Microsoft Access

Jennifer Andrea Castaeda

Daz
Vernica Salazar Agudelo

es un sistema de manejo grfico de bases de datos

relacionales que corre en sistema operativo Windows y que
fue desarrollado por Microsoft Corporation en los Estados
Unidos. Este sistema puede ser usado como una base de
datos simple en una computadora o tambin funciona como
una base de datos multiusuario en una red local. Tambin
permite convertir los objetos en formatos HTML para que
puedan ser utilizados en Internet por una gran cantidad de
usuarios, ya sea para consulta o bien, para captura de
informacin.

 Access maneja un solo tipo de archivo, el cual es llamado base de datos

con la extensin (.mdb). Esta base de datos consiste en 7 tipos de
objetos (Tabla, Consulta, Formulario, Informe, Pgina, Macro y Mdulo).
Access combina sus objetos para desarrollar una aplicacin (o base de
datos).
Tabla. Es un objeto para almacenar informacin en filas. Esta es la base
de las aplicaciones de Access. Aqu se debe definir la estructura de la
informacin.
Consulta. Es un objeto para procesar datos y visualizar los procesos en
lenguaje SQL (Structure Query Language).
Formulario. Se trata de un objeto diseado para capturar y confirmar
informacin en una pantalla amigable con el usuario.
Informe. Una manera de extraer la informacin de la base de datos de
forma ejecutiva y en un formato de impresin.
Pgina. Un objeto recientemente aadido. Con este objeto es posible
utilizar una base de datos a travs de la web.
Macro. Es un objeto para automatizar algunas acciones que tu necesitas
hacer mediante la ayuda de un asistente en un ambiente amigable.
Mdulo. Es un objeto para automatizar acciones que necesitas pero
directamente en lenguaje Visual Basic. Para usuarios avanzados.

QUE ES UNA TABLA?

Una tabla es un objeto para manejar datos con un contenido

especfico en una tabla de dos dimensiones (2D), la cual es
desplegada en columnas y filas.
La fila (registro) es una coleccin de datos de cada columna.
Cada tabla puede estar relacionada a otras por campos clave,
generalmente numricos. En el ejemplo mostrado arriba, las
tablas ESPECIES y COLECTAS estn relacionadas por el campo
CLAVE ESPECIE. De esta manera, cada registro es una fila y al
ordenar un campo ascendente o descendentemente, los
registros se ordenarn de acuerdo al campo seleccionado
pero no perdern la relacin que tienen con los datos de las
dems columnas. Esta es otra diferencia con Excel.

TIPO DE DATOS.
Texto. Textos y nmeros que no requieran clculos. Tamao: 255
caracteres.
Memo. Textos y nmeros que no requieran clculos. Tamao: 65,535
caracteres.
Numrico. Slo datos numricos y permite hacer clculos
matemticos.
Fecha/hora. Slo permite fechas y horas. Desde el ao 100 hasta el
9999.
- Moneda. Evita redondeo en clculos. Se permiten 15 decimales.
Autonumrico. Nmeros secuenciales exclusivos (con incremento de
una unidad) o nmeros aleatorios que se insertan automticamente
cuando se agrega un registro.
- Si/no. Contiene slo uno de dos valores posibles, S/No,
Verdadero/Falso.
Objeto OLE. Objetos (como, por ejemplo, documentos de Microsoft
Word, hojas de clculo de Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros
datos binarios), creados en otros programas, que se pueden incrustar
en una tabla de Access.

 Definir clave principal La clave principal es un campo el cual es

definido como tal para identificar con datos nicos a cada
registro de una tabla. Una vez que la clave principal es definida,
la combinacin o relacin de mltiples tablas llega a ser posible,
es decir, si no tenemos definida una clave principal en cada una
de nuestras tablas, stas no podrn relacionarse entre s. En
estas relaciones, la clave principal sirve para indicar claramente
qu registro de la tabla A est relacionado con qu registro de la
tabla B. Para ejemplificar la clave principal, podemos pensar en
ella como el nmero de cada jugador de un equipo de ftbol. Un
equipo de ftbol puede tener jugadores con el mismo nombre, la
misma posicin e incluso la misma edad, entonces en una base
de datos habra dos registros con los mismos datos, pero a
travs del nmero de la playera asignado a cada uno de ellos, es
que podemos saber de quin estamos hablando. Entonces, la
clave principal es un campo con el cual vamos a identificar cada
registro de una tabla con un valor nico e irrepetible en la tabla,
de esta manera cada registro estar plenamente identificado.

Existen diferentes tipos de consulta, cada una

enfocada para un objetivo diferente, stas son:
Consultas de Seleccin. Es el tipo de consulta ms habitual.
Este tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas y
muestra los resultados en una hoja de datos en la que se
pueden actualizar los registros (con algunas restricciones).
Consultas de Parmetros. Es una consulta que cuando se
ejecuta, muestra un cuadro de dilogo propio que solicita
informacin, por ejemplo, criterios para recuperar registros o un
valor que desea insertar en un campo.
Consultas de tabla de referencias cruzadas. Se utilizan para
calcular y reestructurar datos de manera que su anlisis sea
ms sencillo.
Tabla 1. Consulta de seleccin. Esta consulta agrupa los totales
verticalmente, por empleado y categora, con un mayor nmero
de registros, lo que hace que la comparacin entre totales de
los distintos empleados sea ms complicada