Curso taller

Lineamientos para catalogar, clasificar y conservar los documentos y la operacin de los archivos de la Administracin Pblica Estatal y Municipal.

Cuarto.
Las Unidades de Acceso a la Informacin Pblica, en uso de la atribucin que les confiere el artculo 29.1 fraccin Vll de la Ley de la materia, asegurarn el adecuado funcionamiento de los archivos del sujeto obligado de su adscripcin, para lo cual debern adoptar las medidas necesarias que les permitan aplicar los presentes Lineamiento. Los rganos internos de control de los sujetos obligados vigilarn, en el mbito de sus respectivas atribuciones, el estricto cumplimiento de los presentes Lineamientos.

Quinto. La organizacin y manejo de los archivos debern asegurar la disponibilidad, localizacin expedita,
integridad y conservacin de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados. Sexto. Los sujetos obligados podrn contar con las reas de coordinacin de archivos que se requieran. El responsable del rea deber contar con conocimientos y experiencia en archivstica, ser nombrado por el titular del sujeto obligado, quien establecer su nivel jerrquico y tendr las siguientes funciones: I. Elaborar, en coordinacin con los archivos de trmite, de concentracin e histrico, el cuadro general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin documental, la gua simple de archivos, as como el inventario general del sujeto obligado; II. Coordinar las acciones de los archivos de trmite; III. Establecer y desarrollar un programa de capacitacin y asesora archivstica; IV. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del sujeto obligado; IV. Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin, con base en la normatividad vigente; IV. Coordinar con el rea de informtica del sujeto obligado las actividades destinadas a la autorizacin de los archivos y a la gestin de documentos electrnicos; V. Mantener comunicacin permanente con las unidades administrativas para efectos de asesora, direccin, evaluacin y control operativo; VI. Cumplido el periodo de vida til de los documentos, comunicarlo al Archivo General del Estado para que determine su disposicin final; VII. Vigilar el cumplimiento de las normas que para la presentacin, conservacin y clasificacin de los documentos histricos, expida el Archivo General del Estado, as como los acuerdos que adopte el Consejo General del Instituto Veracruzano de Acceso a la Informacin, o las modificaciones que se hagan a los presentes lineamientos; y VIII. Proporcionar los servicios de consulta y certificacin De no existir el rea coordinadora a que refiere este Lineamiento, las funciones antes descritas debern ser llevadas a cabo por el responsable del archivo de concentracin del sujeto obligado Sptimo. Los sujetos obligados debern elaborar la gua simple de sus archivos de trmite, concentracin e histrico con base en el cuadro general de clasificacin archivstica, el que deber contener la descripcin bsica de sus series documentales, la relacin de los archivos de trmite, de concentracin e histrico, la direccin, telfono y correo electrnico de cada uno de ellos, as como el nombre y cargo del responsable.

SECCIN l Del control de gestin documental

Octavo Los sujetos obligados, as como sus delegaciones o equivalentes determinarn el nmero de reas responsables de realizar las siguientes funciones: I. Recibir y distribuir la correspondencia de entrada; II. Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida, y III. Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus reas. Noveno. Los sujetos obligados, as como sus delegaciones o equivalentes, elaborarn una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestin a la que d lugar el documento ingresado a la unidad administrativa; la ficha deber contener como elementos mnimos de descripcin: I. El nmero identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente); II. El asunto (breve descripcin del contenido del documento); III. Fecha y hora de recepcin, y IV. Generador y receptor del documento (nombre y cargo).

