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La Gestin de Compras
Ing. Pablo Azlgara Neira
2008
Autoridad y Responsabilidad
Autoridad y Responsabilidad
Para establecer las responsabilidades en las
compras se pueden otorgar autorizaciones
siguiendo los siguientes criterios.
Compras Centralizadas.
Compras Descentralizadas.
Compras Mixtas.
Materias Primas
Suministros
Piezas fabricadas
Maquinaria y Equipos
NECESIDAD DEL
USUARIO
REVISIN DEL
INVENTARIO
BSQUEDA DE
PROVEEDORES
DETERMINACIN
DE PRECIOS
SELECCIN DEL
PROVEEDOR
EMISIN DE LA
ORDEN DE
COMPRA
SEGUIMIENTO DEL
PEDIDO
EMBARQUE DEL
PEDIDO
RECEPCIN Y
VERIFICACIN
CONFIRMACIN Y
APROPIACIN
FACTURACIN
PAGO
Fuentes de Abastecimientos
A) Mercado Local:
B) Mercado nacional:
C) Mercado internacional:
Fuera del pas.
Fuentes de Abastecimientos
ActivoLquido
RA
PasivoCorriente
Relacin cida:
Relaciones de Capital:
No
debe esPorPagar
pasar de 1
Obligacion
CapitalTra bajoNeto
PasivoCorriente
Debe
ser menor a 0,75.
Re ntaNeta
Ventas
Inventario Pr omedio
Limitaciones financieras
OBJETIVOS DE LA GESTION DE
COMPRAS
Bsqueda
de
otras
fuentes
de
aprovisionamiento (sana competencia entre
proveedores).
Procurar contratos de aprovisionamiento
a mediano y largo plazo.
Compras o pedidos.
Seguimiento o
Contacto.
Oficina.
Registro y Archivos.
Investigacin.
Recepcin y
Factura.
Jefatura.
FUNCIONES ESPECFICAS DE LA
GESTIN DE COMPRAS
Una de las principales habilidades del personal
de compras es su capacidad de negociacin,
as debe conseguir un buen clima por medio
de una permanente negociacin hacia adentro
y hacia fuera, as sus funciones pueden
ampliarse a: Estandarizacin de Materiales: A
efecto
de
posibilitar
la
nter
cambiabilidad
y
sustitucin
de
materiales o productos.
Subcontratacin:
Evaluar
entre
fabricar o comprar, esta dicotoma debe
ser evaluada si los volmenes as lo
ameritan.
Relaciones Fluidas: Para conseguir
eficacia se debe contar con la
cooperacin de otros departamentos.
Deberes.
Archivo y catalogacin.
Procedimientos de compras
Requisicin o
solicitud de compra
Solicitud de
cotizacin
Seguimiento
de la compra
Operaciones
para compras
Seleccin del
Proveedor
Negociacin de
la compra
Pedido u
Orden de Compra
Recepcin
Solicitud de cotizacin
Se piden:
Precios
Condiciones de pago.
Plazo de entrega al que se compromete.
Condiciones especiales que regirn las adquisiciones.
Peso bruto aproximado.
Empresa
Insumin S.A.
Todoesbueno S.A.
Alianza S.A.
109,00
122,00
130,00
No incluye
Incluido
No Incluye
3,80
1,80
0,00
Local Empresa
Trujillo
Lima
Arequipa
Plazo de entrega
30 das
25 das
15 das
1 ao
1 ao
2 aos
Contado x entrega
Contado a 15 das
Confiabilidad
Muy Buena
Buena
Buena
Cumplimiento
Bueno
Optimo
A veces falla
Precio S/.
IGV
Fletes S/./unidad
Garanta
Forma de Pago
Peso
Insumin S.A.
Todoesbueno
S.A.
Alianza S.A.
Importado
Califi.
Ptos.
Califi.
Ptos.
Califi.
Ptos.
Califi.
Ptos.
Precio Total
20
20
100
40
60
Cercana
10
15
25
10
30
30
50
20
Garanta
15
45
45
15
75
Forma de Pago
20
60
60
100
20
Confiabilidad
15
75
45
45
75
Cumplimiento
15
45
75
15
75
Plazo de entrega
100
285
370
290
330
Negociacin de la compra
Seguimiento de la compra
Recepcin
Registro e informes
Hay que llevar los siguientes registros.
1. Registro de especificaciones de materiales.
2. Registro de compras lo que permite comparar con compras
anteriores.
3. Registro de los contratos.
4. Registro de proveedores. Considerando sus
comportamientos y la confianza que hay en ellos.
5. Registro de precios o cotizaciones recibidas.
6. Resumen del trabajo de compras.
Nmero de pedidos mensuales y acumulados.
