ARCHIVISTICA GENERALE

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ARCHIVIO DI DEPOSITO, ARCHIVIO
STORICO E SELEZIONE
2013

Gli archivi di deposito

Criteri, regole e strumenti

Definizioni
E linsieme dei documenti semiattivi di un soggetto produttore
E il deposito dove i documenti semiattivi sono conservati
Nella normativa nazionale la permanenza di 40 anni
dallesaurimento della pratica. In ogni caso si tratta di termini
variabili.
La fase semi-attiva una fase critica e cruciale (Limbo negli US,
Purgatorio nellUK: stato provvisorio di transizione) per la
salvaguardia del patrimonio archivistico, sia dal punto divisa fisico
che dal punto di vista intellettuale:
in questa lunga fase che il documento mantiene o perde la
sua qualit informativa (che dipende dal mantenimento del
vincolo archivistico) sia a fini amministrativi che di ricerca
storico-scientifica.
indica comunque uno stato provvisorio di conservazione dei
documenti fino alla eliminazione o allinvio nellarchivio storico

Finalit

La documentazione usata meno frequentemente, ma

conserva ancora un sostanziale e prevalente valore
amministrativo anche nel caso in cui i documenti siano
destinati alla conservazione permanente.

Reperimento dei documenti e accesso

inversamente proporzionale al ciclo di vita del
documento
aumenta lambito di visibilit
applicazione della 241/90
cultura del precedente
valore amministrativo e legale dei documenti

Principi

responsabilit dellufficio che ha prodotto i documenti

(ente che versa/proprietario dei documenti)
accesso garantito (procedure, distanza, trasmissione)
ordine originario dei documenti non modificabile (art.
68 del dpr 445/2000 e codice b.c. 42/2004): lordine deve
essere garantito mediante il controllo intellettuale delle
serie archivistiche che devono essere perci identificate
nel momento stesso in cui entrano nellarchivio
(mantenimento del vincolo archivistico)
controllo della movimentazione
tempi di conservazione definiti (piano di
conservazione): nessun documento deve entrare in
archivio di deposito se non si conosce quando ne uscir

Requisiti essenziali

Corretta gestione dei versamenti

piano di classificazione
definizione delle responsabilit
risorse economiche ed umane

Attivit

Trasferimento
Gestione dei depositi
Movimentazione
Selezione

Strumenti

Elenchi di trasferimento
Topografico
Programma per la movimentazione
Piano di conservazione integrato con il sistema di
classificazione

Modelli
Si riconoscono modelli diversi per la gestione dei documenti
semiattivi, in base al ruolo dellamministrazione archivistica e
alla prevalenza della funzione:
economica (controllo fisico e risparmio di risorse:
conservare i documenti meno utili in luoghi dedicati che
rispondono a criteri pratici: spazio a costi minori in zone
periferiche)
funzionale-archivistica (corretta conservazione del
materiale e controllo intellettuale oltre che fisico della
documentazione)
Archivio di deposito (modello italiano)
Record center (modello anglosassone)
Archivio intermedio o prearchivio (modello francese e
spagnolo)

Larchivio di deposito nel modello

italiano
I soggetti produttori conservano i documenti semiattivi
nella loro responsabilit (per tutto il periodo in cui i
documenti non sono pi attivi: 40 anni dallesaurimento
della pratica secondo la normativa nazionale)
Il modello italiano si basa su valutazioni non solo
economiche, ma di natura giuridica e archivistica
E un modello integrato basato sulla responsabilit del
soggetto produttore e sul potere di controllo
dellamministrazione archivistica nel settore pubblico e per
gli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico

Record center
la gestione dei documenti semiattivi spetta ai soggetti
produttori (in genere consorziati) in centri funzionali in cui
gli spazi e i servizi sono condivisi e che rispondono a
obiettivi di razionalizzazione e contenimento costi
lamministrazione archivistica solo al momento del
passaggio allarchivio storico
lattivit di selezione prevede due fasi di cui la prima non
include lintervento e il controllo degli archivisti (se non
nella forma di piani di conservazione)

Archivio intermedio o pre-archivio

Missionaires
Centre (poi Cit des archives contemporaines) nel 1963 a
Fontainebleau
la documentazione semiattiva presa in carico
dallamministrazione archivistica
archivi intermedi centralizzati
Il modello stato sviluppato in Francia nel II dopoguerra per
affrontare con strumenti organizzativi, spazi e risorse
adeguati lenorme mole di documenti prodotti dalle
amministrazioni pubbliche a seguito dellintervento dello
Stato nelleconomia o nella vita sociale

Obiettivi dellarchivio intermedio

Sgombrare i locali dei soggetti produttori dai documenti semiattivi
Garantire condizioni fisiche adeguate alle operazioni di valutazione
Permettere la consultazione dei documenti da parte dei soggetti
produttori
Consentire un intervento di conservazione pi efficace e meno
costoso (concentrazione)
Il sistema non prevedeva funzioni di gestione documentaria da
parte dei missionaires, ma solo controllo dei versamenti
Il sistema entrato in crisi per lassenza di strategie e strumenti,
per la conservazione di una produzione documentaria abnorme che
richiedeva una doppia movimentazione, per lesaurimento degli
spazi fisici: stata recentemente introdotta una modifica
significativa: i soggetti produttori attivano archivi di deposito per i
documenti destinati allo scarto e inviano a Fontainebleau solo le
serie destinate alla conservazione permanente.

La discussione sulla creazione di un

archivio intermedio nel modello
italiano
Proposta avanzata nel 1933 da Casanova per trasformare in un
archivio intermedio ledificio di S.Michele a Ripa (291 km): la
proposta fu scartata per linidoneit della sede (depositi sotto il
livello del Tevere, costi elevati di restauro e perplessit sul progetto)
Progetto ripresentato da Armando Lodolini nel 1949 (gi
collaboratore di Casanova) per i dicasteri centrali: il progetto fu
realizzato solo per gli archivi notarili distrettuali (archivi dei notai
che cessano lattivit per 100 anni, prima di passare negli AS)
Il progetto nasceva dalla normativa italiana: termini di versamento
di 5 anni per le carte statali (rd 31 agosto 1933, n. 133): il rischio era
quello di trasformare gli AS in succursali degli archivi di deposito
degli uffici pubblici e delle cancellerie giudiziarie (vedi commento
dpr 1409/1963). Nel 1953 la data di versamento fu spostata alle
carte anteriori al 1900. Principi uniformi furono introdotti nel 1963
con la creazione di organi di controllo sulla formazione degli archivi
(commissioni di sorveglianza per lo Stato e ruolo delle
soprintendenze archivistiche)

Gli archivi storici

Responsabilit, regole e strumenti

Normativa

Archivi storici di enti statali (amministrazioni centrali)

Archivi storici di enti pubblici
Archivi storici di enti privati

Condizioni preliminari

Riconoscimento della funzione

Personale qualificato.
Mandato istituzionale.

Attivit

Versamenti
Ordinamento
Descrizione
Consultazione
Conservazione fisica

Versamento
Il versamento un passaggio formale di custodia. Consiste
nelloperazione con cui trasferisce periodicamente in
archivio le serie e/o i fondi archivistici semiattivi o inattivi.
Viene eseguito previa selezione (applicazione del piano di
conservazione o valutazione da parte dellarchivista storico)
Possibilit di ricevere anche documenti non di propriet
dellente
convenzione (trattamento, uso e consultabilit)
La gestione dei trasferimenti/versamenti attivit centrale
per la conservazione dellarchivio.

