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INVENTARIO

Y
VALUACIONES
DE EXISTENCIAS
FISICAS DE ALMACEN
Expositor:
Lic. Adm. BENJAMIN CONDOR NUEZ
ALMACEN
Origen Etimolgico del rabe AL-MAKZEN
que quiere decir tesoro. Es un rea fsica
seleccin bajo criterios y tcnicas adecuadas;
que van a emplearse para la produccin de
servicios o de bienes econmicos. Las
actividades que en el se realizan esencialmente
son las que corresponden a los procesos
tcnicos.
PROCESO DE ALMACENAMIENTO
Recepcin.
Verificacin de Control.
Internamiento.
Registro y Control.
Custodia.
Distribucin.
RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE ALMACEN


a. Presenciar, verificar y suscribir la conformidad
sobre el ingreso de bienes a la entidad.
b. Proteger y controlar las existencias en custodia.
c. Velar por la seguridad y mantenimiento del local y
equipos de almacn.
d. Efectuar la distribucin de bienes conforme al programa
establecido.
e. Coordinar la oportuna reposicin de stock.
f. Emitir los reportes de movimiento de bienes en
almacn.

En almacenes cuyo tamao no permite una fcil
ubicacin del lugar en que se encuentran los
bienes, se colocara en una parte visible del
mismo, el plano de la distribucin de espacios de
la zona de almacenaje. Cada seccin o ambiente
tendr un numero o smbolo que identifique su
ubicacin y el material en que ellos se encuentran
almacenados.

Los bienes permanecen en almacn en forma
temporal, aquellos que se encuentren
almacenados por un periodo superior a los 12
meses y que definitivamente no van a ser
utilizados, por la entidad, deben ser transferidos
y/o dados de baja.
PROCESO DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es un proceso tcnico de
abastecimiento, las actividades concernientes a
este proceso estn referidas a la ubicacin
temporal de bienes en un espacio fsico
determinado con fines de custodia como va
para trasladarlos fsicamente (temporal o
definitivo) a quienes lo necesitan.

Consta de las fases siguientes: Recepcin,
Verificacin y Control de Calidad,
Internamiento, Registro y Control, Custodia y
Proceso de Distribucin.
INVENTARIO FISICO DE ALMACEN
Es una forma de verificacin fsica que consiste en
constatar la existencia o presencia real de los bienes
almacenados, apreciar su estado de conservacin o
deterioro y condiciones de seguridad.

Inventario Masivo.- Incluye a todos los bienes
almacenados cerrando las operaciones del almacn por
uno o varios das una vez al ao.

Inventario Selectivo.- Comprende a un grupo de
bienes previamente seleccionados, se realiza para
comprobar que los registros de stock se mantienen al
da completo y exactos.
SOBRANTES DE INVENTARIO
Si en el proceso de verificacin se establece
bienes sobrantes se proceder en la forma
siguiente:
- Documentos fuente no registrados en la
Tarjeta de Existencias Valoradas de
Almacn..
- Bienes entregados en menor cantidad a la
autorizada en el respectivo Pedido
Comprobante de Salida.
- Entrega de un bien similar en lugar del que
figura como sobrante.

FALTANTES DE ALMACEN
Faltante por Robo o Sustraccin.


Faltante por merma.



Faltante por negligencia.

BAJA DE BIENES
Se dar de baja a los bienes que como resultado del
Inventario Fsico General estn considerados para
tal proceso. Son objeto de baja:
a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren
en completo estado de inutilidad.
b. La merma producida en las existencias por efecto
de volatilizacin o por accin de animales
depredadores.
c. Los bienes perdidos por robo o sustraccin.
d. Bienes que por vencimiento su estado de
descomposicin no son recomendables para
consumo.
REPOSICION DE STOCK
Comprende un conjunto de acciones de
naturaleza tcnico - administrativa,
inherentes a la funcin de almacn que
tiene por finalidad el mantener la
continuidad del abastecimiento,
reemplazando las existencias distribuidas,
a fin de que se encuentren disponibles en
cualquier momento y asegurarse as que
lleguen a los usuarios.
REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS
Tarjeta de Control Visible de Almacn.-Controlar
en unidades fsicas el movimiento y saldo de cada
bien almacenado.
Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn.-
Suministrar informacin sobre el movimiento de
entradas y salidas de bienes as como determinar sus
existencias en cantidades totales y unitarias
debidamente valorizadas.
Resumen de Movimientos de Almacn.- Resumir
el resultado de las operaciones de entradas y salidas
de bines del almacn. Este documento ser
elaborado mensualmente o con la periodicidad que
establezca la entidad de acuerdo al real movimiento
diario de entradas y salidas. Sirve para conciliar los
saldos elaborados por contabilidad.



