TEORI PENYUSUNAN SOP AP

Tim Advokasi PKP2A I LAN

RENCANA PEMBELAJARAN

TIM ADVOKASI PKP2A I LAN

DEFINISI SOP

SOP adalah serangkaian instruksi

tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan
aktivitas organisasi, BAGAIMANA
dan KAPAN harus dilakukan,
DIMANA dan OLEH SIAPA
dilakukan

TIM ADVOKASI PKP2A I LAN

DEFINISI SOP
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

SOP Administrasi Pemerintahan adalah

SOP dari berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan yang sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku;
Administrasi Pemerintahan adalah
pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan
fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh
organisasi pemerintah.
TIM ADVOKASI PKP2A I LAN
JENIS SOP ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN

Tim Advokasi PKP2A I LAN

BERDASAR SIFAT KEGIATAN

SOP Teknis
Adalah prosedur kerja yg sangat rinci dari kegiatan
yg dilakukan oleh satu orang aparatur atau
pelaksana dg satu peran/ jabatan.
Contoh: SOP Pemeliharaan Kendaraan, SOP
Pemasangan Infus, SOP Pemberian Disposisi.
SOP Administratif
Adalah prosedur standar yg bersifat umum &
dilakukan lebih dari 1 orang pelaksana dg lebih dari
satu peran/jabatan
Contoh: SOP Pelayanan Pemeliharaan Kendaraan, SOP
Pelayanan Pasien, SOP Penanganan Surat Masuk.
Tim Advokasi PKP2A I LAN
PELAYANAN PASIEN PEMASANGAN INFUS

SOP SOP TEKNIS

ADMINISTRATIF

Tim Advokasi PKP2A I LAN

BERDASAR CAKUPAN KEGIATAN
SOP Makro
Adalah SOP yang mencakup bbrp SOP Mikro.
Berisi gambaran kegiatan secara tidak langsung.
SOP Mikro
Adalah SOP yang mrpk bagian dari sebuah SOP
Makro. Berisi pelaksanaan kegiatan sebenarnya.
Contoh:
SOP Makro SOP Mikro
SOP Pengelolaan SOP Pengagendaan Surat Masuk;
Surat SOP Pemberian Tanggapan thd
Surat Masuk;
SOP Pengiriman Surat
Tim Advokasi PKP2A I LAN
BERDASAR KELENGKAPAN KEGIATAN

SOP Final
Adalah SOP yg telah menghasilkan
produk utama yg paling akhir atau final.
SOP Parsial
Adalah SOP yg baru menghasilkan produk
antara/sementara.
Contoh:
SOP Final SOP Parsial
SOP Pengelolaan SOP Pengagendaan Surat
Surat Masuk
SOP Penyusunan
Tim Advokasi PKP2A I LAN SOP Penyiapan Bahan
BERDASAR JENIS KEGIATAN

SOP Generik
Adalah SOP yg memiliki kesamaan dr segi kegiatan,
tahapan, & pelaksananya antar unit kerja yg
berbeda.
Contoh: SOP Penerbitan SPM, SOP Pengelolaan
Keuangan.
SOP Spesifik
Adalah SOP yg memiliki perbedaan yg jelas dr segi
kegiatan, tahapan, & pelaksananya dg unit kerja
lain.
Contoh: SOP Penyelenggaraan Upacara Ngaben, SOP
Penerbitan Kartu Keluarga, SOP Penerbitan IMB
Tim Advokasi PKP2A I LAN
 SOP GENERIK

SOP SPESIFIK

Tim Advokasi PKP2A I LAN

PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP

1.Kemudahan dan
kejelasan
2.Efisiensi dan efektivitas
3.Keselarasan
4.Keterukuran
5.Dinamis
6.Berorientasi pada
pengguna
7.Kepatuhan
8.Kepastian hukum
Tim Advokasi PKP2A I LAN
SOP ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN
STEP BY STEP...

Tim Advokasi PKP2A I LAN

SIKLUS PENYUSUNAN SOP
PERSIAP PENILAIAN PENGEM- INTEGRAS MONITORI
AN KEBUTUH BANGAN I NG &
AN MANAJEM EVALUASI
Tim SOP Planning Data EN Rencana Monitor-
collecting penerap ing
Diklat Analisis
Analisis & an
kebutuhan Evaluasi
SOP pemilihan Sosialisa
alternatif si
Daftar
Sosialisa SOP Tulis SOP Distribusi
si & akses
Uji &
Dokumen
review Pelatihan
penilaian
kebutuhan Pengesah pemaha
SOP an SOP man