Nmero e importe de cada factura aprobada y pagada.
Nmero de recepciones efectuadas.
Cartas escritas a los proveedores.
Nmero de cotizaciones y cantidad de proveedores que
intervinieron.
Registro e informes
Tambin se deben presentar informes de la gestin del rea de Compras.
1. Sobre economas realmente producidas.
2. Sobre los pedidos realizados.
Los que quedaron pendientes del mes anterior.
Los emitidos durante el mes.
Los recibidos en el mes.
Los pendientes al final del mes.
Los recibidos a tiempo.
Los recibidos con retraso (1-7 das, 1-2 semanas, ms de 2
semanas). Nos permite establecer el motivo del retraso.
3. Gastos de la dependencia.
Sueldos y jornales.
Suministros y artculos de escritorio.
Telfono, luz, etc.
Correos.
Otros gastos
Registro e informes
4.
5.
6.
La Negociacin en la Gestin de
Compras
La Negociacin en la Gestin de
Compras
El Anlisis Transaccional:
Usted y su contraparte
El Anlisis Transaccional:
Usted y su contraparte
Adulto
Nio
El Anlisis Transaccional:
Usted y su contraparte
El
El Anlisis Transaccional:
Usted y su contraparte
El estado de Nio. Al mismo tiempo que los acontecimientos externos se graban en
el padre, se da otra grabacin simultnea en forma interna: lo
que el pequeo siente dentro, lo que comprende .
En mrito a que los bebes no tienen vocabulario, lo que ms se
graban son sentimientos. Por ello al estado Nio, se le llama "el
Concepto Sentido, de la Vida" . Estas grabaciones tampoco
se borran jams.
El estado Nio, se expresa mediante frases en las que el
individuo expone su sensibilidad, sentimientos, facultades de
imaginacin y/o creatividad, tales como: Nos gustara trabajar
con su empresa", "La verdad es que este asunto no me gusta",
"Me alegra trabajar con ustedes".
Podra deducirse de lo que acabamos de leer, que si salimos de
la infancia con grabaciones imborrables, no vamos a poder
nunca librarnos de aquellas que sean negativas. Ah entra a
tallar el estado Adulto.
El Anlisis Transaccional:
Usted y su contraparte
El estado Adulto. Hacia los diez meses de nacida, a la criatura, le empieza a
ocurrir algo muy especial: empieza a desplazarse, a
moverse, a explorar, a descubrir la relacin causa-efecto;
descubre que puede hacer cosas que brotan de su
conciencia. Esta autorealizacin es el inicio del
estado Adulto.
El estado adulto, al comienzo, es muy dbil , lo "noquean"
fcilmente las "rdenes" del Padre y los "miedos" del Nio.
El adulto tiene varias funciones:
a) Averiguar si los datos del estado Paternal, son ciertos o no
y examinar su validez actual para aceptarlos o rechazarlos ;
b)
El Anlisis Transaccional:
Usted y su contraparte
El estado Adulto.a.
El estado Adulto, debe desarrollar la funcin de clculo
de probabilidades, que para la mayora de personas es
tarea de toda la vida. Y si stas funciones se van
desarrollando adecuadamente, el estado Adulto puede
usarse, para otra gran tarea,
b.
La creatividad, que el estado Nio aporta (el "deseo
de ..."), el estado Adulto la capitaliza en el "Cmo
hacerlo..."
Claves Fsicas:
Fruncir el ceo
Apretar los labios
Agitar el dedo ndice
apuntando
Menear la cabeza
Golpear rtmicamente el
suelo con el pi
Poner los brazos en jarras
Cruzar los brazos sobre el
pecho.
Tambin hay gestos tpicos
del pap de cada uno que
se graban en el estado
Paternal: Ejemplo, mirar al
cielo antes de regaar
Claves Fsicas:
Lgrimas,
labios temblorosos,
pucheros,
berrinches,
voz aguda o llorona,
encogerse de hombros,
bajar los ojos,
rerse,
hacer cosquillas,
morderse las uas,
soltar risitas ahogadas,
Claves Fsicas:
No es un rostro sin
expresin,
es un rostro sincero,
receptivo,
curioso,
atento.
Se deben cruzar:
CLAVES FISICAS + VERBALES +
CONTEXTO de la TRANSACCION
N
P
Ego 3
Ego 4
P
N
N
A
Ego 1
P
A
Ego 2
Sub estados
Sub Estados
del Nio
Sub Estados
del Padre
PC
Padre Consejero
NN
Nio Natural
PS
Padre Salvador
NA
Nio Adaptado
PP
Padre Protector
NS
Nio Sumiso
PR
Padre Perseguidor
NR
Nio Rebelde
Es positivo si hace sentir bien a la gente: Ensea Motiva - Orienta - Gua - Promueve.