Le fasi del versamento

Due fasi:
Invio (preparazione del versamento da parte dellufficio):
elenco di consistenza dellufficio versante, indicazione e
descrizione delle serie, estremi cronologici, consistenza, termini,
modalit specifiche di conservazione, ufficio responsabile
Acquisizione (gestione da parte dellufficio di concentrazione):
registrazione dei versamenti con il nome dellente versante,
controllo incrociato dei diversi versamenti relativi al medesimo
ufficio di provenienza, collegamento delle provenienze sul piano
del sistema informativo, valutazione se i versamenti vadano fusi
(pur tenendo traccia delle fasi distinte di versamento) o lasciati
separati; conservazione degli strumenti di versamento (utili in fase
di riordinamento, descrizione e consultazione in sala di studio),
collegamento tra la descrizione delle serie e la collocazione fisica
(ubicazione: locale, fila, colonna, palchetto)

La gestione dei versamenti

Difficolt molteplici legate alla variabilit insopprimibile
nella gestione dei versamenti (diversit dei termini di
esaurimento delle pratiche) per cui necessario
operare con le serie archivistiche in modo irregolare
rispetto alla loro formazione: difficolt di ordinamento
e descrizione e di gestione coerente e razionale degli
spazi
Necessit di ricomposizione virtuale delle serie e di
ricostruzione dei fondi
Predisposizione di schedoni di controllo e inventari
topografici che fotografano la situazione esistente dei
versamenti e leffettiva organizzazione dei depositi

Strumenti per la gestione dei

versamenti
Elenco di versamento (elenco dei pezzi): nessuna serie dovrebbe entrare
nellarchivio di deposito senza essere identificata da un elenco che acquista
anche valore giuridico in quanto prova di trasferimento del materiale.
Comprende: ufficio produttore e ufficio di responsabilit principale,
denominazione della serie, estremi cronologici e consistenza, termini di
conservazione, ubicazione (deposito, locale, scaffali)
Identificazione di procedure specifiche per tipologie di unit archivistica
Personale qualificato e aggiornato
Predisposizione di schede informative per ciascuna serie anche a fini di
reperimento (schedari e indici)
Inventario topografico (elenco dei fondi e delle relative ubicazioni:
assegnazione di codici alle ubicazioni e alle scaffalature)
Regole per laccesso e strumenti di controllo della movimentazione
(registrazione in entrata e uscita con scadenze temporali)
Statistiche della movimentazione (per lefficiente tenuta dei depositi)
Piano di conservazione e conservazione delle schede di serie distrutte
Procedure per lassunzione di responsabilit da parte del soggetto produttore
in caso di prolungamento dei termini di conservazione

Ordinamento
Rispetto della natura della documentazione di archivio
Principio di provenienza
Principio dellordine originario
Documenti senza ordine originario

Descrizione
Creazione degli strumenti di ricerca e di consultazione
I criteri di scelta del tipo di descrizione dipendono da:
natura del materiale da descrivere
bisogni dellutente
scopi dellarchivio
risorse disponibili

Consultazione

Mediazione dellarchivista
Limiti allaccesso
Problematiche relative alla conservazione fisica
Regolamento della sala di consultazione

Conservazione fisica
Oltre alle condizioni gi analizzate:
carta alcalina
condizioni ambientali specifiche per materiali speciali:
temperatura (20-22) e umidit (43-47%); valori pi bassi
per le foto
luce
controllo inquinamento
movimento di aria per rimuovere i gas generati dalla carta

Conservazione fisica
Microfilm e documenti elettronici e digitali
Polvere
Graffi
Elettricit statica
Posizione orizzontale e non verticale

LA SELEZIONE

La proliferazione dei documenti, una

nuova emergenza

leccesso di carte impedisce laccesso

lo scarto considerato dagli archivisti una mutilazione
dellarchivio, una operazione negativa
la teoria archivistica ha sottovalutato il problema e non ha
sviluppato per tempo criteri adeguati di valutazione dei
documenti
lo sviluppo di un ambiente di sviluppo elettronico anche per i
sistemi di gestione dei documenti richiede una metodologia
adeguata, principi definiti, strumenti adeguati
lo sviluppo delloutsourcing, cio del trasferimento a terzi delle
funzioni di gestione dei documenti (inclusa lattivit di selezione)
richiede la definizione di parametri certi e di standard di qualit
per lassunzione di decisioni

