AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DEFINICION Es un examen crtico (pero no mecnico) que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una seccin, un organismo, etc.; con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.

OBJETIVO

SECTOR PBLICO: Determinar si la organizacin est operando eficientemente para cumplir con los objetivos que tiene encomendados dentro de la Administracin Pblica. SECTOR PRIVADO: Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organizacin.

IMPORTANCIA
La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin. Adems de esto, tambin se valora la capacidad y lo apropiado a la prctica administrativa. Es necesaria una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en la organizacin. Debido a esto, cada auditoria administrativa deber realizarse de forma distinta dependiendo de la organizacin.

TIPOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA INTERNA

AUDITORIA EXTERNA Es el examen crtico, sistemtico y detallado hecho por una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. Se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.

TIPOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA INTERNA AUDITORIA INTERNA La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pblica.

La Auditora Administrativa involucra revisin de:

Los objetivos. Planes y programas de la empresa. Su estructura orgnica y funciones. Sus sistemas, procedimientos y controles. El personal y las instalaciones de la empresa. El medio en que se desarrolla. En funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos.

 Formas organizacionales Planificacin de actividades Divisin del trabajo. Grado y tipo de mecanismos de control

Condiciones del entorno Relaciones interpersonales Relaciones de empresa y miembros

Expectativas laborales de los empleados Exigencias de la empresa Definicin y claridad de las metas

Grado de acuerdo entre las metas organizacionales y las metas de los subsistemas Sistemas de comunicaciones Sistemas de manejo y solucin de conflictos

Uno de los precursores ms importantes de la Auditoria Administrativa, manifiesta que el OBJETIVO PRINCIPAL de la misma es: Descubrir deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados, y sealar las posibles mejoras. Su fin es ayudar a los dirigentes a lograr la ms eficiente administracin de las operaciones. WILLIAM P. LEONARD

LA AUDITORIA COMO SERVICIO ESPECIALIZADO

AI realizar el anlisis detallado de la empresa a travs de todas las funciones examinadas, empleando siempre el mtodo cientfico, el auditor administrativo se convierte en una de las pocas personas de la empresa que conoce, desde un punto de vista independiente, las ms profundas habilidades y mtodos de varios departamentos. WILLIAM P. LEONARD

REVISION Y EVALUACION DE UNA EMPRESA PARA DETERMINAR

Desperdicios o ineficiencia Mejores mtodos Mejores elementos de control Operaciones ms eficientes Mejor uso de Activos fijos y Elementos Humanos

ENFOQUE DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Al efectuar la Auditora Administrativa es importante tener un ENFOQUE SISTMICO de la organizacin el cual nos permitir determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, as como determinar otros indicadores valiosos de gestin.

FACTORES A REVISAR Y EVALUAR

Planes y objetivos

Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. Antes de que el auditor pueda valorar la eficiencia de una operacin, es necesario entender bien los planes y objetivos generales de una empresa.

Estructura orgnica

Es vital una planeacin constante de la estructura orgnica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de la empresa. Las deficiencias en la estructura orgnica son comunes en muchas empresas, entre ellas estn: a) Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades especficas de la empresa. b) Funciones no coordinadas y controladas. c) Falta de delegacin y autoridad y responsabilidad en forma apropiada.

Poltica

Son esenciales para una administracin eficaz. Determinar las intenciones de la direccin y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos. Las polticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente sirven para uniformar y coordinar a toda la organizacin.

Sistemas y procedimientos

AI examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su propsito y su forma de decidir sobre sus mritos con respecto a la manera en que sirve a la empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso entorpecer operaciones. Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento este proyectado de modo que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se est haciendo, donde, como, cundo y por quien; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado.

Mtodos de control

En todo rengln de comercio, industria, servicio, se encuentran mtodos de control en pleno funcionamiento. Son medios por los cuales la direccin obtiene ciertos resultados para consecuencia coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Todo mtodo de control, dentro de una empresa, comprende la comparacin del desempeo real contra el esperado, trtese de objetivo, norma, etc.

Formas de operacin

Es igualmente importante un constante examen, anlisis y evaluacin de los medios de operacin. En lo que respecta a mana de obra, hay que determinar la fuerza del trabajo bsico con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su lnea de mercancas y existencias, mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisin, etc.

Personal, Equipo Fsico y su Disposicin

Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. Determinar si podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo.