Es negativo cuando sobreprotege, cuando anula al otro,
no le permite desarrollarse.
Paternal
Consej.
Paternal
Protect
Nio
Natural
Nio
Adapt.
Estado
Neutro
Adulto
Pat. Perseguidor.
Paternal
Salvad.
Nio
Rebelde
Nio
Sumiso
Transaccin Paralela
Transaccin Cruzada
Transaccin Triangular
Transacciones Felices e
Infelices
Perseguidor
Perseguidor
Sumiso
Sumiso
Y
Salvador
Y
Perseguidor
Sumiso
Sumiso
Sumiso
La Programacin Neuro
Lingstica: Usted y su
contraparte
La Sincronizacin: Clave la
comunicacin en la PNL
UTILIZACIN DE LA PNL EN LA
NEGOCIACIN
La presentacin Inicial
La Bsqueda de
"informacin base"
Negociando el "fondo"
Bloqueos
Culminacin
Las Necesidades de su
Entidad
Productos,
Actividades y/o
Servicios
Las Necesidades de su
Entidad
CARACTERISTICAS
Infra
Especificacin
NO Satisfactoria
Conjunto de
requisitos
deseados
Sobre
Especificacin
NO Solicitada
PAS
Mximos y Mnimos
E
S
A
C
I
O
ACTUALIZACION DE LA FUNCION DE
COMPRAS
Las funciones de compras debe estar en
permanente adaptacin en funcin al buen
proveedor quien debe cumplir las siguientes
caractersticas:
Proporcionar
asistencia
tcnica
y
mantener su competitividad de manera
continua.
mejores
PROGRAMACIN DE COMPRAS
A TRAVS DEL MRP
El concepto del MRP o planeacin de requerimiento de materiales
(PRM) existe desde hace buen tiempo sin embargo recin se ha
formalizado como:
Un mtodo formal y mecnico de
programacin de suministros por
medio del cual se sincroniza el
momento
adecuado
de
las
adquisiciones o de la produccin
para cumplir los requerimientos
operativos, periodo a periodo,
mediante la compensacin de la
solicitud de suministro por parte de
los requerimientos, con la duracin
del tiempo de entrega. (Ballou,
2004)
A
C
B
D
LEADTIME
Suponiendo que
sea P el producto a
fabricar, y que est
compuesto por dos
partes Q y tres
partes R. A su vez,
la pieza Q est
formada por un
tem S y dos T; y la
parte R, por 2 items
S y 2 U.
R(3)
Q(2)
S(1)
T(2)
S(2)
U(2)
T
P
S
R
U
4
5
Tiempo en semanas
Necesidad
Emisin
Necesidad
Emisin
Necesidad
Emisin
Necesidad
Emisin
Necesidad
Emisin
Necesidad
Emisin
Semanas
3
4
5
7
100 L = 1 semana
100
200
L = 2 semana
300
L = 2 semana
200
300
800
L = 3 semana
400
L = 1 semana
600
L = 1 semana
800
400
300
Ejemplo 1
Semana
Previsin
Disponible 20
MPS
A
mesa
B
tablero
C
Base
D
Travesao
2 3 4 5 6 7 8 9 10
20
10
30 20
30
20 20 20 20 20 20 20 20 20 20
20
10
30 20
30
E
Pata
11 12
30
20 20
30
Lote =L4L
Semana
MPS de semana
20
2
20
3
10
4
10
6
30
30
20
7
20
10
30
30
30
11
30
12
EJEMPLO 2
Una empresa produce y distribuye, mediante catlogos, una lnea de
autnticos relojes mecnicos. Dos estilos de relojes, el M21 y el K36,
utilizan el mismo mecanismo de reloj, el R1063. Dado que estos
mecanismos se desgastan o se daan con el uso, hay demanda
independiente de reemplazo del mecanismo en mencin por 100
unidades semanales. La empresa ensambla el M21 y el K36 en
cantidades de produccin mnimas, adquirindose el mecanismo
R1063 de un proveedor externo, sujeto a una compra mnima de
1000 unidades. La demanda estimada para M21 y K36 para las
siguientes ocho semanas es como sigue:
M21
K36
R ELO J K36
R ELO S M 21
C L IE N T E
PR O VEED O R
M E C A N IS M O
R 1063
S E R V IC IO S D E
R E P A R A C I N
ESPECIFICACIONES
Reloj estilo K36
- Cantidad mnima de produccin = 350 unidades
- Tiempo de produccin = 2 semanas
- Inventario disponible = 400 unidades
- Recepciones programadas = 0 unidades
Reloj estilo M21
- Cantidad mnima de produccin = 600 unidades
