En trminos generales, el concepto de auditora se entiende
como la revisin y examen de una funcin, cifra, proceso o reporte, efectuados por personal independiente a la operacin, para apoyar la funcin ejecutiva. Planeacin de la auditoria
Previamente a la ejecucin de la revisin, el auditor encargado
del grupo llevar a cabo una investigacin preliminar que le permita conocer los antecedentes del rea, programa o rubro por revisar, determinar los objetivos y actividades generales por practicar y delimitar la oportunidad de los recursos y tiempo asignados para la auditora, aspectos que se precisarn en la Carta de Planeacin y en el Cronograma de Actividades a Desarrollar. Planeacin detallada
Es una actividad que ejecuta el auditor y
la realiza sobre el programa, rea o partida asignada para su anlisis. Esta planeacin se plasma en el documento denominado Marco Conceptual, que contiene los siguientes datos: identificacin de la auditora; programa, rubro o aspecto por revisar; objetivo que se persigue; universo, muestra por revisar y procedimientos que se desahogarn durante el desarrollo del trabajo, as como las conclusiones a las que lleg el auditor una vez concluida la revisin. Con esta planeacin detallada se logra identificar el trabajo que ejecutar el auditor, permite el seguimiento de los avances que ste va obteniendo; delimita las responsabilidades, evitando duplicacin de funciones en la auditora y establece los procedimientos especficos por desahogar. Su integracin dentro de los papeles se inserta en los procedimientos ejecutados en cada rubro revisado. Ejecucin del Trabajo El objetivo de la etapa de ejecucin es obtener evidencia suficiente del programa, rea o rubro que se analiza, para contar con los elementos suficientes de juicio que permitan al auditor determinar el grado de razonabilidad de las situaciones observadas, la veracidad de la documentacin revisada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados, para que con ello emita una opinin slida, sustentada y vlida, motivo por el que la evidencia que se obtenga debe ser de calidad. La ejecucin del trabajo de auditora es una serie de actividades que se aplica de manera lgica y sistemtica para que el auditor se allegue de los elementos informativos, necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas selectivas. Supervisin del Trabajo de Auditora Incrementar la calidad de las auditoras, Elaborar los papeles de trabajo de a travs de la revisin constante del tal forma que stos apoyen trabajo del auditor, en funcin de los adecuadamente los objetivos fijados objetivos planteados. y proporcionen informacin objetiva, Buscar que el desarrollo de las revisiones adems de obtener evidencia se logre con la mxima eficiencia, suficiente, competente, relevante y eficacia y economa y con apego a las pertinente. Normas Generales de Auditora Pblica y Conocer de inmediato y en cualquier dems normatividad aplicable. momento el avance de la auditora. Lograr que los auditores desarrollen la Determinar si se han aplicado capacidad necesaria para la prctica de ntegramente los procedimientos la auditora pblica. especficos de auditora. Informe de Auditora
Concluida la etapa de ejecucin de la auditora, la Contralora
Interna debe comunicar al titular de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, al responsable del rea revisada y a otras instancias que as lo requieran, los resultados determinados durante su intervencin a travs del documento denominado Informe de Auditora. La obligacin de presentar el informe se encuentra establecida en el artculo 150, fraccin IV, del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal, as como en el Boletn B Normas Generales de Auditora Pblica que establecen: al trmino de cada intervencin, el titular de la instancia de control lo presentar a la autoridad competente, por escrito y con su firma. El informe de auditora debe contener la declaracin formal del auditor de haber desarrollado su trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora Pblica y con los procedimientos supletorios o, en dado caso, hacer constar que as est reflejado en papeles de trabajo. El informe se constituye de cinco elementos: Oficio de Envo (Informe Ejecutivo). Cartula del Informe. ndice. Cuerpo del Informe. Cdulas de Observaciones. Oficio de Envo (Informe Ejecutivo) Es el documento mediante el cual se oficializa el envo del informe de resultados al titular de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica, Entidad o del rea auditada y a cualquier otra instancia que as lo requiera, segn sea el caso. Caractersticas
