LOGISTICA I

Aprovisionamiento

DANIEL ENRIQUE RODRIGUEZ BELTRAN

Aprovisionamiento es parte
de la Cadena Logstica

Extraccin

Produccin

Abastecimiento

Almacenaje
Transporte

Venta

Distribucin

$$

$$$

Informacin
Logstica Reversa

Consumo

Atencin al Cliente

$$$$

Funcin de aprovisionamiento
Aprovisionar es una funcin destinada a poner a
disposicin de la empresa todos los productos, bienes y
servicios del exterior que le son necesarios para su
funcionamiento.
Para ello es necesario realizar las siguientes actividades:
a. Preveer las necesidades de la empresa.
b. Planificar con tiempo.
c. Expresar las necesidades en trminos adecuados,
desde el punto de vista descriptivo, cualitativo y
cuantitativo.
d. Buscar en el mercado los productos que las satisfacen.
e. Adquirirlos.
f. Asegurarse que son recibidos en las condiciones
demandadas.
g. Pagar el precio

Funcin de aprovisionamiento
Compras es una funcin ms restringida, que tiene por
objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa
necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades
requeridas en trminos de tiempo, calidad y precio.
Aspectos fundamentales de la funcin de compras:
1. La necesidad de adaptarse a un entrono econmico
altamente cambiante, motivado por:
Globalizacin de los mercados.
Variaciones cualitativas y cuantitativas en la
demanda de los productos.
Escasez de capitales y crecimiento de los costos
financieros.
Reduccin de los mrgenes de beneficios.
2. Los cambios tecnolgicos.
3. El incremento de las exigencias de calidad.

Objetivos de la funcin de compras

En el contexto de la gestin de inventarios est relacionado
a las preguntas:
Qu productos hay que reponer?
Qu cantidad hay que comprar?
Cundo hay que efectuar el pedido?
Dnde hay que situar el producto?
Los elementos bsicos de gestin se basan en
procedimientos estadsticos para conocer cundo efectuar
el pedido y calcular la cantidad a pedir.
En el entorno industrial, el procedimiento habitual no slo
gestiona stocks, sino tambin el lanzamiento de la orden de
fabricacin, programacin y gestin de recursos
industriales.

Objetivos de la funcin de compras

Su complejidad depende de los siguientes factores:
1. Volumen de compra y pedidos anuales.
2. Entorno en el que se desarrolla la funcin.
No es lo mismo un entorno comercial, de adquisicin de
productos terminados, que un entrono industrial, de
bsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad
y precio hay que concertar de antemano, teniendo que
seleccionar a los fabricantes idneos de los productos en
trminos de flexibilidad, calidad, fiabilidad y precio.
En el entorno industrial, no es lo mismo la fabricacin para
stock de productos repetitivos, que fabricar sobre pedido o
desarrollo de productos referidos a especificaciones de
ingeniera.

Responsabilidades bsicas de la
gestin de compras
Se resume en:
a. Mantener una continuidad en los suministros, de
acuerdo con los programas de fabricacin de compras.
b. Proporcionar los productos, materiales y componentes
de acuerdo con las especificaciones de calidad
requeridas.
c. Obtener los productos necesarios al costo ms bajo
posible, dentro de las necesidades de calidad y plazo de
entrega requeridas.
d. Prevenir a la fbrica o departamento comercial de las
variaciones de precio en el mercado, coyunturas,
tendencias y otros.

Actividades diferenciadas de compras

Se resume en:
a. Estudio de fuentes de suministro (anlisis del mercado).
b. Seleccin de proveedores.
c. Control de las especificaciones de calidad requeridas.
Dictaminadas por el departamento tcnico (industria) o
por el departamento de marketing (comercial).
d. Gestin de precios para conseguir compras lo ms
econmicas posible.
e. Gestin de plazos y condiciones de entrega, para
conseguir mxima fiabilidad, flexibilidad y reduccin de
los lead times de aprovisionamiento.
f. Seguimiento de las operaciones realizadas en todos los
acuerdos y condiciones establecidas con el proveedor.
g. Venta de los sobrantes y productos obsoletos.

