“CURSO DE :

“ADMINISTRACION Y ORGANIZACIÓN
DE SISTEMAS"
”

Mg. Mercedes S. Bustos Díaz

EAP de Investigación de Operaciones y Sistemas

2007
 MOTIVACION

Mg. Mercedes S. Bustos Díaz

EAP de Investigación de Operaciones y Sistemas

2002
 “SESION 1”

Mg. Mercedes S. Bustos Díaz

EAP de Investigación de Operaciones y Sistemas
 OBJETIVOS:

Proporcionar a los alumnos los conceptos, técnicas y

herramientas sobre los aspectos específicos de la gestión
administrativa con el especial complemento del uso de las
tecnologías de la información.

Para lo cual se cumplirán los sgte. objetivos específicos:

Propiciar el enfoque de sistemas para el estudio de las
organizaciones.
Analizar situaciones reales en las cuales el estudiante
ponga en práctica los conceptos y técnicas mostradas en el
curso.
 METODOLOGÍA:

El Curso será desarrollado con participación activa , a través de:

Clases (audiovisuales),
Análisis y discusión de casos,
Trabajos en grupo, y
Exposiciones.
 PROFESORA

Mercedes Bustos Díaz, Licenciada en

Investigación Operativa y Magister en
Investigación de Operaciones y Sistemas de la
Universidad Nacional Mayor de San Marcos.
Actualmente es Auditora de Sistemas en la
Gerencia de Contraloria de la Cía. Minera
Volcan.
Lecturas:

.Liderazgo personal y motivación al cambio

.Organización y Estructura

.Toma de Decisiones

.El Trabajo : Futuro y perspectivas

.Actualidad en TI
 TRABAJOS DE INVESTIGACION GRUPAL :

Los trabajos de investigación a desarrollarse son los sgtes:

T1:
PRESENTACION DE UN CASO REAL

Para cada trabajo:

Tiempo de exposición : 15 minutos aprox.

Preguntas : 5 minutos aprox.
Nro. Paginas Informe: 10 aprox.
 “ESTUDIO DE UN CASO”

.Antecedentes/.Objetivos, finalidad y alcance del estudio

.Información de la organización bajo estudio : Cultura,
Estructura de la organización, etc.
.Identificación y análisis del sistema:
Descripción del sistema
Cadenas de valor (física y virtual)
Factores críticos de éxito
Diagnostico de la situación actual
.Definición del (los) problema(s)
.Conclusiones y Recomendaciones
.Anexos /.Glosario de términos/.Bibliografía
 I PARTE
INTRODUCCION
Problemas que resuelve IO
Problemas de asignación
Problemas de inventario
Problemas de sustitución (reemplazo)
Problemas de colas (o de línea de espera)
Problemas de secuenciamiento y rutas
Problemas de localización
Problemas de competencia
 Perfil del Investigador Operativo

El Investigador de Operaciones esta capacitado :

En el análisis y diseño de organizaciones, para

dar soluciones optimas a sus problemas.
Asesorar en la gestión empresarial para la toma
de decisiones optimas
Planificar las operaciones empresariales
•Garantizar el uso racional de los recursos.
Que tipos de problemas resuelve el IO:
Optimización de servicios, ejemplos: hospitales,
bancos, transporte publico, etc.
Congestión o demoras en los procesos de
producción, que ocasionan grandes perdidas en la
industria.
Racionalización del uso de los recursos escasos,
tales como : personal, capital, materiales y equipos,
de tal manera que se obtengan resultados óptimos.
Planificación de actividades de las organizaciones
con el enfoque de Planificación Estratégica.
Problemas de distribución de bienes producidos por
la industria a fin de que llegue a los consumidores en
las mejores condiciones y con los mejores costos.
Problemas de transporte
Problemas de procesos en las organizaciones.
 Investigacion Operativa
Porque fallan generalmente los proyectos de IO :
•No considerar suficientemente los factores humanos, ya que les
eran difíciles de expresar matemáticamente, dejar de lado las
técnicas cualitativas para la solución de los mismos.
•La tarea de explicar y convencer al usuario debió formar parte de
la formulación y solución del problema.
•Falta de interés por la gestión como un proceso completo,
interrelacionando entre si las diversas partes de la empresa en la
solución (enfoque y solución del problema mediante el análisis del
sistema)
•La gerencia con frecuencia no utilizo los resultados producidos
por la investigación, debido al problema de falta de comprensión
de los mismos así como de comunicación.
•La inercia de la administración y la falta de un proceso de
aprendizaje impedía la implementación de las conclusiones del
investigador
 II PARTE
ADMINISTRACION EN LAS
ORGANIZACIONES
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

ADMINISTRACION

Es el proceso de desarrollar acciones y tomar decisiones

para dirigir las actividades del personal dentro de una
organización en cumplimiento de los objetivos de la
empresa.