- Tiempo de produccin = 1 semana
- Inventario disponible = 500 unidades
- Recepciones programadas = 600 unidades en la semana 2
Mecanismo de Reloj R1063
- Cantidad mnima de orden de compra = 1000 unidades
- Tiempo de entrega de compra = 2 semanas
- Inventario de seguridad = 200 unidades en todo momento
- Inventario disponible = 900 unidades
- Demanda de servicio de reparaciones = 100 unidades por semana
SOLUCIN:
LIBERACIN DE
PRODUCCIN PLANEADA
PARA RELOJES K36
SEMANA
0
REQUERIMIENTOS PROYECTADOS
100
150
120
150
100
30
350
230
RECEPCIN PROGRAMADA
INVENTARIO DISPONIBLE
400
300
LIBERACIN DE
PRODUCCIN PLANEADA
PARA RELOJES M21
90
110
120
40
350
280
160
SEMANA
0
200
200
200
200
200
200
200
200
100
600
500
300
100
RECEPCIN PROGRAMADA
LIBERACIN de PEDIDO DEL PRODUCTO
130
350
350
REQUERIMIENTOS PROYECTADOS
INVENTARIO DISPONIBLE
150
500
300
600
700
500
300
600
SOLUCIN:
LIBERACIN DE COMPRA
PLANEADA PARA
MECANISMOS R1063
SEMANA
0
R1063 100
REQUERIMIENTOS PROYECTADOS
100
100
100
100
100
100
8
100
350
350
M21
600
450
100
100
1050
100
100
100
1000
1000
1150
1100 1000
900
800
RECEPCIN PROGRAMADA
K36
TOTAL 100
INVENTARIO DISPONIBLE
900
800
350
250
1000
1000
Sem.
Pedido
7
150
10
185 200
11
12
160
Comp
Lead
Time
85
500
250
200
125
300
500
600
300
L750
Lx
1500
L500
Invent
100 140
Lote
LxL
Solucin
Semana
Requerimiento
A
Recepcin
Stock
10
11
12
150
185
200
160
50
185
200
160
13
100
100
100
100
100
Programado
50
185
200
160
Requerimiento
50
185
200
160
95
200
Recepcin
160
140
140
140
140
140
90
90
Programado
95
200
160
Requerimiento
150
555
600
480
555
600
Recepcin
Stock
Du1
100
Stock
65
480
85
85
85
85
85
Programado
65
555
600
480
Requerimiento
100
370
400
320
Programado
100
370
400
320
Requerimiento
380
800
640
500
500
500
500
Recepcin
Stock
Programado
250
250
250
250
250
370
70
570
430
430
430
430
430
500
500
500
500
Solucin
Semana
Requerim.
F
3
0
4
0
5
0
6
0
95
200
9
0
95
10
160
11
12
13
160
200
200
200
200
200
105
Programado
95
160
Requerim.
190
400
320
400
400
Recepcin
Stock
Recepcin
Stock
125
125
125
125
125
335
335
335
15
15
15
15
15
Programado
400
400
Requerim.
65
285
1155
600
480
480
50
1155
600
480
480
Recepcin
Stock
Programado
300
300
300
300
235
50
1155
600
480
480
Solucin
Semana
Requerimiento
D
2
0
3
0
4
0
5
0
10
11
100
555
970
400
480
1000
1000
12
13
320
1000
500
500
500
435
335
780
810
410
930
610
610
610
Programado
1000
1000
1000
Requerimiento
1095
1000
160
1000
750
750
750
750
Recepcin
500
500
500
500
1250
905
655
1245
245
245
245
245
245
Programado
750
750
750
750
Requerimiento
2000
2000
2000
1500
1500
1500
Recepcin
500
Stock
65
Recepcin
Stock
Stock
1500
600
600
600
600
2100
1600
1100
1100
600
600
600
600
600
Programado
150
0
150
0
150
0
1500
Requerimiento
190
320
Recepcin
Stock
Programado
500
300
300
300
300
300
110
110
290
290
290
290
290
290
500
ITEM
Descripcin
10
11
12
M.P.S.
50
185
200
200
160
Orden Fabr.
95
200
160
Orden Fabr.
65
555
600
480
Orden Fabr.
1,000
1,000
1,000
Orden Compra
500
500
500
500
Orden Compra
95
160
Orden Compra
400
400
Orden Compra
50
1,155
600
480
480
Orden Compra
750
750
750
750
Orden Compra
1,500
1,500
1,500
1,500
Orden Compra
500
Proveedores
Pocos proveedores.
Cercanos
Repiten negocios con los mismos.
Cotizaciones slo para las nuevas partes.
Uso activo del anlisis para que sean competitivos en los precios.
Grupos de proveedores remotos.
Se promueve que los proveedores hagan sus compras bajo JIT
Cantidades