LOS DOCUMENTOS FUENTES
1. ORDEN DE COMPRA

1. NOTA DE ENTRADA A ALMACEN
Se utiliza para informar sobre los ingresos de bienes
al almacn por conceptos distintos a la adquisicin
con orden de compra.

3. PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA
Es con el que se efecta el pedido en el cual se
autoriza y registra la salida de bienes del almacn.

B) ANDAMIOS Y SU CODIFICACIN.
FIGURA N 01 Forma de Codificar un Andamio,

FIGURA N 02 Plano de
Localizacin de un Almacn.

CODIFICACIN DE UN ANDAMIO:
A 01 03 b
Zona : rea ( A )
Andamio: Nmero ( 01 )
Columna: Nmero ( 03 )
Nivel: Letra ( b )


VALORIZACION DE LAS EXISTENCIAS
FISICAS DE ALMACEN


Costo Promedio

FIFO

LIFO

NIFO
VALORIZACION DE EXISTENCIAS DE ALMACEN.-
Mtodo del costo Promedio
Del inventario semestral se recoje un saldo del ITEM
tornillos autorroscantes de 2,000 unidades al precio
de s/.600 N.S. (0.30c/u). Se han adquirido 4,000
unidades al precio de s/.1120 N.S, adems se ha
recepcionado una donacin de 3,000 unidades al
precio de s/. 900.00 N.S. As mismo se requirieron
mediante las PECOSAS Nro 273-7,000 unidades y la
Nro 274-1,000 unidades. Se solicita determinar el
costo promedio correspondiente. Unidad Medida:
Millar
Mtodo FIFO PEPS First In First Out
Primeras entradas Primeras salidas.
En fecha 16 de Enero se adquieren 500
unidades de lapiceros a S/. 0.80 cada uno y
luego en fecha 18 de Enero se adquieren 1,500
unidades del mismo rubro al precio de S/. 0.60
cada uno. De estas 2,000 unidades, en fecha 17
de Enero se retiran 300 unidades, en fecha 19
de Enero 600 unidades, en fecha 20 de enero
800 unidades y en fecha 28 de enero 2009
unidades. Determinar el costo mediante el
sistema FIFO?
El mtodo LIFO UEPS: Last In First Out
o ltima en entrar primero en salir.
Este mtodo considera que los ltimos artculos que
ingresan son los primeros que salen y por lo tanto las
primeras salidas se valorizan al precio ms reciente.
Ejemplo
Se compra a un proveedor 100 unidades de unas
piezas determinadas a un precio unitario de s/. 10.00
y luego se compran 10 unidades al precio de s/.12.00
Como se valorizara el stock de las 110 piezas? Y a
que precio se valorizara cada pieza que salga?
A las 10 primeras piezas que salen se las valorizara
al precio de S/. 12.00 y a las 100 restantes al precio
de S/. 10.00.
El sistema NIFO Next in First Out - PIPS
Prximo ingreso- Primero en Salir.
En este mtodo de valorizacin de unidades las
salidas de almacn se hace en funcin de los
costos de las prximas unidades que ingresarn
durante la reposicin de existencias.
Este mtodo es el adecuado a usar durante las
pocas de inflacin y as no caer en mrgenes
ficticios.
B.- REPORTES PRODUCTO DEL INVENTARIO
DE EXISTENCIAS FISICAS DE ALMACEN


Inventario General Valorizado de Existencias
Fsicas de Almacn, incluyendo ajustes por
correccin monetaria.
Reporte de Existencias Fsicas con fecha de
caducidad vencida.
Reporte de Existencias Fsicas Faltantes.
Reporte de Existencias Fsicas Sobrantes.
Inventario de stock sin rotacin.

DONDE ESTAN LOS STOCKS?

