VEMOS COMO ES TRABAJAR

EN LA NUBE.
CREACIN DE UN BLOG
Generalmente de carcter
personal,
con
una
estructura cronolgica que
se actualiza regularmente y
que se suele dedicar a
tratar un tema concreto.

UNIDAD FORMATIVA 1
Denominacin: Sistemas de
archivo y clasificacin de
documentos
Cdigo: UF0347.
Duracin: 30 horas.

2. Archivo y clasificacin de documentacin administrativa

El archivo en la empresa.
Descripcin.
Finalidad.
Importancia del archivo para la empresa.
Tipos de archivos.
Equipos y materiales para el archivo.
Funcionamiento de un archivo.
Mantenimiento de un archivo.
Proceso de archivo de un documento.
Normas que regulan la conservacin de documentos.
Destruccin de los documentos.
Confidencialidad y seguridad de la informacin.
La organizacin del archivo.
Centralizado.
Descentralizado.
Mixto.
Activo.
Semiactivo.
Inactivo
o pasivo. y clasificacin de documentacin administrativa.
Sistema
de ordenacin
Concepto de ordenacin y clasificacin.
Clasificacin alfabtica.
Clasificacin numrica.
Sistema mixto.
Clasificacin cronolgica.
Criterio geogrfico.
Clasificacin por materias.

UF0347 Sistemas de archivo y

clasificacin de documentos

09/02/2015

27/02/2015

Evaluacin prctica 23 de febrero a las 8.00 horas .

Evaluacin terica 25 de febrero a las 8:00 horas

OBJETIVOS OPERATIVOS

OBJETIVO ESPECFICO

CLASIFICACION Y ARCHIVO DE
DOCUMENTOS

TEMA 2. ARCHIVO Y
CLASIFICACIN DE
DOCUMENTACIN
ADMINISTRATIVA

CONCEPTO DE ARCHIVO
POSEE VARIOS SIGNIFICADOS
Puede referirse a un conjunto de documentos
producidos o recibidos en una entidad, al lugar
fsico donde se conservan esos documentos o
a la institucin o servicio que custodia los
documentos.
Conjunto ordenado de documentos que una
persona u organizacin crean cuando realizan
una actividad.

CONCEPTO DE ARCHIVO
Lugar donde se custodian de forma ordenada y
sistemtica los documentos de inters para la empresa
con el fin de preservalos y garantizar las peticiones de
consulta de informacin con rapidez.

FINALIDAD DEL ARCHIVO

Guardar, conservar y custodiar.
Localizacin rpida y eficiente de los
documentos.
Constituir un centro activo de informacin.
Cumplir con las disposiciones legales.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA

EMPRESA
Para el trabajo administrativo y de carcter
histrico para la organizacin.
Toma de decisiones
Exigencias legales
(4 aos segn artculo 29 de la Ley General Tributaria, 6 aos
segn el artculo 30 del Cdigo de Comercio y 10 aos
segn la Ley 10/2010 Prevencin de Blanqueo de Capitales
y Financiacin de Terrorismo)

En el archivo estn implicados:

Medios materiales
Normas y procedimientos
Personas que realizan las labores
de archivo

POR TANTO,
La organizacin de un archivo es
un conjunto de todos los
recursos humanos, medios
materiales y normas o
procedimientos establecidos
para ejecutar las acciones de
archivo, debidamente
coordinadas y estructuradas.

EQUIPOS Y MATERIALES
PARA EL ARCHIVO

EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL ARCHIVO

Factores que los determinan:
Las necesidades de informacin de la
empresa.
La disponibilidad fsica de espacio.
Los recursos econmicos disponibles.
Del soporte del archivo, esto es, convencional
o informtico.

FICHEROS

MUCHO ORDEN
http://www.youtube.com/watch?
v=PMoINjIgE3o&feature=related

CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS
Se requiere un procedimiento preestablecido para la
clasificacin y tratamiento de la documentacin.
Manual de procedimientos
El manual de procedimientos contiene una descripcin
precisa de cmo deben desarrollarse las actividades de
cada empresa
Complementando al manual de procedimientos, estn las
instrucciones de trabajo que completan o detallan los
procedimientos, ya que se utilizan para documentar
procesos especficos.

CLASIFICACIN SEGN SU
FRECUENCIA DE USO
ACTIVO
Documentacin de uso habitual y de
reciente actualidad. Uso constante,
cerca del puesto del trabajo, de
localizacin rpida.

SEMIACTIVO
Generalmente pertenecen al ao
anterior.
Es un archivo transitorio entre
activo e inactivo

INACTIVO O PASIVO
No van a ser consultados, pero
son importantes o es de
obligatoria conservacin.

CLASIFICACIN SEGN EL LUGAR

DE EMPLAZAMIENTO
CENTRALIZADO
Recoge la totalidad de los documentos de la
empresa.

DESCENTRALIZADO
Se dividen los archivos, utilizando para
ello criterios de departamentalizacin
de la empresa.
Los documentos estarn ms cerca de
donde son reclamados.

MIXTO
Combina los dos sistemas anteriores,
utilizando el archivo centralizado
para la documentacin de carcter
general y el descentralizado por
departamentos para procesos activos

SISTEMAS DE ORDENACIN Y
CLASIFICACIN DE
DOCUMENTACIN
ADMINISTRATIVA
La documentacin puede clasificarse
como:
Documentos vitales: escrituras,
patentes
Documentos importantes: facturas,
movimientos bancarios
Documentos tiles: correspondencia,
documentos de gestin.
Documentos no esenciales: folletos,

CONCEPTO DE ORDENACIN Y
CLASIFICACIN

Alfabtico
Numrico
Cronolgico
Geogrfico
Por materias

ALFABTICA Pag. 44
Se ordena segn la serie del
alfabeto.
Apellidos y nombre.

NUMRICA
No obedece a
ninguna
referencia del
contenido.
Facilidad de uso,
requiere un
registro auxiliar.

Mixto:
Numrica para
archivadores y

CRONOLGICA
Por criterio de fecha.
Ventaja ordenacin
sencilla y natural,
pero tiene grandes
dificultades para
bsqueda.

GEOGRFICO
Localizacin
geogrfica de
procedencia.
Se utiliza para
archivos de
clientes,
proveedores o
listas de
direcciones.

POR MATERIAS
Por el asunto del
que trata el
documento o
contenido.
Se suele combinar
con otros
sistemas:
alfabtica.

TIPOS DE ARCHIVOS
Segn la funcin de la forma en la que se
conservan los documentos:
Horizontales, verticales y laterales
En soporte convencional o soporte informtico

 Que hacemos si un
documento tiene
ms de 100 aos de
antigedad?

REVISAMOS ESTA PGINA WEB EN INTERNET

http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areascultura/archivos/mc/dta/diccionario.html

RESPALDO DE INFORMACIN
http://www.youtube.com/watch?v=ToewXby_bik&feature=related

MICROFILM
http://www.youtube.com/watch?v=Aog6c9BNNBc
http://www.youtube.com/watch?v=6Mw9cqF_b4Q&feature=related

http://www.youtube.com/watch?
v=Kdv51sq8ubQ
MULTIMEDIA