Su principal caracterstica es que resume la problemtica
plasmada en las observaciones (no es una sntesis de stas). Por ello, como informe ejecutivo describe de manera clara y precisa los principales problemas que enfrenta la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica, Entidad o los programas, rubros o conceptos analizados, con base en las desviaciones determinadas, el origen de stas y las repercusiones y efectos en otros programas, actividades u operaciones, tal como se estableci en las cdulas de observaciones El oficio de envo (informe ejecutivo) tiene dos modalidades: Oficio de envo de una auditora integral, especfica, de evaluacin de programas o de desempeo. Oficio de envo de una auditora de seguimiento. Cartula del Informe
La cartula presenta un resumen de los datos ms importantes
de la auditora para su fcil e inmediata identificacin; contiene entre otros datos: el rea evaluada, nmero de control de la revisin, fechas de inicio y trmino y responsables de la auditora. ndice
En este punto se enumeran los captulos que integran el informe,
sealando el nmero de la pgina donde se localiza cada apartado. Cuerpo del Informe
Este apartado da a conocer los resultados de
los trabajos realizados de manera sucinta; su estructura se encuentra conformada de la siguiente manera: Antecedentes
Perodo, Objetivo y Alcance de la Revisin
Resultados del Trabajo Desarrollado Conclusin y Recomendacin General. Antecedentes
En el caso de auditoras integrales, especficas, de evaluacin de
programas y de desempeo se anotarn las causas que originaron la revisin, las principales funciones u operaciones del rea o programa por evaluar y cualquier otro elemento que merezca ser mencionado. Tratndose de auditoras de seguimiento, se indicarn el nmero y fecha de las revisiones en las que se originaron las observaciones objeto del seguimiento y cantidad de las mismas. Perodo, Objetivo y Alcance de la Revisin Perodo. Se indica el lapso en que se realizaron los trabajos de auditora y el periodo evaluado (ejercicio, trimestre, bimestre). Objetivo. Los logros que se propusieron alcanzar con la revisin. Alcance. Seala las reas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas y su proporcin porcentual respecto a sus universos particulares y, en general, el trabajo realizado y la metodologa utilizada. Resultados del Trabajo Desarrollado En este apartado se describen Los resultados deben proporcionar los aspectos relevantes informacin valiosa para la toma identificados durante la de decisiones por parte de los auditora, pero no como una servidores pblicos responsables transcripcin o sntesis de las de atenderlas; por ello, el auditor observaciones determinadas ni vincular las diferentes la mencin de desviaciones desviaciones para mostrar cmo, especficas o particulares. en su conjunto, repercuten y afectan la planeacin, programacin y ejecucin de los programas y consecuentemente el logro de los objetivos. Conclusin y Recomendacin General. Como importante es sealar las deficiencias ms significativas, tambin lo es promover acciones que conlleven su solucin; por ello, dentro del informe de auditora se incluir la conclusin y recomendacin general. Debido a que dentro de las cdulas de observaciones quedaron plasmadas recomendaciones especficas concertadas con los servidores pblicos responsables de atenderlas, la recomendacin general debe estar planteada de tal manera que aporte elementos para la toma de decisiones en la planeacin, programacin, organizacin, ejecucin, control y evaluacin de los programas asignadas al rea auditada. Observaciones
En este apartado se incluyen todas las cdulas de
observaciones comentadas y firmadas por los servidores pblicos responsables de las reas donde surgieron, tambin deben estar firmadas por el responsable del rea de auditora como evidencia de la supervisin que realiz y de la formalizacin de su envo al rea auditada. Con el fin de que la instancia de control pueda orientar sus seguimientos se recomienda: Comprometer al titular del rea auditada con la atencin de las recomendaciones. Promover que el rea auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones. Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicacin de las recomendaciones. Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicacin de las recomendaciones, con el objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias.