Gestin de Proyectos

Master en Evaluacin de Proyectos

ITBA UCEMA
Semana 10: Auditora de Proyectos

Master en Evaluacin de
Proyectos

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Ing Pedro del Campo

Master en Evaluacin de
Proyectos

Gestin de Proyectos
Ing Pedro del Campo

Auditora Proyectos
Propsitos y objetivos de la Auditora de
Proyectos. Alcance.
Reporte de auditora: desarrollo y utilizacin.
Responsabilidades del Auditor.
Ciclo del Proceso.
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Ing Pedro del Campo

Post Control
Beneficios
futuros de la
experiencia

Capturar la
esencia de
los hechos

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Ing Pedro del Campo

Auditora
Proyectos:
altamente
flexible y
focalizada
en los aspectos
que indica la
Alta Gerencia

General:
Verificacin
detallada

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Ing Pedro del Campo

Evaluacin de Proyectos
No se limita al anlisis despus que los hechos ocurrieron
Debe ser realizada tambin durante el ciclo del proyecto
Ciclo de vida de Pr oyectos
Uso de Recusos / Costos

Implementacin

Desarrollo

Cierre

Concepcin

Tiempo

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Ing Pedro del Campo

Foco de la auditoria
Funcionamiento del
Sistema
de Gestin de Proyectos
Tcnicas
Metodologa
Procesos
Acciones
Decisiones

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Ing Pedro del Campo

Evaluacin de Proyectos
Progreso y resultados del proyecto vs. Plan
septiembre

octubre
noviembre
diciembre
enero
Duracin 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/
12 das

Id
1

Nombre de tarea
Seleccionar personal adm. y mdico

Seleccionar lugar y realizar estudio

Seleccionar el equipo

10 das

Preparar planos y distribucin

10 das

Llevar los servicios pblicos al predio

24 das

Entrevistar solicitantes e incorporar

10 das

Comprar equipo y supervisar entrega

35 das

Construir el hospital

40 das

Desarrollar un sistema de informacin

15 das

10

Instalar el equipo

4 das

11

Capacitar al personal de enfermera y ayudantes

6 das

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9 das

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Ing Pedro del Campo

Evaluacin de Proyectos
Decisiones tomadas en
el avance del Proyecto

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Propsitos
Alerta
Identificar problemas
en sus primeras
manifestaciones
Identificar errores,
resolverlos y generar
acciones para el
futuro
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10

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Ing Pedro del Campo

Propsitos
Catalizador
Reducir costos
Acelerar el logro de los
resultados
Mejorar resultados

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11

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Ing Pedro del Campo

Propsitos
Relaciones
Clarificar relaciones entre
tiempos, costos y
resultados
Detectar oportunidades
por avances tecnolgicos

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12

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Ing Pedro del Campo

Propsitos
Gestin
Proveer informacin a la
Direccin de Proyecto
Reconfirmar intereses de
la organizacin
Grado de compromiso de
los que intervienen en el
Proyecto
Evaluar la capacidad de
gerenciamiento del
proyecto
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Ing Pedro del Campo

Contribuciones
Mejoras
comprensin en la forma en
que los proyectos son
evaluados por la
organizacin
procesos de organizacin y
gestin de proyectos
contribucin profesional
para los miembros del
equipo de proyecto
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14

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Ing Pedro del Campo

Contribuciones
Identificacin
Fortalezas y debilidades
de la organizacin:
personas
potencial
liderazgo

management
toma de decisiones
sistemas

Factores de riesgo
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Responsabilidades del Auditor

Organizar el grupo de expertos
Familiarizarse con los requerimientos del proyecto o
programa
Auditar in situ
Finalizada la auditoria compartir la informacin
obtenida con los project managers
Producir el informe de acuerdo a lo establecido
Distribuir el informe a los PM y sus equipos para su
respuesta
Seguimiento de la implementacin de las
recomendaciones
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Ing Pedro del Campo

Auditor Interno
posibles objetivos
ocultos
bsqueda de
ventajas personales
a expensas del resto

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Ing Pedro del Campo

Auditor Externo
posibles falta de
comprensin del
proceso especfico
bajo auditora

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Ing Pedro del Campo

Contenido del Informe de Auditora de

Proyectos
I.
II.

Descripcin general
Situacin Actual
II.1.- Costo
II.2.- Programacin
II.3.- Avance
II.4.- Calidad

III.
IV.
V.
VI.

Cuestiones crticas .Perspectivas resto proyecto

Anlisis de riesgos
Aplicaciones para otros proyectos
Supuestos y limitaciones del Informe

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Alcance de la Auditora
Estado

Confirmacin de la etapa en que se encuentra el

proyecto

Predicciones

Estimacin condiciones futuras del proyecto

Mediciones

Financieras, programa, progreso, uso recursos

Sistema de
Registracin

Uso del sistema de la organizacin o solicitado por

el cliente del proyecto

Sistema de
Informacin

Creado por la organizacin o por la auditora

Recomendaciones

Cubre aspectos del proyecto y de su gestin

Calificaciones

Focalizada en el proceso de auditora

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Ciclo de Vida de la Auditora de Proyectos