SECCIN ll De los archivos de trmite

Dcimo. Para el cumplimiento de sus atribuciones, en todas las unidades administrativas de los sujetos obligados existir un archivo de trmite. El responsable de ste deber contar con conocimientos y experiencia en archivstica. Ser nombrado por el titular del sujeto obligado, quien definir su nivel jerrquico y tendr las siguientes funciones: I. Integrar los expedientes de archivo; II. Conservarla documentacin que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada por el Comit del sujeto obligado; III. Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos, o en su caso, con el archivo de concentracin, para el mejor desarrollo de sus funciones; IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y V. Valorar y seleccionar los documentos, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentracin, conforme al catlogo de disposicin documental a que se refiere el Lineamiento vigsimo. Dcimo primero. El periodo de vida til de los archivos de trmite estar determinado por el valor dado al documento en el Catlogo de disposicin documental

SECCIN lll Del archivo de concentracin

Dcimo segundo. Los sujetos obligados contarn con un archivo de concentracin. El responsable de ste deber contar con conocimientos y experiencia en archivstica. Ser nombrado por el titular del sujeto obligado, quien definir su nivel jerrquico y tendr las siguientes funciones: I. Recibir de los archivos de trmite la documentacin semiactiva; II. Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta cumplir su vigencia documental, o al cumplir su periodo de reserva; III. Solicitar al rea coordinadora de archivos del sujeto obligado, en su caso, el visto bueno de la unidad administrativa generadora, la liberacin de los expedientes para determinar su destino; IV. Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos en la elaboracin del cuadro general de clasificacin, el catlogo de disposicin documental y el inventario general: V. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; VI. Valorar en coordinacin con el archivo histrico, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catlogo de disposicin documental, y VII. Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al archivo histrico del sujeto obligado.

SECCIN lV Del Archivo Histrico Dcimo tercero. Los sujetos obligados establecern un archivo histrico, adscrito al rea coordinadora de archivos. El responsable de ste deber contar con conocimientos y experiencia en archivstica. Ser nombrado por el titular del sujeto obligado, quien definir su nivel jerrquico y tendr las siguientes funciones: l. Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentracin, en la elaboracin del cuadro general de clasificacin, el catlogo de disposicin documental y el inventario general; ll. Validar la documentacin que deba conservarse permanentemente por tener valor histrico para el dictamen del Archivo General del Estado; lll. Recibir los documentos con valor histrico enviados por el archivo de concentracin; lV. Organizar, conservar, describir y difundir la documentacin con valor histrico; V. Establecer un programa que permita respaldar los documentos histricos a travs de sistemas pticos y electrnicos; Vl. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentacin, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta, y Vll. Reproducir los documentos del archivo histrico para fines de preservacin y conservacin.

SECCIN V De los instrumentos de consulta y de control archivstico Dcimo quinto. Los titulares de los sujetos obligados debern asegurarse que se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organizacin, conservacin y localizacin expedita de sus archivos administrativos, por lo que debern contar al menos con los siguientes: l. El Cuadro General de Clasificacin Archivstica; ll. El Catlogo de Disposicin Documental; lll. Los Inventarios Documentales: a) General, b) De transferencia, c) De baja, y lv. Gua Simple de Archivos. El Archivo General del Estado, en los trminos de lo dispuesto por la fraccin ll del Lineamiento tercero, proporcionar la asesora tcnica a los sujetos obligados, diferentes a las dependencias entidades del Poder Ejecutivo, para la elaboracin de los instrumentos de consulta y de control archivstico.

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVISTICA Es el instrumento tcnico que enuncia los fondos, secciones y series documentales que, de acuerdo a la estructura orgnica de la dependencia, a sus atribuciones y funciones y a los asuntos que competen a las unidades administrativas que lo conforman, norma la organizacin de los expedientes. El primer nivel de descripcin es el FONDO que hace referencia al nombre de la dependencia u organismo donde se produjo la informacin. Si la estructura jerrquica de la dependencia fuera compleja se podr incorporar SUBFONDOS como el segundo nivel de descripcin ya que estos hacen referencia a las subdivisiones administrativas de la institucin u organismo que origina la documentacin para reflejar los niveles de la estructura jerrquica de la unidad administrativa primaria subordinada. El segundo o tercer nivel de descripcin es la SECCIN que comprende al conjunto homogneo de asuntos relacionados con la unidad orgnica adscrita a la dependencia u organismo donde se produjo la informacin, de requerirlo la descripcin, se podr subdividir la seccin para dar paso a Subsecciones. El tercero o quinto nivel de descripcin es la SERIE, que son los documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulacin, del mismo proceso archivstico, o de la misma actividad que tiene una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relacin derivada de su produccin, recepcin o utilizacin. La serie se denomina tambin SERIE DOCUMENTAL. En este caso tambin se puede subdividir la serie para continuar el nivel de descripcin en la Subserie.