OBJETIVOS GENERALES DE TODA EMPRESA:

Bienestar de sus empleados

Servicio a los clientes y usuarios
Ganancias de los Accionistas o Dueños
Responsabilidad ante la Sociedad.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES
TEORIA ORGANIZACIONAL

METAFORAS ORGANIZACIONALES (visiones)

LA ORGANIZACIÓN COMO UNA MÁQUINA.-

Principales características (Ejemplos: o. militares, iglesia, etc.)

Tiene un propósito establecido por un superior (Gerente
o capitalista)
Los trabajadores realizan tareas predeterminadas y
totalmente definidas
Simplificación del trabajo, mediante tareas muy
concretas y establecidas en manuales.
Manuales de organización y funciones.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS ORGANIZACIONES
LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMAS SOCIALES.-

Principales características :
Es un sistema abierto, complejo y social que actúa en
un entorno
Está conformada por seres humanos
Son seres vivos y en evolución, cuyas aspiraciones
provienen de necesidades fisiológicas, intelectuales,
culturales y emocionales.
La evolución de la organización depende de la
evolución de los seres humanos que la conforman.
La organización es un sistema social que interactúa en
un entorno, el cual puede ser afectado por lo que haga o
no haga la organización.
El futuro de las organizaciones es posible diseñarlo
(Visión y Misión).
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Los sistemas vivientes poseen integridad.

Su carácter depende de la totalidad.

Lo mismo vale para las organizaciones; la comprensión de la

mayoría de los problemas administrativos requiere ver la
totalidad del sistema que genera dichos problemas.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

ORGANIZACIÓN (Su medio ambiente)

La organización es un sistema que contiene diversos sub -

sistemas, todos interrelacionados e identificables que se
dinamizan por políticas hacia los objetivos de la empresa.

Los elementos estáticos de la organización son sus recursos

físicos y tecnológicos (edificios, máquinas, equipos,
infraestructura, materia prima, etc.)

Los elementos dinámicos son los que cambian por sí mismos y

son las personas y sus interrelaciones.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

. El entorno de la organización es su ambiente exterior, es

el medio dentro del cual se interrelacionan las organizaciones
para obtener sus resultados, de su adecuado conocimiento
dependerán los resultados y logros que cada organización
alcance.

En las organizaciones el desempeño del sistema total es

afectado por el desempeño de cada elemento que lo
constituye, entonces no se puede hablar de que un resultado o
un objetivo no se alcanza por una persona u otra si no porque
el sistema no está funcionando adecuadamente
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS ORGANIZACIONES

MEDIO AMBIENTE EN LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES

Mencionaremos los más importantes:

•Economía

Socio-Cultural ,

Políticas (del sector)

Leyes

Ecología

Tecnología,
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS ORGANIZACIONES

MEDIO AMBIENTE EN LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES

Mencionaremos los más importantes:

•Economía (inversion,ahorro,consumo,inflación, tipo cambio,

legislación económica, leyes del mercado)

Socio-Cultural , Muchas empresas sobreviven o prosperan

gracias a una buena interpretación de la evolución de variables
como moda, costumbres, o formas de vida.(desempleo,
pensiones, salud, reconversión laboral, etc.)

Políticas (del sector)

 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS ORGANIZACIONES

MEDIO AMBIENTE EN LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES

Mencionaremos los más importantes:

Leyes (cambian las interrelaciones comerciales, culturales,

financieras, etc.)

Ecología (lucha por la conservación y protección del medio

ambiente)

Tecnología, Muchas empresas desaparecieron por no adaptarse

a los cambios tecnológicos(computadoras personales, fibra
óptica, redes de comunicaciones, inteligencia artificial, robots,
etc.)
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

MEDIO AMBIENTE EN LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES

LO MAS IMPORTANTE ES TRATAR DE PERCIBIR

COMO TODOS LOS CONTEXTOS, SUBCONTEXTOS Y
VARIABLES INTERACTUAN ENTRE SI.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

La importancia de estos aspectos es por la velocidad con la

cual ellos cambian y los efectos que producen sobre las
actividades de la organización.