La selezione: definizioni
analisi della terminologia: valutazione, selezione, scarto
la valutazione lattivit di analisi delle tipologie
documentarie per deciderne i termini di conservazione
la selezione la decisione circa la durata e la
destinazione finale dei documenti in base alla loro
funzionalit archivistica: distruzione/conservazione
lo scarto il risultato della selezione nel caso in cui i
documenti siano destinati alla distruzione

La selezione: cenni storici

tradizionalmente basata sul concetto di utilit amministrativa:

come attivit archivistica autonoma distinta dalle altre attivit di
gestione dei documenti nasce solo con la Rivoluzione francese
(criteri radicali di distruzione di tutto ci che costituiva
testimonianza del feudalesimo)
in passato il problema della selezione era limitata nella quantit e
nella qualit: si conservavano pochi documenti finali ufficiali, dotati
di pubblica fede: titoli legali di propriet e diritti
i criteri di selezione erano impliciti nelle procedure quotidiane
di archiviazione: i documenti di sintesi sostituivano sempre quelli
analitici precedenti, destinati alla eliminazione (il caso delle
tavolette dargilla)
stata a lungo considerata una mutilazione dellarchivio o, nella
migliore delle ipotesi, un compromesso (Lodolini) tra il principio
teorico della conservazione integrale e la necessit pratica di
scartare.

Il fondamento della selezione

Non esiste un fondamento obiettivo ed assoluto: il

fondamento va ricercato nel criterio di selezionare per la
conservazione permanente quei documenti necessari
per lo svolgimento dellattivit in corso e per la sua
comprensione: i documenti destinati alla distruzione non
sono inutili, n privi di valore storico; sono meno essenziali
per la conoscenza e la valutazione delle funzioni dellente
produttore e del modo concreto dellesercizio delle funzioni
medesime svolte
nelle democrazie moderne si selezionano i documenti per
la conservazione anche con lo scopo di rendere chiaro e
leggibile il processo di assunzione delle decisioni
(trasparenza)

La selezione e il vincolo archivistico

Molti autori (Lodolini, Romiti) hanno messo laccento sul fatto

che la selezione produce una rottura del vincolo archivistico:
Sul piano teorico ...la selezione non dovrebbe esistere
(Lodolini); per Romiti difficile trovarne la giustificazione teorica,
ma ne riconosce la imprescindibilit pratica e distingue tra:

scarto preordinato: criteri precedenti la formazione dei

docc.

scarto in itinere: eliminazioni compiute dallente nel corso

dellattivit

scarto differito: sugli archivi non correnti, in fasi diverse e

sulla base di responsabilit diverse
In realt il vincolo archivistico la necessaria conseguenza della
natura dei documenti e della loro funzione, che non muta nel
tempo o per interventi successivi (incluso lintervento di scarto):
il fatto che il vincolo sia perduto per ragioni diverse (fortuite o
volute) non elimina la natura archivistica di quel complesso

I criteri oggettivi della selezione in

relazione al vincolo archivistico
(Romiti)

conservazione dei documenti originali: per non

distruggere il vincolo necessario conservare il materiale
originale e primario con esclusione solo di alcuni materiali
preparatori
conservazione del contenuto giuridico (della
notizia): si possono distruggere i documenti primari e
originali se le notizie contenute siano a loro volta contenuti
in altri documenti originali destinati alla conservazione
Nella realt la soggettivit ineliminabile e la selezione
determinata da ragioni anche pratiche, oltre che
amministrative e giuridiche.

gli strumenti a supporto di una

funzione strategica
Di fronte allemergenza della quantit della produzione
documentaria, la capacit di selezione in modo tempestivo,
corretto dal punto di vista legale ed efficiente strategica, ma ha
bisogno di strumenti specifici:
controllo sulla formazione dei documenti e dei fascicoli
controllo sulla accumulazione di documenti e fascicoli nel corso
del tempo (elenchi di trasferimento e versamento)
sviluppo di sistemi integrati (piani di conservazione/selezione
che connettano le fasi di formazione dellarchivio alla loro tenuta
nellarchivio di deposito e storico): connessione con la
classificazione

