Gestión electrónica de

Documentos

John Francisco Cuervo Alonso

Archivista - Especialista en Redes de Información
Candidato a Magister en Gestión Documental y
Administración de Archivos
Lima. Enero 26 de 2017
 Agenda a tratar:
• Documento
• Características del Documento
• Documento Administrativo
• Tipos de información en Colombia
• Sistemas de Información
• Soportes y producción de documentos
• Almacenamiento
• Necesidades y definiciones funcionales
• Ciclo de vida del documento
• Fases para un SGD
 DOCUMENTO
 Información registrada producida o
recibida durante la iniciación, desarrollo o
terminación de una actividad personal o
institucional y que incluye contenido,
contexto y estructura suficientes para servir
como testimonio de esa actividad*

* ICA. Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective, p. 25.
CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO
 Autenticidad: Que se puede probar que es lo que
afirma ser; que ha sido creado o enviado por la persona
que se afirma que lo ha creado o enviado y que ha sido
creado o enviado en el momento que se afirma.
 Fiabilidad: Que el contenido puede ser considerado
una representación completa y precisa de las
operaciones, las actividades o los hechos de los que da
testimonio y al que se puede recurrir en el curso de
posteriores operaciones o actividades
 Disponibilidad: Que puede ser localizado, recuperado
fácilmente.
 Integridad: La integridad de un documento de archivo
hace referencia a no ser inalterado
 DOCUMENTO ADMNISTRATIVO
 Cooproducto, del proceso
administrativo

 Subproducto, del proceso

administrativo
TIPOS DE INFORMACIÓN DEFINIDOS
EN COLOMBIA
Tipos de información definidos en Colombia
• Documentos de Archivo
a (físicos y electrónicos)

• Archivos institucionales
b (físicos y electrónicos).

• Sistemas de Información
c Corporativos.

Artículo 2. Decreto 2609 de 2012 hoy incorporado al Decreto Único de Cultura 1080 de 2015
Tipos de información definidos en Colombia
• Sistemas de Trabajo
d Colaborativo.

• Sistemas de Administración
e de Documentos.

• Sistemas de Mensajería
f Electrónica.

Artículo 2. Decreto 2609 de 2012 hoy incorporado al Decreto Único de Cultura 1080 de 2015
Tipos de información definidos en Colombia

• Portales, Intranet y Extranet.

g

• Sistemas de Bases de Datos.

h

• Disco duros, servidores, discos o medios

portables, cintas o medios de video y audio
i (análogo o digital), etc.

Artículo 2. Decreto 2609 de 2012 hoy incorporado al Decreto Único de Cultura 1080 de 2015
Tipos de información definidos en Colombia
• Cintas y medios de
soporte (back up o
j contingencia).

• Uso de tecnologías en la
k
nube.

Artículo 2. Decreto 2609 de 2012 hoy incorporado al Decreto Único de Cultura 1080 de 2015
SISTEMAS DE INFORMACIÓN

No estructurados

Semiestructurados

Estructurados
SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Gerencial

Táctica

Operacional
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 SISTEMAS DE INFORMACIÓN

No estructurados

Semiestructurados

Estructurados
 SISTEMAS DE INFORMACIÓN
• Sistemas de apoyo para ejecutivos
Gerencial • (ESS)

• Sistemas de Información Gerencial – (MIS)

Táctica • Sistemas de apoyo a toma de decisiones –
(DSS) (SGD)

• Sistemas de procesamiento transaccional –

Operacional • (TPS)
SOPORTE DE LOS DOCUMENTOS

ELECTRÓNICO

ANÁLOGO
DIGITAL
(PAPEL)

DOCUMENTO
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

© Jordi Serra Serra, 2016.

ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL

Buzones de Discos Entornos

correo compartidos colaborativos

Gestores Aplicaciones Archivo

documentales de negocio electrónico

Explotación de
Contenidos
Archivo físico información
Web
(BI)
© Jordi Serra Serra, 2016.
ALMACENAMIENTO NO ARTICULADO

© Jordi Serra Serra, 2016.

