Y PUESTA EN PRODUCCIN DE L MXIMO DE CAPACIDADES

CONTROL
MEDIR SUPERVISAR RESULTADOS COMPARAR RESULTADOS RECOMENDAR ACCIONES

GENERACION DE INFORMACIN ----INSUMO PARA LA TOMA DE DECISIONES

COMPONENTES
AMBIENTE DE CONTROL

ELEMENTOS
ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS TICOS. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. ESTILO DE DIRECCIN. PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. CONTEXTO ESTRATGICO. IDENTIFICACIN DE RIESGOS. ANLISIS DE RIESGOS. VALORACIN DE RIESGOS. POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS. POLTICAS DE OPERACIN. PROCEDIMIENTOS. CONTROLES. INDICADORES. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

DIRECCIONAMIENT O ESTRATGICO ADMINISTRACIN DE RIESGOS

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIN COMUNICACI N PBLICA

INFORMACIN PRIMARIA. INFORMACIN SECUNDARIA. SISTEMAS DE INFORMACIN.

COMUNICACIN ORGANIZATIVA. COMUNICACIN INFORMATIVA. MEDIOS DE COMUNICACIN.

AUTOEVALUACIN

AUTOEVALUACIN DEL CONTROL AUTOEVALUACION DE GESTION. EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. AUDITORIA INTERNA (AI). PLAN DE MEJORAMIENTOINSTITUCIONAL. PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS. PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

EVALUACIN INDEPENDIENTE PLANES DE MEJORAMIENTO