La natura della selezione

La selezione quindi il risultato della attivit di valutazione

dei documenti per deciderne i termini di conservazione,
ovvero la durata dei documenti in base a criteri di
funzionalit archivistica, che sono fissati in base a fini
probatori, amministrativi, informativi e di ricerca (supporto
delle decisioni presenti e future, mezzo di prova legale,
surrogato dellatto o del fatto che il documento
rappresenta)
La selezione sempre il risultato di unattivit di
valutazione di contenuto, ma in modo indiretto e in base al
contesto amministrativo di riferimento: si valuta la
funzione che i documenti svolgono

Gli obiettivi archivistici della selezione:

valutare il valore archivistico
Obiettivo finale: la conservazione permanente dei
documenti necessari a testimoniare lattivit istituzionale
dellente produttore, identificare cio il valore archivistico
dei documenti e selezionarli su tale base
Obiettivo subordinato: risolvere problemi di ridondanza e
mettere i documenti a disposizione della ricerca interna ed
esterna

Critica della selezione in due fasi:

valore di testimonianza e valore
informativo dei documenti (Th. R.
Schellenberg)
Secondo la teoria nordamericana si distinguono pi valori
dei documenti (fiscale, amministrativo, informativo,
archivistico, ecc.), in particolare si distingue tra
valore di prova (evidential value), su cui dovrebbero
decidere esclusivamente gli amministratori degli enti
nella fase in cui i documenti sono ancora attivi o
semiattivi, e
valore informativo (information value), su cui decidono
gli archivisti
I documenti hanno in ogni momento entrambi i valori e
sono formati, tenuti e utilizzati perch svolgono allo stesso
tempo entrambi le funzioni. E solo una questione di
prevalenza nelle diverse fasi di gestione dei documenti

Analisi delle funzioni del documento

nellattivit di selezione

amministrativa: documenti definiti rispetto alle attivit

istituzionali (statuti, deliberazioni, verbali, circolari, bilanci,
rapporti, promemoria generali)
legale: documenti individuati sulla base dellordinamento
giuridico (diritti e obblighi dei singoli, siano essi il
personale dellente o gli utenti esterni, impegni verso terzi,
ecc.): contratti, titoli, ecc.
fiscale/contabile: documentazione che testimonia le
modalit di impiego, distribuzione e controllo delle risorse
finanziarie (fatture, mastri, mandati, libri cassa, ecc.)

Le responsabilit per la selezione

Le responsabilit per la selezione sono complesse e

complementari e coinvolgono sia gli amministratori che gli
archivisti.
Le modalit della valutazione sono comuni, poich la funzione
svolta dai documenti per lente produttore a dover essere
valutata nella capacit di aver consentito allente di svolgere nel
tempo il proprio mandato: si dovranno conservare
permanentemente quei documenti in grado (secondo criteri di
economicit) di garantire o accrescere la capacit di
comprensione amministrativa e storica.
larchivista deve tener conto delle esigenze della ricerca, ma
insieme farsi interprete imparziale della volont organizzativa
dellente produttiva: non a caso in tutte le legislazioni
archivistiche le responsabilit sono sdoppiate per il settore
pubblico, pi tutelato (archivista di Stato/archivista dellente)

I criteri empirici per la selezione

selezionare per la conservazione o distruzione intere serie

(selezionare per serie), a meno che non si introducano tecniche di
campionatura, peraltro molto contestate dal punto di vista
teorico (Romiti le giustifica solo nella pratica, perch il risultato
quello di conservare spezzoni frammentari di archivi:
considerato un metodo antiarchivistico)
conservare integralmente la documentazione pi antica (in Italia
c il divieto assoluto di scartare documenti anteriori al 1861)
conservare le pratiche dellultimo ufficio che le ha trattate
(garanzia di maggiore completezza)
verificare la complementariet e le lacune di serie documentarie
prodotte da uffici in corrispondenza reciproca

