* Descripcin

Archivstica.
Definicin e importancia

Docente: Mtr. Flix Alberto Atncar Quispe

* Descripcin: la ms

archivstica de las funciones

documentales?
*La organizacin tcnica de
archivos y la correcta gestin de
los documentos a lo largo de su
ciclo vital tiene como columna
vertebral los sucesivos procesos
de clasificacin, ordenacin y
descripcin archivstica.

* Para qu se describe

documentos archivsticos?

*Para el control, gestin y, sobre

todo, para el servicio de la
informacin. Pero de una
informacin de calidad.

*Importancia de la
informacin

*La informacin es el insumo principal de las

organizaciones. En cualquier actividad productiva

en la que estemos inmersos, da a da debemos
tomar decisiones que indicarn el rumbo de
nuestra empresa, ya sea hacia el xito o al
fracaso. Pero para tomar una decisin lo ms
acertada posible es necesario basarnos en
informacin de calidad.

*Caractersticas de la informacin
Para que la informacin sea considerada de calidad
debe ser:

*Exacta - estar libre de errores,

*Oportuna - estar en el momento que se le requiere y ,
*Relevante - estar completa contestando las preguntas
del qu?, porqu?, cuando?, donde?, quin?,
cmo?, etc.
(M.A. Gutierrez Oliva)

*Y, cmo logramos sto?

Estableciendo un adecuado sistema de gestin
documental que permita llegar a buen puerto el
manejo de la informacin organizacional. Para
ello, la elaboracin de instrumentos de
descripcin archivstica es fundamental y as
obtener calidad en la gestin.

*Calidad en la gestin
Eficiencia: cumplimiento de los objetivos.

Eficacia: manejo correcto de los recursos.

* De esta forma podemos evitar algunos problemas, como:

*Desconexin entre los sistemas de gestin de las reas de la

organizacin y el sistema de archivo.

*Impedir la toma de decisiones oportuna.
*Lentitud en el acceso a la informacin.
*Nula consideracin y participacin en la gestin documental
por parte de los miembros de la organizacin.

* Descripcin documental: definiciones

*En palabras de Antonia Heredia Herrera, La

descripcin es el medio utilizado por el

archivero para obtener la informacin
contenida en los documentos y ofrecerla a los
interesados en ella. [] La descripcin
persigue dos objetivos: dar informacin a los
dems y facilitar el control al archivero
(Archivstica General, Sevilla: 1988).

* Otra definicin:

*Jos Ramn Cruz Mundet, refirindose a la utilidad

de la descripcin, destaca que El objeto de la
labor descriptiva es hacer accesibles
eficazmente los fondos documentales. [] La
descripcin de los documentos constituye la
parte culminante del trabajo archivstico y
viene a coincidir exactamente en su finalidad
con la de la propia documentacin: informar.
(Manual de Archivstica, Madrid: 1999).

* Finalmente:

*La Norma Internacional General de Descripcin

Archivstica Isad(g) (por las siglas en ingls de

General International Standard Archival
Description) advierte en su parte introductoria
que La finalidad de la descripcin archivstica
es identificar y explicar el contexto y
contenido de los documentos de archivo, con el
fin de hacerlos accesibles. (ICA, Madrid: 2000).

En resumen:

*Describir

es referir en bases de datos o en libros

tradicionales los contenidos y la situacin exacta de los
documentos de archivo, con el objetivo de informar.

Una buena descripcin implica

Realizar

todas las tareas

anteriores de identificacin y
organizacin.
Permite al archivero el
gobierno intelectual y material
de todos los documentos: Saber
su contenido, su existencia o
desaparicin y el lugar o caja
donde se hallan.

Instrumentos descriptivos

Son herramientas de trabajo

archivstico que nos facilitan las
tareas de ubicacin, valoracin,
conservacin y servicio. Pueden
ser:
Guas.
Inventarios.
Catlogos.
ndices.
Censos.

Descripcin es un proceso tcnico

La descripcin es un proceso tcnico

archivstico, regulado por nuestra legislacin
en la directiva SNA 03, aprobada con RJ N
073-85/AGN-J. Hoy en da se est trabajando
en la Comisin Nacional de Archivos y Nuevas
Tecnologas con el fin de mejorarla, para
enfrentar a la sociedad de la informacin.

*GRACIAS POR SU

ATENCIN