Mtodo de William P. Leonard

Estudio preliminar Programa de auditoria Investigacin Anlisis, interpretacin y sntesis Preparacin del informe Discusin con los directamente afectados Informe final a la direccin Revisin sistemtica

OTRA METODOLOGA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Estudios preliminares

Planeacin del Trabajo

La Investigacin Anlisis y evaluacin de informacin Elaboracin del informe

Implementar recomendaciones.

ESTUDIOS PRELIMINARES

ACTIVIDADES

PARA

Visita

en la planta. Entrevistas. Definir reas a investigar. Captacin de necesidades. Estadsticas. Observacin de graficas Identificacin de los problemas.

Formarse un criterio sobre el campo de trabajo y tener un concepto general sobre el desarrollo de las operaciones

PLANEACIN DEL TRABAJO.

ACTIVIDADES

PARA

Definir el alcance y limitaciones del estudio Conocer los recursos, disponibles y los necesarios tales como: Costos, tiempo, personal, etc. Tipo de informacin requerida.

Prever el trabajo que se va a desarrollar Mtodos de investigacin, hojas de anlisis cuestionarios. Integrar todos los elementos que se necesitan y a la vez definir las guas a seguir para la generacin de las actividades y analizar los controles existentes

INVESTIGACIN

ACTIVIDADES
Descomponer los problemas en sus elementos. Anlisis de documentos legales. Medio ambiente. El proceso administrativo. reas funcionales. Registros Contables. Grficas y diagramas. Aspectos generales y administrativos. Elaboracin de papeles de trabajo: Cuestionarios de evaluacin, encuestas, entrevistas, etc.

PARA

Obtener la informacin necesaria y concreta para efectuar un anlisis y dar las recomendaciones.

ANLISIS Y EVALUACIN DE INFORMACIN.

ACTIVIDADES

PARA

Compilacin de hiptesis Obtencin de evidencias. Comparacin de lo que existe con un patrn previsto. Qu falta o qu sobra?

Conocer la eficiencia con que se ha operado en la empresa. Detectar causas que impiden el logro de los objetivos.

ELABORACIN DEL INFORME

ACTIVIDADES

PARA

Una vez definida la parte preliminar, su contenido y el uso que va a drsele, se elabora el mismo, teniendo el cuidado de redactarlo adecuadamente y presentarlo oportunamente: Debe contener la apreciacin sobre la empresa y las conclusiones y recomendaciones.

Dar a conocer a los directivos la situacin administrativa actual, discutir sus fallas y dar recomendaciones o proponer medidas correctivas

IMPLEMENTAR RECOMENDACIONES

ACTIVIDADES

PARA

Poner en prctica las medidas de mejoramiento administrativo.

Dar solucin a los diferentes problemas que se presentan

ENFOQUE DE JOHN BURTON

CRITERIOS GENERALES DE ACTUACIN Los siguientes criterios bsicos que Burton sostiene que deben ser tomados en cuenta son: Que la auditoria administrativa debe versar sobre algo objetivo y mensurable . Que debe referirse al presente y al pasado, pero no al futuro . Que debe producir un resultado que sea comprensible y til para las diversas categoras del pblico interesado.

DICTAMEN DEL AUDITOR ADMINISTRATIVO

Burton cree que es prematuro aun sugerir un modelo de dictamen, pero estima que el mismo debera incluir tres secciones bsicas:

Alcance. Evaluacin de la actuacin gerencial pasada. Evaluacin de la actuacin gerencial actual.

PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIN Visin Misin Objetivos Metas Estrategias / tcticas Procesos Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizontes DIRECCIN Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrs, el conflicto y la crisis Tecnologa de la informacin Toma de decisiones Creatividad e innovacin

ELEMENTOS ESPECFICOS

ORGANIZACIN
Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos

CONTROL

Naturaleza Sistemas Niveles Proceso reas de aplicacin Herramientas Calidad

Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesora externa Asesora interna Coordinacin Distribucin del espacio Exportaciones Globalizacin Importaciones Informtica Investigacin y desarrollo Marketing Operaciones Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Servicios generales Sistemas

El AUDITOR

El Auditor Administrativo es la persona con capacidad tcnica y analtica suficiente para investigar, revisar y evaluar a la empresa y con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad profesional.

El trabajo puede desarrollarlo:

Un Contador Pblico (especializado en Administracin). Un Administrador de Empresas. Un Ingeniero Industrial. Un Economista. Un profesional especializado en Administracin Pblica. Otros profesionales.

Auditoria Administrativa

Investiga, revisa y evala En sus aspectos

IN T E R N O S

Procesal

Proceso Administrativo

Analtico

Puestos Tiempos

La empresa

E X T E R N O S

Medio Ambiente

Demanda. Precio. Comunicacin Otros