Importancia econmica de la funcin

de compras
Podemos comprender la importancia y responsabilidad de la
funcin de compras con el siguiente clculo:
Supongamos que el precio de venta de un producto se
compone de los siguientes elementos:
Costo de materiales 50%
Valor aadido
40%
Beneficio bruto
10%
TOTAL
100%
Con una mejor gestin de compras, la estructura pasa a ser :
a. Costo de materiales 48%
b. Valor aadido
40%
c. Beneficio bruto
12%
TOTAL
100%
El incremento del beneficio sera de 20%

Actividades bsicas de la
gestin de compras
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

La gestin de compras comprende las siguientes actividades

bsicas:
La bsqueda y evaluacin de proveedores.
Mantenimiento de un archivo especializado de productos, con
sus caractersticas tcnicas, cdigo de identificaciones,
proveedores, precios y condiciones de entrega y pago.
Negociacin permanente de precios, calidades, presentaciones
y plazos de entrega, en funcin de las previsiones de compra y
calificacin del proveedor.
Previsiones de compras.
Planificacin de pedidos por artculo y proveedor, determinando
volmenes de pedido y fechas de lanzamiento.
Preparacin de rdenes de compra, lanzamiento de pedidos y
seguimiento hasta su recepcin y control de calidad.
Solventar discrepancias en la recepcin del producto.
Analizar las variaciones de precios, plazos de entrega y calidad.

Anlisis del mercado de productos

El primer paso para la bsqueda de proveedores se refiere
al estudio del mercado de productos, que consiste en reunir
y analizar la informacin relativa a la produccin,
distribucin y venta de un determinado artculo o material.
El objetivo es obtener una primera aproximacin de la
poltica de compras a seguir por la empresa.
Debe abarcar las siguientes fases:
a. Definir nuestra necesidad en trminos cualitativos y
cuantitativos.
b. Produccin del artculo.
c. Consumo y distribucin del producto.
d. Precios.
e. Presentaciones, costos de transporte y embalajes.
f. Aspectos legales.

Estudio del mercado de proveedores

Consiste en localizar a los proveedores potenciales y
seleccionar, entre ellos, a los que renan mejor las
condiciones para la empresa.
Los factores clave del anlisis pueden ser:
Calidad del producto.
Fiabilidad de las entregas.
Plazos de entregas.
Continuidad.
Flexibilidad.
Nivel tecnolgico.
Capacidad de reaccin.
Precios.

Evaluacin de proveedores
Los sistemas de evaluacin que habitualmente se emplean
se refiere a la consideracin de tres factores:
ndice de precios:
IP = Precio ms bajo ofrecido x 100
Precio medio del mercado
ndice de calidad:
IC = Lotes aceptados x100
Lotes servidos
ndice de servicio:
IS = Piezas entregadas en plazo x 100
Total de piezas solicitadas

Clculo del lote econmico de

compras
Toda operacin de compra o de fabricacin genera
necesariamente dos clases de costos:
a. Costos relativos a la preparacin del pedido.
b. Costos relativos al mantenimiento de stocks durante el
periodo de almacenamiento.
Este principio se aplica tanto en el caso de lanzamiento de
un pedido a un proveedor, como de un pedido de fbrica.
El lote econmico, llamado tambin lote de compra o de
fabricacin, tiene por objeto minimizar los costos totales
derivados de esta operacin, es decir, los costos de
lanzamiento del pedido ms los costos de mantenimiento de
los stocks.

Clculo del lote econmico de

compras
Los costos de preparacin implican los gastos de
manipulacin y transporte que se generan desde el
momento en que se capta la necesidad de un pedido
(incluido el proceso de planificacin), hasta que el producto
est fsicamente ubicado en almacenes y disposicin de
venta.
Son entre otros:
Clculo de pedido.
Tramitacin burocrtica del mismo.
Preparacin de mquinas y lanzamiento de rdenes de
fabricacin.
Transporte y seguro.
Descarga de camiones y control de recepcin.
Control de calidad en entradas.
Reacondicionamiento del producto.
Ubicacin del mismo en estanteras.