Tim Advokasi PKP2A I LAN

STRATEGI PENYUSUNAN SOP

1. Identifikasi seluruh SOP

2. Kelompokkan berdasar fungsi organisasi
3. Standarisasi SOP yang seragam, misalnya:
kelompok aparatur wilayah (Kecamatan,
Kelurahan, Desa); kelompok fungsi pengelolaan
keuangan, pengelolaan kepegawaian,
perencanaan, dan perizinan.
Tim Advokasi PKP2A I LAN
 POLA SOP

SOP Administrasi Pemerintahan memiliki pola

yang berulang, yaitu:
PRA IN PASCA
Pola ini berlaku utk SOP penyusunan
SOP Penyelenggaraaan
dokumen/kajian
PRA , SOP penyelenggaraan
IN kegiatan,
PASCA
SOP PemrosesanPelaksanaan Diklat
Perencanaan Evaluasi Diklat
kegiatan Penyusunan Renstra Seminar hasil kajian
Pembuatan juknis Tanggapan surat Pengiriman surat
Pemanggilan peserta masuk balasan
Pengumpulan data

Tim Advokasi PKP2A I LAN

PENYUSUNAN SOP PEMDA
Step
1: Identifikasi Judul SOP dari tugas
pokok & fungsi
Berdasarkan dokumen tupoksi atau urtug, identifikasi
jumlah dan judul SOP AP yg dilaksanakan oleh tiap
jabatan di SKPD

Step 2: Identifikasi Kegiatan

Lakukan identifikasi mulai dari jenis kegiatan,
penanggungjawab, scope, 3 kegiatan kunci (utama,
awal, & akhir). Kemudian breakdown menjadi tahapan
kegiatan yang harus dilalui.

Step 3: Penulisan SOP

Tuliskan ke dalam format SOP yang telah dibakukan.
Termasuk di dalamnya adalah Identitas SOP, flowchart,
&Advokasi
Tim mutu baku.
PKP2A I LAN
LEMBAR IDENTITAS SOP

TIM ADVOKASI PKP2A I LAN

LEMBAR SOP

TIM ADVOKASI PKP2A I LAN

OUTPUT PENYUSUNAN SOP AP
DOKUMEN SOP
1.Halaman judul (cover)
2.Keputusan Pimpinan
Kementerian/Lembaga/
Pemda
3.Daftar isi dokumen SOP AP
4.Penjelasan singkat
penggunaan dokumen
5.SOP yang telah disusun
sesuai format
Tim Advokasi PKP2A I LAN
INTEGRASI SOP DALAM MANAJEMEN

Penerapan SOP meliputi tahapan-tahapan

sistematis dimulai dari langkah
memperkenalkan SOP sampai pada
pengintegrasian SOP dalam pelaksanaan
prosedur-prosedur keseharian oleh organisasi.
Tahapannya meliputi:
1. Perencanaan Penerapan SOP
2. Pemberitahuan (Notification)
3. Distribusi dan Aksesibilitas
4. Pelatihan Pemahaman SOP
5. Supervisi
Tim Advokasi PKP2A I LAN
PRINSIP PENERAPAN SOP
1. Konsisten
2. Komitmen.
3. Perbaikan berkelanjutan.
4. Mengikat.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting.
6. Terdokumentasi dengan balk.

Tim Advokasi PKP2A I LAN

MONITORING DAN EVALUASI

Proses ini diarahkan untuk membandingkan dan

memastikan kinerja pelaksana sesuai dengan
maksud dan tujuan yang tercantum dalam SOP
yang baru, mengidentifikasi permasalahan yang
mungkin timbul, dan menentukan cara untuk
meningkatkan hasil penerapan atau
menyediakan dukungan tambahan untuk semua
pelaksana
Menggunakan Form A dan Form B

Tim Advokasi PKP2A I LAN

FORM A: MONITORING SOP
Tindakan
Penilaian Catatan
N yang Paraf
Prosedur Terhadap Hasil
o Harus Penilai
Penerapan Penilaian
Diambil
1. 556/PI.1/2012 Berjalan
dengan baik
Tidak berjalan aktivitas melakukan
dengan baik terlalu rinci revisi SOP
sehingga sesuai
susah aktivitas
dipahami yang
oleh seharusnya
pelaksana
2. Berjalan
dengan baik
Tidak berjalan
dengan baik
Tim Advokasi PKP2A I LAN
 FORM B: EVALUASI SOP
SOP (Nomor)
No. Penilaian 556/PI.
1/2012
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1. Mampu mendorong peningkatan kinerja
2. Mudah dipahami
3. Mudah dilaksanakan
Semua orang dapat menjalankan X
4. perannya masing-masing
Mampu mengatasi permasalahan yang
5. berkaitan dengan proses
Mampu menjawab kebutuhan
6. peningkatan kinerja organisasi
7. Sinergi satu dengan lainnya X
... ...

Tim Advokasi PKP2A I LAN

TERIMA KASIH