6.- Informe
Final

1.- Iniciacin

5.Preparacin

2.- Definicin
estndar

4.- Anlisis
Preliminar

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3.- Crear la
base de datos

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Areas bajo anlisis

Contabili
dad

Proyecto

Legales

Tcnicas

AREAS
Compras

Clientes

Alta
Gerencia

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Marketing

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Listas de Comprobacin
1. Seleccionar rea bajo anlisis
2. Obtener los estndares de
cumplimiento
1.
2.
3.

tcnicas
mtodos
objetivos

3. Redactar las preguntas

4. Establecer sistema de puntuacin
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Ing Pedro del Campo

Calidad
N Comprobacin

1
mn

1. Se cumple el Plan de Calidad del

Proyecto?
2. Todos los productos obtenidos son aptos
para su uso por el cliente?
3. Se cumplen todas las leyes y
regulaciones?
4. Los sistemas de obtencin de
informacin de calidad son precisos?
5. Se ponen en marcha las medidas
correctivas cuando son requeridas?
6. Se identifican oportunidades de mejora?

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5
mx

Project Manager - Equipo

N

Comprobacin

1.

Comparte la informacin con los

miembros de su equipo?

2.

Provee descripciones de tareas, resaltando

roles y responsabilidades clave?

3.

Se asignan las responsabilidades de

acuerdo a las competencias de los
integrantes?

4.

Las reuniones cuentan con una agenda de

trabajo completa?

5.

Se crea un ambiente participativo durante

las reuniones del equipo de proyecto?

6.

Se cumplen los planes de trabajo del

equipo que surgen de las reuniones?

Master en Evaluacin de
Proyectos

1
mn

25

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Ing Pedro del Campo

5
mx

Plan del Proyecto

Existe un plan detallado : camino crtico, programacin,
hitos, recursos, etc al menos hasta el punto actual y un plan
general hasta el fin del proyecto
Existe un plan detallado de costos al menos hasta el punto
actual y un plan general de costos hasta el fin del proyecto
Las responsabilidades del personal clave estn
especificadas en el plan del proyecto
Conocemos qu actividades poseen disponibilidad en
tiempo y qu recursos pueden ser usados para emergencias
en otras reas
Existe un Plan de contingencia en caso que el Proyecto se
desve de su programacin o presupuesto

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Ing Pedro del Campo

Recursos
Se dispone de suficientes Recursos Humanos para
completar el proyecto
La tecnologa apropiada estar disponible durante todo
el ciclo del proyecto
La tecnologa a ser utilizada durante el proyecto est
probada y posee un completo soporte
Las tareas especficas del proyecto estn dirigidas
apropiadamente
Los integrantes del grupo del Proyecto comprenden los
roles que les han sido asignados
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Ownership = sentirse dueo

Todos los involucrados han tenido la oportunidad de
aportar y opinar acerca del Proyecto
Aceptan el sentido de propiedad de las acciones
Las formas de medir el xito han sido acordadas
Se comprenden cabalmente los lmites del Proyecto
Conocen los requerimientos propios que han sido
incluidos en el proyecto
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Justificacin

El proyecto se ha costeado y presupuestado en su totalidad y

cuenta con el acuerdo del sponsor

Se han calculado los beneficios comerciales y financieros del

Proyecto

El Proyecto promete beneficios y el retorno a la inversin que

espera la compaia

Se han definido las condiciones a satisfacer y se han puesto en

marcha los procesos de medicin consecuentes

Los fondos establecidos estarn disponibles durante la duracin

del Proyecto

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Expertos

Todos los miembros del equipo del Proyecto poseen el grado

apropiado de pericia

Involucrados y operadores comprenden el proyecto y son capaces

de manejar los diferentes productos del Proyecto (deliverables)

Los miembros del equipo comprenden cmo sern evaluados sus

resultados

Las descripciones de pericias de los miembros han sido escritas,

comunicadas y comprendidas

El entrenamiento necesario ha sido incluido en la programacin

del Proyecto

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Ing Pedro del Campo

Claridad

Los objetivos del proyecto son claros para todos los involucrados

Las metas del proyecto estn alineadas con la estrategia y los

estndares de la Organizacin

Estoy entusiasmado con las probabilidades de xito del proyecto

Se dispone de documentacin de los requerimientos y las formas de

medir su cumplimiento

Los involucrados han asistido a una presentacin en la que se

clarificaron direccionamiento y objetivos del proyecto

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Ing Pedro del Campo

Total soporte
La Alta Gerencia comparte la responsabilidad con el equipo del
proyecto para asegurar su xito
La Gerencia est receptiva a los requerimientos de recursos adicionales
ante un eventual crecimiento de las necesidades
Se han acordado los trminos, niveles de autoridad y responsabilidades
Se confa en que puede recurrirse a la Gerencia por ayuda cuando sea
necesario
El sponsor del proyecto est totalmente comprometido con el xito del
proyecto

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