TCNICAS DE REGISTRO Y CONTROL

EL ARCHIVO

 QUE ES ARCHIVO?

De acuerdo con su etimologa pro iene de la ra! latina archivum, disciplina "ue estudia los arc#i os en todos los aspectos$ Algunas eces% el arc#i ar "ueda delegado a un segundo t&rmino% o sencillamente% los documentos se acumulan en el escritorio durante semanas$

1.1.1. LA ADMINISTRACIN DE LOS DOCUMENTOS

Planeacin Control

Organizacin

Ejecucin Integracin

1.1.2. CONCEPTOS, EQUIPO Y MOBILIARIO

El documento es el principal elemento para el archivo, ya que contiene la informacin que se requerir posteriormente. Pue e originarse en la misma organizacin o llegar a trav!s e correspon encia.

"os expedientes son ocumentos relaciona os con un mismo asunto y conteni os en un fl er o carpeta mem#reta a.

El archivero es el mue#le en on e se guar an los e$pe ientes en forma or ena a y segura, los hay e iversos materiales, formas y tama%os& para elegir el archivero a ecua o se e#e consi erar el tama%o el local y el volumen e e$pe ientes que se maneja.

"os disquetes y discos compactos 'C() son iscos on e se almacena informacin& en algunos casos pue e gra#arse varias veces.

"os flderes o carpetas son e cartulina, los hay e varios colores y en tama%o carta y oficio& cuan o contienen ocumentos y la pesta%a est rotula a, reci#e el nom#re e e$pe iente. Es importante consi erar el grosor e !ste al archivar los ocumentos, para ello es preferi#le ela#orar legajos y evitar que los ocumentos se maltraten.

"os portacarpetas se fa#rican en tama%o carta y oficio, son e cartoncillo grueso o papel manila, algunas se sostienen e la gaveta por os rieles metlicos y otras estn reforza as con cartn resistente& las os son *tiles en manejo e archivos. + ems, llevan integra o el ,n ice o jinete, que se emplea para proteger los e$pe ientes.

"as tarjetas guas son e material resistente& las hay en varios colores y tama%os- carta, oficio y algunas ms peque%as para irectorios personales. .ienen un #or e superior o pesta%a para in icar lo que contiene el e$pe iente o el sistema #ajo el cual estn archiva os, las gu,as siempre e#en antece er a los e$pe ientes y pue en ser alfa#!ticas o num!ricas.

"as etiquetas pue en ser e cartulina o e papel a hesivo, se rotulan a mquina para in icar lo que contienen las portacarpetas o los archiveros, y se protegen con ,n ices e acr,lico, seg*n el caso. +l rotularse& las etiquetas toman el nom#re e mar#etes.

"os ndices son e acr,lico transparente o e color, y se pue en colocar en varias posiciones, a trav!s e los rieles o e #otones fija ores a las portacarpetas& son muy *tiles para proteger etiquetas.

"a caja archivadora es e cartn resistente con un refuerzo metlico& y tiene una pesta%a acr,lica para localizar los e$pe ientes fcilmente& ya que pue e contener e /0 a /1. "a caja se mantiene verticalmente y est suspen i a e un riel, el cual permite que la caja se eslice a lo largo el archivero.

"a gaveta es e cartn, plstico o acr,lico, similar a la gaveta e un archivero vertical, las hay en varios tama%os, seg*n su utili a archivo muerto o irectorio personal.

El archivero vertical consta e tres o cuatro gavetas, ca a una e ellas tiene un portamar#ete con la etiqueta que in ica cmo estn archiva os los e$pe ientes, y una cerra ura para conservarlos con to as las me i as e seguri a necesarias. Es recomen a#le utilizar la *ltima gaveta para e$pe ientes que no se ocupen con frecuencia.

El archivero lateral es e tama%o varia#le, ya que se a apta a las necesi a es e la organizacin, ocupa poco espacio y pue e contener portacarpetas o cajas archiva oras, o se pue e utilizar como estante, a ems e tener a la vista los e$pe ientes.

"a computadora se consi era un sistema para crear, revisar, corregir, imprimir y almacenar los escritos e una organizacin.

1.2. CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

1.3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

Correspondencia es cual"uier comunicaci'n escrita$ (sta puede ser clasi)icada de acuerdo con su )uente en* reci+ida% en iada o interna$ Correspondencia recibida como su nom+re lo indica es la reci+ida de organi!aciones e,ternas% como cartas% o)icios% telegramas% solicitudes e in)ormes$ Correspondencia enviada es a"uella "ue se remite a indi iduos o a organi!aciones e,ternas- se acostum+ra retener para los arc#i os por lo menos una )otocopia del original$ Correspondencia interna .interdepartamental/% inclu0e a"uella correspondencia entre departamentos de la misma organi!aci'n% como* memoranda% in)ormes% circulares% a isos$