PODER EJECUTIVO SUJETO OBLIGADO

FOPE 01 FOPE02 FOPE03 Gobernador del Estado (Secretara particular) Secretara de Gobierno Secretara de Finanzas y Planeacin

FOPE04
FOPE05 FOPE06 FOPE07 FOPE08 FOPE09 FOPE10 FOPE11 FOPE12 FOPE13 FOPE14 FOPE15 FOPE16 FOPE17

Secretara de Educacin
Secretara de Seguridad Pblica Secretara de Desarrollo Econmico y Portuario Secretara de Turismo y Cultura Secretara de Comunicaciones Secretara de Desarrollo Social y Medio Ambiente Secretara de Desarrollo Agropecuario, Rural, Forestal y Pesca Secretara de Salud Secretara de Trabajo, Previsin Social y Productividad Procuradura General de Justicia del Estado Contralora General de Comunicacin Social Direccin General de Comunicacin Social Oficina del Programa de Gobierno y Consejera Jurdica Sistema para el Desarrollo Integral para la Familia

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DEL CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL INTRODUCCIN

El catlogo de disposicin documental constituye el registro general y sistemtico de las series, estableciendo valores primarios, plazos de conservacin, vigencia documental, carcter de reserva o confidencialidad de Archivos, tanto como de concentracin, determinado por tanto el valer secundario y el destino final de los documentos. La elaboracin del catlogo de disposicin documental se compone de cuatro etapa: Identificacin, valoracin, regulacin y control. Cada una de ellas comprende la realizacin de tareas especificas que permitirn la integracin de este instrumento bsico para el manejo adecuado de la documentacin en cada una de las fases de su ciclo vital, as como para su correcta disposicin y accesibilidad. El instrumento bsico de control y de trabajo es el cuadro general de clasificacin archivstica que integra las series documentales de la dependencia o entidad y que cada una de ellas representa la unidad de trabajo para la aplicacin de las dos primeras etapas: la identificacin y la valoracin. OBJETIVOS Disear la metodologa en materia de disposicin documental mediante el anlisis preciso de las series documentales y en la valoracin de su informacin. Conocer el proceso de asignacin de valores a las series documentales identificadas. Identificar los elementos que permitan, con base en los valores, reconocer la documentacin til para el trmite y las gestiones institucionales asociadas a una norma legal, fiscal o contable. Elaborar el instrumento de control y seguimiento de las series documentales producidas por los sujetos obligados, a partir de los resultados del proceso de identificacin y valoracin.

1.

Identificacin Consiste en la investigacin y anlisis de las caractersticas de los dos elementos esenciales que constituyen la serie documental, la funcin, el sujeto productor y el documento de archivo. Para realizar este proceso, deben seguirse los siguientes pasos: 1. Compilar la informacin institucional; es decir, reunir las disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacin y a los cambios estructurales de la dependencia o entidad. 2. Reunir las disposiciones que regulan sus componentes, as como las normas y procedimientos que condicionan su aplicacin activa. 3. Acopiar las normas que controlan la circulacin interna y externa de los documentos en la fase de produccin activa. 4. Identificar la estructura interna y las funciones de la dependencia o entidad, mediante el anlisis de manuales de procedimientos, organigramas y reglamentos internos. 5. Entrevistar a los productores de los documentos en le mbito institucional: es decir, a las personas que producen y tramitan los documentos, quienes, adems de resolver cualquier duda planteada en la interpretacin de las disposiciones legales, pueden suministrar datos sobre la frecuencia de consulta en los momentos posteriores a la finalizacin del trmite 6. Ubicar la procedencia institucional de la documentacin mediante el examen del organismo que la gener y en consecuencia, de la funcin de la deriva en relacin directa. 7. Caracterizar a los documentos en relacin con sus soportes, tipologa, volumen y organizacin. 8. Efectuar una descripcin que comprenda el contenido informativo, la relacin entre serie y funcin, comn o sustantiva, el periodo que cubre la informacin y la relacin entre la serie en cuestin con otras series y otras fuentes de informacin afines Los resultados de esta etapa permitirn. 1. Conocer la evolucin orgnica del sujeto productor. 2. Identificar las funciones del organismo y de cada una de las unidades administrativas productoras de documentos 3. Identificar las series documentales con base en dichas funciones 4. Conocer los trmites y procedimientos que dan lugar a la integracin de los documentos y expedientes que forman cada serie documental.