Clculo del lote econmico de

compras
Los costos de mantenimiento de stocks (factor K)
representa la parte de costos que se dan sobre los stocks
en el proceso de almacenamiento.
Podemos sealar los siguientes:
Espacio ocupado en el almacn.
Registro y control de stocks.
Obsolescencia.
Deterioro, caducidad, roturas.
Seguro.
Costo de capital vinculado a la inversin.
Coeficiente de costos indirectos calculado sobre el
inventario promedio proyectado.
Estos elementos de costo de mantenimiento se transforma
en un porcentaje aplicable al precio de compra del producto
denominado factor K. Ej. K=0.35 significa 35% del precio de
costo del producto.

Clculo del lote econmico de

compras
Como todo modelo matemtico, la frmula del lote
econmico est basada en unos supuestos tericos, en los
cuales se considera a la demanda y los lead times de
reposicin constantes y conocidos.
Utilizando el modelo puro, denominamos:
Q= Lote econmico ptimo.
R= Necesidades anuales del producto (recursos).
S= Costo de preparacin.
C= Costo unitario del producto.
K= Factor de costo de manteneimiento de stocks.
Costo total de preparacin:
CTP = Costo de preparacin S x Cantidad de preparaciones R/Q

Clculo del lote econmico de

compras
Tendramos las siguientes frmulas de clculo:
Costo total de preparacin:
CTP = Costo de preparacin x cantidad de preparaciones
CTP = S x R/Q
Costo de mantenimiento de stocks:
CMS = Inventario promedio x costo unitario x factor K
CMS = Q/2 x C x K
Entonces los costos totales sern:
TC = S x R/Q + Q/2 x C x K

Clculo del lote econmico de

compras
De la cual deducimos la conocida frmula de Wilson:
Q = 2RS / KC
En unidades monetarias sera:
Q* = 2AS / K
Ejemplo.
S= 60 R= 3,600 K= 0.30 C= 4
Calculamos Q:
Q = 2x3,600x60 / 0.30x4 = 600
En soles con A = 14,400
Q* = 2x14,400x60 /0.30 = 2,400
Q = 2,400 / 4 = 600

Clculo del lote econmico de

compras

Observamos dos aspectos:

1. Que el lote econmico corresponde a la interseccin de las
curvas de costos totales y los costos de mantenimiento de
stocks.
2. Que la curva de costos totales presenta un aplanamiento en
torno al punto ptimo del lote econmico.

Clculo del lote econmico de

compras
Este ltimo aspecto nos indica que los costos totales son
poco sensibles a pequeas variaciones del lote econmico.
Clculo de la sensibilidad del lote econmico:
Denominamos TC a los costos totales del lote Q; y TC* a los
costos totales del lote Q*.
Mediante un artificio matemtico llegaramos a la frmula:
TC = 1
TC* 2

Q +
Q*

Q*
Q

Si hacemos que el lote sea 15% superior al anterior: Q= 1.15Q*

Tendramos que TC/TC* = 1.0095
Lo que significa que un incremento del 15% del tamao del
lote, nos lleva nicamente a un incremento del 0.95% de los
costos totales.

Nuevas tendencias en la
poltica de compras
Las nuevas tendencias logsticas (3PL, 4PL, outsourcing,
entre otras); han fijado nuevas prioridades que son ms
beneficiosas para la empresa.
El esquema sera el siguiente:
1. Calidad concertada.
2. Lead time de aprovisionamiento.
3. Flexibilidad ante el cambio de pedidos.
4. Precio y condiciones de pago.
La seleccin de proveedores denominados co-fabricantes,
con los cuales hay un compromiso mutuo, basado en la
transparencia de informacin, con el objeto de garantizar un
determinado volumen de compras a cambio de conseguir un
mximo de flexibilidad en los suministros con reduccin de
los lead time y precios.

Estrategias de abastecimiento
Por otro lado, debido a que los costos, la calidad y la
velocidad de respuesta al cliente quedan fuertemente
condicionados por los costos, calidad y tiempos de
entrega de los bienes adquiridos, es necesario establecer
una estrategia para realizar los aprovisionamientos de
una manera efectiva (eficaz y eficientemente).
Para ello es necesario identificar, en primer trmino, qu
bienes y servicios sern adquiridos en el exterior de la
empresa y cules sern provistos internamente.