1.3.2. RECEPCIN DE LA CORRESPONDENCIA

1.3.3. TRAYECTORIA DE UNA CARTA

1.4. CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO

1.4.1. SISTEMA ALFABTICO

Conocer adecuadamente el al)a+eto$ Considerar "ue para el arc#i o no e,isten letras do+les .c#% ll% rr/% &stas siempre se tomar1n como consonantes sencillas seguidas de otra$ Conocer 0 aplicar las reglas de clasi)icaci'n$

R !"#$ % &"#$'('&#&')* 2$ El nom+re completo de una persona consta de nom+re .s/ 0 apellidos paterno 0 materno$ Al arc#i ar un documento relacionado con una persona% se toma en cuenta lo siguiente* 3rimero se anota el apellido paterno% luego el materno 0 por 4ltimo el nom+re .s/% antecedido de una coma$
"eticia 2arri o 3uiz "uis 4lvarez Cort!s Carmen 5art,nez (,az 2arri o 3uiz, "eticia 4lvarez Cortes, "uis 5art,nez (,az, Carmen

6i e$isten os o ms personas con el mismo apelli o paterno, se archivan en la letra que correspon e al paterno, pero se alfa#etiza por el materno. Ejemplo7os! "uis Carmona 2onzlez 7orge Carmona 8al !s Patricia (,az 2uti!rrez Elvira (,az 9lores Carmona 2onzlez, 7os! "uis Carmona 8al !s, 7orge (,az 9lores, Elvira (,az 2uti!rrez, Patricia

Cuan o os o ms personas tienen los mismos apelli os 'paterno y materno), se archiva en la letra que correspon e al apelli o paterno, pero se alfa#etiza e acuer o con el nom#re. Ejemplo8ictoria 3osas .orres "uis 3osales P!rez 7osefina 3osas .orres +lejan ra 3osales P!rez 3osales P!rez, +lejan ra 3osales P!rez, "uis 3osas .orres, 7osefina 3osas .orres, 8ictoria

6i las personas tienen un t,tulo o gra o 'aca !mico, eclesistico, militar) se escri#e la a#reviatura e !ste espu!s el nom#re y entre par!ntesis. Ejemplo(ra. 5artha 3ivas 2aytn Profa. "uc,a :arrera .orres "ic. 5ario 3o#le o 5art,nez 2ral. Ernesto Chvez 6urez :arrera .orres, "uc,a 'Profa.) Chvez 6urez, Ernesto '2ral.) 3ivas 2aytn, 5artha '(ra.) 3o#le o 5art,nez, 5ario '"ic.)

+pelli o el esposo, nom#re e la persona, apelli o paterno y la preposicin e entre par!ntesis o la a#reviatura 8 a. e, sin olvi ar que si tiene un t,tulo siempre ir espu!s el nom#re y a !ste le antece e una coma. Ejemplo.eresa 8illafuerte e 5e ina 5aria 6alazar e 5iran a C.P. "uisa +lmaguer e ;ava Ing. +na 2arc,a 8 a. e 5ora 5e ina, .eresa 8illafuerte ' e) 5iran a, 5aria 6alazar ' e) 5ora, +na 'Ing.) 2arc,a 8 a. e ;ava, "uisa 'C.P.) +lmaguer ' e)

"os apelli os con preposiciones, art,culos o prefijos ' e, el, e la, e los, entre otros) se archivan espu!s el nom#re. Cuan o forman parte el primer apelli o, se escri#en espu!s el nom#re. Ejemplo8irginia e los Co#os 3,os "uis e los 3,os 3uiz +rq. 4ngela e los 3,os 3uiz (ra. "aura e la Cua ra e 3u#io Co#os 3,os, 8irginia e los 3,os 3uiz, 4ngela e los '+rq.) 3,os 3uiz, "uis e los 3u#io, "aura e la '(ra.) Cua ra ' e)

6i los art,culos se encuentran en el segun o apelli o, no se separan e !ste. Ejemplo9ernan o Camarena e la 5a ri "uz :aeza e los 5onteros "ic. "aura :aeza e los 5onteros +na Carrin e el 3,o :aeza e los 5onteros, "aura '"ic.) :aeza e los 5onteros, "uz Camarena e la 5a ri , 9ernan o el 3,o, +na Carrin ' e)

"os nom#res e empresas o instituciones que no contengan apelli os entro e su enominacin, se archivan como aparecen escritos& si tienen una preposicin, no se toma en cuenta para alfa#etizar y conservar su lugar, pero si tienen un art,culo al principio, !ste se e#er escri#ir espu!s el nom#re y entre par!ntesis. EjemploCompa%,a 5e$icana, 6.+. Institucin :ancaria, 6.+. El pr,ncipe, 6.+. "ipesa e 5!$ico, 6.+. Compa%,a 5e$icana, 6.+. Institucin :ancaria, 6.+. "ipesa e 5!$ico, 6.+. Pr,ncipe, 6.+. 'El)