2. Valoracin Consiste en el anlisis y la determinacin de los valores primarios y secundarios de la documentacin, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservacin o eliminacin. Para realizar este proceso, deben seguirse los siguientes pasos: Anlisis y determinacin de valores primarios: Administrativo El que tiene los documentos de archivo para la administracin que los ha producido, relacionado al trmite o asunto que motiv su creacin Este valor se encuentra en todos los documentos de archivo producidos o recibidos en cualquier dependencia o entidad para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite, y son importantes por su utilidad referencial para la planeacin toma de decisiones. Legal el que puedan tener los documentos para servir como prueba ante la Ley. Fiscal: el que tiene los documentos que pueden servir de explicacin o justificacin de operacin destinada al control presupuestario. Contable: El que tiene los documentos que pueden servir de explicacin gubernamental y, con ello, se facilita la identificacin de los plazos de retencin de los documentos de archivo, con base en las necesidades institucionales.

2 Anlisis y determinacin secundarios:

Informativo el que sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de las actividades de la administracin Evidnciales o testimoniales: los que posee un documento de archivo como fuente primaria para la Historia. La valoracin secundaria permite identificar con precisin aquella documentacin de valor permanente que ser objeto de transferencia secundaria y definitiva al archivo histrico. Los resultados de esta etapa permitirn: 1. Conformacin de las series con sus caractersticas generales, incluyendo el expediente tipo. 2. Estudio comparativo de las series complementarias (a) y paralelas (b) de las distintas unidades administrativas, indicando dnde se encuentran. 3. Elaboracin de propuestas de valoracin de cada serie documental con expresin de sus plazos de transferencia, conservacin o eliminacin y plazos de acceso. 4. Disponer de la informacin necesaria sobre el plazo de prescripcin de los valores trmite o de concentracin. 5. Establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de trmite o de concentracin 6. Eliminar los ejemplares duplicados de cada serie. 7. Identificar la posibilidad de desarrollo de valores secundarios 8. Establecer los criterios bsicos sobre la reserva o accesibilidad de cada serie documental. 9. Confeccionar el cuadro de valoracin y seleccin, donde se indica los plazos de transferencia, seleccin eliminacin y acceso. 10. Elaborar un repertorio de fichas tcnicas (ver anexo). 11. La aplicacin prctica de estos resultados constituir el conjunto de instrucciones que darn contenido al catlogo de disposicin documental.

3. Regulacin

En esta fase se elaborar e integrar el Catlogo de disposicin documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservacin y las tcnicas de seleccin. El catlogo de disposicin documental se integrar por: Introduccin o presentacin. Aqu se explicar el contexto institucional de la dependencia o entidad correspondiente. Marco legal: Debe incluir, adems de la referencia a la Ley 848 de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica de Veracruz y la base jurdica institucional. Textos o anexos que sustenten le proceso de elaboracin y aseguren su comprensin y aplicacin Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservacin y tcnicas de disposicin documental. Los resultados de esta etapa permitirn: 1. Integrar, en un formato electrnico susceptible de actualizarse permanentemente, el Catlogo de disposicin documental. 2. Contar con un instructor de consulta y control archivstico que permita conocer con precisin los plazos de conservacin y tcnicas de disposicin documental.