Estrategias de abastecimiento
Las posibles estrategias de abastecimiento pueden
resumirse en las siguientes:
INTEGRACIN VERTICAL
o Parcial, aguas arriba o aguas abajo de la cadena de
suministros.
o Total.
ADQUISICIN A PROVEEDORES
o Compras tradicionales
o Subcontratacin, tercerizacin o outsourcing
o Regmenes de integracin:
Cuasi integracin vertical, partnership, alianzas
estratgicas, redes

Estrategias de abastecimiento
INTEGRACIN VERTICAL
Este trmino se relaciona con la propiedad y el control de los
procesos productivos hacia atrs o hacia adelante en la cadena
de abastecimiento.

Estrategias de abastecimiento
La integracin vertical suele ser beneficiosa en ciertas
circunstancias y debido a diferentes razones:
Debido a que las compras representan un alto
porcentaje del costo de las ventas, muchas compaas
ven en la integracin vertical una oportunidad cierta de
reduccin de dichos costos.
La inexistencia de proveedores calificados que ofrezcan
los insumos necesarios para la produccin, es otro de
los motivos ms comunes para optar por esta estrategia.
Al restringir la entrada de insumos importados, muchas
empresas se vieron obligadas a la produccin propiade
dichos insumos como forma de disminuir los costos y
de reducir los riesgos.

Estrategias de abastecimiento
Algunas compaas ven en la integracin vertical una
oportunidad de crecimiento, desarrollo y/o diversificacin.
El aprovechamiento de capacidad ociosa es otra de las
causas por las que las empresas deciden fabricar sus
propias partes o materiales.
En algunas ocasiones, la integracin vertical es una
opcin casi obligada: esta situacin puede darse cuando
existen activos muy especializados y la frecuencia de las
transacciones es alta.
El deseo de obtener una mayor poder de mercado y mayor
control sobre la cadena productiva; la empresa adquiere
un mayor poder de negociacin con grandes clientes.
Cuando la industria est en declive, las empresas se
integran para ganar los vacos dejados por las firmas
salientes y aprovechar las utilidades de la mayor
concentracin resultante.

Estrategias de abastecimiento
ADQUISICIN A PROVEEDORES
Si bien las empresas pueden adquirir ciertas ventajas al
convertirse en sus propios proveedores, por lo general es ms
fcil comprar en forma inteligente que producir en forma
econmica.
Al comprar, una compaa puede elegir entre varios
proveedores a aquellos que ms se ajusten a sus exigencias
en cuanto a calidad, costos o alguna otra variable de
relevancia para la misma.
En cambio, cuando la firma produce sus propios
componentes, el costo, la calidad, los tiempos de ciclo y la
flexibilidad dependern de su propia eficiencia en las
operaciones.

Estrategias de abastecimiento

Estrategias de abastecimiento
LA TERCERIZACIN
Una de las ventajas ms visibles del outsourcing es la
reduccin de las inversiones en equipos. El costo de
adquisicin de muchos tipos de maquinarias, herramientas y
mantenimiento, pueden implicar barreras importantes para
muchos tipos de empresas, en especial, cuando los
volmenes que producen no son muy elevados.
En estos casos, lo ms conveniente es adquirir los materiales
a terceros en lugar de fabricarlos.
Otro de los motivos es la reduccin de la cantidad de tems en
inventarios, la minimizacin del movimiento de materiales y la
simplificacin de su gestin que propicia la reduccin en los
costos.

Estrategias de abastecimiento
Tambin se puede tercerizar algunos de los procesos
productivos de la empresa con la finalidad de dirigir los
recursos a aquellas actividades clave de la misma, tratando de
lograr una mayor especializacin y competitividad.
Otra de las ventajas de la subcontratacin es que ofrece una
mayor flexibilidad ante los cambios tecnolgicos.
Ya que los proveedores venden a muchas organizaciones,
stos pueden lograr economas de escala que se traducen en
menores precios de adquisicin para las firmas compradoras.

