ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

ADMINISTRATTIVOS
 ARCHIVO:
Conjunto de documentos, sea
cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados
en un proceso natural por una
persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su
gestin, conservados
respetando aquel orden para
servir como testimonio e
informacin a la persona o
institucin que los produce y a
los ciudadanos, como fuente de
la historia.
ARCHIVO PBLICO:
Conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que se derivan de la
prestacin de un servicio pblico por entidades
privadas.
ARCHIVO DE GESTIN:
"Comprende toda la documentacin que es
sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza
para dar respuesta o solucin a los asuntos
iniciados". Ley 594 de 2000.
 ARCHIVO CENTRAL:
"Es aquel en el que se agrupan documentos
transferidos por los distintos archivos de gestin de la
entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por
las propias oficinas y particulares en general". Ley 594
de 2000.

ARCHIVO HISTRICO:
"Es aqul al que se transfieren desde el archivo
central los documentos de archivo de
conservacin permanente". Ley 594 de 2000.
GENERALIDADES DE LA
ADMINSTRACIN DOCUMENTAL
 CONTENIDO
1. DEFINICIN DE LA ADMINISTRACIN
2. PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control
3. ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
Finalidad de la Administracin Documental
Funciones de la Administracin Documental
Control
Mantenimiento
Almacenamiento de documentos
Descarte de documentos
Recuperacin de la Informacin
 ADMINSTRACIN
ETIMOLOGICAMENTE

Admanus traher Ministrare

Gestin Servicio

Gestin del Servicio

Significa la diligencia para actuar a favor de otros, a

travs de actividades conjuntas y cooperativas, a
partir de una secuencia lgica que conduzca a la
obtencin de buenos resultados y el logro de unos
 PROCESO ADMINISTRATIVO

DEFINICIONES

Conjunto de fases o Proceso que plantea

etapas sucesivas a un cierto orden de
travs de las cuales se sucesin de eventos
efecta la administracin, o ideas que llevan a
que se interrelacionan y la consecucin de
forman un proceso un fin.
integral.
 FASES PROCESO
ADMINISTRATIVO

FASE MECANICA
O
ESTRUCTURAL

FASES

PROCESO
ADMINISTRATIVO
FASE DINAMICA
U
OPERATIVA
PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeacin
Es el proceso de definir metas y
objetivos con sus respectivas
estrategias de accin para desarrollar
las actividades que permitan
alcanzarlos.
SI NO SE PLANEA
NO HAY RUMBO FIJO DE LA ORGANIZACIN.
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeacin
- Qu se va a planear?
Aqu se realizan los planes para dar a la
empresa objetivos y conocimientos con el fin
de alcanzarlos.
- Da respuesta a:
Qu hacer?
Cundo hacerlo?
Dnde hacerlo?
Cmo hacerlo?
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeacin
- Son algunas actividades de planeacin:
El anlisis de las situaciones actuales.
La anticipacin al futuro.
La determinacin de objetivos.
La eleccin de estrategias corporativas
La determinacin de los recursos
necesarios para lograr las metas de la
organizacin.
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Organizacin
Implica el diseo de la estructura
ms adecuada para llevar a cabo los
planes.
Esta funcin determina:
Las actividades a realizar
Cmo se agruparn
Quin las desempear.
Seala claramente los puestos y las
jerarquas dentro de la organizacin
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Organizacin
Una empresa no lograr sus objetivos si sus
recursos no se manejan con base en una
organizacin eficiente.
Son algunas actividades de organizacin:
Establecer la estructura de la organizacin.
Especificar las funciones y responsabilidades
del puesto.
Agrupar tareas en unidades de trabajo.
Distribuir recursos y crear condiciones.
 Elementos de la Organizacin

Organigrama
Manuales
Normas
Guas de Manejo
Protocolos
Comits
 PROCESO ADMINISTRATIVO
TOMA DE
DESICIONES
DIRECCION
INTEGRACION
O MOTIVACION
EJECUCION COMUNICACIN
JEFATURA
FASE DINAMICA
U
OPERATIVA ESTABLECIMIENTO
DE ESTANDARES
CONTROL MEDICION
(INDICADORES)
COMPARACION O
CORRECCION
SUPERVISION
EVALUACION RETROALIMENTACION
 DIRECCIN

Los administradores tiene que dirigir y

coordinar eficazmente a los colaboradores de
la empresa, para lograr el xito de la
organizacin.

La direccin comprende el contacto cotidiano

y cercano con la gente para orientarla e
inspirarla hacia el logro de las metas del
equipo y la organizacin.
 CONTROL

El control es el seguimiento de las

actividades para asegurarse de que
se estn realizando de acuerdo con
lo planeado y en su caso, corregir
las desviaciones encontradas.

El control asegura el cumplimiento

de las metas.
ETAPAS DEL CONTROL

SUPERVISIN

EVALUACIN
CARACTERISTICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
1. SECUENCIALIDAD Y ORDEN LOGICO

ORGANIZACION DIRECCION CONTROL

PLANEACION

Debe existir un orden de las etapas.

 2. INTEGRALIDAD

El proceso administrativo es integral en todas y cada una de sus etapas.

 3. SISTEMATICO

PLANEACION ORGANIZACION

DIRECCION CONTROL

Cada etapa del proceso es cclica con retroalimentacin.

 4. CARCTER CICLICO

PLANEACION

CONTROL ORGANIZACION

DIRECCION

La etapa de control retroalimenta la secuencia.