INSTRUCTIVO PARA EL TRMITE Y CONTROL DE BAJAS DE DOCUMENTACIN

1. INTRODUCCIN
El Archivo General del Estado es la institucin encargada de vigilar y evaluar el cumplimento de las normas expedidas para regular el manejo. Transferencia, conservacin o eliminacin de los documentos de inters histrico y que integran los archivos tal como lo establece la Ley No. 71 de Documentos Administrativos e Histricos del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, en su Artculo 21 Fraccin lV, publicada en la Gaceta Oficial del da 27 de diciembre de 1990, y los Lineamentos para Catalogar Clasificar y Conservar los Documentos Administrativos y la Organizacin de Archivo En el presenta instructivo se identifican las reas responsables del trmite y control de las bajas de archivos: y precisa los pasos a seguir para su ejecucin, con base en las atribuciones del Archivo General del Estado en cuanto a procesos de valoracin, dictamen, baja o transferencia documental. 2. OBJETIVO GENERAL Establecer las normas, mecanismos y acciones relativas al trmite y control de las bajas de archivos, generales por la administracin pblica estatal que permite la adecuada coordinacin entre las reas de archivo del gobierno estatal y el Archivo General del Estado. OBJETIVOS ESPECIFICOS Formular las responsabilidades y acciones que las entidades y dependencias debern llevar acabo en los procesos de valoracin, dictamen, baja o transferencia documental, as como los trmites que observar.

3. MARCO JURDICO Ley No. 71 de Documentos Administrativos e Histricos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave Ley Orgnica del Poder Ejecutivo para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave Ley Orgnica del Poder Legislativo para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave Ley Orgnica del Poder Judicial para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave Lineamientos para Catalogar, Clasificar y Conservar los Documentos y la Organizacin de Archivo

5. DOCUMENTOS ANEXOS A LA SOLICITUD DE BAJA O TRANSFERENCIA SECUNDARIA Sin excepcin, las solicitudes de dictamen de valoracin documental para la Baja o Transferencia Secundaria al Archivo General del Estado de las dependencias o sujetos obligados que se promuevan, debern presentarse con la siguiente documentacin a) Oficio de solicitud b) Inventario de baja o transferencia secundaria c) Ficha tcnica de prevaloracin d) Declaratoria de prevaloracin a) Oficio de solicitud Destinatario
Titular del Archivo General del Estado Venustiano Carranza S/N, esq. Galeana. Col. Francisco I. Madero C.P. 91070 Xalapa-Equez., Veracruz

Me permito someter a la autorizacin del Archivo General del Estado, a su cargo, la transferencia (secundara o baja) de los archivos que a continuacin se describen: a. Nombre de la dependencia o entidad tramitadora, as como de la unidad para quien se promueve la baja o transferencia. b. Periodo cronolgico de la documentacin que se presenta para su dictamen. c. Peso aproximado de la documentacin en Kilogramos (ver tabla de conversin) d. Denominacin del rea y ubicacin donde se encuentra el material documental. e. Indicacin de que han prescrito los valores primarios de los documentos en cuestin. f. Nombre, cargo y telfono del responsable del rea coordinadora de archivos o responsable del archivo de concentracin, segn sea el caso.

b) Inventario de baja o transferencia secundaria Elementos obligatorios: a) Logotipo de la dependencia o entidad b) Nombre de la dependencia o entidad c) Nombre de la unidad administrativa d) Nombre del rea de procedencia del archivo (direccin del rea, subdireccin, departamento o equivalentes) e) Nmero secuencial (que indicar la secuencia de los elementos que conforman el inventario) f) Nombre del expediente o breve descripcin de contenido g) Cdigo de clasificacin que identifique a la seccin, serie y expediente h) Valor primario de los archivos (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o varios) i) Periodo de trmite (ao extremos que abarca la documentacin) j) Vigencia documental (conforme al catlogo de disposicin documental de la dependencia o conforme a disposiciones jurdicas preestablecidas). De ser el caso, la vigencia documental incluir el nmero de aos correspondiente a un tanto igual al periodo de reserva siempre y cuando la suma total sea mayor, para lo cual se har la indicacin pertinente. k) Hoja de cierre: debern incluir la siguiente leyenda y, al final, los nombres y firmas citados a continuacin

