UNIVERSIDAD POLITCNICA

TERRITORIAL
JOS ANTONIO ANZOTEGUI
EL TIGRE, ESTADO ANZOTEGUI
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN MANTENIMIENTO

Propuesta para la creacin del

departamento de procura a la
empresa Agro Construcciones
Sarabia C.A.

Autores:

Blandn Becker C.I: 13.031.112

Gonzlez ngela C.I: 16.078.341

Rivas Yosmary C.I:

Tirado 15.065.289
Xavier C.I: 16.250.925

Tutor Metodolgico: Ing. Karelys Rivas

Tutor Tcnico: Ing. Yoilet Colon

El Tigre Mayo 2015

MATRIZ DE DECISIN PARA LA PRIORIZACIN DEL PROBLEMA (DPP)

Criterio 1

Criterio 2

Criterio
3

PROBLEM
A

Ineficiente
Gestin de
Almacn.
Falta de
Gestin de
Instrument
os

Inexistenci
a del
departame
nto de
procura.

Descripcin

Criterio 4
SUMA

Valor del
problema para
la comunidad
afectada

Probabilidad
para
enfrentar con
xito

Apoyo
Comunitari
o

Impacto
sobre otros
problemas

0.3

0.4

0.6

0.5

45%

0.7

0.5

0.8

0.9

72%

0.9

0.9

0.7

87%

Cuando
se
hacen
los
requerimientos al almacn
de
repuestos
estos
al
momento
es
que
son
solicitados
No existen instrumentos en
existencia para solventar las
emergencias
de
sustituciones.
Los
documentos
para
solicitar las ejecuciones de
obras
no
se
realizan
organizadamente
bajo
procedimientos
ni
responsables. Las ordenes de
trabajos
y
compras
de
DPP
insumos
se
realizan
a
Menor
de
50%
destiempo.

DECISION
No elegible

Mayor o igual de 50% y menor de 75%

Medianamente elegible

Mayor o igual de 75%

Altamente elegible

AGRO CONSTRUCCIONES
SARABIA C.A (AGROCONSACA)
Se dedica a la
construccin

Civil

Agrcola
Ambiental

Ubicacin

EL PROBLEMA
No Posee
Departamento de
Procura
Se realizan
numerosos y
continuos anlisis
Mucho tiempo
de retraso

Crear el departamento de procura para la

Crear el departamento de procura para la
empresa AGROCONSACA.
empresa AGROCONSACA.

Objetivos

General:
Proponer la creacin del departamento de procura para la
empresa AGROCONSACA.

Especfico
:

1.- Diagnosticar la situacin actual de la gestin de procura

en la empresa AGROCONSACA.
2.- Establecer los requisitos necesarios para la creacin de
un departamento de procura.

3.Realizar plan estratgico para el departamento de

procura de la empresa AGROCONSACA.
4.- Establecer plan operativo para el departamento de
procura de la empresa.
5.Estimar los
departamento.

costos

asociados

la

creacin

del

Base
Metodolgica

Poblacin
CARGO
Gerente de
Proyecto
Ing.

Poblacin y
Muestra

AREA

CANTIDAD

Mecnica

01

CARGO
Gerente de

AREA

CANTIDAD

Mecnica

01

Civil

01

Industrial

01

Civil

01

Industrial

01

Proyecto
Civil

01

Residente
Asesores

Industrial

01

Ambiental
Ing.

Civil

01

Ing.
Residente

Planificado

Asesores
Ambiental
Ing.
Planificado

r
Coord.

Muestra

Industrial

01

r
Coord.