5. SIMULTANEIDAD

EN EL MISMO MOMENTO, EN DISTINTAS AREAS

DE LA EMPRESA SE DESARROLLAN
ACTIVIDADES RELACIONADAS A LAS
DIFERENTES ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
PRINCIPIOS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

1. FLEXIBILIDAD

Capacidad de adaptarse al
cambio y a situaciones
imprevistas
 PRINCIPIOS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
FACTIBILIDAD

LO QUE SE PLANEA
2.

DEBE SER
REALIZABLE
 PRINCIPIOS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
3. OBJETIVIDAD Y
CUANTIFICACION

ESTABLECE LA NECESIDAD DE UTILIZAR

DATOS OBJETIVOS
(DATOS ESTADISTICOS,DATOS DE
MERCADO PARA REDUCIR AL MINIMO
LOS RIESGOS)
PRINCIPIOS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

4. UNIDAD

TODOS
TODOS LOS
LOS PLANES
PLANES DE
DE LA
LA
EMPRESA
EMPRESA DEBEN
DEBEN
INTEGRARSE
INTEGRARSE O O
ARTICULARSE
ARTICULARSE ALAL PLAN
PLAN
GENERAL
GENERAL DEDE LA
LA
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN PARA
PARA
LOGRAR
LOGRAR LOS
LOS OBJETIVOS
OBJETIVOS
ADMINISTRACIN
DOCUMENTAL
Se entiende entonces por Administracin Documental el
proceso de elaboracin de documentos, debidamente
planeados y organizados a partir de una normatividad
determinada, como respuesta a una solicitud o trmite
de las comunicaciones internas y externas de una
empresa, las cuales soportan el proceso administrativo
y apoyan la exactitud de la toma de decisiones
 FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIN
DOCUMENTAL DOCUMENTAL

Regular la gestin de archivos, ya que a travs de la administracin se

recopilan datos, los cuales se convierten en informacin que se
evidencia en su cuerpo o contenido.
Ofrecer todo lo necesario para poder responder a un requerimiento.
Brindar una comunicacin asertiva o solicitar una respuesta y realizar
una accin como persona natural o como empresa.
Ejecutar el envo o despacho del documento creado con sus respectivos
soportes, de manera que garantice su llegada al destino final.
Cuando es firmado, empacado, entregado y registrado debidamente en
la unidad de correspondencia, se puede decir que se cumpli el fin que
tena implcito el documento y que la administracin documental logr su
objetivo en la archivstica.
 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
DOCUMENTAL

Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea

coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin
empresarial y permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta
llegar al archivo.

Control
Mantenimiento
Almacenamiento de documentos
Descarte de documentos (comit)
Recuperacin de la Informacin
 CONTROL

Es la verificacin que se debe realizar, apoyndose en herramientas que

permitan la comprobacin, ilustracin y soporte de los contenidos del
documento y su estructura, la cual debe estar acorde con la funcin que
persigue y sujeto a las disposiciones legales,
ejemplo;
Como lo indica la gua tcnica 185 de 2009, que explica las normas a tener en
cuenta en la elaboracin del documento segn su clase,
La ley 594 de 2000 que estipula los requisitos documentales para la conformacin
del archivo, el acuerdo 060 de 2001 que plantea la revisin detallada de sus datos
desde el comienzo de su elaboracin, la estructura segn la comunicacin que se
est construyendo hasta su destinacin final y la responsabilidad de quienes
intervienen, firman y se interesan en la comunicacin.
Finalmente, con la ISO 9001 de 2008 donde el documento es un soporte, un registro,
una accin correctiva y preventiva e informacin de novedades.
 CONTROL

El control no se ejerce slo a travs

de una dependencia o a travs de una
persona sino que tambin se apoya
en el uso de instrumentos de carcter
tecnolgico, como por ejemplo el reloj
radicador, sellos secos, hmedos,
hologramas, tintas y detectores de
seguridad en general.
 MANTENIMIENTO

Cuando en la administracin documental se

habla de mantenimiento, puede ser entendido
como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en
el cual ha sido guardada la informacin y el
lugar en el cual se conserva el acervo
documental. Es decir, que no slo se refiere a la
asistencia que se realiza del documento como
tal, sino tambin las condiciones que hace que
ste se preserve.
 ALMACENAMIENTO DE
DOCUMENTOS

Esta funcin consiste en recopilar los

documentos, debidamente clasificados
y organizados por contenidos o temas
especficos, y ubicarlos en un lugar
adecuado segn unas condiciones
tcnicas, con el fin de que sus
caractersticas no se pierdan o se
deterioren; adems de facilitar su
consulta en la gestin administrativa, e
incluso llegar a apoyar investigaciones
de tipo social, jurdico, poltico,
histrico y cultural.
 DESCARTE DE DOCUMENTOS

Pierden su valor y utilidad con el paso de los aos, ya que empiezan a

perder sus condiciones fsicas y su importancia textual.

Debe sujetarse a la normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar

y la revisin de sus tablas de retencin.

Segn el acuerdo 006 de 1996, el comit archivstico asignado por el

Archivo General de la Nacin, interviene y toma la decisin de descarte
de documentos, soportndola con actas que justifiquen la actuacin. Sin
embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que
regularmente son cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden
durar en un archivo hasta diez aos.
 RECUPERACIN DE LA
INFORMACIN

Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploracin de bases de

datos, palabras claves, actas, registros, guas, catlogos, ndices o indicios
de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperacin de la
informacin se acude a la bsqueda detallada de informacin en los
medios fsicos o electrnicos que pueden ser claves en la indagacin, se
puede encontrar dos resultados:

Ruido Documental: Gran nmero de datos genricos que no son relevantes

frente a lo que buscamos

Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o hallazgos

mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no
tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la
palabra clave con la que pueden ser encontrados.
GRACIAS