El presente inventario consta de _________(hojas) y ampara la cantidad de________ expedientes de los aos de ________ (periodo), contenidos en _________ (legajos o cajas), con un peso aproximado de ________ Nombre y firma de los que formularon el inventario Nombre y firma del visto bueno del titular del rea productora de la documentacin.
Inventarios genricos. Cuando los archivos cuya baja o transferencia se promueve sean de contenido semejante, se aceptar que stos sean descriptos por caja. Ejemplos: Juicios sucesivos Auditorias Licencias Permisos de importacin Actas de Comit de Adquisiciones Expediente clnico La descripciones deber contener la mayor cantidad de informacin posible acerca de los expedientes contenidos en la caja correspondiente. Ejemplo: 60 expedientes sobre juicios sucesorios con cdigo 501.20 a 501.80 40 expedientes de auditorias de recursos humanos y contabilidad con cdigo A23.88 a 23.128 60 expedientes de archivo clnico cdigo EC.2000 1-60

c) Ficha tcnica de prevaloracin Elementos: 1. Funciones o atribuciones Especificar las funciones que dieron origen a la informacin que contienen los archivos dispuestos para baja o transferencias, de acuerdo con el reglamento interior de la dependencia o entidad o el documento equivalente. 2. Carcter de la funcin o atribucin Indicar si el contenido de los archivos se deriva de funciones sustantivas, de logstica o de administracin interna. 3. Valor de los archivos Sealar por que los archivos deben conservarse de forma permanente o por qu deben darse de baja, dentro del contexto institucional. 4. Antecedentes Proporcionar antecedentes sobre cualquier dictamen previ del Archivo General del Estado en el caso de series o grupos de archivos con contenido semejante, con la fecha y nmero del acta de baja correspondiente. 5. Datos de los archivos Proporcionar el nmero de expedientes y cajas, el peso aproximado y los metros lineales de los archivos, as como datos adicionales relacionados con su estado fsico. 6. Metodologa de valoracin Indicar los mtodos de valoracin secundaria que se hayan llevado a cabo y si se efectu alguna transferencia al archivo histrico de la dependencia o entidad. Nota. Podrn integrarse varios inventarios en una sola ficha tcnica de prevaloracin

d) Declaratoria de prevaloracin. (Logotipo y nombre de la dependencia o entidad) Los inventarios que respaldan los archivos cuya baja o transferencia secundaria se promueve constan de ___ fojas que amparan archivos procedentes de : nombre de la (s) unidad (es) administrativa (s) La baja o transferencia secundaria se promueve con base en le catlogo de disposicin documental vigente (anotar la fecha de la ltima actualizacin y, de ser el caso, indicar alguna otra disposicin jurdica que avale el procedimiento y si se trata de archivos con valor administrativo, jurdico o contable.) Se llev a cabo un procedimiento de prevaloracin, cuya ficha tcnica se anexa, y ______ (especificar aqu si se detectaron)___ expedientes o series con valor histrico, mismos que se han marcado en los inventarios para su transferencia (al archivo histrico del Archivo General del Estado, previa aprobacin del plan de rescate). Al revisar expedientes contra inventarios se observ que estos ltimos refleja el contenido de los expedientes (en caso negativo, explicar cul fue el resultado de las acciones tomadas), en virtud de ser archivos carentes de valores cuya baja procede (o rescate de archivos con valores permanentes). As mismo, se declara que en la documentacin no estn contenidos originales referentes activo fijo, obra pblica, valores financieros, aportaciones a capital, emprstitos, crditos concedidos e inversiones en otras entidades, as como juicios, denuncias ante le Ministerio Pblico y financiero de responsabilidades pendientes de resolucin o expedientes con informacin reservada cuyo plazo de conservacin no ha prescrito, conforme a disposiciones aplicables. Lugar y fecha Nombre Puesto