Seguridad
Calidad

Mecnica

01

Calidad

Mecnica

01

Paramdic

Salud

01

Paramdico

Salud

01

o
Relaciones

Relaciones

01

Relaciones

Relaciones

01

laborales

industriales

laborales

industriales

Seguridad

Base
Metodolgica

Planificacin Integral de
Objetivo (PIO)

Objetivo General: Disear la conformacin de un departamento de procura en la empresa

Agro Construcciones Sarabia C.A
Objetivos
Metodologa
Actividades
Producto
especficos
Diagnosticar la
Anlisis
+ Conformar equipo natural de +Identificar
las
situaciones
situacin actual
Situacional
trabajo.
actuales de la empresa
de laGestion de
+ Describir cmo se realizan los
procura de la
procedimientos actuales para la
empresa
procura de materiales y
contrataciones
Establecer los
Norma ISO
+ Realizar croquis de ubicacin + Conocer las fallas actuales en
requisitos
9001:2008
del departamento.
los procedimientos y determinar
necesarios para
+
Identificar
los
recursos priorizaciones para los cambios a
la creacin del
necesarios para la creacin del realizar
departamento
departamento de procura.
de Procura
+ Elaborar mapa de proceso para
el correcto funcionamiento del
departamento de procura.
Realizar plan
Soporte tcnico
+ Crear Misin, Visin, Objetivos +
Formulacin
de
los
estratgico
norma Covenin
del departamento.
procedimientos de procura para el
para el
3049-93
+
Describir
estructura departamento
departamento
organizativa.
de Procura
+ Establecer descripcin de
cargos.
Realizar plan
Soporte tcnico
+ Elaborar instructivo para el
+ Organigrama del departamento
operativo para
norma ISO
procedimiento de procura
el
9001:2008
- Realizar formatos para la
departamento.
solicitud de procura
Estimar los
Anlisis
+ definir los costos asociados a la +
Establecer
la
factibilidad
costos
econmico
propuesta.
econmica de la propuesta
asociados a la
+ Totalizar los costos.
creacin del
departamento

Diagnosticar la situacin actual de la

Gestin de procura de la empresa

Desarrollo integral de los objetivos

1.- Conformar equipo natural de trabajo

Contador
Contador
(Ramn
(Ramn
Antuares)
Antuares)
Analista de
Analista
Costos de
TSU.Costos
Simn
TSU.
Simn
Navarro
Navarro

Gerente
Gerente
General
General
(Fredy
(Fredy
Sarabia)
Sarabia)

Jefe
Jefe
Administrativo
Administrativo
(Francisco
(Francisco
Zuleta)
Zuleta)

Tutores
Tutores
Tcnicos
y
Tcnicos
y
Metodolgico
Metodolgico
s
s
Equipo
Equipo
Investigador
Investigador

OBJETIVO
1

Diagnosticar la situacin actual de la

Gestin de procura de la empresa
2.- Describir cmo se realizan los procedimientos
actuales para la procura de materiales y
contrataciones

OBJETIVO

Establecer los requisitos necesarios para

la creacin del departamento de Procura

1.Realizar
departamento

croquis

de

ubicacin
CROQUIS
UBICACIN

del
DE

1. Archivo de
1. Archivo
de
Doc.
Doc.
2. Oficina
2. Oficina
3. Almacn
3. Almacn
4. Gerencia
4. Gerencia
5.Administrac
5.Administrac
in
in de
6. Dpto.
6.Mtto.
Dpto. de
Mtto.
7. Patio
7. Patio

OBJETIVO
2

Establecer los requisitos necesarios para

la creacin del departamento de Procura
2.- Identificar los recursos necesarios para la
creacin del departamento de procura.
Ejecutar los requerimientos de Procura de Materiales y
Servicios solicitados por las Gerencias Contratantes de la
organizacin.
Generar cuadros, matrices tcnicas y econmicas.

Generar indicadores de resultados.

Preparar reportes de Gestin y Rendicin de cuentas.

Participar de manera eficiente en la mejora continua de

los procesos inherentes a la gestin.

OBJETIVO
2

Establecer los requisitos necesarios para

la creacin del departamento de Procura
3.- Elaborar mapa de proceso para el correcto
funcionamiento del departamento de procura.