Estrategias de abastecimiento
Entre las principales desventajas se pueden mencionar:
Los mayores riesgos por incumplimientos de los proveedores
(quiebre de stock, inventarios de proteccin por entregas
tardas, paralizacin del proceso de produccin por falta de
materiales o por defectos de calidad en las piezas adquiridas
que estn siendo procesadas, costos por reprocesos, mayores
costos administrativos por devoluciones, etc.)
Las restricciones en la oferta y la falta de una respuesta
flexible y rpida por parte de los proveedores, lo que impedir,
a su vez, el cumplimiento con los clientes.
La posibilidad de un incremento abusivo en los precios de las
compras
Los riesgos de modificacin de las materias primas,
materiales o componentes a adquirir en calidad o composicin
de los materiales, discontinuidad o rediseo de productos.

Estrategias de abastecimiento

Estrategias de abastecimiento

Estrategias de abastecimiento
COMPRAS ELECTRONICAS
El EDI es un mecanismo estandarizado de intercambio de
datos y documentos de negocios entre compaas; permite
colocar rdenes directamente a los clientes, consultar los
inventarios, ver simulaciones de uso o de comportamiento de
los bienes a adquirir, acceder a planes de produccin, entre
otra informacin, lo que contribuye a obtener una mayor
sincronizacin en el flujo logstico.
El abastecimiento a travs de Internet llamado eprocurement
ha permitido importantes avances en materia de productividad
de las compras. La bsqueda de proveedores en la red, el
intercambio va e-mail, los pedidos electrnicos y la
transferencia automtica de fondos reducen en forma
significativa los costos y tiempos asociados a la gestin de
aprovisionamiento.

Estrategias de abastecimiento
Por otro lado los catlogos electrnicos, la denominada
subasta on line o e-bidding utilizado en compaas tales como
e-Bay y FreeMarkets Inc., estn recibiendo considerable
atencin, especialmente en los mercados ms desarrollados.
Tambin sealamos el programa de Respuesta Rpida QR y la
Respuesta Eficiente al Consumidor ECR. El primero se basa
en el uso de los cdigos de barra y en el EDI para crear un
sistema de aprovisionamiento justo a tiempo; el segundo es
una adaptacin del QR que se utiliza en cadenas de
supermercados.

Estrategias de abastecimiento

Estrategias de abastecimiento
COMPRAS JUSTO A TIEMPO
Las compras Justo a Tiempo JIT son una parte integral del
concepto de manufactura JIT, sistema de produccin de
arrastre que enfatiza la eliminacin de desperdicios (tiempos
ociosos, inventarios innecesarios, desechos, reprocesos), la
fabricacin en pequeos lotes y las entregas frecuentes en
pocas cantidades, justo a tiempo para la produccin, con el
objetivo de responder al cliente con eficacia y eficiencia, al
menor costo posible.
El programa JIT II contempla este ltimo concepto al tratar a
los proveedores como socios estratgicos dentro de la cadena
de aprovisionamiento. En el JIT II el proveedor asigna personal
propio para trabajar en la planta de su cliente, colaborando en
las tareas de abastecimiento y cargando materiales contra una
orden de compra abierta.

Estrategias de abastecimiento

Segmentacin y estrategias de
abastecimiento

Crticos
Casi nicos y sobre
especificados MRO items
y bienes de capital
Reducir o Eliminar

Riesgo y
Exposicin

Tcticos
Items de librera, MRO.
Proceso eficiente y
eficaz
Reducir etapas
Minimizar transacciones

Estratgicos
Items que dan una ventaja
competitiva
Alianzas estratgicas
Partnership
Abastecimiento global
Desarrollar proveedores
Apalancamiento
Items bsicos de
produccin, empaques
Explotar leverage
Estandarizar
Consolidar volumen
Conocer el mercado

Costo / Valor
+
Distinto impacto sobre la Competitividad y Rentabilidad

Distinto impacto sobre la Competitividad y Rentabilidad

distinto enfoque estratgico para la compra.