Un correcto análisis de las observaciones de estos factores

pueden llevarnos a oportunidades significativas de desarrollo
de la organización.

Paralelamente la situación puede ser inversa cuando los

cambios de esos factores significan graves amenazas para la
estabilidad del sistema (planeamiento estratégico).
 4.1 Enfoque sistémico
LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO
OTROS FACT. TECNOLOGIA

FACT.SOCS. CLIENTES
COMERCIAL
FEN.NATUR. LOGISTICA PRODUCC. PROVEEDORES
GG
OPINION
RR.HH. FINANZAS
PUBLICA BANCOS

COMPETENCIA GOBIERNO
LEYES
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS ORGANIZACIONES

ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN

La estructura de una empresa es la forma que suele aplicarse

para dividirla en unidades más pequeñas y establecer las
relaciones de dependencia y coordinación.

Se refiere a que el sistema organizado establece la forma como

está constituido, la forma más adecuada será aquella que
responda a los objetivos, necesidades y medios del sistema.

Cuando la estructura no responde a esto, entonces la

organización no logra adecuarse como sistema, haciéndose
cada vez más ineficiente, incrementando su entropía
(desorganización) y por tanto, incrementando la probabilidad de
acabar como sistema.
Conceptos más importantes sobre Administración

. La Estructura, la Cultura y la Estrategia se van influyendo

mutuamente.

Aunque el Nº 1 de la empresa defina un enfoque

estratégico y a partir de aquí se vaya formando una
estrategia que influirá sobre la Cultura y la Estructura de la
empresa, estos dos (a su vez) se influirán mutua// e incluso
harán que la estrategia funcione o no.
Conceptos más importantes sobre Administración

Estructura: Redes humanas que se relacionan en

una org. con el fin de establecer obj., metas,
desarrollar estrategias e influir con su acción en el
medio ambiente que la rodea. La estructura
organizativa se halla en continuo cambio lo que
hace que le estructura se adapte y transforme para
subsistir a través del tiempo, aquellas que no
adapten sus sistemas estructurales desaparecerán
en el tiempo.

Estructura Dinámica: Además de lo anterior

deben ser flexibles y maleables como la plastilina,
se crean diferentes formas que, aunque se quiera,
no se pueden repetir.
Conceptos más importantes sobre Administración

LA EMPRESA DENTRO DE UNA RED DINÁMICA

DE VARIABLES:

El concepto de empresa ampliada considera a

provedores. y a clientes como sistemas con los
cuales se interactúa y coopera compartiendo
posibles canales de comunicación e
información.

Las estructuras dinámicas deben tener en

cuenta esto.
Conceptos más importantes sobre Administración

La división del trabajo es un proceso que acompaña

a todas las org. en su crecimiento o expansión de
actividades.

División de tareas:

- Administrativas: Trabajan con información.

- Operativas: Trabajan sobre realidades.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

En términos generales existen cuatro tipos de estructuras

básicas:

•la estructura funcional,

•la estructura territorial,

•la estructura divisional y

•la estructura matricial

 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Las cuales podemos subdividirlas y así identificar 7

agrupaciones básicas de organización, que son:
Por función

Por ubicación o territorial

Por producto (divisional)

Por proceso (divisional)

Por cliente (divisional)

Matricial
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Por función

La estructura funcional consiste en establecer unidades

estructurales según las diversas funciones de la empresa, en
las que prima la consideración de la especialización
profesional, dejando a la dirección general la tarea de arbitrar
las tensiones entre las distintas funciones, y de marcarles su
aportación a la consecución de los objetivos de la empresa.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Por función

Las características distintivas de una agrupación por

función es la naturaleza de las actividades del trabajo.

Las actividades conexas dirigidas hacia un propósito principal

se agrupan juntas.

Los típicos grupos funcionales en una compañía

manufacturera son: fabricación, ingeniería, mercadización,
financiación y personal.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Por función

La mayoría de las organizaciones son del tipo funcional.

Cada una de las funciones está principalmente interesada

acerca de sus propios objetivos inmediatos.