OBJETIVO
2

Realizar plan estratgico para

el departamento de Procura
1.- Crear Misin, Visin, Objetivos del departamento
Misin
Misin
Contribuir
al
mejoramiento de los
procesos de gestin de
Procura, mediante la
asignacin eficiente y
eficaz de los recursos,
con el valioso aporte de
su recurso humano e
involucrando a todos los
actores
profesionales
con
capacidad
de
desempeo.

Visin
Visin
Ser el mejor referente de la
gestin de Procura,
incluyendo la actividad
administrativa con procesos
automatizados eficientes, que
permitan una mejor
administracin financiera y se
logre una mayor satisfaccin
de sus usuarios

Objetivo
Objetivo
s
s
Asegurar que la informacin
inherente a los procesos de
Procura
de
Materiales
y
contratacin
de
servicios
se
registre, archive y ordene de
manera oportuna y coherente en
base a las polticas y normativas
de la organizacin.
Ejecutar los procesos de Procura de
Materiales y contratacin de
servicios, acorde al plan de negocios
de la corporacin

Procurar
que
tanto
las
requisiciones de materiales como
la de servicios sean adquiridos a
proveedores locales y por la
modalidad
de
consulta
de
precios.

Realizar plan estratgico para

el departamento de Procura
2.- Describir estructura organizativa.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

OBJETIVO
3

Realizar plan estratgico para

el departamento de Procura
3.- Establecer descripcin de cargos.
Gerente general

Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y
deducir el trabajo de la empresa, adems de contratar al personal adecuado,
efectuando
estode
durante
la jornada de trabajo.
Departamento
finanzas:
Elaborar y ejecutar de manera permanente el plan financiero estratgico de la
institucin mediante la implementacin y supervisin del registro adecuado de
las
operaciones financieras y contables
Departamento
de Contabilidad
Instrumentar y operar las polticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para
garantizar la exactitud y seguridad en la captacin y registro de las operaciones

financieras
de la institucin
Jefe de compras
Adquirir los bienes, servicios e insumos materiales necesarios para garantizar la
operacin de la Fundacin bajo los criterios de economa, transparencia, efectividad y

Jefe de comercializacin
eficacia
Disea, desarrolla, crea, implementa e implementa nuevos proyectos a travs de sus
exitosas investigaciones, identifica mercados rentables y a desarrollar, anticipa
necesidades de clientes y del mercado

sta
ena y entrega el equipo y materiales segn ordenes de compra. Colabora en el registro de Inventario In

OBJETIVO
3

Realizar plan operativo

para el departamento.
1.Realizar
Formatos
para
Organizacin,
Planificacin, Ejecucin y Control de la Gestin de
Procura

Laorden de compraes un
documento que emite el
compradorpara pedir
mercaderas alvendedor; indica
cantidad, detalle, precio y
condiciones de pago, entre
otras cosas. El documento
original es para el vendedor e
implica que debe preparar el
pedido. El duplicado es para el
comprador y es una constancia
de las mercaderas o servicios
encargados.

OBJETIVO

Realizar plan operativo

para el departamento.
1.Realizar Formatos para Organizacin,
Planificacin, Ejecucin y Control de la Gestin de
Procura
Salida de Materiales del Almacn
Solicitud de Materiales de Almacn
UNIDA
D

ORDEN DE MANTTO

CODIGO

SOLICITADO POR:

NOMBRE:

FECHA:
DESCRIP
CION








AUTORIZ
ADO
POR:

UNIDAD

CANT
IDAD

Este documento
contiene las normas
y procedimiento que
debe aplicar para
realizar y controlar
el despacho de
materiales, insumos
y repuestos del
Almacn

RECIBIDO POR:

NOMBRE
NOMBRE:
:

OBJETIVO
FM CBL-11 / FECHA:

Realizar plan operativo

para el departamento.
1.Realizar Formatos para Organizacin,
Planificacin, Ejecucin y Control de la Gestin de
Procura

Es una hoja especial que generalmente se hace por

triplicado, exigida por el almacenista para entregar la
materia prima con destino a un trabajo especfico. Una
de las copias de esa solicitud queda en poder del
almacenista, y as otras dos se envan a los
departamentos de contabilidad y de Costos. Se
establece as un control ms efectivo de los materiales
OBJETIVO
que se suministran a produccin.

