Professional Documents
Culture Documents
Empresariales ”
Subdirección de Aplicaciones
con el apoyoCorporativas
de la Subdirección de
Logística
Agenda
4 La Solución. 11 Candidatos
4 La Solución. 11 Candidatos
De la presentación:
• Presentar el estado actual de la evaluación para elegir el sistema de Gestión Documental para UNE
• Explicar la metodología para identificar y recoger información sobre procesos y contenidos a considerar
para elección de este sistema.
Del proyecto
• Investigar, diseñar, contratar e implantar una solución integrada para el manejo de documentos de UNE,
con el fin de disponer de forma oportuna y confiable de la información que apoya la realización eficiente de
sus procesos y el logro de los objetivos empresariales.
Agenda
4 La Solución. 11 Candidatos
• Subdirección Logística.
Agenda
4 La Solución. 11 Candidatos
NO POSEER
GESTOR DOCUMENTAL
En algunos casos se tiene que esperar la recuperación y el envío de documentos para dar solución
inmediata a nuestros proveedores y/o clientes de servicios y/o funcionarios asociados al tema documental
en nuestra empresa.
No se puede integrar al proceso de atención al cliente y el tema de facturas con documentación de apoyo
tal como materiales de mercadeo, normatividad de regulación, decretos, contratos, y otra información
asociada.
No se tiene integración de las transacciones de los Sistemas de Gestión corporativos (SAP, SIEBEL,
OPEN, FENIX y otros ) con los documentos que apoyan los eventos de gestión documental.
Se tienen herramientas de gestión documental que realizan funciones en forma parcial y aislada (Mercurio
en Correspondencia, Docunet para contratos de clientes de Cali.
Se cuenta con un servidor de archivos como repositorio para las imágenes de los contratos de clientes sin
contar con la seguridad adecuada.
Problema
Pérdida de documentos por extravío o sustracción de partes de su
expediente.
Crecimiento sin control en necesidades de almacenamiento
Duplicación de los documentos-contenidos entre los distintos
sistemas (Disco U:\, sistema de correo, computadores personales
y sistemas corporativos).
Ineficiencia en tiempos y procesos de atención a las áreas
asociadas.
Demasiado tiempo buscando información
NO POSEER Incremento en costos debido a versiones incorrectas de
GESTOR PROBLEMATICA documentos, y en el peor de los casos documentos extraviados.
DOCUMENTAL Riesgos por la falta de gestión y de archivo de la documentación
Falta de integración con otras aplicaciones y herramientas de
productividad asociadas al tema de gestión documental.
Estrategias de colaboración y los procesos están desconectadas
Inadecuada atención a los diversos procesos documentales, por
baja capacidad de reacción.
Imposibilidad de estructurar, recuperar y utilizar los contenidos ya
utilizados y almacenados para nuevos proyectos.
Controles manuales en el manejo documental: En flujos de
facturas y pqr´s, permiso para los préstamos de documentos,
autorizaciones de consulta.
Agenda
4 La Solución. 11 Candidatos
4 La Solución. 11 Candidatos
4 La Solución. 11 Candidatos
Joomla Secretaria General, Control Interno, entre otros. Es utilizado como portal web en varios
DOCman casos, por ejemplo, Información Junta
Directiva, Comité de Auditoria, Filiales,
DOCman : Únete, Comunidades de
práctica-innovación, O.D.V
Aplicación Origen Uso
OFILEX Secretaría General Gestión y control del flujo de documentos utilizado en
el proceso jurídico de UNE. Es una herramienta que
se encuentra contemplada en el acuerdo inter-
empresarial entre EPM y UNE. A la fecha ya
excedimos el número de licencias a las cuales
teníamos permiso.
4 La Solución. 11 Candidatos
Dotar a EPM Telecomunicaciones S.A. E.S.P de un sistema de gestión documental para las diversas
dependencias que apoyan la gestión de correspondencia y documentos, soportando los procesos,
productos y servicios prestados por la empresa, de tal manera que se permita optimizar los niveles de
cumplimiento asociado a las diversas actividades , logrando así una mayor eficiencia en los procesos
administrativos.