Alcuni disposizioni normative in

materia di selezione nellordinamento
giuridico italiano

Norme di natura amministrativo-contabile: 10 anni (fatture,

lettere e telegrammi ricevuti e spediti, note di addebito e accredito,
estratti conto, registri di magazzino, pagamenti a terzi, piani dei
conti, registri prescritti per legge, documentazione relativa a
operazioni bancarie come mandati, reversali, deleghe, ecc. In base
allart. 2220 del codice civile le scritture contabili e la
corrispondenza relativa devono essere conservate per dieci anni
dalla data dellultima registrazione. La prescrizione ordinaria (salvo
casi specifici) di 10 anni (art. 2946 del codice civile: estinzione dei
diritti)
nel caso di documentazione fiscale, le norme prevedevano come
termine di conservazione lobbligo fino a che non erano definiti gli
accertamenti fiscali del corrispondente anno di imposta (art. 22 dpr
4 set. 1963, n. 600). Le nuove norme sui procedimenti
amministrativi hanno stabilito termini inderogabili per il Ministero
delle finanze: il termine di 5 anni.
Prescrizioni brevi (da 5 a 1 anno) ai sensi degli articoli 2947-2962
del codice civile

Alcuni disposizioni normative in

materia di selezione nellordinamento
giuridico italiano

Documenti relativi al personale: normativa del

Consiglio di amministrazione dellINPS (1966) a fini
interni: fascicoli personali per 40 anni dopo il pagamento
dellultima rata di pensione diretta o indiretta (di fatto
equivale alla conservazione illimitata).
Cartellini orario, documentazione relativa ai concorsi: 10
anni (esclusi gli atti generali e i verbali delle commissioni
per cui prevista la conservazione illimitata)
Non possono esistere norme generali e assolute, tenuto
conto dellevoluzione della societ civile, degli obblighi di
legge, della natura della documentazione che evolve
nella funzione svolta.

La conservazione illimitata
Documentazione amministrativa (qualche esemplificazione):
Documenti a carattere normativo e regolamentare (delibere,
ordinanze, determinazioni, circolari)
Documentazione patrimoniale (inventari, fascicoli del
patrimonio immobiliare e mobiliare)
Documentazione contabile riassuntiva (bilanci, conti
consuntivi, libri mastri, libri giornali)
Documentazione contrattualistica (atti di gare, contratti)
Documentazione giudiziaria e di contenzioso
Documentazione del personale (fascicoli del personale, libri
matricola)
Documentazione specifica (istituzionale):
Documenti statistici o riepilogativi, relazioni, ispezioni,
materiali di studio e di ricerca, allegati alle delibere)

La selezione: procedure e sistemi

organizzativi
Le modalit di selezione e i sistemi organizzativi variano da
Paese a Paese:
la selezione pu precedere e/o seguire il versamento
la selezione pu essere affidata agli archivisti o condivisa
con gli amministratori degli enti produttori
la selezione pu richiedere lesistenza di strumenti
generali di guida (massimari, piani di conservazione,
regole per la campionatura, ecc.)

Le tecniche di campionatura
Per serie molto ingombranti ma di contenuto informativo omogeneo
si possono prevedere nel piano di conservazione specifiche
tecniche di campionatura su basi soggettive o su basi oggettive
La soluzione migliore consiste nellutilizzare pi metodi

Le tecniche su basi soggettive

qualitativa: documenti significativi (alto grado di
discrezionalit): scelta di esemplari
statistica: pezzi significativi in un insieme pi ampio
(utile per serie omogenee): campionatura selettiva