Realizar plan operativo

para el departamento.
1.Realizar Formatos para Organizacin,
Planificacin, Ejecucin y Control de la Gestin de
Procura
Es una hoja
donde se
documentan los
precios de
productos y
servicios que la
empresa
requiera y as a
partir de all se
elabora el plan
de compra y
adquisicin.

OBJETIVO

Realizar plan operativo

para el departamento.
1.Realizar Formatos para Organizacin,
Planificacin, Ejecucin y Control de la Gestin de
Procura
Es un documento para
el Proceso de
verificacin y
valoracin de la
informacin inicial
suministrada por los
aspirantes a
proveedores de la
empresa. La cual es
necesaria para ingresar
a la base de datos de
proveedores de la
empresa y determinar
peridicamente la
continuidad de estos.

OBJETIVO

Estimar los costos asociados a

la creacin del departamento
1.- Totalizar los costos
ESTIMACIN DE
COSTOS

OBJETIVO

Conclusiones y
Recomendaciones

Conclusiones

1. El anlisis de la situacin actual de la empresa nace la necesidad de Crear un

departamento de procura y levantar procesos,crear un manual de procedimientos de Procura
y Contratacin, con el fin de colocar actividades, tareas y tiempos limites a cada una de las
partes tanto internas como externas que intervienen en cada uno de diferentes procesos
2. La buena identificacin, diseo y levantamiento de procesos ayudar a mejorar la misin
del rea llegando as a tener mejores resultados en la gestin y elevar la percepcin de las
reas que requieren el servicio.
3. La necesidad ms importante del departamento de Procura y Contratacin, es la creacin
de polticas y procedimientos bien establecidos para sus procesos, de manera que cualquier
persona que integre el equipo de procura pueda sustentarse y auto ensearse como se
manejan cada uno de los procesos
4. Mediante el instructivo para realizar documentos se lleg una estandarizacin de
documentos necesarios tanto para los proceso de Procura ,todo esto har que se acorten
los tiempos en la realizacin y revisin de dicha documentacin tanto para el personal de
rea como para los diferentes departamento que interviene en cada proceso.
.
5. La estructura de costos est representada por el valor monetario de los consumos de
factores que supone el ejercicio de una actividad econmica destinada a la implementacin
de un departamento de procura y contratacin para la empresa AGROCONSACA, este
proceso considera una serie de factores productivos que est ntimamente ligado los
gastos e inversin que a su vez representan los egresos producidos en la elaboracin
propia del bien o servicio a producir.

Conclusiones y
Recomendaciones

Recomendaciones
1.- Es necesario que toda la documentacin generada en este trabajo
sea autorizada, distribuida e implementada en el departamento de
Procura y Contratacin de la compaa, con el fin de mantener y
administrar el correcto registro, archivo y control de los expedientes de
Procura de Materiales y servicios.
2.- Es primordial que se aplique a todos los proveedores con los que la
compaa trabaja actualmente, la calificacin y evaluacin, con el fin de
generar un listado de proveedores confiables con los que el
departamento pueda trabajar.
3. Es necesario que el departamento de Procura y Contratacin cree un
puesto de trabajo, con el fin de que esta persona se dedique a realizar
seguimiento en entregas, calificacin y evaluacin a los proveedores.
4.
Se requiere que el departamento controle su gestin basada en
procesos mediante los indicadores planteados en la cadena de valor,
para as llegar a determinar las posibles actualizaciones, cambios y
mejoras en el sistema.