Estructura Funcional
Imág.scaneadas
• Scan CD-Rom
• Departamental & en lotes Publicación Websites/portales
• Captura documentos & Formas electró- Workflow Medios Electrónicos
nicas
• Flujo de aprobación
Fax server – Right Fax • Enrutamiento al
Correo electrónico
Correos electrónicos
4 La Solución. 11 Candidatos
4 La Solución. 11 Candidatos
Consideraciones
Generales
PORTAL DOCUMENTAL
INFORMACIÓN
EMPLEADOS CORRESPONDENCIA
BIBLIOTECA
SISTEMAS
INFORMATICOS
ARCHIVO
ASOCIADOS A PROCESOS
LOS PROCESOS
ARCHIVO
DOCUMENTOS
NORMATIVOS
INFORMACIÓN
ENTIDADES
PROCEDIMIENTOS
EXTERNAS
MEMORIA INSTITUCIONAL
Requerimientos
• Generales.
• De la base de datos.
• Ingreso de documentos.
• Consulta.
• Administración.
• Flujo documental.
• De almacenamiento.
• Plataforma de cómputo y comunicaciones.
• Seguridad.
Requerimientos Generales
Generales
– Acceso a diferentes Base de datos
– Posibilidad de indexación sobre diferentes campos predefinidos.
– Validación de campos con listas predefinidas para ingreso y consulta
de datos.
– Manejo apropiado asociado al almacenamiento de Archivos
De la Base de Datos
Administración
– Módulo de seguridad y auditoria, dónde se administren y manejen los usuarios,
roles y una bitácora de los cambios u accesos realizados, etc.
– Perfiles de usuarios: consulta, edición, eliminación o copia e impresión de
documentos o de datos.
Ingreso de
Documentos
• Gráfico.
• Seguridad a los fólderes.
• Rastros de auditoria por cada usuario.
Flujo Documental
• Las herramientas de gestión documental se han convertido en un elemento clave para la gestión
empresarial y del conocimiento.
Por lo cual estamos buscando además una herramienta con proyección de uso de gestión de
conocimiento o contenidos. El gestor documental es una herramienta de tiempo de vida ilimitado
en las organizaciones, a menos que se decida el cambio por otros factores.
Agenda
4 La Solución. 11 Candidatos
4 La Solución. 11 Candidatos
4 La Solución. 11 Candidatos
• Definición de parámetros de costos evitados y en los que se incurre por la adquisición de una
de las herramientas evaluadas.
P8 42% 58%
El modulo a utilizar seria KM, pero NO cumple con todas la características técnicas que
debe tener el Gestor Documental. Empresa Visitada: Isagen (No fue recomendada).
Es una herramienta que funciona propiamente en SAP, lo que significa que cada uno
de los usuarios que vayan a utilizarla deben de tener SAP, carece de una herramienta
colaborativa punto importante que debe tener todo Gestor Documental. Empresa
Visitada: Nacional de Chocolates. Al momento de la evaluación no es posible el acceso
por otro medio distinto a SAP, por lo cual se descarta. El tema que solo se pueda
acceder por SAP, nos implica desperdicio en el tema de licenciamiento.
Es una herramienta que cumple muchas de las funcionalidades que buscamos, fue
descartada por el costo adicional y elevado en que se incurre por los documentos NO
SAP, ya que hay que realizar licenciamiento adicional.
Es una de las opciones más recomendadas por el cuadrante mágico Gartner, pero la no
atención por parte del proveedor, nos impide poder conocerla y emitir un juicio acerca de
ella, básicamente asociado al tema de referenciación incluso no hubo oportunidad de
solicitarle diversos escenarios de implantación. El ser una herramienta totalmente
cerrada indica que para cada modificación que se desee realizar debe ser directamente
con el proveedor.
Agenda
4 La Solución. 11 Candidatos
Costos Evitados
4 La Solución. 11 Candidatos
Por que?