Le tecniche su basi oggettive

casuale: secondo cadenze numeriche (es. 1 ogni 10), presuppone criteri

numerici di identificazione dei documenti. Richiede una difficile valutazione
scientifica dei documenti nel caso di dati quantitativi complessi
sistematica: individuazione di un criterio seguito sistematicamente (es.
tutti i fascicoli individuali che inizino con una determinata lettera)
finalizzata: campioni che si riferiscono a individui o argomenti scelti

Documenti vitali e disaster plan

E una tecnica diffusa in Nordamerica di intervento preventivo
in caso di disastro (riguarda, generalmente, non pi del 4%
del patrimonio documentario): si seleziona per una
conservazione in duplice copia il materiale che necessario
per dare continuit allattivit dellente. Richiede un
continuo aggiornamento e revisioni periodiche.

LA NORMATIVA SULLA SELEZIONE

La normativa italiana. I precedenti

la normativa italiana post-unitaria mette laccento sul valore

positivo dello scarto (sgombero delle carte inutili), anzich sul
valore positivo della conservazione permanente (Lodolini)
tuttavia, le norme esistenti, definite a partire dal dpr 30.9.1963,
n. 1409 e recepite nel Testo unico 490/1999 e poi dal Codice
41/2004 hanno disciplinato la materia in modo adeguato
i primi interventi sistematici risalgono alla Rivoluzione francese e
alla restaurazione (commissioni ad hoc e regolamenti):

Commissione istituita in Francia nel 1792

Commissione di spurgo istituita nel 1822 nel
Granducato di Toscana
Congregazione particolare nominata da Gregorio XVI
nel 1839

La normativa sulla selezione per le

amministrazioni statali - 1

I versamenti della documentazione delle amministrazioni

centrali debbono essere preceduti dalle operazioni di
scarto, o almeno essere contestuali ad esse: in mancanza
di tali operazioni, il versamento non pu essere ricevuto
dall'Archivio di Stato competente
Commissioni di sorveglianza sono istituite (art. 41, comma
5 del dlgs 42/2004) presso gli uffici amministrativi e
giudiziari dello Stato. Composizione e funzionamento sono
disciplinati con regolamento approvato con dpr 8 gennaio
2001, n. 37 (Regolamento di semplificazione dei
procedimenti di costituzione e rinnovo delle commissioni di
sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti
degli uffici dello Stato).

La normativa sulla selezione per le

amministrazioni statali - 2

Ne fanno parte rappresentanti del Ministero, del Ministero

dellinterno e degli uffici medesimi (coerentemente con
quanto indicato dalle norme sul documento
amministrativo, dpr 445/2000, artt. 67-69) con i compiti
di:
vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di
deposito,
collaborare alla definizione dei criteri di
organizzazione, gestione e conservazione dei
documenti,
proporre gli scarti, di curare i versamenti previsti,

identificare gli atti di natura riservata

Gli scarti sono autorizzati dal Ministero
Lo scarto dei documenti gi versati negli archivi di Stato
considerato eccezionale ( richiesto il parere del Comitato
di settore)

La normativa sulla selezione per gli

enti pubblici

Il principio del nullaosta da parte dellautorit archivistica

(direttore dellarchivio di Stato allora e solo
successivamente al 1963 del soprintendente archivistico)
era gi previsto dal regolamento del 1911 (art. 74), poi
confermato dalla legge del 1939.
dpr. 1409/1963 art. 35: gli enti pubblici stabiliscono con
provvedimento motivato dei rispettivi organi deliberanti
quali documenti dei propri archivi siano da scartare. Il
provvedimento sottoposto allapprovazione dellautorit
che esercita la vigilanza sullente, previo nulla osta del
competente soprintendente archivistico
Il principio mantenuto nel Codice