7. FORMATO DE ACTA DE BAJA DOCUMENTAL

VISTOS LOS DOCUMENTOS QUE CONSTITUYEN EL ARCHIVO VENCIDO DE DEPENDIENTE DE --------------(1)------------DEPENDIENTE DE -------------------------(2)--------------------------------------------------------------------------------------------------CORRESPONDIENTE ----------------------------------------------------------(3)------------------------------------------------------------ Y PRIMERO.- QUE DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO POR LAS POLITICAS DE DEPURACIN DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE VERACRUZ: LOS DOCUMENTOS CUYA BAJA QUE SE PROMUEVE NO POSEEN VALORES ADMINISTRATIVOS LEGALES, FISCALES E HISTRICOS. SEGUNDO.- QUE NINGUNO DE LOS EXPEDIENTES REVISADOS MERECEN SER INCORPORADOS AL ACERVO DE LA UNISDA DE ARCHIVO HISTRICO DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO, NI AMERITAN SER MICROFILMADOS ANTES DE EFECTUAR LA BAJA A QUE SE REFIERE LA PRESENTE ACTA. TERCERO.- QUE NINGUNO DE LOS EXPEDIENRES CONTIENE OBJETOS O VALORES DE CONSERVACIN SEMEJANTES A LOS DESCRITOS EN LA LEGISLACIN VIGENTE PARA LA PROTECCIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL PAS, O PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS BIENES DEL DOMINIO PBLICO DEL ESTADO DE VERACRUZ. POR LO ANTERIOR SE CONSIDERA PROCEDENRE HACER LA SIGUIENTE: DECLARATORIA ARCHIVO 1 SE DA DE BAJA EL ARCHIVO VENCIDO DE -------(4) ---------------- INTEGRADO POR --------(5)--------LEGAJOS CON UN PESO DE -----------(6)---------- KILOGRAMOS DADA EN LAS OFICINAS-----------(7) Y (8) ---------- A LOS ----------(9) -------- DAS DEL MES DE --------------(10)------------- DE 20----(11) -----.

POR EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO (12)

POR LA DEPENDENCIA O SUJETO OBLIGADO PRODUCTOR (13)

6. Elaboracin de la Gua Simple de Archivos

La Gua Simple de Archivos constituye el esquema general de descripcin de las series documentales de los archivos de trmite, concentracin e histricos, y tiene por objeto indicar sus caractersticas fundamentales conforme a lo establecido en le cuadro general de clasificacin. En sta se incluyen los datos generales del personal responsable de la administracin y control de la documentacin, con el fin de facilitar la consulta a usuarios internos y externos6.1 Disposiciones generales De aplicacin: El orden de integracin de los archivos ser, en primer lugar, los archivos de trmite (etapa activa); despus, los archivos de concentracin (etapa semiactiva); despus, los archivos de concentracin (etapa semiactiva) y, por ltimo, los histricos (etapa inactiva). Los elementos de descripcin determinados son bsicos y obligatorios, sin menoscabo de que los sujetos obligados puedan incorporar elementos adicionales que convengan a sus necesidades de control. De responsabilidades: El rea coordinadora de archivos, o el representante de archivo de concentracin en su caso, del sujeto obligado ser la responsable de integrar la gua simple y de entregarla a la Unidad de Acceso del sujeto obligado para su divulgacin a travs del portal de transparencia. De estructura: Se han establecido elementos de descripcin para la gua simple en dos reas de informacin: 12 elementos comunes y elementos especficos de actualizacin que aplicar o no segn el tipo de archivo. 6.2 Elementos comunes en todos los archivos Estos elementos tienen por objeto identificar al sujeto obligado que genera la informacin, as como los datos generales que permitan su consulta y descripcin general de contenido, y son;

SECCIN Vl De los expedientes de archivo Dcimo octavo. Adems de contener documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda exterior que debe incluir los datos de identificacin del mismo, para lo que debern considerar las disposiciones generales contenidas en le Cuadro General de Clasificacin Archivstica. El marcado de identificacin del expediente debe contener como mnimo los siguientes elementos: l. Unidad administrativa; ll. Fondo; lll. Seccin; lV. Serie; V. Nmero de expediente o clasificador, es decir el nmero consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes; Vl. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; Vll. Asunto (resumen o descripcin del expediente); lX. Vigencia documental; y X. Nmero de fojas tiles al cierre del expediente, esto es, el nmero total de hojas contenidas en los incisos lll, lV y V.