La presente introduccin tiene por objeto llegar a una
clara comprensin de la problemtica de los stocks.
Para ello, es necesario responder algunas cuestiones.
La primera de las cuales se ha planteado Dnde estn
los Stocks?
Los stocks son generalmente de dos tipos:
a) Stocks en Curso: Situados dentro de la fase del
proceso, como por ejemplo stock
en curso de produccin, en curso de
aprovisionamiento, en curso de distribucin.
b) Stocks Temporalmente Inmovilizados: Situados
entre las distintas fases del proceso.
CLASES DE STOCKS
Stock Normal.- Esta constituido por artculos nuevos
de cierto uso constante, cuyo aprovisionamiento se
efecta en forma cclica.
Stock de Seguridad.- Comprende aquellos artculos de
consumo espordico o raro, pero por su trascendencia
es preciso tenerlos para cubrir posibles eventualidades.
Stock Sobrante.- Consiste en artculos nuevos que han
cado en desuso, pero que pueden utilizarse para un fin
distinto al original. Son materiales a extinguirse, pero
no es conveniente en algunos casos deshacerse de ellos,
dado que pueden tener algn uso.
Stock de Recuperacin.- Compuesto por material
usado y todava utilizable, por lo que no es conveniente
su eliminacin inmediata.
EL SISTEMA ABC
La experiencia demuestra que la mayora de las
organizaciones se ajustan a la siguiente situacin:
La mayor parte del dinero invertido corresponde a un
pequeo nmero de artculos diferentes
La menor parte del dinero invertido corresponde a un
gran nmero de artculos diferentes.
Por ejemplo, la siguiente es una composicin
caracterstica de los stocks de muchas organizaciones:
15% de los artculos representan el 75% de la inversin
(ZONA A)
25% de los artculos representan el 20% de la inversin
(ZONA B)
60% de los artculos representan el 5% de la inversin
(ZONA C)
ILUSTRACION DEL CASO

Inversin Acumulada en X
CONSUMO ANUAL DE LOS ARTICULOS POR VALOR

Artculo Consumo Anual
en Unidades
Costo Unitario Consumo en
Nuevos Soles
Porcentaje del
Consumo total en
nuevos soles
1 5 000 1.50 7 500 2.9
2 1 500 8.00 12 000 4.7
3 10 000 10.50 105 000 41.2
4 6 000 2.00 12 000 4.7
5 7 500 0.50 3 750 1.5
6 6 000 13.60 81 600 32.0
7 5 000 0.75 3 750 1.5
8 4 500 1.25 5 625 2.2
9 7 000 2.50 17 500 6.9
10 3 000 2.00 6 000 2.4
Total S/. 254 725 100.0
CLASIFICACION ABC

Clase Numero de Artculos Porcentaje del
total de
Artculos
Porcentaje del
consumo total
en dlares
A 3,6 20 73.20
B 2,49 30 16.30
C 1,5,7,8,10 50 10.50
Total 100 100.0
La ley de lo significativo proviene de unas cuntas unidades
puede aplicarse tambin en esos casos.
EL MOVIMIENTO DE LOS STOCKS
PROBLEMA ILUSTRATIVO

Una empresa utiliza un material determinado a razn de 300
unidades mensuales, realizando su adquisicin por lotes de
900 unidades. Si el stock de proteccin fijado es de 500
unidades, y el proveedor habitual entrega el material al mes y
medio de formulado el pedido, responda:
Cul es el nmero de pedidos anuales a realizar?
Cada cuanto tiempo se debe realizar un pedido?
Siendo el plazo de tramitacin interno de un pedido de 15
das (1/2 mes) Cul es el punto de pedido?
Por cuanto tiempo de retraso en la entrega por el proveedor
protege el stock de proteccin?
Si el proveedor acorta su tiempo de entrega de un mes Cul
ser el nuevo punto de pedido?
SOLUCION
a) N pedidos = Consumo Anual = 300 x 12 = 4 pedidos /ao
Lote 900
b) Si se efectan 4 pedidos al ao, entonces debern hacerse cada 12/4
= cada 30 meses

d) Determinacin del punto de pedido:
El tiempo de espera de suministro es igual a 1 +
= 2 meses
El punto de pedido ser igual a la suma del stock de
proteccin ms el volumen correspondiente al
consumo de dos meses punto de pedido = 500 + 600
(2 x 300) = 1, 100 unidades
e) Siendo el consumo mensual de 300 unidades, las 500
unidades del stock de proteccin protegern por:
500
----- = 1 2/3 meses = 50 das
300
f) Si el proveedor acorta su tiempo de entrega en un
mes, el nuevo tiempo de espera de suministro ser
de + = 1 mes y el punto de pedido ser a 500 +
300 = 800 unidades.
De este modo, pues, el problema del
mantenimiento de un nivel adecuado de stocks
queda reducido a determinar la forma como se
debe realizar las adquisiciones. Y en tal
sentido, de modo general y esquemtico, se
puede recurrir a dos alternativas: +

1. Realizar pedidos de cantidades fijas,
determinadas arbitrariamente o por clculo,
en fechas variables
2 Emitir en fechas fijas, determinadas
arbitrariamente o no, pedidos de cantidades
variables.
CELAP
Gracias por su atencin
celapp@gmail.com

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