La normativa sulla selezione per gli

archivi privati

Il divieto di inviare al macero gli archivi di interesse

storico-politico era gi affermata dal regolamento del 1939
(art. 29) che prevedeva la previa autorizzazione del
ministero dellinterno resa sulla base di elenchi fatti
pervenire per il tramite della direzione dellarchivio di Stato
competente per territorio
dpr. 1409/1963, art. 42: i proprietari, possessori o
detentori di archivi o di singoli documenti dichiarati di
notevole interesse storico non possono procedere a scarti
se non previa autorizzazione del competente
soprintendente archivistico, che pu disporre il deposito,
presso il competente archivio di Stato dei documenti che i
privati propongono per lo scarto
La normativa confermata dal Codice

esempio di modulo per lautorizzazione

allo scarto

ELENCO DEGLI ATTI CHE SI PROPONGONO PER LELIMINAZIONE

N.
dordi
ne

Classificazione
(1)

Descrizione degli atti

(2)

Estremi cronologici

Data __________________
NOTE
1) Si riporta la classificazione che le unit archivistiche possiedono
2) Descrizione sintetica di ogni voce, sufficiente a rendere riconoscibili i documenti
3) Oltre alla quantit, specificare anche la qualit dei contenitori (cartelle,faldoni,scatole, pacchi, sacchi)
4) Il peso pu anche essere indicato complessivamente per tutte le unit che si propongo per lo scarto
5) Indicare sinteticamente il motivo dello scarto e/o la documentazione alternativa che viene conservata
6) Indicare con chiarezza la qualifica e la responsabilit di chi firma, apponendo il timbro dellEnte

N. pezzi
(3)

Peso
in Kg.
(4)

Motivazioni
delleliminazione
(5)

Firma (6)____________________

I rischi dei massimari di scarto

tradizionali

I massimari rappresentano la faccia negativa del problema: senza

ulteriori specificazioni rischiano di definire solo ci che da
scartare, non escludendo peraltro, ulteriori possibilit di
eliminazione
E stato suggerito (Lodolini) di trasformare i massimari di scarto
dei documenti inutili in programmi di selezione di documenti per
la conservazione permanente
Il passo ulteriore lintegrazione del piano di conservazione con
altre funzioni: controllo della formazione dei documenti, dei criteri
di accumulazione e delle successive fasi di gestione, verifica delle
norme sullaccesso e sulla privacy, valutazione di alternative alla
conservazione (microfilm o altri supporti, tecniche di
campionatura)

Interventi di ricognizione
Sono interventi necessari in situazioni di emergenza, in assenza di
interventi periodici e di strumenti di controllo, in caso cio di
accumulo; oppure per la predisposizione di nuovi strumenti di
gestione in assenza di una conoscenza adeguata del materiale
documentario e delle procedure seguite.
Strumenti:
creazione di un gruppo di lavoro con personale
specializzato autorevole (funzioni di ricognizione, valutazione,
elaborazione di soluzioni complessive e parziali e/o intermedie,
ad esempio proprio per la selezione
questionario/ricognizione dei depositi/interviste
ricognizione vera e propria

La ricognizione
E costituita di pi fasi ed attivit molto impegnativa che tuttavia
fornisce informazioni di grande utilit:
studio preliminare: recupero e analisi di normativa interna,
organigrammi, elenchi e repertori (per strutture). Richiede
cooperazione con il personale, un elenco dei referenti,
lindividuazione e la valutazione dei centri di protocollazione, il
recupero di dati di sintesi sul materiale conservato e distrutto
censimento fisico: individuazione di un referente autorevole ed
esperto, colloqui preliminari guidati da domande preconfezionate,
visite in loco ad uffici e depositi, individuazione e studio dei
meccanismi di trasferimento e degli strumenti di archiviazione e
di ricerca esistenti, raccolta di esigenze e interrogativi
compilazione di elenchi di conservazione per serie

La compilazione di elenchi di
conservazione per serie
Per ottenere risultati adeguati sono necessarie molte attivit,
tra cui:
corretta denominazione delle voci
predisposizione di rinvii e indici
attivit di normalizzazione dei termini
indicazione della forma giuridica della natura del
documento
elaborazione di elenchi diversi per facilitare la
consultazione
analisi attenta della corrispondenza e qualit del materiale
conservato