La energía se concentra en la función. El personal llega a tener

experiencia en la función y desarrolla toda su capacidad para
realizarla.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Por función

El choque de grupos es fuerte pues cada grupo desea lograr

sus propios objetivos.

Cada función tiende a ser muy egocéntrica.

La organización funcional se complica a medida que se

desarrollan el número de productos y de mercados.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Por función

Hay entonces necesidad de coordinar funciones cruzadas

como ingeniería, producción e investigación.

Aquí pueden ser excesivas el número de reuniones, el retraso

en tomar decisiones y la dificultad de asignar
responsabilidades.

Se necesita una gran sala de conferencias, etc. en estos casos

puede considerarse que la organización estrictamente funcional
no es la más adecuada.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Se espera que cada función contribuya al beneficio de la

compañía. Sin embargo ninguna función puede considerarse
enteramente responsable del beneficio, la función de
fabricación se preocupa de programas, calidad y costos.
La de mercadización se preocupa de las ventas, precios y
servicios a los clientes, etc.

Estas metas intermedias tan diferentes, conducen a

rozamientos.
Ejm. La Universidad
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Por ubicación geográfica (territorial)

La estructura territorial surge cuando el elemento básico de

diferenciación es el territorio más que la función, cuando la
coordinación entre las distintas funciones dentro de un territorio
es más importante que la coordinación en la totalidad de la
empresa.

Los grupos geográficos se distinguen por las actividades que

llevan en una localidad, esto se presenta en las industrias de
servicio o de ventas.

Cuando las empresas se hacen globales establecen

instalaciones regionales.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Divisional

La estructura divisional consiste en dividir la empresa en sub -

empresas, cada una de ellas dedicada a un negocio distinto o a
un producto determinado.

Cada una puede a su vez ser un ente autónomo y tener su

propia estructura. Así tenemos:
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES
Por producto

Aquí se agrupan o juntas las actividades directamente

asociadas con un producto o grupo de productos. Una
compañía de productos químicos podría tener grupos para
productos orgánicos, inorgánicos y plásticos.

Una compañía de productos eléctricos pudiera tener grupos

para piezas o dispositivos grandes, pequeños para
generadores y transformadores.

Esta agrupación se encuentra con máxima frecuencia en

compañías grandes especialmente las que tienen gran
variedad de productos y mercados.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Aquí el comportamiento se da con la energía y entusiasmo que

se concentran en un producto o línea particular de productos.

La coordinación se logra más rápido que en una organización

funcional. Es más fácil ver el negocio disminuyendo el
egoísmo.

La ventaja es que se logran resultados de negocios para un

producto dado.

Ejemplos: Supermercado, empresa de comercio exterior,

almacén de locería, juguetería y otros.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES
Por proceso

Aquí las actividades se agrupan en serie de etapas por las que

pasa el trabajo.

Por ejemplo la industria de aluminio y acero, tienen

agrupaciones para descubrimientos, extracción, tratamiento,
fabricación y distribución.

Las compañías petrolíferas/mneras tienen agrupaciones para

exploración, producción refinado/concentrado y distribución.

Ejemplos: fabrica de confecciones, corporación textil.

 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES
Por cliente

La característica es el tipo de cliente servido.

Ejemplos:
•Una compañía de neumáticos: ventas de neumáticos,
fabricantes originales, comercios al por menor.
•Una compañía de seguros: ventas a grupos o ventas a
individuos.

Aquí la especialización es al cliente. Se capacitan en el

conocimiento del cliente y de sus necesidades.

Ejemplos: almacén de ropa, ventas de una fábrica, una

entidad financiera.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Matricial

La estructura matricial (de matriz) trata de resolver un problema

de adaptación, las estructuras antes mencionadas son
unidimensionales, mientras la realidad es multidimensional.

Puede ser necesaria una matriz con el producto y el

territorio, o con la función y el producto.

Es una organización en la que las diferentes unidades de

organización mantienen relaciones, en algunos casos de
autoridad y en otros de apoyo y/o asesoramiento.
 3.1 ENFOQUE SISTEMICO EN LAS
ORGANIZACIONES

Ejemplos:

Proyectos de organismos internacionales, empresa

pesquera, etc.

Generalmente en la mayoría de las organizaciones se

encuentran dos o tres de las agrupaciones anteriores.