1.4.2. SISTEMA GEOGR+FICO

3eglas para archivar <. 6i al archivar los ocumentos, la ivisin geogrfica se realiza a partir el pa,s y con au$ilio e la sucesin alfanum!rica, la isposicin e las gu,as esa. 2u,a alfa#!tica. #. 2u,a el pa,s con may*sculas compactas. c. 6u#gu,a el esta o con may*sculas compactas. . E$pe iente. El cual incluye el nom#re e la ciu a , la a#reviatura el esta o, antece i a e una coma, y la enominacin e la persona u organizacin.
Calgary, +: Compa%,a Constructora, 6.+. +":E3.+

C+;+(+ C

1.4.3. SISTEMA CRONOLGICO

"a compa%,a 6eguros "atina, 6. +., archiva las plizas e sus clientes e acuer o con el sistema cronolgico, ya que toma en cuenta la fecha e vencimiento para notificarla a sus clientes con anticipacin.
C"IE;.E In ustrias "ser, 6.+. Ing. 9ernan o Iniesta "una Empresas 8ecla, 6.+. Compa%,a Coprensa, 6.+. "ic. :enjam,n 3omero 7urez 9EC=+ (E 8E;CI5IE;.O (E "+ P>"I?+ 0/ e enero e @00A @B e fe#rero e @00A <A e marzo e @00A <1 e mayo e @00A /0 e junio e @00A

1.4.4. SISTEMA POR ASUNTOS O TEM+TICO

3ara arc#i ar los documentos en )orma l'gica% se de+e considerar la secuencia al)a+&tica o la sucesi'n num&rica$ 3or lo tanto% #a0 dos m&todos para arc#i ar* Al)a+&tico tem1tico$ 5o representa di)icultad para arc#i ar 0 se emplean las respecti as guas al)a+&ticas$ 5um&rico tem1tico$ Este m&todo es pr1ctico por"ue se au,ilia de guas num&ricas consecuti as$ Algunas eces% un e,pediente se solicita por el asunto 0 no por su n4mero% por lo tanto es necesario ela+orar las respecti as c&dulas de catalogaci'n num&rica$

a$

+$

E6emplo* 7a compa8a 7u a S$A$% utili!a el sistema tem1tico para arc#i ar sus e,pedientes de acuerdo con el departamento al "ue an dirigidos$ Departamento de entas* tr1mites% clientes% reclamaciones 0 almac&n$ Departamento de cr&dito 0 co+ran!as* pro eedores 0 reclamaciones$ Recursos #umanos* nom+ramientos% capacitaci'n% solicitudes 0 altas$ Departamento de compras* pro eedores 0 reclamaciones$

1.4.,. SISTEMA NUMRICO

7a

denominaci'n de este sistema es por"ue se destina% en orden progresi o% un n4mero para cada e,pediente$ Este n4mero puede ser asignado o estar marcado en el documento% como el n4mero de )olio de una )actura pedido% coti!aci'n% p'li!a% etc&tera$ Al arc#i ar% se utili!an guas para separar los e,pedientes$

L !#-.$ Es con eniente "ue los e,pedientes tengan un determinado grosor% cuando alguno de ellos contenga demasiados documentos es necesario ela+orar un lega6o% para e itar "ue se maltraten$ El lega6o es una de las partes en "ue se di ide un e,pediente% un e6emplo de ellos son los tomos de una enciclopedia$

DESTRUCCIN DE DOCUMENTOS
Se de+e conocer cu1ndo conclu0e la importancia de un documento 0 trans)erirlo al arc#i o muerto o inacti o% para este tipo de arc#i o% se usan ga etas de cart'n$ 9eneralmente% estas ca6as se colocan en estantes% cada ca6a de+e contener sus respecti as guas 0% por )uera% las eti"uetas "ue indican lo "ue contiene% por si es necesaria su locali!aci'n posterior$ 7a trans)erencia es importante 0a "ue proporciona espacio para e,pedientes nue os$

CONSEJOS PR+CTICOS PARA EL ARCHIVO

7os conse6os m1s pr1cticos para el arc#i o son* 5o de6e para otro da lo "ue de+a arc#i ar% sino "ue procure #acerlo diariamente a una #ora determinada$ Use carpetas de colores detr1s de las guas$ Arc#i e siempre detr1s de las guas$ Rotule las carpetas para indicar el asunto "ue contiene- si est1 escrito a m1"uina% prot&6alo con cinta o mica$ 5o utilice nunca su6etadores .clips/$ E ite la acumulaci'n de e,pedientes en una ga eta% pues los documentos se maltratan$ Arc#i e en la 4ltima ga eta los e,pedientes "ue no se consulten con regularidad$ De6e espacio especial para los e,pedientes con)idenciales- de pre)erencia col'"uelos en una ga eta cerrada con lla e$ 5o a+ra m1s de una ga eta al mismo tiempo 0 e ite accidentes$

CDULAS DE CATALOGACIN
8E2+ C+6.3O, 3E:EC+ (Ttulo) 5!ri a, Cucatn (Subttulo) 0BD0/D01 (Fecha) Curr,culum vitae (Asunto)

+lma 2. (Identificacin mecanogrfica)