Professional Documents
Culture Documents
Conjunto de
Documentos
, sea cual
fuere su
fecha, forma
y soporte
material
Acumulados en
un proceso
natural por una
persona o
entidad pblica
o privada, en el
transcurso de
su gestin
ARCHIVO
PUBLICO
Conjunto de
documentos
pertenecientes a
entidades oficiales y
aquellos que se
derivan de la
prestacin de un
Servicio Pblico por
entidades privadas
ARCHIVO
TOTAL
GESTIN
DOCUMENTAL
Conjunto actividades
administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la
documentacin producida y
recibida por las entidades,
desde su origen hasta su
destino final con el objeto de
facilitar su utilizacin y
Conservacin.
SOPORTE
DOCUMENTAL
Medios en
los cuales
se contiene
informacin,
segn los
materiales
empleados.
Adems de los
archivos en papel
existen los
Archivos
audiovisuales,
fotogrficos,
flmicos,
informticos,
orales y sonoros.
PRINCIPIOS GENERALES
DE LA FUNCIN ARCHIVISTICA
Finalidad de los Importancia de
los Archivos Responsabilidad
Archivo
Disponer de la
Documentacin
ORGANIZADA
Con miras a la
RECUPERACIN
para su USO
ADMINISTRATIVO
Administracin
son soporte
fundamental en la
toma de
decisiones y
cumplida su
vigencia
admon.su valor
es patrimonial y
Cultural.
Los servidores
pblicos son
responsables
de la
organizacin,
conservacin,
uso y manejo
de los
documentos.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Los principios que rigen la
organizacin de los fondos
documentales:
PROCEDENCIA
Cada documento
debe
conservarse en
el fondo
documental al
que
naturalmente
pertenece.
ORDEN ORIGINAL
Es mantener el
orden interno de
cada fondo
manteniendo la
estructura que
tuvo durante el
servicio activo.
ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS
DEPOSITOS PARA
ALMACENAMIENTO
Independencia, funcional,
orgnica o de
responsabilidades.
Funcional
Eficiente,eficaz y econmico
Seguro
ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS
CONDICIONES AMBIENTALES
Lugar seco y clima medio.
Alejado de la humedad y del
calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50
A 60%.
Control de la luz solar. Evitar
daos por decoloracin y
envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE
50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE
FRA)
Equidistante a la Secretara.
ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS
CONDICIONES ESTRUCTURALES
DENTRO DE LA SECRETARIA
ACCESORIOS ADICIONALES
(rejillas)
CONDICIONES FUNCIONALES
ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS
MOBILIARIO, MATERIALES Y
EQUIPO.
SERVICIOS
CAPACITACIN
REPROGRAFIA
CONSULTA
ARCHIVO
Conjunto
Produce
Recib
e
Organizac
in
Manejo
Consulta y
Control
registro
Conservaci restaura
cin
n
Objetivos
Archivadores
Archivador
Metlico
Horizonta
les
160 CD/DVD
Manipulados de
Cartn
Folderamas
Archivador tipo
cartera
Tipo de
Determina Archivador
Identificacin
Facilitando la
de su
Claro y conciso consulta y
contenido
archivo
Documen
tos
Guardados
Responsabilid
Mantenerse
al
ad
da
Conocimientos
Tcnicos
Cualidades
Relaciones Humanas
El manejo de Archivo impone
relaciones con otras personas de la
empresa
Sigilo profesional
Personas altamente reservadas,
guardar los secretos de la empresa
y no divulgar
nunca lo que conoce
Concentracin
por medio de los archivos
Debe ejecutar con toda atencin
las labores del archivo, para evitar
errores que dificulten su manejo
Archivo de
Gestin
Es toda la
documentacin
que es sometida a
continua
utilizacin y
consulta.
Se hace con el fin
de buscar
respuestas o
soluciones a
cualquier asunto
Archivo
Central
Se agrupan los
documentos
transferidos de los
distintos archivos de
gestin de la entidad,
pero siguen siendo
objeto de consulta
por las oficinas y los
particulares
Archivo
histrico
Se transfiere desde
el archivo central la
documentacin que
por decisin del
comit de archivo
debe conservarse
permanentemente
dado el valor que
cobra para la
investigacin, la
ciencia y la cultura
DE ACUERDO A SU USO
ACTIVO
Es el que satisface las necesidades de
conservacin y consulta permanente en
un periodo corriente, esta compuesto por
documentos del ao actual, o documentos
de aos anteriores que estn en
tramitacin o pendientes, como hojas de
vida, resoluciones, contratos vigentes, y
dems papeles privativos de cada oficina.
SEMIACTIVO
INACTIVO
Segn su organizacin
Centralizada
Una dependencia
maneja el archivo
de toda la
empresa
Jefe de
Archivo
Personal especializado
Descentralizada
Cada dependencia maneja su
archivo
Centralizadas
Ventajas
1. Personal
especializado
2. Responsabilidad en
una dependencia
para todo el tramite
3. La documentacin de
la empresa se
encuentra en una sola
oficina
Desventajas
1. Puede causar demoras
para responder a las
dependencias
2. Algunas dependencias
pueden desconocer
ciertos documentos
Descentralizada
Ventajas
1. Cada dependencia posee sus
documentos permanentemente
2. Cada jefe decide como
organiza los documentos de su
seccin
Desventajas
1. Aumento de costos por la
compra de muebles para el
archivo asignado a cada oficina
2. Documentos importantes no se
conocen en otras secciones
3. Se diluyen las responsabilidades
y en un momento dado no se
sabe quien debe conservar los
documentos y por cuanto
tiempo.
CLASIFICADORES O
DISTRIBUIDORES
CLASIFICADOR
DE FUELLE
MATERIALES Y ELEMENTOS
PARA ARCHIVO
CARPETAS
CARPETAS CELUGUIA CON PESTAA
HORIZONTAL
CARPETA CON PESTAA VERTICAL O
LATERAL
CARPETA COLGANTE
MARBETES
GUIAS
GUIA DE AFUERA
FICHEROS Y TARJETEROS
FICHAS Y TARJETAS
TIPOS DE ARCHIVOS
ARCHIVADOR VERTICAL
ARCHIVADOR VERTICAL O
FOLDERAMA
ARCHIVADOR AUXILIAR
ARCHIVADOR
RODANTE