ALMACENAMIENTO ARTICULADO CON SGD

SGD

© Jordi Serra Serra, 2016.

 CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
Publicación
Distribución

Actividad
del
Documento

Creación: Uso:
Activo Uso: Destrucción
Authoring
Inactivo
Archivo

ARCHIVALIA
PREARCHIVALIA
RECORD KEEPING
NECESIDAD DE UN SISTEMA DE GD

Voluntad

Efectividad Eficiencia

Conformidad Continuidad

Necesidad

© Jordi Serra Serra, 2016.

 COMPONENTES DEL SISTEMA DE GD
Obligaciones + procedimientos + parámetros
Entorno externo
Dimensión conceptual
Subsistema de Subsistema de
Subsistema de
evaluación y control
clasificación
disposición de acceso y uso

Tratamiento Documento
Documento*
(gestión) integrado

Subsistema de Subsistema de
descripción conservación

Dimensión física

Sistemas de información + personas + espacios

© Jordi Serra Serra, 2016.
PARA INICIAR CLASIFICAR

Mapeo de
procesos

Mapeo de Mapeo de
agentes sistemas

Mapeo de
Mapeo de
tipos
series
(datos)

© Jordi Serra Serra, 2016.

DEFINIR Y APLICAR REGLAS (REGULACIONES)

Quién lo puede ver y

Acceso y uso
modificar (incluye LOPD)

Quién lo debe ver Publicidad y reutilización

Documento o dato
Cuanto y cómo se debe Conservación y
conservar eliminación

Cómo se debe proteger Vitalidad

 GESTIONAR SIEMPRE IGUAL LOS DOC
• Captura
• Registro
• Clasificación
• Clasificación funcional
• Clasificación de seguridad y acceso
• Asignación de disposición
• Almacenamiento
• Utilización y registro de auditoría
• Implantación de la disposición (selección)

© Jordi Serra Serra, 2016.

 EN LOS ARCHIVOS (FASES)
Organización

Sistema de gestión documental

Archivo electrónico
Captura (exportación)

  Archivo de gestión
Captura y registro
Conservación

Utilización (consulta)

Clasificación Disposición

Almacenamiento

Utilización Archivo de soportes físicos

Captura (transferencia)
Disposición
Conservación
Archivo histórico
Utilización (préstamo)
Captura (transferencia)
Disposición

Conservación

Utilización (difusión)

© Jordi Serra Serra, 2016.

 PRODUCCIÓN USO Y DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL MANTENIMIENTO FINAL
0 1 2 3
PD AG AC AH
D
Funciones O C
C A 100% 60 % 10%
U N
M A 40%
E L
N E
T S
O
S F
A
Procesos X
R
E M
G A
I I
S L
T
R E ON NEAR OFF
Procedimientos O T
S C LINE LINE LINE
y actividades

Normas y estándares
ISO 9000
SW BD
ISO 15489 PT HW TH © John F. Cuervo Alonso, 2009.
ISO 30300
NW
Bibliografía y Webgrafía recomendadas:
Cruz Mundet, J. R. (2006). La gestión de documentos en las
organizaciones
ICA. Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective,
p. 25.
McDonald, J. (1999). Archives and Current Records
SAFFADY, W. Records and Information Management: Fundamentals of
Profesional Practice (2011). USA: ARMA International.
UNITED KINGDOM. The National Archives (2012). Disposal Scheduling.
Disponible en:
https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-
management/sched_disposal.pdf
European Document Retention Guide: A Comparative View Across 16
Countries Ti Help Your Better Understan Legal Requirements And Records
Management Best Pratice. October 2014. Disponible en:
http://www.debrauw.com/wp-content/uploads/2015/01/EU-Retention-
Guide-2014.pdf
 ¿Preguntas?
¡Gracias por su atención!

John Francisco Cuervo Alonso

Archivista - Especialista en Redes de Información
Candidato a Magister en Gestión Documental y
Administración de Archivos
Lima. Enero 26 de 2017

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